Тайм-менеджмент: правила, принципы, помощники

Тайм-менеджмент: правила, принципы, помощники

Определение и задачи тайм-менеджмента. Виды тайм-менеджмента. 3 мифа про тайм-менеджмент. 3 принципа тайм-менеджмента. 2 инструмента для расстановки приоритетов в тайм-менеджменте. Рабочие методы тайм-менеджмента. 5 правил тайм-менеджмента для работы над несколькими проектами. Основные ошибки в тайм-менеджменте. 11 лайфхаков для большей эффективности тайм-менеджмента. Полезные приложения для тайм-менеджмента. ТОП-5 книг про тайм-менеджмент.
Время чтения: 17 минут. Нет времени читать?

Про тайм-менеджмент слышал каждый, но далеко не все представляют, насколько этот комплекс мероприятий может быть эффективен и полезен для конкретного человека. Существуют заблуждения, что тайм-менеджмент нужен только для выжимания соков и представляет собой что-то вроде кнута, которым нужно самостоятельно себя подстегивать, пока не свалишься в изнеможении.

Реальность далека от такого рода представлений. Различные методы по оптимизации своего времени как раз направлены на то, чтобы человек мог продуктивно работать и нормально отдыхать, ведь, загнав себя, можно забыть о нормальном выполнении ежедневных обязанностей. В нашей статье мы расскажем, что же такое тайм-менеджмент, на каких принципах он строится, какие инструменты использует и как его внедрить в жизнь.

Определение и задачи тайм-менеджмента

Если говорить простыми словами, то тайм-менеджмент — это максимально эффективное распределение и использование времени. Подразумевается, что тут необходимо владеть определенными знаниями, принципами и методиками. Грамотное их использование позволит расходовать время рационально, правильно планировать задачи, успевать сделать больше. Тайм-менеджмент, собственно, применим и к одному конкретному человеку для организации его работы, например, на предприятии. Но если смотреть шире, то инструменты тайм-менеджмента могут использоваться в жизни абсолютно всюду: как в личных целях, так и при охвате деятельности целой компании.

Тема рационального использования времени далеко не новая, она поднималась еще древними философами. До наших дней дошли высказывания, которые на сегодняшний день как раз и отнесли бы к принципам тайм-менеджмента. Возьмите, к примеру «Нравственные письма к Луцилию» от Сенеки. В них автор учит: «Так и поступай, мой Луцилий! Отвоюй себя для себя самого, береги и копи время, которое прежде у тебя отнимали или крали, которое зря проходило». Если бы Сенека жил в современном мире, то он непременно упомянул бы в своем призыве и принцип Парето (то самое соотношение 20/80).

На сегодняшний день, пожалуй, ни один из продуктивных бизнесменов не обходится без тайм-менеджмента. Управление временем стало одной из первоочередных задач, а в ее выполнении помогают современные информационные технологии с их обширным инструментарием, который позволяет автоматизировать многие рабочие процессы.

Современное общество живет в очень стремительном ритме. Все приходится делать бегом как в производственной, так и в социальной сфере. Большинство людей находится в постоянном стрессе, от этого спешка еще усиливается. Кроме того, всегда найдутся попутные обстоятельства, которые отвлекут от важных дел.

Определение и задачи тайм-менеджмента

Говоря об управлении временем, нельзя упомянуть о таком явлении, как прокрастинация. Это характерный признак (негативный, надо отметить) современного общества, когда человек не может достаточно сконцентрироваться на важных задачах, легко отвлекается на какие-то посторонние дела, недостаточно внимателен и т. д. Тайм-менеджмент и прокрастинация как концепции описаны западными социологами примерно в 70–80-х годах двадцатого столетия.

Одна из задач тайм-менеджмента — борьба с прокрастинацией, предложение методик, которые будут помогать человеку повышать собственную эффективность как в личной жизни, так и в рабочих делах. Кроме того, тайм-менеджмент учит справляться с напряжением, вызываемым постоянными дедлайнами.

Виды тайм-менеджмента

Вообще существуют разные подходы к классификации данного понятия, но здесь пойдет речь о разделении касательно сферы применения:

  • личностный рост;

  • социальная сфера;

  • профессиональная деятельность.

Для управления временем в личной жизни используют личный тайм-менеджмент. Он позволяет планировать время на достижение целей, самосовершенствование, хобби, отдых, личностный рост.

Вы грамотно распоряжаетесь временем, если видите, что успеваете сделать все запланированное, полны энергии, гармонично развиваетесь и т. д. Если же чувствуете, что сил не хватает, руки опускаются и половина дел вечно переносится на потом, пора срочно менять график и в целом подход.

Тайм-менеджмент в социальной сфере помогает эффективно выстраивать взаимодействие с другими членами общества. Человек — существо социальное, ему важны эмоции, выражение чувств. Для этого, собственно, люди и вступают в отношения (будь то дружба, любовь или работа). Какими бы они ни были, их развитие требует времени и внимания. Социальный тайм-менеджмент нужен как раз для того, чтобы выстраивать гармоничные отношения, не терять близости с друзьями, семьей, любимыми людьми.

Что касается планирования рабочего времени, то здесь в силу вступает профессиональный тайм-менеджмент. И если вы сумеете грамотно им воспользоваться, то добьетесь высот и в профессиональном, и в карьерном росте. Умение управлять рабочим временем необходимо всем: и директору предприятия, и владельцу компании, и каждому рядовому менеджеру.

Виды тайм-менеджмента

Полной гармонии во всех сферах жизни можно достичь, если одинаково усердно работать по каждому из трех направлений тайм-менеджмента, хотя в каждом конкретном случае будут свои нюансы. Вы можете прямо сейчас подумать и дать оценку своим достижениям в каждой из сфер (к примеру, максимальный балл — десять) и понять, где необходимы доработки:

  • в личностном развитии;

  • в семейных или дружеских отношениях;

  • в профессиональной деятельности.

Каким бы ни получился ответ, приведенная далее информация будет вам очень полезна.

3 мифа про тайм-менеджмент

Разумеется, бытуют всякие стереотипные суждения касательно вопросов управления временем.

Кто-то полагает, что тайм-менеджмент годится лишь для организации производственных процессов, а российский менталитет делает данную дисциплину и вовсе неприемлемой для использования. Многим кажется, что строго спланированная жизнь делает человека несвободным, зажатым, похожим на робота.

  1. Миф первый: время вообще никому не подвластно, им нельзя управлять

    Вроде как верно, но по сути — тут имеется в виду нечто совсем иное. Да, машину времени пока еще никто не изобрел, и течение времени изменить невозможно, оно идет своим чередом.

    Но человеку подвластно другое: управление своим поведением во времени, принимаемыми решениями, расстановкой приоритетов. Именно этому и учат специалисты по тайм-менеджменту.

    «Профессиональная этика: правила корпоративного тона» Подробнее

    То есть под управлением временем понимается продуманное планирование собственных действий. Осознанный подход к данному вопросу позволяет высвободить на удивление много времени, которое нередко тратится впустую.

    Поверьте, люди, добившиеся в жизни успеха, не любят терять ни минуты и максимально продуктивно планируют каждый свой день. В результате у них получается сделать больше, хотя работают они практически наравне с другими.

    Почему? Да как раз потому, что на каждую единицу времени у них намечено больше дел, а в итоге это дает гораздо более высокий результат в целом по жизни.

    3 мифа про тайм-менеджмент

  2. Миф второй: за счет тайм-менеджмента получится действовать активнее и выполнять огромный объем работ

    Тут не ставится задача заставить себя пахать как лошадь, работать на износ и постоянно из-за этого находиться в состоянии стресса. Цель как раз другая — давать большие результаты, сокращая при этом объемы работ. Достигается это строгим планированием и грамотным распределением приоритетности задач.

    Принципы тайм-менеджмента не подразумевают наращивание скорости работы (для того чтобы в итоге получилось сделать больше).

    Результативность труда улучшается за счет того, что вы учитесь отсеивать второстепенные задачи и избавляться от хронофагов (другими словами — от отвлекающих объектов).

    Что именно можно считать хронофагами? Это огромное количество мелких и совершенно бессмысленных дел, которые отнимают кучу времени. Вы разговаривает ни о чем с коллегами, листаете в Интернете ленту новостей, раз за разом просматриваете почту и т. д.

    Все это в какой-то мере элементы прокрастинации, когда человек знает, что необходимо делать что-то важное, но все оттягивает этот момент.

    Если научиться не рефлексировать по поводу всяких ненужных мелочей и целиком погружаться в выполнение первоочередных серьезных задач, вы удивитесь, какие поразительные это дает результаты.

  3. Миф третий: тайм-менеджмент — это клетка, попав в которую человек теряет свободу и превращается в рабочую машину

    Но посмотрите на себя со стороны — разве вы уже не заложник своих поведенческих привычек и не действуете каждый день по заданным шаблонам?

    Умение управлять временем как раз высвобождает дополнительные минуты и часы для того, чтобы заняться чем-то полезным или любимым.

    Тайм-менеджмент — это ценный инструмент планирования и для целых компаний, и для каждого человека индивидуально (если он уважительно и внимательно относится к своей жизни).

    Как понять, что вам пора начинать применять принципы тайм-менеджмента непосредственно к себе? Если вы видите, что на день у вас запланировано более четырех дел (и касающихся работы, и личного характера).

    Простой пример: необходимо завершить работу над порученным вам проектом, обсудить это с руководителем, затем сходить в ремонтную мастерскую (вы туда сдавали ноутбук) и вечером посетить родительское собрание в школе. Что ж, тут без планирования не обойтись.

    Благодаря использованию принципов тайм-менеджмента вы сможете качественно улучшить свою жизнь, спокойно находить время для отдыха, релаксации, общения с семьей, научитесь сил тратить меньше, но добиваться при этом большего.

    И не нужно бояться слова «расписание». Что плохого в том, что время работы и отдыха будет с умом продумано и спланировано? Поверьте, свои творческие порывы вы тоже успеете проявить (если у вас есть к ним склонность).

3 принципа тайм-менеджмента

  1. Верная формулировка целей.

    Большую экономию времени дает именно правильное определение цели и разграничение задач на главные и менее значимые. Когда занимаетесь чем-то, спросите себя, не тратите ли вы в данный момент время впустую, действительно ли эта часть работы первостепенна для достижения цели. Опять же — что подразумевается под целью? Это некий глобальный результат, к которому вы стремитесь. Чтобы четко сформулировать цель, следует определить, что для вас представляет первостепенную ценность. Затем сопоставить это со своими возможностями, разобраться с мотивацией, определить, какие ресурсы вам понадобятся для достижения цели, выявить возможные трудности. Цель необходимо представлять во всех подробностях, как и окончательный результат ваших усилий. После этого останется все спланировать и начать действовать.

    Подходить к постановке цели можно с помощью различных методик, но суть всегда будет одинакова:

    • Цель необходимо очень четко конкретизировать и ясно описать окончательный результат.

    • Следует привести обоснования цели, изложить, что именно вы получите, когда ее достигнете.

    • Намечать нужно реально выполнимую цель с максимально понятным механизмом продвижения к ней.

    • Важно обозначить временные рамки для достижения цели, иначе это может растянуться на неопределенные сроки.

  2. Расстановка приоритетов.

    Очень ответственный момент. Всегда есть основные дела (для конкретной цели) и есть второстепенные. Их необходимо уметь разграничивать и выполнять в правильной последовательности. Ниже об этом будет рассказано более подробно.

  3. Планирование задач.

    Это важная часть тайм-менеджмента. Когда цели намечены, необходимо спланировать свои действия на пути к ним. Схема тут такая:

    • наметить план тайм-менеджмента;

    • сформировать проект, достаточно гибкий для того, чтобы в него можно было вносить изменения, необходимые для приближения к цели;

    • изыскать ресурсы;

    • выявить людей, чья помощь может вам понадобиться;

    • все материалы по планированию изложить в бизнес-проекте или представить в виде карты.

    Конкретика в цели начнет прорисовываться уже в процессе планирования, когда подключится ваше творческое мышление. Составляя план, вы и поймете, к чему именно стремитесь и какими путями будете к этому идти.

    Пока плана нет, все мысли человека несколько размыты. А вот процесс планирования уже дает наглядную картину будущих действий и возможностей для маневров. Если одни средства оказываются неэффективными, применяйте что-то иное. Так вырабатывается способность подстраиваться под обстоятельства и всегда находить выход из положения. Вероятность успеха существенно возрастает, когда есть план действий. А это в свою очередь придает уверенности в своих силах. Бизнесмены и предприниматели, добившиеся высоких результатов в своей жизни, всегда прибегали к планированию.

2 инструмента для расстановки приоритетов в тайм-менеджменте

Итак, вы составили для себя список задач, и он оказался довольно длинным. Настал момент выявления среди них важных и второстепенных. Для приоритизации в тайм-менеджменте существуют специальные инструменты.

  1. АБВГД (ABCDE).

    Здесь буквами по порядку обозначена степень важности задач. Встречается еще название АБВ-метод (или АВС) — здесь меньше уровней. Вообще с большим числом уровней разбираться сложнее, поэтому постарайтесь обойтись разумным минимумом, так будет проще.

    Итак, обозначьте задачи буквами от А до Д в соответствии с их сложностью. Нельзя браться за менее важные дела, пока не выполнены те, что по вашей шкале главнее.

    Самый высокий приоритет у задач под буквой А (А), и именно их выполнение в наибольшей мере влияет на конечный результат. Это, например, может быть согласование сметы — важный момент, без которого невозможно правильно распределить ресурсы.

    Специалисты по методам тайм-менеджмента иногда предлагают вычленять подзадачи с обозначениями А-1, А-2 и т. д. (если список А оказался очень длинным). Но по большому счету это лишь прибавит сложности процессу планирования.

    Есть такое выражение «съесть лягушку на завтрак». Вот его как раз применяют к задачам типа А. Имеется в виду, что самое трудное и противное (типа поедания лягушки) следует сделать в первую очередь, хотя и хочется оттянуть неприятный момент на потом.

    Следующие по значимости — задачи уровня Б (В). Они тоже важны, но в случае невыполнения не принесут таких уж серьезных проблем (по сравнению с задачами типа А). Например, вы оформляете зал к банкету и выбираете цвета на свое усмотрение, не посоветовавшись с заказчиком. Разумеется, ему это не понравится, но мероприятие тем не менее все равно состоится.

    Далее — задачи типа В (С). Их невыполнение ничем не чревато — можно сделать, а можно и перенести (к примеру, посиделки с друзьями в кафе).

    Дела, обозначенные буквой Г (D), можно перепоручить другим (делегировать — delegate), кому-то из коллег или друзей. Таким образом, у вас появится свободное время, которое вы потратите на задачи типа А.

    Последние в списке — задачи класса Д (или Е — eliminate). С ними все просто — их можно не делать. Это то, что для вас вообще не имеет никакого значения.

  2. Матрица Эйзенхауэра как метод приоритизации.

    Название взялось от имени Дуайта Эйзенхауэра (34-го президента США). Он применял следующее деление задач по приоритетам:

    • Срочные и важные.

    • Важные, но несрочные.

    • Срочные, но неважные.

    • Неважные и несрочные.

    «Корпоративная культура: примеры 2021 года + шаги формирования» Подробнее

    За срочные и важные задачи следует браться самим и в первую очередь. Никому их не делегируйте: от результата их выполнения зависит ваше будущее.

    Работать в режиме «важно, но не срочно» удобнее всего. Тут можно все как следует продумать, спланировать, просчитать и выполнить все важные задачи.

    Лучше всего придерживаться именно такого режима, он дает наилучшие результаты.

    Срочные, но неважные дела можно перепоручить. Времени на них уйдет много, а польза для конечного результата — мизерная.

    Несрочные и неважные дела просто удаляйте из списка.

    Чтобы не хвататься за все и сразу, непременно определяйте приоритетность задач.

    3 принципа тайм-менеджмента

Рабочие методы тайм-менеджмента

  1. Технология Стивена Кови

    По сути, Стивен Кови предлагал общие стратегии самосовершенствования и личностного роста, он не занимался отдельно принципами тайм-менеджмента. Умение правильно распределять время выступает тут как элемент глобальной концепции. В седьмой главе своей книги «7 навыков высокоэффективных людей» автор говорит о расстановке приоритетов следующее:

    • Сначала необходимо заниматься делами первостепенной важности, даже если они очень трудные, непонятные и неприятные. Соберите волю в кулак и направьте эмоции в нужное русло. Все люди в мире, даже очень богатые, время от времени делают то, что не хочется (но нужно). Именно так шаг за шагом и выстраивается путь к успеху.

    • Ориентируетесь именно на те ценности, которые вы выбрали для себя в жизни, а не на минутные порывы. Цель следует выбирать действительно важную: тогда у вас хватит сил и мотивации для ее достижения.

    • В тайм-менеджменте автор советует применять принцип распределения задач по приоритетам и, исходя из этого, планировать свои действия.

    • Вместо того чтобы пытаться «управлять временем», Стивен Кови рекомендует научиться в первую очередь управлять собственными действиями.

    • Важно соблюдать баланс Р/РС, то есть между Результатом и необходимыми для его достижения Ресурсами и Средствами. Необходимо сопоставлять намеченную цель и имеющиеся в вашем распоряжении ресурсы.

    • Составьте матрицу управления временем, определите самые важные задачи и направьте все силы именно на них, потому что от этого будет в основном зависеть конечный результат.

    • Находите возможности для оптимизации, старайтесь упрощать все и в личных, и в рабочих делах. Смелее пробуйте что-то новое — не исключено, что именно это станет толчком к изменениям в лучшую сторону.

    Технология Стивена Кови

  2. Методика повышения личной эффективности Дэвида Аллена (GTD)

    В своей книге Дэвид Аллен больше внимания уделяет не тайм-менеджменту как таковому, а организации рабочего места и использованию всевозможных вспомогательных средств вроде канцелярских принадлежностей и проч. Главную задачу он видит в том, чтобы освободить мозг от лишней, отвлекающей информации. Вот что рекомендует автор:

    • Создать картотеку и собирать в ней информацию по проектам. Это могут быть самые простые папки, и пусть поначалу в них лежит лишь по одному листку бумаги — все равно такая упорядоченность поможет значительно экономить время.

    • Использовать систему «43 папок». В данном случае папки заводятся для определенных промежутков времени. Всего 12 папок — по числу месяцев в году, плюс еще 31 штука — по числу дней в месяце. В этих папках собирается список дел либо напоминаний о них буквально по каждой дате. К примеру, вы обсуждали заказ с клиентом и договорились, что к концу мая выставите счет. Для этого еще за неделю до назначенного срока необходимо позвонить заказчику и обговорить детали. Значит, напоминалку кладете в папку «Май», и еще две — на 20 и 27 мая (чтобы не забыть созвониться и потом отправить счет). Рабочий день каждый раз начинайте с просмотра задач на соответствующую дату. Кто-то скажет, что электронный органайзер или простой ежедневник компактнее и удобнее в качестве инструмента тайм-менеджмента, но эти 43 паки всегда на виду, и вы уж точно не забудете в них заглянуть.

    • Весь список дел разбить на четыре раздела, по которым распределить задачи по степени приоритетности. Получится примерно следующее:

    • Раздел «Следующие действия». Здесь собираются задачи, намеченные на выполнение в ближайшее время. Сюда по мере надобности что-то добавляется, вносятся коррективы.

    • Раздел «Проекты». Это сложные задачи, которые разбиваются на подпункты. Чтобы выполнить одно такое крупное дело, необходимо справиться с целым рядом других, более мелких. Данный список ежедневно следует держать под контролем, чтобы видеть, как продвигается работа по намеченному плану.

    • Раздел «Отложенные». Задачи, выполнение которых делегировано другим исполнителям либо по каким-то причинам эти дела приходится откладывать на более поздние сроки. Обязательно регулярно проверяйте этот список (примерно раз в неделю).

    • Раздел «Когда-нибудь / может быть». Здесь не ставятся конкретные задачи — это планы на будущее, какие-то задумки по проектам и т. д. (типа написания мемуаров или изучения китайского языка).

  3. Система Джулии Моргенстерн

    Джулия Моргенстерн училась управлению временем на собственном опыте, работая администратором. Во главу угла она ставит грамотное выстраивание организационных процессов. Автор рекомендует следующий подход к применению принципов тайм-менеджмента.

    В первую очередь определить, сколько времени и усилий человек тратит на выполнение поставленных задач, почему погружается в прокрастинацию, когда работа еще не сделана. Сидит в соцсетях, или совершает личные звонки, или слишком часто проверяет почту (это причины технического плана). Или есть иные, внешние причины вроде слишком большого объема обязанностей, неудобного графика работы или очень сжатых сроков. Возможны задержки в работе и по психологическим причинам, когда человек не умеет приходить вовремя, любит откладывать дела на потом, все дотягивает до крайнего срока и т. д.

    Далее рекомендуется обязательно устанавливать сроки для выполнения той или иной задачи. Джулия выяснила, что 90 % ее клиентов так не делали, а между тем это очень важно.

    Автор предлагает использовать технику 4D. В ней описаны четыре действия для случаев, когда задача оказывается невыполнимой:

    • Снять задачу (удалить). Если на данный момент в этих действиях нет необходимости, они и позже не понадобятся. Чаще всего это бывает простая, низкоквалифицированная работа.

    • Отложите задачи не первостепенной значимости на потом, сначала делайте то, что важнее.

    • Delegate. Поручите выполнение некоторых дел другим людям (подчиненным, друзьям, членам семьи).

    • Сокращение. Дало отличные результаты в компаниях, где продолжительность утренних часовых совещаний сократили до 15 минут. Результат — освободилось время для важных дел, а сотрудники на совещаниях стали активнее, внимательнее.

    Далее уделите внимание расстановке приоритетов. Джулия рекомендует в три этапа прописать свою персональную карту по жизненным планам и целям. Сначала определить наиболее важные для себя сферы. Оптимальное количество — шесть. К примеру, работа, образование, личная жизнь и т. д. Далее для каждой выделенной области сформулировать цели (например, продвинуться по карьерной лестнице до начальника департамента и проч.). Теперь остается выбрать, какой вид деятельности поможет в достижении этих целей. Например, инвестирование, ежемесячное откладывание некоторой суммы, сдача внаем недвижимости и т. д.

    Система Джулии Моргенстерн

  4. Планирование по системе SPACE

    Данный метод тайм-менеджмента предлагает последовательно структурировать время и пространство, в котором вы осуществляете свою деятельность:

    • Sort — провести сортировку и окружающих вещей, и предстоящих дел.

    • Purge — избавиться от всего лишнего, ненужного.

    • Assign — все предметы разложить по своим местам, а на каждую задачу выделить определенное время.

    • Containerize — для всех важных процессов определить точные параметры.

    • Equalize — контролировать состояние дел в выработанной системе.

5 правил тайм-менеджмента для работы над несколькими проектами

  1. Пишите график работы.

    Например, вы занимаетесь торговлей: у вас интернет-магазин и еще три пункта продаж в офлайне. Вот и записывайте всю работу по ним в ежедневнике, в Google Таблицах (например). На понедельник — все дела по первому магазину, на вторник — по второму и т. д. Кроме этих основных задач, разумеется, каждый день будут и второстепенные. Их тоже впишите в график (встретиться с поставщиком, провести собрание с продавцами, согласовать макеты рекламных листовок и т. д.). Завершенные дела вычеркивайте (и почувствуйте, как это приятно).

  2. Всех клиентов собирайте в одной общей базе.

    Покупатель, к примеру, приобрел у вас что-то в одной точке, а вы тут же заманивайте его в другую, предлагайте бонусы, скидки, демонстрируйте качественный сервис. Тут задача не только удержать покупателя, но и сделать так, чтобы он потом привел к вам своих друзей.

  3. Используйте перекрестную рекламу.

    То есть на каждой из имеющихся интернет-площадок давайте информацию про все остальные. В социальных сетях создавайте общую группу и выкладывайте все свои новости там. Демонстрируйте энергичность, широту планов, желание работать, рассказывайте обо всех проектах, привлекайте к ним внимание пользователей.

  4. Внедряйте инструменты автоматизации.

    Освобождайте время и для себя, и для своих сотрудников. Используйте искусственные алгоритмы на основе нейросетей, которые давно уже стали частью современной жизни. К примеру, в поисковых системах это «Палех», в социальных сетях — «Прометей», «Немезида». В «Вайбере» и «Телеграме» — «Алиса» и другие чат-боты. Все это обучаемые системы, которые можно эффективно использовать в тайм-менеджменте, делать свою жизнь проще и успевать при этом больше.

  5. Привлекайте знакомую команду.

    Старайтесь к разным проектам привлекать людей, с которыми вам уже довелось поработать раньше. Ведь вы уже хорошо их знаете, можете им доверять, вам известно, кто из них на что способен. С новыми людьми придется притираться заново, опять сколачивать команду, чтобы максимально эффективно поработать над поставленной задачей.

5 правил тайм-менеджмента для работы над несколькими проектами

Основные ошибки в тайм-менеджменте

Бывает у вас такое, что вы целый день носитесь в бешеном темпе, а половина важных дел так и остается невыполненной? Если да, то пора учиться правильно ставить цели, выделять из всех задач самые значимые. А если вы уже пытались применять к себе принципы тайм-менеджмента, но это не помогло, то, возможно, вы делаете что-то не так, допускаете ошибки.

  1. Обязательно следует составлять список дел

    По исследовательским данным, это позволяет высвобождать до двух часов времени каждый день (а на составление списка уйдет минут десять). Имея перед глазами перечень задач, проще определить их приоритетность и разделить крупные дела на подпункты (если нужно).

  2. Вы не ранжируете задачи по уровню важности

    Например, можно самые серьезные дела прямо в списке подчеркнуть ярким цветом. Их нужно выполнять в первую очередь. Они же, как показывает жизнь, самые неприятные и сложные. Однако именно эти дела продвинут вас вперед на пути к профессиональному и личностному росту. Не приступайте к более простым задачам, пока не закончили со сложными.

  3. Вы формулируете цели недостаточно четко

    Данная ошибка в тайм-менеджменте допускается чаще, чем другие. К примеру, цель «Встретиться с друзьями в ближайшее время» звучит довольно размыто. Куда больше конкретики в формулировке «Встретиться с друзьями в нашем баре вечером в эту субботу».

  4. Вы хватаетесь одновременно за несколько дел

    Если говорить объективно, то можно назвать лишь несколько человек, прославившихся в истории способностью одновременно выполнять несколько дел, причем совершенно осознанно и продуктивно. Подобные личности — огромная редкость. Большинство же людей ничего такого делать не умеют и могут нормально выполнять лишь что-то одно.

    Не хватайтесь за выполнение двух задач одновременно: вы накосячите и там, и там. Не нужно одной рукой составлять отчет, а другой дозваниваться до клиента — ничего хорошего из этого не выйдет. Выделите время для каждого дела и занимайтесь ими в порядке значимости.

  5. Вы не способны сконцентрироваться

    Наверное, многие слышали такое выражение: «Каждого из нас отвлекает своя собственная собачка»? Психологи используют его для ситуаций, когда человек, где бы он ни находился и чем бы ни занимался, обязательно на что-то отвлекается. Дома вы вступаете в разговоры с членами семьи или идете гладить собаку, а на работе прислушиваетесь, о чем там болтают коллеги, листаете ленту новостей и т. д.

    Основные ошибки в тайм-менеджменте

  6. У вас вечно «нет времени» на упорядочивание своих дел

    Когда руководитель говорит: «По тому, что у вас творится на столе, можно судить и о том, что происходит в голове», он попадает в самую точку. Следите за тем, чтобы у вас не было завалов в делах (в документации, на рабочем месте). Не допускайте накапливания невыполненных задач: это мешает нормально работать и действительно двигаться к цели.

  7. То, что не очень хочется делать, вы переносите на потом

    Вы думаете, что завтра уж точно сделаете то, за что не взялись сегодня. Но поверьте, это «завтра» может повторяться день за днем, а задача так и останется невыполненной. Тайм-менеджмент учит писать список дел на каждый день и не пытаться затем от них увиливать.

    Чтобы упростить себе задачу, используйте специальные программы-планировщики. В них есть и функция напоминаний, благодаря которой вы не упустите ничего из намеченного.

  8. Вы все еще не научились отказывать

    Запомните: отказ далеко не всегда означает, что вам придется грубить или демонстрировать свою невоспитанность. Не стоит из вежливости делать что-то по просьбе коллеги, если вы и своей работой загружены под потолок. Зачем вам лишние переживания из-за того, что вы ничего не успеваете? В крайнем случае не отказывайте категорично — спросите, может быть, у человека несрочное дело, которое потерпит день-другой. Тогда вы спокойно сделаете свою работу, а после поможете коллеге.

  9. Вы не умеете находить время на отдых

    Эта ошибка тайм-менеджмента как раз вытекает из предыдущей. Вы загружаете себя так, что отдыхать уже попросту некогда. Небось еще и на дом берете работу? Это совершенно никуда не годится. Отдыхать обязательно нужно, причем не только дома и на выходных, но и в течение рабочего дня. Встаньте из-за стола, пройдитесь по офису, смените занятие (только усаживаться за полуторачасовое чаепитие не стоит). Такие перерывы в итоге положительно сказываются на продуктивности.

  10. Вы плохо знаете возможности своего организма

    Что вам известно о ваших биологических ритмах? Какой режим дня лучше соблюдать, чтобы показывать максимальную продуктивность в работе? Задайтесь этим вопросом, чтобы потом эффективно распределять задачи на день и самые трудные из них назначать именно на то время суток, когда вы наиболее активны и сконцентрированы.

    Благодаря тайм-менеджменту вы сможете сами выстраивать свой жизненный ритм, успевать выполнить большое количество даже очень сложных дел, причем не перегружаясь и не впадая в стресс.

11 лайфхаков для большей эффективности тайм-менеджмента

11 лайфхаков для большей эффективности тайм-менеджмента

  1. Пользуйтесь функцией голосового ввода.

    Мелькнула идея — тут же наговорите ее в телефон, например в «Заметки». Это удобно и гораздо проще, чем записывать вручную.

  2. На каждый день намечайте одну важную задачу, которая на шаг приблизит вас к цели.

    Допишите эту задачу к уже имеющимся и выделите час на ее выполнение.

  3. На каждый месяц намечайте одну небольшую цель.

    Пусть это будут части одной общей цели, к которой вы будете двигаться постепенно, достигая сначала промежуточных маленьких целей.

  4. Короткий сон во время обеда.

    Если есть такая возможность, то обязательно вздремните минут пятнадцать. Практика показывает, что после этого работоспособность значительно повышается.

  5. Разбейте рабочий день на три части.

    Утром занимайтесь собой, своим телом. Днем решайте самые сложные и важные задачи. Пару часов оставьте на мелкие текущие дела, а вечером отдыхайте, общайтесь с семьей.

  6. Выполните с вечера утренние рутинные приготовления.

    Просмотрите расписание, продумайте дорогу, подготовьте одежду. Вечером на это уйдет минут 10, а вот утром — все 20. Это весьма ценный совет тайм-менеджмента, убедитесь сами.

  7. Полчаса каждый день — на самообразование.

    Найдите в расписании время на личностный рост, узнавайте что-то новое, учите языки и т. д.

  8. Учитесь говорить «нет».

    Пожалуй, это главный постулат тайм-менеджмента. Так вы сможете целиком погрузиться в выполнение собственных задач, не отвлекаясь на то, чего вы делать не собирались.

  9. Не отвлекайтесь на телефонные уведомления.

    Лучше вообще выключить в них звук. Никакой ценной информации там чаще всего нет, поэтому и почту, и сообщения проверяйте по графику.

  10. Находите время для медитаций.

    К примеру, попробуйте освоить какую-либо технику правильного дыхания. Это позволит быстро отдохнуть, восстановиться и переделать еще много дел. На время релаксаций включайте соответствующее музыкальное сопровождение, к примеру треки из приложения Relax Melodies (вроде Sleep Sounds), записи с шумом волн, пением птиц и прочими звуками природы.

  11. Следите за расписанием.

    Ежедневно сверяйте, что у вас уже сделано, что предстоит выполнить завтра (на это уйдет минут 10). На корректировку недельного расписания понадобится с полчаса, просмотр планов на месяц займет час, а на год — пару часов.

Полезные приложения для тайм-менеджмента

  • Приложение Any.do

Здесь есть возможность для каждой задачи прописывать еще и подзадачи, напоминания, теги, вложения. Есть опция приоритетности задач. Кроме того, списки можно пересылать коллегам (друзьям) и совместно их корректировать, планировать что-то новое.

Встроена хорошая опция Focus, выступающая в качестве мотиватора. В активированном состоянии он убирает с экрана виртуальную елочку, если у человека не завершена важная задача. Кроме того, в Any.do есть список покупок, причем они распределяются тут по категориям на автомате.

Существует платная версия данного приложения для тайм-менеджмента. Здесь вы сможете сами задавать темы, ярлыки, цветные теги, прикреплять к задачам дополнительные файлы (без ограничений по размеру). И еще устанавливать напоминания в конкретных, нужных вам местах.

Any.do заточено под iOS и Android. Есть версия для компьютера и расширение для Chrome.

Базовая версия имеется в бесплатном доступе, месячное использование премиум-пакета стоит 5,99 доллара.

  • Планировщик Todoist

Todoist ничем не хуже предыдущего продукта и даже успешно составляет ему конкуренцию. Отличается, пожалуй, лишь тем, что здесь нет этого исчезающего дерева. Тут доступны все те же самые опции: совместная работа над проектами, прикрепление файлов, подбор темы и тегов, деление сложной задачи на мелкие. Есть трекинг продуктивности, который выступает в роли мотиватора. Есть опции, которые присутствуют только в платном варианте Todoist — это установка напоминаний, добавление задач по электронной почте.

Чтобы в полной мере воспользоваться всем функционалом приложения, лучше просмотреть инструкцию (она есть). Так будет проще разобраться, как все работает (метки, фильтры, настройки задач, теги к ним, в целом как грамотно организовать и оформить проект и т. д.).

Иногда пользователям не нравится, что для нормальной работы приходится что-то изучать. И все же потратьте всего один час на чтение руководства, и в ваших руках окажется отличный инструмент тайм-менеджмента.

Приложение удобно еще и тем, что в нем есть готовые шаблоны для составления списков (и задач, и покупок, и чего-то еще). На сайте сервиса подберите для себя оптимальный вариант.

Совместимо с iOS и Android.

Есть бесплатный базовый вариант и платная версия (за 3 $ в месяц).

  • Сервис «Мои дела: Планировщик задач»

Возможно, не очень удобен в использовании, зато с неплохим функционалом. Задачи тут можно намечать по дням, причем на несколько месяцев вперед (благодаря встроенному календарю). Но в списке общих дел никак не обозначается конкретное время их выполнения. Есть возможность копировать задачи, перемещать их по списку, пересылать другим сотрудникам.

Добавлять теги, накладывать фильтры, прикреплять файлы, наблюдать за процессом выполнения задач тут нельзя. И все же «Мои дела» — довольно неплохой и простой в использовании (без лишних наворотов) сервис для тайм-менеджмента.

Полезные приложения для тайм-менеджмента

В премиум-версии можно еще синхронизировать задачи, добавлять виджеты, повторы, подключать уведомления, автоперенос задач, использовать дополнительные темы.

Сервис заточен под Android.

Что касается цены, то есть бесплатный пакет, подписка на три месяца (150 рублей) либо просто единовременная покупка (обойдется в 599 рублей).

  • Приложение Wunderlist

Здесь история такая: в 2015 году Microsoft купил Wunderlist, объявив (пару лет назад), что сервис будет закрыт. Однако он и сейчас доступен для использования. А создатель Wunderlist (он же и основатель компании) даже поговаривает о том, чтобы выкупить приложение обратно. А между тем на сайте Wunderlist можно увидеть рекламу другого сервиса — Microsoft To-Do (о нем чуть позже).

В использовании Wunderlist вполне удобен. Есть функции добавления к задачам подзадач, напоминаний, заметок и дополнительных файлов. Можно ставить задачи на повтор, формировать несколько списков (в удобной для себя форме). Плюс тут встроена опция «Беседы», которая позволяет прямо в приложении вести переговоры по задачам с коллегами. Выбора тем нет, только разные варианты фона.

Программа совместима с Android и iOS.

Платить за использование не нужно.

  • Сервис Microsoft To-Do

Как было упомянуто выше, Microsoft купил платформу Wunderlist и, недолго думая, воссоздал ее аналог под названием Microsoft To-Do. Функционал, правда, стал чуть шире. Добавился планировщик задач, возможность цветового оформления списков и опции для более эффективного распределения времени.

Плюс шире стали настройки для внешнего оформления, добавились разные темы и фоны.

To-Do интегрируется с Windows, iOS и Android.

Приложение бесплатное.

  • Google Календарь

Простой и удобный в использовании инструмент тайм-менеджмента, который к тому же синхронизируется с уже перечисленными сервисами. Поначалу здесь можно было лишь назначать задачи на выбранную дату и время. Сейчас функционал стал шире. Есть, к примеру, опция постановки цели (когда назначаете задачу вы, а система сама выбирает подходящее время для ее реализации).

Google Календарь

Несомненный плюс Google Календаря в том, что все запланированные в нем мероприятия можно импортировать, то есть ни одна даже самая мелкая задача не будет упущена. Недостаток, пожалуй, лишь один: списки дел тут не привязываются к определенной дате, и это неудобно. Касательно оформления все отлично: программа позволяет добавлять картинки и даже карты.

Работает через iOS, Android и различные (наиболее часто используемые) браузеры.

Продукт бесплатный.

  • Приложение GTasks

Тут все просто: составляете список задач, указываете время выполнения. Можно пересылать друзьям, другим сотрудникам. Бесплатная версия будет с рекламой, что, конечно, не очень приятно. Если хотите все то же самое, но без рекламы — это TickTick.

Запускается на iOS и Android.

Сервис бесплатный.

  • Trello

Отличный планировщик для личных дел или проектов, в которых задействована не очень многочисленная команда.

Есть интересная и удобная опция — доска с карточками, на которой можно (с помощью этих карточек) ставить метки, обозначать новых участников, указывать сроки исполнения, создавать чек-листы, добавлять вложения и даже менять оформление обложки.

Отдельно стоит упомянуть возможность интеграции с другими инструментами, такими как Dropbox, Slack, Evernote, Twitter и т. д. и т. п. Они здесь распределены по категориям, поэтому при необходимости вы быстро найдете то что нужно.

Приложение работает через iOS, Android и различные (наиболее часто используемые) браузеры.

Есть бесплатная версия и два платных пакета. Один — за 9,99 $, его будет вполне достаточно для личного использования (фрилансерам, например) или для небольших проектов, где не задействовано много людей. Второй — за 20,83 $, подойдет как инструмент тайм-менеджмента и крупным компаниям. В премиум-версии есть масса дополнительных полезных фишек: техподдержка — в первую очередь, возможность добавления вложений (до 250 Мб), набор фонов и стикеров и многое другое.

ТОП-5 книг про тайм-менеджмент

  1. Максим Дорофеев «Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо».

    Многие наверняка спрашивали себя: почему часто человек точно знает в теории, как быть максимально продуктивным, однако в реальной жизни это не применяет и делает все по накатанной? Книга Максима Дорофеева дает ответы на подобные вопросы. Здесь описано, как работает человеческий мозг, как он запоминает информацию, расходует свои ресурсы, как можно научиться эти ресурсы беречь, концентрироваться и включаться в активную работу тогда, когда это нужно. Плюс в книге есть конкретные советы и готовые приемы для практического применения.

  2. Глеб Архангельский «Тайм-драйв: как успевать жить и работать».

    Весьма популярная в России книга об искусстве тайм-менеджмента. Отличное пособие для деловых людей, время которых всегда расписано по минутам, задач много и все они требуют качественного исполнения. В книге есть готовые техники, подходящие для использования именно в российских условиях ведения бизнеса (что немаловажно).

  3. Нейл Фьоре «Лёгкий способ перестать откладывать дела на потом».

    Все ведь знают, что такое горящие сроки и попытки за день сделать то, что было намечено на неделю, но почему-то все откладывалось? Из этой книги вы узнаете, как бороться с прокрастинацией, откуда у нее вообще растут ноги и как можно даже получить от нее выгоду.

  4. Яна Франк «Муза и чудовище. Как организовать творческий труд».

    Книга для людей, занимающихся творчеством. Сама автор — художница. И она учит представителей творческих профессий планированию, объясняет, как это важно, нужно, совершенно не страшно и нисколько не мешает процессу созидания. Яна Франк объясняет, что творческие люди — не лентяи, они тоже делают свою работу, от которой непременно необходимо отдыхать (каждые 45 минут, например), писать списки дел, не отвлекаться на ерунду, нормально спать и не забывать про личную жизнь.

  5. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».

    Еще одно руководство по тайм-менеджменту, ставшее, кстати, невероятно популярным. Автор учит грамотно сочетать работу и отдых таким образом, чтобы это давало наилучшие результаты. Вы почувствуете себя свободно, когда ежедневные рутинные дела начнете выполнять автоматически, не задумываясь.


Статья опубликована:

Генератор Продаж

Категории