Декомпозиция целей: методы, принципы, этапы

О чем речь? Декомпозиция целей — разделение сложной задачи на несколько этапов, каждый из которых связан друг с другом и приводит к достижению задуманного. Такой подход востребован в личной жизни и бизнес-управлении.

На что обратить внимание? Декомпозиция целей требует четкой постановки задач, строгой иерархии и взвешенного подхода к количеству подцелей и их проработке. Для работы используется несколько методов.

Понятие и задачи декомпозиции целей

Декомпозиция целей — это дробление большой цели на отдельные взаимосвязанные задачи или этапы. Суть декомпозиции в последовательном упрощении: цель делится на блоки, блоки — на задачи, а те — на подзадачи.

Источник: shutterstock.com

Метод декомпозиции применяется в менеджменте, бизнесе, маркетинге и многих других сферах. Он требуется для запуска масштабного проекта, такого как создание сайта. С его помощью можно реализовать и личные цели — обучение английскому языку, продвижение по службе, переезд.

За счет декомпозиции удается быстрее достигнуть цели. При этом становится проще:

• определить этапы, из которых будет состоять путь к цели;

• разделить подзадачи на приоритетные, менее срочные и те, которыми можно будет заняться в последнюю очередь;

• получить ясное представление о масштабах работы и необходимых усилиях;

• выделить ресурсы для осуществления плана;

• оценить перспективы достижения целей с учетом доступных сроков и ресурсов.

Декомпозиция может включать дополнительные задачи.

При работе со стратегическими целями декомпозиция направлена на визуализацию и упрощение рабочего процесса. Как следствие, вы можете охарактеризовать взаимосвязь этапов стратегии и уточнить порядок координации сотрудников и подразделений. Если предварительно наладить это взаимодействие, вам не придется тратить лишнее время на развитие коммуникации.

При работе с личными целями декомпозиция способствует нахождению оптимального варианта и повышению уверенности в себе. В ходе преобразования глобальной цели в простые и ясные задачи человек реже испытывает чувство тревоги. Вместе с тем он перестает впадать в растерянность, вызванную, в том числе, отсутствием подробного плана действий.

Принципы декомпозиции целей

Декомпозиция целей проекта не имеет жесткого регламента, при ее проведении ориентируются на имеющиеся цели, потребности и ресурсы. Чаще всего можно ограничиться банальным разложением первоначальной задачи на несколько более мелких. В то же время необходимо следовать определенным принципам, чтобы избежать ошибок.

Четкое определение цели

Важно ставить однозначную цель, причем желательно такую, которая поддается измерению. Скажем, формулировка «увеличить доход» выглядит расплывчато, и поэтому нас не устраивает. Трудно сказать, каким образом этого можно добиться. Если же цель звучит как «к концу года занять ТОП-3 поисковой выдачи Яндекса», то результат будет виден незамедлительно, а значит, становится проще указать отдельные задачи, связанные с ее достижением.

Взаимная изоляция частей

Здесь имеется в виду, что относящиеся к выполняемому проекту задачи должны решаться независимо друг от друга. Стремитесь указывать направление работы, выделять средства, устанавливать сроки отдельно для каждой задачи. Так вам будет намного проще разобраться, расставить все по местам и, в конечном счете, ускорить процесс.

Иерархичная структура задач

При разделении сложных процессов на этапы нужно соблюдать иерархию задач. В этом случае они располагаются сверху вниз в такой последовательности, чтобы у каждой задачи имелся подчиненный вопрос более низкого уровня.

Совпадение суммы частей с целым

Под целым подразумевается глобальная цель проекта, которую нужно достигнуть в полном объеме. Разделите ее на отдельные этапы и убедитесь, что полученные на каждом из них результаты в совокупности приводят к общей цели. Несоответствие говорит о том, что в ходе планирования был допущен просчет, из-за чего не удается прийти к желаемому результату.

Максимальное упрощение конечных задач

Лучше всего проводить декомпозицию целей на задачи до тех пор, пока дальнейшее деление будет уже невозможным. В таком случае их выполнение потребует минимальных усилий, соответственно, будет легче достигнуть обозначенной цели.

Умеренное количество мелких задач

Это значит, что не следует пытаться бесконечно делить общую цель на множество мелких этапов. Иначе будет сложно осуществлять контроль над процессом выполнения, вследствие чего может ухудшиться конечный результат.

Источник: shutterstock.com

Кому-то покажется, что между двумя последними принципами есть несоответствие. В самом деле, грандиозный проект вряд ли получится разделить на предельно простые задачи и вместе с тем ограничить их количество. Тогда приходится выбирать компромиссный вариант, который бы вас устраивал по таким параметрам, как ресурсы, сроки, уровень навыков персонала.

Каждый проект нуждается в индивидуальном подходе. Например, при создании интернет-магазина можно выделить отдельные этапы для наполнения его основных разделов: сервисная информация, каталог товаров, публикации и т. д.

А в процессе работы над социальной сетью или мобильным приложением подобный механизм неприемлем в связи с большим числом реализуемых функций, высокой степенью интеграции с внешними службами и ресурсами.

Методы декомпозиции целей

Необязательно декомпозировать именно цели, в ряде случаев на частные составляющие делятся проект, продажи и т. д. Деление на уровни может происходить по территориальному признаку, исходя из структуры компании и т. д. Так или иначе, максимальная глубина декомпозиции чаще всего составляет 6 для наиболее масштабных проектов, к примеру, реализуемых на федеральном уровне. На практике могут применяться разнообразные методы декомпозиции целей с учетом особенностей проекта, поэтому остановимся на самых распространенных из них.

Поэтапный метод

Это деление задачи на этапы, которые выполняются в определенной последовательности, пока не будет получен нужный результат. В ходе детализации каждого этапа формируется список задач, которые могут быть отражены в текущем планировании.

Советы:

• При выделении задач руководствуйтесь практическими соображениями, стремитесь к их целостности и выполнимости.

• Отдавайте приоритет задачам с ограниченными сроками выполнения, в свободное время уделяйте внимание оставшимся.

• Не упускайте возможность параллельного решения тех или иных задач.

• Формулируйте цели по методике SMART.

• Объективно оценивайте свой потенциал, чтобы выделенного времени было достаточно для устранения возможных несоответствий.

Метод измеримых показателей

С организационной точки зрения он представляет собой аналог поэтапного метода, где разделение основывается не на функциях, а на числовых показателях (время, стоимость и т. д.). Данный способ подходит при работе с цифровыми данными — финансовыми, статистическими и вообще любыми, которые могут быть измерены.

Советы:

• Учитывайте тип прогрессии — арифметическую или геометрическую. В ходе спортивных тренировок показатели растут в арифметической прогрессии, для которой характерны незначительные колебания значений. А на Youtube-канале число подписчиков может расти в геометрической прогрессии.

• Рассматривайте возможные сценарии развития событий (лучший, средний и худший), чтобы быть готовыми к любой ситуации.

Дерево зависимостей

Не каждую цель можно представить в виде последовательных этапов, иногда для ее достижения требуется выполнять ряд независимых операций. При этом результат основывается на гипотезах, а непосредственно в процесс можно регулярно вносить корректировки с учетом промежуточных итогов.

Под деревом понимается набор взаимозависимых задач, способствующих получению некоторого суммарного результата. Собственно, эти задачи и предстоит декомпозировать.

Советы:

• Исключайте бесполезные операции, чтобы упростить работу с деревом.

• Только после проверки гипотезы приступайте к ее финансированию.

Декомпозиция одного шага

Бывает так, что какие-либо задачи не поддаются декомпозиции. Это объясняется изменчивостью условий выполнения, когда вам приходится подстраиваться, корректировать действия с учетом текущей обстановки.

Тогда следует прибегнуть к декомпозиции одного шага. Вам нужно решить, какое действие в данный момент позволит приблизиться к цели. Далее вы формулируете простую задачу, добавляете в список дел, затем выполняете и заново проводите процедуру с самого начала. Это позволяет каждый день предпринимать целесообразные действия и своевременно реагировать на внешние факторы.

Советы:

• Не игнорируйте составление плана — хотя планирование не стоит на первом месте, ему также следует уделять внимание. Главное, чтобы у вас постоянно была возможность скорректировать план.

• Для каждой задачи указывайте конкретные сроки выполнения.

Декомпозиция по универсальному алгоритму

Представленная схема работает практически всегда. При отсутствии опыта в декомпозиции вам стоит начать с изучения данного алгоритма.

• Постановка цели. Для начала определите, что вам требуется. Опишите эту масштабную задачу наиболее подробно, прежде чем приступить к ее декомпозиции.

• Первичное деление на этапы. При этом формируется первый уровень, который состоит из 2—7 этапов. В большинстве случаев выделяют три этапа — начало, середину и завершение. Например, в процессе чистки компьютера от пыли указанными этапами являются разборка, чистка, сборка.

• Вторичное деление. Для получения второго уровня на каждом большом этапе выделяются последовательные задачи. В частности, при разборке компьютера нужно выдернуть кабели питания, снять крышку корпуса, отвинтить платы и т. д. Если имеется возможность дальнейшего деления блоков, добавляйте третий уровень.

• Проанализируйте каждую ветку плана. Проверьте логичность его построения, взаимную совместимость веток, отметьте пункты, в которых нет необходимости.

• Сокращение. Исключите ненужные действия, выделите и сгруппируйте параллельные задачи. В результате вы добьетесь оптимизации общего плана.

• Реализация. Вы сформировали последовательность осуществимых задач, можете переходить к реализации плана.

Распространенными инструментами, упрощающими процесс декомпозиции целей, являются mind maps (интеллект-карты). Они обеспечивают наглядное представление плана, для их создания существуют специализированные сервисы.

Методика SMART

В основе декомпозиции лежат два ключевых вопроса — что необходимо сделать для достижения, можно ли сделать это сейчас. Достаточно всего лишь регулярно отвечать на эти вопросы, чтобы сформировать список элементарных действий, которые в совокупности способствуют решению основной задачи.

Источник: shutterstock.com

В то же время при составлении списка задач важно учитывать не только последовательность, но и требуемые ресурсы. Этого можно добиться с помощью методики постановки целей SMART, включающей следующие требования к задачам:

• Конкретные (specific) — четкие и однозначные, не допускающие различных толкований.

• Измеримые (measurable) — предполагающие возможность численной оценки.

• Выполнимые (achievable) — задача может быть выполнена в сложившихся условиях.

• Целесообразные (relevant) — соответствующие другим текущим целям и задачам.

• Регламентированные по времени (time bound) — выполнение должно начаться и завершиться строго в указанные сроки.

Чтобы незамедлительно приступить к соблюдению этих требований, действуйте следующим образом. Опишите цель, укажите критерии, по которым вы будете судить о ее достижении, выделите точки подведения промежуточных итогов для оценки прогресса, разделите цель на задачи, определите сроки (для всего проекта и для каждой отдельной задачи), установите периоды контроля с целью выявления отклонений от плана.

Метод Брайана Трейси

Это комплексный подход к достижению цели, использующий принципы декомпозиции.

Для его осуществления требуется выполнить 10 шагов:

• осознайте цель;

• сформулируйте намерение и письменно его зафиксируйте;

• перечислите все положительные итоги от достижения цели;

• охарактеризуйте начальную ситуацию (какими ресурсами вы располагаете, на что еще нужно обратить внимание);

• определите сроки;

• перечислите все возможные трудности;

• соберите наиболее полные сведения о предстоящей работе, изучите их, выпишите основные моменты;

• выделите потенциальных союзников (людей, которые способны оказать вам поддержку);

• попробуйте представить конечный результат;

• приступайте к работе немедленно.

Согласно методу Брайана Трейси, залог успеха состоит в обеспечении нескольких условий, без которых достигнуть цели становится сомнительно:

• полное понимание своей цели;

• готовность при необходимости отказаться от комфорта ради цели;

• ощущение потребности в развитии;

• отсутствие боязни перед необходимостью работать с максимальной отдачей;

• сосредоточенность и концентрация внимания на ключевых задачах;

• уверенность в своих силах.

Этапы декомпозиции целей

Не существует общепринятого алгоритма проведения декомпозиции. В любом случае нужно следовать основным принципам. В бизнесе методика обычно позволяет увеличить продажи посредством оптимизации воронки.

Покажем использование механизма при решении подобной задачи. Допустим, фирме требуется повысить ежемесячный доход с 1 до 1,5 млн руб.

Постановка цели

Руководство ставит масштабную задачу — через 12 месяцев выручка должен возрасти с 1 млн руб. в месяц до 1,5 млн. Здесь уже можно судить о реалистичности цели. За год увеличить сбыт в 5—10 раз маловероятно. А вот добиться прироста в 50 % в текущих условиях вполне осуществимо.

Для достижения цели проводится работа с воронкой продаж. Вот что мы имеем вначале:

Проработка сценариев

Есть множество возможных вариантов, как достичь цели. В частности, это может быть увеличение расходов на рекламу или повышение конверсии.

Предположим, в ходе группового собрания были представлены два сценария:

Теперь членам команды нужно выбрать сценарий, который легче всего осуществить. Будем исходить из того, что у нашего товара низкая прибыльность, а значит, направлять дополнительно на рекламу даже 40 000 руб. нецелесообразно.

В связи с этим команда отклоняет первый сценарий и сосредотачивается на выполнении второго, который дает долговременный эффект.

Декомпозиция задачи

Изначально нет ясного представления о том, как увеличить конверсию. Эту задачу требуется разбить на конкретные шаги. Так, повышать конверсию в лиды нужно следующим образом:

• сформировать продающую структуру сайта;

• модернизировать дизайн;

• подготовить скрипты захвата внимания.

С целью повышения конверсии продаж предполагается:

• провести обучение менеджеров;

• переработать скрипты беседы с потенциальными клиентами;

• обеспечить предоставление бонусов и скидок за заказ.

Деление задач продолжается до тех пор, пока не сформируется четкий порядок действий. Вместе с тем не допускайте излишнего дробления, чтобы не запутаться во множестве мелких задач.

Анализ списка

Сделайте перерыв на пару дней, после чего еще раз изучите список и попробуйте его упростить. Откажитесь от чересчур мелких или неэффективных задач. В случае недостаточной компетентности коллектива (скажем, вы ранее не выполняли такого рода проект или задачу) обратитесь за помощью к внешним экспертам.

Утверждение плана

Вам нужно упорядочить задачи по срокам. Выделите из них те, которые могут решаться одновременно. Для отдельных задач укажите крайние сроки выполнения и распределите их между участниками. Организуйте совместный доступ к составленному плану.

Выбор ключевых метрик

Определите, по каким показателям можно сделать вывод о полном выполнении задач. Их можно выражать численно или в произвольной форме (допустим, прохождение тестирования является критерием проверки новой версии сайта).

Налаживание коммуникаций

Составьте план периодических собраний или онлайн-встреч. На них обменивайтесь информацией о выполненных задачах, выявленных проблемах и необходимости корректировки текущей версии плана. Так вы добьетесь лучшего результата и снизите вероятность ошибок.

Оценка результата декомпозиции целей

Если вы планируете сбросить вес, то можете легко вычислить результат, тем более осуществляя непрерывный контроль показателей. Но в бизнесе с декомпозицией все обстоит не так просто. Владелец фирмы, в конечном счете, преследует цель обеспечить личный доход в определенном размере. Прибыль как таковая лишь входит в число показателей, от которых зависит требуемый результат. Личный доход рассчитывается по формуле:

где:

• P— результат от выполнения какого-либо отдельного действия (доход от продажи одной позиции, средний чек и т. д.);

• Q — число повторений действия.

Допустим, ваша цель — получать 400 000 рублей в месяц. Ее можно достигнуть различными способами: один раз в месяц продавать товары общей стоимостью 400 000 рублей; осуществлять две сделки в месяц, каждая которых обеспечивает доход в 200 000 рублей, либо четыре сделки, приносящие по 100 000 рублей каждая и т. д. Другими словами, прибыль может поступать как единовременно, так и в виде последовательных платежей.

Соответственно, результат за единичное действие P можно представить таким образом:

где:

• L — количество потенциальных покупателей за отчетный период;

• CV — конверсия (степень превращения обращений в продажи);

• S — средний чек;

• N — средняя частота покупок одного клиента за отчетный период.

Пример: L = 550 клиентов в месяц, CV = 6 %, S = 1500 рублей, N = 3 сделки в месяц.

Следовательно, P = 550 х 0,06 х 1500 х 3 = 148 500 рублей.

При таком способе определения дохода вам будет проще разобраться, какой показатель лучше всего поддается контролю. Иначе говоря, какой параметр способствует росту совокупного дохода. Возможны различные варианты действий:

• увеличивать число обращений целевых клиентов путем проведения маркетинговых акций;

• увеличивать конверсию за счет улучшения скриптов продаж;

• повышать средний чек (устанавливать более высокую цену, продавать больше единиц одного или нескольких товаров и т. д.);

• обеспечивать высокую лояльность клиентов посредством внедрения CRM-системы и заключения сделок на выгодных условиях.

Когда вам известно, как влияют те или иные параметры на результат, у вас есть возможность выбрать правильное направление. Вы сможете четко сформулировать главный вопрос, к примеру: сколько объявлений на «Авито» нужно публиковать в неделю для получения результата?

Источник: shutterstock.com

Чтобы рассчитывать параметры, вполне можно обойтись без электронных таблиц и даже без простого калькулятора. В интернете функционируют специализированные сервисы, позволяющие декомпозировать цели. Они пригодятся для решения задач различного характера, в том числе:

• по достижению определенной прибыли (для предпринимателей);

• по достижению требуемого количества холодных звонков (для руководителей отделов продаж);

• по повышению эффективности продающего сайта или оптимизации рекламного бюджета (для маркетологов).

Инструменты для декомпозиции целей

Рассмотрим инструменты, которые позволяют наглядно представить цели и задачи.

Интеллект-карта

Также ее называют ментальная карта или mindmap. С ее помощью в процессе визуализации этапы декомпозиции отображаются как древовидная схема.

Составлять интеллект-карты вы можете самостоятельно, например, на обычном листе бумаги, маркерной доске, или же с помощью специальных приложений.

Диаграмма Ганта

Этот инструмент представляет собой график, включающий задачи, очередность их выполнения и сроки. Отдельные задачи показаны на нем в виде отрезков, расположенных вдоль временной оси. Начало и конец отрезка показывают, когда нужно будет приступить к выполнению задачи и завершить его. В результате обеспечивается контроль над ресурсами и общим ходом работ.

Канбан-доски

Здесь на рабочем пространстве (доске) помещаются колонки из карточек, каждая из которых соответствует определенной задаче. С помощью колонок задачи разделяются по категориям, таким как «На очереди», «В работе», «На согласовании», «Выпуск». По мере выполнения поставленных целей карточка перемещается из одной колонки в другую.

Канбан-доска может быть как материальной, так и виртуальной — во втором случае она создается посредством специальных сервисов.

Примеры декомпозиции целей

Представим несколько достаточно типичных ситуаций, связанных с декомпозицией целей.

Человек готовится выступить на конференции по SMM

Выступление состоится через неделю. К нему нужно подготовить презентацию.

Декомпозиция:

• Понедельник. Составить план презентации согласно тексту выступления.

• Вторник. Продумать графическое оформление презентации.

• Среда. Написать текстовое содержимое презентации.

• Четверг. Сверстать презентацию.

• Пятница. Провести одиночную репетицию выступления, освещая основные моменты доклада в презентации.

• Суббота. Провести пробное выступление в присутствии коллег.

• Воскресенье. Выступить на конференции.

Небольшой интернет-магазин косметики хочет увеличить прибыль на 20 %

Декомпозиция:

Изначально поставлены цели — увеличить средний чек и повысить конверсию в покупку.

Специалист хочет уйти из найма на фриланс

Декомпозиция:

• Сформировать денежные накопления, которых хватит на 6 месяцев.

• Направить 10 % дохода на обучение самостоятельной организации распорядка дня.

• Читать специализированные издания в течение часа ежедневно.

• Создать портфолио.

• Начать искать заказы на биржах фриланса и на Телеграм-каналах.

Небольшая компания по продаже нерудных материалов хочет расширить бизнес в течение полугода

Декомпозиция:

• Повысить количество клиентов на 20 %.

• Открыть два новых офиса.

Последующее разделение на задачи:

Ошибки в декомпозиции целей

1. Сложная структура декомпозированной цели. Не нужно проводить слишком глубокую декомпозицию или сразу разбивать масштабный проект целиком на задачи, иначе вам будет трудно разобраться в полученной схеме. Старайтесь так декомпозировать цель, чтобы потом у вас не возникало вопросов.

2. Отсутствие единой логики в формировании групп задач. В ходе первоначальной группировки задач необходимо придерживаться единого принципа. Декомпозиция не может проходить одновременно по жизненному циклу и по параллельным этапам, а потом еще и по исполнителям. Вы сами решаете, каким образом классифицировать задачи, но для каждого уровня следует выбирать конкретный параметр.

3. Отсутствие гибкости в выполнении задач. После завершения декомпозиции будьте готовы вносить изменения — по итогам каждого этапа необходимо оценивать показатели и пересматривать важнейшие метрики, оптимизировать и расширять список задач. Так вам будет легче представлять себе фактическую ситуацию.

4. Отсутствие ответственного. Даже назначив для каждой задачи отдельного исполнителя, обязательно выберите ответственное лицо, которое будет заниматься общим регулированием и проверкой конечного результата. В его функции входят соблюдение сроков, проведение разъяснений и утверждение промежуточных результатов.

5. Игнорирование внешних обстоятельств. Деятельность компаний может нарушаться при выходе новых законов, введении ограничений, наступлении кризиса и т. д. План не должен рассматриваться как строгое руководство — благодаря наличию запасного варианта действий вам удастся справиться с негативными факторами.

6. Декомпозиция слишком простой задачи. Разделение задач не всегда бывает оправдано — данный способ подходит для масштабных проектов, которые невозможно осуществить по щелчку пальца. Относительно легкую задачу намного быстрее решить сразу, чем пытаться декомпозировать.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о декомпозиции целей

В завершение статьи мы можем сделать вывод: для значительных и сложных целей нужна более тщательная декомпозиция. Имейте в виду, что по мере усложнения структуры возникает больше рисков, следовательно, при составлении долгосрочных планов старайтесь быть предельно внимательными.

В каких случаях декомпозиция вредна?

Декомпозиция не требуется для тех целей, которые изначально могут быть легко достигнуты. Здесь декомпозиция лишь создает дополнительные трудности: у фирмы уходит много времени и средств на то, чтобы ее подготовить и следить за выполнением.

Что такое декомпозиция финансовой цели?

При декомпозиции финансовой цели, как и в общем случае, нужно разделить цель на задачи, способствующие ее достижению. То есть, если цель — повысить выручку, то для этого можно увеличить объем продаж. В свою очередь, для этого требуется привлекать больше лидов, что достигается путем роста маркетинговых затрат. В этом состоит декомпозиция финансовой цели.

Что такое уровень декомпозиции?

Уровни декомпозиции целей соответствуют глубине их деления. На первом уровне происходит деление большой цели на крупные задачи. На втором уровне крупные задачи делятся на более мелкие. А третий уровень представляет собой выделение наиболее мелких подзадач.

Для приобретения навыков декомпозиции сначала можно планировать личные дела на день, неделю, месяц или год с определением конкретных целей.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать гарантированный подарок

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB