Штатное расписание: пример, задачи, правила составления

О чем речь? Штатное расписание — пример того, как нужно регламентировать организационную структуру в компании. Является внутренним документом, содержащим описание должностей, окладов, надбавок, названия структурных подразделений.

На что обратить внимание? Штатное расписание оформляется по утвержденной форме Т-3, хотя компании вправе разработать свой шаблон. Созданием и заполнением документа занимается либо руководитель компании, либо уполномоченный сотрудник — бухгалтер, кадровик, ПЭО (планово-экономический отдел). И каждый из них может допустить в этом деле досадные ошибки. Из этого материала вы узнаете:

Понятие и задачи штатного расписания

Оно является обязательным кадровым документом, фиксирующим структуру предприятия: состав подразделений, перечень должностей, количество ставок, размеры окладов и дополнительные выплаты.

Штатное расписание должны оформлять все работодатели, включая индивидуальных предпринимателей (ИП) с наемным персоналом. Только микробизнес и отдельные НКО (некоммерческая организация) могут обойтись без него.

Штатное расписание может потребоваться при проверках со стороны налоговой службы или социального фонда: по нему контролируют правильность начисления подоходного налога и страховых взносов.

Также оно необходимо при расчетах фонда заработной платы, в случае трудовых конфликтов или при оформлении лицензий и аккредитаций как подтверждение наличия квалифицированного персонала.

Примером штатного расписания организации является таблица, где последовательно указаны: структурные подразделения, должности, специальности, оклады, ставки и количество списочных единиц работников.

Число фактически занятых сотрудников может не совпадать с указанным в этом документе — это возможно, когда есть вакантные позиции. Если кто-то трудится на условиях совместительства, в графе со ставками указывается доля, например 0,5.

Источник: shutterstock.com

Двух таких человек принять на один должностной оклад не допускается, это важно учитывать. Инспекторы по труду считают такую позицию занятой, даже если специалист работает неполный день.

Когда речь идет о должностях, по которым положены льготы или право на досрочную пенсию, их наименования должны строго соответствовать формулировкам в профессиональных стандартах или нормативных справочниках. Это регламентировано статьей 57 Трудового кодекса РФ.

В расписании следует отражать только сотрудников, официально принятых на работу, включая совместителей и работников на частичной занятости. Не вносятся в документ самозанятые, ИП-руководители и сотрудники, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера — их включение может быть расценено налоговой или трудовой инспекцией как попытка маскировки трудовых отношений.

Если вам нужно составить актуальное штатное расписание, пример 2025 года поможет правильно оформить документ. Это особенно злободневно при работе с новой структурой или расширении фирмы.

Кто разрабатывает штатное расписание в компании

Когда в организации принимается решение о необходимости оформить такой документ, возникает логичный вопрос — кто именно должен это делать. Особенно это актуально для компаний, которые с таким вопросом еще не сталкивались.

Законодательно не определено, какое должностное лицо обязано заниматься этой задачей. На практике инициатором разработки выступает руководитель компании. Он может издать приказ, в котором будет указано, кто именно отвечает за составление.

Также эта функция может быть включена в трудовой договор или прописана в должностной инструкции конкретного сотрудника.

На практике в небольших организациях создание штатного расписания чаще всего поручается кадровикам или специалистам бухгалтерии. Иногда к этому привлекаются и юристы. В более масштабных компаниях, где структура сложнее, задача может быть возложена на планово-экономический отдел или подразделение, отвечающее за организацию труда и оплату.

Источник: shutterstock.com

В случае с индивидуальными предпринимателями штатное расписание может разрабатывать кадровик или бухгалтер, если они имеются в штате, либо сам предприниматель.

Готовый документ утверждается официальным распоряжением или приказом, который подписывает руководитель предприятия либо уполномоченное им лицо. Данные об этом указываются в специальной графе унифицированной формы Т-3 — «Утверждено приказом организации от «____» _____________ 20__ № ___».

Следует помнить, что даты, связанные с этим документом, не всегда совпадают. Например, расписание может быть составлено в один день, утверждено — в другой, а вступить в силу — позже всех. Поэтому важно фиксировать каждую из этих дат правильно.

Штатное расписание рекомендуется вводить в действие с первого числа. Это существенно, поскольку заработная плата начисляется по календарным месяцам.

Пример штатного расписания по форме Т-3

Это специализированный документ, используемый для оформления организационной структуры предприятия. В нём фиксируются:

• данные о структурных подразделениях;

• наименование должностей, специальностей, квалификации (разряды);

• количество штатных единиц по предыдущему пункту;

• размер окладов (тарифных ставок);

• наличие надбавок, их размер;

• примечания.

Рассмотрим подробнее пример заполнения штатного расписания по форме Т-3, утвержденный 5 января 2004 года Постановлением № 1 Госкомстата России.

Использование формы Т-3 позволяет эффективно организовать кадровый учет и контроль над численностью персонала. Этот документ является основой для составления бюджета на оплату труда, для корректировки штатных позиций, а также для составления отчетности.

Для руководителей и бухгалтеров форма Т-3 служит важным источником информации для стратегического планирования и анализа затрат.

Рассмотрим пример оформления штатного расписания. В организации ООО «Гамма» действуют несколько подразделений: администрация, бухгалтерия, отдел продаж, отдел закупок и отдел кадров.

Для должности юрисконсульта предусмотрена частичная занятость. Менеджеру по продажам, согласно внутреннему положению о системе оплаты труда и премировании, назначается доплата в размере 0,2 % от объема выполнения плана при достижении показателя в 100 %. Кроме того, на предприятии действуют надбавки за выслугу лет, прописанные во внутренних нормативных документах.

Пример штатного расписания в 1С: Зарплата и управление

В конфигурации «1С: Зарплата и управление персоналом» предусмотрена отдельная функциональная область для составления штатного расписания предприятия. Прежде чем приступить к заполнению, необходимо правильно задать параметры кадрового учета.

Войдите в раздел параметров через меню «Настройка», далее — «Кадровый учет», где в окне настроек активируются следующие пункты: ведение штатного расписания; учет изменений в его структуре по датам; контроль уникальности табельных номеров сотрудников; возможность учета неполных ставок. Без включения этих опций работа со штатным расписанием будет недоступна или ограничена.

После подготовки конфигурации переходите в блок «Кадры», подраздел «Штатное расписание». Здесь необходимо внести сведения о текущих и новых должностях, численности по каждой позиции, рабочих графиках, уровне заработной платы и других кадровых показателях.

Источник: shutterstock.com

Чтобы добавить новую строку в расписание, нажмите кнопку «Создать». При этом поле «Организация» заполнится автоматически. В списке «Подразделение» выберите нужное — при отсутствии структуры по отделам система предложит использовать значение «Основное подразделение».

Поле «Должность» выбирается из справочника. Укажите рабочий график, установите необходимое количество штатных единиц и заполните графы с наименованием позиции. В блоке оплаты определите тип начисления: оклад, сдельная форма или смешанная система.

Если одна и та же должность предполагает различия в оплате труда, премиальных или других надбавках — добавляется вторая строка с аналогичным названием, но новыми условиями.

Для получения полной картины по расписанию можно включить отображение как утвержденных, так и закрытых или неактуальных данных путем установки флажков в нижней части интерфейса документа.

Утверждение штатного расписания

Оно вступает в силу на основании распоряжения руководства, оформленного в виде приказа. Управляющий предприятием вправе самостоятельно определить, кто будет отвечать за его составление и оформление. Обычно эту задачу возлагают на специалистов по кадрам, бухгалтеров или юристов, но при небольшой численности персонала функции может взять на себя сам руководитель.

Если ответственность за подготовку штатного расписания передается конкретному сотруднику, его ФИО следует указать в приказе. Кроме того, при необходимости такая обязанность может быть зафиксирована в условиях трудового договора.

Важно учитывать: момент утверждения, дата создания и дата фактического введения документа в силу могут не совпадать. Расписание допустимо оформить и задним числом — главное, чтобы оно было утверждено до начала практического применения. Ввод в действие возможен как сразу после утверждения, так и с отсрочкой.

В содержании приказа об утверждении должны быть отражены следующие сведения:

• полное наименование организации;

• регистрационный номер и заголовок документа;

• место составления и дата создания;

• даты утверждения и начала действия расписания, сведения о числе штатных единиц, а также суммарный фонд оплаты труда;

• фамилии, должности и полномочия сотрудников, отвечающих за подготовку штатного расписания;

• ссылка на приложение: утверждаемое расписание с его реквизитами;

• подписи руководителя и ответственных лиц.

ТОП-7 кейсов
из разных ниш с ростом
от 89% до 1732%

Узнать подробнее

Пример внесения изменений в штатное расписание

Хотя действующее законодательство не устанавливает фиксированный срок действия этого документа, на практике его чаще всего формируют на календарный год. При возникновении организационных изменений штатное расписание может быть откорректировано в любой момент.

Причинами для редактирования служат структурные преобразования, изменение численности персонала, появление новых должностей, корректировка размеров заработной платы. Частота правок определяется исключительно производственной необходимостью и инициируется по решению руководства.

Внести изменения в уже утвержденное штатное расписание можно двумя основными способами: составить приказ о внесении изменений в существующий документ или подготовить новую редакцию расписания и утвердить ее новым приказом.

Источник: shutterstock.com

Первый подход применяется в случае точечных изменений, например, при переименовании должности.

Второй целесообразен, если требуется массовая корректировка — при структурных преобразованиях или значительных пересмотрах фонда оплаты труда.

Примеры ситуаций, когда штатное расписание нужно и не нужно менять:

Процесс начинается с оформления приказа, в котором указываются причины и перечень необходимых изменений. После утверждения руководителем этот документ подлежит регистрации согласно внутреннему порядку.

Важно учитывать: все утвержденные поправки отражаются в кадровых документах. Изменения в должностях и условиях оплаты вносятся в личные дела сотрудников, а также вносятся в трудовые книжки.

При пересмотре окладов работодатель обязан уведомить персонал не менее чем за два месяца до вступления изменений в силу. Такая корректировка оформляется через дополнительное соглашение к действующему трудовому договору.

Создание выписки из штатного расписания

Работник имеет право запросить её для последующего предъявления в государственные органы, такие как Социальный фонд РФ, налоговая инспекция и другие инстанции. В отдельных компаниях перед выдачей может потребоваться письменное обращение от сотрудника.

Работодатель обязан предоставить такую информацию по запросу, так как она напрямую касается самого сотрудника.

Подготовкой выписки занимается представитель отдела кадров. После составления документ проходит обязательное заверение: подписи ставят кадровый специалист, непосредственный руководитель кадровой службы и сам сотрудник, запросивший документ. Таким образом, подтверждается как подлинность, так и факт выдачи бумаги.

Источник: shutterstock.com

Следует помнить, что такая выписка не является полной копией штатного расписания. В ней содержатся только сведения, относящиеся к конкретному работнику, оформившему запрос.

В состав документа входят:

• название выписки и дата ее оформления;

• полное наименование организации;

• таблица с информацией о подразделении, занимаемой должности, количестве штатных единиц, размере оклада и надбавок, а также месячном фонде оплаты труда;

• срок действия документа;

• подписи всех ответственных лиц.

Дополнительно: важно зафиксировать факт выдачи документа. Соответствующая отметка вносится как в журнал регистрации исходящей документации отдела кадров, так и в личное дело сотрудника.

Примеры ошибок при составлении штатного расписания

В процессе подготовки документа допускаются промахи, способные повлечь административные санкции и недоразумения с проверяющими органами:

• в форму вносят персональные данные сотрудников — это недопустимо. В расписании отражаются исключительно должности и количество штатных единиц;

• игнорируются обязательные доплаты, предусмотренные законодательством, например компенсации за работу в регионах с особыми климатическими условиями;

• расписание обновляют ежегодно без необходимости, хотя изменений в структуре или оплате труда не происходило;

• должности указываются строго по классификатору, хотя допускается использование иных, не нарушающих норм трудового права, формулировок;

• зарплатный показатель представлен не фиксированной цифрой, а диапазоном (например, от 20 000 до 40 000 рублей), что нарушает требования к оформлению;

• в документ вносятся положения, ограничивающие права работников или ухудшающие условия труда по сравнению с установленными нормами.

Если в организации не оформлена структура управления и штатное расписание отсутствует, руководящие лица могут быть привлечены к ответственности в рамках административного законодательства.

Согласно статье 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, возможны следующие штрафные санкции:

• до 50 000 рублей для юридических лиц;

• до 5 000 рублей для должностных лиц или индивидуальных предпринимателей.

Кроме того, возможны дополнительные санкции:

• Если налоговый орган не получает штатное расписание по запросу, на организацию может быть наложен штраф в 200 рублей согласно нормам Налогового кодекса Российской Федерации.

• В случае невозможности обосновать корректность налоговых начислений из-за отсутствия такого документа, могут быть применены доначисления налогов, а также пени и штрафные санкции.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о штатном расписании

Штатное расписание — это один из базовых кадровых документов предприятия. Его наличие важно не только для ведения внутреннего учета и планирования затрат на персонал, но и для соблюдения требований проверяющих органов.

Как корректно указать совмещение двух должностей?

Если сотрудник выполняет функции, близкие по содержанию и квалификационным требованиям, допустимо объединение этих обязанностей в рамках одной ставки. В ситуации, когда работник совмещает различные виды деятельности, штатное расписание должно отражать основную должность, соответствующую преобладающей части его обязанностей.

К примеру, если специалист преимущественно трудится в качестве инженера-технолога, но при необходимости исполняет задачи механика, его должность в расписании фиксируется как «инженер-технолог». Дополнительные функции можно оформить как внутреннее совместительство (с отдельным договором) либо как совмещение (без изменения основной должности).

Как указывать в штатном расписании вакантные позиции?

В структуре этого документа могут отображаться как занятые, так и свободные должности, если планируется принять на них новых сотрудников. Например, если работник уволился, но организация намерена найти специалиста на ту же позицию, убирать эту строку из документа не требуется.

Исключение должности целесообразно лишь в случае ее полной ликвидации после увольнения сотрудника, занимающего данную штатную единицу. В таблице расписания наличие вакансии можно дополнительно отметить, например в графе «Примечание» в унифицированной форме № Т-3.

Что такое штатная расстановка и зачем она нужна?

Это дополнительный, необязательный для ведения документ. Его также называют «штатный список» или «штатное замещение». В отличие от расписания, он может включать персональные данные сотрудников: ФИО, табельные номера, стаж в организации, а также особенности занятости.

Цель создания штатной расстановки — оперативный контроль за текущим размещением сотрудников и выявление вакантных мест. Такой документ особенно полезен в компаниях с высокой текучестью кадров. Оформляется он аналогично штатному расписанию по форме Т-3, но не требует издания приказа при каждом обновлении.

Составление должно вестись строго по утвержденному образцу, с максимальным вниманием к деталям, чтобы избежать ошибок и недочетов, способных повлечь за собой штрафы и иные санкции.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать ценные бизнес-подарки бесплатно

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB