Структурное подразделение организации: какие бывают и как выделить

О чем речь? Структурное подразделение организации — минимальная функциональная единица, которая занимается выбранным направлением деятельности. К таким относятся отделы, департаменты, цехи, филиалы, представительства.

На что обратить внимание? Некоторые структурные подразделения могут быть обособленными, что меняет правила налогообложения для компании. Также предприятию важно отслеживать работу своих функциональных ячеек и вносить своевременные коррективы.

Понятие структурного подразделения организации

Деятельность средней или крупной организации состоит из большого количества различных бизнес-процессов. Среди них: снабжение, производство, перевозки, маркетинг, продажа, сервис. Для эффективной работы в организации имеются структурные подразделения: отделы, службы, департаменты, управления и др.

Каждая единица выполняет определенный функционал, подчиняется генеральному директору и своему непосредственному начальнику. В работе структурные подразделения организации руководствуются локально-правовыми актами. Например, Положением по кадровой службе или Положением об отделе продаж.

По мнению экспертов, в ряде случаев выгоднее передать некоторые бизнес-процессы внешним организациям, нежели создавать отдельное подразделение.

Формирование любой структурной единицы требует административного и денежного ресурса. Аутсорсинг экономически выгоден и позволяет наладить бизнес-процессы за короткий промежуток времени. Например, компания может передать внештатным сотрудникам кадровую работу или бухучет.

Источник: shutterstock.com

Квалифицированные специалисты оказывают качественные услуги и несут материальную ответственность за результат в случае ущерба, возникшего из-за ошибочного выполнения своих функций. Средний чек составляет 19 000 рублей в месяц.

Структурное подразделение организации — это часть предприятия (отделы, службы, цеха или другие единицы). Ключевой признак ― принадлежность учреждению. Как правило, подразделения не ставятся на учет в налоговом органе, фондах или статистике.

Не требуется ведение отдельного бухгалтерского учета и открытие собственного банковского счета. Структурное подразделение организации не обязано иметь коды статистики от контролирующих органов.

Важно! Есть случаи, когда необходимо оповестить государственные органы о создании или ликвидации структурной единицы. Речь идет о территориально обособленном подразделении.

Приведем пример. Специалисты организации взаимодействуют с клиентами, занимаются продвижением товаров, ведут учет в офисе, расположенном в центре города. Продукция производится в цехе в промышленной зоне за городом. Это территориально обособленное структурное подразделение организации.

Виды структурных подразделений организации

Организационная структура — это каркас предприятия, где каждое подразделение выполняет свою уникальную роль. Давайте рассмотрим ключевые виды рабочих блоков, из которых складывается эта система.

Внутренние

Объединяют специалистов, которые занимаются определенным видом деятельности: IT-отдел, логистика, реклама, кадры и т. д. Наименование структурного подразделения организации может быть любым. Отсутствуют законодательные нормы. Бизнес может ориентироваться на привычные наименования, закрепившиеся в делопроизводстве, или использовать креативный подход.

Рассмотрим самые распространенные виды структурных подразделений организации:

• Бюро.

Эта минимальная структурная единица. Она меньше, чем отдел. Специалисты бюро занимаются в основном бумажной и административной работой. Например, бюро учета и регистрации документов. Есть отрасли, в которых бюро выступает аналогом департамента. В основном это государственные организации.

Специалисты данного структурного подразделения организации отвечают за конкретный вид деятельности, требующий узкоспециализированных знаний и навыков. Встречаются и отдельные компании, называемые бюро. Например, бюро кредитных историй, переводов или конструкторское.

• Отдел.

Это структурная единица компании, имеющая определенную функцию. Все отделы предприятия обеспечивают достижение общей цели. Например, отдел маркетинга занимается продвижением, а юридический отдел ― правовым сопровождением деятельности предприятия. У каждого структурного подразделения организации имеется свой руководитель.

• Департамент.

Он состоит из нескольких отделов. Например, департамент финансов на предприятии может включать отдел бухгалтерии, отдел финансового планирования и др. Работой специалистов управляет начальник или руководитель.

Источник: shutterstock.com

Департамент отличается от отдела масштабом. В нем большее число сотрудников и шире круг выполняемых задач. Один департамент может состоять из нескольких отделов.

• Служба.

Это структурная единица, выполняющая задачи для других подразделений или предприятия в целом. Например, юридическая служба представляет интересы всей организации.

• Управление.

Выполняет руководящие и административные функции. Подобные структуры распределяют задачи между другими отделами и осуществляют руководство их деятельностью. Они создаются в крупных компаниях или госучреждениях.

Например, управление логистики отвечает за работу отдела перевозок и цеха. Как правило, управление является подразделением департамента, занимающимся определенным направлением деятельности.

Департамент может отвечать за стратегические вопросы и принимать решения, а управление отвечает за осуществление задач, поставленных департаментом. Таким образом, он выше в структурной иерархии.

• Цех.

Данная единица структуры предприятия занимается производством. Например, швейный или кондитерский цех. Территориально он может располагаться отдаленно от центрального аппарата компании.

Обособленные

Внешние структурные подразделения организации располагаются по отдельному юридическому адресу. В них имеются оборудованные стационарные рабочие места. Если у обособленного подразделения имеется свой баланс, то ведется отдельный учет.

Основные виды обособленных подразделений:

• Отделение.

Имеются в госучреждениях медицинской, банковской, страховой, социальной сфер. Данный вид обособленного структурного подразделения обслуживает население конкретной административной единицы.

• Филиал.

Это самостоятельное обособленное подразделение юридического лица, но в уменьшенном формате. Указанная структура выполняет такие же функции, но расположена в другом городе или стране. Например, пекарня стремится к расширению бизнеса и увеличению рынка сбыта. Принимается решение об открытии филиала в другом месте.

• Представительство.

Это обособленная структурная единица, которая представляет интересы организации. Специалисты представительства занимаются привлечением клиентов, юридическим сопровождением, заключением договоров и т. д.

Понятие обособленного подразделения организации

В Налоговом кодексе Российской Федерации не содержится определение филиала или представительства. В статье 11 НК РФ дается следующее определение обособленного подразделения: это часть компании, которая работает отдельно от центрального офиса и имеет оборудованные места для работы сотрудников.

Есть отличия в понятиях «обособленное подразделение», «филиал» и «представительство». Данные виды структурных подразделений организации имеют свой статус, круг выполняемых задач и налоговые обязательства. Также имеются отличия в порядке их образования.

Согласно статье 11 Налогового кодекса Российской Федерации, обособленное подразделение имеет следующие признаки: организация рабочих мест и расположение по другому адресу. Для открытия филиала или представительства должно быть принято решение общего собрания участников общества и оформлена регистрация структурных изменений.

Источник: shutterstock.com

Открытие обособленного подразделения не требует обязательной регистрации в государственных органах. Его проще создать, чем филиал или представительство. Необходимо выпустить приказ о создании единицы и направить в налоговую заявление по форме № С-09-3-1.

Управление структурным подразделением организации может осуществлять руководитель головной компании. Обособленное подразделение является таковым независимо от учредительной документации и возложенных полномочий.

Статья 11 Налогового кодекса Российской Федерации содержит признаки обособленного подразделения:

• территориальное нахождение отдельно от головной организации;

• оборудование стационарных рабочих мест.

Рассмотрим подробнее.

Признак территориальной обособленности — это нахождение вдали от головной компании на территории, относящейся к другому налоговому органу.

Второй признак ― наличие стационарных и оборудованных рабочих мест. В статье 209 Трудового кодекса Российской Федерации содержится определение рабочего места. Это территория, где специалист должен присутствовать или куда должен прибыть для осуществления своих должностных обязанностей.

Она находится под контролем начальника. Рабочее место можно назвать оборудованным, если оно оснащено всем необходимым для труда, и стационарным, если оно организовано на период более месяца.

Создание оборудованного стационарного рабочего места, которое расположено отдельно от головного офиса, можно назвать открытием обособленного подразделения. Такая единица не является юридическим лицом, филиалом, представительством. У структурного подразделения организации нет самостоятельного баланса, а также расчетного банковского счета.

Состав структурных подразделений организации

Работодатель самостоятельно решает, какая структура будет в организации. Это зависит от численности персонала и задач бизнеса.

При наличии нескольких филиалов управление структурными подразделениями организации можно построить по комбинированному типу, включающему элементы линейной и функциональной иерархии.

Такая модель отличается вертикальной интеграцией и сосредоточением процесса принятия решений и властных полномочий на верхних уровнях системы. Для управления филиалами можно использовать многодивизиональную модель.

Горизонтальные взаимодействия необходимо регламентировать в Положениях о структурных подразделениях организации и должностных инструкциях работников.

Для эффективного управления предприятием нужно обозначить органы принятия решений, состав структурных подразделений организации и оперативные полномочия. Высшая ступень иерархии принимает стратегические решения, планирует работу компании, обозначает линию поведения в области политики и экономики, координирует решение различных организационных вопросов. Таким образом обеспечивается эффективное ведение бизнеса.

Источник: shutterstock.com

План структурных подразделений организации включает перечень их видов. Если предусматривается реализация крупных проектов, то необходимо разработать структуру команд, созданных для их выполнения (временных проектных групп). Их может быть несколько, в зависимости от направления работы.

Рекомендация от эксперта. Подготовьте схему структуры подразделений в произвольном виде для разработчиков положений. Так получится наиболее полно отразить функционал, документооборот и зоны ответственности каждой структурной единицы, а также точки взаимодействия между ними.

Это обеспечит эффективную коммуникацию подразделений, заинтересованность в продуктивной работе, оптимальное распределение функций и перечень решаемых задач.

Организация работы структурного подразделения компании

Ключевой принцип при разработке структурных единиц ― разный функционал. Они не должны повторять друг друга.

Структурное подразделение организации работает на основании Положения или иного нормативного документа. Отсутствуют законодательные предписания о том, что он должен содержать. Основные пункты:

• общие сведения о предприятии, цель создания единицы;

• функционал и задачи структурного подразделения организации;

• численность сотрудников, которые будут в нем работать;

• данные о руководителе структурного подразделения организации, порядок назначения или выбора;

• механизм взаимодействия с другими структурными единицами;

• ответственность персонала и сотрудников подразделения;

• порядок закрытия или изменения структурной ячейки.

Необходимо соблюдать требования, предъявляемые к подразделениям предприятия:

• наличие четких уровней управления в структурной единице;

• отсутствие законодательных ограничений работы подразделения, в противном случае отсутствует смысл в ее организации;

• необходимость ориентироваться на возможности руководителя новой структурной единицы. Оптимальная численность персонала ― 5-20 человек. Если сотрудников больше, то могут возникнуть сложности управленческого плана.

Обратите внимание! Базовое положение о структурном подразделении организации можно разработать один раз. Основа документа ― главные принципы работы компании. В дальнейшем нужно выпускать новые нормативные акты, исходя из задач создаваемой ячейки структуры.

Разрабатывая штатное расписание, можно отметить структурные подразделения организации или включить перечень должностей без указания единиц, к которым они относятся. Это зависит от используемой формы документа.

Например, унифицированное штатное расписание Т-3 предполагает указание списка подразделений в соответствующих строках. Если компания использует свой документ, то необязательно прописывать наименования отделов. Это не будет являться ошибкой.

Штатное расписание содержит информацию обо всех структурных ячейках: внутренних и обособленных. Отсутствуют ограничения по названиям подразделений. Можно использовать любые обозначения: «Финансовый отдел» или «Департамент финансов» и «Отдел бухгалтерии» как его элемент.

Для полной и точной информации нужно включить в штатное расписание все единицы и их работников.

Начальников обособленных структурных подразделений могут наделить полномочиями для разработки собственного штатного расписания. По части 3 статьи 55 Гражданского кодекса Российской Федерации филиалы и представительства не являются отдельными юридическими лицами.

Следовательно, данный документ входит в состав общего штатного расписания. Оригинал находится на хранении в головном офисе компании, а в обособленном подразделении ― заверенная выписка.

Отсутствуют законодательные директивы о порядке включения структурных единиц в штатное расписание. Рекомендуется делать это согласно иерархии и располагать все ячейки по убыванию их значимости: администрация, финансовый отдел и т. д.

Источник: shutterstock.com

Обособленные структурные подразделения организации можно указывать в общем порядке, не отдавая приоритет какому-то из них. Если у них создано собственное штатное расписание или есть необходимость подчеркнуть, что это обособленная ячейка структуры предприятия, то можно прописать их в начале, а потом перейти к головной компании.

При заполнении унифицированной формы Т-3 указывается код структурной единицы в графе рядом с ее названием. Нумерация подразделений идет по возрастанию, начиная с кода «01» и так далее, в зависимости от количества единиц компании. Код сложного структурного подразделения организации, в котором есть другие части, может состоять из нескольких цифр.

Например, «Отделу логистики» присвоен код 03. В его составе имеется «Отдел внутренних доставок» и «Отдел международных доставок» с кодами «03.1» и «03.2». Можно поставить дефис или косую черту вместо точки.

Не стоит менять коды. Так в документах не будет несоответствий.

Если структурную единицу расформировали или ликвидировали, то это «пустой код». Он остается за подразделением, которому ранее был присвоен, до тех пор, пока не истечет срок хранения документов, в которых он использовался.

Рекомендация. При разработке штатного расписания или при внесении правок в неудачный вариант нужно составить план структурных подразделений организации, а затем штатное расписание с присвоением кодов.

Внести новый элемент в штатное расписание можно путем корректировки. Для удаления структурной единицы нужно соблюдать определенный порядок. По закону работодатель должен посмотреть, имеется ли персонал в подразделении.

Если его уволили или расформировали, то штатное расписание редактируется, как при переименовании. Выпускается приказ об изменениях или утверждается новая редакция штатного расписания.

При наличии работников в структурной единице не получится убрать ее из общей структуры. Сначала сокращается штат, а затем выпускается приказ об исключении элемента из штатного расписания.

ТОП-7 кейсов
из разных ниш с ростом
от 89% до 1732%

Узнать подробнее

Налоги структурных подразделений организации

Согласно статье 23 Налогового кодекса Российской Федерации, об обособленных структурных единицах компания должна сообщить в Федеральную налоговую службу (ФНС) в сроки:

• не позднее 1 месяца после создания нового структурного элемента;

• не позднее 3 дней с момента внесения правок в положение о структурной единице;

• не позднее 3 дней со дня приостановки работы подразделения.

О создании или приостановке деятельности структурного подразделения нужно уведомить налоговый орган, только если оно является обособленным.

Не требуется регистрация в ФНС внутренних подразделений и составление самостоятельной отчетности. Налоговые платежи не перечисляются отдельно.

Требования к обособленным структурным подразделениям:

• необходимость регистрации в ФНС;

• самостоятельное перечисление налоговых платежей;

• отчетность по структурному подразделению.

Налоговая отчетность обособленных структурных единиц имеет свою специфику (статья 83 и статься 288 Налогового кодекса Российской Федерации). Основные моменты:

• с 2023 года компания обязана платить налог на единый налоговый счет (ЕНС);

• если появились сложности с выбором налогового органа для отправки отчетности, то это сделает ФНС;

• налог рассчитывается согласно доле выручки каждой структурной единицы;

• при появлении вопросов о необходимости создания структурного подразделения фирма может обратиться в налоговый орган для пояснений;

• при наличии собственного счета у структурной единицы ее прибыль не учитывается в составе общей прибыли компании;

• структурные единицы не платят НДС. Поэтому счета-фактуры выставляются только от имени юрлица (статья 143 Налогового кодекса Российской Федерации).

Задачи руководителя структурного подразделения организации

Базовые функции руководителя структурной единицы: постановка планов, организация, управление и контроль. Глава подразделения осуществляет комплексное управление людьми и процессами для достижения целей бизнеса.

Первым делом руководитель структурного подразделения организации занимается планированием. Далее он задействует имеющиеся ресурсы и распределяет задачи специалистам. Руководитель уделяет внимание мотивации персонала. Он осуществляет промежуточный и финальный контроль и вносит своевременные правки в работу подразделения. Рассмотрим подробнее.

Целеполагание и планирование

Руководитель занимается стратегическим планированием. Он определяет план действий отдела на свое усмотрение или ориентируется на предложения со стороны персонала. Например, используя мозговой штурм.

Источник: shutterstock.com

Руководитель строит планы, исходя из детального анализа актуальной ситуации, своего профессионального видения и имеющихся ресурсов. Кроме того, он берет в расчёт внешние и внутренние факторы, которые могут повлиять на конечный результат, и оценивает риски. Например, ситуация в мировой экономической среде, клиентская база, проекты конкурентов и т.д.

Руководитель составляет график выполнения задач, учитывая финансовые, материальные и кадровые ресурсы компании.

Основные подходы к планированию: стратегическое (на длительный период), тактическое (на короткий срок — до года), оперативное (частичная реализация поставленной цели).

Организация

Это одна из базовых функций начальника, предполагающая организацию рабочих процессов, распределение задач и ресурсов для достижения запланированного. Большинство руководителей структурных подразделений организации имеют точки соприкосновения с другими отделами. Например, с бухгалтерией, кадровой службой.

Это необходимо для согласования финансовых и кадровых вопросов. Руководитель стремится создать пространство для эффективного труда персонала и повысить продуктивность работы подразделения. Он ориентируется на квалификацию сотрудников и их мотивацию, делегируя полномочия.

Управление

Руководитель управляет работой коллектива. Он нацелен на слаженную работу команды в целом и каждого отдельного специалиста. Глава подразделения должен иметь развитые навыки коммуникации для того, чтобы стимулировать и мотивировать персонал.

Руководители могут практиковать разные управленческие стили. Их выбор зависит от конкретной ситуации. Основные стили управления:

• Инструктирующий стиль. Доминирует директивный подход. Сотрудник не проявляет инициативу. Как правило, используется с новичками, которые обучаются работе на данной позиции.

• Коучинговый. Применяется начальником для развития сотрудников. Способствует установлению доверительных отношений начальник-подчиненный. Руководитель поддерживает сотрудников, что способствует развитию их профессиональных и личных навыков.

• Поддерживающий. Руководитель обсуждает с командой рабочие вопросы и интересуется их мнением. Он нацелен на построение команды. Подходит для специалистов, которые обладают необходимыми профессиональными компетенциями, но непоследовательны в своих действиях.

• Делегирующий. Руководитель распределяет рабочие вопросы подчиненным, сам фокусируется на стратегических вопросах. Операционная деятельность его мало волнует. Такой управленческий стиль используется, если сотрудники не нуждаются в постоянном контроле и прекрасно справляются с решением стандартных задач. Руководитель решает вопросы стратегического видения.

Контроль

Заключается в промежуточной оценке выполнения плановых показателей и внесении своевременных правок, если это необходимо. Например, корректировки расходования бюджета или кадровые изменения.

Функция контроля включает обучение персонала и контроль соблюдения сроков. Руководитель оценивает качество работы каждого подчиненного и дает конструктивную обратную связь.

Проблемы в работе структурных подразделений организации

• Длительный период на согласование решений.

Если в организационной структуре компании есть недочеты, то принятие решений занимает много времени.

Например, согласование документа, составленного на нижнем уровне компании, происходит у вышестоящих руководителей (вплоть до генерального директора). Это длительный процесс.

Принятие решений является прерогативой генерального директора. Закономерные следствия: перегрузка, отсутствие оперативности, длительное ожидание согласования. Для эффективного решения задач ключевым фактором становится взаимодействие с директором.

• Отсутствие налаженного порядка взаимодействия между подразделениями.

Распространенная проблема — неэффективное взаимодействие структурных элементов компании, где каждая ячейка стремится к независимости и не заинтересована в оперативном обмене данными с другими подразделениями.

Источник: shutterstock.com

Каждый элемент выполняет свою функцию и не учитывает интересы других сторон бизнеса, которые являются равнозначными по иерархии. Это барьер для продуктивной работы и реализации бизнес-процессов.

• Перекладывание ответственности на других.

В таком случае в организации ищут виноватых, а не оперативно решают возникающие проблемы. Если такие ситуации не редкость, значит, имеются недоработки в организационной структуре компании и распределении полномочий и зон ответственности. Конфликты — следствие ошибок в построении структуры компании.

• Конфликты по вопросам человеческих ресурсов и полномочий.

Например, руководитель подразделения говорит: «Это мои специалисты. Ничего не требуйте от них и не ставьте им задачи. Это только моя прерогатива».

При таком подходе начальство не может договорится друг с другом по вопросам ресурсов и полномочий. Решить подобные конфликты получится с помощью урегулирования взаимоотношения подразделений организации.

• Имеются неучтенные функции и неопределенные зоны ответственности.

Эффективная работа возможна, если все задачи четко распределены. При наличии провалов какие-то функции могут взять на себя сотрудники фирмы на добровольной основе. Они ни за кем не закреплены, что приводит к низкой эффективности работы.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о структурном подразделении организации

Каждая структурная ячейка организации выполняет определенный функционал. Подразделения не должны дублировать друг друга. По территориальному признаку принята классификация структурных подразделений организации на внутренние и внешние.

Является ли Положение о структурных элементах компании обязательным документом?

Это зависит от вида структурной ячейки. Рассмотрим на примере. Компания решила открыть представительство или филиал. Данные виды структурного подразделения организации не являются юрлицами.

На законодательном уровне прописано, что они функционируют на основании утвержденных положений (пункт 3 статьи 55 Гражданского кодекса Российской Федерации). Следовательно, решив создать представительство или филиал, нужно утвердить соответствующее положение.

Если компания открывает новый отдел или департамент, то отсутствуют законодательные предписания утверждения положений. Организация определяет самостоятельно, выпускать ли данный документ.

Каковы основные требования к структурным ячейкам в организации?

Главные условия:

• Централизованное управление. Все специалисты подчиняются руководителю подразделения. Последний отчитывается генеральному директору.

• Гибкость деятельности. Работаструктурного подразделения организации адаптируется под изменения внутри бизнеса и вне.

• Конкретная специализация. Структурная ячейка осуществляет определенное направление работы.

Чем чревато отсутствие в компании штатного расписания со структурными единицами?

За отсутствие штатного расписания организация может быть привлечена к ответственности. Согласно статье 126 Налогового кодекса Российской Федерации, юридическое лицо может быть оштрафовано на сумму 200 рублей за непредоставление в установленный срок документов.

Помимо этого, согласно статье 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, за нарушение законодательства о труде и других нормативно-правовых актов, содержащих нормы трудового права, индивидуальный предприниматель может быть оштрафован на 5000 рублей, а юридическое лицо — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать ценные бизнес-подарки бесплатно

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB