Материальная ответственность работника: какой бывает и когда наступает

О чем речь? Материальная ответственность работника — институт трудового права, регулирующий отношения между работодателем и сотрудником в случае причинения ущерба имуществу компании. Это не карательная мера, а правовой механизм возмещения реально понесённых убытков, основанный на принципах справедливости и соразмерности.

Что учесть? Закон устанавливает чёткие условия наступления ответственности, её виды и пределы, защищая права обеих сторон трудового договора. Грамотное оформление документов и соблюдение процедуры позволят работодателю законно взыскать ущерб, а работнику — избежать необоснованных финансовых потерь.

Понятие и условия материальной ответственности работника

Материальной ответственностью называется обязанность специалиста компенсировать урон, нанесенный предприятию, прописанная в трудовом договоре или установленная законодательно. Она применяется к работнику, если он принес имущественный или финансовый урон нанимателю из-за своих поступков либо бездействия. Например, допустил недостачу или утрату товарно-материальных ценностей, сломал оборудование и т. д.

Источник: shutterstock.com

Согласно статье 233 Трудового кодекса России, материальная ответственность — это установленная законом или отраженная в трудовом договоре обязанность подчиненного компенсировать вред, нанесенный имуществу нанимателя.

Такая ответственность является мерой возмещения, а не карательным методом. Чтобы удержать средства из зарплаты с целью возмещения ущерба, наниматель должен иметь основания и соблюдать определенные формальности, чтобы избежать судебных разбирательств со стороны специалиста.

Критерии применения к работнику материальной ответственности установлены Трудовым кодексом РФ, так как такая мера может использоваться не для каждого случая.

К основным условиям относятся:

• наличие трудовых отношений между специалистом и работодателем;

• документальное подтверждение ущерба ( инвентаризационный акт, заключение комиссии);

• связь между действиями работника и понесенными убытками (причина — следствие);

• виновность сотрудника — он причинил ущерб намеренно или из-за ошибки;

• соблюдение закона работодателем при возмещении убытка.

В каких случаях допустимо применение материальной ответственности:

• кассир ошибочно выдал сдачи больше, чем нужно, что привело к недостаче;

• сотрудник испортил оборудование, уронив его;

• водитель сломал автомобиль компании, используя его в рабочее время;

• менеджер допустил ошибки в договоре, что привело к убыткам.

Во всех этих случаях с подчиненного можно взыскать сумму, сопоставимую с величиной ущерба при подтверждении его вины.

Формы материальной ответственности работника

Различают две формы материальной ответственности.

Индивидуальная подразумевает возмещение сотрудником убытка за счет собственных финансов, если это расценивается как прямой действительный ущерб. Под последним понимается:

1. Утрата наличного имущества (потеря выданного гаджета, прибора и т. д.).

2. Ухудшение состояния имущества до такой степени, что у нанимателя возникла необходимость в его ремонте или покупке другого.

3. Ущерб, нанесенный третьей стороне, если его возмещал работодатель.

Другие случаи не относятся к прямому действительному убытку, поэтому при взыскании нанимателю важно доказать соответствие ущерба одному из пунктов списка.

Трудовой кодекс РФ не разрешает возмещать за счет работника упущенную выгоду. Например, взыскать ничего не получится, когда наниматель не получил прибыль, если из-за сломанного оборудования не смог выполнить контракт. Упущенная выгода может быть удержана исключительно в рамках гражданско-правового договора.

Коллективная материальная ответственность. Если сотрудники работают на должностях, допускающих данный вид ответственности, наниматель вправе заключить с ними договор. В таком случае ущерб будет возмещать весь коллектив, а не отдельный специалист. Если кто-то из них не желает компенсировать урон, он должен доказать, что его вины в случившемся нет.

Договор о коллективной материальной ответственности работников также имеет место, если нет возможности выделить ответственность каждого из них в общей деятельности. Такие соглашения заключаются, например, с кладовщиками. Если в хранящемся будет обнаружена недостача, ущерб взыщут с каждого работника.

Виды материальной ответственности работника

Рассмотрим подробнее виды материальной ответственности.

Ограниченная

Она распространяется на всех сотрудников, работающих по трудовому договору. Никаких других соглашений о материальной ответственности заключать не нужно, так как ущерб в рамках этого вида обязательств все равно подлежит взысканию.

Согласно статье 241 Трудового кодекса РФ, удерживаемая сумма не может превышать среднемесячный доход сотрудника. При этом компенсировать полностью весь ущерб сразу не получится, поскольку закон разрешает взыскивать не более 20 % с каждой зарплаты до полного погашения долга. Это регламентировано статьей 138 Трудового кодекса РФ.

Источник: shutterstock.com

Предположим, что сотрудник испортил оборудование стоимостью 80 000 рублей, а зарабатывает он в месяц в среднем 60 000 рублей. В этой ситуации ущерб также будет возмещен только в размере 60 000 рублей. 20 % от среднего дохода за месяц составляет 12 000 рублей — данную сумму работодатель имеет право удерживать ежемесячно. Таким образом, на погашение задолженности потребуется: 60 000 руб./12 000 руб. = 5 месяцев.

В случаях, когда среднемесячный заработок равен или превосходит сумму ущерба, компенсация может быть взыскана в полном размере.

Однако это не означает, что можно ломать все подряд и делать все, что захочется, а потом по частям выплатить убытки с учетом среднего дохода. Ущерб должен быть возмещен полностью, если имела место намеренная порча имущества или нанесение вреда ТМЦ компании сотрудником, находящимся в состоянии алкогольного опьянения (ст. 243 Трудового кодекса РФ).

Полная

Используется в том случае, если работодатель заключил договор о таком виде ответственности с сотрудником, работающим на должности, для которой это предусмотрено. Это касается лиц, чья деятельность связана с товаром, деньгами или имуществом предприятия.

В этом случае с сотрудника может быть взыскана полная сумма ущерба. Такой вид материальной ответственности распространяется на продавцов, экспедиторов, кассиров, администраторов, кладовщиков, товароведов.

Постановление Минтруда № 85 от 31.12.2022 года приводит полный список таких служебных положений. Если работодатель попытается применить полную ответственность к сотруднику, чьей должности в этом перечне нет, у него ничего не получится ввиду отсутствия у документа юридической значимости.

Согласно статье 277 Трудового кодекса РФ руководители всегда несут материальную ответственность, в связи с чем с ними заключается только трудовой договор и никаких дополнительных документов не требуется.

Источник: shutterstock.com

Должность главного бухгалтера не входит в вышеназванный список, поскольку он не работает непосредственно с материальными ценностями. Поэтому полное материальное обязательство к данному специалисту может применяться только с его согласия при внесении соответствующего пункта в трудовое соглашение.

Договор о полной ответственности заключается с работником на основании следующих условий:

1. Возраст старше 18 лет.

2. Работа сотрудника непосредственно связана с материальными ценностями (развозит товар, принимает оплату от покупателей, выдает продукцию и т. д.).

3. Должность включена в список Минтруда.

Эти условия регламентируются статьей 244 Трудового кодекса России. Однако этот вид обязательств применить нельзя даже при выполнении всех условий, если нет договора.

Согласно статье 243 Трудового кодекса РФ, в определенных случаях полная материальная ответственность работника может возникнуть и без подписания соглашения. При этом он даже может не занимать ни одну из должностей, входящих в список. К таким случаям относятся:

• преднамеренное нанесение ущерба предприятию;

• утрата ценностей, полученных по разовой доверенности;

• нанесение урона ТМЦ при нахождении в состоянии алкогольного или другого опьянения;

• совершение противоправных действий, повлекших за собой повреждение имущества (например, если компьютер упал со стола и разбился из-за драки, начатой сотрудником);

• разглашение коммерческой, служебной или другой тайны;

• порча имущества компании при использовании в нерабочее время (например, поломка видеокамеры, взятой для съемки домашнего праздника).

В таких случаях виновный должен возместить весь нанесенный ущерб. Сумма зависит от того, сколько стоило имущество на тот момент порчи или выявления ее факта. При этом эта цифра не должна быть меньше стоимости актива, по которой он был приобретен и принят на баланс компании (статья 246 Трудового кодекса РФ).

К совершеннолетним лицам также полная материальная ответственность также применима, если ущерб предприятию был нанесен в состоянии опьянения любого характера, а также если к повреждению имущества привели противоправные действия. Об этом сказано в пункте 3 статьи 242 Трудового кодекса РФ.

Применить данную меру к работнику младше 18 лет нельзя, если имущество было им испорчено случайно, он был трезвым и в адекватном состоянии.

Порядок заключения договора о материальной ответственности с работником

Рассмотрим, что нужно сделать для такого соглашения.

Договор об индивидуальной ответственности

1. Убедитесь, что возраст сотрудника как минимум 18 лет и в списке Приказа Министерства труда № 251н от 16 апреля 2025 года указана его должность.

2. Составьте проект договора. Типовая форма есть в Приказе Минтруда № 251н от 16 апреля 2025 года (Приложение 3). Допускается внесение своих условий при необходимости.

3. Подпишите документ со специалистом, если он устраивается к вам или переходит на другое место в вашей организации.

Бывает так, что наниматели не заключают договор о полной индивидуальной материальной ответственности, трудоустраивая работника, а подписывают только трудовое соглашение. Если потом необходимость в оформлении этих обязательств возникает, специалист отказывается его визировать.

Если данная должность указана в перечне по Приказу Минтруда № 251н от 16 апреля 2025 года, то такое поведение можно трактовать как неисполнение обязанностей на рабочем месте, и сотрудник привлекается к дисциплинарной ответственности. Данные об этом есть в Письме Минтруда РФ № 14-2/ООГ-17024 от 17 ноября 2020 года, а также в Постановлении Пленума ВС РФ № 2 от 17.03.2004 года (абзац 2 пункта 36).

Договор о коллективной ответственности

1. Проверьте, чтобы в Приложении 2 Приказа Минтруда № 251н от 16.04.2025 года были указан требуемый вид работ.

2. Издайте приказ о полной коллективной материальной ответственности. Он входит в типовую форму договора (Приложение 4 к Приказу Министерства труда № 251н от 16.02.25 года) и является обязательным условием.

3. Ознакомьте всех членов команды (смены) с приказом.

4. Составьте договор, используя типовую форму, и подпишите его с сотрудниками. К договору обязательно должен прилагаться приказ, указанный во втором пункте.

При изменении состава сотрудников заключать новый договор не нужно до тех пор, пока первоначальный состав не поменяется как минимум на 50 %. Это указано в п. 4 Приложения 4 к Приказу № 251н от 16 апреля 2025 года.

При увольнении сотрудника дата ухода записывается в строчке с его фамилией. После этого принятый работник расписывается под действующим договором о коллективной материальной ответственности и указывается дата его устройства.

Оформляйте лист с подписями сотрудников так, чтобы понимать, с каким документом он связан.

Порядок взыскания ущерба с работника

Порядок взыскания изложен в статьях 246—248 Трудового кодекса РФ. После подтверждения суммы ущерба работодатель должен подготовить документы в срок до 1 месяца. Если пройдет больше времени, придется обращаться в суд.

Подтвердить, что урон нанесен, и определить его размер

Чтобы установить причины и сумму ущерба, а также выявить виновника, работодатель начинает проверку. Для проведения служебного расследования приказом создается специальная комиссия, членов которой определяет директор.

Председатель ее, как правило, начальник подразделения или заместитель руководителя предприятия. Желательно включить в состав комиссии бухгалтера, юриста, работников службы безопасности и отдела кадров.

Источник: shutterstock.com

Форма приказа — свободная. Лица, входящие в комиссию, должны быть ознакомлены с ним под подпись.

При порче или утрате имущества проводят инвентаризацию.

Размер вреда определяется на основе того, какова была цена имущества на рынке на дату нанесения ущерба (например, на день, когда была выявлена недостача). При этом ч. 1 ст. 246 Трудового кодекса России говорит о том, что сумма не может быть меньше, чем стоимость этого актива за минусом износа.

Если сотрудник повредил служебную машину в аварии, внутреннее расследование не проводят. В этом случае факт ущерба и размер устанавливается на основе протоколов ГИБДД, заключений страховых компаний и авторемонтных мастерских.

Взять письменное объяснение с работника

После определения величины ущерба специалист в письменном виде должен пояснить, в какой ситуации было повреждено или утрачено имущество. Это нужно для того, чтобы определить вину работника (или ее степень при коллективной ответственности) и причины урона. Запрос также рекомендуется оформлять письменно.

В случае отказа специалиста пояснить ситуацию составляется акт об этом. В документе пишут причину, требующую комментирования со стороны сотрудника. Там же фиксируют его уклонение. Затем работник должен подписать акт (отказ также отражается в документе). Это позволяет работодателю подтвердить в суде, что виновник решил не объяснять, что произошло.

Составить акт по итогам служебного расследования

Акт по результатам проведенных работ составляется комиссией в свободной форме. Все материалы проверки предоставляются сотруднику для ознакомления и в случае несогласия он может их обжаловать.

Взыскать сумму ущерба

Если виновник установлен и размер урона известен, издают приказ о том, что работник привлекается к материальной ответственности на условиях, предусмотренных нормативными документами.

Если сотрудник нанес ущерб, не превышающий его средний доход за месяц, деньги удерживаются из зарплаты на основании приказа. Срок его издания — не позднее одного месяца с даты определения размера урона. В соответствии со статьей 138 Трудового кодекса РФ максимальный размер ежемесячных удержаний не должен превышать 20 % от зарплаты.

Источник: shutterstock.com

Работник вправе самостоятельно возместить ущерб (по частям или целиком), чтобы деньги не вычитались из его заработной платы. В таком случае он должен написать обязательство на имя нанимателя с указанием сроков выплат.

В качестве компенсации ущерба также может быть произведен ремонт за счет сотрудника или предоставлено равноценное имущество, если на это согласен работодатель.

Если виновник отказывается от компенсации

Если размер ущерба превышает среднюю зарплату сотрудника и возмещать убытки он отказывается, работодатель вправе осуществить взыскание в судебном порядке не позднее 12 месяцев с даты установления урона.

Если наниматель по уважительной причине (производственная авария, наводнение и другие ЧП) не уложился в установленный срок, суд может его восстановить. В законе не указано, какие конкретно причины относятся к веским. Это суд решает на свое усмотрение.

ТОП-7 кейсов
из разных ниш с ростом
от 89% до 1732%

Узнать подробнее

Оформление ущерба и взыскания в бухучете

Недостача оформляется как взаиморасчет между работодателем и сотрудником, к которому применена материальная ответственность: проводится выявленный дефицит и его погашение (либо удержание из заработной платы).

Если же имущество на момент возмещения убытков стоит дороже, чем тогда, когда его принимали на баланс, эта разница также учитывается и поступает в «прочие доходы». Обязательно указываются даты выявления недостачи и ее погашения.

Обязательно должны прилагаться документы, подтверждающие вину работника. Это может быть решение суда, акт отдела технического контроля о нанесенном ущербе и т. д.

Максимально-допустимый размер удержаний из зарплаты в счет погашения ущерба:

1. Сумма эта должна быть не больше среднего заработка сотрудника за месяц (ст. 248 Трудового кодекса РФ).

2. Запрещено удерживать более 20 % от его месячного дохода (ст. 138 Трудового кодекса РФ).

3. Если сотрудник отказывается возмещать сумму ущерба, превышающую среднюю зарплату за месяц, находясь на должности, предполагающей полную материальную ответственность, работодатель имеет право решить вопрос в судебном порядке.

Виновник может выбрать вариант самостоятельного погашения урона без удержаний из зарплаты. Это можно сделать не за один раз, а в рассрочку (с согласия нанимателя). Виновник должен в письменном виде назвать суммы и точные сроки платежей.

Владелец имущества подписывает это обязательство в знак согласия или издает отдельный приказ. В случае отказа сотрудника от выплат после подачи обязательства работодатель обращается в суд.

Когда материальная ответственность работника исключается

Согласно части 1 статьи 239 Трудового кодекса России, на работника не возлагается материальная ответственность за ущерб, если этот урон возник по следующим причинам:

• Обстоятельства непреодолимой силы.

Сюда относятся стихийные бедствия, чрезвычайные ситуации, военные действия, то есть события, не зависящие ни от сотрудника, ни от работодателя — по п. 3 статьи 401 Гражданского кодекса РФ.

• Нормальный хозяйственный риск.

Имеет место в ситуациях, когда сотрудник выполняет свои функции, опираясь на собственный опыт и знания, ведет себя достойно и старается предотвратить ущерб, но он все равно возникает, например, в силу особенностей бизнеса.

Главное, чтобы в таких случаях риск не был связан со здоровьем и жизнью людей, а касался только материальных ценностей (пункт 5 Постановления Пленума ВС РФ № 52 от 16.11.2006 года). Например: закончился срок годности товаров. Материальная ответственность здесь неприменима, поскольку период хранения истекает независимо от действий сотрудника. Это и является нормальным хозяйственным риском.

• Крайняя необходимость.

Согласно части 1 статьи 39 Уголовного кодекса РФ, это действия, направленные на обеспечение прав человека, интересов общества или страны, устранение опасности в случаях, когда другие способы не применимы.

Важно, чтобы не были превышены пределы крайней необходимости. Например, водитель допустил повреждения служебной машины, потому что иначе он бы наехал на пешехода, переходящего дорогу в неположенном месте. Если доказано, что у шофера была крайняя необходимость в таких действиях, к материальной ответственности его не привлекут.

• Необходимая оборона.

К ней, в соответствии с частью 1 статьи 37 Уголовного кодекса РФ, относятся действия, направленные на защиту прав и личности обороняющегося, а также общественных или государственных интересов от посягательства, связанного с насилием, несущим опасность для жизни защищающегося, либо если есть явная угроза такой агрессии.

Источник: shutterstock.com

Например, в ходе защиты от грабителей виновник повредил имущество компании. Если он не вышел за пределы необходимой обороны и это доказано, материальная ответственность к работнику не применяется.

Ошибки работодателя, мешающие привлечь работника к материальной ответственности

Рассмотрим, какие недочеты допускают наниматели, и какие последствия из-за этого возникают.

Возможна ли материальная ответственность работодателя перед работником

Выделяют несколько видов такой материальной ответственности нанимателя.

За незаконное лишение подчиненного возможности выполнять трудовые обязанности

Если наниматель препятствует деятельности специалиста, нарушая его права, то неполученный последним заработок должен быть возмещен (статья 234 Трудового кодекса РФ).

Незаконное лишение возможности работать включает:

• неправомерное отстранение от выполнения трудовых обязанностей;

• незаконное увольнение с должности;

• задержку выдачи трудовой книжки, когда специалист увольняется.

За ущерб, который наниматель нанес имуществу работника

При повреждении актива, принадлежащего сотруднику, работодатель обязан в полном объеме компенсировать нанесенный урон (ст. 235 Трудового кодекса РФ). Величина его устанавливается на основе рыночной стоимости имущества, актуальной на момент возмещения на конкретной территории. Урон можно компенсировать в натуральной форме по согласию сторон.

Источник: shutterstock.com

Чтобы ущерб был возмещен, специалисту необходимо подать заявление об этом. Наниматель обязан рассмотреть это обращение и принять решение не позднее 10-дневного срока с момента приема документа.

В каких случаях работник имеет право на рассмотрение вопроса в суде:

• он не согласен с решением работодателя;

• наниматель не дал ответ в предусмотренный срок.

За задержку заработной платы и других положенных работнику выплат

Если наниматель затянул с перечислением сумм, причитающихся специалисту (зарплату и т. д.), в соответствии со статьей 236 Трудового кодекса РФ он обязан компенсировать это опоздание.

Формула расчета возмещения:

Компенсации подлежит сумма за период, начиная со следующего после дня выплат числа, по день, когда работник получил деньги (включительно). Допустим, наниматель должен был заплатить 10 ноября, а он это сделал 18 ноября. Компенсация положена за 8 дней, то есть с 10.11.25 по 18.11.25 включительно.

Работодатель может воспользоваться базовым принципом расчета возмещения, который мы рассмотрели выше, либо установить повышенный размер выплат при просрочке зарплаты. Если выбран второй вариант, это должно быть отражено в трудовом либо коллективном договоре.

Материальная ответственность работодателя перед работником за причинение морального вреда

При причинении нанимателем сотруднику страданий при нарушении его личных нематериальных прав из-за бездействия (неправомерной деятельности), он обязан их компенсировать. Размер возмещения прописывается в соглашении сторон, на что есть указание в статье 237 Трудового кодекса РФ. Если работник и наниматель расходятся во мнениях, они вправе обратиться в суд.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Источник изображения на шапке: shutterstock.com

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Как провести вебинар: правила, этапы, полезные инструменты
• Массовая рассылка email: задачи, виды, этапы создания

Забрать подарок