Функция ВПР в Excel: полное руководство для начинающих

О чем речь? Функция ВПР в Excel создана для автоматизации рутины. Она действует как интеллектуальный мост между разными массивами информации. По сути, ей дается значение для поиска (например, артикул товара), и ВПР самостоятельно «пролистывает» указанную таблицу, чтобы вернуть нужные сведения (название, цену или количество).

Что учесть? Освоение ВПР – ключевой шаг от простого ведения списков к эффективному анализу и управлению данными. Он важен, когда часто возникает задача найти нужные данные в одной таблице и подставить их в другую. Ручной поиск по тысячам строк отнимает драгоценное время и чреват досадными ошибками. ВПР не допустит этого!

Что собой представляет функция ВПР в Excel

Зачем нужна функция ВПР VLOOKUP в Excel – вопрос, который возникает у многих пользователей, работающих с большими таблицами. Функция считается одной из самых популярных возможностей программы Microsoft.

Что делает функция ВПР в Еxcel? Она позволяет быстро находить нужные данные в массиве информации и получать результат без ручного перебора сотен или тысяч строк.

Как работает функция ВПР в Еxcel? По сути, ВПР работает как умный поиск внутри таблицы, мгновенно выдавая требуемое значение. Например, представьте, что у вас есть каталог из тысячи товаров с указанием цен, а на другом листе – список заказов с названиями этих товаров.

Источник: shutterstock.com

Вместо того чтобы вручную искать цену для каждого наименования, ВПР мгновенно подтянет нужные значения и сэкономит массу времени.

Почему функция ВПР в Еxcel особенно полезна:

• Существенная экономия времени – поиск информации происходит автоматически.

• Снижение числа ошибок – исключается ручной ввод и копирование данных.

• Работа с большими массивами – функция легко справляется с таблицами любой величины.

• База для продвинутого анализа – освоение ВПР является отправной точкой для изучения более сложных инструментов Excel.

Используя VLOOKUP, можно эффективно оптимизировать работу с данными рекламных кампаний и анализировать их результаты. Примеры практического применения:

• Сопоставление данных. Если у вас есть таблица с ключевыми словами и их показателями (CTR, CPC, конверсии), ВПР позволит объединить эти данные с другой таблицей, например, по бюджету или ставкам.

• Сегментация аудитории. Если есть информация о разных сегментах (возраст, пол, география), с помощью ВПР можно определить, какие группы приносят наибольшую отдачу для каждой рекламной кампании.

• Анализ эффективности кампаний. Функция ВПР в Excel (сравнения таблиц) сопоставляет данные по нескольким рекламным кампаниям, наглядно показывая различия в показателях, чтобы понимать, какие из них требуют доработки, а какие, наоборот, заслуживают увеличения бюджета.

• Автоматизация отчётности. ВПР позволяет быстро собирать данные с разных листов в единый отчёт, значительно ускоряя процесс подготовки аналитики и экономя время на ручное объединение информации.

Отличия функций ВПР от ГПР в Excel

Функции ВПР (VLOOKUP) в Excel и ГПР (HLOOKUP) служат инструментами для поиска и извлечения информации внутри таблиц, однако метод их работы зависит от того, как именно организованы данные.

Как записывается функция ВПР в Еxcel?

ВПР используется в ситуациях, когда структура таблицы построена вертикально. Если в первом столбце расположены артикулы, далее – названия товаров, затем бренды и цены, то ВПР позволяет по наименованию или артикулу моментально получить нужное значение, например, стоимость товара.

ГПР применяется тогда, когда информация распределена по горизонтали. Если верхняя строка содержит список месяцев или годов, а под ней размещены показатели объёма продаж и прибыли, функция поможет оперативно определить нужные цифры за конкретный период.

Синтаксис обеих функций выглядит так: ВПР: =ВПР(значение_для_поиска; таблица; номер_столбца; [точное_совпадение]). ГПР: =ГПР(значение_для_поиска; таблица; номер_строки; [точное_совпадение])

Эти инструменты имеют и свои ограничения. Функция аналог ВПР в Excel часто используется именно из-за того, что сама ВПР умеет искать ключевое значение только в первом столбце выбранного диапазона – если нужные данные расположены правее, формула не сработает. Похожее ограничение есть и у ГПР: поиск выполняется исключительно по верхней строке диапазона, поэтому значения, находящиеся ниже, функция просто не увидит.

Как включить функцию ВПР в Excel

Шаг 1. Подготовка к тому, как пользоваться функцией ВПР в Еxcel

Функция ВПР предназначена для работы с табличными данными. Пример пошаговой инструкции функции ВПР в Excel показывает, как происходит поиск значения в первом столбце диапазона, после чего нужные данные автоматически подставляются из указанного столбца в другую таблицу.

Рассмотрим пример с каталогом автомобилей. Для начала необходимо выбрать ячейку, в которую будет помещено найденное значение. В нашем случае это первый столбец нового столбца «Цена, руб.» рядом с именем первого клиента.

Источник: shutterstock.com

Чтобы вставить функцию ВПР, есть два способа:

• Первый - перейти на вкладку «Формулы» и выбрать «Вставить функцию».

• Второй метод - нажать на кнопку «fx» в строке формул, которая доступна на любой вкладке таблицы Excel.

После этого откроется окно «Построитель формул». В поле поиска необходимо ввести «ВПР» или «VLOOKUP» (функция ВПР на английском в Еxcel), затем выбрать найденную функцию и нажать «Вставить функцию».

Откроется окно с аргументами ВПР, которые нужно заполнить для корректной работы формулы. Рассмотрим их по шагам в следующем разделе.

Шаг 2. Настройка аргументов функции ВПР

После того как вы подготовили ячейку для вставки результата, необходимо корректно заполнить аргументы функции, чтобы Excel смог найти нужные данные и перенести их из каталога в таблицу клиентов.

Искомое значение – это ключ, по которому функция будет искать информацию. В нашем примере это модель автомобиля. ВПР будет сверять каждую строку первого столбца диапазона поиска с этим значением и, при совпадении, вытягивать соответствующие данные из нужного столбца.

Пошаговое указание искомого значения:

• Установите курсор в поле «Искомое значение» в окне построителя формул.

• Выберите ячейку с первым значением столбца «Марка, модель» в таблице клиентов, например A2.

После этого выбранное значение автоматически отобразится в окне построителя формул, а также появится в строке формул: fx=ВПР(A2)

Диапазон таблицы – это блок ячеек, из которого функция ВПР в Excel разные таблицы использует для поиска данных. В него обязательно включаются столбец с искомым значением и столбец или несколько столбцов, откуда функция будет извлекать нужный результат.

В нашем примере мы хотим подтянуть цены автомобилей, поэтому диапазон должен включать столбцы «Марка, модель» (ключ) и «Цена, руб.» (результат).

Пошаговое указание диапазона:

• Наводим курсор на поле «Таблица» в построителе формул.

• Переключаемся на лист с каталогом авто.

• Выделяем диапазон, включающий нужные столбцы. В нашем примере это A2:E19.

• Закрепляем диапазон, чтобы при копировании формулы вниз ссылки оставались неизменными. На Windows – нажимаем F4 после выбора диапазона. На macOS – используем сочетание Cmd + T.

После закрепления диапазон отобразится в построителе формул и в строке формул примет вид: fx=ВПР(A2;'каталог авто'!$A$2:$E$19).

Теперь функция полностью настроена для поиска модели автомобиля и передачи соответствующей цены в таблицу клиентов. Следующий шаг – указание номера столбца и параметра точного поиска, чтобы формула корректно работала для всех записей.

Источник: shutterstock.com

Номер столбца показывает, из какой колонки диапазона будет подставлено значение в целевую таблицу. Счёт начинается с самого левого столбца диапазона: первый столбец – 1, второй – 2 и так далее.

В нашем примере цена автомобиля находится в пятом столбце. Чтобы правильно указать этот параметр, поставьте курсор в окно «Номер столбца»; введите цифру 5. После этого строка формулы примет вид: fx=ВПР(A2;'каталог авто'!$A$2:$E$19;5).

Функция ВПР в Еxcel «Интервальный просмотр» определяет, как именно ВПР будет искать совпадения:

• 0 – поиск только точного совпадения.

• 1 – поиск приближённого значения, когда функция подбирает ближайшее подходящее значение, если точного нет.

В нашем случае нужно, чтобы цены подтягивались только точно по выбранной модели, поэтому вводим 0 в поле «Интервальный просмотр». Итоговая формула будет выглядеть так: fx=ВПР(A2;'каталог авто'!$A$2:$E$19;5;0).

Теперь функция полностью готова к использованию.

Шаг 3. Получение и распространение результата

Нажмите кнопку «Готово» в построителе формул. В выбранной ячейке появится результат – цена первой модели автомобиля. Чтобы скопировать значения для всех клиентов, необходимо протянуть формулу вниз.

Благодаря закреплённому диапазону Excel корректно обработает все строки таблицы и подтянет цены для каждой модели автомобиля. Это позволяет быстро и без ошибок заполнить всю таблицу.

В результате вы получаете полную таблицу с актуальными ценами на все автомобили. Данные переносятся мгновенно, без ручного ввода и ошибок, что значительно экономит время.

Что делать, если нужен поиск сразу по двум критериям

Поиск по двум условиям, когда одного критерия недостаточно. В базовых примерах мы подбирали данные только по названию модели. Но на практике нередко возникает ситуация, когда одного параметра мало. Одна и та же модель может выпускаться сразу в нескольких цветах, и тогда поиск по единственному значению перестаёт работать корректно.

Предположим, что в каталоге автомобилей присутствуют одинаковые модели, отличающиеся только окраской кузова. Одновременно имеется отдельная таблица с клиентами, которые забронировали эти машины.

Если воспользоваться стандартной формой ВПР, получится такая формула: fx=ВПР(A29;'каталог авто'!$A$29:$E$35;5;0). Однако в подобном виде функция просто захватит первое найденное совпадение по модели.

Цвет будет полностью проигнорирован, а значит, всем Nissan Juke присвоится цена 1 850 000, всем Subaru Forester – 3 190 000, а всем Toyota C-HR – 2 365 000 рублей.

Чтобы ВПР учитывал и модель, и цвет одновременно, формулу нужно расширить вручную. В строке ввода ставим курсор сразу после первого аргумента, то есть после искомой модели.

Далее добавляем условный блок ЕСЛИ('каталог авто'!$B$29:$B$35=B29,

где:

• 'каталог авто'!$B$29:$B$35 – фиксированный диапазон столбца с цветом в каталоге;

• B29 – значение цвета из строки таблицы с клиентом, которое требуется сопоставить.

После внесения условия итоговая формула принимает следующий вид: fx=ВПР(A29;ЕСЛИ('каталог авто'!$B$29:$B$35=B29;'каталог авто'!$A$29:$E$35);5;0).

В такой конфигурации Excel сначала отбирает только те строки каталога, где цвет совпадает с указанным клиентом, и лишь потом выполняет поиск нужной модели.

Предположим, вам нужно вывести число визитов по рекламной кампании, а в памяти осталась лишь часть названия – слово «теги». Тогда можно использовать формулу:

=ВПР("теги";A2:B4;2;ЛОЖЬ)

ВПР для нескольких таблиц Excel

Когда нужно сравнить показатели за разные периоды, вертикальный поиск очень пригодится. Например, если требуется увидеть изменение просмотров рекламной кампании между августом 2023 и августом 2024 года.

1. Если значения для функция ВПР сравнения в Еxcel сравнения находятся на разных листах книги, перенесите их на один.

2. На том же листе создайте новую таблицу. С помощью ВПР подтяните значения за август 2023 и за август 2024 в отдельные столбцы этой таблицы – по одной формуле на каждую колонку.

3. Добавьте столбец «Разница между 2023 и 2024». В ячейке D2 введите формулу вычитания: поставьте знак равно, щёлкните по ячейке с показателем за 2024 (например, C2), затем введите минус и кликните по ячейке с показателем за 2023 (B2). Нажмите Enter – и разница появится.

Почему не работает ВПР в Excel

Для устранения остальных сбоев и некорректной работы функции ВПР в Excel существует отдельное руководство. В нём подробно разобраны типовые ошибки и способы их решения. Ознакомиться с этой инструкцией можно, скачав её на официальном сайте службы поддержки Microsoft.

ТОП-7 кейсов
из разных ниш с ростом
от 89% до 1732%

Узнать подробнее

Работа с ошибками #Н/Д при использовании ВПР в Excel

Ошибка #Н/Д («значение недоступно») – одна из самых частых проблем при работе с функцией ВПР. Она появляется в том случае, когда Excel не способен обнаружить указанное значение в выбранном диапазоне. Разберём, почему возникает эта ошибка и как её можно исправить.

Причины появления ошибки #Н/Д:

• Искомое значение отсутствует в таблице функции ВПР Еxcel. Если элемент не найден в первом столбце выбранного диапазона, Excel не сможет вернуть результат.

• Несовпадение форматов данных. Например, текстовое значение «100» и числовое 100 воспринимаются программой как разные объекты.

• Лишние пробелы. Невидимые пробелы до или после текста могут препятствовать корректному совпадению.

• Ошибочный диапазон поиска. Необходимо, чтобы первый столбец диапазона содержал искомое значение.

• Неправильная настройка интервального поиска. При использовании значения 1 для последнего аргумента ВПР выполняет приблизительный поиск. Если требуется точное совпадение, функция вернёт ошибку #Н/Д.

Источник: shutterstock.com

Способы устранения проблемы:

1. Убедитесь, что нужное значение присутствует в таблице поиска.

2. Приведите все данные к единому формату с помощью функций ТЕКСТ() или ЗНАЧЕН(), чтобы исключить расхождения между числами и текстом.

3. Удалите невидимые пробелы с помощью функции СЖПРОБЕЛЫ() для очистки ячеек.

4. Примените функцию ЕСЛИОШИБКА(), чтобы заменить ошибку на другое значение, например, на пустую строку, ноль или текст «Нет данных».

Альтернатива ВПР и ГПР в Excel

Помимо стандартных функций ВПР и ГПР в Еxcel, инструмент предлагает мощное сочетание функций ИНДЕКС (INDEX) и ПОИСКПОЗ (MATCH), которое позволяет более гибко извлекать информацию из таблиц.

• ИНДЕКС возвращает значение из любой ячейки выбранного диапазона, в отличие от ВПР и ГПР, которые ограничены поиском в первом столбце или строке.

• ПОИСКПОЗ выполняет поиск элемента в указанном диапазоне и выдаёт номер строки или столбца, где функция ВПР в Еxcel найдёт соответствие.

Эти функции могут применяться и самостоятельно, однако как использовать функцию ВПР в Excel на практике становится по-настоящему понятно именно при их совместной работе. Только в таком сочетании они превращаются в полноценную альтернативу ВПР и ГПР и позволяют гибко извлекать данные из таблиц.

Сначала функция ПОИСКПОЗ находит координаты искомого значения – например, фамилию сотрудника. Полученные координаты передаются в функцию ИНДЕКС, которая извлекает нужную информацию из строки или столбца. Таким образом, удаётся получить точное значение даже в таблицах с нестандартной структурой или при поиске по нескольким критериям.

Советы по поиску и извлечению данных в Excel

Использование инструмента «Текст по столбцам»

Этот инструмент особенно полезен, когда в одной ячейке собрано большое количество разрозненных сведений.

Источник: shutterstock.com

Например, если в одном столбце записаны Ф. И. О. сотрудников одной строкой, а требуется разнести фамилию, имя и отчество по отдельным графам, функция позволяет сделать это буквально за несколько секунд.

Как это делается: выделяется необходимый столбец – переход в раздел Данные – блок Работа с данными – выбирается команда Текст по столбцам – указывается разделитель (например, пробел) – подтверждение действия.

Этот механизм работает не только с Ф. И. О. Он помогает и в ситуациях, когда в одной ячейке через запятую перечислены навыки сотрудника, а вам нужно выделить тех, кто владеет Figma. Чтобы система смогла найти нужный навык, список сначала разбивают на несколько столбцов, а затем выполняют поиск по отдельным значениям.

Абсолютные ссылки – защита диапазонов от смещения

Когда формула копируется вниз по таблице, Excel автоматически корректирует ссылки на ячейки. Если используется диапазон A2:B100, после копирования вниз он превращается в A3:B101 и так далее. В результате формула начинает искать данные не там, где нужно.

Чтобы избежать ошибки, диапазон фиксируется с помощью знака $, который превращает ссылку в абсолютную. Как работает функция ВПР в Еxcel, пример такой: ВПР(A2;$A$2:$B$100;2;ЛОЖЬ). Если же применяется диапазон формата A:B, закреплять его не нужно – Excel не смещает такие ссылки при копировании.

Автоматическое выделение данных цветом

Иногда в большой таблице важно быстро заметить критичные значения. Для этого удобно использовать условное форматирование, которое автоматически подсвечивает ячейки по заданным правилам.

Пример: нужно пометить красным все товары, количество которых стало минимальным.

Последовательность действий: выделить нужный диапазон – раздел Главная – Условное форматирование – выбор правила (например, «значения меньше 10»).

Усложнение поиска данных с помощью условий

Excel даёт возможность не только находить информацию, но и проверять её на соответствие определённым критериям. Для этого удобно пользоваться функцией ЕСЛИ, комбинируя её с ВПР, ГПР, либо с формулами ИНДЕКС + ПОИСКПОЗ.

Пример: нужно определить остаток товара и вывести одну из надписей – «В наличии» или «Мало товара», если количество меньше десяти.

Формула с ИНДЕКС + ПОИСКПОЗ: =ЕСЛИ(ИНДЕКС(B:B;ПОИСКПОЗ(A2;A:A;0))<10;"Мало товара";"В наличии")

Вариант с ВПР: =ЕСЛИ(ВПР(A2;A:B;2;ЛОЖЬ)<10;"Мало товара";"В наличии")

Такой приём подходит для самых разных задач: оценка результатов обучения, определение уровня подготовки сотрудников, проверка компетенций, классификация стажа и многого другого.

Подготовка шаблонов с заранее настроенными формулами

Если вам регулярно приходится создавать однотипные таблицы, гораздо удобнее подготовить шаблон с готовыми формулами и структурой. Это экономит время и исключает вероятность ошибок, связанных с ручной настройкой.

Для сохранения шаблона используется команда: Сохранить как – Шаблон Excel – Сохранить.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о функции ВПР в Excel

Что произойдёт, если в таблице встречается несколько одинаковых значений?

В качестве результата функция подставит значение, относящееся к первому совпадению, которое она обнаружит в диапазоне поиска.

Разрешено ли использовать формулы внутри аргументов функции ВПР?

Да, Excel позволяет встраивать формулы в любой параметр ВПР, а также применять результаты ВПР как часть более сложных вычислений.

Например, формула, =ЕСЛИ(ВПР("Петров";'сотрудники'!$B$3:$B$203;3;0)=1;"Есть";"Не найден") проверяет: найден ли сотрудник в базе и имеет ли он специальный отметочный код «1». Если условия соблюдены, формула выводит «Есть», в противном случае – «Не найден».

Как повысить эффективность работы с функцией ВПР?

Существует ряд практических приёмов, которые делают работу ВПР более точной и стабильной, особенно при обработке больших массивов данных:

• Фиксация диапазонов с помощью абсолютных ссылок. Это защищает от случайных ошибок, когда формула начинает искать данные не в тех ячейках.

• Корректный формат данных. Числа или даты, сохранённые как текст, могут стать причиной неверных результатов.

• Сортировка первого столбца при интервальном поиске. Если параметр интервальный_просмотр равен ИСТИНА, таблица должна быть отсортирована по первому столбцу, иначе ВПР вернёт непредсказуемые результаты.

• Применение подстановочных символов. При точном поиске (интервальный просмотр = ЛОЖЬ) можно использовать? (один любой символ) и * (любой набор символов), если искомое значение – текст. Это облегчает поиск частичных совпадений.

• Сужение диапазона поиска. Чем меньше охватывает диапазон, тем быстрее обрабатывается запрос. Для больших таблиц можно использовать FILTER, QUERY или Power Query – эти инструменты работают значительно эффективнее при объёмных данных.

• Комбинирование ВПР с другими функциями. ВПР нередко используется в связке с другими функциями, что позволяет строить более интеллектуальные алгоритмы проверки и обработки информации.

• Использование интеллектуальных помощников. Современные инструменты на основе нейросетей умеют подсказывать корректные формулы, объяснять ошибки, преобразовывать текстовые задачи в Excel-код и оптимизировать существующие вычисления. Это особенно полезно, когда формулы становятся громоздкими или взаимосвязанными.

Какие интеллектуальные инструменты могут помогать при работе с ВПР?

При работе с функцией ВПР всё чаще используют нейросети, которые помогают разбирать формулы, объяснять логику их работы и создавать новые решения по текстовому запросу.

Благодаря таким инструментам пользователь избавляется от необходимости вручную разбираться в тонкостях аргументов, параметров и особенностей поведения функции.

Особенно ощутима польза, когда требуется обработка сложных запросов, работа функции ВПР в Еxcel с несколькими условиями или устранение ошибок, связанных с некорректными данными в диапазоне.

Как использовать именованные диапазоны вместе с функцией ВПР?

Именованные диапазоны – это удобный способ упростить формулы и сделать их более понятными. Суть приёма заключается в том, что вместо длинного формула использует заранее созданное имя. Это делает понимание формулы проще.

Чтобы создать такой диапазон, нужно:

1. Открыть вкладку «Формулы».

2. Выбрать пункт «Задать имя». Прописать удобное название и указать область, которой оно будет соответствовать.

После этого диапазон можно редактировать через «Диспетчер имён», также расположенный на вкладке «Формулы».

Преимущества использования именованных диапазонов:

• При копировании формулы диапазон остаётся неизменным и не «сползает».

• Имя обычно действует во всей книге, поэтому ссылку можно использовать даже на другом листе без дополнительных уточнений.

• Формула становится визуально понятной – особенно в тех случаях, когда список аргументов сложный и включает несколько диапазонов.

Какие ограничения есть у функции ВПР?

• Поиск всегда выполняется только слева направо. ВПР не умеет искать значения в столбце, который расположен перед искомым.

• При наличии нескольких одинаковых значений возвращается единственное – то, которое встретилось первым.

• При больших объёмах данных формула может значительно снижать скорость работы книги, поскольку Excel пересчитывает диапазоны полностью.

Освоение ВПР – это своеобразный переход на новый уровень работы с таблицами. То, что раньше казалось сложным, начинает выполняться автоматически. За этой функцией скрывается целая экосистема инструментов, позволяющих организовать поиск, обработку и анализ данных практически в любой схеме.

Не останавливайтесь на базовых возможностях – изучайте новые комбинации, подключайте дополнительные функции и используйте современные ИИ-подсказчики. Со временем вы заметите, что для коллег вы становитесь тем самым человеком, который «умеет всё в Excel» и всегда знает, как выйти из самой запутанной ситуации.

Источник изображения на шапке: shutterstock.com

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Как провести вебинар: правила, этапы, полезные инструменты
• Массовая рассылка email: задачи, виды, этапы создания

Забрать подарок