Запрос коммерческого предложения: правила составления

Что это? Запрос коммерческого предложения (КП) представляет собой документ, рассылаемый заказчиком товаров или услуг потенциальным поставщикам. Он может исходить от частной компании и государственной организации.

Как составить? Если это запрос КП в рамках 44-ФЗ или 223-ФЗ, то при составлении необходимо действовать в соответствии с нормами, прописанными в законах. При подготовке частного запроса нужно руководствоваться здравым смыслом и правилами деловой переписки.

Что собой представляет запрос коммерческого предложения

Запрос коммерческого предложения – это специфический вид деловой переписки, в основном направленный на получение информации о товаре. Часто такие создаются с целью уточнения конкретных деталей.

Важно различать запрос коммерческого предложения и оферту, поскольку это совершенно разные понятия. Последняя представляет собой предложение совершить сделку, где условия указываются отправителем, и получатель либо принимает, либо отклоняет его. В отличие от этого, коммерческий запрос чаще всего ограничивается просьбой предоставить нужную информацию, без намерения непосредственно заключить договор.

Источник: shutterstock.com

Запросы формируются на основе различных источников, таких как буклеты, каталоги и объявления. Этот тип делового письма в целом не имеет строгой формы, однако при его составлении важно учесть несколько ключевых аспектов:

• Причина, по которой был направлен запрос.

• Товар, которым интересуется отправитель.

• Сроки и условия оплаты.

Этот процесс обеспечивает структурированное и целенаправленное взаимодействие, где каждый элемент запроса играет важную роль в формировании понятного и полноценного обращения.

Коммерческое предложения в рамках госзакупок

В рамках Федерального закона от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – 44-ФЗ) предусмотрено несколько методов определения стартовой цены договора.

Среди них особое внимание уделяется методу анализа сопоставимых рыночных цен, которому отдается приоритет в установлении и обосновании начальной цены сделки, особенно при ее заключении с единственным поставщиком. Согласно пункту 5 статьи 22 44-ФЗ для применения этого метода заказчик имеет право использовать информацию о стоимости товара, работы, услуги (ТРУ), полученную по запросу у поставщиков идентичных или однородных ТРУ.

Первыми считают:

• Продукты с одинаковыми функциональными, техническими, качественными и эксплуатационными характеристиками, учитывая страну происхождения и производителя. Незначительными внешними отличиями при этом можно пренебречь.

• Работы и услуги, если они обладают идентичными характеристиками и выполняются с использованием схожих методик, технологий и подходов подрядчиками с аналогичной квалификацией.

Источник: shutterstock.com

Однородными являются:

• Продукты со схожими характеристиками и аналогичными компонентами, что обеспечивает их взаимозаменяемость.

• Работы и услуги, не являющиеся идентичными, но обладающие схожими характеристиками и способностью взаимозаменяемости с коммерческой или функциональной точки зрения.

Необходимо обратить внимание на формулировку части 5 статьи 22 44-ФЗ, где подчеркивается, что поставщик идентичных ТРУ должен обладать опытом, соответствующим предмету закупки. Например, компания, специализирующаяся исключительно на поставке продуктов питания, не может предоставить коммерческое предложение по техническому обслуживанию автомобилей.

В дополнение к статье 22 44-ФЗ, следует отметить Приказ Министерства экономического развития РФ № 567 от 2 октября 2013 года, который утвердил «Методические рекомендации по применению методов определения начальной (максимальной) цены контракта и цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком, подрядчиком или исполнителем». Несмотря на разъяснительный характер, документ обладает существенной юридической значимостью, и его 3 раздел посвящен определению стартовой цены контракта методом сопоставимых рыночных цен.

Отличия запросов КП от частных и госкомпаний

С точки зрения заказчика и его юридического статуса выделяют две ключевые категории коммерческих писем:

• От частных компаний. Запросы поступают от широкого круга коммерческих организаций.

• От государственных и муниципальных учреждений, компаний с казенным участием.

Между этими двумя категориями существуют различия:

Эти различия проявляются в целях, содержании и способах предоставления коммерческих предложений, выстраивая персонализированные подходы для эффективного взаимодействия в рамках предпринимательских и государственных процессов закупок.

Особенности запроса коммерческого предложения для госструктур

В контексте государственных бюджетных организаций процесс получения товаров и услуг подчинен строгим нормам, установленным Федеральным законом «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ. По этому закону, запрос коммерческий, или ценовой информации, – один из ключевых этапов выбора исполнителя при государственных закупках на конкурсной основе.

Источник: shutterstock.com

В отличие от частных просьб, государственный запрос коммерческого предложения согласно 44-ФЗ подчинен определенным требованиям:

• Документ обязательно публикуется в открытом доступе на сайте ЕИС – www.zakupki.gov.ru.

• При наличии опыта сотрудничества с подрядчиками, который превышает 1,5 года, и намерении заключить с ними новый контракт, организация обязана уведомить приоритетных поставщиков (не менее двух юридических лиц или индивидуальных предпринимателей).

• Итоговое решение о заключении предварительного договора и подготовке соответствующей документации принимает экспертная комиссия.

• Согласно статье 31 закона 44-ФЗ, представителей заказчика и исполнителя, а также участников отбора, не должны объединять родственные связи.

В случаях, когда бюджетное учреждение предоставляет дополнительные услуги населению и занимается предпринимательской деятельностью с получением официального дохода, оно имеет возможность исключить некоторый объем закупок из-под жестких условий 44-ФЗ. Для этого надо воспользоваться более гибким Федеральным законом «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 № 223-ФЗ (далее – 223-ФЗ).

Однако даже в случае действия в рамках 223-ФЗ запрос на получение коммерческого предложения обязателен и оформляется с использованием той же формы, что и по 44-ФЗ, что подчеркивает стандартизацию процессов документооборота в рамках госзакупок.

Запрос коммерческого предложения по 44-ФЗ и 223-ФЗ

При подготовке частного запроса нужно руководствоваться здравым смыслом и правилами деловой переписки. Рассмотрим запросы коммерческого предложения по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Запрос в соответствии с 44-ФЗ

Согласно 22 статье Федерального закона № 44-ФЗ для применения метода сопоставимых рыночных цен заказчик может использовать информацию о стоимости товара, работы, услуги. Эти данные могут быть получены по запросу у поставщиков, осуществляющих сбыт идентичных предполагаемым к закупке ТРУ. В случае отсутствия такой информации, заказчик может использовать данные, полученные по запросу цен в ЕИС. По методическим рекомендациям, утвержденным Приказом Минэкономразвития РФ № 567 от 02.10.2013 года, рекомендуется отправлять просьбы о предоставлении данных о стоимости не менее чем 5 поставщикам, имеющим опыт снабжения соответствующими товарами, работами, услугами.

Запрос в соответствии с 223-ФЗ

Документ с просьбой о коммерческом предложении может быть использован и для закупок согласно 223-ФЗ. У него отсутствует четко регламентированная структура, поэтому каждый заказчик самостоятельно определяет форму запроса, при этом соблюдая деловой стиль письма и нормы коммерческого этикета.

Основная цель запроса коммерческого предложения – получение информации от максимального числа поставщиков для определения оптимальной начальной цены договора и заключения выгодной сделки. Текст такого документа от государственной компании должен включать:

• причину запроса (со ссылкой на 44-ФЗ);

• максимально точное и подробное описание объекта закупки, включая наименование, единицы измерения, требуемое количество, объем, артикул, технические характеристики;

• основные условия исполнения контракта: требования к схеме поставки, сроки проведения закупки, порядок оплаты, размер обеспечения исполнения контракта и условия гарантии;

• желаемый период предоставления ценовой информации;

• указание на то, что ответ на запрос должен четко определять стоимость единицы товара и общую по контракту на условиях, указанных в этом документе, пример ее расчета, срок действия ценового предложения;

• ссылка на то, что проведение процедуры сбора информации о стоимости не влечет за собой обязательств заказчика, не является основанием для заключения договора.

Источник: shutterstock.com

Запрос КП согласно 44-ФЗ также должен содержать следующие сведения:

• полное наименование организации-заказчика;

• ее реквизиты: адрес (почтовый и юридический), номер телефона и прочие данные;

• ФИО ответственного лица, его должность и подпись.

Запрос подписывается уполномоченным специалистом и скрепляется печатью организации.

Этой же схемой рекомендуется пользоваться при составлении запроса согласно 223-ФЗ, так как она содержит исчерпывающую информацию.

В отличие от запроса КП от частной компании, в таком документе от бюджетной организации подробно прописываются технические характеристики и условия поставки необходимого товара, а также четкие требования к его качеству. В некоторых случаях для удобства составляют таблицу с описанием продукта, после чего следуют условия поставки.

Пошаговая инструкция работы с запросом коммерческого предложения

Инструкция предоставляет подробные шаги заказчика и исполнителя в рамках процесса запроса коммерческого предложения согласно 223-ФЗ, сохраняя все необходимые формальности и правила в соответствии с законодательством.

Для заказчика

1. Создание условий тендера, определение сроков выполнения, выставление условий для потенциальных участников и формирование технической документации.

2. Извещение о плане выполнения необходимых услуг, публикация этой информации на официальном сайте государственных закупок России.

3. Регистрация на электронной торговой площадке (ЭТП) для конкурсантов и подача коммерческих заявок; принятие их заказчиком.

4. Изучение всех поступивших предложений, проведение анализа и оценка, сравнение предоставленных преимуществ между участниками.

5. Выбор поставщика.

6. Составление протокола об итогах проведения коммерческого предложения в соответствии с законом 223-ФЗ.

7. Заключение сделки и составление протокола с победившим участником.

Для исполнителя

1. Поиск запроса коммерческого предложения на площадке ЕИС.

2. Анализ и определение выгоды для компании при возможной победе в выбранном варианте.

3. Оформление запроса на участие в коммерческом предложении (образец представлен ниже).

4. Ожидание, рассмотрение заявок.

5. При победе – заключение сделки с покупателем.

Правила составления запроса КП от частной компании

В процессе формирования запроса коммерческого предложения отсутствует жестко установленная структура документа, и каждая компания разрабатывает собственный шаблон. Хотя форма письма является произвольной, возможно использование заготовки, применяемой при государственных закупках, с ее адаптацией под особенности собственной фирмы.

Несмотря на отсутствие строгой формы, существуют рекомендованные элементы правильного запроса коммерческого предложения, которые способствуют составлению эффективного документа, благоприятно воспринимаемого потенциальным партнером:

• Реквизиты заказчика, такие как юридический адрес, ИНН, ОГРН и контактный номер телефона, могут быть включены в письмо. Обычно запрос КП составляется на фирменном бланке организации, содержащем все необходимые реквизиты. В случае его отсутствия реквизиты следует указать в «шапке» документа (допустим так: ООО «Санрайз», г. Москва, 115280, ул. Автозаводская, 26, офис 4, тел.: +7 (495) 215-00-00, e-mail: sunrise@gmail.com).

• Указание даты составления письма и исходящего номера для отчетности (например: 20.06.2022 г., № И-56).

• Заголовок, четко отражающий цель обращения (например: «Запрос коммерческого предложения на поставку мягкой мебели»).

• Вежливое обращение к потенциальному продавцу или исполнителю, которое может быть как персонализированным (например: «Уважаемый Дмитрий Михайлович»), так и обобщенным («Уважаемый поставщик»).

• Указание повода обращения заказчика («Наша компания открывает дополнительный офис и имеет потребность в закупке офисной мебели» и т.п.).

• Описание интересующего товара, включая наименование, габариты, уровень качества, а также уточнение требуемого объема и при необходимости – указание артикула.

• Просьба предоставить коммерческое предложение с указанием цен и условий поставки.

• Дополнительные данные: запрос на предоставление копий сертификатов качества и др.

• Установление предельного срока ожидаемого ответа (например: «Ответ просим прислать до 25.06.2022 г.»).

• Завершение письма благодарностью за внимание и выражение надежды на долгосрочное сотрудничество.

• Указание ФИО ответственного лица, его должности, и подпись с расшифровкой.

Получатель запроса КП обычно заинтересован в оперативном предоставлении ответа, учитывая потенциальную сделку. Поэтому желательно формулировать текст так, чтобы у получателя возникла заинтересованность в сотрудничестве. Данные в письме должны быть четкими: указать, кто вы, какой товар интересует, в актуальные объем и сроки. Упоминание источника информации о товаре и компании, а также выделение преимуществ сотрудничества, могут быть полезными («В дальнейшем мы планируем открытие двух новых филиалов, где нам потребуется мебель» и др.).

5 сценариев ответа на запрос коммерческого предложения

Запрос коммерческого предложения – это первый шаг к успешному взаимодействию. Прежде чем оформить его, важно все тщательно продумать. В современном мире, где ценятся оригинальность и чувство юмора, в деловой переписке все же лучше воздерживаться от их использования.

Такой запрос может быть передан в различных формах: письменной, электронной или устной. В любом случае ответ на него должен быть грамотным. На запрос КП он составляется на фирменном бланке с печатью и подписью руководства или ответственного лица. Структура ответного письма:

• Реквизиты компании.

• Обращение к покупателю в вежливой форме.

• Цель письма (например: «В продолжение нашего телефонного разговора отправляем Вам коммерческое предложение»).

• Актуальная цена товара или услуги.

• Полное описание с характеристиками, сроками поставки, выполнения работ, если таковые предусмотрены.

• Прикрепленные фотографии товара, эскизы и чертежи.

• Уведомление о том, что цены действительны на момент составления письма и подлежат индексации со временем.

Источник: shutterstock.com

Существует пять сценариев ответа на запрос, в каждом важны четкие и понятные формулировки:

1. Запрос после телефонного разговора. Воспользуйтесь данной стратегией после устного общения с заказчиком. Укажите на выполнение обещаний, сделанных в ходе телефонного разговора. Подчеркните надежность вашей компании и продемонстрируйте, как выполнение обязательств способствует установлению долгосрочных взаимоотношений.

2. Фокус на основной проблеме. Определите базовые трудности заказчика и предложите детальное решение. Объясните, как ваш продукт/услуга могут решить эти проблемы, подчеркнув выгоды для потребителя. Используйте конкретные примеры и статистику для убеждения в практической ценности предложения.

3. Эффект неожиданности. Привнесите элемент непредсказуемости в ваш подход, предложив уникальное решение, от которого трудно отказаться. Однако будьте осторожны с креативностью, чтобы не уйти в фамильярность. Сфокусируйтесь на выгодах для заказчика, сопровождая предложение профессиональным и деловым стилем.

4. Презентация товара. Вложите изображения в ваше письмо для визуального представления предлагаемых изделий. Объясните, как эти товары решают проблемы заказчика, какие уникальные характеристики сделают их отличным выбором. Поддержите ваши утверждения примерами успешных кейсов или отзывами клиентов.

5. Демонстрация предложения. Перейдите к основному вопросу, сдержанно, но с ясной заинтересованностью в сотрудничестве. Подчеркните ключевые выгоды вашего предложения и предоставьте конкретные детали, чтобы обеспечить ясность. Используйте дружелюбный, но деловой тон для поддержания положительного взаимодействия.

Перед отправкой запроса важно удостовериться в отсутствии ошибок, особенно в данных о фирме и лице, к которому обращаетесь. При использовании электронной почты не забывайте указать тему письма. Грамотный запрос обычно приводит к получению информативной реакции с коммерческим предложением, включающим и примеры продукции, цены и условия поставки.

Ответ следует оформить кратко, но содержательно, демонстрируя интерес к будущему сотрудничеству. Важно помнить, что реакция на запрос коммерческого предложения служит исключительно информационной цели и не содержит прямого призыва к заключению договора.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о запросе коммерческого предложения

Грамотное формирование письма и четкая стратегия представления материала создают положительное впечатление о компании и повышают вероятность успешного взаимодействия с потенциальным партнером. Стоит продумать детали запроса, возможно, посоветоваться с юристом, чтобы документ был готов к отправке и нес в себе все необходимые элементы. Важно обратить внимание на безопасность и провести проверку фирмы, с которой предполагается сотрудничество.

Какие категории лиц участвуют в коммерческом запросе предложений?

В процессе проведения коммерческого запроса предложений выделяют две основные группы:

1. Ограниченный перечень лиц (закрытые запросы предложений).

2. Свободный круг (открытые запросы предложений).

В случае запроса первой группы заказчик направляет уведомление конкретному исполнителю, и эта информация не публикуется в Общероссийский официальный сайт (ООС). Этот вид закупок регулируется 223-ФЗ. Открытые, наоборот, доступны для участия любому заинтересованному поставщику.

В какой форме проводится коммерческий запрос предложений?

Запрос коммерческих предложений может проводиться в:

• Электронной форме.

• На бумажных носителях.

В настоящее время отдается предпочтение формату первого типа, и в ряде случаев его применение обязательно. Исполнителям важно обеспечить наличие электронной цифровой подписи для участия в электронных запросах.

Заказчик обязан использовать электронную торговую площадку для приема заявок, что гарантирует конфиденциальность данных исполнителя, что невозможно в случае отправки заявок обычной почтой. Выбор ее осуществляется из числа существующих в интернете, и важно отметить, что заказчик не может размещать одно обращение на нескольких ЭТП.

Предоставляет ли подготовка коммерческого предложения преференции поставщику при участии в торгах?

В контексте 44-ФЗ она не обеспечивает поставщику каких-либо предпочтений со стороны заказчика. Этот закон не предусматривает возмещение затрат на подготовку предложения. Однако грамотная формулировка его текста может влиять на формирование начальной (максимальной) цены контракта, делая участие в государственных закупках более привлекательным.

Каков срок действия коммерческого предложения по 44-ФЗ?

Он определяется самостоятельно организацией и указывается в прайс-листе. Из-за быстро меняющейся экономической ситуации такие предложения могут быстро утратить актуальность. Срок действия считается от даты, когда стоимость считается действительной. Если он не указан, предложение считается бессрочным. Для его актуализации рекомендуется собирать обновленные данные перед каждой госзакупкой и взять сведения за полгода до даты проведения рыночного анализа. Использование прежних данных допустимо с пересчетом цены и учетом изменений в коэффициентах.

Как правильно составить запрос ценовых предложений?

Это деловое письмо, в котором компания выражает интерес к закупке товаров у поставщика. Для максимальной продуктивности сотрудничества в запросе следует четко указать пожелания по количеству и характеристикам товара. Поставщики обычно стремятся быстро реагировать на такие письма, поэтому указание крайнего срока оформления документа может ускорить получение информации. Запрос ценовых предложений схож с запросом коммерческого предложения, однако акцент делается на получение информации о стоимости товара.

Автор статьи

Алексей Бояркин

Сооснователь компании «Генератор продаж»

Последние статьи этого автора:

• Бенчмаркинг компании: примеры из зарубежной и российской практики
• СTА-элементы, которые привлекут в 2 раза больше клиентов
• Формула рентабельности продаж: пример расчета

Забрать подарки
из закрытой базы

Скачать 7,4 MB

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB