Хранение персональных данных: закон 2020, нюансы, рекомендации

В статье рассказывается:

Что такое персональные данные
Закон о хранении персональных данных
Что значит обработка персональных данных
Плюсы и минусы хранения персональных данных в электронном виде
Хранение персональных данных работников в организации на электронном и бумажном носителе в 2020 году
Система защиты при хранении персональных данных
Срок хранения персональных данных
Штрафы за нарушение хранения персональных данных

Хранение персональных данных — задача не сложная, однако требующая от исполнителя четкого соблюдения всех правил и норм. К тому же, если их нарушить, можно получить крупный штраф. Законодательство РФ регулирует отношения в области хранения и обработки личных данных человека.

Следовать данным нормам и правилам важно, вдобавок необходимо постоянно актуализировать эту информацию. Законы часто подвергаются изменениям, а также в них регулярно вносятся поправки. Из нашей статьи вы сможете узнать всю необходимую информацию относительно хранения и обработки личных данных человека.

Что такое персональные данные

Персональные данные, они же личные данные (далее по тексту ПД и ЛД), — информация, которая непосредственно связана с конкретным человеком.

Нашу жизнь уже невозможно представить без автоматизированных систем управления. Данные физических лиц постоянно попадают в различные базы и часто из них плавно утекают.

Защита персональных данных

Источник: shutterstock.com

Чтобы защитить данную информацию физического лица, был создан федеральный закон, регулирующий порядок хранения и использования персональных данных.

Такое понятие, как персональные данные, — прежде всего юридический термин, нежели технический.

Как следствие, стала проще процедура защиты и снизились риски проникновения в личные данные сторонних лиц.

На сегодняшний день обработкой данных физлиц занимаются:

Банки.
Работодатели.
Органы государственной власти.
Другие организации, работа которых налагает обязанности по сбору и хранению персональных данных человека.

Работа с данной информацией обязательно должна быть организована с учетом всех норм и правил независимо от задач, требующих использования данной информации.

Среднестатистический человек чаще всего предоставляет свои личные данные для обработки в банковские учреждения. И в случае если становятся очевидны нарушения его прав, выход из положения — только судебные разбирательства. Одно неверное действие может привести к фатальным последствиям.

Закон о хранении персональных данных

Гражданин Российской Федерации имеет полное право призвать к соблюдению ФЗ о защите личных данных любую организацию. Эти сведения являются личными, и поэтому без разрешения физического лица их обработка недопустима. Только государственным органам разрешается не получать у физических лиц письменное согласие на хранение их персональных данных. В остальных случаях нарушение карается строго по закону.

Обеспечение безопасности данных

Источник: shutterstock.com

Каждый год в ФЗ о персональных данных вносятся поправки. Работа с личными данными имеет много особенностей, в связи с этим важно заранее разобраться во всех тонкостях, дабы не допустить банальных ошибок.

Данный момент по возможности нужно будет заранее разобрать: только так можно не допустить стандартных ошибок. Процесс этот имеет множество различных нюансов, тонкостей. Несоблюдение закона для юрлиц карается штрафом в несколько сотен тысяч рублей. Штрафы также налагаются и на должностных лиц — здесь размеры выплат начинаются от нескольких тысяч рублей.

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников:

Ст. 5 федерального закона "О персональных данных" требует осуществлять хранение личной информации о человеке в форме, позволяющей идентифицировать субъекта личных данных. А также хранить данные столько времени, сколько необходимо для их обработки. После решения всех поставленных задач, для которых собиралась данная информация, ее нужно ликвидировать.

Согласно ст. 6 федерального закона "О персональных данных" при передаче личных данных человека для обработки другому уполномоченному на это лицу важно прописать в договоре обязательства, которые обязуют указанное лицо обеспечить конфиденциальность и полную безопасность личных данных во время всех манипуляций.
В Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37*(116), в графе должностных обязанностей некоторых руководителей, а также специалистов можно увидеть информацию о том, что осуществление их трудовых функций основано на использовании личных данных работников.

На кого распространяется действие федерального закона "О персональных данных"?

Физические лица. Их личные данные подвергаются обработке.
Юридические лица или другие субъекты права. Они осуществляют сбор, обработку и хранение данных

В каждом договоре, где указываются ФИО человека, в обязательном порядке должен присутствовать раздел об обработке личных данных. Без письменного разрешения гражданина работать лично, а также передавать данные для обработки другим лицам запрещено.

Этим правилам необходимо следовать при работе с такими видами договоров, как:

кредитный;
трудовой;
о возмездном оказании услуг и др.

При работе со всеми видами договоров, указанных выше, необходимо брать у человека письменное согласие на обработку его личной информации. Подобное правонарушение влечет за собой юридическую ответственность. Именно поэтому важно своевременно знакомиться со всеми изменениями законодательства, связанного со сбором, обработкой, хранением личных данных человека.

Персональные данные

Источник: shutterstock.com

При отказе заемщика возвращать полученную сумму кредита в срок и в порядке, предусмотренном кредитным договором, банки, как правило, передают задолженность клиента коллекторским агентствам. Это явное правонарушение с их стороны.

В такой ситуации гражданин вправе обратиться в ЦБ РФ, ведь именно там осуществляется контроль над работой банков. Дальнейшие шаги заемщика ведут в суд. Если опыта в составлении исков нет (а это нелегкая задача), лучше обратиться к специалистам. К тому же цена за подобную услугу у юристов небольшая. Помимо составления иска, специалист поможет собрать весь комплект документов, необходимых для судебных разбирательств.

Здесь главное не попасть в руки авантюристам, которых в данной области предостаточно. Перед подписанием договора на оказание юридических услуг важно его тщательно изучить.

Как уже говорилось ранее, законодательство в сфере защиты личных данных часто подвергается поправкам. Так, например, 01.07.2020 вступили в силу значительные изменения — в первую очередь нужно ознакомиться с ними, а потом уже подписывать договоры с юристами. Только в этом случае можно избежать ошибок.

Важно подчеркнуть: допущение ошибок вполне может послужить причиной признания договора целиком и полностью недействительным. Исходя из этого, важно заблаговременно разобраться во всех нормативно-правовых актах в данной сфере.

Все подробности относительно личных данных человека отражены в федеральном законе «О персональных данных». Хорошая осведомленность в области нормативных актов даст возможность самостоятельно разобраться во всех нюансах, а значит, риск допущения ошибок будет минимальным.

Вот основные моменты, которые важно тщательно проработать перед заключением каких-либо договоров:

специфика обработки личных данных;
существенные ошибки;
новые штрафные санкции;
основные моменты;
какими нормами законодательства регулируется.

Что значит обработка персональных данных

Согласно ст. 3 закона о персональных данных обработка личных данных — совокупность действий, связанных с личными данными. Операции могут совершаться с применением средств автоматизации или без них.

Любая деятельность с использованием ПД охватывает все процессы и стадии работы с ними, а это: сбор, систематизация, запись, хранение, накопление, конкретизация (изменение, обновление), извлечение, применение, делегирование (распространение, предоставление, доступ), блокирование, обезличивание, ликвидация данных.

Работодатели, согласно закону о персональных данных, обязаны соблюдать требования к хранению персональных данных. Чтобы исключить все случаи, которые могут привести к судебным разбирательствам, следует получать от каждого претендента на должность письменное согласие на обработку его данных.

Законом предусмотрены некоторые случаи, при которых письменная форма согласия обязательна к применению (часть 4 ст. 9 закона о ПД). Это относится к таким ситуациям:

1. При передаче личных данных соискателя от третьей стороны (п. 3 ст. 86 Трудового кодекса РФ). В такой ситуации работника необходимо заблаговременно предупредить об этом и взять с него письменное согласие на обработку и хранение информации (п. 3 ст. 86 Трудового кодекса РФ).

В бланке, где соискатель дает свое согласие, нужно указать (п. 3 ст. 86 Трудового кодекса РФ):

цель получения личных данных соискателя у третьих лиц;
предполагаемые ресурсы приобретения информации (лица, у которых запрашиваются данные);
методы получения данных, их основные особенности;
вероятные последствия отказа работодателя в получении личных данных соискателя у третьего лица. При отказе работника изучить уведомление о возможном получении его личных данных у другого лица разумным будет составить соответствующий акт.

Если соискатель решил отозвать согласие на обработку своих личных данных, он имеет на это полное право (часть 2 ст. 9 закона о персональных данных).

Работа с его личными данными в такой ситуации возможна только при наличии веских оснований. Они указаны в п. 2 — ч. 11 ст. 1, ч. 2 ст. 10, ч. 2 ст. 11 закона о персональных данных (ч. 2 ст. 9 закона о ПД).

Существует и такая информация, которую работодателям запрещено требовать у третьих лиц, даже если соискатель дает согласие. Та, что не связана с перечисленными в пункте 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ задачами.

2. При передаче личных данных соискателя третьим лицам, кроме ситуаций, когда это нужно для предотвращения угрозы жизни и здоровью работника (абзац 2 статьи 88 Трудового кодекса Российской Федерации).

3. Для обработки отдельных категорий личных данных работника, напрямую связанных с вопросами трудового характера (п. 4 ст. 86 Трудового кодекса РФ, п. 1 ч. 2 ст. 10 закона о персональных данных). К ним можно причислить информацию о расе, национальности, религии, политических взглядах, философских убеждениях, показателях здоровья, интимных отношениях.

В том случае, если работник признан недееспособным, письменное разрешение на обработку его данных дает его законный представитель (опекун, родитель) (ч. 6 ст. 9 закона о персональных данных). А в случае ухода из жизни работника такое согласие оформляют его наследники, если, конечно, оно не было подписано самим работником при его жизни (ч. 7 ст. 9 закона о персональных данных).

Проблемы в организации работы специалистов по информационной безопасности

Источник: shutterstock.com

Не при всех обстоятельствах требуется разрешение работника на обработку его личных данных. Так, если данные получены (п. 2 ч. 1 ст. 6, п. 2.3 ч. 2 ст. 10 закона о персональных данных, абзац 1 разъяснений Роскомнадзора):

из документов (материалов), предоставляемых работником при оформлении трудового договора;
по результатам обязательного предварительного медосмотра состояния здоровья (ст. 69 Трудового кодекса РФ, п. 3 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 года «Вопросы, которые касаются обработки личных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, состоящих в кадровом резерве», далее — разъяснения Роскомнадзора от 14.12.2012);
в количестве, установленном специальной формой № Т-2, включая личные данные близких родственников, и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ (взыскание алиментов, получение доступа к гостайне, оформление соцвыплат) (пункт 2 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
от рекрутингового агентства, работающего от имени соискателя (абзац 12 п. 5 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
от лица самого человека, который выложил свою анкету в Интернете во время поиска работы, сделав ее доступной всем (пункт 10 часть 1 статьи 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, абзац 12 пункт 5 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);

Кейс: VT-metall

Узнай как мы снизили стоимость привлечения заявки в 13 раз для металлообрабатывающей компании в Москве

Узнать как

то работодатель с разрешения соискателя может передать на обработку его личные данные другому лицу (часть 3 статьи 6 закона о ПД, абзац 2 пункт 5 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012). Несмотря на это, работодатель все равно остается ответственным перед соискателем за действия третьего лица (часть 5 статьи 6 закона о ПД).

Плюсы и минусы хранения персональных данных в электронном виде

В электронном виде информация с личными данными хранится при помощи информационных систем и специально предназначенных для этого баз.

Плюсы хранения сведений о человеке в электронном виде:

не нужны дополнительные ресурсы;
не расходуется место и пространство;
быстро и комфортно работать с личными данными;
высокая защищенность от несанкционированного проникновения;
можно хранить сколько угодно времени;
нет необходимости в архивации.

Минусы хранения данных на электронном носителе:

нужно создавать резервные копии баз данных работников;
немалая стоимость программ и оборудования;
требуется управление информационными системами;
необходима высочайшая квалификация сотрудника, который будет работать с личными данными.

Рекомендуемые статьи по данной теме:

Чтобы обезопасить личные данные, хранящиеся в электронном виде, можно применять такие способы, как:

внедрение разрешительной системы доступа сотрудников к закрытой информации;
запрещение доступа сотрудников в помещения, где расположены технические средства, применяемые для обработки личных данных;
отлаженная система организации хранения и учета информационных носителей и т. д.

Хранение персональных данных работников в организации на электронном и бумажном носителе в 2020 году

Каждое устройство на работу подразумевает под собой передачу и хранение персональных данных работника работодателю. На первом этапе оформления трудовых отношений передаются такие данные, как фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес постоянного места жительства, гражданство, наличие семьи и детей, образование и т. д.

Если сотрудник продолжает работу на том же предприятии, его личное дело пополняется разнообразными документами: приказами о трудоустройстве, трудовым соглашением, первоначальными документами по зарплате, актами о премировании и другими. Где и каким образом предприятие хранит личные данные сотрудников?

Где разрешается хранить?

Места хранения персональных данных работника находятся в прямой зависимости от их формы. Существует 2 варианта хранения данных человека:

в бумажном виде;
в электронном виде.

Когда мы имеем дело с ответственным работодателем, то у него обычно дублируется информация. Данные хранятся в бумажном виде и в электронном. В обоих случаях данные обычно находятся у работодателя в кадровом отделе или же в бухгалтерии. Они закрываются ключом в пожароустойчивых сейфах. Ключ хранится у начальника кадрового отдела или главного бухгалтера.

Данные по сотрудникам, которые уже не работают на предприятии, чаще всего передаются в архив. Это отдельная комната для хранения информации. Там документы располагаются в алфавитном порядке, с указанием даты помещения в архив и даты окончания хранения. По истечении указанного времени данные подлежат уничтожению.

Общие правила

Следовать правилам хранения персональных данных крайне важно, иначе халатное отношение к делу со стороны руководства может повлечь за собой нарушение конституционного права человека на конфиденциальность личных данных. Статья 87 Трудового кодекса РФ гласит, что порядок хранения персональных данных сотрудника должен быть подготовлен и утвержден самим работодателем.

Причем он должен учесть все требования, которые отражены в Трудовом кодексе и иных федеральных законах. В приказе Минкультуры от 25 августа 2010 года № 558 указаны основные сроки хранения сведений о работниках, которые образуются в процессе деятельности предприятия.

Рассмотрим сроки более подробно:

Докладные и служебные записки, справки, приказы и их копии, а также выписки из приказов, заявления, которые не вошли в личные дела, хранятся в течение 5 лет.
Расчетно-платежные ведомости, расчетные листки по зарплате, а также информация о предоставленных пособиях, гонорарах, материальной помощи сотрудникам хранятся 5 лет, а если в документах отсутствуют лицевые счета — 75 лет.
Доверенности на получение денег и ТМЦ, в том числе расторгнутые доверенности на получение зарплаты и иных выплат. Данный вид сведений хранится в течение 5 лет.
Личные листки по учету кадров, анкеты для приема на работу, заявления, автобиографии, письма-рекомендации соискателей, которых не трудоустроили в организацию, хранят 3 года.
Письма о переводах сотрудников. Данный вид информации хранится 3 года.
Удостоверения для командировок хранят 5 лет.

Подробное руководство по применению задокументированной информации

Организовывать правильный подход к работе с личными данными человека, а также их хранение в бумажном формате необходимо на основании законов РФ: ст. 24 Конституции, гл. 14 Трудового кодекса РФ, ФЗ РФ от 27 июля 2006 года № 152 «О персональных данных», приказе Минкультуры РФ от 2010 года № 558, статьи 137 Уголовного кодекса РФ и др.
Для отделения личных данных от другой информации рекомендуется составлять подробный список-памятку сведений, которые можно отнести к личным данным.

Во время работы с личными данными сотрудников важно соблюдать следующие правила:
Использовать информацию следует только в целях обеспечения трудовых отношений с учетом требований действующего трудового законодательства.
Все сведения нужно запрашивать именно у их носителя.
В ситуации, когда запрос документов все-таки нужно осуществить из иных источников, крайне важно получить письменное разрешение сотрудника на обработку.
Работодателю запрещено запрашивать данные об интимной жизни своих сотрудников, их религии, участии в политических партиях, профсоюзах без разрешения работника, если иное не предусмотрено законодательством.
Не разрешается передавать эти сведения третьим лицам. Работникам выдается исключительно та информация, которая нужна, чтобы выполнить порученное им задание.

Некоторые документы хранятся в оригинальном виде: трудовой договор, трудовая книжка, допсоглашения, разнообразные приказы руководства сотруднику и др. Еще часть документов сотрудник предоставляет только для изучения или снятия копии. К ним относятся свидетельства о рождении детей, свидетельство о заключении брака, документ, удостоверяющий личность, и др.
Документы отдела кадров, связанные с личным делом, складываются в отдельную папку сотрудника. Папки распределяются по подразделениям компании и складываются в алфавитном порядке. Документы отдела бухгалтерии можно обрабатывать и хранить без привязки к сотруднику. Организовывать хранение такого рода документов необходимо согласно функциональным назначениям. К примеру:
- расчетные листки по зарплате складываются в папку для расчетов оплаты труда;
- командировочные документы — в папке для оплаты дополнительных мероприятий.
Папки со всеми документами помещают в сейф, доступ к которому должен быть предоставлен исключительно руководству организации, начальнику кадрового отдела, главному бухгалтеру.
Отдел кадров несет ответственность за инструктаж касательно порядка применения, обращения и хранения данных. Точно так же решается вопрос относительно хранения разрешения на обработку данных работника.

Скачать бланк согласия работника на обработку персональных данных

Хранение информации на электронных носителях

Любые действия, относящиеся к обработке и хранению личной информации сотрудника на электронном носителе, должны формироваться на указаниях актов законодательства, перечисленных выше.
По аналогии с бумажными носителями для электронных необходимо обозначать сведения, которые относятся к личным данным. Сюда относится такая информация, как личный адрес электронной почты работника, аккаунт (учетная запись, профиль) в соцсетях и т. д.
Все принятые документы, которые содержат личную информацию сотрудника, сканируются и отправляются в его электронное личное дело.
Допуск к базе данных в электронном формате должен быть предоставлен только руководителям организации, их заместителям, сотрудникам кадрового отдела и бухгалтерии, а также программистам.
Тем, кому разрешен доступ к электронной базе, предоставляется личный логин и пароль. В этом случае программа сможет автоматически запомнить сотрудника, вносившего какие-либо изменения в личные данные.
Обязательно нужно создавать, хранить и обновлять резервную копию базы данных на съемном носителе. Освежать эту информацию следует 1 и 15 числа каждого месяца. В случае если указанные даты выпадают на праздничный или выходной день, все манипуляции переносятся на следующий рабочий.

Система защиты при хранении персональных данных

Каким образом уберечь личные сведения человека? Федеральным законом № 152 установлены определенные меры по организации защиты личных данных человека:

меры, установленные законом, — государство обязует уполномоченного сотрудника, занимающегося обработкой информации, производить определенные манипуляции, одновременно запрещая некоторые из них;
технические — уполномоченный сотрудник предпринимает ряд мер, которые значительно усложняют проникновение иных лиц к личным данным о человеке.

Есть много методов хранения персональных данных о сотрудниках. К ним относятся замена цифровых данных, сокращение информации, распределение ее на хранение в нескольких местах.

Срок хранения персональных данных

Положение о хранении персональных данных устанавливает среди всех видов обработки персональных данных следующий порядок — ПД не должны храниться больше времени, чем потребуется для операции с информацией.

Вместе с тем период хранения данной информации в некоторых случаях закрепляется ФЗ России с помощью договора с субъектом, владеющим персональными данными. Оператор устанавливает конкретные временные рамки или вписывает условие для прекращения хранения и переработки персональных данных.

Скачайте полезный документ по теме:

Закон «О персональных данных» правительства РФ (ст. 14) сообщает о временных сроках обработки ПД, относящихся к тем видам сведений, которые оператор в обязательном порядке предоставляет субъекту при соответствующем запросе последнего.

Штрафы за нарушение хранения персональных данных

Существует три типа ответственности, предусмотренной законодательством РФ:

гражданско-правовая закрепляется в соглашении или договоре, которые человек заключает с оператором персональных данных, и носит главным образом денежный характер;
административная ответственность устанавливается Кодексом об административных правонарушениях Российской Федерации и сопровождается предупреждением, штрафными санкциями;
уголовная ответственность возникает при тяжких нарушениях законодательства. Чаще всего к виновнику предъявляются или штрафные санкции, или уголовная статья, предусматривающая ограничение свободы.