Должностная инструкция руководителя отдела продаж – зачем нужна и как составить

Что это такое? Должностная инструкция руководителя отдела продаж (РОП) – официальный документ, который прилагается к трудовому договору. В ней очерчены все обязанности, которые ставит перед ним руководство компании.

Из чего состоит? Утвержденной формы должностной инструкции для РОП нет, поэтому отдел кадров вправе составлять ее на свое усмотрение. Однако есть много шаблонов, в которых основные разделы – права, обязанности, ответственность, служебные связи.

Кто такой руководитель отдела продаж

Руководитель отдела продаж настраивает систему сбыта в компании. Его должностные обязанности зависят от масштаба и профиля деятельности организации. В небольшой компании в сфере B2B он управляет деятельностью менеджеров по продажам. В организации среднего масштаба РОП контролирует персонал и мотивирует на эффективную работу.

На крупном предприятии он занят стратегическим планированием, организацией обучения специалистов, разработкой системы грейдов, регулирует маркетинговую деятельность.

Источник: shutterstock.com

Требования к соискателю на должность:

• лидерские качества и умение управлять коллективом;

• знание основных этапов продаж, умение вести переговорный процесс и закрывать сделки;

• компетентность в сфере работы компания. Не получится руководить отделом продаж, если не знать продукт или услугу.

Многие собственники бизнеса ставят среди требований к кандидатам знание основ маркетинга.

Что должен знать руководитель отдела продаж

Основные компетенции РОП – эффективное управление отделом продаж и достижение целевых показателей.

Он должен обладать следующими знаниями и навыками:

• понимание того, как клиент принимает решение о приобретении товара/услуги;

• как создать систему сбыта, возможные варианты структуры и функционала;

• ключевые шаги воронки продаж, тонкости ее разработки и внедрения, основные метрики, которые нужно отслеживать на регулярной основе;

• скидочная система, в какой период лучше проводить акции для максимальной эффективности бизнеса;

• сегментация и оценка лидов с целью повышения продаж;

• система мотивации подчиненных;

• основные ошибки в продажах, которые нельзя допускать;

• какие показатели нужно отслеживать для аналитики сбыта;

• каким образом отрабатывать теплых клиентов, стандарты коммуникации с покупателями.

Базовая компетенция, прописанная в должностной инструкции руководителя отдела продаж, – это управление персоналом. На практике РОП может стать менеджер, показывающий высокие личные результаты. Нельзя однозначно сказать, что это – лучший вариант. Помимо умения продавать, РОП должен понимать, как сформировать сплоченный коллектив профессионалов. Неопытный руководитель может негативно влиять на устоявшиеся бизнес-процессы.

Значимы и практические навыки РОП. Он должен быть уверенным пользователем CRM-системы, уметь считать коэффициент конверсии, понимать тонкости воронки сбыта. Опыт личных продаж – важный фактор: РОП должен обучать специалистов эффективно вести покупателя до покупки.

Должностные обязанности руководителя отдела продаж

Список функций, которые должен выполнять РОП, определяет работодатель. В одной компании может ставиться цель формирования сильной команды. В иной – создание, внедрение скриптов для воронки продаж, или анализ CRM-систем, выбор подходящей и внедрение в организацию. В должностной инструкции руководителя отдела продаж прописывают его основные функции.

Осуществляет стратегическое управление h3

Это все, что относится к продажам: позиционирование бренда, проведение SWOT-анализа, разделение целевой аудитории на группы, разработка или совершенствование уникального торгового предложения. Это обязанности РОП, а не рядового специалиста.

Источник: shutterstock.com

РОП решает следующие задачи:

• Разрабатывает план продаж. Если бизнес только стартует, то РОП ставит планы. Для компаний, занявших определенную долю рынка, проектирование выстраивается на базе имеющихся метрик. Такой стратегический документ, как план продаж, содержит финансовые цели, прогнозы количества сделок и пути их достижения. Если РОП не примет участие в его разработке, то есть риски, что эти ориентиры не будут достигнуты.

• Способствует совершенствованию потребительских качеств товара/услуги. Именно РОП анализирует обратную связь и в этом смысле гораздо ближе к клиентам, чем технологи и тестирующие продукт специалисты. Он знает все плюсы/минусы товара, так как знаком с отзывами, понимает, устраивает ли клиентов качество. Если надо оптимизировать характеристики продукта, то РОП инициирует обновление продуктовой линейки.

• Занимается разработкой стратегии продаж. Основа – статистика компании и портрет клиента. Стратегия продаж базируется на ответах на ряд вопросов. Каковы основные потребности клиентов? Как работать с возражениями и доводить потенциальных покупателей до покупки? Какие есть способы удержания клиентов и как осуществлять дополнительные продажи? Какой сегмент покупателей приоритетен по уровню доходов и лояльности? Проработкой ответов на эти вопросы занимаются РОП и маркетологи.

Осуществляет оперативное управление

Это работа по руководству отделом продаж. Прежде всего, это сбор отчетов и аналитика, регулярный контроль активности персонала, оценка его работы по итогам периода, периодический анализ степени достижения показателей плана.

В должностную инструкцию руководителя отдела продаж обычно не включают итоги личной реализации. Он должен контролировать выполнение планов подчиненными. Также он следит за качеством работы с покупателями и оказывает содействие в сложных сделках и трудных вопросах. РОП контролирует ведение документооборота, деловых переговоров на уровне руководства, отвечает за расширение базы клиентов и их сегментацию, задолженность по крупным заказам.

Контролирует текущие бизнес-процессы

Большинство процессов, протекающих в организации, оказывают влияние на продажи. Текущие обязанности РОП делятся на три типа:

1. Основные – процессы, обеспечивающие выручку организации, начиная с первого взаимодействия с потенциальным покупателем до заключения сделки и получения денег. Все эти бизнес-процессы контролирует РОП.

2. Сервисные – то, что не связано с выручкой. Это расходная часть компании, включающая заработную плату персонала, закупку расходных материалов и логистические траты. Из этого складывается себестоимость товара. РОП должен знать все сервисные траты и взаимодействовать с профильными отделами компании, непосредственно отвечающими за организацию данных бизнес-процессов, например, с отделом логистики.

3. Управленческие: постановка целей, разработка проектов и планирование. РОП должен быть в курсе всех вопросов, касающихся развития компании, тактики и стратегии.

Управляет персоналом отдела продаж

Успех компании во многом зависит от сотрудников. Одна из ключевых функций РОП – наем специалистов по продажам. Он занимается адаптацией персонала, контролирует их работу, организует тренинги, проверяет знание характеристик продукта, воронки и техник сбыта.

Акклиматизацию новичков указывают в должностной инструкции руководителя отдела продаж, даже если в компании есть HR-менеджер. Он занимается подбором сотрудников, исходя из портрета кандидата на должность, а РОП организует введение в профессию. Выполнение планов продаж – его основания задача, а не HR-менеджера.

Источник: shutterstock.com

Мотивационная составляющая также важна в работе РОП. Напряженный график труда часто приводит к выгоранию специалистов по продажам. Поэтому важно, чтобы РОП умел мотивировать персонал к эффективной профессиональной деятельности и стремился к удержанию сотрудников в компании. Этот начальник должен уметь понимать, как внедрить материальную и нематериальную систему стимуляции. К первому типу относятся премирование (итоги месяца, квартала, года), бонусы и подарки за высокие показатели продаж. Нематериальная мотивация – это мероприятия по сплочению коллектива, атмосфера поддержки и взаимопомощи в отделе, обучение сотрудников, а также возможность карьерного и финансового роста.

Зачем нужна должностная инструкция руководителя отдела продаж

В документе указаны полномочия и обязанности специалиста. В нем фиксируются ключевые моменты трудовых взаимоотношений с директором, сотрудниками в подчинении, подрядчиками, покупателями, заказчиками. Поэтому должностная инструкция относится к числу необходимой кадровой документации в организации.

Она нужна для упорядочивания профессиональных взаимоотношений РОП с сотрудниками в подчинении и другими специалистами. Должностная инструкция руководителя отдела продаж дает понимание директору компании, какую конкретно работу должен выполнять специалист. А РОП, ориентируясь на документ, осуществляет руководство группой и взаимодействие с другими частями организации. В итоге вероятность конфликтов ниже, а деятельность эффективнее.

Кроме того, должностная инструкция относится к внутренним документам компании. Она используется при возникновении трудовых и юридических разногласий.

Источник: shutterstock.com

Документ позволяет решать ряд ключевых задач:

• Делегирование полномочий и ответственности в организации. Инструкция обозначает функционал РОП и зоны его полномочий. Исключаются дублирование функций специалистами и спорные вопросы о подчиненности.

• Целеполагание на базе KPI. По должностной инструкции руководителя отдела продаж осуществляется разработка системы мотивации и оцениваются результаты работы РОП по конкретным метрикам эффективности.

• Обучение и адаптация подчиненных специалистов. Инструкция ускоряет процесс ввода в должность новичков компании.

• Внедрение стандартов в рабочие процессы. На базе четко прописанных требований к должности РОП может выстроить единую систему труда отдела продаж.

• Контроль выполнения РОП обязанностей со стороны директора компании и собственника бизнеса. Должностная инструкция – основа для оценки качества труда специалиста и внесения правок при необходимости.

Таким образом, документ способствует сбалансированной работе отдела продаж и достижению целей компании.

Принципы составления должностной инструкции руководителя отдела продаж

В инструкции прописываются все аспекты труда РОП и контактов с сотрудниками в подчинении, с вышестоящим руководством, а также организация рабочего процесса. Должностной регламент состоит из следующих разделов:

1. Общие положения

   Раздел является стандартным для большинства организаций. Не нужно бездумно скачивать образец должностной инструкции руководителя отдела продаж. Проанализируйте, что должно быть отражено в общих положениях с учетом специфики вашей компании.

   Основные положения:

   • Обозначение подразделения, к которому относится РОП, перечня лиц, которым он подчиняется.

   • Законодательные акты РФ, нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник (Трудовой кодекс Российской Федерации, Устав организации и др.).

   • На кого возлагаются права и обязанности РОП во время его отсутствия.

   • Иные положения, определяемые спецификой организации.

2. Должностные обязанности

   К ключевым функциям и направлениям деятельности РОП относятся:

   • составление планов сбыта отдела и на каждого специалиста, внесение корректировок;

   • организация эффективной работы менеджеров по продажам: постановка задач, контроль выполнения;

   • оказание содействия подчиненным в решении тяжелых вопросов, сопровождение на переговорах со сложными клиентами;

   • организация обучающих мероприятий, тренингов для сотрудников отдела продаж и мотивация подчиненных;

   • контроль поступления оплаты от заказчиков (совместно с финансовым отделом). Если она отсутствует, то РОП должен принять соответствующие меры.

   

   Источник: shutterstock.com

3. Ответственность

   РОП отвечает за:

   • выполнение плана продаж специалистами, находящимися в его подчинении;

   • организация деятельности отдела сбыта на базе внутренних локальных распоряжений;

   • неразглашение конфиденциальной информации об организации, личных данных клиентов;

   • обеспечение сохранности материальных ценностей;

   • соблюдение положений должностной инструкции и внутренних регламентов компании.

4. Права

   РОП в организации не должен быть номинальной единицей. Обладая правами, перечисленными ниже, он сможет работать максимально эффективно:

   • выдвигать инициативы и предложения, принимать необходимые меры по улучшению процесса продаж в организации;

   • осуществлять подбор специалистов в отдел и заниматься их обучением;

   • организовывать работу подчиненных, ставить задачи и контролировать их своевременное выполнение.

5. Взаимодействие с другими отделами

   В должностной инструкции руководителя отдела продаж указывается, с какими подразделениями организации и каким образом взаимодействует РОП. Например, финансовый отдел, отдел логистики и др. Прописываются полномочия РОП, а также то, как он получает необходимую для эффективной работы информацию.

Пример составления должностной инструкции руководителя отдела продаж, который можно взять за основу

Рассмотрим пример должностной инструкции руководителя отдела продаж, которую можно скачать и отредактировать под специфику компании.

Основные положения

• Определение должности. Руководитель отдела продаж – это специалист, отвечающий за выполнение плана продаж в компании.

• РОП подчиняется коммерческому директору, отвечающему за финансово-хозяйственные мероприятия и стратегию сбыта.

• Требования к должности:

• высшее образование (экономическое или техническое);

• управленческий стаж – от 3 лет. Для организации эффективной работы в сфере продаж нужен опыт в организации работы отдела и руководства специалистами.

От этого зависит место РОП в структуре бизнеса, требования к соискателю на должность и его квалификации.

Источник: shutterstock.com

Обязанности

1. Составляет план продаж и стратегию развития:

   • формирует аналитические отчеты по рынку, собирает и обрабатывает информацию о конкретных продуктах и услугах, анализирует потребности покупателей;

   • ставит цели по продажам (количество и сумма);

   • составляет годовые, квартальные и ежемесячные планы по городам, продуктовой линейке и целевой аудитории.

2. Подбирает сотрудников в отдел продаж:

   • оценка кадровой ситуации и необходимости в найме;

   • проведение интервью с кандидатами на должность и оценка их компетенций совместно с HR-менеджером;

   • наем и адаптация новичков.

3. Организует образовательные мероприятия и разрабатывает систему мотивации:

   • обучает сотрудников отдела продаж;

   • разрабатывает и внедряет систему финансовой и нематериальной мотивации;

   • организовывает мероприятия для сплочения коллектива.

4. Контролирует выполнение плановых показателей:

   • собирает данные, составляет отчеты по объемам продаж и анализирует динамику;

   • осуществляет сравнение плана и фактических показателей;

   • анализирует эффективность работы сотрудников, отклонения в реализации продуктов, региональные продажи;

   • определяет, с чем связано невыполнение плановых показателей, и принимает меры по корректировке.

5. Выдвигает предложения по стимулированию сбыта и штрафным санкциям:

   • создание системы премирования специалистов отдела продаж за перевыполнение плана;

   • разрабатывает систему штрафов за недостижение плановых показателей и срыв сроков;

   • выдвигает инициативы по системе мотивации персонала (материальной и неденежной).

6. Принимает участие в деловых переговорах с ключевыми клиентами:

   • проводит встречи с презентацией УТП компании для базовых потребителей;

   • осуществляет согласование основных условий договоров по объемам и стоимости;

   • содействует разрешению спорных вопросов и конфликтных ситуаций.

   

   Источник: shutterstock.com

7. Оптимизирует и развивает каналы сбыта:

   • составляет план мероприятий для продвижения продуктов и услуг;

   • организует деятельность по привлечению покупателей и работе с клиентской базой компании;

   • проводит анализ и оценку эффективности имеющихся каналов присоединения пользователей.

8. Составляет отчеты по KPI:

   • ведет годовую, квартальную и ежемесячную отчетность;

   • анализирует ключевые показатели: объем продаж, средний чек, коэффициент конверсии и т. д.;

   • составляет сводные отчеты для директора организации.

9. Осуществляет взаимодействие с другими подразделениями компании:

   • работает с отделом логистики, маркетинга, финансов;

   • согласовывает ключевые условия и контролирует их исполнение;

   • решает сложные вопросы и споры.

Права

1. РОП имеет право принимать решения:

   • утверждать плановые показатели и стратегии продаж;

   • ставить задачи подчиненным;

   • утверждать коммерческие предложения компании.

2. Право требовать от специалистов отдела продаж выполнения поставленных задач:

   • осуществлять контроль исполнения планов подчиненными;

   • поощрять сотрудников или штрафовать их по итогам работы;

   • требовать от подчиненных соблюдения внутреннего трудового распорядка и регламентов компании.

3. Право отстаивать интересы отдела продаж:

   • осуществлять переговоры с другими подразделениями компании;

   • озвучивать позицию отдела продаж начальникам других отделений;

   • отстаивать интересы своей группы и необходимость выделения ресурсов.

4. Право запрашивать данные для эффективной работы:

   • объем запасов, цены, логистические сведения и т. п.;

   • использовать данные других подразделений для аналитики и построения планов;

   • запрашивать необходимую отчетность, результаты исследований и прогнозы от иных отделов.

Вышеперечисленные права в должностной инструкции руководителя отдела продаж дают ему возможность работать максимально эффективно.

Источник: shutterstock.com

Ответственность РОП

1. За достижение плановых показателей:

   • персональная ответственность за выполнение намеченного;

   • может получать премию или быть оштрафован по итогам работы;

   • должен отчитываться директору компании за объемы и динамику продаж.

2. За соблюдение должностной инструкции, регламентов компании:

   • контролирует исполнение подчиненными функциональных обязанностей;

   • осуществляет контроль соблюдения правил внутреннего трудового распорядка, этики и норм корпоративной культуры;

   • привлекает сотрудников к ответственности за нарушения.

3. За дисциплину труда и мотивацию:

   • отвечает за соблюдение персоналом трудовой распорядка;

   • контролирует соблюдение техники безопасности на рабочем месте и санитарных норм;

   • поддерживает уровень лояльности специалистов отдела продаж.

4. За ведение отчетности:

   • должен предоставлять отчеты своевременно;

   • документы должны содержать точные и достоверные данные;

   • согласовывает отчеты с результатами деятельности отдела.

KPI

1. Объем продаж за месяц, год:

   • сумма выручки в рублях за период;

   • сопоставление с целевыми показателями;

   • анализ динамики продаж по сравнению с предыдущими периодами.

2. Число привлеченных клиентов:

   • число новых покупателей за месяц, квартал, год;

   • сопоставление с целевыми показателями плана;

   • анализ эффективности мероприятий по привлечению новых покупателей.

3. Средний чек:

   • средняя цена заказа/покупки;

   • динамика изменений среднего чека;

   • сопоставление с целевыми показателями.

4. Процент выполнения плана:

   • сопоставление фактического объема сбыта с заранее установленным;

   • процент выполнения плана по категориям: продуктовая линейка, региональные реализации, специалисты отдела продаж;

   • анализ эффективности работы отдела сбыта в целом и каждого сотрудника.

5. Кадровая текучка:

   • число уволившихся специалистов и принятых в компанию;

   • процент кадровой текучки за месяц, квартал, год;

   • динамика показателя и его влияние на работу отдела продаж.

Источник: shutterstock.com

Требования к предоставлению отчетов

1. Отчеты по продажам по итогам месяца:

   • сводная таблица по отделу продаж за период;

   • региональный отчет;

   • итоги по товарной линейке;

   • рапорт по каждому специалисту отдела.

2. Отчетность РОП должна включать:

   • сведения об объемах продаж (число, сумма);

   • процент выполнения плана;

   • динамика продаж по сравнению с предыдущими периодами;

   • рейтинг продуктов, регионов, специалистов отдела сбыта.

3. Сроки информирования:

   • РОП должен предоставлять отчеты директору в первую неделю месяца, идущего за отчетным;

   • по согласован с руководством срок информирования может быть продлен.

4. РОП предоставляет отчеты следующим должностным лицам:

   • гендиректор;

   • коммерческий руководитель;

   • заместитель РОП (для ознакомления).

Сотрудничество внутри компании

1. С отделом маркетинга:

   • согласовывает стратегию marketing-продвижения и рекламных кампаний;

   • запрашивает аналитические сведения по рынку, конкурентным продуктам, покупателям;

   • предоставляет информацию для аналитики и планирования.

2. С отделом логистики:

   • согласовывает планы поставок, запасы;

   • осуществляет контроль отгрузки товаров вовремя;

   • прогнозирует объем продаж для планирования закупок.

3. С отделом бухгалтерии:

   • отправка первичной документации по заказам;

   • получение сведений об оплате счетов, дебиторской задолженности;

   • согласование скидок, рассрочек, возвратов товара;

   • организация совещаний отделов по стратегическим, тактическим и проблемным вопросам;

   • оперативное решение возникающих вопросов.

Таким образом осуществляется взаимодействие всех подразделений компании.

Источник: shutterstock.com

Замещение в период отсутствия РОП

Вместо руководителя отдела продаж остается его заместитель, который решает следующие задачи на время отпуска этого должностного лица:

• контролирует оперативную деятельность отдела сбыта;

• принимает тактические решения;

• решает текущие задачи;

• стратегические и финансовые вопросы согласовывает с РОП по имейл, телефону или с директором компании.

• во время больничного РОП:

• замещает его на тех же условиях, которые прописаны выше;

• если РОП отсутствует длительный период, то этот специалист может быть назначен исполняющим обязанности;

• заместитель наделяется такими же правами, как и РОП, и несет персональную ответственность.

Возможность пересмотра должностной инструкции руководителя отдела продаж

Документ может пересматриваться ежегодно на базе таких оснований:

• новая стратегия и цели компании;

• модернизация, внедренные технологические процессы;

• корректировка штатного расписания и функций сотрудников;

• выявление недочетов в профессиональной деятельности.

Порядок внесения правок в должностную инструкцию:

1. выдвижение инициативы руководителем компании или HR-отделом;

2. согласование с юридической службой;

3. утверждение гендиректором;

4. ознакомление с правками (информация размещается на внутреннем портале компании, сотрудник ставит подпись в регламенте);

5. разъяснение директором на общем собрании организации;

6. хранение предыдущих вариантов должностной инструкции руководителя отдела продаж, чтобы отслеживать внесенные коррективы.

Пересмотр документа обеспечивает актуальность полномочий и обязанностей РОП в компании.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Должностная инструкция руководителя отдела продаж по профстандарту

Нет смысла искать универсальный вариант должностной инструкции руководителя отдела продаж в 2023 году, так как его нет. Рекомендуется выбрать документ из списка утвержденных профстандартов, который соответствует большинству функций РОП, и внести коррективы.

Сейчас есть утвержденные образцы для должностей, связанных со сбытом различных товаров:

• «Специалист по продажам информационно-коммуникационных систем» (Приказ Минтруда РФ № 679н от 29 сентября 2020 года);

• «Менеджер по продвижению и распространению продукции средств массовой информации» (Приказ Минтруда РФ № 535н от 4 августа 2014 года);

• «Менеджер по продажам в автомобилестроении» (Приказ Минтруда РФ № 678н от 9 октября 2015 года).

Источник: shutterstock.com

Часто задаваемые вопросы о должностной инструкции руководителя отдела продаж

Должностная инструкция руководителя отдела продаж –документ, в котором очерчены все обязанности, которые ставит перед ним руководство компании.

Как по закону нужно оформить должностную инструкцию руководителя отдела продаж?

Сначала текст документа нужно согласовать. После этого его распечатывают в одном экземпляре на фирменном бланке организации. Должностную инструкцию заверяют специалисты, имеющие соответствующие полномочия (директор,иные должностные лица). Печать ставить не нужно.

Какие есть требования к форме составления должностной инструкции?

Нет утвержденной законодательно формы. Работодатель вправе составить документ так, как пожелает. Удобнее использовать образцы должностной инструкции руководителя отдела продаж в качестве шаблона.

Какие ключевые показатели эффективности РОП нужно обязательно указать в должностной инструкции?

Главные KPI: высокий коэффициент конверсии, увеличение числа постоянных покупателей, новых и вернувшихся клиентов, положительная динамика закрытых сделок, рост среднего чека. Другие показатели зависят от обязанностей руководителя в компании.

РОП – это двигатель эффективной деятельности организации. Работа специалиста обеспечит стабильный рост выручки, что откроет возможность осуществлять вложения в модернизацию производства и обучение персонала. Важно подобрать компетентного руководителя и прописать его обязанности в должностной инструкции. Помимо прав специалиста, необходимо указать ответственность и то, какие инструменты он может использовать в работе.

Кроме профессиональных компетенций и опыта работы, большую роль играют личные качества РОП. Это целеустремленность, лидерство, открытость новым идеям и опыту, ответственность. Специалист, обладающий такими личными качествами, с большой степенью вероятности будет успешен в работе.

Автор статьи

Алексей Бояркин

Сооснователь компании «Генератор продаж»

Последние статьи этого автора:

• Бенчмаркинг компании: примеры из зарубежной и российской практики
• СTА-элементы, которые привлекут в 2 раза больше клиентов
• Формула рентабельности продаж: пример расчета

Забрать подарки
из закрытой базы

Скачать 7,4 MB

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB