Ассистент руководителя: навыки, обязанности, составление резюме и прохождение собеседования

Многие думают, что ассистент руководителя – очень перспективная, высокооплачиваемая и престижная должность. Отчасти это так, но о том, какой ценой дается крутой статус, мало кто задумывается. Любой помощник нанимается для того, чтобы разгрузить начальника. Соответственно, половина его рутинных обязанностей, а то и все сразу перекладываются на ассистента. В таком случае ни о каком восьмичасовом рабочем дне и речи быть не может.

Ассистенты бывают разных типов, но общий круг обязанностей у всех примерно одинаков. Немаловажно знать права и степень ответственности. Не все соискатели подходят на такую должность, они должны обладать определенными знаниями, навыками и личными качествами. Кроме этого, придется пройти собеседование, на котором приведут примеры рабочих проблем. От того, какие варианты предложит соискатель для их решения, во многом зависит шанс получить работу ассистента руководителя.

Кто такой ассистент руководителя

Не в любой компании имеется штатная должность персонального ассистента руководителя. Обычно такие позиции есть на предприятиях среднего и крупного масштаба. Наличие у руководителя ассистента говорит в пользу всей фирмы.

Ассистент руководителя — это не делопроизводитель или секретарь. Даже если он выполняет функции первого и второго, этим его обязанности не ограничиваются.

В принципе, по названию должности можно догадаться, каковы должностные обязанности ассистента руководителя организации. Помощник должен предоставить начальнику всё необходимое, а именно:

• канцтовары;

• сведения о текущих планах;

• материалы о текущем состоянии дел в компании;

• иногда — питание (не всегда директор фирмы имеет возможность сам заказать столик в ресторане или организовать бизнес-ланч с партнёрами).

Плюсы и минусы профессии

Типы ассистентов руководителя

В отечественном бизнесе руководители только начинают осознавать, сколь важна профессия помощника. Если босс «тонет» в текучке и рутинных операциях, ему становится некогда заниматься стратегическими задачами.

Но уже сейчас наблюдается разделение личных ассистентов руководителей по специализациям. Рассмотрим их подробно.

Секретарь-ассистент

Является правой рукой начальника.

Есть профессиональный стандарт для секретарей-помощников, отражающий все их обязанности: это не только базовый пул непосредственных задач ассистента, но и выполнение простых поручений руководителя. Миссия такого работника — снять всю рутину с плеч начальника.

Персональный ассистент руководителя

Больше ориентирован на исполнение личных поручений, документооборот и организационные задачи.

Персональные ассистенты всегда прикреплены к конкретному руководителю. Их функционал включает и типичные обязанности помощника (общение с посетителями, ведение графика, работу с документами), и личные поручения.

Личные поручения руководителя могут звучать так:

• организовать празднование дня рождения его дочери;

• купить подарок на Новый год его жене;

• приобрести картину для его личной коллекции; и т. п.

Такие работники нужны топ-менеджерам крупных предприятий, а также медийным персонам — политикам, блогерам, певцам и др.

Бизнес-ассистент

Помимо стандартного ассистентского функционала, выполняет множество бизнес-поручений.

Обычно этих ассистентов не нагружают заданиями личного характера. Таких специалистов, досконально понимающих производственные процессы и способных выполнять бизнес-задачи, готовят на специализированных курсах.

Начальник делегирует им часть своих функций, непосредственно связанных с бизнесом, а именно:

• курирование рабочих коллективов;

• ведение проектов;

• отбор интернет-агентств;

• помощь в подготовке к профильным выставкам;

• расширение партнёрской, дилерской сети и т. п.

Бизнес-ассистент руководителя обязательно должен иметь развитые кросс-функциональные навыки в области менеджмента проектов, бизнес-процессов, маркетинга.

У ассистента и любого помощника руководителя может быть гораздо более широкий круг обязанностей, но это не должно вас пугать. Штатные расписания составляют так, чтобы они были под силу человеку. Кроме того, не всегда все функции ассистента ложатся на единственного человека: крупные сети и корпорации содержат целые штаты помощников и распределяют обязанности между ними в соответствии с их профессиональной подготовкой, чтобы снять часть нагрузки с управленческого состава.

Права и ответственность ассистента руководителя

Сказав об обязанностях ассистента главы компании, нельзя не сказать о его правах. Чтобы такой специалист выполнял свои прямые обязанности качественно, следует отразить в его должностной инструкции следующие права:

• Предлагать способы улучшить свою работу, усовершенствовать бизнес-процессы во всей компании.

• Требовать соблюдать права, установленные трудовым договором, и добиваться обеспечения подходящих условий для работы.

• Принимать только те решения, которые входят в компетенцию ассистента руководителя.

• Получать нужные данные и документы, требующиеся для исполнения должностных обязанностей.

Этот список может варьироваться в соответствии с родом деятельности фирмы.

Любой наёмный работник должен выполнять свои функции на надлежащем уровне. С момента подписания ассистентом должностной инструкции начинается ответственность сотрудника за недостаточную компетентность и недобросовестный труд. Ее объёмы определяются Трудовым кодексом РФ. Это может быть ответственность дисциплинарная, материальная, а иногда и уголовная, если он допустил серьёзные нарушения.

Причины наступления ответственности ассистента руководителя

• материальный ущерб предприятию;

• игнорирование трудовых обязанностей, халатность;

• личные дела в рабочее время;

• нарушение трудовой дисциплины, распорядка компании, правил пожарной безопасности, техники безопасности труда;

• хамство в отношении клиентов и коллег, невежливость в общении;

• действия за рамками установленного круга обязанностей.

Компетенции ассистента руководителя

В некоторых вакансиях ассистентов генеральных директоров прямо прописано требование наличия среднего профессионального образования, но фактически нужно большее. Как минимум – бакалаврский, а то и магистерский диплом, вернее, компетенции, который подтверждает этот документ. Поскольку помощник главы компании выполняет обязанности, связанные с управлением, то ему непременно нужны качественное образование и профессиональная подготовка.

Ассистент руководителя должен обладать навыками:

• основ организации и ведения бухгалтерского, налогового, финансового и управленческого учёта;

• кадрового делопроизводства;

• знать основы менеджмента;

• понимать методологию бизнес-процессов;

• на базовом уровне разбираться в экономике.

Также кандидату очень пригодятся знания по корпоративной психологии и конфликтологии, кадровому менеджменту, навыки тайм-менеджмента. Иногда требуется владеть иностранным языком на высоком уровне (если ассистент сопровождает шефа международной корпорации на переговорах с зарубежными партнёрами как переводчик).

И, конечно, нужно уметь работать с ПО, автоматизирующим бизнес-процессы. Чтобы быть действительно полезным руководителю, ассистенту следует погрузиться в специфику деятельности компании, особенности отрасли, нюансы корпоративного законодательства и налогообложения.

Навыки ассистента руководителя

Чтобы добиться успеха, ассистент руководителя должен обладать целым рядом софт-скиллов (помимо профессиональных навыков и знаний). К счастью, их можно натренировать.

Хороший помощник директора:

• проактивен (способен видеть на шаг вперёд, прогнозировать несколько вариантов развития событий и готовить план «Б» на любой случай);

• креативен;

• любознателен;

• обладает развитым эмоциональным интеллектом;

• дисциплинирован;

• внимателен;

• имеет превосходную память;

• стрессоустойчив;

• коммуникабелен;

• грамотно и красиво говорит, не имеет проблем с дикцией.

5 важных личных качеств ассистента руководителя

Многочисленные анкетирования управленцев показали, что ассистента руководителя делают ценным и незаменимым пять личных качеств. Если они есть, вам будут повышать зарплату, защищать перед вышестоящими, давать перспективные проекты.

1. Главное — быть преданным интересам фирмы и своему конкретному начальнику.

2. Быть исполнительным.

3. Сохранять конфиденциальность.

4. Обладать смекалкой.

5. Быть трудоголиком.

Кроме того, управленцам важны: опрятная внешность ассистента, его ловкость (если нужно, например, сервировать стол, требуется изрядная сноровка, чтобы не опрокинуть напиток на почётного гостя). А если вы умеете выгодно преподнести себя, то ваши шансы на трудоустройство растут.

Составление резюме ассистента руководителя

Для выпускника вуза позиция ассистента руководителя проекта, отдела и т. п. — отличный карьерный старт. Это не просто первая работа, но и ценный уникальный опыт. Но и соискатели, уже имеющие за плечами какой-либо опыт работы, могут попробовать себя в должности помощника директора, особенно если хотят перейти в другую сферу деятельности.

На основе базового пула обязанностей ассистента руководителя нетрудно составить резюме. Отправка этого документа в агентство или на предприятие означает, что вы знакомы с работой ассистента хотя бы теоретически и готовы начать трудиться.

Вот основные данные, которые должны присутствовать в резюме кандидата на позицию ассистента руководителя, личного помощника и т. п.:

• Фамилия, имя, отчество (или только имя и фамилия, если документ предназначен для иностранной фирмы).

• Семейное положение. Оно имеет значение из-за ненормированного рабочего графика. Нужно показать, что семейная жизнь не помешает вам работать в таком режиме.

• Образование. Перечислите места учёбы в хронологическом порядке, а если вы ещё не доучились, обязательно укажите, когда окончится ваше обучение. На такие должности нередко нанимают студентов старших курсов с перспективой дальнейшего повышения. И, кстати, не забудьте указать свой уровень владения иностранными языками.

• Профессиональный опыт. При отсутствии такового подойдут стажировки, волонтёрство, общественная деятельность, участие в профессиональных организациях, прохождение практик. В крайнем случае можно попросить на своей кафедре характеристику и указать в резюме, что можете предоставить её.

• Личные особенности. Опишите их максимально честно: охарактеризуйте себя с позиций классической психологии, перечислите собственные недостатки и сильные стороны.

• Дополнительная информация. Это доводы для работодателя, убеждающие нанять именно вас, а не других соискателей. Здесь же указывают остальные навыки: наличие водительских прав, дополнительное образование и профильные курсы.

• Контактные данные. Чем больше способов связи вы оставите (телефоны мобильный и домашний, e-mail, страницы в соцсетях, мессенджеры), тем лучше. Но все контакты должны быть актуальны.

Грамотно составленное резюме непременно привлечёт внимание работодателя.

Собеседование в кадровом агентстве на должность ассистента руководителя

Обычно ни крупные, ни средние фирмы, создавшие себе имя на рынке, не афишируют вакансий ассистентов руководителя (особенно если помощник нужен собственнику бизнеса). Ещё более конфиденциальным становится поиск такого специалиста, если он необходим на замену нынешнему помощнику. Наткнуться на подобную вакансию просто так невозможно. Иногда руководство фирмы прибегает к помощи кадрового агентства, которое ищет и отбирает кандидатов, если в его базе есть нужные резюме.

Искать работу ассистентом руководителя (удалённого или в офис) через агентство удобно, поскольку:

• Кандидатов подробно познакомят с деятельностью компании, особенностями характера начальника, дополнительными требованиями.

• Бесплатно посоветуют, как правильно себя вести во время собеседования.

• Помогут доработать резюме, красиво его оформить.

• Проконсультируют по поводу дресс-кода, внешнего вида на собеседовании.

Соответствие вакансии

Только вы можете решить, откликаться или нет на появившуюся вакансию.

Если не полностью отвечаете требованиям, то отклик и трата времени, своего и рекрутеров, целесообразны лишь в одном случае: если ключевым критериям вы всё-таки соответствуете.

Вот главные моменты, которым надо удовлетворять и которые работодатель вряд ли сможет проигнорировать.

Опыт работы

Обычно для ассистентов руководителей принципиально наличие релевантного опыта. Если в требованиях есть длительность опыта работы на схожих должностях, это значит, что нужен строго определённый профессиональный уровень. Если работаете всего пару лет, возможно, у вас просто маловато опыта, и, возможно, не справитесь с поставленными задачами.

Неплохие шансы заполучить заветное место ассистента руководителя есть у тех, кто проработал немного меньше нужного времени, зато в крупных корпорациях. В этом случае акцентируйте свои достижения и победы, участие в сложных проектах, качество работы.

Специфика бизнеса

Зачастую к ассистентам предъявляют строгое требование – знать специфику сферы деятельности фирмы, особенно если этот работник будет участвовать в бизнес-процессах. Уточнив функционал, вы поймёте, насколько это критично: действительно ли нужно глубоко разбираться во всём или это просто абстрактный образ идеального кандидата, пожелание. Иногда на позицию помощника берут специалистов из аналогичных структур. Однако опыт работы именно в данной сфере – весомый плюс.

Величина организации

В зависимости от оргструктуры предприятия, стиля взаимодействия между отделами и направлениями, уровня клиентов и поставщиков, конкуренции на рынке и степени его охвата, оборота, прибыли, числа работников, предъявляются те или иные требования к коммуникативной компетентности соискателя. Эти же факторы определяют, насколько важно для будущего специалиста знание бизнес-процессов и степень вовлечённости в текущие проекты и задачи. Всё это характеризует профессиональный уровень ассистента руководителя.

По этим причинам крупные фирмы предпочитают нанимать помощников из столь же больших бизнесов, в противном случае специалист не будет эффективен.

Знание иностранных языков

Если компания международная либо работает с зарубежными партнёрами и коллегами, ассистент директора обязательно должен знать английский. Это его базовый рабочий инструмент. Не стоит откликаться на вакансию, если пока не можете бегло говорить на этом языке: недостаток знаний обнаружится при первом же тесте.

Возраст

Это очень деликатный момент. По российским законам, работодатели не имеют права предъявлять в объявлениях о вакансии требования к возрасту соискателей (пункт 6 статьи 25 Закона РФ «О занятости населения в Российской Федерации» от 19 апреля 1991 года № 1032-1 в редакции от 19.11.2021). Однако эта характеристика продолжает оставаться в числе ключевых и решающих факторов. Так, если руководитель видит на месте своего ассистента только юную симпатичную девушку, то солидная дама предпенсионных лет ему точно не подойдёт.

К несчастью, дискриминация по возрасту — главная неофициальная причина отказа в работе. Чтобы определить, подойдёте ли вы по этому параметру, внимательно проанализируйте текст вакансии, обращая внимание на все намёки. Обычно сразу видно, какая возрастная группа кандидатов интересует работодателя.

Есть общий принцип: молодые руководители обычно нанимают для себя таких же ассистентов, а зрелому боссу, женатому и с детьми, лучше подойдёт более опытный помощник. Если же ваш предполагаемый начальник не имеет семьи, то требования к возрасту менее жёсткие. Просмотрите корпоративный сайт фирмы: иногда там можно найти достаточно информации о возрастных предпочтениях боссов. Обязательно укажите в резюме полную дату рождения и снабдите его своей фотографией в строгой деловой одежде.

Зарплата ассистента руководителя

Глава компании или подразделения начинает нуждаться в персональном ассистенте, когда:

• на предприятии образуется два или более уровня подчинённости;

• управленцу приходится поддерживать множество контактов за пределами организации.

Однако по факту у всех руководителей сегодня есть персональные помощники. Потребность в них тем сильнее, чем более крупные задачи берёт на себя компания и чем шире масштаб её деятельности. Предприниматели прекрасно осознают, насколько важен такой работник и для них лично, и для всей корпорации.

Зарплаты ассистентов разнятся в зависимости от их рабочего функционала и планки требований:

• Базовые секретарские функции плюс обязанности офис-менеджера: $ 1 500–2 000.

• В дополнение к ним — административное сопровождение, отдельные личные поручения начальника: $ 2 000–3 000.

• Сверх этого — внедрение инноваций, ведение проектов и курирование работы со всеми партнёрами, исполнение всех личных поручений шефа: $ 3 000–5 000.

• Помимо перечисленного, также персональное сопровождение руководителя на встречах, разряд по единоборствам и стрельбе, профессиональная спортивная подготовка: $ 5 000–6 000.

Перспективы карьеры

Иногда работа ассистентом руководителя даёт отличную базу для собственной управленческой карьеры. Являясь «продолжением» своего шефа, опытного управленца, помощник быстро учится, как правильно обращаться с подчинёнными, принимать ключевые решения и делать всё то, чем занимается руководитель.

Но для некоторых это просто проходная должность. Однако у данной профессии есть неприятный нюанс: хорошие ассистенты — на вес золота, и директора сами держатся за них, поэтому не спешат повышать такого специалиста в должности.

Обнаружив недюжинные способности и таланты в работнике и его незаменимость, адекватный начальник будет способствовать карьерному росту такого человека. Для этого ему нужно установить хорошие личные отношения с начальником.

Ближайшие ступеньки карьерной лестницы для помощника руководителя — это, например, место ассистента управляющего департаментом, отделением, отделом и т. д. На такую позицию перейти проще. Лучше начинать с малого. На такие посты обычно берут работников, чтобы проверить, на что они способны, и, вероятно, в ближайшем будущем повысить.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Секреты успешной деловой переписки

Типичные ошибки начинающих помощников руководителей

Такая должность, как ассистент руководителя, звучит солидно и производит впечатление. Но этот работник несёт серьёзную ответственность: любой его промах может создать очень масштабные проблемы для предприятия. Если вы раздумываете насчёт собственной карьеры и рассматриваете вариант помощника генерального директора, обязательно изучите, какие последствия могут повлечь ошибки на данной должности.

• Рассеянность

Главное качество ассистента руководителя компании — это внимательность. Если вы забывчивы и рассеянны, на такой должности не преуспеете. Придётся учиться отвечать за свои действия, быть дисциплинированным и соблюдать дедлайны.

Если вы склонны отвлекаться на любую пролетающую мимо птичку, не умеете концентрироваться на задаче, то просто не справитесь с лавинообразным потоком работы, который сваливается на ассистента руководителя. Идеальный кандидат — тот, кто умеет фокусироваться, не распыляет внимание и относится к любому заданию серьёзно.

• Опоздания

Одна из главных функций любого ассистента руководителя — правильно распределять рабочую нагрузку и следить за выполнением планов, причём не только своих, но и начальника. К моменту, когда последний входит в офис, помощник должен успеть подготовить дневной план, утренние отчёты, нужные документы.

Чтобы это сделать, необходимо быть пунктуальным: опоздания категорически недопустимы! Ведь нельзя требовать выполнения внутреннего распорядка от других, если сам его нарушаешь. Личные помощники являются «продолжением» своего шефа, а его репутация должна быть безупречна.

• Ответственность за ошибки других работников

Ассистенты директоров отвечают за то, как соблюдают регламент и выполняют трудовые обязанности все члены команды. Это непросто. Но есть ряд приёмов, позволяющих простимулировать выполнение поручений руководства.

Задача считается решённой, только когда топ-менеджер её проверил и принял, даже если сотрудник уверен в обратном. Может быть, он не врёт, а просто не совсем понимает обратную связь от начальника, не получил её вообще и сам решил, что всё уже доделано. Но лишь одобрение босса является маркером завершения процесса.

• Срыв сроков

Любой бизнес-процесс имеет дедлайны и конечный срок выполнения. Не уложиться в них допустимо только по одной причине: если появилось что-то более важное и срочное, поэтому текущую задачу пришлось отложить. Помните об эффекте домино: опоздание по одной задаче влечёт за собой сдвиг сроков по проекту в целом. Наихудший вариант для ассистента руководителя — это провалить задание, вызвать гнев шефа и вынудить его делать эту работу самостоятельно. Помощник не вправе по своему усмотрению менять сроки сдачи проектов: не надо становиться тем айсбергом, который потопит «Титаник».

Чем сильнее конкуренция, тем более значимую роль играет качество менеджмента и распределения стратегических ресурсов компании (организационных, административных). Быстрый выбор правильной управленческой стратегии определяет успех и процветание бизнеса. Поэтому руководители нуждаются в комфортных условиях, ресурсах и средствах, чтобы заниматься своими задачами максимально эффективно, не отвлекаясь на формальные и организационные мелочи. Эту работу и берёт на себя ассистент руководителя. Если сравнить топ-менеджера с капитаном корабля, то ассистент — это тот, кому доверяют компас.

Автор статьи

Алексей Бояркин

Сооснователь компании «Генератор продаж»

Последние статьи этого автора:

• Бенчмаркинг компании: примеры из зарубежной и российской практики
• СTА-элементы, которые привлекут в 2 раза больше клиентов
• Формула рентабельности продаж: пример расчета

Забрать подарки
из закрытой базы

Скачать 7,4 MB

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB