Система 5S: структура и этапы внедрения

О чем речь? Система 5S – подход к организации рабочего пространства, будь то производственный участок или офис, в основе которого лежат пять принципов: сортировка, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандартизация и совершенствование.

На что обратить внимание? Система 5S повышает производительность труда без изменения непосредственно бизнес-процессов. Однако при ее внедрении встречаются характерные трудности: от формального подхода до сопротивления на местах.

Суть системы 5S

Система 5S представляет собой систему управления порядком и чистотой в офисе или любом другом рабочем пространстве с целью оптимизации условий труда. Идеальные рабочие условия включают в себя возможность проведения операций, поддержание чистоты и порядка, экономию времени и энергии.

Необходимые задачи могут быть выполнены только при наличии подходящих условий, которые обеспечат сотруднику комфортные условия для работы, а не оставят его в негативной рабочей среде. Многие из нас иногда недооценивают влияние организации рабочего места на производительность и способность выполнять свои обязанности. Удобство рабочего места часто рассматривается как приятный бонус от компании, хотя оно играет ключевую роль в повышении эффективности работы сотрудников.

Источник: shutterstock.com

Даже осознав важность рабочего пространства, необходимо знать, какие аспекты следует учитывать при его организации. Это поможет как компании, так и сотруднику не воспринимать основные стандарты организации места работы как чрезмерный перфекционизм.

Уборка на рабочем месте представляет собой не только улучшение визуального аспекта, но и стратегический подход к управлению ресурсами и обязательствами.

Некоторые могут считать, что организация рабочего места вмешивается в личное пространство сотрудника, особенно если это творческая личность, склонная к «упорядоченному хаосу».

Однако целью не является принуждение всех к строгим правилам организации рабочего места, как в армии. Скорее, речь идет о том, чтобы сотрудники осознали важность пяти основных принципов системы 5S и их применение в повседневной практике.

Корпоративные тренинги и игры могут помочь сотрудникам понять, как важно эффективно использовать каждую минуту рабочего времени и как это связано с организацией рабочего пространства.

На самом деле, это не только о сокращении времени на 70 %, которое можно затратить на саморазвитие, но и о более эффективном использовании ресурсов компании в целом.

Исследования показывают, что только в среде порядка и чистоты возможно производить продукцию и услуги высокого качества, соответствующие стандартам компании.

Этапы системы 5S

Японские термины, описывающие этапы поддержания порядка, стали широко использоваться в западных компаниях после адаптации системы 5S под их потребности.

Сортировка (Sort)

На рабочем месте должны оставаться только необходимые предметы и инструменты, остальные следует убрать. Сортировка касается:

• инструментов и оборудования;

• расходных материалов и сырья;

• деталей и продукции.

Основное правило – избавиться от всего, что не пригодится в течение 30 дней.

Процесс сортировки начинается с маркировки предметов на рабочем месте. Ненужные вещи обозначаются красными ярлыками, что в Японии известно как «кампания красных ярлыков». Следует учесть, что ярлыков может потребоваться больше, чем предполагалось изначально. Ненужных вещей будет достаточно много.

Источник: shutterstock.com

В офисной среде для этой цели можно использовать цветные клейкие листки. Для большей заметности ненужных предметов рекомендуется использовать крупные ярлыки.

Если предметы не используются ежедневно, но могут понадобиться в будущем, их можно поместить на общедоступное место, такое как склад или ящик для хранения.

Организация сортировки помогает понять, как происходит работа в компании в целом и в частности у каждого сотрудника. «Кампания красных ярлыков» выявляет множество ненужных вещей, вызывая при этом множество вопросов. Например:

• На производственном участке собирается много комплектующих: какие механизмы заказа и получения комплектующих используют рабочие?

• У офисного сотрудника на столе скопилось множество бумаг: что это за документы и почему он держит их так близко к себе?

Такой же подход применим и к продукции, которая была изготовлена до того, как она будет нужна:

• Почему сотрудники продолжают выпускать продукцию, которая не требуется в настоящий момент?

• На основании каких критериев сотрудники начинают производить что-либо?

Эти ситуации указывают на фундаментальные проблемы в производственной системе предприятия.

Соблюдение порядка (Set in order)

Отсортированные предметы нуждаются в своем месте, чтобы они были легко доступны. Для этого предметы группируются по их функциональному назначению и отводится определенное место для их размещения: склад, комната, шкаф или ящик.

Помимо обозначения места, важно определить оптимальное количество необходимых для работы предметов. Например, на производственном станке требуется всего один инструмент. В офисе необходимо иметь только определенный тип принтеров, чтобы избежать путаницы с картриджами. В этом случае, даже без помощи IT-специалиста, сотрудники смогут заменить картридж самостоятельно.

Также важно поддерживать порядок на производстве, для чего каждому предмету следует назначить постоянное место. Наблюдайте за тем, как вы используете приложения и папки на компьютере или ключи в автомастерской. Если используете часто, оставляйте их на видном месте, если редко – убирайте подальше. Например, программы, которыми пользуетесь каждый день, следует разместить на рабочем столе, а документы, которые уже утверждены, можно поместить в специальную папку «Согласовано».

Источник: shutterstock.com

Каждой вещи присваивается свой «адрес». Например, на складе пронумерованы стены, стеллажи, полки и ячейки для хранения ящиков с деталями. Эти номера определяют «адрес» для хранения предметов.

Для выделения зон расположения вещей используется маркировка: нарисованный прямоугольник с указанием названия зоны. Это позволяет выделить зоны в цехе, комнате, на столе и в ящиках. Также можно указать максимальное количество предметов в каждой зоне.

Инструменты располагают так, чтобы они были легко доступны для взятия и возврата на место. Контуры инструментов могут быть нанесены на столы или настенные панели для удобства.

Проходы между рабочими местами также могут быть отмечены для обеспечения свободного перемещения.

Поддержание чистоты (Shine)

Чистота в рабочем пространстве имеет важное значение. Это касается оборудования, инструментов, полов, стен и других поверхностей. Если сотрудник лично следит за чистотой своего рабочего места, он может заметить проблемы, которые быстро можно исправить и предотвратить.

Например, на большом заводе, в одном из цехов, участок пола был замаслен и покрыт грязью. Станок на этом участке вышел из строя. Ремонтная бригада после осмотра определила, что из-за грязи и масла, разлитого по полу, вовремя не заметили, что болты крепления станка ослабли и из‑за вибрации корпус станка дал трещину, что и привело к крупной поломке. Если бы пол на участке был чистым, дорогостоящее оборудование не было бы выведено из строя.

Стандартизация порядка (Standardize)

Соблюдение порядка во всём является ключом к успеху. Повторение первых трех шагов системы 5S должно стать привычкой. Для этого составляются стандарты поддержания порядка, которым следуют все сотрудники.

Источник: shutterstock.com

Требуется описать все ежедневные действия персонала, создать инструкции и контрольные листы для соблюдения стандарта.

Следить за ведением контрольных листов должны сами рабочие, а руководители – за этим следить. Соблюдение правил системы 5S персонал может оценивать сам. Оценка работника должна быть рядом с его рабочим местом, чтобы он знал, как и какие улучшить показатели.

Совершенствование (Sustain)

Обучение и проверка знаний по системе 5S должны охватывать всех сотрудников, от рабочих до директоров компании. Только так выполнение требований 5S станет нормой и частью корпоративной культуры.

Внедрение системы 5S

Внедрение принципов 5S в компании проходит через несколько этапов, структура и названия которых определяются компанией самостоятельно. Однако стандартный цикл P-D-C-A (Plan/Prepare – Do – Check – Act) может служить хорошим обобщением возможных вариантов.

Результатом стандартизации должны стать пакет документов, регламентирующих предыдущие фазы 5S, а также система визуального контроля и информирования сотрудников.

Первая фаза – подготовка

На этом этапе выполняются следующие задачи:

• Принимается решение о применении системы 5S.

• Назначается лидер проекта.

• Формируется команда проекта.

• Определяются зоны изменений.

• Разрабатывается и реализуется план обучения.

• Оценивается текущее состояние с помощью фотоотчетов.

• Устанавливаются целевые показатели.

• Персонал информируется о предстоящих изменениях.

Источник: shutterstock.com

Все эти шаги играют важную роль. Особое внимание следует уделить объяснению того, как внедрение 5S может способствовать повышению безопасности, снижению затрат, улучшению рабочих условий и так далее. Ключевую роль в этом процессе играет высшее руководство компании, поэтому лидеру проекта необходимо эффективно взаимодействовать с ними.

Вторая фаза – исполнение

Здесь проводится детальное планирование и выполнение принципов 5S.

Сортировка: определение критериев сортировки, организация временных складов для лишних предметов, выполнение сортировки и утилизация ненужных предметов.

Пример критериев сортировки предметов:

Продолжается поддержание порядка проведением полной инвентаризации и упорядочением расположения предметов на определенных позициях. Внедрение новых правил включает:

• маркировку инструментов, оборудования и материалов с использованием ярких цветов и специальных символов;

• хранение предметов рядом с местом их применения в соответствии с порядком производственного процесса;

• группировку схожих предметов;

• определение запаса каждого вида необходимых предметов;

• запрет на хранение предметов в случайном порядке или в глубоких контейнерах;

• обеспечение легкого доступа к часто используемым предметам;

• использование инструментальных панелей;

• обеспечение безопасного размещения предметов и другие мероприятия.

Маркировка предметов и их обозначение важны не только для постоянных специалистов, но и для всех остальных сотрудников, имеющих право на доступ к ним и использование.

Поддержание чистоты остается важным аспектом на производственных участках, особенно там, где высокие стандарты чистоты необходимы для соблюдения технологии. Например, в микробиологическом производстве особенно важно предотвращать заражение сторонними микроорганизмами. Процедуры поддержания чистоты должны быть четко определены и контролируемы. Этот процесс включает несколько основных шагов:

• Назначение обязанностей по уборке, с учетом степени требований к чистоте для каждой рабочей зоны.

• Разработка графика уборок и проверок чистоты оборудования.

• Детализация чистки объектов, а также проверки работоспособности.

• Определение объектов и методов, инструментов и материалов, используемых для этой цели.

• Обязательная ежедневная уборка, занимающая минимальное количество времени.

Эффективное сочетание уборки и проверки работоспособности оборудования создает безопасную и комфортную среду для работы и посещения сторонними лицами, например, представителями кредиторов.

Стандартизация не представляет больших трудностей для компаний в России. Десятилетия бюрократизации всех процессов и фундаментальные знания создали высокий уровень компетенции в регламентации действий сотрудников. Этот этап 5S подразумевает постоянное улучшение всех процессов и включает в себя:

• определение должностных обязанностей при обеспечении чистоты и безопасности в работе с оборудованием;

• инструкции по работе с оборудованием и правила эксплуатации;

• графики диагностики и обслуживания;

• создание системы визуального контроля;

• процедура аудита рабочей зоны.

Результатом стандартизации должен стать набор документов, регламентирующих все предыдущие этапы 5S и обеспечивающих информирование сотрудников.

Если что-то не работает, не надо спешить с обвинениями в адрес сотрудников. Иногда существуют объективные основания, о которых по разным причинам сотрудники не смогли сообщить руководству.

Третья фаза – оценка и совершенствование

Цель фазы оценки и совершенствования заключается в превращении принятых решений в часть корпоративной культуры и создании бережливого отношения к производственному процессу, сотрудникам компании, материалам и оборудованию. Необходимо искать равновесие между дисциплиной и активным участием сотрудников в понимании новых ценностей.

Аудит исполнения принятых решений является неотъемлемой частью этого процесса. Если что-то не работает, важно искать причины не только в сотрудниках, но и стимулировать их участие в улучшении процессов и не оставлять их инициативу без ответа.

Нюансы внедрения 5S в условиях непредсказуемой работы

На рабочих местах можно выделить два основных типа работ:

1. Конвейерный тип, где работа имеет низкую изменчивость и привычные процессы.

2. Рабочие места, где работа может быть непредсказуемой и разнообразной.

В конвейерной линии, где достаточно небольшого набора инструментов, работник в ремонтной мастерской должен иметь полный арсенал. В подразделениях же с переменными задачами, ограничивать рабочее пространство строгими стандартами нецелесообразно.

В непредсказуемой среде рабочие места часто выглядят запутанными и неопрятными. Работник никогда не знает, какой инструмент ему понадобится завтра, поэтому часто сохраняет всё, что когда-либо использовал. В процессе работы ему приходится создавать нестандартные инструменты и хранить их также.

Такое рабочее место требует внимательного обращения. Если оно усовершенствовано, то только владелец знает, как им пользоваться. Тайники, оборудованные по всему рабочему месту, содержат ценные инструменты, такие как редкие сверла или особо острые ножи и другой уникальный инструмент.

Если рабочий не может найти нужный инструмент, он обращается к коллегам или ищет его в их тайниках. Если инструмент единственный на всю бригаду, его местоположение может быть неизвестно, что затрудняет работу.

Применение стандартных методов, разработанных для конвейерной работы, может быть неприемлемо для подразделений с переменными задачами, таким как ремонтные мастерские. В таких местах важно сохранить определенную степень индивидуальности и гибкости.

Необходимо определить основные инструменты, которые используются в 80 % случаев, и обеспечить легкий доступ к ним для всех сотрудников. При этом стандартизировать их расположение на рабочих местах.

Источник: shutterstock.com

Далее подвергнуть анализу оставшиеся 20 % инструментов. Если каждый оператор использует инструмент раз в месяц, нет смысла хранить его на каждом рабочем месте. Лучше создать общее место хранения или верстак для таких инструментов.

Исключение составляют ситуации, когда инструмент нужен всем одновременно раз в месяц. Однако при использовании общего места хранения можно столкнуться с проблемой поддержания чистоты, что приведёт к затруднениям.

Централизовать запасы в одном месте, чтобы избежать их фрагментации по разным верстакам. Визуализировать остатки и установить точку перезаказа. Это поможет сократить запасы и риск их исчерпания.

В организациях с «импровизационным менеджментом» работники предпочитают скрывать дефицитные предметы. В такой среде начальство оценивает их по способности решать проблемы на ходу. Те, кто имеет скрытые запасы, пользуются уважением. Это может привести к отсутствию обмена знаниями и навыками. Если вы не хотите, чтобы такое процветало, оценивайте сотрудников по другим критериям и организуйте централизованное и визуализированное хранилище.

Проблемы внедрения системы 5S

Первоочередной проблемой является организационный вопрос: не всегда легко определить, кто отвечает за что в проекте или в компании в целом, и кто координирует его выполнение на различных участках.

Если у вас есть обширная региональная сеть и запуск проекта происходит централизованно, вы можете столкнуться с тем, что руководители отдельных филиалов не окажут должной поддержки рабочим группам на складах.

Еще одной серьезной ошибкой руководителя филиала, склада, является делегирование ведения проекта по внедрению 5S своим подчиненным, вместо того чтобы стать лидером и главным идеологом, осуществлять контроль самостоятельно. Это существенная ошибка в методах внедрения 5S и не только.

Отсутствие программных продуктов в компании, способствующих обмену опытом между сотрудниками, также становится серьезной проблемой. Информация о проблемах и способы их решения часто не доходят до всех подразделений, что приводит к дублированию усилий и поиску решений в изоляции.

Пример внедрения системы 5S

Примером успешной реализации принципов 5S может служить опыт научно-производственного объединения «МИР» в 2004 году. Это предприятие специализировалось на создании систем автоматизированного учета энергоресурсов и измерительных приборов, а также управлении энергообъектами.

Перед началом внедрения системы все руководители подразделений приняли участие в образовательном семинаре, а полученная информация была передана подчиненным. Параллельно была создана контрольно-мониторинговая комиссия для регулярной проверки процесса внедрения.

Источник: shutterstock.com

Для смягчения адаптации сотрудникам предоставили возможность сохранить свои личные рабочие места без изменений. Однако все основные этапы 5S были выполнены в соответствии с рекомендациями. Это включало в себя:

• введение понятия «Золотое правило», закрепляющего ответственность сотрудника в двух направлениях: за свою работу и за результат коллектива;

• создание общей компьютеризированной структуры с единым деревом рабочих папок;

• сбор эффективных решений и предложений от всего персонала.

Несмотря на предварительную подготовку, внедрение затянулось на полгода из-за сопротивления сотрудников переменам. Многие из них отказывались от изменений, утверждая, что их рабочие места уже организованы оптимально. Преодоление этого сопротивления заняло значительное время и усилия.

С 2006 года производительность и качество продукции улучшились на 16% благодаря внедрению 5S. Это привело:

• к сокращению времени на документооборот (документы перестали теряться и были доступны как в электронном, так и в бумажном виде);

• укреплению дисциплины и как следствие, снижению количества брака в процентном соотношении;

• сократилось количество аварий и уменьшилось время на их устранение;

• улучшился общий эмоциональный климат в коллективе, прекратились выяснения отношений между сотрудниками на тему «кто виноват в возникновении проблемы».

Осознавая важность психологического настроя сотрудников, а также для закрепления результатов и поддержания позитивного настроения персонала, руководство начало ежеквартальное награждение лучших сотрудников и подразделений за соблюдение требований 5S.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Связь системы 5S с другими инструментами Lean

Опыт показывает, что в любом производственном предприятии применение инструментов Lean, таких как 5S, стандартная работа, кайдзен и визуализация, в основном сосредотачивается вокруг оборудования. Японские инженеры, такие как Сигео Синго и Сейити Накадзима, разработали ряд концепций по улучшению работы оборудования, которые затем были интегрированы в систему бережливого производства. Три самые известные из них включают:

• быструю смену оборудования (SMED),

• общую эффективность оборудования (OEE),

• общее производственное обслуживание (TPM).

С другой стороны, применение методов и концепций Lean на уровне предприятия становится намного проще благодаря 5S; без нее они могут быть внедрены и поддерживаться неэффективно и в течение длительного времени. Методика 5S играет ключевую роль в концепции TPM, составляя ее основу.

Источник: shutterstock.com

С другой стороны, многие методы Lean становятся эффективными инструментами внедрения 5S на уровне конкретного рабочего места, участка или цеха. Например:

• стандартизованная работа позволяет разработать подробные инструкции по 5S;

• визуальное управление делает рабочие процессы и задачи по их улучшению более наглядными и понятными;

• зонирование обеспечивает четкую разметку рабочего пространства, проходов и мест хранения.

Подчеркнем, что при внедрении инструментов Lean, включая 5S, необходимо использовать системный подход, интегрируя их взаимодействие. Важно начать с пробного запуска 5S на нескольких рабочих местах, привлекая представителей различных цехов и структурных подразделений для формирования будущих лидеров своих команд.

Часто задаваемые вопросы о системе 5S

Внедрение концепции 5S основано на принципах бережливого отношения к сотрудникам, оборудованию и материалам, а также к организации рабочего пространства. Это процесс изменения мышления всех работников компании. Успех проекта часто зависит от ресурсов и руководства, а также требует внимательного общения с сотрудниками и контроля за выполнением принятых решений.

Какова главная ошибка при внедрении?

Одной из ключевых проблем при внедрении программы 5S на производстве является небрежное отношение со стороны руководства. Часто бывает так, что ответственность за поддержание порядка возлагается только на рядовых сотрудников, в то время как высшие руководители допускают беспорядок на своих рабочих местах. Идеально, если в кабинетах руководства порядок будет поддерживаться также аккуратно, как и на обычных рабочих местах.

Можно ли применять штрафы?

Для эффективного внедрения концепции 5S необходимо использовать положительное поощрение для рабочих. Наказания, напротив, могут подорвать мотивацию и инициативу. В рамках принципов бережливого производства целесообразно поощрять сотрудников за поддержание чистоты на рабочем месте. Можно также предусмотреть нематериальные поощрения, такие как признание лучшего работника месяца или доска почета.

Что увеличит шансы на успешное внедрение?

Эффективная работа с возражениями играет важную роль в процессе внедрения концепции 5S. Часто у сотрудников возникают возражения типа: «Я и так знаю, где находятся нужные вещи», «Мне удобно так, как есть», «У меня творческий беспорядок». Важно грамотно объяснить персоналу преимущества бережливого производства и помочь изменить устоявшиеся привычки.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать гарантированный подарок

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB