Таск-менеджер: возможности инструмента и советы по его выбору

О чем речь? Таск-менеджер представляет собой цифровой инструмент, функционал которого широк и предназначен для планирования, распределения задач и контроля за их выполнением. Может использоваться в личном и командном форматах. Последнее – гораздо чаще.

На что обратить внимание? Подобных программ сегодня много. Между собой они отличаются интерфейсом и возможностями, удобством и стоимостью, объемом хранения информации и списком поддерживаемых операционных систем. Поэтому выбирать тот или иной вариант следует, ориентируясь сразу на несколько параметров.

Суть таск-менеджера как программы

В начале пути у компании обычно не так много бизнес-процессов, и контролировать их вполне можно через Telegram или WhatsApp. Однако по мере развития и увеличения числа сотрудников эти мессенджеры уже не справляются.

Здесь на помощь приходит таск-менеджер (ТМ), позволяющий работникам принимать и обсуждать задачи, обмениваться файлами. Эти программы созданы для того, чтобы организовать и затем управлять любым процессом.

Источник: shutterstock.com

Этот инструмент можно использовать для запуска образовательной программы, создания мобильного приложения, написания исследовательской работы, подготовки презентации.

Алгоритм работы с таск-менеджерами одинаковый. Разберем его на примере создания рекламной кампании. Действия маркетолога будут заключаться в следующем:

• создание отдельной карточки в ТМ;

• занесение информации об ответственном сотруднике и исполнителях;

• определение даты окончания работы;

• пояснение сути задачи и добавление необходимых файлов, например с данными о целевой аудитории (ЦА), конкурентах, параметрах рынка, предстоящих затратах;

• определение приоритетности действий.

Программой могут пользоваться не только большие предприятия, таск-менеджер вполне подходит и для личных задач, и для организации деятельности фрилансера.

Задачи, которые можно решать с помощью таск-менеджера

Инструмент можно использовать для управления самыми разными задачами и проектами. Таск-менеджер будет полезен в следующих случаях:

1. Отслеживание хода работы в рамках проекта. Начальник может видеть, какие задачи выполняют сотрудники и их длительность. Это позволяет рационально распределить время и занятость персонала.

2. Соблюдение сроков. Временные рамки важны для любого проекта. А если их установить заранее, то занятые на каждом этапе сотрудники, сдавая работу вовремя, обеспечивают планомерное движение замысла.

3. Адаптация новичков. Только что пришедшему сотруднику проще будет входить в курс дела, если он знакомится с работой на уже реализованных проектах. В том же самом таск-менеджере он находит примеры задач и изучает их, одновременно приобщается и к механизму действия программы, и к коллективу.

4. Организация единого рабочего поля. В программе хранятся все документы, информация о проектах и задачах, причем там же можно размещать комментарии. Так исключаются риски потери данных, например, когда разработавший часть проекта в личном аккаунте Figma сотрудник увольняется, соответственно, вместе с ним уходит все сделанное.

5. Предоставление заказчику полной информации о ходе решения задачи. Чтобы держать клиента в курсе, нет необходимости периодически сбрасывать ему какие-то отчеты. Можно предоставить ему доступ в таск-менеджер. В частности, это реально для «Битрикс24», там есть разделение на внутренних пользователей (исполнителей) и внешних (специалистов заказчика).

6. Проведение финансовых расчетов. В некоторых программах есть функция, позволяющая учитывать оплачиваемые клиентские часы. Например, вы продаете время труда дизайнера, а он прописывает, сколько конкретно времени у него ушло на проект. Было запланировано 35 часов, и фактически отработано тоже 35 – никаких расхождений.

2026 фатальный для бизнеса?
Как выйти в лидеры своей ниши, пока другие режут бюджеты

Рынок дорожает, спрос проседает, и сейчас особенно заметно, кто к этому готовился заранее. Пока одни переживают кассовый разрыв после праздников, другие работают по системе и спокойно забирают освободившийся спрос в своей нише.

Мы разработали стратегию, которая помогла 154 нашим клиентам стать №1 в своих нишах за 4–6 месяцев

Что показали кейсы:

• стратегия сработала в 93%;
• средняя окупаемость инвестиций — 312%;
• в сложных нишах заявка в 7 раз дешевле, чем в Директе;
• клиенты в среднем увеличили прибыль на 217% за первые 3 месяца.

Мы уверены в результате, поэтому даём финансовую гарантию в договоре.
И да, вы можете внедрить стратегию сами (хотя мы будем немного ревновать).

Скачайте бесплатно нашу пошаговую стратегию с кейсами в 76 нишах прямо сейчас, и обходите конкурентов быстрее, чем они поймут, как вам это удалось.

Скачать стратегию роста

PDF 2,3 MB

Люди, которым пригодится таск-менеджер

Даже простой таск-менеджер способен справиться с большим количеством задач. Поэтому прежде всего надо определиться, зачем он вам нужен. Разберем наиболее востребованные случаи использования таких программ:

• Организация командной работы. Список дел на день позволяет оптимизировать нагрузку на всех членов коллектива, напоминает персонально каждому о круге его задач и переадресует к информационной базе, если понадобятся дополнительные данные.

• Помощь разработчикам. Для наглядности хода проекта используется режимы «Канбан» и «Доски». Есть возможность каждой задаче присвоить статус, теги, что упростит ориентирование. При помощи бэклогов и отчетов настраиваются нагрузка и подходы. Пользователи делятся на категории, и каждая получает свой набор прав доступа.

• Организация труда менеджеров по сбыту. Спецификой работы отдела продаж является то, что сотрудники выполняют повторяющиеся действия, используют SRM, должны жестко соблюдать сроки и придерживаться регламента в общении с клиентами. Командный таск-менеджер содержит скрипты, шаблоны документов, прочую нужную информацию, отражает список задач и фамилии ответственных за них. Это позволяет быстро ориентироваться в ходе выполнения работы.

• Организация труда фрилансеров. Схема планирования работы примерно такая же, как для отдела продаж, но проще. Недельный или месячный график настраивается с учетом дедлайнов. Туда можно внести встречи, учебные мероприятия, необходимые закупки. Для долговременных проектов с одним заказчиком (например дизайн дома, редактирование книги) удобно использовать диаграмму Ганта, чтобы отслеживать ход работы по ключевым точкам.

• Решение личных задач. Таск-менеджер можно использовать в самых разных вариантах по потребности. Чтобы получить пользу, составляйте чек-листы, отмечайте статусы и проставляйте конечные сроки. Настройте уведомления и повторяющиеся задачи – это позволит соблюдать график и будет мотивировать.

• Организация учебного процесса. Создается персональная информационная база на любой стадии – подготовка к экзамену, изучение предмета, повышение квалификации. В дальнейшем ее можно пополнять.

Предстоящие масштабные задачи можно разделить на более мелкие. Если надо написать диссертацию, разбиваем весь процесс на этапы и к каждому прямо в карточках добавляем информацию, документы, ссылки, изображения. Использование таск-менеджера переводит образовательный процесс на иной качественный уровень, и вы наверняка оцените его удобство и эффективность.

Разница между таск-менеджером и другими системами

Когда вы уже используете календарь с подсказками, CRM, блокноты, другие онлайн-помощники, стоит ли дополнительно осваивать таск-менеджер?

Все эти программы, конечно, полезны, но ТМ содержит в себе весь их функционал и иные нужные опции. Там видно, как продвигается команда, на какой стадии находится проект, соблюдается ли график, кто что делает.

Источник: shutterstock.com

Стоит подробнее поговорить об отличиях таск-менеджеров от других похожих программ. Сразу оговоримся, что они не заменяют друг друга, а дополняют. Сравним:

Таск-менеджер и календарь

В последнем можно записать дела на конкретный день, но для нормального контроля этого недостаточно. Тогда как в ТМ можно видеть прогресс – выполнены мероприятия или нет, какое влияние это оказало на ход проекта.

Таск-менеджер и заметки (Notes)

Чтобы не держать все в голове, можно идеи или ход предстоящих работ записать на бумаге или в электронный блокнот. Даже если очень постараетесь и красиво оформите списки, их надо будет все время корректировать, чтобы сверяться с реальной ситуацией и ничего не забывать.

Таск-менеджер, помимо функционала блокнота, позволяет сразу определить запись в конкретную группу – бэклог, промаркировать экстренные и несрочные дела, оставить к задаче комментарии и назначить сроки исполнения.

Таск-менеджер и To-do list

Когда предстоит работа для одного человека, удобно составить список с чекбоксами. Этот формат подойдет, например, при обзвоне спикеров мероприятия для подтверждения участия. Он нужен и чтобы не забыть вечером выполнить несколько дел.

ТМ, помимо того же самого, сохраняет дела по блокам-сценариям, посылает напоминания при приближении к заданной дате, подскажет о необходимости выполнения срочных дел. Причем это все не только для одного пользователя, а и для команды.

Таск-менеджер и «Проект-Менеджмент-Система»

Вторая программа более масштабная и содержит такие блоки, как «Бюджетирование», «Управление рисками», «Аналитика KPI» и др. Но и при ее использовании для таск-менеджера найдется своя ниша, поскольку он способен справиться с несколько другими задачами.

Для небольшой компании со стандартными бизнес-процессами будет достаточно ТМ, а крупной фирме с далеко идущими планами придется дополнительно подключать «Проект-Менеджмент-Систему».

Таск-менеджер и CRM

Последняя заточена на управление взаимодействием с клиентами, что и отражается в ее названии – customer relationship management. Эта программа делает акцент на базе потребителей, воронке продаж, контактах с клиентами с целью их удержания, на аналитике.

ТМ больше сосредоточен на деятельности внутри команды. С его помощью организуются и контролируются текущие дела – качественное производство и обслуживание.

Таск-менеджер и трекер времени

Последний предназначен для того, чтобы отслеживать временные рамки и анализировать график именно с этой точки зрения. У таск-менеджера намного больше задач. Помимо общего списка дел, там прослеживаются связи между ними, ответственные за каждый пункт, размещаются прилагающиеся к каждому этапу и задаче документы и пояснительная информация. Если их использовать в тандеме, результат будет лучше.

В итоговой таблице ниже представлен круг основных задач для каждой программы.

Основные функции таск-менеджеров

У каждого таск-менеджера есть особенности, однако в целом их функционал похож. Большинство таких программ имеет базовый набор опций. Среди них:

• Статусы задач. Эти маркеры позволяют отслеживать степень реализации мероприятия – к нему еще не приступали, работа идет или проверяется, задача выполнена. Пользователи сами определяют, каким образом они будут обозначать соответствующий статус. Формулировки должны быть понятны всей команде, чтобы не возникало путаницы. В частности, статус «Пауза» может одними восприниматься как вынужденный перерыв, а другими – как требование отчета.

• Дедлайны, напоминания и повторяющиеся задачи. Все эти функции активируются в самом начале проекта и на заданный период – на месяц, год, до конца его действия. Ответственные руководители могут поставить для всей команды общее напоминание или повторяющиеся дела, уведомления по конкретным этапам и подзадачам настраивают лидеров направлений. На это уйдет всего 10-15 минут, зато весь процесс будет под контролем до его окончания.

• Теги и приоритеты. Это своего рода маркеры, облегчающие контроль за ходом дел. При помощи тегов в карточках задачи делятся на группы, проекты. Приоритеты помогают выделить более срочные дела.

• Фильтры и поиск. Частично выполняют те же задачи, что и теги. При помощи фильтров легко искать материалы в архиве по разным критериям. Фильтрами сужается поле выборки, а при помощи поиска устанавливаются те разделы/проекты, откуда нужно взять информацию.

• Файлы и ссылки. Вся необходимая к проекту информация находится в одном месте. К техническому заданию сразу прикрепляются рабочие файлы, члены команды моментально получают готовую схему действий. По ссылкам предоставляются дополнительные данные – гайды, инструкции, советы и самый ценный опыт коллег.

• Роли. При помощи этой функции закрепляется круг задач каждого члена коллектива. Можно воспользоваться списком готовых ролей, которые уже вшиты в таск-менеджер, либо прописать свои сценарии действий пользователей. Администратор вправе распределять роли, а рядовому сотруднику открывается доступ только для просмотра документов. Кому-то поручают лишь один участок работы, а другой будет вести приватный проект, счета, финансовый учет.

• Отчеты. Анализируется степень загрузки команды, выполнение задач, ход проекта, личный вклад каждого сотрудника. На основании отчетов можно оптимизировать работу коллектива и улучшать ее итоги.

• Чаты проектов. Инструмент позволяет членам команды все время находиться на связи. В чате сотрудники обсуждают текущую работу, пересылают документы, делятся идеями.

В лучших таск-менеджерах сотрудники могут выбирать формат общения и решения вопросов (например откорректировать карточку задачи или устроить коллективный созвон).

Форматы работы в таск-менеджерах

Отличие между разными ТМ состоит не только в функционале, но и в наглядности отображения данных. Некоторые предлагают только один способ, другие несколько. Что лучше, решает только пользователь. Варианты могут быть такими:

1. Дашборд. Этот инструмент предназначен для визуализации аналитических показателей, представленных в виде таблиц, диаграмм, графиков. Дашборд используют многие планировщики как удобный инструмент для наглядного представления процесса продвижения процесса. Вся информация о проекте сосредоточена в одном месте в реальном времени, сразу идет аналитика.

2. Канбан-доска. Поле содержит три колонки – «К работе», «В работе» и «Выполнено». В итоге наглядно можно видеть, как продвигается проект от самого начала до конца. Особенностью системы канбан являются WIP-лимиты. Это означает, что количество задач в каждой колонке ограничено. То есть план работы невозможно увеличить сверх предела.

3. Списки задач. Каждому пункту в перечне присваивается не только номер, но и теги, срок исполнения. Можно увидеть общий объем задач, рассортировать дела в нужном порядке и по разным критериям.

4. Календарный вид. У каждой даты/периода есть свой список дел. Этот инструмент необходим для специалистов, непосредственно работающих с заказчиками, оказывающих услуги, в частности event-менеджеру, врачу, HR. К каждому мероприятию прописаны дедлайны и установлены напоминания, поэтому забыть ничего не получится.

5. Диаграмма Ганта. Это отличный инструмент для визуализации, который наглядно представляет задачи по участкам работ, ответственных, дедлайны. На диаграмме видны ключевые точки проекта, по которым несложно отслеживать прохождение основных этапов. Инструмент разрабатывался для масштабных предприятий, поэтому лучше всего он себя показывает на производстве со сложными технологиями и продолжительными циклами.

6. Scrum. Это распространенная методика, позволяющая декомпозировать проект и на коротких промежутках быстро получать обратную связь. Инструмент особенно полезен для небольших предприятий или непродолжительных задач.

7. Интерактивные планы и визуальные схемы объектов. Дают полную информацию о задаче – в чем ее суть, для какого объекта она предназначена, в какой стадии исполнения находится, как связана с другими работами.

Критерии выбора таск-менеджера

У каждого таск-менеджера есть свои особенности и нюансы, которые надо учитывать при выборе. Только так вы получите по-настоящему эффективный инструмент, соответствующий потребностям.

Главные параметры, на которые стоит обращать внимание:

• Поддержка операционных систем. Некоторые программы не работают с Linux или MacOS. Информацию об этом надо искать на самих площадках с менеджерами.

• Набор функций. Прежде чем покупать программу, необходимо убедиться, что она сможет справиться со всеми вашими задачами.

• Понятный интерфейс. Инструмент должен быть прост и удобен – это один из главных критериев при выборе. Если после загрузки программы сразу непонятно, что и зачем нажимать, лучше попробовать другие варианты.

• Объем хранения информации. Места должно хватать на все ваши задачи. Так, для деятельности отдела компании или интернет-магазина обычно достаточно 10–15 Гб. Как раз в таком объеме предоставляется базовое хранилище. Для предприятия с большим количеством потребителей потребуется дополнительное пространство, чтобы иметь возможность разместить всю рабочую информацию и документы в одном месте.

• Инструменты визуализации. Лучше, если их будет несколько – канбан-доска, диаграммы Ганта, списки, календарь и пр. У каждого сотрудника будет выбор, как ему удобнее отображать задачи.

Источник: shutterstock.com

• Генерация отчетов. Сводные итоги позволяют отслеживать динамику проекта и эффективность работы коллектива. Так, если из запланированных 38 пунктов выполнено полностью 32, а три не сделаны вообще, сразу видно, где провал и кто в нем виноват. Руководство сразу примет меры.

• Возможность получения уведомлений. В основном все таск-менеджеры обладают такой функцией. Но лучше проверить этот момент, потому что напоминания существенно помогают в работе. Можно спокойно заниматься реализацией проекта, не держа в голове предстоящие параллельные дела: когда настанет время, ТМ о них напомнит.

• Мобильное приложение. Это тоже важный момент. Имеющая мобильную версию программа будет всегда с вами, не придется переживать, что упустите что-то важное, находясь вне офиса.

• Офлайн-вход. Очень желательно иметь доступ ко всей информации, возможность ее корректировать даже при отсутствии интернета. Эта функция не особо критична, но лучше, чтобы она была.

• Пробная версия. У многих продуктов есть тестовый период 1-2 недели. Это возможность оценить функционал программы и понять, насколько она будет полезна и удобна для вас.

• Тарифы и стоимость. Функционал ТМ отличается для разных групп пользователей – у одного человека, небольшого коллектива или крупного предприятия особые задачи. Поэтому сначала нужно определиться с потребностями, какие функции точно нужны, а без каких можно обойтись и сэкономить. В некоторых таск-менеджерах предлагается бесплатный тестовый период, который как раз и служит этим целям.

• Лимиты и пользователи. Чем больше возможностей предлагает программа, тем дороже она стоит. Если нет ограничений на количество пользователей, организацию рабочих пространств, на корректировки по потребности, придется заплатить приличную сумму.

• Права доступа и безопасность. Пользователи имеют разный уровень разрешений, и это нормально. Понятно, что новичков не следует подпускать к процессам управления. Отлично, если, помимо встроенных сценариев, есть возможность разрабатывать свои. Например, сотрудник вправе добавить файл, но только в конкретный раздел.

• Интеграции с программами. Эта функция нужна, если вы меняете один ТМ на другой или, помимо этой программы, используете сторонние сервисы. Так, когда вы уже работаете с Jira, будет несложно переключиться на ClickUp, поскольку эти две программы интегрируются. То же касается и таких распространенных сервисов, как Google Календарь, Gmail и Google Диск, для них есть соединяемые варианты. В том случае, когда интеграция не предусмотрена, можно заказать объединение программ у специалистов. Однако бесплатно это сделать не получится.

• Уровень техподдержки. У вас могут возникнуть вопросы не только в период настройки, но и в дальнейшем по ходу работы. Решить их помогут специалисты техподдержки, только надо убедиться, что эта функция работает должным образом.

• Как минимум должен быть раздел типа часто задаваемых вопросов. А лучше, если есть блог, рубрика «Вопросы и ответы», видеоролики с подсказками, текстовые и видеоинструкции.

• Язык. Основная масса ТМ, в том числе и описанных ниже, обладает английским интерфейсом. Не владеющим этим языком сотрудникам сложнее освоиться в программе. Но если работаете с заграничными клиентами, говорящими на английском, такую программу надо обязательно иметь.

ТОП-7 кейсов
из разных ниш с ростом
от 89% до 1732%

Узнать подробнее

Обзор популярных таск-менеджеров

Из всего вышесказанного можно сделать однозначный вывод – таск-менеджер очень полезен как для личных задач, так и для предприятия любого масштаба. Ниже расскажем о лучших ТМ, которые стоит использовать в вашей фирме:

Trello

Функциональная онлайн-площадка с канбан-досками. Можно использовать для личных целей и не слишком больших проектов. Программа позволяет сортировать задачи и контролировать дедлайны, организовать взаимодействие внутри команды. Трекер обладает интуитивным интерфейсом, на освоение понадобится совсем немного времени – в пределах часа.

Разработчик: зарубежный.

Платформы: Web, iOS, Android.

Функционал:

• составление списков задач и установка сроков исполнения;

• назначение ответственных;

• загрузка файлов;

• размещение комментариев к задачам;

• перераспределение задач между колонками (отделами, этапами, сроками);

• привязка невыполненных мероприятий к конкретным дням календаря;

• готовые формы для представления информации;

• интеграции с разными сервисами и программами;

• сохранение резервных копий;

• синхронизация проектов и задач в реальном времени;

• сортировка при помощи маркеров, тегов и фильтров.

Преимущества:

• все версии карточек хранятся в истории;

• визуализация через канбан и календарь;

• отслеживание сроков исполнения;

• мобильная версия;

• интеграции с разными сервисами;

• прошлые задачи сохраняются в архиве и могут быть извлечены в любое время;

• интерфейс поддерживает более 20 языков.

Минусы. Возможностей ТМ недостаточно для работы с масштабными задачами и проектами. У него отсутствуют аналитические функции.

Источник: shutterstock.com

Стоимость. Программа имеет в том числе бесплатную версию, которую можно использовать для организации работы отдела. Цена на возмездные варианты с расширенным функционалом начинается от 5 долларов и позволяет выгружать данные и управлять правами доступа. Российским пользователям оплата этой версии таск-менеджера сейчас недоступна.

Todoist

Геймифицированный интерфейс очень нравится сотрудникам. За выполнение задач начисляются призовые баллы, по мере их накопления исполнитель переводится на другой уровень. Работа становится веселее.

Разработчик: зарубежный.

Платформы: iOS, Android, Microsoft Windows, Apple Mac OS X, Google Chrome, Firefox, Gmail, Microsoft Outlook, Thunderbird и Postbox.

Функционал:

• составление списков задач, которые можно контролировать, корректировать, маркировать в браузере, в мобильном приложении и ПК;

• совместная работа команды, для личного пользования – отдельные вкладки;

• составление списка предстоящих дел как отдельного пункта меню;

• назначение сроков исполнения и сортировка задач по приоритетам;

• канбан-доска;

• синхронизация проектов и задач в реальном времени;

• загрузка файлов;

• уведомления и напоминания.

Преимущества:

• часть процессов геймифицирована;

• задачам можно назначить маркеры, теги, фильтры;

• интеграции с сервисами Dropbox, Slack, Google Диск и пр.;

• интерфейс на 18 языках;

• задачи в списке можно делить на подтипы, объединять в подразделы, отслеживать личный прогресс;

• загрузка и пересылка файлов;

• кастомизированные шаблоны.

Минусы. Бесплатная версия таск-менеджера имеет небольшой набор функций.

Стоимость. Для команды максимум 5 человек и пяти проектов подойдет и бесплатная версия.

Weeek

Менеджер состоит из трех блоков: списки, доски и календарь. В последнем к датам можно привязывать конкретные задачи и проставлять приоритеты. Функций не так много, но хватает для ведения проекта. Это комплексная программа, которая содержит корпоративный таск-трекер, базу знаний и CRM-систему.

Разработчик: российский.

Платформы: Web, Windows, macOS, iOS, Android.

Функционал:

• уведомления можно отправлять в соцсети или на имейл;

• возможность загрузки файлов;

• много вариантов настроек, в том числе для уведомлений;

• CRM-система;

• задачам можно назначить ответственных; функция блокировки, хранение архивов.

Плюсы:

• интересный и простой интерфейс;

• календарь на неделю;

• определение приоритетных задач;

• индивидуальные настройки.

Минусы. Бывают программные ошибки. Компьютерная версия предоставляет больше возможностей, чем мобильная.

Стоимость. Бесплатная версия предоставляется для пяти пользователей. Для большей команды – от 590 рублей с человека.

Kaiten

Таск-менеджер можно использовать в любой сфере деятельности и для проектов разного назначения. Годится он и в качестве индивидуального инструмента, для команды, и для большого предприятия. Интуитивный интерфейс, гибкие настройки, где каждый сможет найти подходящий вариант. Особенность: несколько проектов одновременно присутствуют в одном поле.

Разработчик: российский.

Платформы: Web, Windows, macOS, iOS, Android.

Источник: shutterstock.com

Функционал:

• на одном экране может демонстрировать одновременно несколько процессов;

• канбан- и скрам-доски с лимитами и без;

• генерация отчетов, отслеживание скорости работы и эффективности команды;

• оценка задач;

• покерное планирование;

• управление крупными проектами и командами;

• возможность составлять списки задач, делать к ним комментарии, создавать чек-листы;

• уведомления относительно корректировок карточек и досок.

Плюсы:

• импорт информации из других программ, в том числе таск-менеджеров;

• организация совместной работы отделов и с подрядчиками;

• поддержка фреймворков;

• сводные доски (уникальная функция);

• возможность оплаты в рублях;

• поиск по фильтрам;

• представление нескольких проектов на одном экране, визуализация любых процессов;

• кастомизация столбцов, досок, процессов;

• выбор ролей несколькими способами;

• неограниченное облачное хранилище;

• видеоматериалы для обучения.

Минусы. Разграничение прав пользователей невозможно. Отсутствует диаграмма Ганта.

Стоимость. Есть бесплатный тестовый период. Затем цена начинается от 420 руб. в месяц за каждого пользователя.

Yandex Tracker

Этот таск-менеджер интегрируется со многими Яндекс-сервисами и некоторыми другими.

Разработчик: российский.

Платформы: Web, Windows, macOS, iOS, Android.

Функционал:

• возможность автоматизировать многие процессы;

• канбан-доски;

• набор шаблонов треков и возможность формировать собственные;

• после создания карточки можно корректировать, переносить, назначать ответственных;

• фильтры, метки, статусы, чек-листы;

• запрос данных;

• рассылка сообщений по предстоящим задачам, созданных примечаний, изменения статуса.

Плюсы:

• интеграция с другими трекерами (API);

• анализ загруженности членов команды для оптимизации труда;

• можно переносить информацию из других программ;

• хорошо контактирует с методиками agile (гибкая разработка, подстройка инструментов);

• безлимитное хранилище;

• визуализация информации в виде дашбордов, диаграмм и графиков;

• данные о ходе движения всего проекта – в одном месте;

• сбор статистики, составление отчетов в виде таблиц;

• интеграции с Yandex Wiki и Yandex Forms.

Минусы. К техподдержке много вопросов, отсутствует мобильная версия.

Стоимость. Бесплатная версия для пяти пользователей. Месячный взнос – 258 руб. за 100 пользователей, от 251 специалиста с допуском – 185 рублей за каждого.

Преимущества и недостатки таск-менеджеров

Таск-менеджер предназначен для того, чтобы сократить затраты труда и времени на организацию основной массы управленческих процессов. Программа предоставляет следующие преимущества:

1. Единое пространство. Информация собрана вся в одном месте, поэтому практически исчезают ошибки из-за забывчивости и невнимательности. Корректировки вносятся очень оперативно, а соответствующие уведомления направляются всем членам команды. Программа содержит не только информацию относительно каждого проекта, но и дает возможность коллективу обсудить текущие вопросы, обменяться файлами.

2. Грамотное планирование. Задачи распределяются между сотрудниками с учетом нагрузки на каждого.

3. Контроль за выполнением задач. Информация в программе представлена по каждому сотруднику в виде списка его задач со статусом: «В работе», «На доработке», «На утверждении». Поэтому сразу виден объем выполненного и предстоящего, можно перекинуть дела с загруженных специалистов свободным.

4. Упорядочивание контактов в команде. Нет необходимости созваниваться и встречаться для уточнения каких-то моментов – все данные прописываются в карточке задачи. При необходимости обсуждения диалог между членами команды, отделами ведется в таск-менеджере. И здесь же оперативно можно достать любую относящуюся к проекту информацию.

5. Экономия времени. В одном приложении можно оперативно найти любую информацию по проекту – список дел, ответственных, дедлайны, документы любого уровня. Также мало времени уходит на постановку новых задач. Нет необходимости дополнительно контактировать для согласования различных вопросов, получать письменные или устные указания – все это поступает в общую рабочую среду программы. Ответственные исполнители и остальные члены команды в тот же момент информируются о любых изменениях. Итоги работы на основе статуса задач сводятся в виде отчетов, что не требует подготовки и общих встреч.

6. Рост эффективности. Планировщик учитывает время, которое тратит каждый сотрудник на выполнение задач. Анализ показывает, какие процессы нуждаются в доработке и ускорении.

7. Снижение загруженности специалистов и профилактика эффекта выгорания. Работникам нет необходимости держать в уме перечень дел, поскольку они все записаны в ТМ. Следовательно, можно направить все внимание на конкретную текущую задачу. Закрытие позиции в программе дает дополнительное чувство завершенности и контроля.

8. Максимальная прозрачность процессов. Не только члены команды во главе с руководителем, но и стейкхолдеры в любой момент могут отслеживать ход проекта, кто над чем работает, где возможны заминки. Менеджеру не надо дополнительно с кем-то консультироваться, запрашивать отчеты, он за доли секунды способен оценить ситуацию.

Разберем на примере реальную ситуацию и как она выглядит в ТМ. По телефону обратился покупатель с вопросом, где товар, который он ждет. Искать поставку можно на следующих этапах:

• в работе оператора, который созванивается с клиентом;

• на контроле у юриста;

• на проверке оплаты у бухгалтера;

• в работе у менеджера, который уточняет данные;

• в подразделении логистики, где согласовывается и выполняется доставка клиенту;

• в отделе документации, когда собираются закрывающие документы.

Руководитель находит сделку в ТМ и видит все ее движение и пояснения отделов. Ему не нужно звонить в разные подразделения и выяснять, обработали ли они данную задачу.

Источник: shutterstock.com

Сама идея таск-менеджеров – отличное решение для оптимизации всех управленческих процессов. Поскольку у программ разный функционал, нужно подобрать подходящую для себя, чтобы не сталкиваться с недостатками. В качестве таковых могут быть:

1. Низкое качество. Некоторые планировщики имеют баги, плохую техподдержку, постоянно зависают.

2. Сложный интерфейс. Есть такие программы, в которых разобраться не так просто. Непонятно, как завести карточку, как присвоить статус задачи, где искать разные папки и проекты. На освоение новой программы уходит много времени, в течение которого работники продолжают использовать старые инструменты, что приводит к путанице.

3. Неправильно выбран функционал. Если возможности программы не отвечают особенностям проекта или команды, работать будет неудобно либо ТМ просто не справится с нагрузкой.

4. Слишком высокая цена. В этой ситуации программа может намного больше, из ее функционала используется лишь небольшая часть.

Еще один момент – индивидуальные предпочтения команды. Возможно, ей не нравится ТМ по каким-то причинам – нет инструкции, сложно разобраться. Тогда и лучший таск-менеджер не спасет ситуацию, придется выбирать другую программу либо учить каждого индивидуально.

Рекомендации по переводу сотрудников на работу с таск-менеджером

В большинстве случаев коллектив неохотно воспринимает нововведения в управлении проектами. Остановимся на основных трудностях и способах их решения:

• Непонимание смысла перехода на новую систему. Объясните подчиненным, насколько они выиграют от внедрения ТМ, как он облегчает управление проектами. Подберите в качестве доказательств примеры, понятные каждому сотруднику: как это облегчит работу, как разгрузит людей от рутинных задач, насколько удобно будет хранить данные.

• Неприятие мониторинга. Контролирующие функции ТМ могут напугать сотрудников, которые не хотят, чтобы их малейшие действия отслеживались. Надо объяснить команде, что слежка вовсе не входит в задачи программы. Трекер нужен, чтобы облегчить работу: не потребуется держать в голове все задачи/этапы проектов, вести несколько блокнотов и календарей, чтобы ничего не упустить.

• Загруженность. Часто работники считают себя очень занятыми, не выделяют время для заполнения карточек. Надо объяснить им, что достаточно один раз настроить программу. И в дальнейшем это сэкономит массу времени.

• Сложности в освоении. Люди обычно противостоят новому. Внедрению ТМ должны предшествовать подготовительные и обучающие мероприятия. Чтобы ускорить адаптацию, можно придумать систему поощрений. Геймификация также поможет быстрее вовлечься и привыкнуть, повысит мотивацию.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Источник изображения в шапке: shutterstock.com

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Как провести вебинар: правила, этапы, полезные инструменты
• Массовая рассылка email: задачи, виды, этапы создания