Скачайте ТОП-40 примеров коммерческих предложений, которые увеличат количество заявок в 5 раз
pdf 12,3mb
Скачать бесплатно
×
Бизнес-ассистент: виды, задачи, рекомендации по найму
Вернуться к Блогу
27.09.2023
4778

Время чтения: 10 минут

Нет времени читать?
Отправить материалы на почту

Бизнес-ассистент: виды, задачи, рекомендации по найму

Кто это? Бизнес-ассистент – специалист, берущий на себя часть обязанностей руководителя, как правило, рутинных процессов, отнимающих много времени. Сюда входят: организация и контроль встреч, сопровождение и даже замещение.

На что обратить внимание? Бизнес-ассистент – больше, чем помощник, так как должен обладать компетенциями, а не только решать личные проблемы начальника. Выбрать такого человека непросто, поэтому нужно спланировать наём и избежать частых ошибок.



Суть работы бизнес-ассистента

Бизнес-ассистент – это человек, который выполняет различные задачи, входящие в обязанности руководителя. Он работает с бизнес-процессами своего начальника и находится в курсе всех событий, происходящих в компании. Бизнес-ассистент является ключевым сотрудником, который формирует рабочее расписание руководителя организации или конкретного подразделения.

Суть работы бизнес-ассистента

Данный специалист разгружает руководство, беря на себя рутину. Обычно бизнес-ассистент решает только рабочие вопросы. Но в его круг обязанностей может входить и выполнение личных заданий руководства (организация деловой встречи в ресторане, заказ такси и др.). В основные задачи ассистента входит работа с документацией, переговоры с партнерами, планирование, ведение проектов, общение с клиентами.

Наличие этой должности может поднять эффективность всей компании. Ассистенты бывают у руководителей фирм, подразделений и отделов. Но в любом случае сотрудник должен разделять взгляды своего начальника. Благодаря этому помощник будет лучше его понимать и сможет быстро принимать правильные решения.

Подчиненному должно быть комфортно при взаимодействии с начальником, ведь с ним придется проводить очень много времени. При этом в некоторых компаниях ассистентов нанимают на удаленную работу. Однако таких вакансий еще довольно мало.

Рассмотрим конкретный пример, который демонстрирует пользу ассистента. Допустим, начальник не успевает на переговоры с партнерами. Бизнес-ассистент может заменить руководителя, начав презентацию без него. Так начальник сохранит деньги, время, получит выгодное сотрудничество. Если бы помощник работал удаленно, опоздание привело бы к срыву мероприятия. Но этого типа трудоустройство имеет и преимущества. Если помощь нужна блогеру, физическое присутствие ассистента не требуется. Оно может даже мешать творческой активности инфлюэнсера.

Читайте также!

«Пример предложения о сотрудничестве: просто следуйте инструкциям!»
Подробнее

Бизнес-ассистенты требуются следующим лицам:

  • предпринимателям;

  • руководителям среднего и высшего звена;

  • коучам и тренерам;

  • психологам;

  • интернет-преподавателям и т. д.

Навыки и знания, которые необходимы бизнес-ассистенту, зависят от сферы деятельности, в которой он будет работать. Ему нужно быть максимально самостоятельным и ответственным.

Ассистент должен уметь принимать решения без помощи руководителя. Надежность – еще одно качество, которое требуется помощнику. Руководитель должен иметь возможность полностью положиться на ассистента. Иногда эти сотрудники владеют очень ценной информацией. Если данные попадут к третьим лицам, то компания может очень сильно пострадать. Зачастую таких специалистов пытаются переманить другие организации.

Развитие современных технологий подарило руководителям многих компаний надежду на то, что задачи бизнес-ассистента будут выполняться искусственным интеллектом. Но на данный момент далеко не все функции людей могут быть переданы ИИ. Личный бизнес-ассистент может находить нестандартные решения, помогать начальству в экстренных ситуациях, брать на себя часть его обязанностей, додумывать разные идеи, составлять планы и многое другое. И это – далеко не весь перечень умений ассистента руководителя. На данный момент машины не способны решать все эти задачи столь же эффективно, как живой человек.

Отличия бизнес-ассистента от помощника и секретаря

Между личным помощником и бизнес-ассистентом есть ряд важных различий. В первом случае не нужны деловые навыки для решения разных задач (проводить переговоры и др.). Личный помощник, как понятно из названия, выполняет частные задачи начальника. А бизнес-ассистент нацелен на решение вопросов компании. У него должен быть шире кругозор, так как приходится разбираться в разных сферах бизнеса. Помощник менеджера обычно специализируется в определенной области: в коммуникациях, корпоративном праве, маркетинге, HR и т. д.

Бизнес-помощник также очень сильно отличается от секретаря, который играет роль офисного работника, обрабатывающего корреспонденцию, отвечающего на звонки, принимающего посетителей и выполняющего другие задачи.

Читайте также!

«Примеры маркетинговых стратегий: от Apple до Барака Обамы»
Подробнее

Необходимые умения и качества бизнес-ассистента

Рассмотрим группы навыков и умений, которыми должен владеть эффективный бизнес-ассистент.

Ведение документации:

  • составление деловых писем, различных бумаг, заявлений, договоров, распоряжений, всевозможных отчетов и т. д.

  • корректирование писем и бумаг, которые составлял руководитель;

  • составление приказов, создание презентаций, проектов документов;

  • работа с почтой (сортировка сообщений по уровню важности и срочности, отправка ответов, уведомлений и требований).

Умения и качества бизнес-ассистента

Тайм-менеджмент:

  • составление и планирование графика;

  • определение приоритетности задач, оформление и отслеживание расписания начальника;

  • грамотное планирование своего рабочего времени;

  • фиксация задач и сроков их выполнения, своевременное напоминание о них начальнику;

  • оптимальная организация рабочего дня руководителя;

  • информирование о дедлайнах, встречах, поездках и других бизнес-мероприятиях.

Организация деловых мероприятий:

  • подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, в которых участвует начальник;

  • составление протоколов, отправка уведомлений и пригласительных писем сторонам бизнес-встреч, создание документов по результатам проведенных мероприятий;

  • организация командировок.

Бизнес-ассистент может работать заместителем руководителя, беря на себя обязанности второго лица компании. В этом случае ему нужно:

  • иметь необходимые профессиональные знания, решать задачи в разных сферах;

  • уметь управлять работниками предприятия (включая первых лиц), взаимодействовать с руководителями подразделений, отслеживать процессы выполнения задач;

  • представлять руководителя на различных встречах, выражать его точку зрения, грамотно отвечать на вопросы, проводить переговоры и вести корректный торг;

  • выполнять некоторые бизнес-задачи (к примеру, проводить деловые встречи);

  • отслеживать отдельные проекты.

Бизнес-ассистент должен быть уверен в себе. Ему нужно уметь брать на себя ответственность.

При управлении секретариатом помощнику требуется:

  • ставить задачи персоналу (водителям, курьерам и т. д.), вести закупки для мероприятий, брать на себя некоторые обязанности офис-менеджера;

  • уметь оформлять договоренности с поставщиками, контактировать с инстанциями для своевременного выполнения задач, организовывать техническое обеспечение работы;

  • осуществлять жизнеобеспечение кабинета начальника и приемной.

При поддержании деловых контактов в обязанности бизнес-ассистента входит:

  • управление информационными потоками (понимать, кого можно, а кого нельзя пускать к руководителю, и в какое время; перенаправлять к иным ответственным лицам);

  • отслеживание всех событий, происходящих в организации;

  • ограждение начальника от лишних коммуникаций, которые могут угрожать руководству и предприятию;

  • быстрое решение любых вопросов;

  • поздравления клиентов предприятия, выстраивание с ними долгих взаимоотношений.

Организация деловых мероприятий

При travel-сопровождении помощник должен уметь:

  • организовывать деловые встречи и поездки начальника (оформлять визы, бронировать ж/д- и авиабилеты, трансферы, отели и т. д.);

  • организовывать логистику перелетов, чартеров в обе стороны;

  • выстраивать взаимоотношения с руководством транспортных компаний;

  • отслеживать цены на аренду автомобилей премиум-класса, яхт, бизнесджетов, добиваться снижения стоимости;

  • организовывать путешествия руководителя (оформлять билеты, заказывать трансферы и т. д.), составление плана поездки (время приема пищи, иные важные нюансы);

  • отслеживать работу подрядчиков и служб в других странах.

При выполнении функций переводчика бизнес-ассистента руководителя нужно:

  • транслировать речь начальника на деловых встречах на понятном ему языке;

  • выполнять перевод текста;

  • вести деловую переписку на иностранных языках.

Бизнес-ассистент

Если обобщить все вышесказанное, бизнес-ассистент должен уметь выполнять такие задачи:

  • сопровождать деятельность начальства (с административной и организационной сторон);

  • участвовать в переговорах, различных деловых встречах, приемах, совещаниях, проектах;

  • вести деловую переписку (на нужных языках), выполнять перевод (устный, письменный);

  • организовывать/обеспечивать деловые и личные поездки руководства;

  • вести делопроизводство, документооборот и корреспонденцию;

  • подготавливать аналитические, справочные, иные необходимые сведения;

  • информировать отделы о приказах и поручениях руководителя, отслеживать процесс их исполнения;

  • выполнять личные задачи начальника;

  • сопровождать руководителя во время разных поездок.

Таким образом, работа бизнес-ассистента может включать в себя различные обязанности. Конкретные требования зависят от задач и функциональных компетенций, которые определяет руководитель. В некоторых организациях помощнику начальника необходимо быть полностью вовлеченным в бизнес, в других – лишь частично. Требования к уровню образования ассистента различны, в зависимости от конкретных условий. Часто претендентам нужно знать иностранные языки, иметь узкоспециализированные навыки, придерживаться определённого дресс-кода и т. д.

Требования, предъявляемые к бизнес-ассистентам

  • Высшее образование. Выпускнику очного отделения с красным дипломом топового вуза легче устроиться на работу. Приоритеты – финансовое, юридическое образование.

  • Опыт работы от 2 лет на той же должности в другой организации. Лучше, если кандидат работал с первыми лицами той или иной компании.

  • Владение требуемым языком (зачастую – на уровне носителя).

  • Определенный возраст. Это требование обычно не указывают в вакансиях, но все же оно имеет первостепенное значение.

  • Умение работать в условия ненормированного графика.

  • Готовность к командировкам.

  • Определенные личностные качества. Конкретный список зависит от требований руководителя. Как правило, от ассистента требуется исполнительность, способность анализировать информацию, коммуникабельность, работоспособность, грамотная письменная и устная речь, богатый словарный запас (многие успешные помощники руководителей являются выпускниками лингвистических вузов).

Кейс: VT-metall
Узнай как мы снизили стоимость привлечения заявки в 13 раз для металлообрабатывающей компании в Москве
Узнать как

Перечислим еще несколько важных качеств:

  • Возраст. Мы уже упоминали эту характеристику. Она основывается на субъективных предпочтениях руководителя. Многие хотят видеть рядом молодого сотрудника. Однако работа помощника в крупных компаниях зачастую связана с выполнением финансовых операций и большой юридической ответственностью. Следовательно, у надежного и компетентного специалиста 30–40 лет будет больше шансов трудоустроиться в солидную организацию, чем у более молодого, опрятного, но неопытного человека.

  • Высокий культурный уровень. Без этой характеристики бизнес-ассистент не сможет выполнять важные деловые задачи. Стоит отметить, что такие качества закладываются еще в детстве и развиваются по мере взросления человека.

  • Психологическая совместимость с начальником. Это важнейшая характеристика бизнес-ассистента, которую сложно описать в требованиях вакансии. Как правило, это качество определяется в процессе работы специалиста.

Читайте также!

«Кросс-маркетинг: 5 примеров и 8 ошибок»
Подробнее

Зарплата бизнес-ассистента

Сегодня сложно найти руководителя без бизнес-ассистента. Чем крупнее организация, тем востребованнее такие специалисты. Этим объясняется большое количество подобных вакансий. Но сегодня на рынке труда много и бизнес-ассистентов, которые хотят устроиться на работу. Поэтому конкуренция в этой области довольно высокая.

Если человек хочет получить соответствующий опыт, ему стоит начать с собеседований в небольших организациях. При успешном трудоустройстве в компанию такого уровня заработная плата будет не столь высокой, однако требований намного меньше, чем в крупных предприятиях. Многие руководители берут неопытных кандидатов и обучают их прямо в процессе работы.

Если человек уже выполнял функции бизнес-ассистента, имеет диплом о высшем образовании, владеет одним или несколькими иностранными языками, то ему будет проще трудоустроиться в крупную компанию. В этом случае сотрудник сможет рассчитывать на более высокую зарплату. Однако ему придется выполнять гораздо больше задач.

Зарплата бизнес-ассистента

При поиске работы можно использовать популярные сервисы HeadHunter, Яндекс.Работа, Remote-job, SuperJob и др. Многие вакансии опубликованы на бесплатных досках объявлений («Авито», «Юла» и т. п.). Если руководитель ищет удаленного сотрудника, то может рассмотреть кандидата из другого города.

В интернете есть множество специализированных площадок, которые предоставляют услуги виртуальных ассистентов. К примеру, Ellie.pro, WANT, «Поручай.ру», Smartfield и т. д. Начинающий специалист может отправить резюме на эти платформы.

Оценка труда неопытного бизнес-ассистента составляет не менее 15 тыс. руб. Средняя заработная плата по России – 50–70 тыс. руб. В Москве доход таких специалистов выше на 10–15 тыс. рублей. Успешные профессионалы нередко получают премии. Самая высокая зарплата у тех бизнес-ассистентов, которые работают в крупных международных компаниях – 100 тыс. рублей и премии. Такие помощники должны знать иностранные языки, иметь навыки перевода.

Читайте также!

«Как взять контакты у клиента: максимально эффективные способы»
Подробнее

Карьерный путь бизнес-ассистента

Рассмотрим два самых распространенных карьерных пути бизнес-ассистента.

  1. В первом случае специалист развивается в вертикальном направлении. Сотрудник постепенно продвигается по карьерной лестнице. Зачастую начинается все с должности секретаря или удаленного помощника, а заканчивается позицией правой руки начальника, который несет большую ответственность и выполняет важнейшие бизнес-задачи.

  2. Второй карьерный путь менее прямолинеен. В ходе работы помощник выполняет различные задачи из смежных областей. Через некоторое время он полностью переходит в одну из них.

В какие профессии может перейти бизнес-ассистент? У такого специалиста есть целый ряд направлений развития:

  • Ивент-менеджер. Работник, претендующий на эту позицию, должен уметь организовывать мероприятия (от частных встреч до бизнес-конференций), управлять их бюджетом, грамотно распоряжаться временем, контролировать подрядчиков/поставщиков. Ассистент руководителя должен иметь аналогичные навыки, поэтому ему будет несложно освоиться.

  • Проджект-менеджер. Работа с проектами и стейкхолдерами – одна из важных функций ассистента. Этот специалист умеет планировать и приоритизировать задачи, управлять конфликтами. Все эти навыки необходимы и проджект-менеджеру.

  • Бизнес-аналитик. Этот специалист должен анализировать деловые процессы, устанавливать требования к системам и разрабатывать методы их улучшения. Следовательно, человеку нужно иметь аналитические навыки и уметь работать с данными.

  • Маркетолог / PR-специалист. Многие бизнес-ассистенты имеют опыт организации marketing-мероприятий. Зачастую руководители ставят задачи по продвижению бренда и настройке рекламных кампаний. Специалистам, которые разрабатывают и реализуют маркетинговые стратегии, создают контент и управляют коммуникациями с клиентами, как раз требуются все эти навыки.

    Рекомендации по хантингу маркетологов

  • HR-менеджер. Бизнес-ассистентам приходится взаимодействовать с другими сотрудниками компании, принимать участие в подборе и онбординге (адаптации) работников, управлять разными кадровыми проектами. Помощники руководителей должны уметь разрешать конфликты и поддерживать операционные процессы. Все эти компетенции могут очень пригодиться начинающему HR-менеджеру.

  • Предпринимательство. Ассистент помогает руководителю решать различные бизнес-вопросы. Помощник узнает много важных нюансов предпринимательской деятельности, получает навыки управления продуктами и производственными процессами. Через некоторое время он может попробовать открыть собственное дело.

  • Бизнес-девелопер. Многие ассистенты умеют выстраивать взаимодействие с клиентами, отыскивать новые возможности продвижения дела, проводить исследования рынка, вести переговоры и анализировать информацию. Эти навыки помогают разрабатывать стратегии развития, налаживать партнерские взаимоотношения, привлекать аудиторию, что также очень важно в работе бизнес-девелопера.

Этапы подбора бизнес-ассистента

Не рекомендуется слишком серьезно относиться к анкетам соискателей. Люди могут писать о себе все, что угодно, но на деле быть не в состоянии выполнять даже базовые поручения. Самый важный критерий – опыт работы. Рассмотрим основные этапы подбора бизнес-ассистентов.

Проведение группового собеседования

Это мероприятие позволяет оценить навыки работы человека в коллективе; выявляется способность кандидатов к самопрезентации. Руководитель может сэкономить время, так как часть соискателей быстро отсеется. Многие попросту боятся проходить групповые собеседования. Некоторые опаздывают на встречу, что может говорить о непунктуальности кандидата. Если встреча проходит в Zoom, то позже установленного времени можно не пускать на конференцию. Бизнес-ассистенту нельзя опаздывать на работу – от него зависят важные процессы в компании.

При проведении групповой встречи нужно попросить кандидатов рассказать о себе. Важно узнать у каждого, почему он выбрал эту вакансию и почему руководитель должен принять именно его. Кроме того, необходимо спросить о хобби потенциальных ассистентов. Если человек отвечает, что нет особых увлечений, это может указывать на его пассивность, отсутствие целеустремленности и т. п. Спорт, творчество, чтение книг – эти и другие хобби могут помочь исполнять обязанности.

Раздача тестовых заданий

Испытательное поручение поможет оценить смекалку кандидата и скорость его мышления. К примеру, можно попросить найти 5 мест, где получится распечатать эмблему с изображением компании на коробке. Будущему помощнику нужно прислать геоположение этих организаций и ценовые категории, которые они предлагают.

Этапы подбора бизнес-ассистента

Обычно тестовое задание выполняется в Google-таблице: делается список подходящих компаний и скрин карты. Сообразительные кандидаты добавят геопозицию и укажут дополнительную информацию (контактные данные, время работы, возможность сделать заказ по электронной почте или по телефону). Стиль оформления документа свидетельствует об умении кандидата структурировать информацию и выделять главное в тексте.

Практика

Обычно на этот этап переходят лишь 2–3 кандидата, которые лучше всех ответили на вопросы во время группового собеседования и правильно выполнили отборочное задание. Практика, как правило, длится 1 неделю. За это время руководитель может оценить навыки и умения человека, его личностные качества. Чаще всего этот период не оплачивается.

Стоит учесть, что бизнес-ассистент также выбирает работодателя. Он оценивает компанию и будущего руководителя. Поэтому важно спросить, согласен ли кандидат продолжать работу.

Читайте также!

«B2B-маркетинг: ключевые особенности, каналы продвижения»
Подробнее

Как бизнес-ассистенту выбрать работодателя

К сожалению, на рынке труда есть большое количество недобросовестных работодателей. Чтобы не тратить свое время на общение с такими руководителями, ассистенту нужно найти информацию о компании. Это поможет оценить организацию и подготовиться к собеседованию.

Веб-сайт организации и описание вакансии – важные параметры. Если в требованиях к работе бизнес-ассистента много неоднозначных, расплывчатых формулировок, то лучше не тратить на это свое время.

Стоит также учесть уровень известности компании. Ознакомьтесь с отзывами о предприятии на специальных ресурсах. Лучше убедиться, что организация не находится в черных списках. В интернете также можно найти сообщества, внутри которых бывшие или нынешние сотрудники делятся впечатлениями о работе на предприятии (важно учитывать, что эти сведения очень субъективны). Если ассистент обратился за помощью в рекрутинговое агентство, то имеет смысл попросить консультанта охарактеризовать конкретную организацию.

Как бизнес-ассистенту выбрать работодателя

Личностные качества руководителя – еще один критерий выбора работодателя. Кандидату нужно собрать о нем максимум информации. Это можно сделать на собеседовании или при личной встрече с будущим начальником.

Как уже ранее упоминалось, работодатели обращают внимание на опыт кандидатов. Лучше всего, если человек редко переходил из компании в другую. Нужно демонстрировать нацеленность на долгосрочную работу.

Как оформить резюме

Резюме является важнейшим документом, который помогает произвести хорошее впечатление и выделить свои сильные стороны. Рекрутеры, HR-специалисты в крупных компаниях обрабатывают огромное количество заявок. Поэтому кандидату нужно привлечь к себе внимание с самых первых строк резюме. Надо развернуто описать опыт работы и разные достижения. Но не следует перегружать документ лишней информацией. Две страницы – это максимальный объем резюме.

Немаловажным фактором является оформление документа. Нужно правильно отформатировать текст, удалить лишние элементы, таблицы. В резюме не должно быть разных шрифтов и цветов. При выборе сотрудника работодатели обращают внимание на внешний вид кандидатов. Поэтому к резюме следует приложить фотографию, на которой вы изображены в одежде делового стиля.

Не рекомендуется указывать ложные данные. Если работодатель проверит информацию, то ваша репутация заметно ухудшится. Кроме того, резюме – не самое подходящее место для шуток. Не все руководители могут правильно их воспринять. То же касается и сведений о хобби ассистента. Зачастую опыт работы, описанный в резюме, не соответствует информации из трудовой книжки. В этом случае нужно заранее уведомить работодателя. В противном случае руководитель может посчитать, что вы солгали и преувеличили свои достоинства.

Как подготовиться к собеседованию на должность бизнес-ассистента

Нужно подготовиться к собеседованию. Вот несколько полезных рекомендаций:

  • Собрать сведения об организации. Ознакомьтесь с отзывами в интернете и поговорите с сотрудниками компании.

  • Не опаздывать. Важно убедиться, что у вас есть контактный номер рекрутера и/или представителя компании. Уточните место и время проведения интервью.

  • Выбрать подходящую одежду. Лучше придерживаться делового стиля, не использовать слишком яркие аксессуары и макияж.

  • Подготовить самопрезентацию.

  • Изучить важные материалы. К примеру, повторить грамматику требуемого иностранного языка, пройти тесты, которые могут быть предложены на собеседовании и т. д.

  • Сформулировать важные вопросы. На собеседовании нужно не только произвести впечатление на работодателя, но и оценить компанию, руководителя, условия труда и другие параметры.

  • Отрепетировать рассказ о себе. Во время интервью нужно смотреть в глаза собеседнику, улыбаться, быть достаточно открытым. Как правило, позитивный настрой очень помогает устроиться на работу.

Рекомендуется заранее ответить на вопросы, которые могут задать на собеседовании. Например, об опыте, имеющихся навыках и достижениях. Нужно быть готовым к тому, что работодатель задаст личные вопросы.

Читайте также!

«План маркетинга компании: короткий и подробный варианты»
Подробнее

Онбординг бизнес-ассистента

Работодателю нужно не просто нанять хорошего бизнес-ассистента, но и адаптировать его к условиям труда. Основные этапы онбординга сотрудника:

Предоставление информации

Это этап обучения бизнес-ассистента. В первый день работы сотрудника важно посвятить ему как можно больше своего времени. Благодаря этому помощник быстрее войдет в курс дела.

В течение первой недели необходимо познакомить сотрудника со всеми членами команды. Для этого нужно звать его на командные встречи и подключать ко всем коммуникационным каналам. Не забывайте собирать обратную связь.

В течение первого месяца следует познакомить ассистента с бизнес-стратегией организации и важнейшими принципами принятия решений. Это позволит помощнику быстрее адаптироваться к новым условиям и понять, где он может проявить смекалку.

Настройка процессов

Очень важно помочь ассистенту сформировать систему работы. В этом случае помощнику будет проще выполнять приоритетные бизнес-задачи. Рекомендуется использовать чек-листы, анализировать и редактировать их по необходимости. В конце каждой рабочей недели нужно проводить встречи с разбором недочетов и успехов сотрудника.

Онбординг бизнес-ассистента

Анализ ошибок

Ассистент быстрее адаптируется к работе, если будет точно знать, где он принял неверное решение. Необходимо нацелить сотрудника на постоянное развитие. Для этого анализировать его ошибки и давать соответствующие рекомендации. Обратная связь – важнейший элемент онбординга.

Перечислим несколько рекомендаций, которые помогут его правильно организовать:

  • Встречи нужно проводить регулярно. Периодичность зависит от особенностей работы. Как правило, это ежедневные/еженедельные беседы. Ассистент должен понять, что обратная связь является неотъемлемой частью рабочего процесса.

  • Необходимо подчеркивать сильные стороны помощника и обговаривать его слабости. Эта информация поможет сотруднику оптимизировать работу.

  • Важно соблюдать границы. Не нужно переходить на личности. Предметом обсуждения могут быть только действия работника.

  • Подсказывайте сотруднику правильные решения. На начальном этапе руководитель является главным консультантом своего ассистента. При необходимости нужно подсказать, к кому ему стоит обратиться за помощью.

  • Указывайте на полезность тех или иных решений. Если предлагаете ассистенту внести какие-либо изменения, то обязательно рассказывайте об их преимуществах.

Скачайте полезный документ по теме:
Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Ошибки при найме бизнес-ассистента

Перечислим распространенные ошибки, которые допускают работодатели при найме ассистента:

  • Выбирать сотрудника только исходя из рекомендации

Если руководитель или сотрудник другой компании порекомендовал вам человека, который эффективно работал на должности бизнес-ассистента, то это мало о чем говорит. Вполне вероятно, что он выполнял не те задачи, которые вы хотите ему поручить.

  • Недооценивать важность личного собеседования

Вы будете постоянно взаимодействовать с ассистентом. Важно, чтобы сотрудник совпадал с вами по психологическим характеристикам. Эйчару можно поручить составить список подходящих людей, но личное собеседование должно быть проведено непосредственным руководителем.

  • Преуменьшать сложность работы

Бизнес-ассистент руководителя еще на этапе собеседования должен понять, что от него требуется. Труд в выходные, выполнение задач в ночное время, повышенная нагрузка – с ним нужно обсудить все подводные камни.

Ошибки при найме бизнес-ассистента

  • Не проводить тестирование

Ассистент может рассказать о себе все, что угодно, поэтому нужно предложить ему выполнить испытательное задание. Так вы сможете узнать, обладает ли он реальными навыками.

  • Пренебречь процессом онбординга

Сотрудника необходимо адаптировать к новым условиям труда. Он должен влиться в коллектив и понять, что от него требуется во время работы. Не стоит перегружать ассистента в первые дни. Лучше постепенно увеличивать круг обязанностей специалиста.

Часто задаваемые вопросы о бизнес-ассистентах

Вопросы про бриф

В какой момент руководитель начинает нуждаться в ассистенте?

Если вам нужно повысить личную эффективность при нехватке времени, то стоит нанять помощника. Так сможете снять с себя рутинные задачи и сосредоточиться на более важной деятельности. Однако должность бизнес-ассистента будет лишней, если ему пока нечего делать. Не стоит нанимать сотрудника только из-за того, что так делают успешные руководители.

Каковы принципы взаимодействия с помощником?

Можно выделить 4 важных положения:

  1. Бизнес-ассистенту может давать поручения только его начальник.

  2. На этапе собеседования будущий помощник должен быть уведомлен обо всех нюансах предстоящей работы.

  3. Любые недопонимания и ошибки должны обсуждаться сразу после их появления.

  4. Между бизнес-ассистентом и руководителем должны выстраиваться исключительно деловые отношения.

Имеет ли смысл заключать соглашение о неразглашении?

Да, так как это повысит безопасность компании и самого руководителя.

Бизнес-ассистент – это ключевой сотрудник организации. Он выполняет важные задачи и влияет на качество работы предприятия. Подбирать такого специалиста следует очень скрупулезно. При этом самому ассистенту также нужно быть внимательным при устройстве на работу. От качества взаимодействия руководителя и его помощника зависит результативность многих бизнес-процессов в компании.

Облако тегов
Понравилась статья? Поделитесь:
Забрать подарки
из закрытой базы
Скачать 7,4 MB
Полезные
материалы
для руководителей
Скачать 3,2 MB
Елена Койгородова
Елена Койгородова печатает ...