Контроль работы сотрудников: виды, методы, ошибки

Контроль работы сотрудников: виды, методы, ошибки

Контроль работы сотрудников: виды, методы, ошибки
Время чтения: 18 минут
Отправим материал вам на:

Сложно судить об эффективности функционирования компании, если учет и контроль работы сотрудников не осуществляется должным образом. Среди всех управленческих функций, эта, пожалуй, одна из самых важных, вступающих в силу с момента, когда окончательно сформулированы цели и задачи предприятия.

Необходимость контроля вполне объяснима: его отсутствие приводит к хаосу и анархии, а при подобной «организации» добиться слаженной работы и хоть какого-то успеха просто нереально. Также умение вовремя выявить и исправить свои ошибки, как ничто другое, способствует достижению поставленных целей.

Из этой статьи вы узнаете:

  1. Для чего нужен контроль работы сотрудников
  2. Виды контроля
  3. Как организовать контроль в зависимости от специфики работы сотрудников
  4. Методы проведения контроля работы сотрудников
  5. Что представляет собой система контроля
  6. Как подобрать подходящую программу
  7. Почему возникает и к чему приводит чрезмерный контроль
  8. Типичные ошибки контроля работы сотрудников

Для чего нужен контроль работы сотрудников

Практически все руководители понимают, что контроль персонала и бизнес-процессов необходимое условие успешной деятельности, но каждый выбирает свои методы мониторинга. Кто-то считает, что показателем работы является результат, поэтому и контролировать надо только его. Некоторые контролируют абсолютно все этапы реализации задач. Встречаются и такие руководители, которые контроль работы сотрудников воспринимают как шпионаж и преследуют только одну цель: выявить нарушителя.

«Шпионаж» – худшее, что может использовать руководитель. Такое поведение начальника служит антимотивацией сотрудников и уж точно не способствуют улучшению качества работы.

Остается разобраться, так что же лучше контролировать: результат или процесс? Идеальное решение – это комплексный подход к контролю работы сотрудников, так как именно такая организация контроля является самой действенной.

Нередко подчиненные говорят о бесполезности осуществления контроля, и их можно понять: если их работу контролируют, то решать личные проблемы в рабочее время они уже не могут. Сопротивление подчиненных понятно, но когда так же думают руководители – это, по крайней мере, странно. Ведь главная функциональная обязанность менеджера – это осуществление контроля.

Шпионаж_Контроль работы сотрудников

Контролю подлежат все этапы работы, влияющие на решение задач компании. Согласитесь, далеко не все сотрудники являются инициативными и добросовестными, некоторые просто не могут обойтись без «чуткого руководства». Кроме этого, контроль работы сотрудников должен осуществляться на всех этапах роста организации. Если компания имеет сложную иерархию, то нельзя быть уверенным, что процессы, осуществляемые на нижнем уровне иерархической лестницы, осуществляются так, как их задумали наверху.

Для ведения контроля можно использовать следующие способы:

  1. Выявление сотрудников, которые халатно относятся к своим обязанностям. Это поможет узнать, чем занимаются ваши подчиненные в рабочее время: какие посещают сайты, как часто отлучаются на перекуры или для решения личных проблем. Одним словом, вы точно будете знать: кто работает добросовестно, а кто просто отбывает время.
  2. Повышение дисциплины работников. Контролируя дисциплину, вы увидите, кто и когда приступает к работе, во сколько её заканчивает. Иначе говоря, вы выявите тех, кто руководствуется принципом: «приду попозже – уйду пораньше».
  3. Определение количества напрасно потраченного времени. Если вы будете знать, сколько времени сотрудники фактически тратят на выполнение своих функциональных обязанностей, то вы сможете избавиться от определенных затрат, связанных с бесцельным времяпрепровождением.

Виды контроля работы сотрудников

Контроль результата работы

Данному виду характерна всего одна точка контроля: момент достижения цели. Вся работа выполняется сотрудником самостоятельно.

Контроль результата имеет как большие преимущества, так и серьезные риски.

Преимущества:

  • Руководитель экономит свое время;
  • Сотрудники развивают самостоятельность и чувство ответственности;
  • Хорошая мотивация для персонала (если люди готовы к такому виду контроля).

Риски:

  • Если нет четкой формулировки задачи или сотрудник её неправильно понял, то не будет ожидаемого результата.

    Например, руководитель ставит задачу: «привлечь клиентов компании N». Сотрудник тратит массу времени, сил и нервов, выполняя поставленную задачу, значительно расширил клиентскую базу. Но… клиенты оказались нерентабельными. Как результат, прибыль компании будет намного ниже, чем планировалось и хотелось.

  • Задача может быть выполнена не в том объеме или качестве. Риск связан с тем, что сотрудник может не обладать достаточными профессиональными навыками, иметь слабую мотивацию или, просто-напросто, оказаться недисциплинированным и несамостоятельным человеком.

Подводя итог, можно сказать организация и контроль работы сотрудников зависит от специфики реализовываемых задач. Контроль результата работы хорошо подходит при решении задач, требующих немного времени для полной реализации. Используя данный вид контроля, стоит обратить внимание на профессиональные и личностные качества сотрудника: он должен быть заинтересован в результате, ответственный, инициативный и самостоятельный. Работник не должен бояться обратиться к руководству за советом, если у него возникли какие-то вопросы или ему понадобились дополнительные данные.

Контроль предварительно сделанной работы

Контроль результата работы будет сопряжен с меньшими рисками, если на пути к достижению цели будет проводиться предварительный контроль. Практический опыт свидетельствует, что контроль предварительно сделанной работы лучше проводить на завершающем этапе её выполнения (например, когда осталось выполнить третью часть). Таким образом, 2/3 всего пути работник «проходит» самостоятельно.

Естественно, что такой контроль работы сотрудников можно применить не всегда. Например, вряд ли кто-то будет строить 2/3 дома, чтобы (если что-то не понравится) потом его перестраивать. Но, в большинстве случаев, он себя оправдывает.

В качестве преимуществ можно назвать те же, которые свойственны контролю результата работы: сотрудник имеет все возможности показать свои способности, а руководитель может показать свое доверие и приучить работника самостоятельно справляться с решением производственных задач.

Данный вид контроля имеет некоторые недостатки, но их меньше, чем в предыдущем. Руководителю надо больше времени для осуществления контроля, но вовремя замеченную ошибку исправить намного легче.

Таким образом, контроль предварительно сделанной работы целесообразно использовать при решении краткосрочных, уже знакомых задач, которые допускают корректировку.

При выборе этого вида контроля надо ориентироваться не на то, какую задачу необходимо реализовать, а на то, кто это будет делать, т.е. на исполнителя.

article_banner.png

Контроль этапов работы

Данный вид контроля можно использовать только в том случае, если выполняемые задачи делятся на этапы. По окончании каждого этапа и проводится контроль работы сотрудников.

Контролировать этапы работы целесообразно в следующих случаях:

  1. Решением задачи занимается квалифицированный сотрудник, который имеет большой опыт работы, инициативен и самостоятелен, но ему предстоит выполнять что-то абсолютно новое, важное и продолжительное. Применение данного вида контроля способно свести риск невыполнения до минимума.
  2. Решением простой и непродолжительной задачи занимается сотрудник, профессионализм или личностные качества которого вызывают сомнения или некоторые опасения (например, сотрудник ориентирован не на результат, а на процесс, не достаточно внимателен или нуждается в постоянной поддержке). Применение этого вида контроля способствует своевременному выявлению проблемных зон, а это, в свою очередь, позволяет вовремя внести необходимые коррективы.

Контроль, осуществляемый периодически

Данный вид контроля подразумевает, что контроль качества работы сотрудников проводится в строго установленное время, то есть по прошествии определенного периода. Например, ежедневно в 10.00, каждый понедельник в 9.00, в последний день месяца и т.д.

Существенным достоинством периодически осуществляемого контроля является то, что и проверяемый, и проверяющий знают точное время, когда будет проходить процедура контроля. Однако, минусов в этом больше, чем плюсов: контроль проводиться довольно часто, а это, в свою очередь, влечет лишнюю трату времени (причем, с обеих сторон).

Контроль, осуществляемый периодически, принимает вид обязательной процедуры, следовательно, он становится обыденным и может демотивировать работников. Во избежание такой реакции, данный вид контроля лучше использовать не с целью проверки результата, а для поддержания рабочего состояния, проверки текущего состояния дел (то есть контролировать выполнение неразделенных на конкретные этапы задач).

Рассмотрим пример. Руководителям отдела продаж, для принятия решений и поддержания уровня продаж, необходимо знать: как на данный момент обстоят дела с клиентами, норму посещений клиентов и объемы продаж за текущий период. Значит, осуществление периодического контроля – это необходимая процедура, которая может проводиться в виде, например, еженедельных планерок со всеми сотрудниками.

Существуют и другие случаи, когда целесообразно проведение периодического контроля. Например, решение новых сложных задач или задач, с высоким уровнем риска и множеством неизвестных параметров. в этом случае, ситуацию нельзя «выпускать из-под контроля», так как она может постоянно меняться.

Рассмотрим пример. Для того, чтобы компания могла сохранить свою долю на рынке, ей необходимо привлечь ключевых клиентов компании-конкурентов. За выполнение задачи берутся лучшие специалисты, осознающие степень важности поставленной задачи. Естественно, что периодический контроль не будет демотировать их деятельность, так как встречи с руководством им нужны для обсуждения положения дел и планирования дальнейших действий.

Периодический контроль работы сотрудников можно применять и тогда, когда необходимо установить, почему сотрудник не справляется с простыми задачами и принять соответствующее решение: обучить его, перевести на другое место или уволить.

Контроль произвольно выбранных точек (выборочный)

В отличие от других видов контроля, в данном случае, никто из работников не знает, когда руководство решит осуществить контроль работы сотрудников, но знают, что он будет.

Время для проведения контроля выбирает начальник, проверяя неподготовленный результат, поэтому он считается наиболее подходящим для лиц, осуществляющих руководство.

Данный вид контроля имеет очень много отрицательных моментов: большинство сотрудников испытывают стресс, снижается мотивация, в коллективе формируется атмосфера настороженности и недоверия, возможна необъективная оценка деятельности.

Выборочный контроль работы сотрудников целесообразно проводить в следующих случаях:

  1. Если проверяется соблюдение технологий и стандартов. В этом случае, произвольно выбранные точки – непременное условие. Например, при проверке правильности выкладки товара в магазине (в марчендайзинге), качества медицинских препаратов (в производстве лекарств). Контролируя произвольно выбранные точки, необходимо соблюсти одно важное условие: проверяется работа абсолютно всех сотрудников – это предотвратит снижение мотивации.
  2. Если сотрудник регулярно нарушает трудовую дисциплину, проявил себя безответственным работником или может работать только «под чутким руководством».
  3. Если деятельность основана на принципе «наставничества» (коучинга). Например, коуч (руководитель-наставник) может предложить сотруднику продолжить работу самостоятельно, чтобы потом продолжить вместе.

Как организовать контроль работы сотрудников в зависимости от специфики их работы

Организация контроля работы сотрудников

Контроль работы сотрудников должен осуществляться не только в отношении результатов, но и в отношении самого процесса – это верный путь к эффективному управлению достижениями. Но значимость каждого вида контроля определяется тем, чьими достижениями мы хотим управлять. Руководствуясь этим условием, весь персонал управления можно разделить на 3 группы:

  1. Сотрудники, выполняющие регламентированную работу.

К этой группе можно отнести работников, которую основную часть своего времени посвящают решению типовых бизнес-задач (обычно они работают за компьютером). Прежде всего, речь идет о сотрудниках кол-центров, офисных работниках (бухгалтеры, экономисты, операционисты и т.д.), о редакторах и т.д.

Чтобы управлять достижениями данной категории персонала, надо осуществлять контроль работы сотрудников за компьютером, проверяя сам бизнес-процесс, его грамотное выполнение, так как именно соблюдение регламента и является показателем результативности.

  1. Сотрудники, выполняющие нерегламентированную работу.

К данной группе можно отнести сотрудников, которые основное время тратят на решение типовых (некреативных) задач. Это могут быть, например,  работники IT- и HR-отделов, использующие и не использующие компьютер.

Чтобы управлять достижениями данной категории персонала, надо проверять результат, так как именно он имеет ключевое значение для достижения цели. Сотрудник имеет право самостоятельно выбрать тактику решения поставленной задачи. Конечно, не стоит «пускать на самотек» процесс выполнения, но это не должно быть первостепенной задачей контроля, так как он предназначен для диагностики неудач и выявления best practices (успешных практик).

  1. Сотрудники, выполняющие творческую работу.

К данной группе относятся «креативщики». Прежде всего, речь идет о руководителях среднего (и более высокого) уровня, о дизайнерах, разработчиках, проектировщиках и т.п.

Осуществлять контроль работы сотрудников данной группы довольно сложно, так как, в данном случае, не стоит «брать под надзор» процесс и невозможно дать однозначную оценку результату. Все большую популярность приобретает мнение, что управление достижениями сотрудников, выполняющих творческую работу, - это настоящее искусство, а не наука.

С помощью каких методов проводится контроль работы сотрудников

Метод 1. Проведение планёрок

Нередко руководители придерживаются мнения, что планерка – это пустая трата времени, так как каждая последующая аналогична предыдущей (темы для обсуждения остаются неизменными). Вроде бы, логично. Однако, сотрудникам необходима мотивация, они должны видеть динамику реализации задач и, конечно же, необходимо проверить проконтролировать, как эти задачи решаются. Причем, речь идет не только об уже решенных задачах, но и о тех, которые находятся в процессе выполнения или только планируются.

Метод 2. Внедрение тайного покупателя

Использование данного метода позволяет выявить множество «интересных фактов». Например, определить, насколько качественно сотрудники выполняют свою работу.

Тайный покупатель_Контроль работы сотрудников

Чтобы контроль работы сотрудников при помощи данного метода был эффективным, тайный покупатель должен иметь правдоподобную легенду и все записывать на диктофон. Причем, он должен пройти все этапы сделки, то есть завершить её.

Метод 3. Установление нормативов (KPI)

Данный метод можно приравнять к автоматическому контролю качества выполнения своих обязанностей любым сотрудником. Суть метода в следующем: для работника устанавливаются определенные нормативы или KPI, которые и будут являться определяющими (их надо достичь или, напротив, их преувеличение недопустимо).

Установление нормативов_Контроль работы сотрудников

К примеру, KPI продавцов может заключаться в количестве контактов с потенциальными покупателями, а нормативом специалиста, занимающегося тендером, это может быть ограничение времени на подбор позиций (в течение пяти часов подобрать не менее десяти позиций товаров). Это дает сотрудникам возможность четко понимать порядок и объемы соей работы. От вас требуется организовать дополнительный контроль работы сотрудников.

Метод 4. Доска мотиваций

На этой доске размещается информация относительно нормативов, плана реализаций или KPI.

Доска мотиваций_Контроль работы сотрудников

Данные на доске мотиваций обновляются ежедневно или в течение рабочего дня, показывая сведения о задачах, реализованных определенным отделом или конкретным сотрудником, то есть, отражает деятельность в процессе осуществления. Информация должна быть доступна для ознакомления абсолютно всем работникам фирмы (от руководителей до простых работников). Доску мотиваций можно разместить как на офисном стенде, так и на компьютерах сотрудников.

Метод 5. GPS-наблюдение

GPS-наблюдение_Контроль работы сотрудников

Метод может применяться в отношении постоянно «путешествующих» сотрудников, например, для контроля торговых представителей. В данном случае, у вас появляется возможность быть в курсе всех передвижений и местоположения работника, благодаря использованию GPS в автомобиле или планшету, который всегда должен быть при сотруднике. Например, компании, занимающиеся грузоперевозками, используют must have, это позволяет осуществлять не просто контроль времени работы сотрудника, но и контроль расхода горюче-смазочных материалов, топлива и т.д.

Если этот метод применить к менеджерам, то вы будете видеть реальную картину его передвижений (например, был ли он у клиента или занимался решением личных проблем).

Что представляет собой система контроля работы сотрудников

Контроль работы сотрудников

это особая система, включающая, в том числе, комплекс мероприятий, способствующих фиксированию действий персонала, работающего за ПК: защищает конфиденциальную информацию компании от её распространения «третьим лицам» и устанавливает эффективность работы конкретного сотрудника.

Сегодня наиболее популярными являются 3 метода контроля, отображающие действия сотрудника в течение рабочего дня и, в то же время, не вторгающихся в личное пространство человека. К таким методам относятся: установка видеонаблюдения, установка программ-шпионов на ПК и установка программ учета рабочего времени.

Вышеназванные методы позволяют осуществлять контроль работы сотрудников, соблюдая приватность. Перед тем, как выбрать метод, наиболее подходящий именно для вашей компании, надо иметь четкое представление: какие задачи будут решать ваши сотрудники в течение рабочего дня.

Установка видеонаблюдения – хорошее решение для фирм, сотрудники которой не сидят на одном месте (например, сфера общественного питания) или компаний, занимающихся финансовой деятельностью. Сделанные в течение рабочего дня записи дадут полную картину занятости персонала: кто что делал, отлучался или нет, как долго отсутствовал и т.п.

Установка программ-шпионов или программ учета рабочего времени – метод, наиболее подходящий для фирм, сотрудники которых работают в офисе за ПК. Этим работникам не надо куда-либо отлучаться, чтобы решить производственные задачи.

Сравнив данные по использованию обеих программ, мы пришли к выводу, что эффективность «шпиона», все-таки ниже, чем программы учета. Данные, которые предоставляют шпионские программы, могут быть настолько путаными, что для их «прочтения» потребуется довольно много времени и сил, что сведет к нулю все старания (контролировать подобным образом нерентабельно и бессмысленно).

Работодатели отдают предпочтение программе учета рабочего времени, так как она выдает информацию, отсортированную по категориям. При её установке сотрудники не испытывают абсолютно никакого дискомфорта, они могут свободно использовать свой ПК, просто система фиксирует время его работы и посещаемые в течение дня ресурсы.

Правильно подобранная система предоставляет руководителю возможность знать обо всех действиях подчиненных. Иногда, для повышения эффективности контроля используют 2 метода, добавляя видеонаблюдение или комбинируя их. Какой бы метод вы не выбрали – это, всего-навсего, инструмент, используемый грамотным руководителем для улучшения работы компании и процветания бизнеса.

Как подобрать подходящую программу контроля работы сотрудников

Современная экономическая ситуация диктует свои условия. Большинство руководителей вынуждены задумываться о снижении расходов и работать над повышением эффективности своих предприятий. Помочь повысить качество работы сотрудников могут специализированные инструменты, предлагаемые в сети. Каждый инструмент имеет свои цели контроля, в зависимости от которых происходит их условное деление на группы:

Инструменты, повышающие эффективность работы офисных работников

Многие стремятся создать в офисных помещениях максимально комфортные условия, а это чревато тем, что сотрудники, ощущая безмерную заботу руководства, начинают расслабляться, что не может не отразиться на продуктивности труда. Естественно, она снижается. Чтобы этого не произошло, можно использовать несколько сервисов.

  • «Босс-Контроль»

Босс-Контроль_Контроль работы сотрудников

Облачный сервис «Босс-Контроль» включает в себя терминалы проверки доступа и сервис обработки информации. Сотрудники, используя терминал, размещенный на стене, фиксируют свой вход, а потом включается в работу система, составляя отчет посещаемости. Сервис прекрасно осуществляет контроль работы сотрудников, так как менеджер сразу заметит: кто приступил к работе не вовремя, кто часто отлучается без уважительной причины и т.д. Как правило, это стимулирует работников больше времени посвящать выполнению своих обязанностей.

  • Pay Punch

Pay Punch_Контроль работы сотрудников

Pay Punch – биометрическая система, нацеленная на учет отработанного времени сотрудников, фиксируя их посещаемость. Принцип действия аналогичен Босс-Контролю: на входе устанавливается прибор, а сотрудники, прикладывая к нему руку или палец отмечают свой приход-уход. Это позволяет точно установить количество отработанного времени, что очень важно на предприятиях с почасовой оплатой труда.

Таким образом, руководство осуществляет контроль прихода сотрудников на работу и фиксирует время, потраченное на решение производственных задач. Этими данными может воспользоваться и бухгалтерия. Достоинство системы в том, что биометрическую систему нельзя обмануть: приложить «чужой палец» просто невозможно (в отличие от карточки).

  • CrocoTime

CrocoTime_Контроль работы сотрудников

Конечно, присутствие на рабочем месте не может являться показателем эффективности решения поставленных задач. Любой из сотрудников может создавать видимость работы, но руководствоваться принципом: «что бы такое сделать, чтобы ничего не делать?». Таким образом, находясь на рабочем месте, сотрудник может посещать, например, страницы соцсетей или другие ресурсы, не имеющие к работе абсолютно никакого отношения. Из-за такого отношения к своим обязанностям компания может понести очень серьезные убытки, а в масштабах экономики страны, годовые потери составляют не один миллиард рублей.

CrocoTime – это сервис, способствующий осуществлению контроля работы сотрудников, с его помощью можно установить объем времени, которое работник потратил на решение производственных задач и «на развлечения». CrocoTime собирает данные и рассчитывает КПД каждого сотрудника. Благодаря этим отчетам руководители фирмы видят занятость и полезность каждого подчиненного.

  • Disciplina.ru

Disciplina.ru_Контроль работы сотрудников

Disciplina.ru – сервис, нацеленный не только на сбор данных о посещаемых ресурсах и используемых программах, но и контролирует соблюдение трудового режима (включая переработки).

Система формирует отчеты, на основании которых можно сделать выводы о работе каждого, отдельно взятого сотрудника: какие задачи решаются дольше положенного, в какой промежуток времени работа идет более интенсивно, а в какой момент темп снижается. Эти данные могут помочь в оптимизации производственных процессов.

Инструменты, повышающие эффективность работы мобильных сотрудников

Осуществлять контроль работы сотрудников, работающих «на выезде», намного сложнее, просто потому, что они не всегда находятся в поле зрения руководства (в отличие от офисных работников). Как, например, проконтролировать сборщика мебели или монтажника оборудования?

Как правило, работникам этих категорий предоставляется больше свободы, а это влечет за собой определенные проблемы (например, некачественное выполнение обязанностей).

Западные бизнесмены практикуют специализированные инструменты (field management software), позволяющие контролировать мобильных работников.

  • Planado.ru

Planado.ru_Контроль работы сотрудников

Planado.ru – это сервис, нацеленный на контроль сотрудников и стандартизацию работ.

Это можно сделать, например, создав чек-листы (контрольные списки) и разместив их в мобильном приложении каждого работника. Чек-лист может содержать подробную информацию о заказе и пошаговую инструкцию к её выполнению. Это предотвратит низкое качество обслуживание клиентов и проявление излишней самостоятельности при выполнении однотипной работы (именно такие задачи обычно выполняют мобильные сотрудники). Также, этот способ очень помогает адаптации новичков : следуя конкретным указаниям, они больше защищены от риска неудачи и быстрее втягиваются в процесс.

Далее контроль работы сотрудников переходит в стадию «отчета о проделанной работе» (обычно используется фотоотчет). На фотографиях, отправленных руководству, должно быть видно качество выполненной работы (установленное оборудование, собранная мебель и т.д.). Это позволит руководителям увидеть конечный результат и, при необходимости, указать на недочеты и дать инструкции по исправлению ошибок. Planado.ru интегрирован с «Яндекс.Карта», что позволяет контролировать перемещение работников и повлиять на их мобильность при наличии пробок, а это, в свою очередь, способствует увеличению количества выполненных в течение дня заказов.

  • «Мобифорс»

Мобифорс_Контроль работы сотрудников

Мобифорс – это сервис, предназначенный для контроля мобильных сотрудников. Инструмент работает на основе «1С: Предприятие 8», способствуя оперативному распределению производственных задач между сотрудниками, работающими на выезде, контролируя их передвижение и этапы решения задач. Кроме этого, использование инструмента позволяет сделать связь «руководитель - подчиненный» более оперативной.

Система собирает информацию о выполненной работе, формирует отчеты, используя свыше 30-ти метрик.

  • Task24

Task24_Контроль работы сотрудников

Task24 – этот сервис очень облегчает работу мобильных сотрудников. Он представляет собой своеобразную биржу заказов, которыми располагает компания. Сотрудники, войдя в систему, выбирают наиболее подходящие для себя заказы (конечно, исполнителя может назначить и руководитель). Когда заказ выбран, исполнитель может ознакомиться с конкретными задачами. Во время работы мастер вносит в систему данные о своих трудозатратах.

Принцип работы Task24 аналогичен вышеописанным сервисам: она отслеживает местонахождение мобильных работников, обрабатывает информацию и формирует отчеты. Предоставленные данные может использовать как руководитель, осуществляя контроль работы сотрудников, так и бухгалтерия, начисляя заработную плату. Помимо этого, в системе реализован API, позволяющий загружать информацию в 1С и интегрировать с софтом работников офиса.

Контроль сотрудников, работающих удаленно

Одной из главных проблем компаний, работающих с удаленными сотрудниками, является осуществление контроля труда. Чтобы повысить эффективность работы фрилансеров, личных помощников и других сотрудников, можно использовать специализированный сервис, например, JoDo.Im.

  • JoDo.Im

JoDo.Im_Контроль работы сотрудников

Этот сервис отличается своей простотой и в дизайне, и в применении. С его помощью можно упорядочить информацию о работе со всеми специалистами, работающими удаленно. Заказчик (или начальник) общается с исполнителем в Jabber-чате, где, используя определенные команды, ставит перед работником конкретные задачи. Удобство заключается в том, что все задачи заносятся в базу и вероятность их исчезновения практически исключена.

Такое сохранение позволяет восстанавливать всю цепочку подзадач и задач. Причем, система сама осуществляет контроль работы удаленных сотрудников и не пропустит информацию о выполнении, если не выполнена хотя бы одна подзадача.

Контроль выполнения плана

Сегодня предлагается много систем, помогающих управлять проектами и получать достоверную информацию об эффективности (а не просто об отработанном времени) работы каждого сотрудника.

  • Pyrus

Pyrus_Контроль работы сотрудников

Pyrus – это сервис, который помогает в своевременной реализации проекта. Нередко возникающие проблемы приводят к том, что закончить проект в установленные сроки становится невозможно, а это чревато различными негативными последствиями.

Использование сервиса помогает выявить «отстающих» сотрудников. Таким образом, руководитель не просто осуществляет контроль работы сотрудников, но и имеет возможность отследить задачи и вовремя принять меры для отладки бизнес-процессов.

Почему возникает и к чему приводит чрезмерный контроль работы сотрудников

Бытует мнение, что тотальный контроль способствует эффективной работе. Но всеобъемлющий контроль далеко не всегда оправдан и дает положительный результат. Он имеет свои отрицательные стороны:

  1. Снижается мотивация сотрудников. Стоит ли стремиться к качественному выполнению задачи, если начальник все равно будет проверять и, если надо, исправит? Исход предрешен: снижается качество работы, сотрудник не стремится к саморазвитию, наступает профессиональная деградация.
  2. Снижается мотивация руководителя. Контроль работы сотрудников и исправление недочетов занимает массу времени, выполнять основные свои задачи просто некогда. Исход очевиден: снижается качество работы, теряются навыки управления, наступает профессиональная деградация.
  3. Снижается эффективность работы и структурных подразделений, и компании. Руководитель основное внимание уделяет контролю, а не направляет усилия на развитие компании. Сотрудники, в свою очередь, массу времени тратят на участие в контрольных мероприятиях, вместо того, чтобы работать над повышением результативности.

Конечно, это далеко не все неприятные моменты, которые могут возникнуть из-за того, что контроль работы сотрудников поставлен на «очень-очень высокий уровень». Это может привести к текучке кадров и к ухудшению производственных процессов фирмы.

Контроль работы сотрудников

Избыточный контроль может возникнуть, если:

Сотрудники нарушают договор

В этом случае вполне логично начать с понимания причины нарушения договора. Как правило, вся вина ложиться на нерадивых работников, но далеко не все обращают внимание на следующие факторы:

  • Руководитель нарушает договор

Довольно часто сотрудники позволяют себе нарушить условия договора ровно настолько, насколько это позволяет себе их начальник. Естественно, что речь идет только о добросовестных и ответственных работниках, а не о тех, кто, просто-напросто, отлынивает от работы.

Естественно, что руководитель – «пофигист» рано или поздно увидит свое «отражение» в подчиненных.

  • Низкая корпоративная культура относительно выполнения договоренностей

Конечно, корпоративная культура имеет большое значение для формирования микроклимата компании. Если с этим вопросом все в порядке, то сотрудник обязан предупредить, что какую-то договоренность он выполнить не в состоянии. У вас так? Какие методы воздействия используются по отношению к нарушителям?

  • Провоцируется саботаж

Тогда надо действовать строго по плану:

  • выявите «антилидеров» и «провокаторов»;
  • направьте сотрудника на «путь истинный» и объясните, чем может закончиться отклонение от «намеченного курса»;
  • нет положительной динамики? Значит, надо расстаться.

Сотрудники имеют низкий квалификационный уровень

Недостаточно квалифицированные сотрудники - это еще одна причина, по которой может возникнуть чрезмерный контроль. Конечно, студенты и вновь принятые сотрудники требуют «особо трепетного отношения». Не досмотрели – получите массу «сюрпризов».

Нередко руководители совершают типичную ошибку – принимают на работу специалистов с низким уровнем профессионализма и стараются его компенсировать, усиливая контроль работы сотрудников. Правильно ли это? Может быть, если не брать в расчет время, которое руководитель будет тратить не на развитие бизнеса, а на «чуткое руководство». Пожалуй, дешевле нанять профессионалов.

Решить проблему можно следующими способами:

  • обучить непрофессионала;
  • перевести на должность, соответствующую квалификации работника;
  • уволить.

Иногда выходом из данной ситуации может стать построение технологии решения задачи таким образом, чтобы её решение стало посильно непрофессионалу.

Недостаточно компетентный руководитель

Если руководитель не очень компетентен в вопросах планирования и делегирования, то ему остается осуществление контроля, как правило, избыточного.

Основным признаком избыточного контроля является установление контроля контролирующих.

Такой подход может быть оправдан только в том случае, когда руководитель хочет быстро развить управленческие компетенции в вопросах планирования и делегирования. Если руководитель преследует другую цель, то избыточный контроль – это лишние проблемы и вред компании.

Можно ли выявить подобных начальников? Конечно. Если на сообщение о какой-то проблеме вы слышите: «Я не в состоянии все держать под контролем!» - это он.

Путей решения данной проблемы не так уж много. Действуйте так же, как действуете с недостаточно квалифицированными подчиненными: научите работать или расстаньтесь.

У сотрудников плохо организовано планирование

Руководитель должен научить своих подчиненных правильно использовать все необходимые технологии, включая планирование, а не только осуществлять контроль работы сотрудников. Некоторые руководители используют принцип: «мне все равно – как, главное - результат». Но при таком подходе результат, как правило, оставляет желать лучшего.

Руководителю необходимо разработать и внедрить общие технологии планирования, которые будут соответствовать типу выполняемых работ (не возможны идентичные технологии для сотрудников офиса и рабочих в производственных цехах).

Если есть такая возможность, то в разработке технологии планирования можно задействовать некоторых сотрудников. В этом случае необходимо строгое выполнение договоренностей (никакой самодеятельности!).

Руководитель абсолютно не доверяет подчиненным

Такая ситуация может возникнуть в нескольких случаях

  • сотрудники нарушают договоренность;
  • руководитель недостаточно компетентен в вопросах управления.

Эти случаи мы уже рассмотрели. Но нельзя исключать и такой вариант, когда руководитель считает себя «центром Вселенной», а подчиненных бестолковыми, изворотливыми лентяями. И это, действительно, проблема, так как со временем сотрудники могут таковыми стать.

Ничего мистического: восприятие руководителя отражается на подчиненных. Никто не доверит ответственную серьезную работу бестолковому лентяю, а регулярно решая примитивные задачи, просто невозможно повышать профессиональный уровень. Получился «замкнутый круг».

Типичные ошибки контроля работы сотрудников

Контроль, как и любое другое благое дело, может сопровождаться ошибками, которые приведут к негативному результату. Существует несколько «классических» ошибок организации контроля. Итак,

Ошибка 1. Контроль процесса, суть которого не ясна

Естественно, сложно держать под контролем то, что является «загадкой». Например, контролировать технологический процесс должен менеджер инженерной специальности, а не менеджер по кадрам.

Ошибка 2. Контроль, сосредоточенный на ошибках

Если сотруднику регулярно указывать только на его ошибки, то он просто не выдержит и сбежит. Контроль работы сотрудников должен носить системный характер, но не должен стать тотальным. Не стоит проводить его раньше установленного срока и, главное, не забудьте похвалить подчиненного за проявленный креатив.

Ошибка 3. Неявный контроль, проявляющийся при нарушениях

Если вы не хотите открыто проводить контроль работы сотрудников, то доводите это до логического завершения, а не выскакивайте при первом же нарушении как «черт из табакерки». Сотрудник, который будет знать, что за ним постоянно следят, не сможет нормально работать. К тому же, у коллектива сформируется не очень благоприятное мнение о таком начальнике.

Скрытый контроль работы сотрудников уместен только тогда, когда вы хотите использовать его результаты на благое дело, например, мотивировать отстающих работников.

Ошибка 4. Контроль проводится формально

Угроза «Я все проверю!», не приведенная к исполнению, не может быть эффективным стимулом к действию. Нет четких требований и действий – нет результата работы.

article_banner.png

Опубликовано Генератор Продаж