Правила деловой переписки: что актуально в 2025-м

О чем речь? Правила деловой переписки касаются структуры, оформления, тона письма, а также дополнительных материалов, идущих в приложении. Они регулируют бумажную и электронную корреспонденцию, а также общение в мессенджерах.

На что обратить внимание? Универсальные правила обязывают писать вежливо, указывать тему, разделять текст на абзацы и проверять его перед отправлением, чтобы избежать ошибок. Особые требования — к переписке с иностранными адресатами.

Виды деловой переписки

Деловая переписка — это прежде всего способ общения с клиентами, партнерами, коллегами и сотрудниками. А ведение деловой переписки — навык, который стоит освоить, если есть желание и намерение двигаться по карьерной лестнице.

Источник: shutterstock.com

Прежде чем обсудить правила деловой переписки, необходимо рассмотреть признаки и классификации данного вида корреспонденции. Можно выделить разные типологии:

Еще одна классификация деловой корреспонденции — по назначению. Выделяют шесть типов писем:

Кроме того, в деловой переписке могут встречаться требования, претензии и просьбы.

Технические требования к деловой переписке

Все деловые печатные письма оформляются по единому стандарту. Технические требования зафиксированы в документе — ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Первое, на что следует обратить внимание, — размер шрифта. По ГОСТу допустимо использовать 12-14 кегли для набора основной информации, а также 10-11 — для оформления таблиц.

Второй важный момент — сам шрифт. Официальные письма — не место для вычурных, креативных вариантов. Как правило, в деловой переписке используется классический Times New Roman.

Третье — межстрочный интервал. Допустимо: 1 или 1,5. Последний —предпочтительнее, поскольку он более читабельный. Текст с полуторным интервалом воспринимать гораздо комфортнее.

Это основные правила оформления деловой переписки, зафиксированные в ГОСТ «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Имейте в виду, что соблюдение данных правил подтверждает юридическую силу официальных писем.

Основные правила корпоративной деловой переписки

Разберем правила ведения деловой электронной переписки:

Содержание письма

Деловые электронные письма не подходят для решения абсолютно всех вопросов. Некоторые задачи быстрее решить с помощью звонка или в мессенджере. Определите, кому и какие письма вы будете отправлять по почте. Чаще всего это:

• Письма-договоренности: фиксация и подтверждение того, о чем речь шла устно. Например, даты и времени встречи, а также основных положений договоренностей, которых удалось достичь.

• Письма-резюме по итогам встреч.

• Письма-задачи, а также комментарии к задачам.

• Письма с файлами.

Тема

Для обозначения темы есть специальное окошко. Его следует заполнять по двум причинам:

• Во-первых, чтобы получатель в режиме предпросмотра видел, о чем письмо. Так меньше риск, что он его пропустит, удалит или отправит в папку «Спам».

• Во-вторых, чтобы легче было найти необходимое письмо, если потребуется к нему вернуться.

Перед отправкой письма максимально четко и информативно сформулируйте тему. Постарайтесь максимально отразить смысл письма и при этом сделать предложение коротким.

• Тема: Документы → Прошу подписать документы.

• Тема: Срочно → Отправляю макет на согласование.

• Тема: Скидка → Прошу одобрить скидку ключевому клиенту.

Если в электронных письмах вы обсуждаете конкретный проект, то создайте для него отдельную папку с подтемами. Тогда важная информация будет храниться в одном месте.

Обратите внимание: если создали подтему, то не меняйте тему и ничего не удаляйте из папки.

Адресация

Есть два ключевых поля: «Кому» и «Копия».

С первым все интуитивно понятно: добавляйте туда людей, от которых ожидаете реакции на письмо. Они должны отписаться или иным образом дать понять, что информация получена. Однако по возможности адресатов должно быть не больше пяти.

Поле «Копия» позволяет добавить тех, кто должен быть в курсе общения, но может не отвечать на письмо. Любопытный факт: если в поле «Копия» добавить кого-то из руководителей, то ответы от адресатов будут поступать быстрее и конструктивнее.

Приветствие

Это базовое правило ведения любой переписки, в том числе и деловой. Даже если вы пишите своему другу, поздоровайтесь.

Обращайтесь к адресату по имени («Михаил, добрый день!» или «Кристина, привет!»). Психологи доказали, что нам нравится слышать и читать свое имя.

В самом начале — суть вопроса

Все самое главное следует изложить максимально коротко в начале письма. В идеале — в первом предложении либо в первом абзаце.

Например, если вы отправляйте правки, в начале сообщения напишите: «Игорь, здравствуй! Отправляю правки по нашему проекту. Пожалуйста, изучи и напиши, когда сможешь их внести».

Лучше всего в одном письме обсуждать одну тему, но, если вопросов накопилось много и нельзя вынести что-то конкретное в начало, так и напишите: «Накопились вопросы по проекту, изложу их далее…».

Обязательное прочтение всех вложений и пересылаемых комментариев

Бывает так, что от вас требуется лишь переслать чье-то письмо другому человеку. Всегда полезно изучить его содержание и вложение. Вы можете сэкономить время адресата, сделав резюме текста или сказав, на что стоит обратить внимание. Информация в будущем может пригодиться и вам.

Уточнения

Вопросы, которые касаются не темы обсуждения, а самого письма, помогают сделать коммуникацию эффективной. Например, после описания правок уточните: «Сколько времени потребуется для выполнения задачи?».

Такой вопрос будет гарантией того, что вы получите ответ, а значит, будете знать, что адресат принял информацию, обратил на нее внимание и взял в работу.

Источник: shutterstock.com

Еще примеры уточняющих вопросов: «Остались ли вопросы по письму?» или «Успеешь ли ты это сделать до пятницы?».

Орфография и пунктуация

Казалось бы, очевидное правило ведения деловой переписки, но и на него стоит обратить внимание: письма должны быть составлены грамотно.

К счастью, телефоны и компьютеры имеют встроенные программы для проверки орфографии и пунктуации.

Даже если вы знаете, что это письмо получит ваш друг, проверьте его на наличие ошибок.

• Во-первых, если вы обсуждаете деловые вопросы, вы коллеги/партнеры, а не друзья.

• Во-вторых, человек может переслать письмо или процитировать его в другом сообщении.

Структура

Старайтесь придерживаться правила: «Одно письмо — одна тема». Но бывает так, что повестка огромная и требуется обсудить множество вопросов. Если это ваш случай, отделите разные темы друг от друга и пронумеруйте их. Каждую новую мысль выносите в отдельный абзац.

И заключительный совет: если получили письмо с множеством вопросов, отвечайте на них по пунктам. В начале каждого абзаца тезисно или с помощью цитаты обозначайте, о чем пойдет речь.

Нюансы составления бумажного делового письма

Бумажные письма, как правило, отправляются почтой. К основным правилам деловой переписки по почте можно отнести следующие пункты:

• Размещение обращения в правом верхнем углу. К получателю принято обращаться по должности, фамилии, имени и отчеству либо только по имени и отчеству.

• Также допустимо обращение со слов Уважаемый(-ая) Имя Отчество.

• Тема письма пишется в начале. Для того чтобы верно ее обозначить, необходимо после написания текста выделить ключевые слова и объединить их в несколько предложений. В некоторых бумажных письмах допустимо не писать тему.

• В основной части письма размещается вся необходимая информация: проблемы, цели, предложения, обоснования, просьбы. Каждый абзац должен содержать только одну мысль. Кроме того, для более структурного изложения информации используйте специальные маркеры, а также перечисление «1…2…3…». Можете использовать пометку «Важно!» или полужирное начертание для выделения тех частей, на которые получателю следует обратить особое внимание.

Пример применения данных правил на практике:

В деловом письме обязательно нужно писать резюме (краткие выводы/предложения/соглашения), а также указывать, какой реакции вы ожидаете от получателя (напоминаем, что…/ожидаем, что…). В заключительной фразе призовите собеседника к дальнейшему сотрудничеству. Сделать это можно, например, так: «Ожидаю вашего ответа. С уважением, Чаплыгин Е.В.».

Если есть информация, которая не поместилась в тело письма, но вы считаете, что ее необходимо сообщить, используйте постскриптум — приписку P.S.

Если помимо письма вы отправляете какие-либо документы, укажите это в левом нижнем углу листа. После этого поставьте подпись, расшифровку и дату. Выглядит это следующим образом:

Дата ставится, так как существует деловой этикет, в соответствии с которым на официальные письма необходимо ответить не позднее чем через 10 дней. Если не получается уложиться в эти сроки, необходимо сообщить об этом собеседнику.

Примеры составления деловых писем

Рассмотрим, как применять правила деловой переписки, на конкретных примерах:

Деловое письмо о сотрудничестве

Уважаемый Анатолий Валерьевич!

Меня зовут Ксения Сергеевна, я представитель компании [название]. Мы занимаемся [краткое описание] и предлагаем вам сотрудничество.

Наши преимущества: [перечисление достоинств]. При заключении договора вы получите [описание выгод], а также мы готовы предложить вам персональную скидку — 9 % на всю линейку товаров.

Прикрепляю коммерческое предложение во вложении. Прошу сообщить о своем решении.

Всего доброго!

[электронная подпись]

Деловое письмо-просьба

Здравствуйте, Марина Алексеевна!

Прошу вас организовать собрание представителей всех отделов нашей компании.

Место: переговорная главного офиса.

Дата: 24.11.2025 в 11:00.

Тема: обсуждение новогоднего корпоратива.

С уважением,

[электронная подпись]

Гарантийное деловое письмо

Здравствуйте, Виктор Михайлович!

Прошу в течение недели отгрузить товар на склад в Томске. Оплату гарантирую.

Адрес склада и накладная с необходимыми позициями — во вложении.

С уважением,

[электронная подпись]

Письмо партнерам

Добрый день, Сергей Алексеевич!

Сообщаю вам о временных кадровых перестановках. С 25 июня 2025 года руководитель отдела Беляев Николай Евгеньевич ушел на больничный. Его замещает старший менеджер Сидоров Роман Валерьевич.

Пожалуйста, свяжитесь с ним для обсуждения задач.

Контактные данные Романа Валерьевича:

[электронная подпись]

Письмо-обращение

Добрый день, Кристина Викторовна!

Прошу вас провести перерасчет оплаты коммунальных услуг за июль 2025 года.

Во вложении квитанции и чеки об оплате.

Спасибо!

[электронная подпись]

Письмо руководителю

Добрый день, Юрий Вадимович!

Я получил партию товара, которую заказал месяц назад — 08.04.2025. Ровно 40 % товара — бракованные. Прикрепляю фотографии во вложении. Там же договор и чек об оплате.

Прошу заменить испорченный товар или вернуть его полную стоимость.

С уважением,

[электронная подпись]

Письмо в компанию

Здравствуйте, Анастасия Ильинична!

Обращаюсь по поводу несвоевременной оплаты услуг. Мы разработали логотип для компании «Название» и закончили проект 23.09.2025. Согласно пункту договора [название пункта], заказчик обязуется перевести оплату в течение недели после завершения проекта. Соответственно, мы должны были получить оплату за оказанные услуги две недели назад.

Задолженность составляет [сумма] рублей. Просим перечислить оплату в ближайшие дни на расчетный счет компании [номер счета]. В противном случае мы будем вынуждены обратиться в суд для принудительного взыскания оплаты.

Реквизиты для перечисления оплаты продублировала во вложении.

С уважением,

[электронная подпись]

Письмо контрагенту

Здравствуйте, Матвей Маркович!

Сообщаю вам, что у нашей компании сменились реквизиты. Новые реквизиты прикрепляю во вложении.

Хорошего дня!

[электронная подпись]

Правила деловой переписки в мессенджерах

Для решения многих вопросов необязательно писать бумажные или электронные письма. Бывает достаточно сообщения в Телеграме или Вотсапе. Но у деловой переписки в мессенджерах также есть правила:

Время

Отправлять сообщения рано утром или после окончания рабочего дня — моветон. Исключение — предварительная договоренность или срочный проект, сдать который нужно было «еще вчера». Имейте в виду, что некоторые ваши коллеги и партнеры могут жить в другом часовом поясе. Учитывайте данный факт во время рабочей переписки. Лучше не раздражать слишком ранними или поздними сообщениями, а воспользоваться отложенной отправкой.

Кстати, если вам приходят месседжи в нерабочее время, вы вправе их не читать. Смахивайте уведомление и отдыхайте со спокойной совестью.

Голосовые сообщения

Согласно опросам, примерно 31 % россиян не любят аудиосообщения. Да, с одной стороны, они удобны. Но с другой — создают лишние хлопоты.

Например, получатель может находиться в обстановке, которая не располагает к прослушиванию аудио. Либо через время ему потребуется переслушать информацию, а сообщение просто затеряется. В этом плане текст предпочтительнее: с ним можно быстро ознакомиться, а также легко найти по поиску.

Источник: shutterstock.com

В деловой переписке старайтесь излагать свои мысли в текстовом формате. А перед отправкой аудио убедитесь, что собеседник готов сейчас его прослушать. Также старайтесь к аудио добавлять сопроводительное текстовое сообщение: тезисно напишите, о чем ведете речь.

И еще: если общаетесь голосовыми, важно работать со своей речью — говорить структурированно, четко и без слов-паразитов.

Грамотность

В вопросах грамматики, синтаксиса и орфографии не стоит полагаться на Т9. Если сомневаетесь в своей грамотности, пользуйтесь ПК-версией мессенджеров. С компьютера проще заметить и исправить ошибки.

Неформальное общение

В рабочих и других чатах допустимо неформальное общение. Конечно, все зависит от компании и корпоративной культуры. Придерживайтесь правил, принятых в вашей организации. Даже если сотрудникам позволительно общаться неформально, помните об уместности тех или иных обращений, шуток и высказываний. В конце концов это деловое общение, а не переписка с подружкой.

Краткость — сестра таланта

Рабочие чаты призваны упростить коммуникацию сотрудников, поэтому не стоит ее усложнять.

Например, не нужно писать простыни текста. Придерживайтесь правила: одно сообщение — одна идея. Помните, что ваши коллеги отвлекутся от работы, чтобы прочитать ваш месседж, и эта пауза не должна затянуться.

И второе — не нужно отправлять по 1-2 слова в нескольких сообщениях. Такие «лесенки» и непрекращающиеся оповещения сильно раздражают и крайне неуместны в рабочих чатах.

Кроме того, старайтесь избегать излишних эпитетов, метафор и других образных средств. Красноречие лучше демонстрировать в других местах, а в рабочих чатах писать по делу.

Личное — в личку

Если обсуждение рабочего вопроса привело к тому, что вы перешли на личности, то вам — в личные сообщения. Особенно это касается конфликтов и других «горячих» тем.

Не только мессенджер

Во-первых, какие-то вопросы быстрее обсудить с коллегами лично, если, например, их кабинет находится за стенкой. Во-вторых, важные решения, договоры и документы лучше отправлять по электронной почте.

Стиль общения

Стикеры, смайлы, мемы и вирусные фразочки — неотъемлемая часть онлайн-коммуникации. Но их лучше оставить для личной переписки. В рабочем чате все это допустимо только с разрешения всех участников.

Источник: shutterstock.com

И если используете такой стиль общения, то не злоупотребляйте, чтобы смешные картинки и стикеры не мешали рабочей коммуникации.

Не спамьте

Коротко про это уже говорилось, но этот пункт достоин отдельного внимания: не разделяйте одну мысль на несколько сообщений. Людей раздражает множество оповещений. Более того, кто-то из ваших коллег может находиться на важной встрече или совещании.

Не стоит спамить еще и потому, что ожидание, когда вы закончите свою мысль, может быть утомительным. Соберите тезисы воедино и отправьте одним сообщением.

Слова «спасибо»/«пожалуйста» добавьте в конце предложения, но не выносите в отдельное сообщение.

Только оперативные вопросы

Этот пункт резюмирует все предыдущие правила деловой переписки в мессенджерах. Рабочие чаты — очень удобная вещь, но не стоит их использовать и для решения оперативных вопросов, и для важных тем, и для неформального общения с коллегами. Среди такого потока сообщений по-настоящему важная информация быстро затеряется.

Пользуйтесь чатом для решения срочных и важных задач. Остальное — по электронной почте или в личке. Как вариант, можно создать отдельный чат: «Болталка» или «Решение важных задач».

Правила деловой переписки на английском языке

Если у вас есть иностранные коллеги и партнеры, то вы обязаны владеть английским. Это международный язык, на котором общаются представители разных стран.

Рассмотрим основные правила деловой переписки на иностранном языке:

• Сокращайте. Пишите максимально просто и понятно. Избегайте сложных языковых конструкций и составных времен. Ваша задача — донести информацию в полном объеме, а не написать художественное эссе. Убирайте все, что может затруднить понимание текста.

• Заранее уточните пол собеседника. В русском языке это помогает использовать правильное окончание фамилии (Иванов/Иванова). Если вы общаетесь с человеком на английском, могут возникнуть сложности. Например, вам предстоит написать человеку по имени Alex Johnson. Так могут звать и мужчину, и женщину. Уточните этот момент у коллег или в социальных сетях, чтобы понять, как обратиться: Mr. или Mrs.

• Упрощайте. В первую очередь, убирайте предлоги. Например, вместо“The agreement on trade” лучше написать “The trade agreement”. Смысл стал точнее, а фраза лаконичнее. То же самое касается фразовых глаголов. Так, вместо “carry out” можно использовать “conduct”. И то и то означает «проводить».

• Используйте только действительный залог. В деловой переписке нет места страдательному.

• Добавьте списки. Если вам нужно получить ответы на несколько вопросов или вы предлагаете выбор из нескольких вариантов, добавляйте списки. Это улучшает структуру и читабельность текста, а также повышает шанс, что вы получите подробный, а не односложный ответ.

Несмотря на то что английский язык является универсальным, его использование может отличаться при общении с представителями разных стран.

1. Восточные страны (Япония, Китай, ОАЭ, Египет, Сирия и другие представители арабского мира).

   В общении с представителями этих стран проявляйте максимальную вежливость. Соблюдайте все формальности, нормы и правила приличия и этикета:

   • I am sorry if I am bothering you. — Прошупрощения, если отвлекаю вас.

   • Hopethis email finds you well. — Надеюсь, это письмо застанет вас в добром здравии.

   • Might I take a moment of your time? — Могули я занять у вас минуту?

   Крайнюю вежливость следует проявлять при написании просьб:

   • Could you please be so kind… — Будьтетак добры…

   • I would appreciate it a lot if you could… — Я бы был очень признателен, если бы вы могли…

2. Германия, Великобритания.

   Представители этих стран не ждут от вас такой включенности, как восточные коллеги. Достаточно соблюдения этикета и базовых правил деловой переписки. Избегайте модальных глаголов would, might и could.

   • Should you have any further questions, please do not hesitate to contact us. — Еслиу вас возникнут дополнительные вопросы, пожалуйста, обращайтесь.

   • I will be looking forward to your response. — Будуждать вашего ответа.

   • I would appreciate your help in this matter. — Будупризнателен за вашу помощь.

3. США.

   Также можно обойтись без модальности. Приветствуется максимально прямое и четкое общение.

4. Африка и Южная Америка.

   Уделите время разговору о личном. Для жителей африканских стран это показатель хорошего тона. В письме спросите у собеседника, как у него дела, и задайте еще пару личных вопросов. Это сделает коммуникацию более эффективной.

Ошибки в деловой переписке

Компании может дорого обойтись, если кто-то из сотрудников не знает правил деловой переписки. Их несоблюдение снижает эффективность коммуникации, из-за этого могут уходить недовольные клиенты и партнеры. Далее рассмотрим основные ошибки, которые встречаются в деловом общении:

Ошибки в адресной строке

Обычно отправка писем другому адресату происходит из-за невнимательности. Если вы перепутали электронный адрес и отправили письмо стороннему получателю, просто следом вышлите сообщение с извинениями за беспокойство.

Источник: shutterstock.com

Однако если в письме содержалась важная информация о вашей компании и вашем продукте, могут быть проблемы. Например, если письмо попадет вашим конкурентам.

Поэтому запомните правило: перед отправкой важного сообщения внимательно проверьте E-mail. Тем самым вы минимизируете риск ошибок.

Письмо, состоящее из «воды»

Деловые сообщения должны быть краткими и понятными. Только тогда переписка будет эффективной. В противном же случае это будет просто набор бессмысленных текстов.

Собеседник будет вынужден несколько раз перечитывать ваше сообщение, чтобы понять суть. Избавьте его от этой необходимости и возьмите за правило писать конкретно. Для этого перед отправкой сообщения спросите себя: «Для чего я пишу это сообщение? Какой результат хочу получить? Какую основную мысль нужно донести?».

Убедитесь, что вы ее изложили понятным и простым языком. Если сообщение получилось длинным, ключевую тему укажите в самом начале. Например: «Предлагаю подвести итоги совместной работы в этом квартале и составить план на следующий».

Специфическая лексика

Часто в письмах сотрудники используют большое количество жаргонизмов, сложных терминов, сокращений и аббревиатур. По возможности этого всего нужно избегать, если не до конца уверены, что получатель тоже владеет этим «профессиональным» языком.

Если же нет возможности совсем избавиться специфической лексики, делайте сноски с расшифровками или создайте словарик в приложении. В противном случае получатель будет буквально расшифровывать смысл вашего послания.

Здесь же стоит сказать про уместный стиль. Недопустимо излишне фамильярное общение, а также написание сообщений в духе личной переписки. Сравните два предложения:

«Давайте встретимся в 23-м кабинете в 16:30. С собой нужно взять документы, будьте готовы находиться там до закрытия».

«Коллеги, предлагаю встретиться для обсуждения деталей действующего проекта. Совещание пройдет в 23-м кабинете головного офиса нашей компании сегодня в 16:30. Пожалуйста, возьмите с собой все документы, которые имеют отношение к проекту. Так как на повестке множество вопросов, встреча может продлиться до 20:00».

Второй вариант более информативный и официальный.

Затягивание с ответом

Вопрос, решение которого вживую потребовало бы полчаса, в переписке может обсуждаться целый день. Одна из причин — долгие ответы одного или обоих собеседников.

Источник: shutterstock.com

Представьте, что вы задаете вопрос коллеге, а он пропадает на полдня. Ситуация, мягко говоря, неприятная. Постарайтесь так не делать. По возможности на деловые письма отвечайте максимально быстро. Если их поток большой, выделите те, от которых зависят важные бизнес-процессы, и отправляйте ответы на них безотлагательно.

Полотна текста

Если сообщение содержит огромное полотно текста с длинными абзацами или вовсе без них, собеседнику будет сложно вникнуть в суть. Современный человек не воспринимает такие тексты, поэтому важно соблюдать деление.

Придерживайтесь правила: один абзац — одна мысль. Тогда даже длинное сообщение будет читабельным.

Грамматические и орфографические ошибки

Деловой текст, который написан безграмотно, снижает уровень доверия. Обычно на офисных компьютерах стоят программы, которые проверяют правильность написания, но лучше еще раз перечитать текст самостоятельно.

При необходимости пользуйтесь грамматическими, орфографическими и онлайн-словарями. Если вдруг случится так, что собеседник указал вам на ошибку, не принимайте это близко к сердцу. Повторите еще раз соответствующее правило русского языка и запомните его на будущее.

Тест для оценки деловой переписки

Для оценки качества переписки используйте специально разработанный тест. Оцените свое общение по трехбалльной шкале по пяти критериям.

Клиентский сервис

Все контрагенты получают грамотно составленные, своевременные ответы. Сотрудники знают стандарты сообщений и придерживаются их (например, скорость ответа, обращение к клиенту, указание контактов для обратной связи). Все послания отправляются от правильного имени и с нужной почты. В письме содержится исчерпывающий ответ на входящий вопрос.

Оценка:

• 3 — применяем технологии и регламенты, которые гарантируют своевременный и точный ответ;

• 2 — знаем стандарты и стараемся их применять;

• 1 — действуем по ситуации.

Однозначность

Под однозначностью подразумевается, что у вас есть канал, который считается официальным для передачи важной информации. Например, электронная почта. Кроме того, определены люди, которые имеют право отправлять официальные данные и другую важную информацию. В противном случае путаница практически неизбежна.

Оценка:

• 3 — для каждого типа информации применяются соответствующий канал и формат передачи;

• 2 — передача важных данных регламентирована, но бывает путаница;

• 1 — как-то справляемся.

Деловая этика

Это уважительное отношение к собеседнику, которое выражается прежде всего в том, что правильно написаны его фамилия, имя, отчество и должность. Так, Андрей Михайлович не назван случайно Михаилом Андреевичем, а финансовый директор не превратился в коммерческого. Кроме того, все оформлено с учетом норм ГОСТ Р 7.0.97-2016, а текст содержит исчерпывающий ответ и написан грамотно.

Источник: shutterstock.com

Бывает, что нужно сослаться на какое-то прошлое письмо или привести цитату. Необходимо предоставлять конкретику: точные слова, дату письма. В этом помогает регистрация писем.

Оценка:

• 3 — каждое письмо оформляем, регистрируем и сохраняем под нужной категорией. Ссылки и цитаты всегда точные;

• 2 — если надо сослаться на письмо, найдем его через поисковик и укажем дату;

• 1 — не ссылаемся.

Правовая безопасность

Если придется обращаться в суд по какому-либо вопросу, то с большой вероятностью дело выиграет та сторона, у которой юридически значимые письма и документы корректно оформлены, подписаны и зарегистрированы.

Оценка:

• 3 — в 100 % судов, если мы реально правы и доказательство строится на переписке, мы выигрываем;

• 2 — в случае необходимости найдем необходимые документы в истории переписки;

• 1 — если мы правы, то как-нибудь докажем.

Трудоемкость и затраты времени

Тщательное оформление каждого письма — дело энергозатратное. К счастью, сейчас есть множество приложений и сервисов, которые позволяют это сделать за пару мгновений.

Оценка:

• 3 — мы тратим время только на написание сути письма, все остальное делается автоматически;

• 2 — у нас есть шаблоны писем, мы регулярно наводим в них порядок;

• 1 — мы тратим столько времени, сколько надо.

Запишите и сложите свои оценки по пяти критериям:

• От 12 до 15. Вероятно, с сотрудниками вашей компании приятно общаться. Клиенты и партнеры получают своевременные и качественные ответы. Вы пользуетесь продвинутой информационной системой, и остается лишь ее оптимизировать. Перечитайте еще раз сказанное выше, возможно, появится идея для инноваций и нововведений.

• От 8 до 11. Вы — мастер, который делает все хорошо, но только сам и вручную. Добавьте эффективные программы и системы, чтобы вывести деловую переписку на качественно новый уровень.

• От 5 до 7. У вас огромные перспективы и возможности для роста.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о правилах деловой переписки

Итак, деловое письмо, будь оно бумажное, электронное или в виде сообщения в мессенджере, —эффективный инструмент, который позволяет оперативно решать возникшие вопросы, нарабатывать клиентскую базу, поддерживать отношения с покупателями и партнерами и в целом развивать бизнес.

Что портит деловое письмо?

Помимо ошибок, упомянутых ранее, деловую переписку усложняют еще пара моментов. Например, когда вы вставляете в текст ссылку, которая занимает половину страницы. Ее можно сократить с помощью специального сервиса или вовсе «вшить» в тело текста. Вторая частая ошибка — вставлять в текст большие фотографии или файлы PDF. Все это можно загрузить в «облако» и прикрепить ссылку в сообщении.

Когда интересоваться ответом?

Оптимально — через 1-2 дня. Не нужно звонить сразу после отправки сообщения, тем самым вы только вызовете раздражение. Но и затягивать со звонком, если ответ не поступает, тоже не стоит. Возможно, письмо потерялось или адресат про него просто забыл.

Какая книга поможет наладить деловую переписку?

Максим Ильяхов и Людмила Сарычева, авторы бестселлера «Пиши, сокращай», в своей новой книге «Новые правила деловой переписки» учат вести этичную и эффективную письменную деловую коммуникацию. Они говорят о принципах уважения и заботы о собеседнике. Только на таком фундаменте можно выстроить крепкие бизнес-отношения в новом мире.

Поэтому берите от этого инструмента максимум, обучаясь грамотной письменной речи и правилам деловой переписки.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать гарантированный подарок

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB