Описание бизнес-процессов

Информацию про описание бизнес-процессов можно часто встретить на форумах, в бизнес-сообществах и услышать в разговоре с коллегами. И это неудивительно, в современных реалиях многие компании стремятся практически все автоматизировать, чтобы поспевать за конкурентами или, наоборот, быть на шаг впереди них.

Однако одно дело внедрять новое в погоне за кем-то или чем-то, и совсем другое – делать это с учетом потребностей предприятия. Именно такой подход преследует работа с бизнес-процессами. Эта деятельность не нужна маленьким фирмам, только-только открывшимся на рынке, это больше про крупный бизнес, который стремительно набирает обороты, а сотрудники не успевают за темпами.

Что такое бизнес-процессы, как и зачем их описывать, кому и когда это нужно, а самое главное, к кому обратиться за оказанием услуги, мы подробно рассказали в большом, очень полезном мануале.

Что такое бизнес-процесс

Среди множества определений бизнес-процессов наиболее точными и полными являются следующие:

1. Это ряд мероприятий или действий, конечная цель которых заключается в создании определенного товара или услуги для потребителей. Другими словами, это последовательная деятельность, которая приводит к достижению стоящей перед бизнесом задачи. В этом процессе не всегда присутствует коммерческая составляющая, поскольку, например, увольнение или перемещение сотрудников компании также могут входить в число бизнес-процессов.

2. Это логически последовательные действия одного или группы сотрудников компании, которые анализируются и регламентируются внутри коллектива.

Второе определение заслуживает внимания, так как это описание бизнес-процессов ориентировано на сотрудников и коллектив организации.

Сотрудники участвуют в бизнес-процессе в открытой или скрытой форме. Даже один человек (например, художник-фрилансер) работает с клиентами (картинными галереями) и потребителями (покупателями). Он в любом случае не может что-либо производить в вакууме, различные люди в той или иной степени принимают участие в его деятельности.

2 задачи, решаемые описанием бизнес-процессов

Модели бизнес-процессов нуждаются в описании, чтобы понимать логику действий и получать в результате их выполнения необходимый результат.

Описание бизнес-процессов компании нацелено на решение двух задач:

1. Изучение бизнеса при помощи графических изображений (схем) помогает быстрее разобраться в особенных деятельности компании, определить возможные проблемные зоны.

2. Обеспечение наглядности, достигаемое за счет использования схематических изображений, дает возможность руководству и владельцам предприятия быстрее вникнуть в суть задачи, оценить и выбрать наиболее подходящий вариант ее решения. Для бизнес-консультантов существенное значение имеет донесение до клиентов преимуществ того или иного решения. Сам потребитель этой информации (руководитель или владелец компании) также может увидеть на схеме недочеты, которые можно исправить на этапе обсуждения, а не в процессе реализации проекта.

В таблице ниже приведен пример описания бизнес-процессов предприятия

Создание, построение, разработка бизнес-процессов – это своего рода балансирование между идеальными творческими комбинациями, искусством и точными математическими выкладками. При этом, отправляясь на поиски идеальной схемы, важно помнить, что идеал недостижим, недочеты всегда будут, главное их минимизировать. Даже строгое соблюдение регламента не способно полностью исключить ошибки и упущения.

В то же время описание и выполнение бизнес-процессов в организации поможет в будущем их улучшить. Опробовав модель, выявив ее недостатки, их можно будет устранить, а также внести коррективы, которые помогут еще больше оптимизировать работу. При этом важно не только заниматься улучшениями, но и работать на основе сформированного алгоритма, не забывая о том, что конкретным исполнителям понадобится время на привыкание к новым методикам.

Виды бизнес-процессов

Нельзя делать описание бизнес-процессов, не зная их виды и классификацию основных участников.

Существует несколько классификаций, но чаще всего бизнес-процессы делят на группы:

• основные, которые непосредственно связаны с производством и реализацией товаров, оказанием услуг. В этой группе сосредоточена основная часть добавленной стоимости и инвестиционных рисков;

• вспомогательные – необходимы, чтобы обеспечивать работу первых. В эту группу входят бухгалтерия, кадровая служба, IT-подразделение компании и т. п.;

• управленческие. Несмотря на то, что непосредственного участия в производстве не принимают, влияют на деятельность прочих подразделений предприятия. Задачи управленческих бизнес-процессов сосредоточены на выборе направления развития и контроле выполнения стоящих перед компанией задач.

Считается, что каждая из групп важна, и нельзя выделить приоритетное направление, то есть не всегда проблемы в основных процессах могут нанести больший ущерб компании, чем упущения в работе вспомогательных подразделений.

Ситуации, когда крайне необходимо описание бизнес-процессов

Основная часть разработки и описания бизнес-процессов проводится на этапе создания компании. Однако в ряде случаев их усовершенствование необходимо уже действующему бизнесу:

1. Скачок в развитии компании. Активный рост – не повод сложить руки и наслаждаться победой. Напротив, в этот период работа должна выполняться энергичнее, поскольку возрастает нагрузка на производство, привлекаются внештатные сотрудники, принимаются новые специалисты в штат, увеличивается продуктовый ассортимент и т. п.

   Если на предприятии есть описанные бизнес-процессы, то не придется вводить в курс дела каждого нового сотрудника по отдельности, а управление сможет осуществляться эффективнее.

2. Сложное производство, то есть выпуск продукта, изготавливаемого при помощи многочисленных процессов и операций. Каждый этап деятельности должен быть регламентирован и четко описан. Именно это предусматривает описание бизнес-процессов.

3. Продажа франшизы предполагает обязательное описание всей деятельности, поскольку без них невозможно как развитие сети, так и организация франчайзи. При отсутствии детального описания работы вряд ли найдутся желающие приобрести бизнес.

4. Необходимость снижения затрат на производство, поиск утечек бюджета, налаживание работы каждого отдела компании.

5. Ориентация на дальнейшее развитие предприятия тоже предусматривает описание бизнес-процессов, поскольку отсутствие четкого представления о работе компании при ее расширении, внедрении новых технологий производства, выпуске дополнительных продуктов или услуг, открытии филиалов и т. п. чревато существенными потерями прибыли.

Кто описывает бизнес-процессы

Обычно работу по описанию бизнес-процессов поручают стороннему приглашенному консультанту. Первоначально ему необходимо изучить коммерцию и ее особенности. Однако ни один специалист, каким бы хорошим он ни был, не способен за короткое время стать экспертом в сфере деятельности конкретной компании, соответственно, он нуждается в помощниках.

Чтобы составить нотацию (язык описания бизнес-процессов), специалисту потребуются:

• знание бизнес-анализа и умение работать с нотациями, без которых невозможно стать бизнес-аналитиком;

• информация о конкретных процессах, которая предоставляется специалисту руководством и сотрудниками компании, а также добывается им самостоятельно путем изучения отчетности, интервьюирования сотрудников различных уровней и прочие приемы;

• требования по оптимизации (какой результат ожидается).

Решение о реализации того или иного варианта оптимизации деятельности принимается руководством компании.

3 формата описания бизнес-процессов

Рассмотрим основные формы описания бизнес-процессов.

Текстовая

Самая простая, а потому и самая распространенная форма описания бизнес-процессов – текстовая. Однако, учитывая множество элементов и вариантов развития бизнеса, текстовый документ может получиться весьма объемным.

Достоинства текстового формата описания бизнес-процессов:

• простота;

• нет необходимости в специальных навыках.

Недостатки текстовой системы описания бизнес-процессов:

• сложность обработки текста, поскольку из всего объема информации необходимо вычленить суть;

  

• более сложное целостное восприятие процесса: переходя к следующей странице описания можно забыть о том, что было на предыдущей; тяжело понимать текстовые описания сложных, разветвленных операций; необходимость возврата к более ранним описаниям, чтобы не потерять смысл написанного; как итог – нарушение осознания единой картины;

• отсутствие навыков передачи сложных процессов более простым языком еще сильнее затруднит восприятие описанного;

• сложность структурирования и анализа, которая связана со множеством вариантов развития бизнеса. Это означает, что выполняемые действия зависят от разных результатов, событий и условий; то, что легко воспринимается в схемах, гораздо сложнее описать словами. Чтобы проанализировать различные варианты, придется проделать большую подготовительную работу и приложить огромные усилия.

Табличный вариант

Описание бизнес-процессов компании в формате таблиц вполне допустимо. Оно имеет определенные преимущества по сравнению с текстовым вариантом. Основная сложность заключается в том, чтобы подготовить подходящий шаблон таблицы для внесения данных.

Достоинства табличного описания бизнес-процессов:

• Относительная простота подготовительной работы, главное – создать необходимый шаблон. В программах для работы с таблицами можно добавлять описания к ячейкам, благодаря чему потом не только вносить цифровые данные, но и пояснять их значение.

• Относительная простота заполнения – чтобы внести данные в простой и понятный шаблон, не требуются специальные знания и навыки.

• Наличие структуры – в таблице она присутствует изначально.

• Удобство работы с числовыми данными. Таблицы облегчают работу, в том числе сравнение и анализ цифр, а также со структурированными текстовыми данными.

Недостатки такого формата:

• Создать компактную таблицу с развернутым описанием бизнес-процессов, подпроцессов и множеством элементов невозможно.

• Отсутствие детализации – сделать максимально компактную таблицу можно в том случае, если вносить в нее ограниченное количество данных, особенно это касается текстовых пояснений. Следовательно, детального описания в этом формате добиться проблематично.

• Отсутствие целостности восприятия связано с большим количеством данных. В то же время в таблице легче всего изучать и анализировать показатели по одной операции или однотипные сведения в строках и столбцах.

• Так же, как и в текстовом варианте, возникают сложности с отображением ответвлений.

• Необходимость предварительной разработки подходящего шаблона.

Для облегчения табличного способа описания бизнес-процессов воспользуйтесь подсказкой: для операций и подпроцессов используйте строки, а для внесения данных – столбцы. Одну большую таблицу лучше заменить несколькими небольшими, но взаимосвязанными.

В виде схем, моделей

Проще и удобнее всего выполнять описание бизнес-процессов графически, в виде схем, моделей. Именно к такому формату прибегает большинство специалистов.

Достоинства графического варианта описания бизнес-процессов:

• Простота восприятия – человеческий мозг намного проще воспринимает наглядное изображение, картинку. Следовательно, понять схему намного легче, чем, например, текст или таблицу. Кроме того, на ней сразу видна взаимосвязь элементов.

• Целостность восприятия, поскольку каждая схема – модель деятельности на определенном уровне. То есть глядя на схему можно представить себе весь процесс в целом, включая его границы, основные элементы и пр. Даже несколько уровней процессов оставляют схемы связанными друг с другом.

• Необходимая и достаточная детализация – графические модели позволяют отображать множество элементов, сохраняя качество восприятия.

• Наглядное отображение разветвлений и путей развития бизнес-процессов – при правильном построении схема сразу позволяет выбрать нужный вариант, а также оценить остальные версии развития событий.

• Удобство автоматизации – многие программные инструменты дают возможность переводить графические схемы в языки программирования, что существенно облегчает деятельность разработчиков ПО.

Недостатки такого варианта:

• Необходимы специальные навыки, без них сложно построить правильную графическую модель описания бизнес-процессов. Помимо знания разных нотаций, специалисту иногда приходится самостоятельно создавать элементы и формулировать правила, с помощью которых он будет выстраивать диаграмму.

• Большие временны́е затраты на подготовку описания существующего или нового бизнес-процессов, поскольку основное достоинство графических моделей – в простоте и понятности описаний. Чем легче диаграмма для восприятия, тем больше времени необходимо потратить на ее создание.

При этом следует помнить, что инвестиции в графический стандарт описания бизнес-моделей хорошо окупаются.

Методы описания бизнес-процессов

Существует большое количество методологий описания бизнес-процессов. Специалист, ориентируясь на особенности работы компании, стоящие перед ней задачи, выбирает оптимально подходящий метод. От этого выбора зависит, насколько наглядным, удобным и понятным получится описание, поэтому подходить к нему следует ответственно. Хорошему специалисту не обойтись без знания нескольких основных методов.

Перечислим основные методы описания моделирования бизнес-процессов.

• Flow Chart Diagram (диаграмма потока работ)

Вариант графического моделирования, при котором используют определенные символы для описания операций, набора данных, единиц оборудования, исполнителей. Схема наглядно показывает логическую последовательность операций. При таком построении возможно рассматривать несколько вариантов развития одного комплекса действий.

• Data Flow Diagram

Используется для описания информационной составляющей бизнес-процессов, графически показывает передачу данных между операциями. Благодаря этой методике можно отслеживать исходные и итоговые показатели по каждой системе и операции. Позволяет изучать способы изменения и места хранения сведений. Деятельность компании представляется в виде логических информационных уровней, к базовой схеме добавляются подробные описания подпроцессов со своей внутренней структурой.

• Role Activity Diagram (диаграмма ролей)

Отдельно графически описывает и анализирует элементы, выполняющие определенные функции, после чего позволяет рассмотреть и изучить их во взаимодействии.

• IDEF (Integrated Definition for Function Modeling)

Набор аналитических средств, подходящий не только для методики описания бизнес-процессов, но и для использования в других сферах. В основном применяются такие разновидности как IDEF0 (модель функций, в которой сложные процессы подразделяют на простые и объединяют различные блоки стрелками) и IDEF3 (графически изображают поток работ или переходные состояния объектов).

• Цветные сети Петри

Графическое изображение действий и событий, показывающее переход от стадии к стадии. Позволяет определить причины изменений, их скорость и эффективность.

• Unified Modeling Language

Графический язык, используемый для того, чтобы визуализировать, специфицировать, конструировать и документировать процессы и системы. В комплекс входит девять разновидностей диаграмм, которые описывают классы, объекты, прецеденты, последовательности, кооперации, состояния, деятельность, компоненты, развертывание. Модель дает представление о том, в какой последовательности должны выполняться действия сотрудников, а также работа объектов внутри компании. Ответвления на схеме показывают различные условия выполнения, исключения из правил и т. п.

• ARIS (Architecture of Integrated information Systems)

Методология и соответствующее семейство программных продуктов. С их помощью структурировано описывают, анализируют и совершенствуют бизнес-процессы в компании. На схеме можно наглядно посмотреть, по каким правилам действует предприятие, какую результативность оно демонстрирует. Благодаря этой модели можно определить желаемые характеристики работы, улучшать бизнес-процессы, более рационально распределять ресурсы. Инструмент охватывает весь цикл разработки, включая анализ требований, спецификации информационных систем и описание их физической реализации.

Алгоритм описания бизнес-процесса

Формулирование целей описания бизнес-процесса

Важно помнить, что цель описания и смысл непосредственно бизнес-процесса – разные этапы работы.

Описание деятельности может преследовать цель, например, автоматизировать продажи, прием заявок и т. п. Помимо этого, целью описания бизнес-процесса может быть их оптимизация. Для этого сначала подают существующие процессы, а затем – их оптимизацию. Такие задачи можно обозначить как «Оптимизация процесса бизнес-контроля» или «Реинжиниринг процесса планирования».

Таким образом, на первом этапе необходимо понять, а лучше записать, для чего необходимо выполнить работу.

Описание целей бизнес-процесса

Второй этап предполагает определение цели непосредственно бизнес-процесса. Этот тот результат работы, который должен быть достигнут.

В отличие от технологического, бизнес-процесс может предусматривать несколько вариантов финала. Однако количество результатов ограничено, и все они должны быть обозначены.

Например, у процесса продажи или обслуживания клиента может быть две разновидности финала:

• успешное завершение сделки;

• отказ клиента от сотрудничества.

Оба варианта должны быть запланированы изначально. Во втором финале важно прописать случаи, при которых возможен подобный исход, поскольку отказ клиента от сделки возможен на разных этапах и по различным причинам. Существенное значение имеют варианты выхода из сделки.

Четкое определение целей бизнес-процесса необходимо, чтобы в итоге было максимально понятно его прохождение, этапы завершения, причины срыва либо успешного окончания.

Обсуждение с руководителями отделов, занятых в бизнес-процессе.

После постановки целей необходимо обсуждение нюансов работы с руководителями отделов, занятых в реализации бизнес-процессов.

Внутри любой организации существует определенная иерархия. На первом этапе переговоры проводятся между бизнес-аналитиком и руководством компании. Затем специалист по описанию бизнес-процессов налаживает контакты с отделами, занятыми в их реализации. Это необходимо для поиска сотрудников, которые непосредственно будут принимать участие в процессе. А найти их невозможно без контакта с руководством отделов.

Переговоры не обязательно должны проводиться со всеми нужными специалистами. О ком-то из сотрудников может рассказать их непосредственный руководитель.

Общение с сотрудниками

Следующий этап плана описания бизнес-процессов заключается в общении с лучшими сотрудниками, рекомендованными руководством подразделения. То есть с людьми, способными эффективно выполнить предстоящую работу в существующих условиях. Они могут дать бизнес-аналитику информацию, которая поможет в составлении наилучшего описания.

Список подходящих специалистов предоставляют начальники отделов. Может быть привлечен как один сотрудник, так и несколько.

Выявление приоритетных задач в бизнес-процессе

Интервьюирование сотрудников и руководителей подразделений дает бизнес-аналитику данные, которые помогут правильно определить приоритетные задачи.

На этом этапе описания бизнес-процесса проекта важно не забывать, что для каждого сотрудника его часть работы является самой значимой. Практически все полагают, что именно их вклад позволяет получить наилучший результат. Грамотные руководители поддерживают у подчиненных такое отношение к работе.

В то же время аналитику, занятому описанием бизнес-процесса продаж, например, важно понять, что в действительности имеет первостепенное значение, а что – нет. Подробное описание всех действий каждого сотрудника приведет к тому, что заметки или графические модели будут перегружены несущественной информацией, а в дальнейшем – к дополнительной работе по отсеиванию лишних подробностей.

Вряд ли для правильного и полного анализа и описания бизнес-процесса имеют значение бланки, используемые для написания деловых писем и коммерческих предложений. При необходимости такие подробности уточняются позже. Например, такая потребность может возникнуть у специалистов, разрабатывающих шаблоны деловых писем.

Значение при этом имеют такие нюансы, как контекст, стоящая перед аналитиком задача, финансовые возможности компании, временны́е ресурсы и т.п.

Не стоит забывать, что если какая-то деталь, на первый взгляд незначительная, впоследствии окажется важной, ее всегда можно вернуть в описание бизнес-процесса, несмотря на то что ранее она была из него исключена.

Определение начала и конца бизнес-процесса

После общения с сотрудниками, которые будут задействованы в реализации бизнес-процессов, можно уточнить и дополнить цели самого процесса. А затем, учитывая все имеющиеся данные, переходить к определению его начальной точки.

Хоть любой процесс и может иметь несколько финалов, начало у него всегда будет только одно.

Составление списка задач с условиями

На этой стадии бизнес-аналитик определяет основные задачи, решение которых приведет к требуемому результату. К этому времени он имеет представление о работе сотрудников предприятия. Имеющиеся у специалиста опыт и знания дают ему возможность определять, как сотрудниками будет выполняться работа, например, при автоматизации ряда процессов. С учетом этого выполняется описание ключевых моментов.

Условия или развилки – это точки в описании бизнес-процесса отдела, в которых результат будет зависеть от выполнения определенных условий. Условия в основном делятся на те, которые могут присоединяться операторами «и»/«или». Количество развилок каждой операции, блока, подпроцесса может быть различным.

Создание первого варианта описания бизнес-процесса

Восьмой этап посвящен непосредственно описанию основных бизнес-процесса. Первый вариант чаще всего бывает черновым.

Грамотный специалист рассылает набросок описания всем заинтересованным лицам за пару дней до встречи или онлайн-конференции. Сложностей с чтением и пониманием графических моделей обычно не возникает, при грамотном составлении информация на них понятна интуитивно.

У заинтересованных лиц должно быть время на изучение чернового описания бизнес-процесса. Следует предоставить им возможность заблаговременно составить вопросы и уточнения. Грамотный специалист хоть и не рассчитывает на то, что его модель будет изучена заранее, делает все от него зависящее, чтобы такая возможность была.

Обсуждение деталей с руководством компании и ключевыми сотрудниками

На девятом этапе происходит обсуждение представленного описания бизнес-процесса. Специалисту важно внимательно выслушать руководителей отделов, сотрудников, которые будут заниматься реализацией процессов, учесть нюансы, которые, возможно, были неверно поняты на этапе первого интервью.

Представление финального варианта

При описании сложных и/или специфических бизнес-процессов аналитик может составлять несколько черновых вариантов, выбирая наиболее подходящий. Процесс согласования в любом случае будет конечным. И его результатом является финальный вариант графического или текстового описания бизнес-процесса.

Подготовка готового описания бизнес-процесса

Готовое описание составляется после того, как получены необходимые согласования. Подробно описывают только финальный вариант. К файлу прилагается план работы, графические модели и т. п. документация. Графическая нотация описания бизнес-процесса и текстовый файл впоследствии ложатся в основу работы.

5 правил описания бизнес-процессов

Определенные рамки и правила, необходимые для описания бизнес-процессов, устанавливаются индивидуально, исходя из личных предпочтений специалиста и вида предпринимательской деятельности. Однако следование некоторым пунктам с большой долей вероятности гарантирует получение отличного результата.

Итак, описание должно быть:

1. Завершенным. В конечном итоге бизнес-аналитик и заказчик должны получить ответ на поставленный в начале работы вопрос.

2. Лаконичным. Хотя описание бизнес-процесса предполагает предоставление большого объема информации, изложена она должна быть лаконично, с упором на ключевые моменты. Присутствие в описании слишком большого числа деталей затрудняет восприятие, в этом случае эффективность работы специалиста будет минимальной.

3. Составленным с использованием стандартных нотаций. Нет необходимости придумывать собственные обозначения, подойдут те, что давно применяются всеми специалистами в этой сфере.

4. Учитывающим и содержащим прямое указание на каждого участника бизнес-процесса. Это можно делать, например, с помощью сносок и других инструментов.

5. Содержащим максимально понятное описание. Материал должен быть составлен таким образом, чтобы понять его мог сотрудник, не обладающий специальными познаниями в сфере аналитики.

ПО для описания бизнес-процессов

Для описания бизнес-процессов могут использоваться специальные программы. За счет автоматизации можно снижать затраты, выполнять симуляцию, визуализировать разные варианты решений, модифицировать ранее разработанные модели.

Анализировать и организовывать бизнес-процессы можно при помощи различных программных продуктов. Условно они делятся на три группы:

1. Стандартные графические пакеты для визуализации описания бизнес-процессов в электронном виде. К ним относятся, например, ABC-FlowCharter, CorelFlow, Visio.

2. Программное обеспечение для анализа, выполненное на базе графических пакетов, дает возможность не только визуализировать, но и обрабатывать ряд данных. К ним относятся, например, Ablauf-Profi, Proplan, Vamos-BE.

3. Процессно-ориентированное программное обеспечение. В эту группу входят продукты с широкими функциональными возможностями, позволяющими анализировать, моделировать и визуализировать бизнес-процессы, а также включающими модули, поддерживающие оценку и документацию. В некоторых системах можно создавать анимированные модели. Это обеспечение представлено такими продуктами, как SYCAT, ARISToolset, AENEIS, AIBAS.

Аналитики чаще всего для описания бизнес-процессов используют такой инструмент, как BPMN-2.0 (Business Process Model and Notation). Он характеризуется:

• умеренной плотностью подачи информации;

• гибкостью;

• возможностью использования широкой аудиторией (бизнес- и системными аналитиками, разработчиками баз данных и приложений).

Коммуникации и каналы, необходимые для передачи информации, без которых бизнес-процессы не могут существовать, представляют собой сложные разветвления последовательных действий. BPMN-2.0 позволяет учитывать различные аспекты деятельности предприятия. Такой подход облегчает внедрение и автоматизацию бизнес-процессов.

Итогом работы становится графическое изображение с текстовыми пояснениями наиболее значимых моментов процесса: BPMN-2.0 балансирует между легкостью восприятия и сложностью описания бизнес-процессов. Продукт доступен на сайте Object Management Group.

6 этапов внедрения бизнес-процессов в компании

Внедрение бизнес-процессов означает, что производственные процессы в компании необходимо переделать таким образом, чтобы встроить в них более эффективные алгоритмы работы сотрудников. Создание и описание бизнес-процессов – начальный этап этой задачи, поскольку в дальнейшем разработанную схему требуется внедрить в деятельность предприятия. Если компания работает давно и сотрудники выполняют свои функции по инерции, внедрение нового особенно актуально для дальнейшего развития бизнеса.

Внедрение бизнес-процессов в работу предприятия – самостоятельный процесс, который включает в себя ряд последовательных этапов:

1. Знакомство, в процессе которого сотрудникам компании необходимо рассказать о планируемой новой системе работы.

2. Привлечение; на этом этапе следует подробно остановиться на преимуществах и достоинствах внедряемого алгоритма.

3. Проверка, во время которой новая программа запускается на отдельном участке производства (либо в соответствии с новым алгоритмом работает один сотрудник).

4. Учеба. После получения результатов тестирования специалистов необходимо ознакомить с новыми правилами, обязанностями, функциональными возможностями, появляющимися с введением в действие бизнес-процесса.

5. Внедрение новой схемы происходит после того, как сотрудники предприятия прошли соответствующее обучение.

6. Осуществление контроля особенно необходимо в первое время. Следует проверять, справляются ли сотрудники с новыми алгоритмами работы, используют ли их при выполнении своих обязанностей.

Специалисты предприятия должны понимать, что применение в работе требований нового бизнес-процесса обязательно для всех без исключения. Им следует разъяснить, что это не только облегчает выполнение ежедневных рутинных задач, но и повышает доход предприятия и, соответственно, зарплату сотрудников.

Дальнейшее управление бизнес-процессами

Под управлением бизнес-процессами понимают комплекс мероприятий, который позволяет контролировать, анализировать и оптимизировать (совершенствовать) стандарты работы на предприятии.

Важная и неотъемлемая часть управления бизнес-процессами – их доработка и совершенствование. Поэтому необходима система, в соответствии с которой будут оцениваться результаты деятельности. На предприятии вводят показатели качества, то есть стандарты, отвечающие за выполнение определенных действий в установленной последовательности в требуемый временной промежуток.

Благодаря описанию управления бизнес-процессами можно использовать новые алгоритмы в работе всех отделов предприятия.

После описания бизнес-процессов организуется система их контроля и управления. В идеале управление поручается отдельному сотруднику, занимающему должность Project Manager. Он отвечает за то, что происходит на предприятии, контролирует весь производственный цикл.

Управлять процессами на интуитивном уровне нельзя. Это работа, требующая использования многочисленных инструментов описания бизнес-процессов, в том числе графиков, схем работы, заполнения отчетов. В нее входят также разработка новых алгоритмов выполнения деятельности и оптимизация (совершенствование) принятых на предприятии регламентов и процедур.

Оптимизация бизнес-процессов

Успешная деятельность предприятия на современном рынке требует от него гибкости и умения своевременно адаптироваться к изменяющимся реалиям, нужно учитывать вступившие в силу законы, ориентироваться на финансовую ситуацию, спрос, конкурентов, запасы.

Это позволяет улучшить существующие рабочие операции организации и управления деятельностью компании. С ее помощью предприятие может более гибко реагировать на изменяющиеся внутренние и внешние факторы, оставаясь успешным.

Если своевременно прибегать к оптимизации бизнес-процессов, то можно не только вести бизнес в соответствии с современными методиками, но и самим их создавать.

Постоянное управление бизнес-процессами по первоначально разработанной системе невозможно. Со временем такой подход утрачивает свою эффективность, поскольку производство развивается, структура предприятия меняется, ассортимент продуктов расширяется, а значит старые подходы не позволят достигать более амбициозных целей. Следовательно, приходит время нового описания и оптимизации бизнес-процессов.

Необходимость пересмотра существующих решений возникает в случаях, когда:

• расширяется производство;

• возникает желание улучшить качество реализуемых продуктов, обслуживания;

• возрастает конкуренция;

• необходимо повысить эффективность отдельных процессов;

• требуется сократить штат работников, не теряя при этом качество производимых продуктов;

• снижаются производственные мощности;

• необходимо улучшение существующей системы работы.

Мы перечислили лишь малую часть условий, возникновение которых требует от предприятия разработки и описания более совершенных бизнес-процессов.

Во многих сферах сегодня существует большая конкуренция, но, несмотря на это, стоимость продукта далеко не всегда является решающим фактором при выборе. Клиентам и партнерам важны качество обслуживания, удобство взаимодействия, надежность и простота отношений.

Описание бизнес-процессов призвано помочь сделать эти моменты лучше, тем самым выигрывая на фоне конкурентов, воспользовавшись советами из статьи, освоив навыки моделирования. Успех бизнеса покажет правильность принятого решения.

Автор статьи

Алексей Бояркин

Сооснователь компании «Генератор продаж»

Последние статьи этого автора:

• Бенчмаркинг компании: примеры из зарубежной и российской практики
• СTА-элементы, которые привлекут в 2 раза больше клиентов
• Формула рентабельности продаж: пример расчета

Забрать подарки
из закрытой базы

Скачать 7,4 MB

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB