Автоматизация бизнес-процессов – реальная польза или лишняя головная боль?!

Автоматизация бизнес-процессов – реальная польза или лишняя головная боль?!

Автоматизация бизнес-процессов – реальная польза или лишняя головная боль?!
Время чтения: 15 минут
Отправим материал вам на:

Примеры успешной автоматизации предприятий достаточно редки. Если учесть, что мероприятия по ее налаживанию весьма трудоемки и недешевы, стоит для начала разобраться, для чего нужна автоматизация бизнес-процессов, как она поможет вам в решении насущных проблем.

Из этой статьи вы узнаете:

  1. Что значит автоматизация бизнес-процессов
  2. В чем конкретно она заключается
  3. Популярные системы автоматизации
  4. Комплексная автоматизация бизнес-процессов
  5. С чего должна начинаться автоматизация в компании
  6. На что обращать внимание, выбирая средства
  7. Во сколько обойдется автоматизация бизнес-процессов предприятия
  8. 4 совета как можно на этом сэкономить
  9. Подводные камни» автоматизации бизнес-процессов
  10. Что контролировать в ходе управления автоматизацией

Что значит автоматизация бизнес-процессов

Под автоматизацией бизнеса принято понимать процесс перевода обычных повторяющихся операций и задач под контроль программного комплекса или информационной системы. В итоге руководство предприятия получает возможность высвободить человеческие и финансовые ресурсы, повысить производительность труда и более эффективно управлять стратегией развития.

Типичный пример управления организацией, когда не соблюдается четкая последовательность осуществляемых действий, можно представить в виде следующей схемы:

Автоматизация бизнес-процессов_пример1

Такой метод управления сопровождается серьезными недостатками:

  • руководители и линейные менеджеры испытывают постоянную высокую нагрузку, поскольку рабочий процесс протекает исключительно при их непосредственном участии;
  • в процессе выполнения задач задействуются помимо основных исполнителей работники смежных подразделений;
  • никому не известно, на каком этапе находится решение задачи;
  • сферы ответственности не разделены, многие функции дублируются;
  • сроки принятия решений не подвергаются четкому контролю;
  • сотрудники, принимающие участие в процессе, не мотивированы на конечную цель.

В результате такого подхода все заняты, а решение поставленных задач оставляет желать лучшего.

Процессный подход в корне отличается от данного положения дел, поскольку в его основе лежат оптимальный порядок действий и контроль выполнения на каждом этапе.

Цель процессного подхода – соответствие деятельности предприятия определенному регламенту и взаимосвязанность внутренних бизнес-процессов.

Автоматизация бизнес-процессов_пример2

Процессный подход отличается следующими преимуществами:

  • упорядоченность бизнес-процессов; 
  • решение задач кратчайшим путем; 
  • персональная ответственность сотрудников за свой участок работы;
  • контроль выполнения заданий;
  • мотивация работников на достижение оптимального результата; 
  • планирование по срокам исполнения задач;
  • упрощение внутренней иерархии организационной структуры предприятия.

В чем конкретно заключается автоматизация бизнес-процессов

Системы автоматизации позволяют моделировать бизнес-процессы любого уровня сложности онлайн. Для пользователей предусмотрен доступный менеджер задач, сочетающий удобство и многофункциональность.

С его помощью сотрудники получают возможность назначить ответственных за решение конкретных задач, получать статистику по времени, затраченному на отдельные процессы, а также строить планы по оптимизации деятельности. Напоминание о дедлайнах позволит избежать нарушения сроков выполнения отдельных задач.

Управление информацией о клиентах

Автоматизация бизнес-процессов_информация о клиентах

В основе каждой системы автоматизации бизнес-процессов находится база данных, объединяющая все сведения о клиентах компании. Если использовать эту информацию правильно, работа организации может быть максимально эффективной.

Система упорядочивает данные и дает возможность группировать их в зависимости от конкретных задач. Клиентская база включает полный объем сведений, необходимых для оптимального взаимодействия с потребителями.

Все данные сгруппированы в удобные блоки, система предоставляет удобную возможность послать письмо, совершить звонок, напомнит историю совместной деятельности и даже покажет профили в соцсетях.

Автоматизация процесса продаж

Автоматизация бизнес-процессов_автоматизация продаж

К главным функциям системы автоматизации бизнес-процессов можно отнести помощь менеджерам в результативном управлении продажами. Благодаря системе работа по нескольким сделкам может проходить одновременно. Каждый шаг пользователями сопровождается подсказками, помогающими спланировать следующий шаг с наибольшей эффективностью.

Имея перед глазами историю сотрудничества с тем или иным клиентом, менеджер легко предложит ему именно тот продукт, который с максимальной степенью вероятности удовлетворит его потребности.

Воронка продаж и другие методы аналитики позволяют без труда определить слабые места процесса продаж, обратив внимание на которые сотрудники получат лучший результат. Удобные визуальные инструменты системы дают возможность убедиться, что профиль клиента содержит всю необходимую информацию, а также данные о сделках отражены максимально точно.

Лид-менеджмент

Автоматизация бизнес-процессов_лид-менеджер

Управление лидами – не менее важная функция системы автоматизации бизнес-процессов. Пользователи могут получать представление о потребностях клиентов, как входящих в базу компании, так и потенциальных.

Автоматической регистрации в системе подлежит каждый новый лид, после чего она сама подсказывает менеджеру шаги, которые будут наиболее эффективными в конкретной ситуации.

Управление клиентским сервисом

Автоматизация бизнес-процессов_клиентский сервис

Долгосрочные отношения с клиентами невозможны без отлаженного сервиса. Система автоматизации бизнес-процессов позволяет настроить мультиканальный сервис высокого качества. Обращения клиентов и запросы на обслуживание управляются на базе эталонного процесса.

Информация о клиентах, входящих и исходящих звонках сфокусирована в одном окне. Системе под силу предложить необходимую форму договора, определить skill-группу, произвести расчет сроков, в которые заявка будет выполнена, и совершить ответный звонок клиенту.

Автоматизация документооборота

Автоматизация бизнес-процессов_документооборот

Система автоматизации позволяет привести в порядок документооборот компании, чтобы в дальнейшем повысить эффективность управления договорами, счетами, протоколами и входящей корреспонденцией. Программа предлагает воспользоваться готовыми шаблонами для формирования различных документов.

Предусмотрена возможность прикрепления скан-копий для оперативного доступа к печатным вариантам. Электронное хранилище вмещает весь объем документации предприятия. Удобный поиск позволяет найти нужный документ за доли секунды. Предусмотрена возможность групповой работы, а также визирования с целью согласования счетов.

Управление продуктовым портфелем

Автоматизация бизнес-процессов_продуктовый портфель

К обычным возможностям системы автоматизации бизнес-процессов добавлены инструменты, позволяющие структурировать номенклатуру и управлять каталогом продуктов. Чтобы облегчить процедуру поиска, можно установить удобный фильтр. Учет цен и скидок станет гораздо проще, как и подбор продуктов для заказа.

Популярные системы автоматизации бизнес-процессов

В текущем сезоне ведущими направлениями можно назвать следующие:

  • Использование облачных технологий. Этот метод автоматизации бизнес-процессов характеризуется возможностью обходиться без собственного сервера. В связи с этим такой вариант очень популярен среди собственников малого бизнеса из-за более низкой стоимости.
  • Активная автоматизация инструментов маркетинга: внедрение CRM-систем, систем автоматизации контекстной рекламы и BI-систем.
  • Развитие технологий взаимодействия между машинами. Новый тренд M2M – Machine to Machine – подразумевает сведение участия сотрудников к минимуму в тех процессах, где сложность оборудования и особенности технологии делают невозможным обеспечить адекватную оценку ситуации со стороны человека.
  • Применение инструментов big data. Новым направлением в автоматизации бизнес-процессов стало внимание к обработке больших объемов данных. Этот тренд востребован крупными компаниями, которым необходимо хранить и анализировать множество информации.
  • Анализ данных в режиме реального времени. Ближайшим будущим систем автоматизации бизнес-процессов можно считать обработку транзакций real-time, в результате чего компаниям удастся полностью синхронизировать операции.
article_banner.png

Для каждого предприятия характерны свои бизнес-процессы. Их совокупность можно сгруппировать по нескольким направлениям и впоследствии автоматизировать как в общем, так и в пределах одного процесса:

  1. Управление. Для этого направления можно использовать систему программ «1С: Предприятие», модуль управления системы SAP R/3.
  2. Маркетинг и продажи. Автоматизация бизнес-процессов в этой сфере деятельности возможна с применением следующего программного обеспечения: «Мегаплан», Clientbase.ru, управление рекламной деятельностью — EFSOL: AMS Управление рекламой, «СиЗиФ», управление сайтом (CMS) — Bitrix, UMI.CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE) и др.
  3. Производство. Подходящие программные продукты для этой области: системы «Крафт», УСУ, производственный модуль AVA ERP, VOGBIT, Sage, Супер Склад», «Склад и Реализация».
  4. Управление качеством. Рекомендуемое ПО: «Администратор показателей», «ФИНЭКС: Управление качеством», «Магистр: Управление качеством», Wonderware MES Software/Quality, ProdX.
  5. Управление персоналом. Используется такое программное обеспечение, как «E-Staff Рекрутер» от Datex Software, «1С: Зарплата и Управление Персоналом», Oracle/Управление Персоналом, «Фараон», «БОСС-Кадровик».
  6. Финансы. Для автоматизации бизнес-процессов разработаны: «1С: Бухгалтерия», «1С: Зарплата», «АудитЭксперт», «Мастер Финансов Анализ», «Фингранд».
  7. Организация деятельности предприятия. Рекомендуется применять «1С: Документооборот», «Е1 Евфрат» от Cognitive Technologies, «Мастер Док» от Master Group, QPR 2014, Ореn Text.

Комплексная автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов комплексная

Автоматизация бизнес-процессов, производимая «островным» способом, без взаимосвязи между отдельными системами, редко приносит ощутимую пользу. Когда речь идет об оптимизации отдельных сфер деятельности, не преследуется цель повысить эффективность работы компании в целом.

Единая система автоматизации бизнес-процессов, напротив, является комплексом инструментов, позволяющих управлять финансово-хозяйственной деятельностью предприятия в целом, вести оперативный, бухгалтерский и управленческий учет.

ERP – концепция единой системы для управления компаний – начала применяться в конце 80-х, с годами становясь все популярнее благодаря появлению соответствующего программного обеспечения.

ERP-система базируется на принципе единого информационного пространства, с помощью которого можно отслеживать и анализировать данные о бизнес-процессах, протекающих в различных подразделениях организации.

ERP-системы используют для построения модульный принцип, имеют структуру, состоящую из независимых блоков, отвечающих за отдельный процесс. Это позволяет дорабатывать и расширять возможности системы вместе с возникновением новых технологических или законодательных аспектов, а также с изменением потребностей клиентов.

Типичная ERP-система состоит из следующих групп модулей:

  • логистический;
  • производственный;
  • маркетинговый;
  • снабженческий;
  • сбытовый и др.

ERP-системы в российском бизнесе стали использоваться крупнейшими компаниями в самом конце 20-го века, сегодня без них не обходится ни одно предприятие независимо от его размера.

Внедрив ERP-систему, компания больше не нуждается в многочисленных программах, имеющих узкое направление – работа со складом, финансами, логистикой, офисом. Следовательно, расходы на IT-сопровождение значительно снижаются.

В 2017 году тройку лидеров мирового рынка ERP-систем составили SAP (20 %), Oracle (13,9 %) и Microsoft (9,4 %). За ними по нисходящей занимают места следующие компании: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Чемпионом по скорости внедрения признана компания Oracle, а по срокам окупаемости инвестиций — SAP.

Самой востребованной российской ERP-системой в 2017 году стала «1С: Предприятие». Чуть менее популярны «Галактика ERP», SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

С чего должна начинаться автоматизация бизнес-процессов в компании

Автоматизация бизнес-процессов

В ходе налаживания автоматизации бизнес-процессов предприятие проходит следующие этапы:

  1. Анализ бизнес-процессов, их адаптация или пересмотр.
  2. Определение насущных потребностей в автоматизации.
  3. Подборка программного обеспечения или разработка индивидуализированного софта.
  4. Внедрение системы на предприятии и обучение персонала ее применению.

В данном перечне важными являются абсолютно все этапы.

Для начала определимся, о чем пойдет речь. Бизнес-процесс – комплекс видов деятельности, подчиняющихся общей цели, происходящих в заданной последовательности и протекающих в рамках установленных требований.

В результате такой деятельности происходит преобразование ресурсов в конечный продукт, ценный для потребителя. Если взглянуть на бизнес-процесс со стороны информационных технологий, он будет выглядеть как последовательность работ, имеющих отношение к производственной деятельности предприятия, цель которых – создание прибавочной стоимости.

В состав бизнес-процесса входит структура нескольких действий, направленных на реализацию целей в системе информации, таких как управление предприятием, анализ качества продукции, ресурсное обеспечение ее выпуска.

Нередко приходится видеть, как руководство надеется путем автоматизации бизнес-процессов наладить взаимодействие между подразделениями фирмы. Да, информационные системы – неотъемлемая часть управления, но им не под силу в корне изменить неграмотную организацию.

Многие предприятия работают с огромными объемами данных, для анализа и использования которых современные системы просто необходимы, и автоматизация поможет компании выйти на новый уровень развития.

Когда речь идет о том, что сбор информации отсутствует либо ее достоверность под большим сомнением, подразделение компании не взаимодействуют между собой, необходимо для начала наладить систему управления.

Именно поэтому перед руководством первым делом стоит задача оценить текущее состояние и определить, поможет ли автоматизация в решении проблем.

С помощью автоматизации бизнес-процессов сегодня можно обеспечить решение следующих задач:

  • Увеличить скорость обработки информации внутри компании (например, моментальное поступление заявки из отдела продаж на склад).
  • Добиться прозрачности бизнеса (например, узнать величину задолженности контрагентов).
  • Контролировать объемы информации (например, клиенты имеют возможность оставлять заявки через сайт).
  • Повышать взаимодействие между подразделениями (например, товар, забронированный клиентом, не будет продан другому).
  • Увеличить показатели технологичности бизнеса (например, подсчет цен и налогов осуществляется автоматически) и др.

Однако чтобы решить такие задачи, как привлечение новых клиентов, своевременность сдачи налоговой отчетности и стратегическое планирование, одной автоматизации бизнес-процессов явно недостаточно.

Как правило, ее внедрение требуется в случаях:

  • переориентации предприятия на решение новых задач (изготовление другой продукции, выход на новые рынки, оснащение производства современными технологическими линиями);
  • осуществления реформ или изменения принципов управления;
  • неспособности прежней системы автоматизации удовлетворять потребности предприятия;
  • подготовки компании к продаже (в результате автоматизации вырастет ее рыночную стоимость).

Следующий по важности шаг – решить, какой именно участок деятельности компании нуждается в автоматизации бизнес-процессов в первую очередь. Проще всего это сделать представителям малого и среднего бизнеса. Им следует только определить, какой сотрудник связан с хранением и обработкой данных, составлением отчетов и тому подобной деятельностью.

Первыми на ум приходят бухгалтерские и торговые отделы, склады и т.д. Есть бизнес-процессы, которые необходимо автоматизировать без раздумий, – кадры, бухгалтерия, учет товарно-материальных ценностей.

Другой способ определить, какая сфера деятельности компании нуждается в первоочередной автоматизации бизнес-процессов, – выявить слабые места предприятия. Факторы недовольства могут быть различными – сроки выполнения процесса, его стоимость и качество.

Например, составлять план развития можно и без использования программного обеспечения. Естественно, расчеты не будут достаточно точными, а их осуществление займет не меньше недели. Большого количества ошибок при этом не избежать, а трудозатраты будут чрезмерно высокими.

Для малого и среднего бизнеса стоит в первую очередь автоматизировать общение с клиентами и все его составляющие:

  • прием заказов;
  • обратную связь;
  • жалобы, пожелания, предложения. 

Работу с клиентами следует построить на основе подробного алгоритма, начиная с входящего звонка или письма по электронке и заканчивая выполнением заказа и гарантийным сопровождением.

Целью автоматизации бизнес-процессов должно быть прохождение информации от поступления до реализации без малейшей задержки и дополнительных усилий со стороны заказчика. Нельзя забывать, что клиенты компании – это источник ее благосостояния, именно от них поступают деньги, которые могут быть использованы на последующую оптимизацию.

Что касается крупных компаний, то им следует в первую очередь автоматизировать производство и работу складов, что позволит им обрабатывать максимальное количество заказов.

Некоторые российские компании по традиции регламентируют свои бизнес-процессы согласно должностным инструкциям, поэтому работа в них налажена на основе достижения заданных показателей.

Это значит, что продажами могут заниматься сразу несколько подразделений, в итоге возникает конфликт интересов, негативно влияющий на общую ситуацию с реализацией и итоговую прибыль.

Автоматизировав отношения с заказчиками, можно приступать к переводу на информационную основу других бизнес-процессов – складского дела, закупок, производства и т.д.

Следующим этапом должно стать внедрение автоматизации в расчет зарплаты, формирование статистических форм, учет драгоценных металлов.

Но это в теории. Практика показывает, что сначала происходит автоматизация финансовых и материальных потоков, то есть бухгалтерии, складского учета, кассы. Затем приступают к сбыту, закупкам, производству и контролю качества.

Заключительным этапом становится автоматизация деятельности персонала. Общая длительность воплощения проекта может занять от полутора до трех лет.

На что обращать внимание, выбирая средства автоматизации бизнес-процессов  

Задумавшись о приобретении программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов, можно рассмотреть два варианта:

  • создать систему на базе типового продукта;
  • разработать и внедрить ПО с учетом индивидуальных потребностей компании.

Стандартный продукт будет более выгоден по цене и проще во внедрении. Его недостатком можно считать ограниченные возможности для приспособления к нуждам компании, предусмотренные разработчиком. Это относится и к облачным сервисам.

Для выбора оптимального программного обеспечения необходимо ответить на несколько вопросов:

  1. Какие бизнес-процессы подлежат автоматизации?
  2. Отвечают ли функциональные возможности выбранной программы тем задачам, которые ей предстоит решать?
  3. Можно ли осуществить ее подстройку под особенности вашего процесса?
  4. Предусмотрена ли вероятность оперативного внесения изменений в систему без остановки ее использования, если возникнет такая необходимость?
  5. Удобна ли система в использовании?
  6. Существует ли возможность интегрировать систему с уже установленными сервисами или программами автоматизации?
  7. Кем и на каких условиях будет осуществляться техподдержка?
  8. Во что обойдется внедрение и владение системой?

Без помощи профессионалов при этом обойтись вряд ли получится, поэтому стоит обратиться за консультацией к компаниям-вендорам, которые занимаются разработкой профильного программного обеспечения. Нелишним будет проанализировать опыт партнеров и конкурентов.

Опираясь на все полученные сведения, учитывая специфику собственной отрасли, можно приступать к выбору конкретного продукта. Решение вопроса о том, будет ли автоматизация бизнес-процессов комплексной или можно обойтись системой ERP, зависит от особенностей предприятия.

Во сколько обойдется автоматизация бизнес-процессов предприятия

Дать однозначный ответ довольно затруднительно, поскольку стоимость автоматизации бизнес-процессов конкретной компании находится в прямой зависимости от нескольких условий, которые необходимо учитывать:

  • на решение каких задач должно быть рассчитано ПО;
  • типовой или настраиваемой должна быть система;
  • какие ресурсы требуются для ее внедрения;
  • сколько рабочих мест должно подключаться к системе.

Например, покупка самой популярной в России программы «1С: Предприятие» обойдется в сумму от 40 тысяч рублей на 20 рабочих мест до 400 тысяч рублей – на 100.

На стоимость автоматизации также влияет несколько факторов:

  • цена самой системы, в том числе «коробки» или арендных платежей, если будет использоваться «облачная» версии;
  • стоимость услуг по настройке системы автоматизации и обучению сотрудников работе с ней;
  • оплата технической поддержки.

Необходимо включить в эту статью расходов косвенные издержки, например, рабочее время ключевых пользователей и руководства, потраченное на участие в реализации проекта.

4 совета как сэкономить на автоматизации бизнес-процессов

Совет №1. Следите за поддержанием актуальности описания бизнес-процессов

Составьте регламенты по ведению и кодировке аналитики НСИ (нормативно-справочной информации). Регулярно осуществляйте проверку менеджмента и персонала на знание бизнес-процессов и систем контроля качества компании. Это гарантирует экономию бюджета ИТ-проекта до 30-40 %. 

У сотрудников предприятия должно быть четкое представление о том, что именно подлежит автоматизации и для чего это необходимо. При понимании сути процессов разработка программы или адаптация «коробочной» версии не будет представлять сложностей для ИT-директора.

Реализовать проект можно как самостоятельно, так и воспользовавшись услугами специализированных компаний.

Есть примеры внедрения комплексной автоматизации бизнес-процессов крупными корпорациями, оборот которых составляет миллиарды долларов, всего за два месяца. Такой результат можно счесть невыполнимым, но стоит учитывать, что это был завершающий этап предварительной работы по НСИ и отчетным формам, которая длилась более двух лет.

Совет №2. Применяйте бесплатные программы для автоматизации многократно повторяющихся операций на компьютере. 

Распределение обязанностей поможет избавиться от рутины.

Совет №3. Пользуйтесь услугами по внедрению системы автоматизации, предоставляемыми ИТ-компаниями, которые уже выполняли проекты именно в вашей отрасли.

Для них понятна специфика вашего бизнеса, что позволит значительно снизить затраты.

Совет №4. Имейте дело с ИТ-компаниями, которые продают и устанавливают различные системы автоматизации, то есть с мультивендорами.

Квалификация персонала таких фирм позволяет им шире смотреть на проблемы внедрения систем, они могут сравнивать различные программные продукты, выделять их плюсы и минусы. Отсюда – большая вероятность, что для вашего бизнеса будет подобрано оптимальное решение.

 «Подводные камни» автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов_подводные камни

Не стремитесь к совершенству

Первым этапом подготовки к внедрению систем автоматизации становятся исследования, сопровождающиеся объемными отчетами по бизнес-процессам компании. При этом многие сталкиваются с такой характерной проблемой, как затягивание процедуры согласований деталей будущего внедрения и неоднократная передача документации от заказчика к исполнителю.

Излишней тщательности и стремления довести проект до идеала в данном случае следует избегать, поскольку все это затягивает сроки и увеличивает траты, не давая при этом ощутимого положительного результата.

Не допустить эту очень распространенную ошибку поможет указание в договоре сроков подготовки документации, количества необходимых согласований и четкое следование им.

Определиться с выбором

При разработке дизайна системы часто встречающейся проблемой можно назвать выбор варианта, по которому будет реализован разрыв между описанием бизнес-процессов и стандартным видом устанавливаемой системы.

При решении любой задачи может применяться различная степень автоматизации. Так, необходимость пополнения зоны отбора из резерва реализуется несколькими способами:

  • формирование пользователем вручную задания на пополнение зоны отбора по мере необходимости;
  • автоматическое формирование задания, когда некоторый параметр достигает определенного критического уровня;
  • автоматическое формирование задания, учитывающее все потенциальные заказы;
  • автоматическое формирование задания, основанное на учете всех потенциальных заказов, поставок и т.д., а также принимающее во внимание нарастающую сложность исполнения.

Самой большой проблемой при этом считается выбор оптимального решения. Для максимальной быстроты следует определить цели проекта и сроки его реализации. Должны быть учтены точки зрения всех заинтересованных сторон.

Одна задача может выглядеть по-разному для IT-специалистов и складских работников. Решать ее следует так, чтобы система не вызывала трудностей у ее основных пользователей.

Боязнь нововведений

Этап внедрения систем автоматизации нередко становится причиной увольнения персонала, который отказывается обучаться работать по-новому. Случаи, когда половина сотрудников склада предпочитала сменить место работы вместо того, чтобы осваивать новые технологии учета товаров, встречаются довольно часто.

Руководство может принять некоторые предупредительные меры, а именно провести обучение, при этом обратить особое внимание на его доступность для большинства сотрудников, разъяснить те выгоды, которые получит предприятие и сами работники в результате внедрения системы автоматизации.

Однако если сопротивление персонала слишком велико, возможно, стоит сделать ставку на набор новых сотрудников, готовых осваивать новые формы работы. Такой вариант решения проблемы адаптации довольно распространен. Вновь принимаемые работники не связаны рамками того, «как было раньше», поэтому с легкостью принимают новые условия.

Особенности систем автоматизации, которые сводят к минимуму необходимость запоминать огромные объемы информации, позволяют человеку освоиться на рабочем месте за несколько дней.

Что контролировать в ходе управления автоматизацией бизнес-процессов

Внедрение систем автоматизации бизнес-процессов требует постоянного контроля основных направлений работ как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителей. К наиболее важным моментам стоит отнести стоимость проекта, сроки выполнения отдельных этапов, деятельность персонала, качество промежуточных работ.

Недопущение отклонений от плановых показателей, предусмотренных договором, своевременное принятие мер по устранению обнаруженных недочетов составляют основной объем задач, стоящих перед руководством с обеих сторон.

Соблюдение сроков

Увеличение сроков реализации проекта, предполагающее дополнительные затраты, можно назвать классической проблемой любого внедрения новых технологий. Как правило, она возникает в результате побочных факторов. Свести к минимуму вероятность задержек помогут специальные управленческие механизмы.

К главным из них относится план-график реализации проекта. В нем регламентированы все работы, которые необходимо выполнить, во взаимной связи. План-график необходим для мониторинга прохождения контрольных точек осуществления проектных этапов и контроля сроков, установленных для каждой из них.

В этом документе необходимо предусмотреть резервы времени на случай возникновения непредвиденных обстоятельств, а также даты контрольных совещаний. Успешная реализация проекта зависит от того, насколько слаженно будут взаимодействовать команды.

Максимальная точность и подробность при составлении графика повышает вероятность его соблюдения в ходе выполнения работ.

Увеличение стоимости

Стоимость реализации проекта, как правило, увеличивается вследствие изменения круга задач по сравнению с ранее установленными и продления сроков. Повышение стоимости само по себе может стать фактором, провоцирующим новые проблемы.

Особую осторожность необходимо проявлять при рассмотрении вопроса увеличения функциональности внедряемой системы. Да, нередко необходимость добавить новые возможности проявляется только в процессе работы по установке, заранее предусмотреть ее было крайне сложно.

Но по большей части участники реализации проекта настаивают на том, чтобы расширить функционал, в попытках реализовать свои творческие идеи. Это стремление к идеалу может послужить причиной затягивания сроков, поэтому инициативы по улучшению системы лучше внести в план последующих работ.

На первом плане должна быть своевременная реализация проекта по автоматизации бизнес-процессов и достижение целей, поставленных на данном этапе. Это оправданно и с организационной, и с экономической точки зрения. Стремление к бесконечному улучшению системы способно привести к потере ее актуальности.

Кадровый вопрос

Это один из ключевых факторов, влияющих на успешность проекта. Персонал в IT-сфере, как и в других отраслях, где итог деятельности в большей мере зависит не от оборудования, а от человека, играет важную роль.

Следовательно, отсутствие проблем при реализации проекта и минимизация рисков гарантированы, когда исполнители отличаются высоким профессионализмом, ответственностью и стремлением к достижению наилучших результатов.

Нередко внедрение новых проектов сопровождается негативным отношением со стороны сотрудников, явным противодействием, делением сфер влияния.

Еще одной распространенной проблемой, связанной с персоналом, можно назвать отсутствие у заказчика сотрудников необходимой квалификации, способных участвовать в реализации проекта.

Выходов из создавшейся ситуации несколько:

  • пополнить штат новым работником, обладающим достаточным уровнем знаний для выполнения проектных мероприятий;
  • временно взять на работу сотрудника компании-исполнителя, который будет представлять интересы заказчика в рамках реализации проекта (такой вариант подходит не для всех, но в практике некоторых фирм он встречается);
  • передать в аутсорсинг независимой IT-компании функции по контролю проекта со стороны заказчика.

При реализации проекта по автоматизации бизнес-процессов требуется постоянный контроль достижения промежуточных результатов, зафиксированных в плане-графике. Цель такого мониторинга – следить за тем, насколько выполненные шаги соответствуют конечной цели.

Для этого существует механизм контрольных точек – определенных параметров, которые должны быть достигнуты к назначенному сроку. Анализ полноты решения задач на конкретный момент помогает понять, не отклоняется ли ход внедрения системы автоматизации от намеченного.

На совещаниях руководителей проекта с обеих сторон сверяются показатели и ставятся следующие задачи.

В завершение хотелось бы сказать, что автоматизация бизнес-процессов – сложный, но увлекательный процесс, в котором задействованы сразу несколько сторон. Он отличается своей многозадачностью и будет успешен только при соблюдении нескольких важных условий:

  • опыт компании, которая внедряет систему автоматизации;
  • уровень квалификации и надежности команды, работающей над осуществлением проекта;
  • выбранная технология внедрения.

Особое значение при этом стоит придавать легитимности осуществляемых процедур: использовать лицензионное ПО, обращаться к специалистам, прошедшим сертификацию на выполнение соответствующих услуг.

Убедившись, что IT-компания, которой вы собираетесь поручить автоматизацию бизнес-процессов вашего предприятия, давно работает в этой сфере, имеет за плечами немало успешно реализованных проектов, работает исключительно с лицензионными программами, вы можете рассчитывать, что внедрение системы станет отправной точкой для развития компании.

article_banner.png

Опубликовано Генератор Продаж