Оптимизация бизнес-процессов: методы, этапы и результаты

О чем речь? Оптимизация бизнес-процессов — улучшение деятельности компании. Как правило, все делается для повышения прибыли. К началу перемен подталкивают плохое качество продукции, нарушения связи между отделами, отсутствие обязанностей у сотрудников и медленное принятие решений.

Что делать? Все начинается с постановки цели — для чего в компании затеваются изменения. А для этого нужно провести анализ существующих бизнес-процессов, чтобы разобраться, на каком этапе происходит сбой или задержка. В конце дело за малым — выбрать методы оптимизации и внедрить их в работу.

Что такое бизнес-процесс

Прежде чем рассматривать оптимизацию бизнес-процессов, следует разобраться с определениями. Термин «процесс» означает деятельность, в результате которой происходит трансформация свойств объекта. Чёткой трактовки бизнес-процесса не существует.

Можно сформулировать данное понятие следующим образом:

В этом определении субъектом выступают и неодушевленные предметы, например, оборудование, техника. В бизнес-процессе деятельность всегда осуществляется человеком — сотрудником предприятия.

Что значит оптимизация бизнес-процессов

Иногда бизнес-процесс сравнивают с конвейером. Но это не совсем верно. Здесь все задачи воспроизводятся в зависимости друг от друга. Это означает, что успех каждого этапа обусловлен результатом предыдущего действия. Чтобы между сотрудниками не возникало противоречий и не появлялись непредвиденные убытки, выполнение необходимо правильно организовать.

Оптимизация бизнес-процессов компании — это разработка и реализация методов по их модернизации с целью определения самого удачного решения для достижения целей фирмы.

Главная задача — ликвидировать прорехи в организации труда и предупредить возникновение проблем в этой области. Специалисты рассматривают это как систему: перед тем, как изменять действующий алгоритм, необходимо проанализировать его влияние на весь бизнес-процесс и даже на компанию в целом.

При верной интерпретации данного принципа владельцы организации непременно достигнут поставленных задач, а рядовые работники смогут выполнять свои функции более эффективно.

Когда нужна оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация основных бизнес-процессов необходима, если что-то происходит не по плану. Речь идёт об уже налаженном деле, когда главные процессы сформированы, но какие-то детали требуют доработки.

Такие сбои могут происходить через определённое время: компания много лет функционирует прекрасно, но в конкретный момент случается оплошность. Бывают и такие ситуации, когда бизнес расширяется, сотрудников становится больше, но доход остаётся стабильным, дублируются рабочие операции.

Понять, что необходима оптимизация ключевых бизнес-процессов, можно по конкретным признакам. Они представлены ниже.

Снизилось качество продукции

Компания стала получать негативные отзывы, появились неудовлетворённые покупатели, на производстве — много брака. Здесь всё предельно ясно — нужны кардинальные перемены.

Источник: shutterstock.com

На станции обслуживания автомобилей упал рейтинг. В отзывах стали появляться комментарии о некачественном ремонте. Руководство СТО выяснило причину — недостаточная квалификация сотрудников.

Проблема была решена за две недели — работники прошли соответствующие курсы, руководители назначили менеджеров, которые следят за качеством работы по чек-листу. Ситуация исправлена, владельцы авто — довольны.

Недостаточное взаимодействие между отделами

Если все подразделения компании работают автономно, бизнес будет функционировать не так эффективно, как должен. Каждый сотрудник может выполнять свои обязанности прекрасно, но в целом результат не всегда бывает удачным.

Предприятие по изготовлению деловых костюмов для мужчин запускает в производство новую коллекцию. Когда начали отшивать пиджаки, определили, что пуговицы неподходящего цвета. Выяснилось, что дизайнеры не утвердили итоговые эскизы с отделом закупок.

Источник: shutterstock.com

Работу была приостановлена. Предприятие заказало новую фурнитуру и утвердило алгоритм согласования будущей коллекции.

Обязанности не очерчены

Если не определить заранее ответственных, в работе появляется неразбериха. Самый надёжный метод налаживания оптимизации бизнес-процессов предприятия — составление должностных инструкций, технологических карт и схем труда.

Менеджер интернет-магазина техники связывается с постоянным клиентом, чтобы сообщить о распродаже. Покупатель приходит в негодование, потому что ему уже рассказал о скидках сотрудник, который звонил час назад.

Это произошло из-за того, что менеджер не отмечал в списке клиентов, с которыми общался. Такая работа считается неэффективной. Владелец магазина решает наладить процесс: разрабатывает конкретную схему контактов с покупателями и назначает ответственных за это.

Решения принимаются слишком медленно

Затягивание часто происходит из-за большой загрузки руководящих работников, отсутствия структуры управления, необходимости согласования большинства действий. В результате сотрудники просто не успевают делать свою работу, заказчики уходят, репутация фирмы теряется. В этом случае организации просто необходима оптимизация бизнес-процессов.

Онлайн-школа к началу учебного года запланировала добавить новые курсы в программу. Реклама запущена, группа учеников сформирована, но контент еще в процессе разработки. Программу составляют учителя и перед публикацией отправляют на утверждение старшему преподавателю, который показывает ее директору школы.

Поэтому доработка и согласование тем затягиваются не на один месяц. Из-за такой схемы к нужной дате запустить курс не получается и большинство клиентов покидают школу. Негативный опыт заставляет директора пересмотреть правила утверждения материала.

Он решает проверять вместе со старшим преподавателем только первый урок, а остальная часть уже будет дорабатываться без их прямого участия.

Специалисты советуют решать все трудности, возникающие на фирмах, с помощью SWOT-анализа. Метод помогает определить сильные и слабые места в бизнесе, подобрать эффективное решение.

Что можно оптимизировать

Работа над оптимизацией бизнес-процессов может начинаться с решения локальных проблем: поиск и ликвидация узких мест, учитывая сигналы с нижних и средних этажей организационной иерархии.

Специалисты советуют разрабатывать политику, направленную на повышение конкурентоспособности, увеличение рыночной стоимости фирмы, максимизацию прибыльности инвестиций.

Именно эти стратегии играют большую роль в повышении эффективности работы организации по мнению высшего руководства, а следовательно имеют большие шансы на удачу.

Источник: shutterstock.com

Идеально, когда команда может разработать и кратко-, и средне-, и долгосрочные стратегии. Например, в автоматизации промышленности быстрой целью можно поставить повышение качества продукции, а длительной — разработка интеллектуальных производственных систем.

Оптимизацию бизнес-процессов проще разделить на этапы. Следует начать с ответов на следующие вопросы:

1. Какие факторы влияют на клиента?Что важно для покупателя, как можно сделать его опыт более удачным?

   • Скорость обслуживания и точность: как быстро и корректно потребитель получает товар/услугу.

   • Прозрачность взаимодействия: насколько ясно и понятно покупателю, как осуществляется процесс.

2. Что воздействует на расходы организации и как можно их сократить?

   • Эффективность: качественно ли устроены процессы и ликвидируются ли ненужные действия.

   • Использование ресурсов: экономно ли расходуются материалы, время и остальные средства.

3. Что формирует новые возможности для бизнеса?

   • Маневренность сервисов/процессов: как скоро фирма может приспособиться к трансформациям и вводить новые услуги.

   • Избыток производственных мощностей: есть ли возможность использовать свободные ресурсы для новых проектов или улучшения действующей работы.

Для удачной оптимизации бизнес-процессов на производстве необходимо выделить главные приоритеты, цели и решающие факторы ценности.

Очень важно правильно определить аспекты повышения ценности, чтобы понять, какие процессы стандартные, а какие высокозначимые. Первый вид не имеет дополнительной ценности. А высокозначимые процессы специалисты называют ответом на факторы среды, потому что они формируют главные конкурентные преимущества. 

Такие инструменты, как SWOT-анализ и метод аналитической модели «5 сил Портера» рекомендуются профессионалами для определения направления оптимизации бизнес-процессов.

Анализ бизнес-процессов для дальнейшей оптимизации

Эта тема относится к подготовительному этапу. Без качественного анализа текущего состояния процесса и среды вокруг него ничего оптимизировать не получится.

Методы изучения оптимизации бизнес-процессов:

• Анализ параметров эффективности — определяются результативные и проверяемые показатели с целью понимания, в каких областях и как можно оптимизировать алгоритм.

• Бенчмаркинг — сравнение идеального состояния с тем, которое есть на данный момент в фирме. Можно взять в пример процессы конкурентов, найти аналоги в других отраслях.

• «5 почему» — метод, основанный брендом Toyota. Цель — поиск главной причины проблемы. Нужно поэтапно задать вопрос «почему?» в процессе анализа сложной ситуации, пока не будет найден «источник всех бед».

• Измерение времени цикла — нужно изучить продолжительность операций, чтобы определить самые длительные.

• Исследование стоимости — необходимо определить наиболее расходные операции и решить, как можно сократить их или сопутствующие им издержки.

При выборе метода нужно учитывать кросс-функциональный характер наиболее прибыльных операционных процессов фирмы. Для их анализа нужна комплексная команда из ИТ-профессионалов, бизнес-аналитиков, руководителей разных отделов организации.

Источник: shutterstock.com

Очень важно, чтобы перед началом оптимизации текущих бизнес-процессов был описан непосредственно процесс. Таким образом возникает возможность для его стандартизации и повторяемости.

Ещё один рекомендуемый профессионалами метод описания бизнес-процессов в BPMN нотации — Comindware Platform.

Инструменты и методы оптимизации бизнес-процессов

Инструментов оптимизации бизнес-процессов существует множество. При выборе, как правило, руководствуются, размером организации, типом производства и количеством ресурсов. Специалисты советуют сочетать несколько методов одновременно для достижения лучшего эффекта.

Цифровизация и автоматизация процессов

Современные технологии помогают справляться с производственными процессами и бытовыми делами.

Виды цифровых инструментов:

• CRM-системы — программы для налаживания контактов с клиентами. Помогают в автоматизации продаж: фиксируют запросы, напоминают о звонках, сохраняют историю сделок по каждому пользователю. Сотрудникам не нужно вручную вносить данные в Excel-таблицы и другие программы. Известные CRM-системы — amoCRM, Битрикс24.

• Чат-боты — программы, которые связываются с клиентами. Помогают отвечать на типичные вопросы без участия сотрудников. Так, пользователь может уточнить стоимость товара, доставку, статус заказа. Ботов внедряют в мессенджеры и в чат на сайте.

• Нейросети — модели, которые генерируют тексты, видео и аудио, фотографии. Ими можно пользоваться в различных целях, например, формировать коммерческие предложения, переводить в текстовый формат звонки клиентам, анализировать отзывы. Популярные нейросети — ChatGPT, Claude, YandexGPT, Midjourney.

• Системы аналитики данных — инструменты для сбора и изучения сведений о фирме. Заменяют ручную обработку отчетов, помогают выстраивать гипотезы на базе точной информации. Данный инструмент помогает определить, какая продукция или рекламные каналы приносят больше дохода. Так руководители видят, каким образом лучше перераспределить ресурсы. Популярная система — Power BI.

• ERP-системы — Enterprise Resource Planning или программы для управления ресурсами. На единой платформе сконцентрированы все виды процессов — финансы, логистика, склад, продажи, наем, что позволяет эффективно управлять ими. Очень популярная подобная программа в России — 1С.

Методологии Lean и Kaizen

Рассмотрим достаточно популярные и эффективные подходы к автоматизации и оптимизации бизнес-процессов.

Kaizen (от японского «kai» — изменение, «zen» — к лучшему) — постоянное совершенствование. Трансформации могут быть небольшими, но обязательно должны проводиться регулярно. Метод несложный, экономичный и доступен для всех работников.

Поэтому его удобно применять на малых фирмах. Kaizen позволяет поддерживать конкурентоспособность, эффективность и гибкость даже при ограниченности ресурсов.

Например, в кофейне возникла проблема, связанная с недостаточно быстрым обслуживанием посетителей. Чтобы решить ее, руководитель по-другому оформил зону сиропов — теперь наиболее востребованные вкусы стоят ближе к бариста.

Источник: shutterstock.com

Время приготовления кофе уменьшилось всего на 20 секунд, но это помогло сократить очереди. По этому же принципу руководитель изменил расположение и других компонентов.

Основные принципы метода:

• Регулярное совершенствование. Небольшие, но постоянные трансформации помогают сократить расходы и вывести на новый уровень качество товаров и услуг.

• Участие каждого работника. Определяется корень всех проблем изнутри и происходит активное устранение недочётов.

• Ликвидация потерь. Сюда входят перепроизводство, ложное ожидание, переработки, действия, не приносящие результата.

• Акцент на клиентах.Все нововведения ориентируются на улучшение деятельности и качества товаров и услуг.

• Принятие проблем. Каждая ошибка — бесценный опыт, который помогает стать сильнее.

• Стандартизация. Удачные трансформации становятся канонами, чтобы обеспечить их устойчивость в дальнейшем.

• Поддерживающие контакты. Необходимо заботиться о сохранении атмосферы доверия и помощи между работниками. Таким образом вовлечённость сотрудников повышается, и общая эффективность труда выходит на новый уровень.

Lean (от англ. «стройный») — это управленческая концепция, направленная на оптимизацию и развитие бизнес-процессов. При этом сокращаются расходы без влияния на качество продукции.

Например, обувная мастерская приобретала материалы в огромном количестве на будущее, из-за чего обычно оставались излишки. Предприятие начало заказывать поставки каждый день под определённые заказы. Это позволило значительно сократить расходы.

Источник: shutterstock.com

Основные принципы Lean:

• Ценность для покупателя. Главный аспект в концепции Lean. В первую очередь нужно понять, что на самом деле важно для клиента, а потом сконцентрироваться на создании этого приоритета.

• Поток формирования ценности. Анализ всех этапов процесса производства или предоставления услуги, выяснение, какие действия повышают полезность, а что лишнее.

• Ликвидация потерь: ложные ожидания; неэффективная логистика; чрезмерные запасы; ненужные действия; перепроизводство; работа сверх срока или устранение брака; слишком тщательная обработка.

• Формирование непрерывного функционирования.Все процессы должны протекать поэтапно, своевременно и эффективно.

• Система «вытягивания» (Pull).Производство товаров, предоставление услуг лишь тогда, когда есть активный спрос покупателей. Такой подход предотвращает перепроизводство.

• Стремление к совершенству. Концепция Leanпредусматривает постоянное улучшение. Фирма должна регулярно проводить анализ деятельности и ставить задачи по оптимизации бизнес-процессов. Специалисты находят схожесть этой модели с кайдзен.

Прежде чем внедрять Lean и Kaizen на предприятии, нужно ввести системы управления проектами. Все нюансы оговариваются строго индивидуально в зависимости от сферы производства или предоставления услуг. Ниже описаны инструменты, которые помогают в разработке программы.

Источник: shutterstock.com

Инструменты по управлению и оптимизации бизнес-процессов:

• Kanban — визуальная система, с помощью которой можно контролировать выполнение задач и ликвидировать перепроизводство.

• Картирование потока создания ценности (Value Stream Mapping). Это метод Lean-менеджмента, позволяющий визуализировать, проводить анализ и улучшать все этапы процесса производства товаров/услуг. Начало карты — заявка пользователя, конец — осуществление запроса в полном объёме. Визуально она может выглядеть, как схема путешествия клиента (Customer Journey Map).

  Но карта потока ценности содержит этапы, которые покупатель непосредственно не видит. Например, складирование, производство, сбор комплектующих. Также в Value Stream Mapping акцент ставится на количественных параметрах: время выполнения задач, объём ресурсов и запасов, брака и так далее.

• 5S — пространство на предприятии организуется согласно следующим критериям: систематизация, чистота, сортировка, стандартизация и совершенствование. Как правило, эти параметры используют на производстве и в масштабных предприятиях. Но можно вполне удачно применять их и для digital-пространств.

ТОП-7 кейсов
из разных ниш с ростом
от 89% до 1732%

Узнать подробнее

Введение аутсорсинга

Аутсорсинг — это передача непрофильных/ресурсоемких функций фирмы внешним подрядчикам.

Такой подход помогает уделить больше внимания базовым бизнес-процессам и уменьшить расходы. Специалисты, в частности, рекомендуют его использовать в следующих ситуациях:

• Непрофильные задачи — делегирование не особенно важных для организации функций. Например, наведением порядка в помещении может заниматься клининговая компания, а не штатный сотрудник.

• Невыгодная стоимость содержания работников — расходы на оплату труда, обучение специалиста, оснащение кабинета превышают цену услуг подрядчика. Можно заметить, что малый бизнес сотрудничает часто с агентством по продвижению, так как обслуживание штатных маркетологов финансово невыгодно.

• Недостаток экспертизы —не в каждой фирме есть сотрудник, способный выполнять точечные узконаправленные работы. Иногда предприятию может понадобиться разовая разработка программного обеспечения или услуги аудитора.

• Сезонные нагрузки — задействование внешних ресурсов во время превышения объёмов работ. Например, в новогодние праздники в онлайн-магазине детских товаров требуются услуги дополнительных менеджеров по продажам.

Критерии выбора инструментов

Выбор инструментов для разработки и оптимизации бизнес-процессов зависит от следующих критериев:

1. Ниша бизнеса и его ориентированность.

2. Соответствие функционала инструмента целям организации, которых она стремится достичь с помощью оптимизации процессов.

3. Размер фирмы и её стратегическая направленность.

4. Используемое программное обеспечение организации, ориентированное на оптимизацию.

5. Совместимость с другими системами для сбора и анализа информации.

6. Общая стоимость использования.

7. Доступность, надёжность и необходимость обновления.

Специалисты советуют время от времени проводить первичный аудит функций. Это поможет оценить текущее состояние всей инфраструктуры организации, понять главные задачи и нужды фирмы, сформировать дорожную карту действий по программе оптимизации бизнес-процессов.

Как оптимизировать бизнес-процессы

Любые действия, направленные на совершенствование работы предприятия, должны быть утверждены непосредственно руководителем. Очень важно соблюдать системность. Таким образом можно избавиться от ошибок и выйти на совершенно новый уровень.

Многие руководители доверяют эту задачу профессионалам. Однако основную работу всё же проводят штатные сотрудники, особенно на этапе проектирования и тестирования.

Программа предусматривает пять этапов жизненного цикла BPM:

• проектирование трансформаций;

• компиляция действий с целями и стратегией;

• грамотное планирование;

• постепенное внесение изменений;

• подведение итогов.

Методика BPM является универсальной. Она годится для работы с разными инструментами.

Очень важно с самого начала определить ключевые метрики и точки контроля. Без этого оптимизация бизнес-процессов и управление компанией не будут эффективными.

Источник: shutterstock.com

Специалисты выделяют следующие критерии успеха:

• Методологическая подготовка — все трансформации должны носить комплексный характер, тогда результат останется надолго. С помощью ВРМ можно быстро подобрать необходимые методы анализа и проектирования, подготовить структуру предприятия к переменам, определить должностные обязанности и разделить полномочия.

• Поддержка руководства — уровень свободы сотрудников снижается, что может вызвать негодование и протест с их стороны. Очень важно при осуществлении BPI-инициатив иметь необходимые ресурсы и спонсоров.

• Агент трансформаций — очень важно иметь грамотного и компетентного лидера. Как правило, на предприятиях этим занимается бизнес-аналитик.

• Участие сотрудников — работники непосредственно задействованы в переменах. Поэтому они знают все узкие места и нюансы функционирования. Очень важно, чтобы все сотрудники были частью большой дружной команды.

• Контроль изменений — результаты деятельности должны быть видны и понятны. Некоторые параметры сложно определить, например прозрачность операций. Но работники должны понимать её ценность и необходимость.

• Культура — понятие многогранное и комплексное. В команде должна царить атмосфера взаимопонимания, поддержки и ориентированности на одну общую цель.

Нужно время от времени пересматривать процессы и находить возможности для их улучшения. Инициатива может исходить и от сотрудников. Очень важно понимать приоритеты и делать правильный выбор. Вся деятельность фирмы должна ориентироваться на стратегию, типичные метрики эффективности, планирование в соответствии с современными реалиями.

Как вовлечь сотрудников в оптимизацию бизнес-процессов

Для оптимизации бизнес-процессов немаловажна деятельность сотрудников:

• Гарантия прозрачности и открытые коммуникации. Работник должен понимать цель, направление и процесс оптимизации. Руководитель обязан разъяснить всё сотрудникам и при необходимости ответить на их вопросы.

• Время на обучение и подготовку. Чтобы оптимизация прошла эффективно, у коллектива должны быть необходимые знания. Для этого, как правило, руководство организует курсы, занятия, приглашает опытных наставников.

• Назначение ответственных представителей. Специалисты рекомендуют задействовать сотрудников из разных отделов компании, чтобы учесть все точки зрения.

• Обратная связь. Для работников очень важно быть услышанными. Можно сформировать систему анонимных опросов или организовать непосредственную встречу сотрудников с начальником для внесения предложений.

• Пилотный проект. Трансформации нужно производить постепенно, чтобы коллектив мог оценить действия каждого изменения.

• Поддержка. Руководством должны оглашаться отчёты о проделанной работе и устанавливаться новые ориентиры.

• Оценка результата. На этом этапе подводятся итоги и поощряются все участники процесса.

Коллектив должен ощущать поддержку начальника, понимать цель процесса и видеть измеримый результат. Главные действия руководителя — обучение сотрудников, их мотивация и поощрение.

Результаты оптимизации бизнес-процессов

Что же такое оптимизация бизнес-процессов? Это не просто определённые изменения, но и постоянная работа над усовершенствованием функционирования компании. Как измерить результаты, чтобы понять, что движение идёт в верном направлении?

Параметры, которые помогают оценить эффективность оптимизации:

• Главные метрики производительности. KPI, связанные с целями оптимизации (время выполнения задач, сокращение расходов и улучшение качества). Когда приоритеты понятны, измерение становится более точным.

• Временные рамки. Измерение промежуточных результатов (еженедельных, ежеквартальных, годовых) позволяет понять ошибки и оценить верность направления.

• Сравнение со стартом. Очень важно возвращаться в начало пути и понимать, каких результатов достигла организация после введения мер по оптимизации.

• Обратная связь от коллектива. Очень важно выслушать мнение каждого сотрудника и понять, как на них повлияла новая стратегия.

  
  

  Источник: shutterstock.com

• Изменения производительности. Оцените время выполнения задач. Возможно, какие-то процессы ускорились или в них снизилось количество погрешностей после оптимизации.

• Финансовые параметры. В первую очередь следует соотнести объём расходов до и после введения новаций. Рост прибыли — также важный показатель того, что руководство выбрало правильный путь.

• Инструменты изучения данных. Бизнес-аналитика и визуализация показателей позволяют определить главные аспекты, которые нуждаются в особом внимании. Специалисты на этом этапе могут скорректировать план действий.

• Изменение стратегии. На практике очень часто приходится трансформировать ранее выбранную политику. Если ожидания не оправдались и цели не достигнуты — нужно точечно или в общем объёме изменить подход.

• Принцип непрерывного совершенствования. Оптимизация должна проходить без перерыва. Своевременное измерение результатов поможет оценить верность выбранного направления. Руководитель должен быть готов к любым изменениям, проявлять гибкость и адаптивность.

Типичные ошибки в оптимизации бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов — новый вызов для любой компании. Здесь бывают и взлёты, и падения. Ниже представлены наиболее распространённые ошибки в оптимизации:

1. Начало масштабных трансформаций ключевых процессов. Введение ранее не опробованных методов может привести к крушению всего алгоритма. Изменения следует внедрять точечно, начиная с неэффективных областей.

2. Неправильное определение приоритетов и целей. Любые трансформации следует начинать с анализа. Он покажет наглядно, какие зоны нуждаются в изменениях.

3. Решение проблем на интуитивном уровне. Очень важно проводить измерения ключевых показателей (рентабельность, чистая прибыль, операционные расходы). И уже на их основе строить дальнейшие стратегии.

4. Привлечение топ-менеджмента к оптимизации. Необходимо назначить ответственное лицо, которое будет управлять процессом, и только на финальном этапе можно приглашать руководящее звено.

5. Использование готовых решений. К любым изменениям следует подходить индивидуально. У каждой компании, даже в одинаковых нишах, разные потребности, задачи и цели. Поэтому выбор готовых стратегий — не лучший вариант.

6. Сокращение расходов на специалистов. Иногда фирма предпочитает экономить средства и не проводит оптимизациюили внедряет её, привлекая более низкоквалифицированных работников. Данный подход может привести к усугублению ситуации и появлению ещё больших расходов.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы об оптимизации бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов — важный этап в деятельности любого предприятия. Каким образом проводить трансформацию и с чего начинать — сугубо индивидуальные вопросы, ответить на которые может только хорошо осведомлённый о финансовом положении фирмы специалист.

Какие принципы оптимизации бизнес-процессов?

Главные положения:

• Фокус на клиента — все трансформации и улучшения должны быть направлены на удовлетворение потребностей покупателя.

• Привлечение всех работников в процесс оптимизации — каждый сотрудник может стать генератором гениальной идеи.

• Регулярное улучшение — оптимизация — это комплексный, системный процесс, а не ежегодная акция. Если модернизация принесла плоды и стабилизировала состояние компании — прекрасно. Но останавливаться не стоит. Нужно искать новые пути для совершенствования.

• Комплексный подход — все процессы в компании взаимосвязаны и взаимозависимы. Трансформации в одной области обязательно отразятся на остальных.

Как автоматизация влияет на оптимизацию бизнес-процессов и ресурсов?

Она позволяет сократить объем ручного труда в производстве, снизить ошибочные показатели, повысить продуктивность и прозрачность выполняемых работ/услуг. Работники в этом случае могут уделить больше времени подготовке стратегий.

Какие возникают риски при оптимизации бизнес-процессов?

На некоторых фирмах руководство сталкивается с сопротивлением работников, техническими проблемами и сбоями, непредвиденным влиянием на действующие процедуры и повышением общих затрат, обусловленных большой стоимостью мероприятий.

Для предотвращения подобной ситуации нужно тщательно спланировать оптимизацию и просчитать возможные риски.

С чего нужно начинать трансформацию?

Перед принятием решения следует провести анализ текущего положения организации и определить стратегию. Очень важно сначала ликвидировать все прорехи и проблемные процессы, и только потом приступать к налаживанию остальных показателей.

В процессе оптимизации используется множество инструментов и эффективных методик, которые помогают вывести предприятие на новый уровень.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону