Как ненавязчиво напомнить клиенту о себе: 18 беспроигрышных вариантов

Какие возникают сложности? Иногда выгодного предложения и хорошего сервиса недостаточно, чтобы удержать потребителя. Эмоциональный wow-эффект от контакта с товаром со временем ослабевает.

Как лучше напомнить о себе? Все зависит от того, в каких отношениях вы находитесь с клиентом, и в какой именно форме вы планируете ему о себе напоминать. Как бы то ни было, важно соблюдать меру и не выглядеть при этом навязчивым. Хорошо бы еще и пробудить интерес к продукту.

Когда и зачем напоминать клиенту о себе

Здесь стоит отметить, что периодичность напоминаний о себе напрямую зависит от того, что вы продаете. К примеру, если вы занимаетесь оптовой реализацией продуктов питания, то контактировать с клиентами нужно практически ежедневно. Если бумагой или канцтоварами, то раз в две-три недели. Если оборудованием, то раз в один-два месяца.

Регулярность общения с клиентами зависит от того, насколько быстро может снова понадобиться ваш товар, и от продолжительности вашего цикла продаж.

Нет жесткого правила о том, с какой периодичностью нужно напоминать покупателям о себе. Если каждый звонок или сообщение конвертируется в продажу, то они должны происходить каждый раз, как человеку понадобится ваш товар. Если контакты с потребителями нужны для поддержания отношений, то их нужно проводить достаточно часто.

Как часто вы звоните человеку, которого хотите узнать поближе? От случая к случаю или до тех пор, пока не добьетесь желаемого результата? С клиентами ситуация практически такая же.

Если вы будете редко напоминать о себе, то каждый раз придется заново представляться и устанавливать контакт с потребителем.

Не стоит забывать о правиле 72 часов. Оно гласит: если клиент взял паузу для принятия решения о покупке, нужно установить для него временные рамки, дав на размышления не более 72 часов. Обдумывание решения и его принятие — два совершенно разных процесса. Для первого нужно время, для второго — решительность. Временное ограничение помогает принять решение.

Часто можно услышать вопрос: с чего начинать — назначить встречу или отправить коммерческое предложение? Вариантов несколько, выбор одного из них зависит от конкретной ситуации.

Если клиент выразил желание встретиться, то лучше сначала сделать это, чтобы в процессе общения глубже узнать его потребности. После встречи можно сделать коммерческое предложение — так оно гарантированно будет соответствовать ожиданиям и потребностям клиента.

Есть другой подход — использовать коммерческое предложение как повод для встречи. Главное — увидеться с клиентом и наладить с ним эмоциональный контакт!

3 способа, как напомнить клиенту о себе

1. По email

   Используйте серию писем, как минимум три. По подсчетам специалистов, после первого сообщения отклик составляет 3–5 %, после второго — 6-7 %, после третьего — до 10 %. Получается, что цепочка из трех писем увеличивает отклик аудитории минимум в два раза.

   При составлении письма нужно придерживаться определенных правил. Например, обращаться к человеку лучше по имени и отчеству. Так сообщение будет выглядеть личным, а не коммерческим.

   Если вы не знаете ФИО, то можно воспользоваться такой фразой, как «Уважаемый клиент, напоминаем о….». Чтобы произвести на аудиторию благоприятное впечатление, сообщение лучше сначала написать от руки, а затем отсканировать.

   

   Письмо должно содержать ценную для клиента информацию. Например, анонс распродажи или обещание подарка, который можно забрать в вашем магазине. Сообщите клиенту, что ваше сообщение конфиденциально, а содержащееся в нем предложение уникально и распространяется только на ВИП-персон.

   Если вы используете серию писем, то в каждом последующем сообщении можно делать краткий анонс предыдущего. Для этого можно использовать фразу: «Возможно, вы его не получили, но я вам писал письмо в прошлый раз, и в нем было предложение, которым уже воспользовались многие клиенты».

   Если в рассылке не будет полезной для клиентов информации, то вы быстро попадете в спам. Чтобы этого не случилось, тщательно планируйте содержание сообщений и используйте специальные программы, которые помогают преодолевать спам-лист. Например, для Outlook это Send Personally.

   В цепочке должны быть как длинные, так и короткие сообщения. Рассылку нужно делать минимум раз в 30 дней, иначе стоимость базы будет ежемесячно уменьшаться на 10 %. Аудитория не должна забывать о вас. Чтобы привлечь внимание людей, можно использовать неформальный стиль и эпатаж, если, конечно, они соотносятся с вашим продуктом и настроением потребителей.

   Например, один владелец супермаркета вкладывал в свои письма видеообращение, в котором он сидел за решеткой и просил покупать продукты в его магазине, чтобы можно было быстрее выплатить залог и выйти на свободу. Такой креативный подход сработал, продажи действительно выросли!

   Вы тоже можете придумать интересную историю, чтобы заинтриговать свою аудиторию и пробудить ее доверие. Сейчас мало повесить вывеску на магазине и начать продавать. Люди с недоверием относятся ко всему новому, боясь обмана. Только благодаря рекомендациям и установлению личного контакта с потребителями можно обеспечить рост продаж.

2. Продажи по телефону

   Чтобы напомнить о себе клиентам, можно им позвонить и пригласить на распродажу или на дегустацию нового продукта.

   Разговор нужно правильно организовать. Вначале необходимо поинтересоваться, удобно ли человеку побеседовать с вами. Затем можно строить общение в стиле small talk, или «разговора за жизнь», с опорой на информацию, взятую из анкеты клиента.

   

   Источник: unsplash.com

   Это может звучать примерно так: «Помню, вам нравятся СПА-процедуры. Вы были в новом оздоровительном центре?» С помощью такой неформальной беседы устанавливается эмоциональный контакт с клиентом. Он перестает нервничать, расслабляется и готов выслушать ваше предложение.

   Даже если у человека не возникнет интереса к вашей информации, не расстраивайтесь. В любом случае этот метод продаж один из самых эффективных.

   Однако не нужно забывать, что информация должна быть интересна клиенту. К примеру, вы рассказали ему о начале распродажи. Дальше важно назначить встречу. Не просто сказать, что с 1 по 15 декабря у вас будут скидки, а пригласить зайти в определенный день и к определенному времени, чтобы вы могли персонально заняться клиентом.

   В ответ человек ответит «да» или «нет». В конце разговора можно добавить: «Если не получится прийти, предупредите меня, пожалуйста. Тогда я не буду вас ждать». Такая просьба сокращает количество людей, которые просто не придут.

   Соглашаясь с вашей просьбой, клиент как бы признает, что встреча действительно важна, это не просто приглашение на распродажу. В результате он гораздо серьезнее отнесется к вашему предложению.

Читайте также!
«Примеры УТП, чтобы придумать свое еще круче»
Подробнее

3. Push-сообщения

   Push-сообщения давно доказали свою эффективность. Если вы думаете, как ненавязчиво напомнить клиенту о себе, то обязательно воспользуйтесь этим способом. Он подойдет тем предпринимателям, у кого кроме или вместо сайта есть приложение, которое позволяет рассылать сообщения.

   С помощью таких уведомлений можно напоминать аудитории о себе и увеличивать ее вовлеченность в ваш продукт.

   Важно заранее продумать стратегию рассылок. Сообщения должны создаваться с ориентацией на покупателя и его потребности.

   

   Маркетологи очень любят рush-сообщения, т. к. с их помощью можно легко контактировать с аудиторией. Однако если рассылка будет организована неправильно, люди не будут долго думать и просто удалят ваше приложение, чтобы больше не испытывать раздражения от сообщений.

   Push-уведомления — это конфиденциальный, личный разговор с клиентом. Чтобы он был продуктивным, ваши реплики должны быть уместны, лаконичны, информативны и полезны.

18 поводов напомнить клиенту о себе в письме

1. Поблагодарите клиента за покупку

   Чтобы напомнить клиенту о себе, достаточно поблагодарить его за визит или совершенную покупку. Человек, безусловно, будет приятно удивлен такому вниманию с вашей стороны.

   

2. Отправьте клиенту полезную статью про его бизнес или увлечение

   Этот способ ненавязчиво напомнить клиенту о себе потребует о вас некоторой находчивости. Попробуйте найти в поисковых системах интересный материал, касающийся бизнеса или хобби вашего клиента. Отправьте ему ссылку с небольшим комментарием, например: «Петр Семенович, попалась статья — возможно, она вам будет полезна. Скажите, я не ошибся?»

3. Расскажите покупателям о новинках

   Если у вас появился новый товар, услуга или сервис, то это отличный повод, чтобы напомнить клиентам о себе. Не ждите, что покупатели будут сами узнавать о ваших обновлениях. Сделайте рассылку с подробным описанием товара.

   Возможно, клиенты подумают, что раз вы потратили столько сил на отправку писем, значит, новинка заслуживает внимания, и поспешат совершить покупку.

4. Отправьте бесплатный образец

   Если в рекламном бюджете предусмотрена акция по раздаче бесплатных образцов товара, то стоит позаботиться и об оплате расходов на их рассылку по почте. Мероприятие достаточно затратное, но оно покажет клиентам, насколько вы их цените.

   И не забывайте, что есть подарки, которые ничего не будут вам стоить. Например, можно поделиться интересной статьей, анализом или исследованием.

5. Узнайте мнение потребителей о вашем товаре или компании

   Многие люди испытывают стресс из-за того, что им не с кем поделиться своими мыслями. Предложите клиентам дать вам обратную связь, рассказать о том, что они думают о вашем товаре и компании в целом. Позаботьтесь, чтобы люди могли легко отправить вам сообщение. И не расстраивайтесь, если некоторые комментарии будут не такими, как вам бы хотелось.

   
   

6. Будьте полезны для своей аудитории

   Этот пункт лучше всего иллюстрирует пример компании Burton Snowboards, выпускающей товары для активного отдыха. Она стала присылать своим клиентам сообщения о снегопадах. Многие лыжники и сноубордисты любят покататься по свежему пухлому снегу, поэтому такие уведомления оказались очень полезными.

   Подумайте, какую ценную информацию вы можете сообщать своим клиентам. Например, если вы владелец фирмы по доставке еды, то уместно будет отправлять полезную и интересную информацию о продуктах. Ведь мало кто знает, что спагетти в единственном числе — это спагетто.

7. Сообщите о спецпредложении

   Любая акция — достойный повод, чтобы ненавязчиво напомнить клиентам о себе. Это можно сделать с помощью рассылки сообщений.

   
   

8. Отправьте поздравительную открытку

   Используйте свой профессиональный праздник, чтобы напомнить клиентам о себе. Не ждите, что они начнут поздравлять вас сами. Проявите инициативу, поздравьте коллег и партнеров с профессиональным праздником. Сделать это можно с помощью оригинальной электронной открытки.

   Например, одна крупная туристическая компания разослала своим клиентам фотографию, на которой были запечатлены все сотрудники офиса. Эффект был достигнут потрясающий. После такой открытки люди начали общаться не с безликими менеджерами, а с конкретными людьми.

9. Предложите бонус или скидку

   Этот способ особенно хорош, если нужно напомнить о себе старым клиентам. Попробуйте использовать подобные сообщения:

   «Уважаемый Андрей Дмитриевич! Начиная с 2009 года, вы являетесь нашим постоянным клиентом. В знак признательности и благодарности мы дарим вам скидку/бонуc. В следующий раз, когда вы появитесь у нас, вы сможете ею воспользоваться».

   Получив такое письмо, клиент может сразу же отправиться за покупкой. Скидка со временем может пропасть, поэтому лучше воспользоваться ею немедленно.

Читайте также!
«Как посчитать конверсию: 3 проверенных варианта»
Подробнее

10. Предложите членство в клубе

    Многих людей привлекает статус VIP-клиентов и членов закрытого клуба. Такой клуб может быть и виртуальным. Известен положительный опыт, когда оптовая компания выпускала журнал и публиковала в нем отзывы членов клуба о работе фирмы.

11. Расскажите о том, что вы делаете, чтобы порадовать своих клиентов

    Конечно, не стоит описывать все свои усилия в мельчайших подробностях. Достаточно рассказать, на какой выставке или ярмарке вы были, чтобы найти самые лучшие товары и поставщиков. Это замечательный повод, чтобы напомнить клиентам о себе.

    Письмо желательно сопроводить яркими фотографиями с места событий. Такой живой рассказ о ваших усилиях побудит клиентов навестить ваш офис в ближайшее время.

12. Сообщайте аудитории о произошедших изменениях

    Не забывайте информировать аудиторию обо всех значимых изменениях, которые происходят в вашей компании: смене месторасположения, открытии нового офиса, изменениях в контактах и т. п. А вот банкротство и ликвидацию лучше убрать из списка информационных поводов.

    
    

    Для поддержания дружеских отношений с клиентами организуйте мероприятие. Повод может быть любым: день рождения компании, презентация нового продукта, мастер-класс, деловой завтрак, семинар и т. п.

    Мероприятие даст массу поводов для общения с аудиторией. Ведь сначала нужно будет отправить приглашение, затем удостовериться, что человек его получил, потом последует само событие, а после него необходимо получить от клиентов обратную связь.

13. Поздравляйте людей с праздниками

    Лучше всего не только с календарными. Самый верный способ напомнить клиенту о себе и заодно добиться его расположения — это поздравить с днем рождения!

    Не всегда тактично напрямую узнавать дату появления на свет. Можно использовать косвенные предлоги, например, завязать разговор про астрологию и знаки зодиака. Или прибегнуть к анкетированию и заодно узнать и другую полезную информацию о человеке.

    Если у вас неформальные отношения с клиентами, и вы уверены в их чувстве юмора, то можно 1-2 раза в год поздравлять их с забавными праздниками, например, с Днем комплимента, с Международным днем блина, с Днем «Звездных войн» или с днем рождения Гарри Поттера.

    Но не стоит особенно усердствовать. Шутки хороши в меру, особенно учитывая то, что ваша конечная цель все-таки деловые отношения с клиентами, а не развлекательные.

14. Устройте свой собственный Новый год

    Если вы думаете, как позвонить клиенту и напомнить о себе, то для этой цели можно использовать интересный повод:

    «Уважаемый Петр Геннадьевич, хочу поздравить вас с Новым годом! Именно сегодня, 27 сентября, мы отмечаем Новый год работы с вами. Возможно, вы не помните, но два года назад в этот день состоялась наша первая сделка. Для нас важно, что вы наш клиент, поэтому мы решили отметить эту дату».

    Вместо звонка можно отправить открытку с примерно таким же содержанием. Скорее всего, она запомнится намного сильнее, чем стандартное поздравление с календарным новым годом.

15. Рекомендуйте своих клиентов

    Или рекомендуйте клиентам хороших партнеров и проверенные компании. В общем, активно занимайтесь полезным сводничеством, проявляя таким образом заботу о своих потребителях.

16. Поищите имя клиента в «Яндексе» или «Гугле»

    Найдите хорошие упоминания о человеке и отправите ему ссылку с комментарием, что случайно увидели в Интернете это сообщение. Метод, конечно, специфический, но для людей с активной жизненной позицией и уникальными именами должен сработать.

    Другая возможность завязать общение с клиентом — поделиться с ним интересной идеей, касающейся бизнеса. Неофициально, не навязывая коммерческое предложение.

17. Брошенная корзина — хороший повод напомнить клиенту о себе

    Бывают ситуации, когда человек заходит на сайт, кладет в корзину много вещей, а потом бросает ее, не завершив покупку. Это отличный повод, чтобы напомнить клиенту о себе. Ведь желание купить у человека есть, его надо лишь немного подтолкнуть.

    

    Выждите какое-то время, а потом отправьте клиенту письмо, в котором перечислите все оставленные в корзине вещи. Добавьте к ним описания и положительные отзывы, чтобы человек убедился в правильности своего выбора.

    Незавершённая покупка может еще говорить о том, что человек усомнился в адекватности расценок. Эту проблему можно решить, предоставив потребителю скидку на доставку. С помощью таких приемов можно вернуть клиента, который был практически потерян.

18. Делайте сюрпризы!

    Клиенты любят внимание, а постоянных вообще надо баловать и лелеять. Лояльность — ключ к долгосрочным отношениям. Делая рассылку, отправьте клиенту подарочный сертификат, купон на скидку, предложение бесплатного сервиса и т. п.

10 советов, как правильно напомнить о себе клиенту в письме

1. Не нужно извиняться.

   Иногда при составлении сообщений предприниматели используют фразы: «Не хотел вас беспокоить», «Извините, если пишу слишком часто», «Простите, что отвлекаю». Такое начало подойдет для письма в бухгалтерию, но если вы напоминаете человеку о том, что он должен что-то сделать, то извиняться не за что: в ваших действиях нет злого умысла. Вы хотите просто решить проблему, поэтому не нужно начинать письмо с просьбы о прощении.

   

2. Пишите простым языком.

   Если вы отправляете сообщение, чтобы напомнить клиенту, например, о записи на процедуру, значит, вы с ним ранее уже общались. А это значит, человек имеет представление, о чем пойдет речь.

   Конечно, немного общей информации не помешает, чтобы клиент не поднимал предыдущую переписку для понимания сути дела. Но в остальном нужно излагать в письме только основные мысли, избегая пустой болтовни.

   Если вы хотите получить ответ, то постарайтесь составить сообщение максимально просто. Переходите сразу к сути и старайтесь излагать мысли конкретно и доступно.

3. Не стоит указывать в теме письма стандартное «Напоминание».

   В теме письма не нужно писать одно только слово «Напоминание». Лучше сразу укажите суть вопроса. Текст основного сообщения старайтесь структурировать, разбивать на абзацы: так он будет легче восприниматься визуально. Используйте короткие предложения и маркированные списки: они тоже облегчают процесс изучения информации.

4. Еще одно важное дополнение — всегда указывайте точный срок, к которому вам нужно получить ответ.

   Выделяйте дату жирным шрифтом, чтобы клиент сразу обратил на нее внимание. Пишите просто и понятно. Чем доступнее будет ваше сообщение, тем выше шансы, что на него ответят.

   Планируя регулярно напоминать клиентам о себе, продумайте время и частоту сообщений. С одной стороны, не нужно надоедать людям слишком частыми письмами. С другой стороны, ваши сообщения должны быть актуальными и приходить в нужное время.

   Например, если приближается Новый год, организуйте рассылку за месяц до события и расскажите аудитории, какие замечательные подарки можно у вас приобрести к празднику.

   Либо стоит напомнить клиенту о себе тогда, когда у него может возникнуть необходимость в вашем товаре. Например, косметика ручной работы заканчивается примерно через два месяца после покупки. Значит, примерно через такой промежуток времени стоит связаться с клиентом. Возможно, он уже готов совершить новую покупку.

5. Не стесняйтесь записывать все достойные примеры послепродажной работы с клиентами.

   Конспектируйте все, что вам понравилось у других компаний, учитесь на чужих примерах, перенимайте опыт. Достойна внимания любая мелочь: удачный текст смс, запоминающийся дизайн открытки и т. п.

6. Используйте в рассылке говорящие темы.

   Заголовок должен быть таким, чтобы и через несколько лет вы могли без труда найти нужную переписку.

7. Применяйте функцию «Reply to all» или «Ответить всем».

   Часто в переписке участвует сразу несколько человек. В этом случае отвечать нужно сразу всем адресатам. Для этого в любом почтовом сервисе и существует функция «Ответить всем».

8. Выстраивайте отношения с новыми клиентами, чтобы они постепенно привыкали к вам.

   Рассказывайте им о себе, о том, где вас можно найти, в каких социальных сетях. Делитесь самыми читаемыми публикациями со своего сайта. Ведь чтобы заслужить доверие, иногда требуется длительное общение.

9. Создавайте интерес к продукту любопытными фактами, без предложения что-то купить.

   Например, «Маски с моментальным омолаживающим эффектом», «Красивые места в Греции, о которых не знают туристы». Следите за интересами своей аудитории и стройте общение на основе этих данных. А когда придет время, продать товар лояльному покупателю будет намного проще.

10. В процессе оформления покупки расскажите клиенту о возможностях вашего сервиса, о скидке на повторное приобретение товара и о других акциях и услугах.

Как напомнить клиенту о заказе, или как бороться с брошенными корзинами

Брошенная корзина — частая ситуация в электронной коммерции. Она образуется, когда человек выбирает товар, кладет его в корзину, собирается купить, но в итоге сделку по какой-то причине не завершает, а товары так и продолжают висеть.

По данным многочисленных исследований, процент брошенных корзин напрямую зависит от размера экрана устройства, на котором совершается покупка. Показатели распределились следующим образом:

• компьютер или ноутбук — 73,07 %;

• планшет — 80,74 %;

• смартфон — 85,65 %.

Число активных пользователей смартфонов постоянно растет. Люди заменяют стационарные компьютеры мобильными устройствами. Однако не все владельцы сайтов идут в ногу со временем и создают мобильные версии своих площадок или приложения для смартфонов.

Если покупка по какой-то причине не завершена, то это отличный повод напомнить клиенту о себе. Самый простой способ — отправить электронное письмо. Есть четыре приёма, которые помогут сделать это эффективно и грамотно.

1. Демонстрируйте, что покупатели вам доверяют

   Доверие формируют рейтинги и отзывы о товарах, поэтому их можно использовать не только на сайте, но и в рассылках.

   Если люди считают вас надежным продавцом и с удовольствием покупают товары на вашем сайте, то расскажите об этом своим потенциальным потребителям:

   • Напомните покупателям, оставившим брошенную корзину, что выбранный товар имеет высокий рейтинг. Визуализировать рейтинг можно с помощью звездочек, а показать его можно в самом письме, чтобы увеличить количество переходов на сайт.

   • Вместе с рейтингом продемонстрируйте и количество отзывов. Например, рейтинг 4,9/5* на основании 50 отзывов. Так приведенные сведения будут более убедительно показывать клиенту, что он упускает возможность приобрести товар прекрасного качества.

2. Делайте акценты на самых лучших товарах

   Иногда потребители используют корзину как список желаний: добавляют товары из одной категории, чтобы потом вернуться и сравнить их. Если человек добавил пять однотипных вещей, скорее всего, он не планирует купить их все. Поэтому в письме не нужно перечислять весь список товаров. Выберите из них самый популярный и сделайте акцент на нем.

   Если вы решили напомнить о себе клиенту, бросившему корзину, то включите в письмо следующие пункты:

   • в начале сообщения разместите фото и название топ-продукта;

   • далее кратко расскажите об особенностях и достоинствах товара, а также о том, какие потребности клиента он может решить;

   • затем добавьте несколько отзывов о продукте, чтобы подтвердить правдивость своих слов.

     

3. Используйте программы лояльности

   Предложение скидки — простой и самый популярный способ увеличения продаж. Особенно успешно метод работает в отношении новых покупателей. Для постоянных клиентов можно разработать программу лояльности.

   Если она у вас уже есть, то ее можно использовать как предлог для общения с покупателями, оставившими брошенную корзину:

   • Определите средний чек. Предположим, что он равен 3000 рублей.

   • Посчитайте, сколько баллов лояльности нужно клиентам, чтобы получить скидку 10 % на товары, оставленные в корзине. Предположим, 300 баллов лояльности равны скидке в 300 рублей, или 10 % от среднего чека.

   • Выделите в отдельный список покупателей с брошенной корзиной, у которых уже есть 300 баллов.

   • Разошлите им письмо, в котором напомните клиентам о себе и о том, что они могут воспользоваться баллами лояльности, оплатив ими от 10 % стоимости товаров.

4. Дополняйте рассылки другими инструментами продвижения своей компании

   Электронные письма — один из эффективных способов продвижения, однако совмещение рассылок с другими каналами может существенно повысить информированность аудитории о вашей компании. Ведь не все люди часто просматривают почту.

   

   Вот несколько каналов, которые можно использовать в тандеме с еmail-рассылками:

   • звонок клиенту. Звонить всем клиентам подряд достаточно трудоемко, поэтому можно выбрать только тех, у кого в корзине лежат товары на достаточно крупную сумму;

   • сообщение в Facebook Messenger. С помощью специальных программ, например Recart, можно отправлять уведомления об оставленных товарах через социальные сети.

Как напомнить клиенту об оплате в письме

Этот вид сообщений относится к деловой переписке. С его помощью можно, например, корректно напомнить клиенту об оплате. Вообще подобные письма используются в самых разных ситуациях. Например, когда нужно напомнить:

• об исполнении обязательств;

• о соблюдении законодательных норм;

• о приближении важного события, мероприятия или даты и т. д.

Как правило, письму предшествует устное напоминание. Если оно не имело эффекта, тогда прибегают к письменному уведомлению. В таком случае письмо служит не только напоминанием, но и доказательством совершенного действия.

В некоторых случаях письма-напоминания являются единственным способом передачи информации, например, если в договоре есть соответствующий пункт.

В крупных компаниях авторами подобных писем выступают руководитель структурного подразделения, чьи интересы задеты, юрист или секретарь. Но независимо от того, кто составляет сообщение, его желательно подписать у руководителя предприятия. Благодаря этому письмо получит высокий статус и станет более важным для адресата.

Письмо-напоминание не имеет утвержденных стандартов и может составляться в свободной форме. Тем не менее при его написании стоит придерживаться правил деловой переписки.

Письмо обязательно должно содержать следующие пункты:

• данные об отправителе и адресате: полные наименования организаций или должность и ФИО конкретного сотрудника;

• причину напоминания;

• при необходимости — ссылки на законы и нормы, которые регламентируют создавшуюся проблему или ситуацию;

• если речь идет о невыполнении обязательств или нарушении закона, то нужно перечислить их, а также описать возможные санкции и меры, которые готов принять отправитель сообщения для урегулирования вопроса. Также необходимо указать точный срок, в течение которого пострадавшая сторона будет заниматься решением проблемы;

• предложение о мирном урегулировании создавшейся ситуации;

• перечень дополнительных документов с указанием количества страниц. Необходим в тех случаях, когда к письму прикладываются какие-либо материалы.

Это один из способов, как вежливо напомнить клиенту о долге. Тон сообщения должен быть корректным. Если вы обращаетесь к конкретному человеку, то используйте эпитет «Уважаемый».

В письме недопустимо использование неверных сведений, искажения фактов, угроз и ненормативной лексики. Помните, что письмо в любой момент может стать юридически важным документом.

По содержанию сообщение может быть, как коротким, всего из одного предложения, так и длинным, развернутым, с подробным описанием проблемы.

Письмо-напоминание может отправляться как один раз, так и несколько. В случае повторной отправки в тексте обязательно нужно использовать фразу «напоминаю во второй раз» и т. п.

Разрешается написание текста как от руки, так и в печатном виде, однако заверяется письмо всегда «живой» подписью. Готовое сообщение нужно зарегистрировать в журнале исходящей документации. Ставить печать не обязательно, т. к. с 2016 года требование использования печатей и штампов для юридических лиц отменено.

Что должно содержать правильно составленное послание

• В шапке письма указывается отправитель: полное название компании в соответствии с учредительными документами, адрес и контактный телефон. Далее заносятся данные получателя: наименование организации, ФИО и должность человека, которому адресовано послание.

• Затем ставится дата составления письма и его номер в соответствии с внутренним документооборотом компании. Документу присваивается короткое название, в котором указывается общий смысл послания, например «О перечислении оплаты по договору».

• После этого можно приступать к основному содержанию. Сначала указывается причина напоминания. Если это нарушение пункта договора, то необходимо вписать его дату, номер и предмет. Если речь идет о денежных средствах, то сумму нужно указать и цифрами, и прописью.

• Затем адресату предлагается исполнить свои обязательства в строго оговоренные временные рамки. После этого можно перечислить меры, которые отправитель письма готов принять для решения проблемы.

• В конце послания ставится подпись с расшифровкой и указанием должности лица, которое подписывает документ.

Если вы хотите напомнить о себе клиентам, можно использовать такое письмо-образец:

Письмо можно отправить с помощью:

• электронной почты;

• факса;

• Почты России.

Можно использовать сразу два варианта, например электронное письмо и Почту России. Последний способ используют, чтобы получить уведомление о вручении. Оно является доказательством того, что письмо попало в руки адресата.

Нужно учитывать, что через Почту России корреспонденция идет долго. Чтобы письмо пришло к определенной дате, его нужно отправлять заранее.

По правилам делового общения письмо-напоминание подразумевает ответ со стороны получателя. Если его не последовало и напоминание не дало никакого результата, то следующий этап — написание письма-претензии. Подобное послание носит более жесткий характер и предшествует обращению в суд.

Скачайте полезный документ по теме:

Деловая переписка: Чек-лист для составления идеального письма

29 правил, как ненавязчиво напомнить клиенту о себе по телефону

1. Заранее подготовьтесь к телефонному разговору: составьте список вопросов и основных тезисов, которые хотите сообщить клиенту.

2. Во время разговора держите перед глазами разработанный скрипт, содержащий готовые фразы, аргументы и общий алгоритм беседы. Так делают даже менеджеры с большим стажем работы.

3. Прайс-листы, карточка клиента с данными о нем — во время разговора все это должно быть под рукой.

4. Не извиняйтесь за то, что отняли часть личного времени, даже если знаете, что оторвали клиента от важного дела.

5. Не используйте в разговоре фразы типа «Потревожу вас», «Придется побеспокоить». Подобные выражения, наоборот, заставляют людей нервничать.

6. В начале беседы уточните, удобно ли клиенту с вами разговаривать: вдруг вы помешали человеку своим звонком?

7. Не затягивайте беседу, сразу переходите к основному предмету своего звонка.

8. Во время общения с клиентом категорически запрещено заниматься посторонними делами: курить, есть, пить, разговаривать с коллегами, смотреть кино и т. п. Собеседник сразу поймет это.

9. Говорите в таком же темпе, что и клиент. Люди, которые медленно говорят, думают тоже медленно. Они осмысливают услышанное и старательно подбирают ответ. Старайтесь подстроиться под скорость общения собеседника, но делайте это естественно, чтобы не создавалось впечатления, что вы дразнитесь. 

10. Разговаривая по телефону с незнакомым покупателем, вежливо попросите его представиться. Возможно, позже вам придется напоминать клиенту о себе, и вы уже будете знать его имя.

    После того как человек представится, называйте его именно так, как он сказал, ничего не сокращая и не меняя. И не забудьте добавить фразу «Рад знакомству с вами». Вежливость положительно скажется на вашем облике в глазах собеседника.

11. Постарайтесь создать позитивную атмосферу. Для этого используйте выражения «Рад слышать вас», «Рад оказать помощь в решении проблемы». Манера речи должна быть уверенной и энергичной, чтобы настроить собеседника на конструктивное общение.

12. Ни в коем случае не переходите на «ты», даже если собеседник так к вам обращается. Переход возможен только в том случае, если клиент сам об этом попросит.

    Если же вы сделаете это по собственной инициативе, то вас могут счесть хамом, грубияном, невоспитанным человеком, т. к. большинство людей болезненно реагируют, когда незнакомые люди говорят им «ты».

13. При общении с клиентами старайтесь говорить правильно и грамотно. Избегайте слов-паразитов, просторечной и жаргонной лексики.

14. Общаясь по телефону, говорите уверенно и убедительно, даже если клиент задает неудобные вопросы или делает неприятные комментарии.

15. Улыбайтесь во время разговора. Конечно, клиент вас не видит, но он слышит интонацию. Благодаря улыбке голос будет звучать позитивно и приветливо.

    Если вы решили напомнить клиенту о себе в чате или в социальных сетях, то уместно использование смайлов. Если клиент активно вставляет в текст графические символы, то и вам уместно делать так же.

16. Постоянно развивайтесь, повышайте свой профессиональный уровень. Квалифицированному специалисту проще общаться с клиентами и представлять интересы своей компании.

17. Если у вас нет в наличии товара, который нужен клиенту, предложите ему другие варианты.

18. Придерживайтесь тактики «менеджер — клиент», а не «клиент — менеджер».

19. Предупреждая клиента о том, что с ним свяжется представитель компании, точно укажите срок, когда это произойдет, и неукоснительно его соблюдайте.

    

    Источник: unsplash.com

20. Если у вас изменились планы и вы не можете выполнить свою договоренность с клиентом, позвоните и предупредите его об этом.

21. Беседуя с клиентом, не забудьте предложить ему поучаствовать в акциях или приобрести мелкий сопутствующий товар.

22. Стимулируйте клиента совершить покупку. В конце телефонного разговора спросите: «На какую дату будем оформлять доставку?» или «Какой товар вы решили приобрести?».

23. Ища способ, как напомнить клиенту о себе, не забывайте про действующие скидки и акции. Обязательно информируйте покупателей о них.

24. Никогда не навязывайте покупателям залежавшийся или некачественный товар. Общайтесь с потребителями так, как вам бы хотелось, чтобы разговаривали с вами.

25. Называя итоговую сумму заказа, не забудьте сообщить размер скидки, которую получил клиент.

26. Избегайте фраз «Этот товар последний на складе». Это пример неудачной мотивации покупателя. Поищите другие способы воздействия на клиента.

27. Если вам необходимо приостановить разговор, пользуйтесь функцией удержания вызова. Она есть практически в любом телефоне. При нажатии соответствующей кнопки собеседник перестает вас слышать, но звонок при этом не прерывается.

28. Если клиент слишком долго говорит, не пытайтесь его перебивать или торопить. Дайте собеседнику выговориться. Возможно, это именно то, что человеку нужно в данный момент.

    Некоторым людям нужно проговаривать свои мысли, чтобы принять решение. Учитывая этот факт, всегда оставляйте запас времени, планируя звонок клиенту. Например, рассчитывая уделить переговорам 10 минут, на всякий случай не планируйте серьезных действий на ближайшие полчаса.

29. В завершение разговора вежливо и доброжелательно попрощайтесь с клиентом. Удивительно, но многие люди не считают нужным прощаться, а просто вешают трубку. Но если вы позвонили клиенту, чтобы напомнить о себе, то нужно соблюсти правила делового общения и обязательно в конце беседы сказать «до свидания».

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Статья опубликована: 18.10.2019

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать гарантированный подарок

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB