Принципы делегирования: что нужно знать руководителю

О чем речь? Принципы делегирования направлены на налаживание процесса передачи задач, прав или обязанностей от руководителя сотрудникам. Их соблюдение исключит недопонимание, срывы сроков и разгрузит начальника.

На что обратить внимание? Воплощать принципы делегирование в жизнь мешает негативный опыт. Руководители выбирают не тех сотрудников, не объясняют задачу, не дают время и ресурсы на ее выполнение. Исключив все это, работать станет гораздо проще!

В этой статье:

Понятие и цели делегирования
Принципы делегирования
Этапы делегирования
Что мешает воплотить принципы делегирования
Часто задаваемые вопросы о принципах делегирования
Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Скачать бесплатно

Понятие и цели делегирования

Сам процесс означает, что руководитель передает подчиненному определенную задачу, право принятия решений или круг обязанностей. Обычно вместе с этим переуступается и ответственность за результат. Первое время руководитель помогает и направляет сотрудника.

В большинстве случаев принципы делегирования в менеджменте осуществляются по схеме «сверху вниз».

Основная задача поручения задач управленца его подчинённым в компании заключается в том, чтобы высвободить время руководителей и уменьшить их рабочую нагрузку.

Понятие и цели делегирования

Источник: shutterstock.com

Повседневные заботы (например поиска специалиста по ремонту офисного оборудования) мешают начальнику сосредоточиться на главном, из-за чего он может пропустить важные мероприятия или задержаться.

Делегировать стоит не только простые задачи. Поручение ответственных дел способствует развитию сотрудников, повышает их профессионализм и помогает им расти. Поэтому доверять своим подчиненным не просто нужно — это еще и выгодно.

Каждая компания нуждается в кадровом резерве — группе сотрудников, которые планомерно развивают свои навыки и готовятся к управленческим функциям. Эти специалисты могут заменить руководителя в случае его ухода или временного отсутствия. Принципы делегирования помогают раскрыть потенциал каждого члена команды.

Новый подход к рутинным задачам может значительно улучшить работу компании. Когда сотрудники чувствуют, что им доверяют, они стремятся выполнить свою работу наилучшим образом, проявляют инициативу в поиске решений и начинают больше верить в себя и своего руководителя.

Потратив один раз немного времени на распределение задач, подготовку инструкций и объяснение деталей, вы в дальнейшем сэкономите гораздо больше часов и получите пространство для более важных дел.

Принципы делегирования

Делегирование — это не просто перекладывание задач, а искусство эффективного управления. Как научиться передавать полномочия так, чтобы освободить время для стратегических решений и при этом сохранить контроль?

Доверие как основа

Это базис делегирования. Если руководитель уверен, что сотрудник не справится, и заранее настраивается на контроль и переделывание, то настоящей передачи полномочий не происходит. Подчиненный чувствует это и не берет на себя ответственность по-настоящему.

Важно передавать задачи так, чтобы сотрудник понимал: это его территория управления. Он должен осознавать, что за него никто переделывать не будет. Если начальник постоянно держит руку на пульсе, вмешивается в каждый шаг, подчиненный не будет стараться сделать работу хорошо.

Он подумает: «Руководитель все равно все проверит и исправит». В результате ни у сотрудника, ни у компании не появится навыка самостоятельного выполнения задач.

Четкое распределение полномочий

Нельзя просто сказать: «Ребята, давайте продадим как можно больше!» или «Нужно срочно отправить клиентам товар». Если не обозначить, кто конкретно за что отвечает, в результате никто ничего не сделает. Важно, чтобы была понятная организационная структура, разграниченные зоны ответственности и четкие должностные инструкции.

Есть базовый принцип: если за результат ответственны все, значит, не ответственен никто. Чтобы избежать этого, в компании должна быть хотя бы минимальная организационная структура.

Четкое распределение полномочий

Источник: shutterstock.com

Ее можно быстро создать, используя готовые шаблоны. Например, в нашей системе можно посмотреть различные шаблоны организационных структур для компаний разных отраслей и адаптировать их под свой бизнес.

Обучение и повышение компетенций

Делегировать можно только тому, кто способен выполнить задачу. Если сотрудник не обладает нужной компетентностью, передача полномочий превратится в катастрофу. Поэтому важно постоянно обучать персонал.

Для этого в компании должны быть дорожные карты развития сотрудников. Например, в нашей системе есть категории: финансовый коуч, бизнес-коуч, менеджер по продажам. Для каждой прописаны четкие этапы роста.

Каждый уровень предполагает освоение определенных навыков. Новичок не может сразу стать экспертом, но он понимает, какие шаги ему нужно пройти, чтобы достичь цели.

Контроль выполнения задач

Как бы хорошо ни была организована команда, без надзора ничего не получится. Руководитель должен не просто ставить задачи, но и проверять их выполнение. Однако контроль не означает микроменеджмент и переделывание за сотрудника.

Эффективный надзор включает:

Отслеживание ключевых этапов выполнения задачи.
Оперативное корректирование курса при необходимости.
Обратную связь с сотрудником по результатам.

Если руководитель всегда доводит задачи до конца, у персонала формируется исполнительская дисциплина. Они знают: если шеф поручил работу, он обязательно ее проверит. Значит, лучше сразу сделать качественно.

Руководитель должен добиваться выполнения задач

Когда в компанию приходит новый сотрудник или управленец только начинает работать с командой, у подчиненных нет еще привычки четко исполнять поручения. Но если они увидят, что каждую задачу начальник доводит до завершения, они начнут работать иначе.

Как этого добиться?

Всегда стремитесь к выполнению задачи — если руководитель поручает работу, он должен получить результат.
Фиксируйте поручения письменно — тогда не будет оправданий «я не услышал».
Настраивайте команду на исполнение — сотрудники должны привыкнуть, что начальник всегда проверяет выполнение задач.

Когда эта модель закрепляется, делегирование становится более эффективным: подчиненные осознают, что за их действиями ведется реальный контроль, а не ставятся задачи для галочки.

Внедрение системного подхода к делегированию

В конечном итоге, успешное поручение заданий руководителя его подчинённым — это не только про распределение задач, но и про создание системы управления в компании. Если в организации есть четкие процессы, точки контроля, стандарты и понимание ролей, делегирование происходит естественно.

Внедрение системного подхода к делегированию

Источник: shutterstock.com

В такой системе:

Руководитель занимается управлением, а не выполняет рутинные задачи.
Сотрудники понимают свою зону ответственности и работают самостоятельно.
Каждое поручение фиксируется и контролируется.

Когда в компании выстроены процессы и культура делегирования, рост происходит намного быстрее. А владелец бизнеса получает возможность масштабироваться без перегруза и выгорания.

Увеличим продажи вашего бизнеса с помощью комплексного продвижения сайта. Наша команда экспертов разработает для вас индивидуальную стратегию, которая позволит в разы увеличить трафик, количество заявок и лидов, снизить стоимость привлечения клиентов и создать стабильный поток новых покупателей.

Узнать подробности

Этапы делегирования

Попробуйте разобраться с задачей сами.

Создайте бриф или техническое задание. Продумайте возможные сложности, с которыми может столкнуться ваш помощник. Определите, как часто вы планируете проверять промежуточные этапы выполнения.

Подберите подходящего исполнителя.

Важно, чтобы кандидат обладал нужными знаниями и опытом. При этом он не должен быть перегружен другими задачами и должен проявлять интерес к подобной работе. Идеально, если он уже имеет опыт в подобных проектах.

Донесите суть задачи максимально ясно.

Определите конечную цель и сразу опишите, каким должен быть итоговый результат.

ТОП-7 кейсов
из разных ниш с ростом
от 89% до 1732%

Узнать подробнее

Проговорите все условия, даже те, что неочевидны.

Факторы могут включать:

сроки завершения задачи;
контрольные точки для проверки хода работы;
доступные ресурсы;
предполагаемый порядок действий или строгий план;
список контактов, которые могут быть полезны;
примеры аналогичных заданий или шаблоны;
степень свободы в действиях и ожидания по креативности.

Расскажите об ожидаемых выгодах и получите согласие.

Человек будет более мотивирован, если поймет, какую личную пользу он получит — например, возможность развить навыки, сделать карьерный шаг или заслужить признание.

Этапы делегирования

Источник: shutterstock.com

Также важно удостовериться, что он готов принять ответственность за выполнение задачи, соответствуя основным принципам делегирования ответственности.

Внимательно выслушайте идеи.

Если вы выбрали подходящего человека, он не станет бездумно выполнять указания. Вместо этого он уточнит детали и предложит свое решение — возможно, неожиданное для вас. Проявите открытость и поддержите его инициативу.

Передайте полномочия.

Определите, что именно сотрудник может требовать от других, при каких условиях и в каких ситуациях. Обозначьте возможные риски и последствия, при этом дайте понять, что при необходимости вы готовы подключиться и помочь.

Что мешает воплотить принципы делегирования

Существует шесть ключевых причин, по которым руководители избегают передачи задач своим подчиненным или прекращают это делать после первых трудностей.

Неправильно выбран исполнитель. Перед тем как доверить задачу, важно оценить, обладает ли сотрудник необходимыми знаниями и умениями, совпадает ли эта работа с его профессиональными интересами и целями, а также насколько он загружен.

Лучше всего поручать согласно принципам делегирования полномочий тем, кто наиболее близок к ежедневным процессам — они лучше всего ориентируются в деталях текущих задач.
Нежелание тратить время на объяснения. Руководители порой считают, что растолковывать что-то — это пустая трата времени, которое можно провести с большей пользой.

Однако без четких инструкций подчиненный не получит новых навыков и не сможет снять часть нагрузки с менеджера. Чем яснее будет озвучена задача, ее цель, сроки и формат исполнения, тем выше вероятность качественного результата.
Передача задачи коллективу. Важно, чтобы каждый сотрудник четко понимал, за какой конкретный результат и срок он отвечает. Лучше поручить одному человеку задачу целиком, чтобы границы ответственности были очевидны.
Делегирование неподходящих заданий. Иногда задачи передаются лишь для того, чтобы избежать ответственности или критики. Однако руководитель не должен перепоручать дела, требующие принятия решений на более высоком уровне.
Излишнее вмешательство в процесс. Перфекционизм и страх упустить контроль могут заставить менеджера вмешиваться в выполнение задачи и даже забирать ее обратно. Следует понимать: человек, впервые столкнувшийся с новым делом, может выполнять его медленно — это естественная часть обучения.

Со временем он приобретет нужные навыки и будет работать быстрее. В процессе стоит отвечать на вопросы и направлять, но не выполнять работу за подчиненного. Комментарии лучше давать после получения результата.
Отсутствие времени на проверку. При делегировании обязательно стоит предусматривать сроки на обратную связь и возможную доработку. Это важный элемент успешного поручения задач — он укрепляет и уверенность сотрудника, и авторитет руководителя.

Например, если отчет должен быть готов к понедельнику, логичнее установить срок сдачи на пятницу, чтобы осталась возможность внести корректировки.

Если же принимать работу несоответствующую стандартам, сотрудник не научится делать задачи качественно, и менеджеру придется постоянно исправлять недочеты.

Скачайте полезный документ по теме:

Часто задаваемые вопросы о принципах делегирования

Если вы хотите, чтобы делегирование в вашей компании работало стабильно, внедряйте систему управления и используйте проверенные методы. Это обеспечит вам не только рост, но и стабильность в бизнесе.

Какие обязанности нельзя передавать другим?

Решение внутренних проблем отдела. Ответственность за продукт и коллектив всегда лежит на менеджере. Если возникают сбои, срываются сроки или обостряются конфликты, именно руководитель должен вмешаться и устранить причины. Переложив это на других, он рискует утратить доверие команды и контроль над процессами.

Где можно глубже разобраться в принципах делегирования?

Существует достаточное количество литературы по этому предмету. Например, книга Брайана Трейси «Делегирование и управление» — отличное введение в тему от признанного эксперта.

В издании детально рассматриваются вопросы формулировки задач и способы освобождения времени руководителя для стратегических целей. Само собой разумеется, что приводятся и основные принципы делегирования ответственности. Ясный и понятный стиль изложения делает возможным немедленное применение рекомендаций в рабочей практике.

Что может повысить эффективность делегирования?

Как грамотно распределять задачи среди сотрудников, если вы руководитель, а их — много? Используйте цифровые инструменты. Например, CRM-системы (Customer Relationship Management, то есть «управление взаимоотношениями с клиентами»).

В них можно указать исполнителя, подробно описать задание, задать сроки и добавить инструкции или полезные ссылки. Ход выполнения легко отслеживается в интерфейсе, а система уведомляет менеджера о нарушениях дедлайна — через приложение, SMS или Telegram.

Автор статьи