Делегировать полномочия – что это значит и как осуществить

О чем речь? Делегировать полномочия — значит передать часть своих обязанностей другому человеку — подчиненному, стажеру, новичку в отделе. Таким образом получится высвободить время на решение более важных задач, от которых зависит развитие компании.

Что учесть? Делегирование будет работать тогда, когда выбраны допустимые для этого задачи. Некоторые обязанности нельзя передавать другим лицам. Также в ходе этого процесса важно не допустить распространенные ошибки, из-за которых теряется интерес к делегированию.

Что значит делегировать полномочия

Делегирование полномочий представляет собой процесс передачи определенных задач, прав или обязанностей от руководителя к сотруднику. Обычно при этом также передается и ответственность за выполнение возложенных задач. На первом этапе начальник действует как наставник.

Источник: shutterstock.com

Как правило, делегирование полномочий осуществляется по принципу «сверху-вниз».

Основная цель делегирования в организации — освободить время руководства и снизить их нагрузку. Рутинные задачи могут отвлекать от выполнения более значимых и сложных дел. Из-за повседневных неприятностей, таких как необходимость найти специалиста для ремонта офисной техники, начальник может опоздать на важную встречу с деловыми партнерами, забыть о запланированной конференции или задерживаться на работе дольше обычного.

Причины для делегирования полномочий очевидны: в какой-то момент руководитель сталкивается с большим объемом задач, чем способен решить самостоятельно. Одни занимают трудом время вечеров и отпусков, тогда как другие предпочитают передавать часть работы другим.

Если начальник всё делает сам и не делегирует, он тратит много личного времени, что мешает ему справляться и с рутинной, и со стратегической работой. Это приводит к упущенной прибыли. При чрезмерной нагрузке руководитель может столкнуться с выгоранием.

Например, специалист по контекстной рекламе способен вести только восемь кампаний в месяц — это его предел. Он может начать работать в выходные, но значительного повышения эффективности не добьется. Если же он привлекает к работе новичков, они могут взять часть задач на себя, и в итоге команда выполнит больше кампаний, а значит, и заработает больше. С увеличением квалификации сотрудников руководитель сможет освободить время для поиска новых клиентов и дополнительных услуг.

Передача задач может быть сложной, и существует ряд неправильных представлений, которые мешают начать использовать этот подход.

При правильном распределении задач можно сохранить высокое качество их выполнения, и руководителю не нужно будет затрачивать дополнительные усилия на осуществление работы самостоятельно или исправление оплошностей сотрудников.

Польза делегирования полномочий

Польза делегирования:

Экономия времени

К примеру, профессионал отвечает за стратегию: направление развития продукта, целевые задачи команды, оптимизация процессов и увеличение доходов. Но если он тратит по несколько часов на сбор данных для отчетов или участие в бесконечных встречах, у него не останется сил для решения более важных вопросов. Делегирование позволяет сосредоточиться на значимых задачах и помогает избежать выгорания и связанных с ним проблем со здоровьем.

Выявление потенциала сотрудников

Новые задания могут раскрыть тайные умения, которые не проявлялись в рутинной работе. Например, человек может оказаться талантливым оратором или опытным в создании наглядных презентаций.

Повышение мотивации команды

Когда сотрудники делят обязанности, это говорит о наличии доверия и стремления к развитию. Новые задания предоставляют возможность для карьерного роста, давая человеку ощущение своей значимости и побуждая к активному принятию вызовов.

Обеспечение устойчивости рабочих процессов

Если лидер будет выполнять все сам и не обучит команду, в случае его отсутствия работа может приостановиться. Делегирование задач среди членов группы позволяет им поддерживать рабочие процессы и оперативно реагировать на запросы.

Кому что делегировать

Что можно делегировать:

Задачи

Существуют два типа задач, которые можно делегировать:

• рутинные;

• непрофильные.

Рутинные задачи выполняются по установленным стандартам и не требуют способности принимать управленческие или нестандартные решения. Чтобы передать такую задачу подчинённому, необходимо:

• составить руководство;

• провести обучение;

• контролировать выполнение в течение первых нескольких раз.

Например, директор по маркетингу регулярно собирает данные с рекламных платформ и готовит отчёты о продвижении. Эта монотонная работа отнимает много времени, и может быть поручена старшему маркетологу.

Непрофильные задачи требуют специфических знаний, которыми руководитель не располагает. Например, если директор по маркетингу организует PR-мероприятие, подбор промоутеров следует доверить HR-отделу.

Полномочия

Помимо задач, можно передавать права и обязанности в рамках определённого бизнес-процесса. Дайте команде возможность самостоятельно выбирать методы и инструменты для достижения поставленных целей. Передача полномочий позволяет вам не углубляться в детали рабочего процесса. Главное — это своевременное получение результата.

Источник: shutterstock.com

Полномочия подразделяются на линейные и аппаратные:

Линейные — это ответственность за конечный результат:

• руководитель ставит перед сотрудником задачи;

• работник их выполняет и сообщает о результатах начальнику.

Аппаратные — это ответственность за конечный результат и методы его достижения, при этом подчинённый самостоятельно разрабатывает план действий и распределяет подзадачи:

• руководитель формулирует цель;

• сотрудник определяет способы ее достижения;

• разрабатывает план выполнения работы и выделяет подзадачи;

• делегирует их другим подчиненным;

• каждый член команды выполняет свою часть работы, что приводит к общему результату.

Примеры полномочий могут быть следующими:

• линейные — создание корпоративной страницы в социальных сетях;

• стратегические — удвоение рентабельности проекта к концу года.

При подборе сотрудников для делегирования задач ориентируйтесь на два основных критерия:

• мотивация;

• уровень компетенции.

Если данные критерии по отношению к сотрудникам находятся на низком уровне, можно передавать им только линейные задачи. В таком случае руководителю необходимо:

• чётко определить ключевые цели и задание;

• предоставить инструкции для выполнения задачи;

• следить за промежуточными результатами работы.

При наличии высокой мотивации и необходимых навыков можно предоставить доступ к аппаратным возможностям. Задача руководителя заключается в том, чтобы донести ключевые моменты:

• стратегия;

• цели, которые необходимо достичь;

• доступные ресурсы: бюджет, персонал, технологии.

Способы достижения поставленных целей, стратегии и решения для выполнения задач выбирает сам работник.

Какие задачи можно делегировать

• Простые повседневные задачи. Для одного человека такие дела могут показаться нудными, в то время как другой видит в них увлекательный опыт. К примеру, организация регулярной встречи с коллегами по проекту или сбор статистики о продажах для конференции.

• Специализированные задания.Тимлид не обладает всей необходимой информацией. В команде имеются эксперты, которые лучше знакомы с определёнными программами или языками программирования. Они выполнят задачи быстрее и предложат нестандартные решения.

• Задачи, пересекающиеся с другими ролями. Например, менеджер запланировал встречу с потенциальными клиентами одновременно с брейнштормом по новому продукту. На сессию идей лучше привлечь специалистов, которые обладают глубокими знаниями в данной области. В то время как для менеджера критически важно взаимодействие с заказчиками и получение их обратной связи по проекту.

Что не стоит делегировать

Существует несколько направлений, которые лучше не передавать полностью в другие руки:

Разработка стратегии роста

Когда руководитель делегирует задачи, определяющие направление развития продукта или коллектива, он передаёт управление другим. Установка целей, определение приоритетов для группы или утверждение бюджета лучше всего доверить тому, кто за это отвечает.

В то же время можно предоставить команде небольшие подзадачи, что ускорит принятие решений. Например, можно попросить коллег собрать данные за прошлый год или предоставить обратную связь по завершённым проектам.

Наем и увольнение сотрудников

Не все члены команды осведомлены о требованиях к кандидатам и не могут управлять финансовыми ресурсами компании. Кроме того, обычно информация о зарплате остаётся конфиденциальной и доступна только нанимающему менеджеру и руководителю.

Источник: shutterstock.com

Тем не менее, опытный разработчик или продакт-менеджер может участвовать в собеседовании вместе с тимлидом, чтобы оценить навыки кандидата и детально рассказать о характере работы.

Устранение проблем в отделе

За команду и продукт несёт ответственность руководитель. Если в какой-то момент возникли сбои, дедлайны срываются или появляются конфликты, решать эти вопросы должен менеджер. Перекладывать ответственность на коллег нельзя, иначе руководитель рискует потерять уважение команды и контроль над ситуацией.

Примеры делегирования полномочий

Какие функции может передать владелец интернет-магазина:

Финансовый учет

На начальном этапе важно найти компетентного специалиста и передать ему бухгалтерские и документальные задачи на аутсорсинг. Эта сфера работы занимает много времени, даже если у вас есть экономическое образование. Постоянные расходы на услуги агентств могут стать обременительными. Вам нужен ответственный человек, который будет выполнять эти обязанности систематически.

Рекламные кампании и продвижение

Эта область включает в себя работу рекламщиков, PR-менеджеров, SEO-специалистов и маркетологов. Без соответствующего опыта вы рискуете неэффективно расходовать рекламный бюджет. Лучше всего обратиться к профессионалам, найти которых можно через знакомых или рекламные компании.

Наполнение контентом

Контент-менеджеры, копирайтеры и редакторы блога могут помочь с наполнением магазина актуальным контентом. Поскольку постоянно появляются новые товары, требуется регулярное обновление информации. Рекомендуется работать с одним автором для стабильности. То же самое касается выполнения фотосъемки. Лучше, если ее будет выполнять один человек.

Программисты будут нужны тем, кто самостоятельно создавал сайт магазина

В текущих экономических условиях нецелесообразно принимать всех этих специалистов на работу. Рекомендуем нанять фрилансеров, чтобы освободить себя от многих из вышеуказанных задач.

Принципы эффективного делегирования полномочий

Чтобы делегирование дало положительные результаты, следуйте эффективным рекомендациям. Передача обязанностей — это всегда осознанное и взвешенное решение, сопровождаемое планом и принципами:

• Делегировать может только непосредственный руководитель. Не следует обходить звенья — сотрудник более высокого уровня не имеет права передать полномочия работнику нижнего уровня, минуя более компетентного коллегу.

• Соблюдайте права и обязанности. Задачи, поручаемые сотруднику, должны соответствовать его должностным инструкциям. Нельзя перегружать работников или требовать выполнения дел, не предусмотренных трудовым договором.

• Ответственность за выполнение задач лежит как на руководителе, так и на подчинённом. От младшего сотрудника зависит вовлеченность и качество выполнения, а от руководителя — корректный контроль промежуточных и итоговых результатов.

• Регулярная отчетность. Для поддержания дисциплины необходимо осуществлять регулярные проверки и составлять отчеты, особенно при наличии жестких сроков. Например, если нужно подготовить документы для поставщиков, составьте четкий план действий. Без него можно столкнуться с отсутствием необходимых материалов в самый последний момент.

Пошаговое делегирование полномочий

Шаг 1. Изучите задачу самостоятельно

Создайте бриф или техническое задание. Обдумайте, с какими трудностями может столкнуться ваше доверенное лицо. Определите, как часто вы хотите и сможете оценивать промежуточные результаты.

Шаг 2. Найдите подходящего специалиста

Этот человек не просто должен обладать нужными знаниями и умениями. Важно, чтобы он не был перегружен работой и действительно интересовался теми задачами, которые вы собираетесь ему поручить. Хорошим выбором станет сотрудник, который уже имел опыт в аналогичной области.

Шаг 3. Подробно разъясните задачу

Начните с определения конечной цели и чётко сформулируйте требования к результату.

Шаг 4. Обсудите все нюансы, включая неочевидные аспекты

К основным условиям относятся:

• срок выполнения задания / крайняя дата;

• контрольные этапы для проверки промежуточных результатов с вашими ожиданиями;

• ресурсы, находящиеся в распоряжении исполнителя;

• общий плана действий или, наоборот, детальные указания по выполнению;

• контактные данные необходимых и полезных людей;

• образцы завершенной работы / стандартные формы;

• степень автономности, запрос на креативный подход.

Шаг 5. Проясните человеку возможности и получите его согласие

Профессионал будет более заинтересован, если поймёт, какую выгоду это будет иметь для него лично: к примеру, это может помочь в повышении квалификации, продвижении по карьерной лестнице или неофициальном признании. Также важно удостовериться, что он готов принять на себя ответственность.

Шаг 6. Выслушайте мысли других

Когда вы верно выбрали исполнителя, он не будет просто молчать и ждать вашего указания. Вместо этого индивид задаст вопросы и предложит свое видение решения, которое может оказаться для вас необычным. Будьте готовы воспринимать новое и проявляйте поддержку.

Шаг 7. Предоставьте работнику право принимать решения

Четко обозначьте, в каких ситуациях и на каких условиях он может ожидать от коллег выполнения задач. Укажите также возможные риски и последствия неудачи, при этом подчеркивая свою готовность вовремя вмешаться и оказать помощь.

Шаг 8. Обеспечьте поддержку

Отделитесь от происходящего — не управляйте, но внимательно следите. Если по каким-либо причинам задача становится более сложной, подключитесь к процессу — предложите свою помощь или совет.

Источник: shutterstock.com

Более того, не соглашайтесь сразу, если сотрудник попытается вернуть проект с какими-либо оправданиями («Я не справлюсь без вас», «Они не обращают на меня внимания» и тому подобное).

Шаг 9. Предоставьте отзыв

Обсудите с коллегой, что у него получилось успешно, причины этого, а также области, где можно было бы поступить иначе. Узнайте, было ли ему интересно работать над задачей.

Шаг 10. Поддержите

Не всегда удается предложить бонус или вручить сертификат — и не каждая задача требует этого. Если вы ничего не заявляли заранее, выразите признание сотруднику публично, например, на общем собрании команды.

6 советов по делегированию полномочий

Американский спикер, специалист по психологии успеха и эффективности бизнеса разработал несколько золотых правил делегирования полномочий.

1. Распределяйте задачи в соответствии с компетенцией сотрудников. Если перед вами опытный специалист — поручите ему сложные дела, для среднего уровня исполнителей выбирайте более простые задания. Каждому находите что-то по его способностям.

2. Проводите делегирование поэтапно. Не загружайте сотрудника сразу множеством дел.

3. Определите ответственность за выполнение задания. Не должно быть так, что новичок трудится над задачей, а ответственность за неё несёт кто-то другой. Обратный подход повышает мотивацию и уверенность в себе. Ведь если не он, то кто же?

4. Четко обозначьте ожидаемый результат. Убедитесь, что вас правильно поняли.

5. Совместно обсуждайте работу. Не избегайте общения с командой, это важный аспект делегирования.

6. Тем не менее, не переборщите с контролем. Не требуйте постоянных отчётов. Позвольте сотруднику почувствовать свою ответственность. Если возникнут вопросы, он всегда сможет обратиться за разъяснением.

С какими проблемами можно столкнуться на практике

Когда руководитель решает делегировать некоторые из своих обязанностей подчиненному, он может столкнуться с различными препятствиями. Это может проявляться в виде обратного делегирования от сотрудников, чрезмерного контроля со стороны менеджера и повторной передачи дел. Эти проблемы иногда возникают независимо от того, насколько хорошо была сформулирована задача, и могут быть связаны с человеческим аспектом.

Обратное делегирование

Сотрудник обращается к своему начальнику с просьбой выполнить определенное действие, необходимое для продвижения работы вперед. Например, ему нужно заказать рекламный стенд для предстоящей конференции.

Источник: shutterstock.com

Как правило, организаторы конференции публикуют требования к рекламным материалам, но сотрудник все же идет к руководителю за уточнением, какого размера должен быть стенд. На этом этапе выполнение задания останавливается. Если начальник начинает искать информацию о размерах баннера самостоятельно, он фактически возвращает себе ответственность за задачу, которую ранее делегировал своему подчиненному.

Существует четыре области, в которых чаще всего возникают трудности, связанные с обратным делегированием.

При любых обстоятельствах, касающихся обратного делегирования, необходимо подчеркнуть, что сотрудники должны отвечать за выполнение своих заданий, и вернуть им эту ответственность.

Переделегирование

Данная ситуация может возникнуть на этапе промежуточной оценки. Если руководитель замечает, что сотрудник не справляется с задачей или кажется, что у него возникают трудности, он принимает решение передать её другому человеку.

Например, руководитель отдела маркетинга поручает своему подчинённому провести опрос клиентов, используя заранее подготовленную анкету. Однако последняя оказывается слишком сложной, и многие респонденты отказываются отвечать на все вопросы.

Источник: shutterstock.com

Несмотря на это, сотрудник старается собрать достоверные данные и приносит несколько заполненных анкет, а затем сообщает о возникших трудностях. В ответ на это руководитель приходит к выводу, что подчиненный просто не проявляет должной инициативы или не умеет проводить опросы, и решает передать задание другому коллеге.

Этот коллега приносит большой пакет анкет, которые были заполнены его знакомыми, и на основе этих результатов разрабатывается новая маркетинговая стратегия для клиента.

Когда возникает ощущение, что что-то идёт не так, целесообразно обсудить это с сотрудником и выяснить, что происходит с задачей на текущем этапе и осведомлён ли он о том, как действовать дальше.

Гиперконтроль

Постоянное вмешательство в процессы работы является одной из проявлений недоверия со стороны руководства к своим подчиненным. В данном случае ответственность за выполнение задачи полностью лежит на менеджере, а сотрудник становится лишь «дополнительными ресурсами».

Источник: shutterstock.com

Например, при создании лендинга и настройке контекстной рекламы в Яндексе для продукта работник вынужден согласовывать каждую деталь (текст и графику) с руководителем. На протяжении всего процесса тот утверждает, что сотрудник совершает ошибки, и остается с ним на связи до позднего вечера, чтобы переделывать задания.

Хотя гиперконтроль может оправдываться в определенных обстоятельствах, таких как работа с новичками или при нестандартных задачах, он не должен быть основным способом взаимодействия с командой. Такая практика отнимает драгоценное время у руководителя и снижает мотивацию сотрудников.

Как оформить делегирование полномочий

Процесс передачи полномочий не регулируется законодательством, и в трудовом кодексе нет четкого порядка для этого. Также отсутствует указание на форму документа, позволяющего предпринимателю делегировать часть своих прав сотрудникам.

При найме менеджера высшего звена некоторые функции, ранее выполнявшиеся вами как руководителем, можно зафиксировать в трудовом договоре и в должностной инструкции. К примеру, генеральный директор модного бренда может пригласить директора по производству для организации открытия нового швейного цеха.

Когда речь идет о разовом делегировании, новые полномочия передаются в ходе работы. К примеру, если вы владелец магазина, то можете поручить старшему продавцу провести собеседование с кандидатом, даже если это не входит в его обязанности.

Следует проявлять осторожность: согласно законодательству, от сотрудника нельзя требовать выполнения задач, которые не соответствуют его должностным обязанностям. К примеру, не стоит ожидать от технолога разработки изделий или участия в закупке тканей и фурнитуры. За нарушение этого правила предусмотрен штраф до 5000 рублей для индивидуальных предпринимателей и до 50 000 рублей для юридических лиц.

Почему делегирование не работает

Существует шесть основных причин, по которым руководители не могут эффективно делегировать задачи своим подчиненным или прекращают это делать после столкновения с трудностями.

Неправильный выбор исполнителя

Перед передачей задачи важно убедиться, что сотрудник обладает необходимыми знаниями и навыками, а также понимает, как это соотносится с его карьерными целями и текущей нагрузкой. Лучше всего делегировать тем сотрудникам, которые находятся ближе всего к выполнению ежедневных операций, так как они знают все нюансы задач.

Отсутствие желания объяснять

Некоторые управленцы полагают, что потраченные на объяснения время — это убыток. Однако без четких указаний сотрудник не сможет освоить задачи и взять на себя часть работы руководителя. Чем яснее и конкретнее будут инструкции, тем выше вероятность их правильного выполнения.

Делегирование без четкой ответственности

Сотрудник должен знать, за что он отвечает и в какие сроки. Лучше всего передавать задачи целиком, чтобы он осознавал свои обязанности.

Передача неподходящих задач

Часто происходит передача ответственных решений, чтобы избежать критики. Однако нельзя делегировать задачи, которые не соответствуют уровню решений подчиненных.

• определение миссии, целей, стратегии и планов по развитию бизнеса;

• принятие решений по кадровым вопросам;

• онбординг — процесс интеграции новых сотрудников в рабочие процессы компании и ознакомление с продуктом;

• оценка эффективности работы команды, включая систему премирования и штрафов;

• принятие решений по значительным финансовым вопросам, а также задачам с высоким уровнем риска или критической важности.

Вмешательство в уже выполненные задания

Ощущение угрозы потери контроля и стремление к совершенству часто побуждают некоторых руководителей вмешиваться в процессы и забирать задачи у сотрудников, произнося: «Я сам это сделаю».

Источник: shutterstock.com

Важно понимать, что работники, которые только начинают справляться с порученной работой, могут выполнять её медленнее, чем ожидается. Это совершенно нормально, так как является частью их процесса обучения.

Компетентный сотрудник освоит необходимые навыки и станет работать более эффективно. Если у него возникнут вопросы в ходе выполнения, целесообразно ответить на них и дать советы, но не выполнять задания за него. Лучше делать замечания по итогам работы, чем вмешиваться в сам процесс.

Не выделяют время для проверки

При делегировании задач необходимо учитывать время для обратной связи и доработки. Обратная связь является важным элементом успешного делегирования. Она способствует как укреплению уверенности сотрудника в собственных силах, так и повышению авторитета руководителя. Таким образом, если отчет нужно предоставить в следующий понедельник, лучше установить крайний срок на пятницу, чтобы оставался день для внесения необходимых правок.

Как научиться делегировать полномочия

Как и в случае с большинством навыков, самый быстрый путь к мастерству — много практиковаться. Однако существуют и «подготовительные» методы.

• Читайте книги. Лучшими произведениями о делегировании полномочийявляются «Эмоциональный интеллект» Д. Гоулмана, «Делегирование полномочий» К. Кинана, «Успех чужими руками» и «Делегирование полномочий» М. Урбана, «Делегирование: результат руками сотрудников» А. Фридмана.

• Время от времени составляйте подробные ТЗ на свою работу.

• Наблюдайте за наставниками, экспертами и менеджерами более высокого уровня. Отмечайте, запоминайте их приемы и повторяйте за ними.

• Практикуйтесь в «безопасных» областях — задачах и проектах с длительными сроками выполнения и низким приоритетом.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о делегировании полномочий

Конечно, для каждого человека все индивидуально, и никто не может дать универсальную рекомендацию. Иногда сотрудники плохо справляются с испытательным сроком, а впоследствии демонстрируют весь свой потенциал, и наоборот.

Кому делегировать часть работы?

Кому можно делегировать работу:

• прямым подчиненным — если вы являетесь руководителем (важно не упустить иерархическую связь);

• стажерам — если вы являетесь экспертом;

• коллегам — если они согласны.

Когда делегировать полномочия?

Критический этап в карьере руководителя — это переход от оперативной работы к стратегическому управлению и развитию команды. В какой-то момент вы осознаете, что день становится все более нестабильным, количество накопившихся задач только увеличивается, а множество процессов наваливается на вас. В этот момент вы понимаете, что вам нужно делегировать часть рутинных задач, чтобы заняться более важной для роста компании работой.

Что делать, если сотрудник не справляется?

От этого никто не застрахован. Лучше сразу отказаться от услуг сотрудника, чем долго терпеть его неэффективную работу — «Я знал, что из этого ничего не выйдет!». Не говорите: «Я не собираюсь начинать делать все сам. Боритесь, ищите, узнавайте и не сдавайтесь». А чем вы хуже? Капитан собственного бизнеса должен стойко принимать неудачи и искать еще более ценных сотрудников.

Прислушайтесь к своей интуиции, посмотрите на поведение человека в коллективе и сделайте собственные выводы. Желаем успешного делегирования!

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать гарантированный подарок

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB