Платежный календарь: для чего нужен, как составить и использовать

О чем речь? Платежный календарь — инструмент для контроля денежных потоков компании, позволяющий планировать доходы и расходы на определенный период. Он помогает избежать кассовых разрывов и обеспечивает финансовую стабильность.

Как использовать? Календарь составляют на основе договоров, графиков платежей и прогнозов поступлений. Регулярное обновление и анализ данных позволяют оперативно корректировать финансовую стратегию.

Периоды планирования

Долгосрочная модель планирования прекрасно показывает, во что выльется бизнес через десять лет. Но она совершенно бесполезна, если нужно понять, сколько денег окажется в кассе уже завтра. Поэтому при планировании важно выбрать правильный временной горизонт — в зависимости от целей и задач. Выясним, когда уместно смотреть далеко вперед, а когда стоит сосредоточиться на ближайших днях.

Длинные

Иногда компании необходимо взглянуть в будущее на годы вперед.

• Окупится ли вложение?

• Сохранится ли финансовая устойчивость?

• Выдержит ли бизнес кредитную нагрузку?

Финансовая модель с таким горизонтом позволяет видеть общую картину и принимать взвешенные решения на срок от пяти до двадцати лет.

Средние

На основе долгосрочного плана формируется среднесрочный, где акценты уже смещаются ближе к реальности. Например, годовой бюджет разбивается на кварталы, чтобы отслеживать, насколько компания вообще движется к своим целям.

Источник: shutterstock.com

Допустим, изначально предполагалось, что через три года бизнес выйдет на биржу, но если уже в первом квартале показатели начинают проседать, стоит задуматься, не изменились ли условия игры.

Короткие

Однако даже годовой план порой оказывается слишком обобщенным. Ведь в нем не отражаются нюансы, которые критичны на короткой дистанции. Для оперативного управления важна конкретика: когда придут деньги, какие платежи грядут, хватит ли средств в ближайшие дни. Тут уже работают короткие планы.

Особенно это чувствует малый бизнес, где под сомнение ставится факт выживания даже в ближайшие дни. И в такой ситуации незаменимым инструментом становится финансовый план, или платежный календарь. Именно о нем и пойдет речь дальше.

Что такое платежный календарь

Это простой, но крайне полезный инструмент для краткосрочного планирования. Обычно он представляет собой таблицу, где каждый день расписан по поступлениям и выплатам. Такая схема помогает держать под контролем движение денег.

Тут видно, откуда и когда ожидаются поступления, а также кому, в какие сроки и сколько предстоит заплатить, будь то поставщики, кредиторы, налоговая или кто-то еще.

Идеальный вариант — когда в этом календаре фиксируются также остатки средств на начало и конец каждого дня. Тогда можно заранее увидеть, хватит ли денег на выполнение обязательств или стоит что-то скорректировать.

Эксперты считают, что платежный календарь необходим организациям любого масштаба, но именно для МСП он критически важен. Ведь четкое понимание своих денежных потоков позволяет избежать кассовых разрывов и вовремя рассчитаться по всем обязательствам.

Когда на счете не хватает средств, под угрозой оказываются не только поставки, зарплаты или переводы по кредитам, но и сама деятельность компании.

Иногда задержка оплаты заканчивается только штрафами и испорченной репутацией. Но бывают ситуации, когда последствия куда серьёзнее. Может быть арестован счёт, определена административная или даже уголовная ответственность.

В худшем случае — приостановка всей деятельности. Все это лишь подчеркивает: планирование платежного календаря — не формальность, а реальный инструмент выживания.

Задачи платежного календаря

Платежный календарь — это не просто график поступлений и выплат, а важный инструмент финансового контроля. Как он помогает решать ключевые задачи для поддержания стабильности компании?

Предотвращать дефицит бюджета

В долгосрочном планировании мелочи часто ускользают — никто не думает, что через пару недель нужно будет срочно починить станок или купить в офис принтер. А в реальности такие затраты возникают постоянно.

И если заранее не заложить для них источник, потом придется срочно где-то искать деньги, в панике пересматривать приоритеты. В платежном календаре легко отразить это: посмотреть, где можно временно сократить расходы и перенаправить средства, чтобы не провалить бюджет и не оказаться банкротом.

Предупреждать кассовые разрывы

Кроме того, календарь помогает избежать ситуации, когда на счету просто нет средств, чтобы выполнить обязательства. Казалось бы, заказчик вот-вот заплатит, но пока деньги не поступили, а поставщику платить надо сегодня.

Источник: shutterstock.com

Если не следить за остатками средств и не выстраивать приоритеты, можно попасть в кассовый разрыв. А значит — просрочки, неустойки, испорченная деловая репутация. Именно в таких случаях важно уметь решать, что можно отложить, а что обязательно оплатить вовремя.

Мониторить дебиторскую задолженность

Если клиентов несколько, и каждый платит в разные даты, то без системы легко забыть, кто и когда должен перевести деньги. А ведь они — часть оборота. Зависшие у контрагентов суммы тормозят развитие, вместо того чтобы работать на компанию.

Когда вся информация сведена в календарь, это позволяет вовремя напоминать клиентам о недоимке и планировать поступления с точностью до дня.

Вовремя платить по счетам

У самой компании тоже есть финансовые обязательства. И чем ответственнее к ним подход, тем устойчивее бизнес. Вовремя оплаченные счета, аренда, коммунальные, налоги — это не только спокойствие внутри, но и репутация снаружи. Финансовая дисциплина работает как щит, и календарь помогает его держать в порядке.

Инвестировать

Бывают случаи, когда денег больше, чем нужно на текущие расходы. Тогда появляется возможность инвестировать.

Выводить дивиденды

Когда бизнес в профиците, появляется возможность раздать средства инвесторам. Но для этого нужно понимать, когда и сколько средств останется в распоряжении компании. План позволяет это просчитать и принять решение в нужный момент, а не действовать вслепую.

Примеры использования платежного календаря

Составление платежного календаря — это не просто работа с цифрами, а по-настоящему трудоемкий процесс. Он позволяет оперативно управлять денежными потоками. И особенно выручает, когда все кажется очевидным, но на деле может обернуться серьезными трудностями.

Предстоят крупные траты

Андрей занимается производством одежды. Сначала делал вещи только для взрослых, но со временем решил расшириться и открыть еще один цех — уже для детской линейки. Он просчитал ожидаемую прибыль, вдохновился возможностями, захотел быстро вложить в новое направление всю нужную сумму, взяв ее из оборота. На первый взгляд идея выглядела логично: сразу начнешь — быстрее получишь результат.

Но перед тем как действовать, Андрей открыл платежный календарь и увидел, что при таком раскладе основной бизнес окажется под угрозой. Закупка тканей, выплаты по зарплате — на все это просто не останется денег.

Источник: shutterstock.com

Благодаря тому, что вся финансовая картина у него была перед глазами, он смог вовремя притормозить. Вместо резкого шага Андрей решил растянуть затраты на запуск нового цеха на три месяца, равномерно распределив выплаты.

Эти суммы он сразу занес в календарь. В результате удалось сохранить устойчивость основного направления, избежать кассового провала и параллельно запустить новый проект — спокойно, без спешки и долгов.

Нужны деньги на экстренные нужды

Анна руководит дизайнерским агентством, и дела у нее складываются хорошо. Зарплаты выплачиваются вовремя, участие в выставках идёт по плану, реклама запускается регулярно. Но к деньгам в компании Анна относилась просто: дивиденды не планировала, брала средства из оборота по мере необходимости. И непредвиденные расходы в бюджете не учитывала — была уверена, что с ее бизнесом ничего экстренного случиться не может.

Однажды она уехала в отпуск и, как обычно, оплату путевки взяла из средств фирмы. Пока ее не было, одна из зарубежных программ, на которой держалась работа агентства, неожиданно вышла из строя.

Срочно потребовалось купить новое ПО на 10 человек — сумма немалая, 250 тысяч рублей. Таких денег в кассе не было. Анне пришлось оформлять кредит, чтобы выйти из ситуации.

Этот случай стал для нее уроком. Во-первых, Анна поняла, что форс-мажоры случаются даже в самых устойчивых компаниях, и без резерва можно легко загнать себя в угол. Во-вторых, стало ясно, что брать деньги из бизнеса на личные нужды без плана — плохая идея.

Даже если все, кажется, под контролем. С тех пор в агентстве появился кассовый план в виде платежного календаря. Анна отслеживает движение средств каждый день и заранее закладывает статьи на непредвиденные расходы. Теперь в бюджете всегда есть резерв, который помогает чувствовать себя увереннее в любой ситуации.

Клиент просит об особых условиях

Дмитрий делает мебель для ресторанов. Работает по стандартной схеме: берет предоплату 50 %, чтобы закупить материалы и оплатить сборщиков — они получают деньги за каждый час труда.

Однажды к нему обратился крупный клиент с интересным предложением. Объем работ — серьезный, деньги — тоже. Но заказчик попросил уменьшить предоплату до 30 %. Сначала Дмитрий хотел согласиться — сумма в финале выглядела внушительно.

Но все же решил заглянуть в платежный календарь в раздел расходов, чтобы точно понять, потянет ли. Оказалось, что с таким авансом ему придется вкладывать собственные средства либо брать кредит. Переплачивать проценты не хотелось. Тогда Дмитрий нашел выход: договорился с поставщиками о снижении предоплаты на материалы. Это позволило уложиться в график без лишних затрат, выполнить заказ и сохранить клиента.

Необходимо принять управленческое решение

ИП Попов занялся разработкой платежного календаря: внимательно заполнил таблицу, включив туда все расходы на доставку. Когда он свел цифры, выяснилось неожиданное: содержание собственного транспорта обходится дороже, чем услуги сторонней транспортной компании. Попов сделал выводы и сменил подход. Теперь каждый месяц он заказывает доставку у ТК — и это экономит приличную сумму, не снижая качество сервиса.

Сотрудник просит об авансе

ИП Дьяков платит зарплату раз в месяц, в конце. Но у каждого бывают непредвиденные ситуации. Один из работников обратился за авансом. Дьяков готов помочь, но не наобум. Он осуществляет управление платежным календарем и проверяет: не повлечет ли это кассового разрыва? Если средств достаточно и обязательства не страдают — выдать аванс можно. Все под контролем, когда есть рабочий инструмент.

Пример заполнения платежного календаря

ИП Иванов решил распланировать неделю и составил платежный календарь для своего бизнеса. В таблице аккуратно отразил все расходы, а также даты, когда на счет компании поступят деньги. Пополнение обозначил знаком «плюс», а расход — «минус».

Когда предприниматель внимательно изучил таблицу, стало ясно: 20 и 21 марта возможен кассовый разрыв. Денег, имеющихся на счету, не хватит, чтобы вовремя рассчитаться и с сотрудниками по зарплате и с поставщиками за сырье.

Задерживать выплаты персоналу Иванов не захотел — вопрос принципа. Зато нашел компромисс с поставщиком, договорившись разбить сумму на два платежа. Решил немного сдвинуть и хозяйственные расходы — покупку моющих средств перенес на следующую неделю. Это позволило освободить 25 тысяч рублей— их как раз не хватало для полного расчета с коллективом. Итог оказался положительным. И с сотрудниками рассчитался вовремя, и обязательства перед поставщиком не нарушил. Все благодаря тому, что вовремя взглянул в таблицу.

В итоге платежный календарь стал выглядеть так:

А если бы бизнесмен договорился с одним из поставщиков об отсрочке платежа, календарь выглядел бы так:

Стоит ли использовать Excel для составления платежного календаря

Прежде чем перейти к вопросу о том, как можно организовать платежный календарь в Excel, стоит взглянуть на слабые стороны этого решения:

• Отсутствие контроля за целостностью данных. Если пользователь случайно удалит важное значение в таблице, Excel никак его не остановит. Конечно, можно попытаться защитить ячейки или использовать макросы, но стопроцентной гарантии это не даст — сбой может случиться в любой момент.

• Сложности с работой в многопользовательском режиме. Пока сотрудников мало — двое или трое — таблицу можно расшарить и вести ее вместе. Но если людей много, логичнее задуматься о переходе на более устойчивое решение, например, на базу данных.

• Безопасность. Excel не обеспечивает надежной защиты, и любой желающий при определённой настойчивости может найти способ снять ограничения. Поэтому доступ к файлу стоит давать только тем, кому действительно доверяют.

• Практические недостатки. В Excel приходится вручную вносить одни и те же данные в разные формы. В отличие от специализированных решений, здесь нет готовых обработок для обмена с банком или другими системами. Все можно настроить, но обойдется это недешево. Логичнее встроить календарь прямо в ту систему, с которой компания работает. Но при малом объеме операций выгода от автоматизации бывает не такой уж заметной.

• Ограниченный размер базы. Excel не справляется с большими массивами данных. Пока компания небольшая, проблем не будет. Но если дела пойдут в гору, таблица может начать тормозить и станет неудобной.

Если подвести итог, становится понятно: вести платежный календарь предприятия в Excel все-таки можно, но при этом нужно соблюдать определённые условия. Во-первых, объём операций не должен быть слишком большим.

Примерно до тридцати платежных документов в день. Во-вторых, работать с таблицей должны только проверенные сотрудники — не больше трех человек. И, наконец, речь идет о случаях, когда в используемой системе учета просто нет подходящего функционала для управления денежными потоками.

Источник: shutterstock.com

Стоит также упомянуть несколько моментов, которые способны нивелировать недостатки использования Excel для ведения платежного календаря. Так, помимо него и списка платежных поручений, файл может выполнять и дополнительные функции.

В частности, с его помощью легко организовать составление бюджетов и контролировать лимиты на оплату в их рамках. Кроме того, проблему с повторным вводом данных можно обойти — если наладить двусторонний обмен с платежным модулем 1С, то необходимость вручную дублировать информацию исчезает.

И еще один важный момент: если вы планируете серьезно заниматься бюджетированием, то эффективность Excel может оказаться вполне приемлемой. Конечно, специализированные программы часто обладают более широкими возможностями.

Но их стоимость и сложность могут перевесить потенциальную выгоду. А в Excel относительно просто настроить связь бюджетов с календарем — с помощью обычных формул передать лимиты из одной части таблицы в другую.

В итоге получится доступный и удобный инструмент. Он поможет держать под контролем как бюджет, так и денежные потоки.

Принципы составления платежного календаря

Для ведения платежного календаря можно использовать специальные программы и таблицу в Excel. Главное — не форма, а строгое соблюдение определенного порядка и принципов.

Регулярный сбор данных

Первое, с чего все начинается, — это регулярный сбор информации. Без точных и своевременных данных говорить о каком-либо планировании не приходится. В качестве источников обычно выступают договора, счета, согласованные графики оплат и другие документы, отражающие финансовые обязательства и ожидания.

В основе календаря лежат все выгоды и расходы, с которыми работает компания. Доходную часть формируют поступления от клиентов, средства по кредитам, проценты по вкладам и прочие. Расходная же сторона включает закупку товаров и сырья, оплату труда, налоги, аренду, оплату коммунальных услуг, обслуживание долгов и иные обязательные траты.

ТОП-7 кейсов
из разных ниш с ростом
от 89% до 1732%

Узнать подробнее

Приоритизация платежей

Одна из ключевых задач при составлении календаря — определить, какие переводы должны быть проведены в первую очередь, а какие можно сдвинуть на более поздний срок. Речь идет не только о финансовых штрафах за просрочку, но и об имиджевых потерях, если, к примеру, нарушить договоренности с партнерами или сотрудниками. Важен разумный подход и понимание возможных последствий для каждого конкретного переноса.

Анализ денежных потоков

Платежный календарь компании — не просто перечень дат и сумм. Это инструмент, позволяющий анализировать движение денег внутри бизнеса. Он помогает заранее замечать моменты, когда средств может не хватить, оценивать, насколько стабильно идут поступления, при необходимости пересматривать график выплат или структуру расходов.

Разделение на периоды

Для удобства и наглядности календарь принято членить на отдельные отрезки времени. Самый популярный вариант — это помесячное планирование с разбиением по дням. Такой подход позволяет не упустить ни одной даты и четко понимать, когда и что должно быть оплачено.

Регулярное обновление и контроль

Важно помнить, что платежный календарь — живой документ. Его следует постоянно корректировать, добавляя новые сведения, пересматривая ранее запланированные суммы и подгоняя график под реальные условия. Только в этом случае он действительно помогает принимать верные решения и управлять финансами осознанно.

Учет форс-мажоров и создание подушки безопасности

В работе с календарем желательно предусмотреть элемент запаса. Даже самый подробный график не застрахован от непредвиденных ситуаций. Резервный фонд позволяет уверенно чувствовать себя в случае форс-мажора.

Именно платежный календарь на месяц или год помогает выявить свободные средства в период избыточных доходов и направить их в такую "подушку", которая однажды спасет бизнес от лишних кредитов или просрочек по ним.

Как составить платежный календарь

Самым трудным этапом работы оказывается вовсе не расчет или распределение сумм, а сбор всех данных по доходам и расходам. Именно это требует больше всего внимания и усилий.

Шаг 1: Соберите данные по доходам

Первым делом стоит определиться с доходной частью. Нужно понять, когда и в каком объёме в компанию поступят средства. Важно считать не только выручку от продаж, но и субсидии, займы, возвраты ранее выданных авансов, проценты, получаемые по вкладам.

При этом необходимо учитывать и фактическое поведение контрагентов. Если кто-то из них регулярно задерживает оплату, то и в план эту сумму стоит включить с небольшой задержкой, чтобы не создать иллюзию излишней ликвидности.

Так удастся получить не абстрактную картину, а довольно точный и жизнеспособный прогноз поступлений по дням.

Шаг 2: Распланируйте расходы

Следующий шаг — это систематизация расходов. Придется пройтись по всем отделам и собрать информацию не только от бухгалтерии, но и от продажников, маркетологов, руководителей подразделений. У каждого найдется свой список предстоящих затрат.

При этом важно выяснить не просто суммы и назначения, но и точные даты, условия и срочность платежей. В крупных компаниях бывает полезно зафиксировать, кто именно отвечает за ту или иную статью, чтобы не было путаницы и можно было оперативно уточнить детали.

На начальном этапе этим обычно занимается бухгалтер или финансовый руководитель, но в дальнейшем лучше выделить отдельного сотрудника, который будет собирать сведения, следить за сроками и взаимодействовать с подразделениями.

Кроме того, нужно договориться о регулярности передачи данных, установить четкие правила, по которым отделы будут подавать информацию о будущих затратах, и сформировать общий шаблон календаря. Без дисциплины в этом процессе даже самая точная таблица перестаёт работать, а значит, теряет свое назначение.

Шаг 3: Сгруппируйте показатели

Как только все данные собраны, следующим шагом становится их систематизация. Для работы с платежным календарем чаще всего используют Excel, поскольку эта программа удобна в использовании — таблицы легко дополняются, корректируются и адаптируются под нужды конкретной компании.

Выберите строки

Для начала стоит определить структуру по строкам. В каждой из них отражается конкретная статья движения средств. Чтобы сохранить порядок и добиться наглядности, полезно заранее продумать иерархию. С этим справляются с помощью группировки — стандартной функции Excel. Такая организация особенно полезна при разветвленной структуре расходов и поступлений.

Источник: shutterstock.com

В верхней части таблицы указывают остаток денежных средств на начало рассматриваемого периода. Он формируется из сальдо предыдущего. Далее размещаются строки с данными по конкретным статьям поступлений и расходов, и внизу — расчет итогового остатка. Этот показатель складывается из суммы начального и всех движений за выбранный отрезок времени.

Чтобы анализ данных был осмысленным, стоит разделить статьи движения средств по видам деятельности — основная, инвестиционная и финансовая. В противном случае возникает путаница, и сложно понять, где именно возникли проблемы или дефицит средств.

Придайте платежному календарю форму

Переходя к столбцам, важно помнить, что календарь чаще всего составляется на месяц вперед, с детальной разбивкой по неделям. Такой формат удобен, особенно для казначейства — позволяет не только прогнозировать предстоящие операции, но и контролировать текущие. В итоге таблица покрывает пять или шесть недель, охватывая полный календарный месяц.

В столбцах должны присутствовать все рабочие дни, ведь даже если в конкретную дату нет необходимости проводить платеж, вполне возможно, что деньги поступят на счет. Чтобы сделать таблицу более удобной, выходные часто выделяют другим цветом — это добавляет наглядности.

Формирование платежного календаря требует внимания. В конце каждой недели вносят данные о фактически совершенных поступлениях и тратах. И делают необходимые поправки на оставшиеся дни. К середине последней недели месяца уже нужно иметь готовую версию календаря на следующий период.

При этом старые удалять не следует — достаточно свернуть их при помощи группировки. Если календарь ведется не с начала года, полезно заполнить его хотя бы с начала текущего квартала. Так проще выявить повторяющиеся операции и заранее включать их в план.

Шаг 4: Заполните платежный календарь

Когда схема готова, наступает момент ее фактического заполнения. Здесь важно сохранять реализм и избегать излишнего оптимизма. Все поступления следует вносить по минимально гарантированным суммам на наиболее поздние из возможных дат.

Это поможет учесть задержки от клиентов и избежать переоценки объема ожидаемой выручки. Платежи же фиксируются строго по условиям договоров: с точной суммой и сроками. При внесении данных необходимо следить, чтобы итоговый остаток денежных средств на конец каждого дня оставался положительным.

Источник: shutterstock.com

Это основа устойчивого движения средств. Именно такой подход позволяет своевременно выявить возможные кассовые разрывы и заранее предпринять меры для их предотвращения.

Шаг 5: Регулярно анализируйте данные платежного календаря

После заполнения таблицы работа не заканчивается. Календарь необходимо анализировать на постоянной основе. Как правило, это делают каждую неделю. Такой темп позволяет оперативно оценивать финансовую ситуацию, сверять остатки средств на расчетных счетах и принимать решения на ближайшие дни. Если при анализе ясно, что поступлений не хватает для покрытия плановых расходов, можно попробовать договориться с покупателями о более ранней оплате, с поставщиками — об отсрочке. Это поможет выровнять баланс, избежав проблем с ликвидностью.

Правила ведения платежного календаря

• Ответственность за его заполнение должна лежать на одном человеке.

На первый взгляд кажется логичным распределить обязанности между сотрудниками разных отделов. Пусть каждый отвечает за свои доходы/расходы. Но на практике чем больше участников работает с таблицей, тем выше риск ошибок, несостыковок и потери контроля.

Поэтому разумнее всего назначить одного ответственного — например, бухгалтера, который и так ежедневно занят с цифрами и понимает структуру финансов компании.

• Планировать поступления и расходы необходимо совместными усилиями.

Для этого в каждом отделе следует определить сотрудника, который будет передавать данные о предполагаемых тратах и доходах ведущему календарь. Чтобы этот процесс был организованным, его лучше формализовать.

Так, в отделе маркетинга ответственный может направлять данные о PR-расходах до 7 числа месяца, а кладовщик — присылать информацию о закупках к 10-му. Это позволит точно понимать, когда все данные собраны и можно изучать финансовую ситуацию.

• Проводите проверки.

Для контроля точности и эффективности планирования полезны регулярные встречи. На них обсуждаются итоги периода и сравниваются запланированные значения с тем, что произошло в реальности.

Если расхождение превышает 20 %, это повод внимательнее разобраться в причинах и скорректировать подход к формированию календаря. Такие собрания помогают улучшить финансовое управление и вовремя выявить слабые места в планировании.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о платежном календаре

Платежный календарь и бюджет движения денежных средств — оба этих инструмента важны для финансового планирования и управления ликвидностью компании. Они помогают систематизировать поступления и расходы, контролировать выполнение обязательств и избегать кассовых разрывов. Однако между ними есть и различия.

В чем его отличия от БДР?

Бюджет доходов и расходов — инструмент стратегического планирования. Он помогает формировать финансовую модель на перспективу. Но в повседневной работе он не всегда может дать оперативную картину. Здесь и проявляются ключевые особенности платежного календаря:

• Во-первых, уровень детализации в нём значительно выше. Календарь позволяет видеть конкретные суммы и даты всех поступлений и списаний, вплоть до ежедневного разбора операций. В БДР такие данные обычно сгруппированы по более крупным временным и содержательным категориям.

• Во-вторых, календарь гораздо гибче. В нём допустимо вносить изменения, перемещать платежи внутри месяца и пересматривать приоритеты. Это помогает адаптироваться к изменяющейся ситуации.

• В-третьих, вся информация в календаре привязана к конкретным датам. Например, выплаты заработной платы указываются на определенное число месяца.

• И наконец, календарь удобно использовать для краткосрочного планирования — он может охватывать всего одну неделю.

Какие можно выделить минусы его ведения?

Несмотря на очевидную пользу, работа с календарем сопряжена с определенными сложностями:

• Поддерживать таблицу в Excel или похожем ПО — задача трудоемкая, требующая времени и внимательности.

• Если использовать сторонние программные решения, придется нести дополнительные расходы на их обслуживание или подписку.

• Необходимо назначить ответственного за ведение календаря. Это значит, что часть его прежних задач нужно будет перераспределить среди коллег.

Еще содержание и форма календаря сильно зависят от специфики компании, ее финансового учета и потребностей сотрудников, которые используют этот инструмент в ежедневной работе.

Зачем при его составлении разрабатывать внутренний регламент?

Чтобы структура работы с календарем была понятной и устойчивой. Внутренний регламент поможет закрепить порядок действий и снизить вероятность сбоев. В нём важно указать:

• кто именно отвечает за ведение календаря;

• горизонт планирования — от недели до года, с разбивкой на месяцы, недели и дни;

• кто, каким образом и в какие сроки подает заявки на планируемые расходы;

• как информируют о разовых и крупных платежах — например, при суммах свыше 100 000 данные нужно предоставить за месяц, для остальных — минимум за семь дней;

• какие расходы считаются первоочередными — чтобы при нехватке средств можно было распределить переводы по установленной очередности;

• какие действуют лимиты по конкретным статьям затрат;

• как осуществляется контроль исполнения.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать ценные бизнес-подарки бесплатно

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB