Бизнес-конференция – как организовать или принять участие

Что это такое? Бизнес-конференция – это мероприятие, организованное для крупных, средних и небольших компаний. Участники выступают с докладами, делятся опытом, заводят новые знакомства, рекламируют свои товары и услуги.

Какая от этого польза? В любой отрасли есть свое комьюнити, и бизнес не исключение. Принимать участие в таких конференциях нужно всем, чтобы идти в ногу со временем. Самые продвинутые могут взять на себя смелость и вовсе организовать подобное мероприятие. На этом можно еще и хорошо заработать.

Суть бизнес-конференции

Бизнес-конференция, также известная как деловая, является форматом мероприятий, предназначенным для решения различных вопросов в предпринимательской среде, привлечения клиентов и партнеров, а также создания платформы для обмена опытом и установления связей.

Для развития необходимых навыков главы предприятий проходят бизнес-тренинги. В этом событии принимают участие две стороны: тренер и участники. Также для повышения профессиональной компетентности руководители имеют возможность посетить открытые мероприятия. Например, специально для этого существуют тренинги для начальников, где есть возможность познакомиться с другими главами компаний и установить деловые связи.

Стоит отметить, что конференции проводятся регулярно и охватывают различные аспекты бизнеса в целом и его отдельных направлений. Они могут быть организованы на уровне города, региона или иметь международный масштаб. Количество участников может варьироваться, а само событие проводиться очно или в онлайн-формате.

Виды бизнес-конференций

Бизнес-конференции в России существуют в различных форматах.

Варианты бизнес-конференций определяются в соответствии с поставленными задачами:

• конференции-презентации;

• маркетинговые;

• отраслевые;

• дилерские.

Также идет деление в зависимости от места проведения:

• международные;

• всероссийские;

• региональные;

• смешанные;

• локальные, то есть проходят внутри предприятия.

Классификация по виду организации:

• локальные (на одной территории);

• распределенные (в нескольких местах);

• аудио- и видеоконференции.

По типу участия:

• платные;

• бесплатные.

Участие в бизнес-конференции является привлекательным вариантом для многих, поскольку оно предоставляет уникальную возможность встретиться с коллегами, которые занимаются одним проектом, но не имеют возможности контактировать ежедневно. Также можно встретить людей, работающих в той же отрасли, но с которыми никогда не виделись и т.д.

Существуют разнообразные типы конференций: образовательные, торговые, венчурные, сетевые и прочие. На них происходит обмен опытом, приобретение новых знаний и знакомство с коллегами. Ученые представляют свои открытия общественности, а бизнесмены информируют о новых продуктах и инновационных решениях.

6 причин посещать бизнес-конференции

1. Вы можете получить практические знания

   У опытного специалиста общая информация уступает место узкоспециализированным и практически применимым знаниям. Нельзя полностью полагаться лишь на Интернет, поскольку он содержит огромные объемы непроверенных данных. Поэтому существуют специальные конференции и митапы, которые выбирают опытных спикеров и сосредоточиваются на наиболее актуальных темах в своей области.

   Перед участием в бизнес-конференции рекомендуется ознакомиться с отзывами и просмотреть бесплатные видеозаписи выступлений. Это позволит оценить формат мероприятия и примерно определить уровень подготовки докладчиков.

2. У вас возникнут свежие идеи и стимул для их воплощения

   Посетив бизнес-конференцию, вы зарядитесь энергией от профессионального сообщества и получите мощный эмоциональный подъем. Общение с экспертами и наблюдение за их успехами будут вас вдохновлять и побуждать к достижению аналогичных результатов в вашей работе.

   

   Зачастую позитивный настрой, обретенный на конференции, превращается в свежие идеи и смелые решения. Это приносит пользу как компании, так и ее сотрудникам.

   Презентации и выступления являются лишь одной составляющей данного мероприятия. В определенных ситуациях намного полезнее общаться с докладчиками лично. Следует подойти к ним во время перерыва и задать свои вопросы.

3. У вас появится возможность установить полезные знакомства, поговорить с партнерами и конкурентами

   Более простой способ инициировать разговор – это встретиться за чашкой кофе во время перерыва, вместо общения через социальные сети или почту. Успешное участие в конференции может принести большое количество полезных контактов, которые впоследствии могут стать основой для долгосрочных деловых отношений и проектов.

   Также полезно следить за действиями конкурентов. Внимательно наблюдайте за их деятельностью на конференции: как они представляют себя, в чем превосходят и уступают.

4. Вы сможете представить свой продукт или проверить идею на практике

   На многих бизнес-конференциях есть выставочные площадки, и вы можете договориться с организаторами о размещении стенда для демонстрации вашего нового продукта или сервиса.

   Даже если вам придется заплатить за место, вы можете провести бесплатное маркетинговое исследование среди потенциальных клиентов, чтобы проверить новую идею, просто задав им вопрос о необходимости продукта.

   В рамках некоторых мероприятий вы можете представить свои идеи инвесторам, что открывает потенциальные возможности для вашего стартапа.

5. Вы можете делиться своим профессиональным опытом

   Не приходило ли вам в голову, что у вас уже есть необходимый опыт, чтобы выступить в качестве докладчика на конференции? Не стоит сразу отвергать эту возможность, даже если вам кажется, что публичные выступления не ваше. Может быть, именно вы сможете пролить свет на революционное решение одной из широко известных проблем, о которой другие даже не думали.

   

6. Ваше мышление станет более широким

   Помимо узкой специализации, необходимо активно следить за событиями и тенденциями в смежных отраслях, чтобы расширять свою компетентность. Время идет очень быстро, и если вы продолжите глубоко копать в одной теме, не выходя за её рамки, то в конечном итоге может оказаться, что ваши знания станут бесполезными, а кроме этого вы ничего не умеете. Важно быть готовым быстро обучаться и адаптироваться к новым профессиональным требованиям.

Критерии выбора бизнес-конференции для участия

После принятия решения о ценности выставок и конференций важно выяснить, какие стоит посетить, а какие пропустить, не нанося при этом вред развитию бизнеса.

Простым способом является изучение участия конкурентов на различных мероприятиях. Затем стоит подбирать нужные бизнес-конференции, которые наиболее соответствуют тематике. Если вы только начинаете посещать такие события, рекомендуется участвовать только там, где вы точно знаете, что это подходит для вашего бизнеса. Изучите список участников, спикеров, прочтите отзывы и посмотрите презентации докладов.

Рекомендуется рассчитать затраты на участие в мероприятии, также важно внести расходы на жилье и транспорт.

Если даже при видимых преимуществах стоимость участия в конференции для вашей компании является очень высокой, можно рассмотреть возможность посещения в качестве обычного гостя. Рекомендуется ознакомиться, походить и уже после думать, стоит ли в будущем платить за подобный ивент. Если ответ положительный, то обязательно внесите данное мероприятие при планировании бюджета на следующий год!

Определились с конференцией, утвердили финансовый план, настало время готовиться к поездке? Пока нет! После наступает самый увлекательный момент, который повлияет на итог всего мероприятия.

3 шага подготовки к участию в бизнес-конференции

Одно из ключевых действий, которое стоит предпринять перед участием в бизнес-конференции – заранее составить план действий. При подготовке важно выделить время на определение целей, разработку программы мероприятия и составление списка лиц для встреч на месте. Вы будете более осведомленным и сможете уверенно зайти на мероприятие, а также получите ценный опыт, который иначе мог остаться незамеченным.

Шаг 1. Определить свои цели и спланировать пути их реализации

Перед участием в конференции про бизнес важно определиться с тем, какие результаты вы ожидаете получить. Для начала спросите себя, почему вы решили пойти туда? Есть ли у вас в планах:

• сменить работу;

• найти новых подчиненных;

• установить новые деловые контакты;

• открыть новые стратегии в рабочей среде;

• изучить исследования конкурентов;

• найти возможности для привлечения новых клиентов.

После определения главной причины визита, напишите цели по методике SMART – конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и ограниченные по времени. Это важно для выяснения того, как будет выглядеть успех и как вы его достигнете.

Для примера, если главная задача – налаживание связей для последующего карьерного роста, SMART-цель может быть сформулирована так: «До окончания конференции получить контактную информацию минимум от пяти людей, работающих в компаниях, где есть вакансия, на которую я хочу».

Если вы стремитесь к знакомству и общению с новыми людьми, можно сформулировать следующее: «Ежедневно в течение конференции приглашать одного человека на кофе».

Постановка SMART-целей позволит вам точно определить свою задачу и разработать план действий для достижения успеха еще до выезда, а также принять нужные меры по прибытии, повышая вероятность выгодного проведения бизнес-конференции.

Шаг 2. Составить график и запланировать действия, требующие выхода из зоны комфорта

После определения ваших целей для участия в ивенте вы можете приступить к составлению плана действий, которые вы будете предпринимать во время пребывания на мероприятии.

Если главная задача бизнес-конференции – образование, уделите время изучению программы для составления расписания сессий, на которых вы желаете побывать. Если вы сомневаетесь насчет посещения конференции, найдите видеоматериалы на YouTube, презентации SlideShare или сообщения докладчиков в блогах, чтобы ознакомиться с темой и содержанием их выступлений, а также оценить их стиль.

Если ваша главная задача связана со взаимодействием с людьми (нетворкинг, поиск контактов, работы и т. д.), стоить уделить время исследованию аудитории, присутствующей на бизнес-конференции. Для реализации существует два способа:

• Если мероприятие предлагает мобильное приложение, скачайте его. Во многих можно посмотреть участников ивента, обмениваться сообщениями и устанавливать контакты до, во время и после события.

• Если у бизнес-конференции имеется свой хэштег Twitter, используйте бесплатный Tweetdeck для наблюдения за ним. По большей вероятности люди, приходящие на мероприятие, будут делать отметку.

После получения информации о присутствующих на ивенте создайте перечень людей по важности, которых вы хотите увидеть. Такой подход поможет вам сфокусироваться на реализации главных задач. Вы также можете заранее обратиться к людям, с которыми хотите встретиться до начала мероприятия, чтобы выяснить, готовы ли они пойти на кофе или обед во время события.

Если вам некомфортно или не подходит типичный нетворкинг, можно рассмотреть вариант связаться с организаторами бизнес-конференции, чтобы узнать о возможности стать волонтером на мероприятии. Это позволит встречаться и общаться с людьми в более неформальной и расслабленной обстановке.

Шаг 3. Сделать презентацию для лифта и задать оригинальные вопросы

При встрече с новыми людьми на конференциях часто спрашивают: «Какова ваша сфера деятельности?».

Именно поэтому следует подготовиться к короткому описанию себя и своей деятельности в лифте: кратко объяснить, кто вы, чем занимаетесь, и почему ваш собеседник должен быть заинтересован. Рекомендуется делать форму презентации простой. Удостоверьтесь, что упомянули главные детали: имя, роль и организацию, в которой работаете. После объясните человеку, почему вы здесь и какие результаты хотите достичь.

В целом, вы можете сказать следующее: «Привет, я Стефани. Работаю в компании XYZ в Амстердаме на должности менеджера по продукту». [Возможно, вам могут задать вопрос о цели вашего присутствия на конференции.] «Я здесь, чтобы принять участие в семинаре, посвященном гибкой разработке, и узнать, как компании применяют принципы доступности веб-сайтов».

Вы быстро устанете повторять одно и то же в лифте, но это же относится и к другим. Если вы подготовите список интересных вопросов перед бизнес-конференцией, то сможете выделиться и дольше продолжать беседу.

При формулировке вопросов на конференции рекомендуется учитывать ваши цели. Например, если стремитесь найти новую работу, можете обратиться к менеджеру так: «Какие аспекты впечатляют вас во время интервью с новыми кандидатами на должность?». Если задача – исследовать новые подходы, можно задать вопрос: «Были ли у вас стратегии, которые поразили вас своим успехом?». А если цель – привлечь возможных покупателей, спросите: «Какая основная проблема вашего отдела в настоящее время?».

Лучше заранее спланировать творческие вопросы (так как это достаточно трудно), поскольку это сделает процесс беседы с интересными людьми на мероприятии более легким и содержательным.

Алгоритм подготовки доклада для выступления на бизнес-конференции

Стандартный формат презентации бизнес-конференции включает следующие этапы:

1. Решение о выступлении на конференции принимается примерно за три месяца до начала мероприятия.

2. Тема доклада и небольшая аннотация вместе с форматом и продолжительностью обычно представляются примерно за два месяца до конференции.

3. Сделанная презентация, расширенная аннотация, резюме и фотография – за месяц и ближе к ивенту.

4. Опубликование окончательной программы – хорошо, если это произойдет за неделю.

5. Сама презентация.

6. Неформальные разговоры и установление контактов на мероприятии.

7. Конечные итоги выступления – на протяжении трех дней после ивента.

В зависимости от предпочтений выступающего или особенностей мероприятия сроки могут быть пропорционально сокращены.

Для каждого из указанных этапов необходима соответствующая подготовка:

1. Наличие супер идеи или подготовленного материала не играет роли при принятии решения о выступлении.

2. Доклад может быть мотивирован внешними факторами (продвижение компании, PR и другие), а также внутренними (желание обменяться опытом, самопрезентация в профессиональной среде и прочее). Любая потребность имеет значение для процесса принятия решений.

3. После того как решили выступить, важно найти соответствующего слушателя («выпускающего»), предпочтительно с опытом публичных выступлений, и договориться о сотрудничестве, включающем помощь в выборе темы и названия, редактирование презентации и аннотации, проведение 2-3 длительных встреч для подготовки ближе к проведению мероприятия.

4. В формате юзер-стори напишите основную идею доклада. Найдите в вашем дне час свободного времени и поделите его на два, где в первые полчаса вы набросаете варианты, а во вторые – поработаете над формулировкой.

5. После определения основной концепции переходим к разработке заголовка и аннотации. Изучаем программу предыдущих или аналогичных мероприятий и краткое содержание интересных докладов. Это необходимо для гармонии вашего названия с темой. Напишите на листе 3-4 заголовка, которые вам подходят или просто понравились. Рядом придумайте свои названия, опираясь на первую часть главной идеи («хочу рассказать...»). Лучше не применять точные заголовки, это поможет сохранить место для творческого маневра. Приведем пример: «Отличная презентация по инструкции» звучит лучше, чем «7 этапов к докладу для новеньких».

6. То же самое делаем с аннотацией, на этот раз возьмите вторую часть концепции («для того, чтобы...»). Фокусируемся на описании проблем, которые будет решать выступление, а не на самом содержании доклада. Например, большинство людей испытывает страх перед выходом на сцену, и часто он связан не только с аудиторией, но и с неуверенностью в том, чего ожидать и как готовиться. "Делаю ли я все правильно?". В данном докладе будет рассмотрено, как достичь уверенности в процессе подготовки. Человек, чувствующий себя смелым и хорошо подготовленным, всегда вызывает положительное впечатление у слушателей.

7. При подготовке резюме важно обозначить место работы и несколько предложений о связи вашего опыта и темы выступления. Вы можете указать свои должностные обязанности, а не конкретную позицию в компании. «Геннадий Блок, эксперт по бизнес-процессам, в прошлом глава отдела консалтинга ITSM в системном интеграторе». Также можно использовать опыт компании вместо вашего: «Ольга Орлова, tutu.ru – с 2000 года один из крупных туристических порталов в России».

8. Если вам сообщили о вашем включении в список выступающих, поздравляем вас! Можно расслабиться, постепенно начать морально готовиться и собирать материал для доклада.

9. Подготовка разделена на две части: сбор материалов, включая презентацию (с пометками), схемы, картинки, данные, и организация выступления (заметки, прогоны, непредвиденные ситуации, образ и "самоуспокоение").

10. Так как создание презентации существенно зависит от темы, целевой аудитории и других факторов, рекомендуется ознакомиться с разнообразными материалами из Интернета по данной теме и выбрать понравившиеся. Следует учесть несколько важных моментов:

    • Не стоит недооценивать значимость доклада. Если у вас есть выбор между составлением плана выступления или оформлением слайда, приоритет следует отдать первому.

    • Необходимо пронумеровать слайды таким образом, чтобы цифры были видны на проекторе.

    • Делайте заметки: рассказ для отдельного слайда, главные предложения, шутки (если есть такие планы) и указание на тему следующей страницы. Лучше распечатать их и взять на мероприятие (или же скачать). Избегайте повторения текста со слайдов. Данные действия важны для непредвиденных ситуаций: паники и пассивной аудитории. Поэтому вы можете прочесть свои заметки.

    • Рассчитывая приблизительное время презентации, учитывайте 1-1,5 минуты на слайд.

    

11. Когда презентация подготовлена и осталось не более пары дней до срока ее отправки, рекомендуется организовать встречу с «выпускающим», она должна занять примерно 3-4 часа:

    • Представьте свою презентацию. В случае если вы запутались или заговорились, рекомендуется отметить на листе слайд и сделать краткую пометку об ошибке. Сохраняйте непрерывность повествования и не пропускайте важные моменты на слайдах, например, говоря такие фразы, как "это я уже знаю" или "зачем мне об этом говорить, это займет много времени".

    • Организатор не прерывает рассказ, пока вы не завершите.

    • По завершении доклада проведите обсуждение общего впечатления и возможных моментов, требующих корректировки.

    • Если необходимо, сделайте поправки в работе.

    • Повторите всю подготовку, сохраняя тот же формат.

12. После размещения программы обратите внимание на время, выделенное для выступления, и внимательно изучите темы параллельных презентаций и доклады, которые предшествуют и следуют за вашим. Это поможет приблизительно представить аудиторию.

13. Заранее выберите подходящую одежду и обувь для выступления и подумайте о запасном варианте.

14. Приготовьте свои визитки и/или создайте QR-код со своим адресом электронной почты на телефоне.

15. Перед началом следующего доклада воспользуйтесь перерывом, чтобы встать на место, где вы будете выступать, обратите внимание на аудиторию и выберите место, где будет удобнее стоять (без ярких прожекторов и проводов, которые могут мешать).

16. Возьмите достаточное количество воды, не следует пить кофе перед выступлением.

17. Рекомендуется послушать выступление перед вами.

18. После его окончания обратитесь к техническому персоналу, чтобы они проверили работу презентации и подсказали, куда говорить.

19. Скажите слушателям подходящие вам правила ответов на вопросы, которые будут задаваться во время или после выступления, и следуйте им.

Что делать после участия в бизнес-конференции

Несмотря на то, что вы захотите отдохнуть после ивента, у вас до сих пор остаются обязанности, требующие выполнения. Рекомендуется взять выходной от работы после того, как прошла бизнес-конференция, чтобы организовать свои заметки и написать людям, с которыми познакомились. Иначе вы обратите внимание на почтовый ящик, полный писем, и не вспомните про главные задачи по окончании мероприятия.

Дальнейшие действия

На протяжении 24 часов после завершения бизнес-конференции подробнее узнайте про контакты, с которыми хотите взаимодействовать.

Важно не забывать напоминать людям о вас и теме обсуждения на мероприятии. Стоит предложить им принять участие в каких-то действиях. Например, пригласите на встречу с вашей командой, предложите пообедать вместе, чтобы узнать больше об их пути к успеху или позовите на ближайшее сетевое событие. Это поможет укрепить отношения и сделать этого человека вашим союзником.

Напишите про опыт выступления на бизнес-конференции

Одна из эффективных стратегий для обработки и сохранения полученного опыта на мероприятии – написание статей, в которых вы сможете осмыслить и закрепить полученную информацию.

Сделайте записи в блоге про понравившиеся занятия, новые полученные знания и планы действий, основанные на участии в конференции. Письменное изложение опыта поможет систематизировать информацию, пока она не исказилась со временем.

Подумайте о возможности распространить свои блог-посты через социальные сети, используя хэштеги мероприятия. Данное действие позволит подписчикам прочитать резюме других слушателей и узнать новые взгляды на обсуждаемые темы, увидеть иную интерпретацию планируемого применения полученных знаний. Также это поможет связаться с людьми, с которыми вы не встретились на бизнес-конференции.

Расскажите об этом коллегам

После возвращения на работу поделитесь с командой полученным на ивенте опытом. Помимо распространения знаний, подотчетность, связанная с этим процессом, поможет проанализировать информацию более критически и рассмотреть ее применимость к вам и коллегам.

Не обязательно повторять каждую идею из всех выступлений. Найдите самые интересные или те, которые отражают сильные и слабые аспекты у команды.

Если в силах, приступайте к реализации полученных знаний ко времени презентации команды. Возможно, вы нашли инструмент для применения в своем коллективе. Протестируйте его пробную бесплатную версию, так вы сможете изучить все особенности, чтобы потом продавать коллегам. Или если хотите испытать новую стратегию общения, которая, вероятно, улучшит дух команды. Рекомендуется начать использовать эту тактику и наблюдать за ее эффективностью, чтобы затем делиться своими выводами.

8 этапов организации своей бизнес-конференции

Каждая бизнес-конференция требует присутствия организатора, по-другому – менеджера по проведению мероприятий. Сотрудник на данной позиции отвечает за планирование, координацию и последующее сопровождение ивента. На месте, где будет проводиться событие, всегда должен быть такой человек. Он обязан решать все появляющиеся вопросы и следить за развитием мероприятия.

Необходимо принять во внимание последовательность организации ивента во время планирования и подготовки. Внимательно рассмотрим ключевые аспекты.

1. Идея бизнес-конференции

   Для достижения высокого уровня организации конференции важно ясно представлять основную концепцию мероприятия. Главная идея обеспечит связь между всеми выступлениями и докладами, что позволит каждому участнику ясно понять тематику бизнес-конференции. При случае открытого ивента правильно выбранное название успешно привлечет целевую аудиторию.

2. Составления плана бизнес-конференции

   Определив тему, требуется составить план мероприятия. При проведении конференции, рассчитанной на несколько дней, особую роль играет разработка проекта. Рекомендуется составить детальное расписание с учетом распределения времени на отдельные части мероприятия, в том числе культурная программа, обеденный перерыв и отдых.

   

   Требуется тщательно спланировать порядок докладов, выступлений и презентаций, чтобы обеспечить логичный переход от одного к другому. Важно установить нормы проведения бизнес-конференции, по которым будет установлена продолжительность сообщения. По завершении каждого выступления требуется предоставить время для ответов на вопросы.

3. Составление списка лиц, которые будут участвовать в конференции

   Состав участников формируется с учетом главной тематики и концепции мероприятия. Ответственное лицо собирает список выступающих и посетителей и отправляет им приглашения. Каждый докладчик бизнес-конференции – профессионал в конкретной отрасли. Все заинтересованные лица имеют возможность присутствовать в роли гостей, а также организаторы могут позвать особо значимых специалистов или известных личностей. При отправке приглашений и размещении рекламы в СМИ необходимо помнить, что любой ивент имеет свою целевую аудиторию, то есть люди, которым интересна данная конференция по заданной теме.

4. Поиск финансирования бизнес-конференции

   Для маркетолога данный процесс может оказаться сложной задачей. Особенно это относится к мероприятиям высокого уровня, где стоит привлечь спонсоров.

   Около 0,5 % зарегистрированных докладчиков могут быть собраны благодаря информационным спонсорам. Основная их роль состоит в размещении узнаваемых логотипов на приглашениях, что говорит о высоком статусе ивента. Также плюсом будут статьи об итогах мероприятия, которые выпустят спонсоры после проведенного события.

   Рекомендуется привлекать финансовых спонсоров, чья целевая аудитория совпадает с вашей, но которые не предлагают конкурирующие товары. Например, если вы являетесь дистрибьютором чьей-то продукции, разумным решением будет привлечение вендорских финансов. Чем более успешное будет ваше событие, тем больше вероятность, что спонсоры будут активно предлагать свою поддержку и сотрудничество.

   Важно уметь отклонять предложения спонсоров. Выступления, которые имеют рекламный характер продукции, должны ограничиваться 10 % отведенного времени и быть связаны с темой бизнес-конференции.

5. Определение локации и времени проведения

   В ходе организации ивента предварительно устанавливаются место и время проведения. При определении пункта следует учитывать некоторые важные факторы. К примеру, если решено провести событие в офисе компании, требуется выбрать специально оборудованный зал или иное подходящее пространство. При отсутствии нужного места можно рассмотреть возможность аренды конференц-зала. Таким образом, необходимость в самостоятельном обеспечении оборудования и материалов для мероприятия отпадает. Аренда помещения для бизнес-конференции представляет особую выгоду для компаний и частных лиц, действующих в небольших городах, где отсутствуют достаточно просторные помещения в их офисах для проведения подобных мероприятий.

   При организации конференции, рассчитанной на несколько дней, важно обеспечить удобное размещение для посетителей и участников. Идеальным вариантом будет наличие отеля рядом с пунктом проведения ивента для проживания докладчиков.

6. Подготовка и оформление места

   Техническое оснащение мероприятия является крайне важным. Наличие достаточного количества микрофонов, проекторов, компьютеров, ноутбуков и иного нужного оборудования позволит провести бизнес-конференцию на высшем уровне, обеспечивая максимальную информативность.

   Необходимо правильно организовать расположение мест в аудитории, чтобы каждый имел хороший обзор и слышал происходящее. Перед тем, как начнется ивент, следует проветрить пространство и подготовить столы, разместив на них пособия, ручки, бумагу, рекламный материал, программки, буклеты, справочную литературу и другое.

7. Планирование и проведение встречи и отдыха для участников

   На конференции требуется, чтобы каждый участник зарегистрировался. Если места распределяются по именам, отдельному лицу предоставляется свое кресло. Гостям, прибывающим из далеких мест, дается трансфер до бизнес-конференции.

   

   При продолжительном мероприятии важно предусмотреть обед или ужин для выступающих. Если бизнес-конференция рассчитана на несколько дней, необходимо заранее организовать полноценное питание и предложить разнообразные варианты культурного отдыха гостям.

8. После завершения события

   После завершение ивента организаторы все еще продолжают работать. Необходимо уделить особое внимание обеспечению информационной поддержки. Размещение статей о событии в СМИ поможет укрепить положительный образ о компании, а также может быть эффективным методом рекламы. Есть возможность попросить участников написать отзывы про мероприятие и сказать о впечатлениях про пользу бизнес-конференции.

Кто предоставляет услуги по организации бизнес-конференций

Какие фирмы занимаются организацией бизнес-конференций?

1. Специализированные агентства

   Такие компании занимаются организацией конференций и иных корпоративных мероприятий. Работники агентств отвечают за составление пакета заказа, разработку программы ивента и координацию всех этапов создания события. Их прямые обязанности – поиск нужного места, которое подбирается по требованиям и пожеланиям клиента, обеспечение его нужной техникой и дополнительными возможностями по запросу заказчика. Иногда предлагается комплексный набор услуг.

2. Туристические агентства

   Компании, разбирающиеся в сфере туризма, организуют бизнес-поездки и конференции на территорию России и за рубежом. Некоторые подобранные группы агентств и фирм, специализирующихся на туризме, совпадают в сфере MICE (Meetings, Incentives, Conference, Events).

3. Event-агентства

   Они специализируются на организации деловой и развлекательной стороне события. Обычно к ним приходят за тем, чтобы они придумали уникальный сценарий для мероприятия и создали культурно-развлекательную программу.

4. Рекламные агентства

   Рекламные агентства полного цикла организуют мероприятий в бизнес-среде, чаще всего это пресс-конференции или встречи с представителями СМИ.

5. Консалтинговые агентства

   Определенные консалтинговые компании предоставляют возможность аренды помещений партнеров для организации деловых встреч.

5 проблем в организации бизнес-конференции

Отсутствие новой информации

Иногда на бизнес-конференциях в одной области повторяются спикеры с одинаковыми презентациями. Гости, заплатившие деньги за присутствие, ожидают получить новые знания. Важно принять во внимание возможность негативных отзывов со стороны участников конференции, если им не представили актуальную информацию. Чтобы предотвратить такую ситуацию, организаторам следует обсудить с каждым спикером оригинальность содержания презентации, эксклюзивность тем.

Даже при участии известных участников важно обеспечить свежесть и уникальность их презентаций. Организаторам следует поставить перед спикерами требование представлять эксклюзивный контент. Таким образом, они могут обеспечить интерес и ценность для слушателей, несмотря на известность выступающего. При организации конференции важно следить за подготовкой презентаций. Чтобы гости мероприятия остались довольными, важно запросить и оценить тезисы, конспекты, планы и презентации выступающих.

Участники могут использовать различные уловки. Они имеют возможность заявлять о трех отдельных докладах для трех различных бизнес-конференций, однако уникальность презентации и выступления будет максимально 15 %. Необходимо следить за этим и не допускать попытки участников обойти вас.

Ценовые игры

Не рекомендуется использовать следующие методы для увеличения среднего чека ивента:

• В дополнение к обычным входным билетам не стоит предлагать сомнительные VIP-приглашения, включающие закрытые ужины и другие элементы программы, предназначенные только для ограниченного числа лиц.

• Предлагать разные ценовые категории на билеты в зависимости от близости или удаленности мест от сцены.

• Изменять цену конференции по причине участия известных личностей.

• Увеличивать престижность мероприятия путем выбора дорогого и престижного места, что влечет за собой повышение цены билета.

Стремитесь реалистично анализировать ситуацию на рынке и устанавливать разумную стоимость бизнес-конференции. При подготовке мероприятия обратите внимание на финансовые возможности целевой аудитории. Например, если ваша цель – привлечение людей из малого бизнеса, то выбор места для проведения события должен быть адаптирован к ним. Не имеет смысла организовывать конференцию в «Сколково» или приглашать спикеров из дорогих британских агентств. Вместо этого следует работать с теми ресурсами, которые у вас есть.

Сокращение расходов во всем

Важно не экономить на обслуживании спикеров ивента. Ваше желание сократить бюджет не должно негативно сказываться на качестве бизнес-конференции.

Важно прежде всего обеспечить участникам конференции качественное питание. Даже при условии, что бизнес-конференция проходит в дневное время, многие все равно захотят есть. И хлеб с майонезом здесь не поможет. Хороший способ – установка бесплатных стоек с горячим кофе и чаем, а также предложение легких закусок. На практике доказано, что это незначительные траты, но с помощью такого метода повышается настроение людей. При продолжительной конференции необходимо учесть наличие перерыва и предоставить гостям возможность насладиться обедом.

Выбором места для проведения бизнес-конференции надо заняться заранее, не берите варианты с тесными, плохо проветриваемыми и некомфортными пространствами. Особое внимание следует обратить на акустику зала, где будут выступать спикеры. Если событие является образовательным, важные аспекты – правильное освещение, качественное функционирование технического оборудования, доступ к быстрому и надежному Интернету, а также наличие модератора для организации и проведения бизнес-конференции.

Необходимо также учесть организацию досуга и культурной программы. Будет замечательно, если место проведения конференции предоставит зоны отдыха и достаточное количество площадок для неформального общения. Для создания атмосферы релаксации и развлечения участников рекомендуется включить в программу конкурсы, лотереи и розыгрыши призов.

Человеческий фактор

Важно реалистично проанализировать то, как себя ведут гости и выступающие. Есть возможность, что будут присутствовать не только высокообразованные, культурные и воспитанные люди, предприниматели и профессионалы. Иногда случается, что участники могут украсть чайные пакетики или взять с собой освежители воздуха. Важно заранее быть готовыми к возможным инцидентам такого рода и не сильно огорчаться из-за этого.

Непредсказуемое поведение может проявиться как у спикеров, так и у гостей. Поэтому важно быть готовым к любым событиям, включая возможные отказы от выступлений со стороны докладчиков перед стартом ивента. Важно всегда иметь альтернативный план, на случай если ситуация не пойдет по задуманному сценарию. Предусмотрите заранее возможные замены для участников, которые могут вдруг отказаться выступать.

Слишком рано расслабиться

Важно проявлять внимание и осознанность как до и во время мероприятия, так и после. Даже при успешном прохождении всех этапов без серьезных проблем и подстав нет гарантии, что гости оставят положительные отзывы. Необходимо не пропустить опубликованные людьми отклики в Интернете и учесть их советы по повышению качества предстоящих бизнес-конференций. Следует тщательно обратить внимание на мнение посетителей мероприятия, особенно если вы только начинаете свою деятельность в этой сфере. Гости вашего ивента – ценные источники советов, которые помогут вам определить, что именно нужно улучшить и исправить.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Как подводить итоги

Готовим опросный лист, чтобы получить обратную связь от аудитории и увидеть мероприятие сквозь призму слушателей. Производим финансовую оценку, выясняем общую стоимость ивента и доход, рассчитываем уровень рентабельности.

Суммируя результаты бизнес-конференции предпринимателей, есть возможность определить NPS – индекс потребительской лояльности. Оценка итогов осуществляется следующим образом:

• NPS > 90 % – отличный результат;

• NPS < 90 % – важно выяснить у слушателей недостатки выступления и не допустить их при следующей презентации;

• NPS < 50 % – необходимо провести ребрендинг бизнес-конференции.

Здесь представлена лишь часть рекомендаций по организации мероприятий. Если вы занимаетесь проведением тренингов для развития лидеров компаний, помните о формате конференций. Ведение эффективного бизнеса также предполагает обмен опытом, информирование аудитории и сообщества профессиональной среды о проектах и достижениях, создание группы с единой целью.

Кроме посещения управленческих ивентов, главам также стоит обратить внимание на участие в отраслевых конференциях, в том числе и возрастающее число онлайн-конференций, проводимых в России и за рубежом.

Автор статьи

Алексей Бояркин

Сооснователь компании «Генератор продаж»

Последние статьи этого автора:

• Бенчмаркинг компании: примеры из зарубежной и российской практики
• СTА-элементы, которые привлекут в 2 раза больше клиентов
• Формула рентабельности продаж: пример расчета

Забрать подарки
из закрытой базы

Скачать 7,4 MB

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB