×
Оптимизация бизнес-процессов: когда нужна и как проводить
Вернуться к Блогу
18.11.2024
2319

Время чтения: 17 минут

Нет времени читать?
Отправить материалы на почту

Оптимизация бизнес-процессов: когда нужна и как проводить

О чем речь? Оптимизация бизнес-процессов — оценка, анализ и изменение действий, чтобы компания работала еще лучше. Часто воспринимается как сокращение издержек или персонала, но это лишь один из возможных вариантов, а не единственный.

На что обратить внимание? Изменение бизнес-процессов состоит из нескольких этапов: постановки целей, описания текущей ситуации, выявления слабых мест, представления нужного варианта и внедрения нововведения. На каждом из них есть риск совершить ошибку.



Признаки необходимости оптимизации бизнес-процессов

Весь набор действий, их последовательность для запуска продукта или услуги можно назвать бизнес-процессом. Для того, чтобы предпринимательство было эффективным, используют оптимизацию.

Анализ и оптимизация бизнес-процессов помогают увеличить показатели прибыли и дать рост как маленьким фирмам, так и гигантским корпорациям. На примерах можно увидеть, что отличаться решения будут только своим масштабом. У локальной пекарни процессов меньше: закупка сырья, приготовление, продажа на небольшом собственном прилавке.

Все процессы могут решить несколько человек: владелец, пекарь, бухгалтер. В городской сети магазинов ремесленного хлеба и выпечки может быть свой цех помолки зерна, маркетологи, персонал, способный обучить пекарскому мастерству новых сотрудников. Количество бизнес-процессов, которые необходимо оптимизировать, куда больше.

За несколько месяцев небольшая студия печати стала очень востребованной. Раньше, когда поток заказов был небольшой, два сотрудника справлялись, соблюдали сроки и поддерживали качество на высшем уровне. С возросшим спросом на услуги, они перестали выполнять заказы в короткое время, иногда стали пропускать заявки от клиентов в мессенджерах. Все это приводит к потере прибыли, а бизнес-процессы нуждаются в пересмотре и улучшении.

Признаки необходимости оптимизации бизнес-процессов

Источник: shutterstock.com

Руководители ввели в работу систему управления проектами. Задачи для сотрудника ставятся в ней. Там же можно увидеть прогресс и следить за дедлайном. Теперь сотрудник наглядно видит, как организовать свою работу для соблюдения графика, и все заказы выдаются в срок. Клиенты довольны.

Раньше термин «оптимизация» пугал, так как многие под ним понимали грядущие сокращения. Уменьшение штатных единиц, действительно, является вариантом мер для изменения расходов компании. Но есть еще много различных действий, которые помогут снизить издержки и увеличить прибыль, например, обучение сотрудников, закупка дополнительного оборудования и софта и даже, наоборот, найм дополнительных специалистов.

Когда владельцу бизнеса нужно задуматься об оптимизации? Если сильно утрировать, то можно сказать тогда, когда что-либо пошло не так. Необходимо улучшить показатели уже работающего бизнеса. С течением времени, с ростом предприятия и опыта владельца могут участиться отклонения от поставленных задач. Или с ростом бизнеса прибыль не начинает расти.

Есть перечень признаков, который даст понять, что вашему бизнесу необходима оптимизация.

  • Снизилось качество товаров или услуг. Клиенты чаще стали высказывать недовольство, участились случаи возврата товара по браку. За всем этим должна последовать немедленная реакция владельца.

  • Отделы плохо контактируют между собой. Нет ответственности за работу на своем этапе. Например, маркетологи привели потенциальных покупателей не вашей целевой группы. Естественно, что отдел продаж не сделает план на таких клиентах. Сплоченная команда всегда даст на выходе лучший результат.

  • Обязанности размыты между сотрудниками. Нет должностных инструкций, поэтому что-то в компании выполняется сверх нормы, а какие-то задачи всегда простаивают. Лучшим решением будет составить технологические карты, должностные инструкции и схемы работ для каждого сотрудника и процесса.

  • Скорость принятия решений. Из-за медленного процесса от вас могут уйти потенциальные клиенты и партнеры. Длинная цепочка согласований, постоянная занятость руководства, отсутствие четкой управленческой структуры — все это портит репутацию компании.

Существует такой инструмент, как SWOT-анализ. С помощью него также можно выявлять слабые точки в бизнесе, угрозы и составить тактику действий.

Читайте также!

«9 видов программы лояльности для клиентов»
Подробнее

Виды бизнес-процессов, подлежащих оптимизации

Оптимизация бизнес-процессов должна проводиться на разных этапах работы компании. Изучив нужды бизнеса, можно оптимизировать:

  • Качество товаров и услуг. Повысить эти показатели можно, проанализировав действия, совершаемые при производстве. Поработайте над недочетами, и вы получите много новых лояльных потребителей.

  • Затраты на производство и себестоимость товара. Подумайте над тем, как снизить издержки без потери качества. Пересмотрите сырье, материалы, операционные расходы, эффективность персонала и оптимизируйте эти показатели.

  • Организационную структуру: перераспределение ресурсов может стать очень эффективным. Своевременный пересмотр задач и обязанностей даст новый толчок к развитию компании.

  • Управляемость компании. Повысить ее можно, не прибегая к найму дополнительного персонала, а всего лишь к работе с системами управления, среди которых есть, например, CRM или ERP. Это увеличивает прозрачность всех процессов, делает более понятной систему управления и приводит к уменьшению количества промахов, которые может допускать команда.

  • Автоматизацию процессов производства. Для того, чтобы эффективно двигаться вперед, сейчас какие-то рутинные задачи можно доверить современным технологиям. Тогда свободные от них сотрудники будут иметь возможность проявить себя в более сложных областях, что точно даст свои плоды. Например, отправку писем, публикацию постов в социальные сети реально настроить в автоматическом режиме, что точно сэкономит вам время.

Улучшая работу компании, можно работать над отдельными бизнес-процессами или над всей системой сразу. Нужно четко понимать цели, которые будут возникать, исходя их ваших потребностей на всех этапах производства товара или услуги. Смысл оптимизации всегда будет в улучшении качества конечного продукта и увеличении прибыли, что благоприятно скажется на рейтинге компании на рынке среди потребителей и партнеров.

Принципы оптимизации бизнес-процессов

Опытными управленцами по определенным правилам выработана система оптимизации бизнес-процессов. Эти правила помогают новичкам избежать стандартных ошибок молодого бизнеса. Используя эту систему действий, вырабатывают четкое направление для развития компании.

Этот раздел содержит много деталей, для удобства их можно объединить в четыре базовых принципа:

Локализовать проблему

Первым этапом, перед началом улучшения существующих бизнес-процессов, нужно понять, какие операции есть в вашей компании и как они выполняются.

Для упорядочивания настоящих процессов вам пригодятся таблицы и различные схемы. Самые простые описания бизнес-процессов могут быть зафиксированы с помощью следующих характеристик: длительность исполнения, сотрудники, выполняющие задачу, и результаты, которые должны быть получены.

Локализовать проблему

Источник: shutterstock.com

Так вы сможете подсветить преимущества, слабые стороны и сделать более понятную тактику решения возникающих проблем. Станут заметны действия, которые совсем не приносят результат. Их не получится расписать, а, значит, лучше не выполнять и перестроить процесс сначала.

Двигаться от общего к частному

Перестроить весь бизнес сразу не получится:

  • Если игнорировать важные детали, то могут разрушиться связи между работающими алгоритмами.

  • Оптимизация бизнес-процессов — этоне быстрое действие. Изменяя все процедуры, можно потратить лишние ресурсы и сломать то, что и так хорошо работает.

Лучше начать с маленьких неключевых задач, меняя процессы, их включающие. Наращивать объем постепенно. Таким образом, можно получать результат уже с первых изменений, не вызывая психологического сопротивления со стороны сотрудников. Если по какой-то причине перемены окажутся неэффективными или неактуальными, то их можно легко будет отменить или поменять на новые.

Использовать комплексный подход

Все процессы в бизнесе являются звеньями одной цепи. Смысл оптимизации в поиске такого решения, чтобы оно оказало положительное влияние.

Перед началом новых действий в одной части компании, подумайте, будут ли они сказываться на других (в ближайшее время и в будущем).

Когда изменения на одном участке тормозят работу другого, то следует поискать иной подход. Все поправки и откаты после запуска новых процессов будут расходовать много времени и ваших ресурсов.

Руководствоваться цифрами, а не опираться на мнения

Как правило, новое может восприниматься не совсем позитивно. Работники будут недовольны переменами, а иногда даже возможен саботаж.

Но не всегда мнение отражает истинную ситуацию, и стоит довериться числовым показателям. Если новая схема помогла уменьшить время, потраченное на работу с заказом, то, очевидно, она работает эффективно.

Конечно, совсем отказываться от мыслей коллектива не следует. Если долго игнорировать накопившееся недовольство сотрудников, то можно вызвать саботаж.

Грамотный диалог, в котором руководитель разъясняет необходимость и смысл обновлений, всегда разрядит атмосферу в коллективе и даст возможность получить наилучший результат.

Читайте также!

«B2B-маркетинг: ключевые особенности, каналы продвижения»
Подробнее

Методы оптимизации бизнес-процессов

Технология оптимизации бизнес-процессов, те инструменты, которые будут применяться, всегда зависят от специфики работы компании. Анализ рынка и разные способы расширения проекта впервые в бизнес-литературе были описаны Майклом Хаммером и Джеймсом Чампи.

Они создали одну из полезнейших монографий по реструктуризации бизнеса. Эта работа на русскоязычном рынке называется «Реинжиниринг бизнес-процессов». Несмотря на развитие новых методов и возникновение новых технологий, монография Хаммера и Чампи актуальна до сих пор.

Инжиниринг

Это слово является калькой с английского языка и дословно переводится как «техника, инженерия, проектирование». Также само понятие инжиниринга можно пояснить глаголами «проектировать, создавать, изобрести, разработать».

Инжиниринг

Источник: shutterstock.com

Как правило, это комплекс новых технологий, которые поспособствуют моделированию оргструктуры работы компании. Эта работа производится где-то на стыке науки и производства, формируя мощную технологическую основу для дальнейшей производственной деятельности.

Часто инжиниринг включает в себя внедрение технологий менеджмента, управленческие решения для отделов и для организации целиком. Если вы оплачиваете данные услуги, то это будут консультации по оптимизации эксплуатации и сервису уже готовых объектов, по налаживанию производства, по продажам. Это может быть финансовый, консультативный или технологический вид инжиниринга.

Инжиниринговые консультанты должны иметь два высших образования: в области инженерии и в области управления. То есть специалист должен понимать все технологические тонкости, чтобы помогать управленческими советами.

Реинжиниринг

Реинжиниринг — это кардинальная переоценка существующих технологий и систем. Зачастую он включает в себя отказ от всех прошлых процессов целиком и полностью. Такая оптимизация с помощью внутреннего метода дает возможность привлекать инвестиции, а также применять новые технологии. С этим методом всегда идет улучшение технической базы.

Могут использоваться разные другие методики, в том числе сокращение кадров и ресурсов, слияние отделов, разрыв «слепых мест». С точки зрения глобальных перемен реинжиниринг рискован, так как последствия могут быть вплоть до остановки производства.

Если предприятие не приносит прибыль, иногда данный процесс будет лучшим решением, нежели чем процедура банкротства. Однако, как упоминалось выше, есть риск остановки работы из-за несостыковок разных его частей. Подобные решения следует тщательно проанализировать.

Метод непрерывного совершенствования (Continuous Process Improvement — CPI)

Этот метод дает возможность запланировать развитие бизнес-процессов поэтапно. CPI позволит спрогнозировать работу в условиях изменяющихся условий рынка. В основе метода непрекращающегося совершенствования лежит методология управления бизнес-процессами в длительной перспективе, на протяжении которой вся работа будет улучшаться без остановки процесса производства.

Согласно теории, новшества необходимо вводить постепенно, сначала в небольших отделах компании. Затем постепенно расширять нововведения до масштаба всей организации, если на первом этапе они показали себя хорошо. Вместе с этим следует обучать сотрудников и вводить новые технологии.

Total Quality Management (TQM)

Метод, который предлагает создавать продукты, ориентируясь на потребности рынка. Компания может внедрить этот продукт как новый или разрабатывать его вместе с уже существующими у вас продуктами. Оптимизация в таком случае проходит в короткий срок.


Источник: shutterstock.com

Одним из основных условий для реализации Quality Management является наличие документов системы качества. При этом всегда следует ориентироваться на потребителя, использовать как опору топ-менеджеров, вовлекать собственных работников в рабочий процесс, совершенствоваться и искать системный подход ко всему.

Оптимизация работы — важный этап при росте и развитии бизнеса. Чтобы правильно подобрать нужный инструмент для нее, нужно постоянство и нацеленность на результат. Если модель развития будет построена неверно, можно потерять производительность и выручку.

Подготовка к оптимизации бизнес-процессов

Существует мнение, что подготовку нужно начинать, основываясь на идее того, что эффективная оптимизация — это результат работы руководителя, проектной группы и их уровня экспертной подготовки. Из-за этого внедрение оптимизации бизнес-процессов начинают с формирования команды и назначения руководителя, курирующего проект.

Есть два расходящихся мнения: кто-то считает, что руководитель бизнеса должен стать во главе проектной группы, ведь у него есть все для этого, но другие рекомендуют не задействовать прямое руководство в процессе оптимизации, а настаивают, чтобы это были заместители директора или начальники отделов, в которых будут производиться судьбоносные для компании изменения.

После выбора руководителя группы нужно сформировать основной состав ее участников. Помните, что для эффективной работы требуется опытный взгляд извне, поэтому консультанты должны работать над проектом наравне с основными сотрудниками предприятия.

Предоставлением таких консультантов занимаются отдельные фирмы. Подходите к выбору консультационных услуг ответственно и не забудьте заключить договор о неразглашении коммерческой тайны.

Кроме основных подготовительных этапов, существуют еще некоторые инструменты, упрощающие руководителям бизнеса достижение целей. К ним относятся:

  • Исключение. Когда нужно сократить расходы, оптимизировать транспортные маршруты.

  • Изменение. Применяется при внедрении новейших технологий и механизмов работы, модернизации производства.

  • Упрощение. Когда нужно автоматизировать рутинные процедуры, облегчить какие-либо участки производственного процесса.

  • Ускорение. Также используется при применении современных технологических решений и автоматизации работы.

  • Стандартизация. Важна для освоения иностранного рынка, а также, если вы хотите привлечь капитал извне.

  • Взаимодействие. Используется для укрепления связей и улучшения взаимодействия между подразделениями в рамках одного предприятия.

  • Добавление. Если все новые методики не оказывают должного позитивного влияния, оптимально будет добавить дополнительные инструменты.

Невозможно точно сказать, какой именно инструмент в вашем конкретном случае окажет желаемое влияние. Совокупность разных бизнес-процессов и их однонаправленное действие точно дадут свои результаты. Помните, что общие схемы могут не работать у вас, тогда нужно прибегнуть к уникальному подходу.

Кейс: VT-metall
Узнай как мы снизили стоимость привлечения заявки в 13 раз для металлообрабатывающей компании в Москве
Узнать как

Этапы оптимизации бизнес-процессов

Рассмотрим основные:

Постановка цели

Для постановки цели оптимизации бизнес-процессов важно опираться на проработанную стратегию, место, занимаемое компанией на рынке, специализацию и некоторые другие показатели. У организаций разных направленностей цели могут быть отличными.

Постановка цели

Источник: shutterstock.com

Кто-то желает уменьшить время доставки товара и сократить сроки создания продукта, а кто-то нацелен на улучшение конечного вида изделий и снижение затрат на себестоимость. Даже если целей несколько, вы можете решить их постепенно, выставляя приоритет для каждой отдельной задачи.

Составление описания для текущих бизнес-процессов

Анализ и описание всех существующих процессов — это основа будущей модернизации. Начните с составления списка действий, а затем опишите их, используя следующие вопросы:

  • Из каких процедур состоит процесс?

  • Что представляет собой вход в процесс и выход из него?

  • Кто является исполнителем и ответственным лицом данного процесса?

  • Что является результатом процесса и как он влияет на конечный продукт?

После такого описания вы получите карту всех процессов с указанием слабых мест на производстве. На основе этой информации уже будут просматриваться цели и задачи будущей оптимизации.

На заметку: для того, чтобы лучше описать бизнес-процесс и понять его устройство, можно расспросить сотрудника, который его осуществляет. Так вы поймете, как процедура выглядит на самом деле. И совпадает ли она вообще с предоставленными вами инструкциями, если они есть. Разговор с работниками лучше доверить приглашенному консультанту-эксперту, который потом и будет заниматься подбором методов оптимизации.

Обнаружение пробелов

Как только вы проведете анализ и честно опишете все процессы компании, следует найти все слабые места бизнеса целиком, а не только лишь конкретного этапа производства. Это необходимо для того, чтобы выявить приоритетные точки, с которых начнется оптимизация.

При вычислении слабых мест следует учитывать факторы ниже:

  • количество штатных единиц;

  • качество конечного товара или услуги;

  • те плюсы, которые дает ваша фирма клиенту;

  • аналогичные показатели у конкурентов;

  • особенности вашей ниши.

Рассмотрим проблему в бизнес-процессе на примере. Посещаемость магазина мебели в выходные и праздничные дни увеличивается. Но показатели продаж в это время не увеличиваются пропорционально. В ходе анализа выявили причину: продавцы не справляются с увеличенным потоком клиентов.

Их физически не хватает для того, чтобы проконсультировать большее количество людей, отсюда и не растет процент закрытых сделок. Продажи стоят на месте, а клиенты не довольны, что им не уделили должное внимание.

Для обнаружения проблемы просто необходимо получить численные показатели на каждом этапе бизнес-процесса. Слабые места станут заметны наглядно и измеримы, что даст направление для выбора инструментов оптимизации.

Описание идеального бизнес-процесса

Здесь нужно расписать бизнес-процесс таким, каким он должен быть для достижения поставленных целей с использованием всех возможностей, которые вы затратите в процессе оптимизации. Как пример можно привести службу поддержки клиентов. Допустим, ваши сотрудники заносят всю информацию о потребителе в электронную таблицу Excel.

Описание идеального бизнес-процесса

Источник: shutterstock.com

В этих таблицах невозможно проследить сроки реализации, исполнения и ответа на запрос клиента. Нельзя сказать, была ли корректна работа сотрудника. Это важно на этапах продления периодов использования продукта или услуги, ведь, если не оповестить клиента заранее, то вы потеряете деньги.

Важно повышать качество постпродажной поддержки, это помогают делать сервисы вроде Service Desk. Так все клиентские запросы будут обрабатываться и поступать на корпоративную почту, в мессенджеры или на телефон, то есть собираться воедино. Менеджер сможет отследить все запросы и адекватно на них прореагировать. Для принятия таких решений компании нужно четко сформулировать свою цель и понять, что именно этот инструмент необходим. Когда вычленен этап и действие, которое нужно изменить, то под это всегда найдется средство решения проблемы.

Для четкого описания каждого процесса важно получать информацию от первоисточника —человека, который осуществляет этот процесс. Можно провести опрос о том, что нужно предпринять для улучшения качества конечного товара, а чего не хватает. Это поможет определиться с порядком запуска оптимизации.

Применение изменений

Итак, настало время внедрить то, что улучшит работу компании. Перед этим шагом консультанты должны просчитать все возможные риски. Так как все бизнес-процессы связаны, нужно понимать, что волна перемен дойдет до других этапов тоже. Можно вернуться к примеру выше и допустить, что руководитель признал то, что нехватка консультантов в выходные дни не дает бизнесу развиваться.

Найм дополнительных продавцов гарантирует резкий пик заказов, а производство мебели к этому не готово. Спешка в изготовлении сказывается на количестве брака, что вызывает недовольство клиентов. Появляется много негативных отзывов, и репутация компании на рынке падает.

Применение изменений

Источник: shutterstock.com

Для того, чтобы убрать эти риски, оптимизацию необходимо проводить постепенно под чутким управлением эксперта. Для нашего примера можно было бы нанять двух дополнительных сотрудников, чтобы посмотреть, какая загрузка будет у производства. Так оно адаптировалось бы без потери качества товара.

Как руководитель вы можете встретить сопротивление к переменам со стороны работников. Оптимизация приветствуется не всеми. И это легко объяснить. Со временем тяжело менять привычный режим работы и действия, также сотрудники опасаются сокращения.

Нужно разговаривать с коллективом, объяснить смысл оптимизации и то, что будет происходить в рамках этого проекта. С увеличением прибыли компании зарплата сотрудников будет расти, это нужно донести, чтобы приобщить к переменам.

Для того, чтобы наглядно показать сотрудникам, что после оптимизации условия их труда улучшатся, можно параллельно работать по двум схемам: старой и новой. В конце отчетного периода сравнить результаты проделанной работы. В команду, которая будет выполнять проект по оптимизации, следует включать лояльных и готовых к переменам сотрудников, так вы достигнете поставленных целей, а работники не будут саботировать результат.

Читайте также!

«Триггеры продаж, которые еще никогда не подводили»
Подробнее

Примеры оптимизации бизнес-процессов

  • Оптимизация закупок

Проблема: ненужные этапы в закупках, задержка поставок.

Как исправить: автоматизировать процесс. Система электронных заказов ускорит отправку и снизит вероятность ошибок.

  • Оптимизация производства

Проблема: нагрузка на оборудование распределена неравномерно, есть простои и высокая загрузка.

Как исправить: система планирования производства, которая распределит заказы и уменьшит время простоя.

  • Оптимизация логистики и доставки

Проблема: товар задерживается или теряется во время доставки.

Как исправить: существуют системы отслеживания грузов, которые помогут с этим справиться. Маршруты можно оптимизировать для сокращения времени товара в дороге, внедрить технологии для контроля условий перевозки.

  • Оптимизация бухгалтерии и денежных средств

Проблема: долгий учет и аудит денежных операций.

Как исправить: внедрить цифровые системы учета и автоматизировать аудит, чтобы снизить вероятность ошибок.

  • Оптимизация схемы обслуживания клиентов

Проблема: служба поддержки долго не отвечает.

Как исправить: наладить чат-бот и расписать в нем решение самых частых проблем. Настроить роутинг запросов на поддержку.

  • Оптимизация HR

Проблема: отдел кадров тратит много времени на рутинные задачи.

Как исправить: использовать облачные сервисы для доступа к HR-данным, автоматизировать часть процессов по подбору персонала.

  • Оптимизация маркетинга

Проблема: рекламные компании с низкой конверсией.

Как исправить: проанализировать данные, настроить персонализацию рекламных компаний, изучить инструменты аналитики и найти новые каналы привлечения клиентов.

  • Оптимизация ИT-процессов

Проблема: новые ИT-системы внедряются очень медленно.

Как исправить: перейти к Agile-методологии, делить проекты на мелкие итерации, использовать инструменты DevOps.

Все эти примеры оптимизации наглядно показывают необходимость точечного анализа проблемы и изменения ситуации с помощью необходимых специфических технологий для бизнес-процессов.

Ошибки в оптимизации бизнес-процессов

Для более углубленного изучения сути бизнес-процессов важно также рассмотреть классические ошибки:

Поспешная и эмоциональная оптимизация бизнес-процессов

Эта ошибка часто повторяется в разных направлениях бизнеса. Когда на каком-то этапе производства нарушаются договоренности или происходит грубая ошибка, руководство дает указание все устранить и больше никогда не повторять.

Это решение принято в экстренной ситуации и на эмоциях, без какого-либо анализа и разбора произошедшего. Также не была выяснена истинная причина ошибки, то есть, она может повториться.

Использование интуиции, а не технологий

Технологии двигаются вперед так быстро, что не все в силах за ними уследить. Это упущение может стоить руководителю больших денег. Своевременное изучение и внедрение всегда ускорит процесс развития производства. Важно выбирать современных и грамотных консультантов по оптимизации, чтобы не потерять из виду необходимые технологические инструменты и не повторить ошибки, которые допускались ранее.

Нецелевое использование технологий оптимизации бизнес-процессов

Из-за недостаточной компетенции в работе бизнес-процессов могут возникнуть такие ошибки. Не все знают, что же такое «процесс». Глядя на эталоны Международной организации по стандартизации, можно понять, что почти все имеют весьма неточные знания о производственных процессах.

Процессы — это все связанные виды деятельности, которые преобразуют входы и выходы.

Это довольно общее определение, под которое подходят и процессы, и проекты, и задачи. Но каждому виду работы соответствуют лишь определенные инструменты управления.

Нецелевое использование технологий оптимизации бизнес-процессов

Источник: shutterstock.com

Для процессов используют технологии регламентации, описание и оптимизацию. Если использовать оптимизацию, например, для задач, то это может принести нулевой результат из-за неуместности.

Личное участие высшего руководства

Это не дает проработать частные детали, и сама оптимизация сильно потеряет в качестве. Именно из-за того, что руководство мыслит масштабно и не знает нюансов самого процесса.

Важно, чтобы улучшением занимались эксперты. Руководство должно инициировать оптимизацию, быть осведомлено на всех этапах и получать отчет о результатах проведенных мероприятий.

Скачайте полезный документ по теме:
Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы об оптимизации бизнес-процессов

Оптимизация процессов в бизнесе хорошо работает, если нужно ликвидировать локальные проблемы и недостатки. Здесь не происходит кардинальных изменений, а лишь улучшаются отдельные ключевые моменты работы. Для полной ревизии предприятия используется реинжиниринг, а не оптимизация.

Как собрать проектную группу?

Для эффективной работы, помимо консультантов, проектная группа должна содержать ваших сотрудников. Первые станут менторами и обучат персонал, вторые со знанием дела внедрят новые инструменты и технологии. Так можно улучшить сразу полностью выбранную отрасль на всех этапах.

Как оценивается результативность оптимизации?

Оценивать лучше следующие параметры:

  • Достигнуты ли параметры интероперабельности проекта или нет?

  • Какое количество ресурсов было потрачено на реализацию проекта?

  • Нужно ли поддерживать изменения, что необходимо для их устойчивости?

Важно упомянуть окупаемость всего проекта. Есть неколичественные параметры, которые не измерить в деньгах. Прибыль всегда зависит от множества показателей результативности. Бизнес-процессы — это лишь одна из частей системы менеджмента компании.

Какой этап обязательный после изменений?

Обязательным этапом после оптимизации является оценка результатов. Если вы смогли улучшить показатели, то необходимо закрепить сделанное, отметить вклад сотрудников. Завершив этот крупный и важный для фирмы «проект», можете устроить корпоратив, назначить премии отличившимся работникам.

Никто не может дать вам стопроцентно рабочий метод. Подход к оптимизации бизнес-процессов всегда индивидуален для каждого отдельного предприятия.

Облако тегов
Понравилась статья? Поделитесь:
Забрать гарантированный подарок
Полезные
материалы
для руководителей
Скачать 3,2 MB
Елена Койгородова
Елена Койгородова печатает ...