Удаленные сотрудники: поиск, отбор, оформление

Удаленные сотрудники: поиск, отбор, оформление

Удаленные сотрудники: поиск, отбор, оформление
Время чтения: 19 минут
Отправим материал вам на:

Многим руководителям наверняка приходилось сталкиваться с тем, что их сотрудник хочет «поработать на дому». Как вы на это реагировали? Скорее всего, вы воображали, как весело работник проводит время, совершенно не думая о работе.

Современные технологии позволяют работодателю не переживать о том, что их подчиненный «отлынивает» от выполнения своих обязанностей. Появление смартфонов и бесплатных Wi-Fi-зон позволяют держать этот вопрос под контролем. Поэтому, будет лучше, если вы позаботитесь о сохранении цельности компании.

Из этой статьи вы узнаете:

  1. Кто такие удаленные сотрудники
  2. Плюсы и минусы, если сотрудник работает удаленно
  3. 3 распространенных заблуждения про найм удаленных сотрудников
  4. Кто чаще всего ищет удаленную работу
  5. 5 вариантов поиска удаленных сотрудников
  6. Пошаговая инструкция правильного набора сотрудников
  7. Как оформить удаленного сотрудника
  8. Как организовать удаленный доступ сотрудников
  9. 6 лучших инструментов управления удаленными сотрудниками
  10. Как контролировать удаленных сотрудников
  11. Увольнение удаленного сотрудника

Кто такие удаленные сотрудники

Удаленные сотрудники

Удаленный сотрудник

это специалист, нанятый для выполнения определенных обязанностей. Причем, это могут быть и штатные работники, с которыми компания заключила трудовой договор, и фрилансеры, то есть специалисты-частники, которых привлекают для выполнения какой-либо определенной работы (например, разработка конкретного проекта).

По сути, понятия удаленный сотрудник и фрилансер существенно отличаются друг от друга и их нельзя путать.

Чаще всего удаленный сотрудник требуется в следующие сферы деятельности:

  • Сфера информационных технологий (программисты, СЕО-специалисты, HTML-верстальщики и т.д.).
  • Финансовая сфера (бухгалтеры, инженеры-сметчики, специалисты банковского дела и т.д.).
  • Торговая сфера (менеджеры по продажам, операторы call-центра и т.д.).
  • Сфера образования (репетиторы по различным учебным дисциплинам, тренеры, авторы рефератов, курсовых и дипломных работ и т.д.).
  • Сфера административной деятельности (администраторы сбора заявок и формирования баз данных, расшифровщики текстовых материалов, помощники и т.д.).
  • Рекламная и маркетинговая сферы, СМИ (специалисты PR и SMM, копирайтеры, редакторы, сетевые маркетологи и т.д.).
  • HR-сфера (менеджеры по кадрам, специалисты по подбору кадров и т.д.).
  • Сфера фотографии, видео, дизайна (графические или веб-дизайнеры, видео-операторы и специалисты по монтажу, иллюстраторы, фотографы и т.д.).
  • Консультационная сфера (специалисты-консультанты, менеджеры проектов и т.д.).
  • Прочие сферы (страховые агенты, турагенты и т.д.).

Если верить прогнозам, то до 20 % российских граждан к 2020 году приобретут статус «удаленный сотрудник на дому». Уже сегодня некоторые компании практикуют такую форму работы.

Плюсы и минусы, если сотрудник работает удаленно

Удаленные сотрудники_плюсы и минусы

Не так давно был проведен опрос, в котором приняли участие 500 удаленных сотрудников. Перед исследователями стояла задача: сравнить уровень удовлетворенности удаленных и офисных сотрудников.

Специалисты были очень удивлены полученным результатам. Удаленные сотрудники выделили в своей системе работы целый ряд преимуществ:

  1. Порядка 91 % респондентов считает, что дома они работают продуктивнее.
  2. Людям больше нравится работать без выходных, но быть меньше занятыми в течение дня (меньшее количество часов). Они чувствуют себя более счастливыми, в отличие от людей, работающих в нестандартном режиме (например, по ночам, с субботы по среду и т.д.).
  3. Оценивая свой уровень удовлетворенности работой (по 10-балльной шкале), средняя оценка удаленных сотрудников составила 8,1 балл, а офисных работников – 7,4 балла.
  4. Давая ответ о том, ценят ли их руководство и коллеги, оценка удаленных сотрудников составила 7,9 баллов, а офисных – 6,7 баллов.

Критика со стороны руководства и анализ эффективности работы удаленными сотрудниками воспринимается намного легче, чем при работе в офисе (как правило, этот процесс проходит довольно болезненно и сопряжено с определенными проблемами).

Однако удаленная работа имеет и недостатки, которым часто не уделяется должного внимания ни со стороны руководства, ни со стороны самих сотрудников.

Ниже предложены результаты исследования, целью которого было выявление негативного влияния удаленной работы на корпоративную культуру:

  1. Так, 27 % удаленных сотрудников не могли полноценно работать из-за отсутствия поддержки со стороны коллег (переписка и чат не заменят простого человеческого общения).
  2. Оценивая взаимоотношения с другими сотрудниками, удаленный сотрудник поставил 7,9 баллов, а офисный - 8,5 баллов (по 10-тибалльной шкале).
  3. Сотрудники, которым удаленная система работы была «навязана», чувствовали себя более несчастными, чем те, кто сделал это добровольно. Данный факт лишний раз свидетельствует о социальности человека, подтверждая необходимость привычного взаимодействия с коллегами и другими людьми.

По результатам опроса можно сделать вывод, что применение удаленной системы работы переходит на новый этап развития. Теперь удаленный сотрудник за меньшее количество времени может сделать намного больше, чем за это же время сделает сотрудник, находящийся в офисе.

Конечно, руководству предстоит сделать выбор между незначительным снижением продуктивности и ухудшением корпоративной культуры, что является следствием того, что сотрудники не знакомы между собой и лишены возможности обсуждать свои идеи, советоваться.

3 распространенных заблуждения про найм удаленных сотрудников

Удалённые сотрудники ставят под угрозу данные компании

Удаленные сотрудники_утечка данных

Некоторые считают, что утечка информации неизбежна, если её передавать через сторонние серверы. Однако риск утечки можно свести к минимуму, если воспользоваться услугами IT-ишника высокой квалификации.

В арсенале профессиональных IT-команд есть не мало способов, получивших мировое признание. Такие удаленные сотрудники могут защитить от несанкционированного вторжения компьютер любого руководителя, так как использование облачных технологий дает возможность работать со специальными программами. Кроме этого, информация будет в большей безопасности, если применить VPN и двухфакторную аутентификацию.

Естественно, если сотрудник захочет похитить данные, то он это сделает независимо от того, где он работает: дома или в офисе. Так что, офисный режим работы не гарантирует стопроцентную сохранность, здесь все зависит от человеческих качеств.

Удаленная работа повышает расходы

Среди работодателей распространено убеждение, что удаленный сотрудник требует больших расходов, так как он нуждается в использовании дополнительных технологий. Но это, как правило, не соответствует действительности. Конечно, иногда руководству приходится потратить некоторые средства на приобретение и доставку оборудования. Но эти расходы себя оправдывают.

Это вполне объяснимо. Прежде всего, работодатель освобождается от арендной платы (офис и мебель), от обеспечения дополнительных благ (кофе, чай, ксероксы и т.п.). Кроме этого, существуют страны, в которых снижение углеродного газа компании отражается на налогах, а удаленным сотрудникам не надо каждый день пользоваться транспортом, чтобы попасть на рабочее место.

article_banner.png

Удалённая работа убивает культуру компании

Удаленные сотрудники_корпоративная культура

Удаленный сотрудник не может в полной мере ощутить корпоративный дух – это правда. Однако успех компании напрямую зависит от отношения руководства к своим подчиненным, а не от того, как часто они могут «поболтать» друг с другом. Следовательно, только правильно организованная коммуникация способствует сохранению корпоративной культуры.

Задача менеджера показать, что сотрудник очень нужен компании и много для нее значит (особенно, если он работает удаленно). Так что, совсем не обязательно регулярно лично общаться с подчиненными, чтобы работники были настроены позитивно, а в компании царила дружеская атмосфера.

Кто чаще всего ищет удаленную работу

Удаленный сотрудник, как правило, относится к одной из следующих категорий:

Женщины в декрете

Молодые мамы, желающие подработать. Они могут жить в любом городе, причем, не обязательно в России. Им более всего подходит работа со свободным временным графиком, которой они могут уделять около пяти часов в день.

Такой режим позволяет им совмещать уход за ребенком, семейную жизнь и заработок. Таких женщин можно задействовать и в административной деятельности, и в коллективной. Главное, чтобы выполняемые обязанности не требовали соблюдения четкого графика (например, общение с клиентами по телефону, прием заявок и т.п.).

Основные критерии: женщины до 38-ми лет, проживающие в регионах.

Предпочтительные вакансии: администратор соцсетей, оператор входящих/исходящих звонков.

Вероятные риски: отсутствие опыта работы, несоблюдение сроков выполнения поручения.

Люди, ограниченные рынком труда

Удаленные сотрудники_инвалиды

Речь идет о людях, которые не могут найти офлайн-работу из-за того, что они живут в небольших населенных пунктах или являются инвалидами. Нередко возможность трудоустройства таких людей, практически, равна нулю. Конечно, жизнь на этом не останавливается, поэтому им приходится искать выход из создавшейся ситуации, а удаленная работа – очень хорошее решение проблемы.

Это могут быть специалисты абсолютно разной направленности и квалификации, которым подойдет любой график работы, так как нередко это единственный способ заработать и выжить. Для работодателя такой удаленный сотрудник может стать настоящей «находкой». Нередко им приходится переучиваться, так как их предшествующий опыт работы может не соответствовать тому, который необходим для онлайна.

Основные критерии: мужчины и женщины любого возраста, без ограничений по месту проживания.

Предпочтительные вакансии: любая работа. Главное, на что надо обратить внимание, это желание работать и потенциал соискателя, так как этим людям свойственна высокая самоорганизация и чувство ответственности.

Вероятные риски: невысокие профессиональные навыки.

Свободные художники

К данной категории относятся люди, которым необходимо в данный отрезок времени быть свободными, или, они любят путешествовать. Они чувствуют себя комфортно, когда могут выполнять работу с чашечкой кофе в руках, сидя в уютном кафе.

Такой удаленный сотрудник умеет совмещать личную жизнь и процесс «зарабатывания» на её достойное обеспечение. Некоторое время мы наблюдали за такими людьми и пришли к выводу, что они, как правило, осваивают такую сферу деятельности, где не требуется «прямое» общение с людьми.

Основные критерии: мужчины и женщины любого возраста, без ограничений по месту проживания, с креативным мышлением.

Предпочтительные вакансии: маркетологи, контент-менеджеры, технологи или помощники руководителя.

Вероятные риски: невысокие уровень самоорганизации, нарушение сроков сдачи работы, снижение эффективности труда.

Эксперты

Это специалисты высокой квалификации, настоящие мастера своего дела. Такие сотрудники используют любую возможность для самосовершенствования и саморазвития. Конечно, они одинаково эффективно могут трудиться как дома, так и в офисе, потому что единственное, что им интересно – это их работа. Они гарантируют качественный результат, потому что обладают высокими профессиональными навыками.

Основные критерии: чаще всего, мужчины, которые ответственно относятся к работе и обладают высоким уровнем самоорганизации. Гарантируют высокое качество работы.

Предпочтительные вакансии: программисты, интеллектуалы, специалисты-техники, управленцы, руководящие удаленными сотрудниками, специалисты узкой направленности.

Вероятные риски: профессиональных рисков нет, но им необходимо обеспечить высокую оплату труда.

Поиск удаленных сотрудников: 5 вариантов

Биржа труда

Удаленные сотрудники_HH.ru

Различные площадки с предложениями вакансий. В объявлении обязательно указать: работа на дому или требуется удаленный сотрудник. На некоторых ресурсах и площадках, нацеленных на трудоустройство, есть отдельные разделы, которые отмечены как «удаленная работа». К примеру, «Из рук в руки», HH.ru, Работа.ру и некоторые другие.

Соцсети

Достаточно действенный способ, если вам требуются сотрудники на удаленную работу. От вас потребуется разработка баннера с сообщением о вакансии. Потом вы запускаете таргетированную рекламу в популярных социальных сетях (Facebook, ВК и ОК). Также, вы можете разместить платное и бесплатное объявления о приеме на работу в тематическом сообществе.

Кроме этого, можно посетить сообщества, в которых соискатели размещают свои резюме и ознакомиться с материалами пользователей, ведущими группы, тематика которых аналогична вашей сфере деятельности.

Территория размещения вакансии

Очень важно соблюдать географический аспект поиска. К примеру, компаниям, расположенным в Москве, при наборе удаленных сотрудников на обычные должности, стоит обратить внимание на регионы. Но, если вам нужен специалист высокой категории, то, конечно, сосредоточьтесь на крупных городах, ведь вы заинтересованы, прежде всего, в профессионализме соискателя.

Если вам нужен IT-специалист, то лучше воспользоваться украинскими площадками, практика показывает, что именно там сосредоточено большое количество очень толковых программистов.

Если вам нужны удаленные сотрудники для работы в колл-центре или другие специалисты, в чьи обязанности будет входить общение с клиентами по телефону, то здесь, конечно, надо задействовать только российские ресурсы. Бессмысленно искать грамотную и чистую русскую речь в какой-либо другой стране или в русской глубинке (диалекты, особенности говора и произношения могут не хорошо сказаться на эффективности работы).

Специализированные ресурсы

Удаленные сотрудники_зарплата ру

Есть немало порталов и ресурсов, способствующие поиску специалистов высокой квалификации, экспертов своего дела. Найти их несложно, если ввести в поисковик соответствующий запрос. Среди них такие, как Зарплата.ру, VC.ru и многие другие.

Биржи фриланса

Сегодня все популярнее становятся биржи труда, благодаря которым можно осуществить набор сотрудников для удаленной работы. Конечно, там чаще всего регистрируются специалисты, работающие «от заказа к заказу», иначе говоря, фрилансеры, но туда тоже стоит заглянуть.

Составляя объявление о вакансии, отметьте, что вы рассчитываете на длительное сотрудничество, а не на выполнение краткосрочной работы. Кроме этого, советуем упомянуть, что вы не приветствуете подработку в других компаниях.

Популярными биржами фриланса признаны такие площадки, как freelance.ru, work-zilla.com, FL.ru и некоторые другие.

Правильный набор удаленных сотрудников: пошаговая инструкция  

Шаг 0. Решаем для себя: зачем нанимаем удаленных сотрудников

Прежде чем начать поиск своего удаленного сотрудника, вы должны ответить на следующие вопросы:

  1. Какова цель найма работника? Какие обязанности будет выполнять удаленный сотрудник? Какие производственные задачи будет решать?
  2. Какие качества должны быть присущи работнику, чтобы он успешно решал поставленные перед ним задачи? Какое должно быть образование, квалификация, опыт работы?
  3. Какую заработную плату вы готовы платить? Установите минимальный и максимальный размер заработка (сумму не стоит озвучивать в объявлении или на собеседовании, допустимые пределы вы должны определить, прежде всего, для себя).

Шаг 1. Составляем описание вакансии

Удаленные сотрудники_вакансия

Если вакансию открывает такая популярная компания, как Google, то необходимость в подробном представлении отпадает сама собой. Соискатели понимают, что достойная компания предложит достойную работу. Но если вы еще не являетесь таковой, то люди будут знать о вас только то, что вы им сообщите в вакансии.

Текст должен быть позитивным, честным и неформальным, чтобы вызвать соответствующие эмоции у читателя. Например, вы руководите компанией, коллектив которой состоит из молодёжи, а отношения между членами команды больше похожи на дружеские, чем на деловые. Значит, сухой официально-деловой стиль текста для вашего объявления просто не подходит.

Представьте открывшуюся вакансию так, как вы предложили бы хорошему знакомому стать членом своей команды. Не забудьте закончить словами: «Ждем Ваше резюме по адресу…».

Кроме этого, не забывайте о честности. Согласитесь, вы будете иметь «бледный вид», если сотрудник разочаруется, не получив обещанного и уличив вас в обмане.

Шаг 2. Изучаем поступившие резюме

Некоторые уверены, что резюме не может представлять какой-либо ценности для работодателя. Мы хотим оспорить данное заблуждение. Мы считаем, что резюме – это первое, что должен предоставить кандидат на вакантную должность. Прежде всего, у вас появится возможность познакомиться с некоторыми фактами трудовой биографии соискателя: образование, стаж и опыт, предыдущее место работы и т.п.

На первый взгляд, наличие раздела «Хобби» совсем не обязательно. Но мы с этим не согласны, потому что интересы человека, то, чем он занимается в свободное время, может охарактеризовать его намного лучше, чем любые трудовые характеристики. Потому что это то, что действительно интересно человеку, так как он это делает «в своё удовольствие». Именно этот раздел может раскрыть истинную мотивацию будущего сотрудника.

Кроме этого, стоит обратить особое внимание на то, как оформлено резюме. Например, что вы подумаете, если будущий удаленный сотрудник присылает вам документ, в котором указан совершенно другой адресат? Скорее всего, вы решите, что он недостаточно внимательный или рассеянный.

А может ему просто неинтересно ваше предложение, и он отправил документ «на автомате»? Ведь почему-то он не исправил название компании-адресата. Вам интересен данный кандидат? Вряд ли. Значит, будет вполне логично, если вы просто поблагодарите человека за предоставленную информацию и участие.

Итак, резюме надо запрашивать, но не надо верить всему, что в нем написано. Довольно часто оно не соответствует действительности: кто-то может очень красиво рассказать о себе и быть «никаким» специалистом, а кто-то, напротив, профессионал экстра-класса, но резюме правильно составить не смог.

Шаг 3. Проводим анкетирование, сужая круг кандидатов

Удаленные сотрудники_анкетирование

Если вас заинтересовали чьи-то резюме, предложите кандидатам ответить на вопросы анкеты. Для создания формы можно воспользоваться Google Drive. Она не должна быть слишком объемной (достаточно и 10-ти вопросов), информативность – прежде всего.

Анкета должна содержать ситуативные вопросы, чтобы иметь представление о некоторых профессиональных навыках кандидата до проведения собеседования. Например, «Как вы поступите в такой рабочей ситуации?».

Кроме этого, поинтересуйтесь, на какую заработную плату рассчитывает претендент. Мы уверены, что человек должен за работу получать столько, сколько он хочет. Следовательно, если он озвучивает цифру, превышающую ту, которую вы готовы предложить, то дальнейший разговор не имеет смысла.

Даже если вы найдете компромисс, одна из сторон будет недовольна: или работник, получая неудовлетворительную зарплату, или работодатель, «не вписывающийся» в свой бюджет. Исход у таких взаимоотношений, как правило, предрешен изначально.

Поинтересуйтесь, какие часы работы (по московскому времени) предпочитает удаленный сотрудник и посмотрите, сколько рабочих часов у вас совпадает (желательно хотя бы четырехчасовое совпадение графика).

В результате анкетирования у вас должно остаться 3-5 человек, которых вы считаете наиболее перспективными кандидатами. Не забудьте поблагодарить всех, принимавших участие в анкетировании, а с оставшимися переходим на следующий этап – собеседование.

Шаг 4. Проводим собеседование

Удаленные сотрудники_собеседование

Учитывая, что вам необходим удаленный сотрудник, речь не идет о личной встрече. Собеседование можно провести, например, по Skype.

До начала собеседования у вас должен быть готов перечень вопросов, которые будут заданы абсолютно всем претендентам (это даст возможность объективно оценить кандидатов). Вы можете предложить ситуативные вопросы и поинтересоваться прошлыми заслугами человека (образование, предыдущие места работы и т.п.).

Желательно, чтобы во время собеседования вы провели небольшое тестирование для определения ключевых профессиональных умений и навыков.

Предположим, вам нужен удаленный сотрудник – программист. Предложите ему решить соответствующую задачу, например, пусть он расшарит Google-документ. Вы наблюдаете за его работой тут же, находясь в прямом эфире.

Если вам нужен сотрудник службы поддержки, то его основными качествами должны быть аккуратность, грамотность и внимательность. Значит, в качестве теста можно предложить текст, в котором допущены ошибки, и посмотреть, что и как быстро он увидит и исправит.

Кандидату в маркетологи предложите кейс по теории. Например, компания занимается производством тапочек, которые планирует продавать в гостиницы. Как лучше подойти к решению данной задачи?

Удаленный сотрудник аналитик будет заниматься обработкой информации, значит, претенденту можно предоставить некоторые (вымышленные) статистические данные и попросить провести анализ по некоторым параметрам (например, установить время нахождения на сайте, самые популярные страницы и т.п.).

Довольно сложно выявить, насколько честно агент по сбыту, продажник подошел к составлению резюме, если не попросить его «сейчас позвонить потенциальному клиенту и попробовать продать вашу продукцию».

Во время собеседования следует принять во внимание:

  • Кандидат испытывает волнение. Стрессовая ситуация негативно отразится на качестве решаемых задач.
  • Вы должны выявить основные профессиональные навыки, поэтому тестирование должно включать задачи, присущие конкретной специальности.
  • Не пренебрегайте обратной связью. После выполнения задачи необходимо дать оценку проделанной работе (отметьте положительные моменты и упомяните о том, что прошло не совсем гладко).
  • Воспользуйтесь возможностью провести тестирование в спокойной обстановке. Предложите поработать дома. Например, «Решите эту задачку и пришлите результат завтра к 11.00». Важно: установите конкретные сроки выполнения (узнаете, насколько человеку свойственна пунктуальность).

Моменты, способные облегчить «муки выбора»:

  • Фиксируйте свои впечатления сразу по окончании собеседования. Если вы общаетесь с несколькими претендентами, сменяющими друг друга, то легко запутаться.
  • Доверьтесь интуиции. Если кто-то из соискателей вызывает сомнение – прекратите знакомство. Практика показывает, что подобные предчувствия оправдываются.
  • Вам нужен один удаленный сотрудник, а у вас два достойных претендента? Проведите дополнительное тестирование, проверку. Людям можно сообщить, что вам надо время, чтобы сделать окончательный выбор между двумя кандидатурами.

Крупные компании практикуют оплачиваемый испытательный срок, по истечению которого и выбирается наиболее подходящий работник. Во время стажировки обратная связь должна осуществляться не реже одного раза в два дня. Поинтересуйтесь, что думают о стажере ваши коллеги.

  • При найме сотрудника больше внимания уделяйте его отношению к работе. Профессиональные навыки – дело наживное, а вот отношение изменить практически невозможно.

Как оформить удаленного сотрудника

Оформление удаленного сотрудника осуществляется после предоставления определенных документов, предусмотренных статьей 65 Трудового кодекса:

  • Документа, удостоверяющего личность (паспорт).
  • Трудовой книжки (кроме случаев первого трудоустройства или совместительства).
  • Свидетельство о государственном пенсионном страховании.
  • Военного билета или документ о постановке на воинский учет (обязательно для военнообязанных и людей призывного возраста).
  • Диплом или другой документ об образовании, свидетельствующий о наличии определенных профессиональных знаний (если работа требует специальных знаний).

Чтобы трудоустроить удаленного сотрудника, работодатель должен:

  1. Принять от сотрудника перечисленные выше документы.
  2. Предоставить для ознакомления нормативные акты, которые сотрудник должен знать для выполнения обязанностей.
  3. Заключить трудовой договор удаленного сотрудника.
  4. Издать приказ о приеме нового сотрудника.
  5. Заполнить форму Т-2 (личная карточка).
  6. Сделать запись в трудовую книжку (кроме случаев взаимной договоренности о том, что запись об удаленной работе не будет внесена).

Удаленный сотрудник должен быть включен в штат компании и обладать теми же правами, что и другие работники. Никакого «особенного положения» или исключений законы РФ не предусматривают.

Однако удаленная работа предусматривает одну, принципиально новую форму взаимодействия: обмен документами в электронном виде.

И работодатель, и подчиненный должны предоставлять подтверждение, что получен электронный документ, направленный другой стороной. Сроки отправки подтверждения должны быть оговорены в трудовом договоре.

Чтобы такой документооборот был возможен, необходимо получить электронную подпись. Электронным документом можно считать информацию, подтвержденную электронной подписью, так как она приравнивается к подписи и печати, которые ставятся на бумажных экземплярах.

Электронный документооборот открывает перед работодателем следующие возможности:

  1. Заключение трудового договора (если это относится к удаленной работе).
  2. Получение подписи под нормативными актами, отправленными удаленному сотруднику для ознакомления. Согласно статье 68 Трудового кодекса, направляются правила внутреннего распорядка, коллективный договор, положение о начислении заработной платы и некоторые другие локальные нормативные акты, согласно которым будет осуществляться контроль удаленных сотрудников.
  3. Составление дополнительного соглашения, на основании которого могут быть внесены изменения в трудовой договор.
  4. Ознакомление сотрудника с приказами и распоряжениями руководителя, с другими документами, после ознакомления с которыми подчиненный должен поставить свою подпись.

Электронный документооборот позволяет работнику отправлять различные документы (заявления, объяснительные и т.д.) своему работодателю.

Удаленные сотрудники_трудовой договор

В трудовом договоре должно быть указано место его заключения. Как правило, это адрес, по которому находится работодатель.

В договоре необходимо указать место, где будет работать удаленный сотрудник.

В статье 312.1 Трудового кодекса говорится, что в качестве рабочего места удаленного сотрудника разрешено указать его адрес проживания.

Трудовой договор об удаленной работе может включать дополнительные условия. Например, об использовании в своей работе определенных средств защиты данных, программ, оборудования и других средств, которые работодатель считает необходимыми. Причем, оборудование и средства могут быть предоставлены руководством компании, а могут быть просто рекомендованы.

На территории России в отношении физических лиц, работающих удаленно, действует общеустановленная система налогообложения (НДФЛ).

Таким образом, работа в Интернете удаленным сотрудником приравнивается к работе в любой другой компании.

Сотрудники, работающие удаленно, имеют право на все компенсации и гарантии, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, если они работают на основании заключенного трудового договора (то есть официально трудоустроены). К таковым относятся:

  • Оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (не менее), который должен предоставляться ежегодно.
  • Дополнительный и учебный отпуска.
  • Выплаты пособий по временной нетрудоспособности (больничные листы в связи с болезнью, родами и т.д.).

Как организовать удаленный доступ сотрудников

Убедитесь в наличии доступа к Интернету

Если ваша компания работает в режиме «удаленки», то Интернет – это ваше пространство. С ним связаны все рабочие процессы: информирование, обмен данными, общение, учет, контроль.

Для нас настоящей находкой стал облачный CRM. Данная виртуальная среда доступна в любом месте планеты. Для того чтобы войти в него, совсем не обязательно наличие сервера или проводов, достаточно наличие какого-либо устройства, поддерживающего Интернет.

Есть выход в Интернет, соответствующая скорость – можно приступить к работе.

Используйте облачные программы

Удаленные сотрудники_облачные программы

Для эффективной работы вам надо будет управлять бизнес-процессом: ставить задачи, учитывать время и контролировать выполнение работы, позаботиться о сохранности информации.

Чем воспользоваться? Мы рекомендуем следующие облачные программы:

  • Basecamp, Active Collab, Wrike или Trello – это программы-планировщики. Они подходят для систематизации управления проектами;
  • Google Диск, Облако Mail.ru, Яндекс.Диск или Dropbox – программы для хранения информации;
  • Viber, Skype, Telegram или Slack – мессенджеры, которые наиболее удобны для общения.

На самом деле разработана масса облачных программ. Главное, не растеряться и выбрать ту, которая лучше всего соответствует вашим потребностям. При этом можно руководствоваться следующими принципами: простота, скорость и доступность.

Кроме этого, обратите внимание на наличие «напоминалок» (иногда это просто необходимо). Нередко планировщики оснащены множеством опций, которые абсолютно бесполезны, поэтому функционал должен быть максимально простым.

Составлен план, поставлены задачи – приступайте к их реализации.

Используйте IP-телефонию

Удаленные сотрудники_IP-телефонии

Основная часть успешных продаж осуществляется при помощи телефонной связи (33 – 92 %). Потеряв ее, вы рискуете потерять клиентов. Привычные телефонные аппараты подразумевают постоянное присутствие в офисе, значит, удаленный сотрудник – это не ваш вариант. Использование мобильных для регулярных разговоров – дороговато. Причем, оказавшись вне зоны действия сети, можно пропустить звонок.

Виртуальная телефония – идеальное решение проблемы:

  1. Задействовано облако, поэтому не важно, где именно находится сотрудник.
  2. Единый номер, который можно использовать в любой точке мира.
  3. Поддержка провайдера может понадобиться в любой момент, и вы ее получите (техническая помощь, ответы на вопросы, подсказка к действию).
  4. Обмен электронными документами можно осуществлять без личного общения, просто переслав оригиналы документов.

Чек-лист, необходимый руководителю, для эффективного использования АТС:

  • Прослушивайте звонки (вы должны знать, как работает сотрудник, например, интернет-магазина удаленно).
  • Отслеживайте пропущенные вызовы (вы поймете, почему не все клиенты могут дозвониться).
  • Объединяйте с CRM.
  • Установите переадресацию (ваши подчиненные круглосуточно будут на связи).
  • Следите за статистическими данными (вы будете видеть «полную картину» работы компании).

Установите KPI

Удаленные сотрудники_KPI

Предположим, вы приняли двух сотрудников, например, Федю и Колю, для выполнения идентичных задач. Они работают по общепринятому графику (восемь часов в день с понедельника по пятницу). И однажды вы замечаете, что Федя «вкалывает» все восемь часов, а у Коли всегда остается пару часов, которые он тратит «на себя, любимого».

Естественно, вы приходите к выводу, что в колиных «услугах» вы больше не нуждаетесь и прощаетесь с ним. Однако позже выясняется: Коля справлялся с поставленной задачей за шесть часов, а оставшееся время занимался самообразованием, а Вася не в состоянии выполнить дневную норму и за восемь часов. Получается, что ваше решение было поспешным.

Для любого руководителя важнее результат, чем количество времени, которое потрачено для его достижения. Поэтому, если вы переходите в режим удаленной работы, целесообразно установить ключевые показатели эффективности (KPI). Причем, систему оценивания должны понимать не только вы, но и удаленный сотрудник.

Принцип действия следующий:

  1. Сотрудник вносит свой месячный и квартальный план в таблицу Google Docs.
  2. В конце отчетного срока проводится подведение итогов (сотрудник отмечает выполненные и невыполненные задачи).
  3. Руководитель, просматривая данные видит, как обстоят дела у каждого сотрудника.
  4. Удаленный сотрудник знает, на что ориентироваться и каковы ожидания руководства.

Кроме этого, знать о выполненных за конкретный период задачах вы сможете в том случае, если будете регулярно проводить оперативки и знакомиться с отчетами подчиненных. Такой подход к организации учета и контроля позволит избежать риска увольнения действительно ценного сотрудника.

Работайте над развитием команды

Может случиться, что удаленные сотрудники имеют разный квалификационный уровень – это не очень удобно, поэтому стоит заняться их обучением. Отслеживайте тематические онлайн-курсы и образовательные программы, тем более, что в настоящее время их вполне достаточно – это и копирайтинг, и SEO, и маркетинг, и многое другое.

Учиться можно:

  • В онлайн-университете «Нетология». Специализация: интернет-маркетинг различных уровней (от начинающего до экспертного).
  • Лекторий «Теории и практики». Специализация: бизнес, искусство, дизайн.
  • Интерактивные курсы «HTML Academy». Специализация: HTML и CSS.
  • Онлайн-каталог «Coursera» предлагает самый многочисленный перечень обучающих курсов (причем, не только российские, но и других стран).
  • Академический образовательный проект «Лекториум».

Не забывайте, что общение подразумевает двусторонний контакт: вы и удаленный сотрудник должны быть регулярно на связи. Это поможет вам убедиться в эффективности выбранной системы и подскажет пути совершенствования компании.

Спрашивайте, проводите онлайн-встречи и анкетирование. Все в ваших руках!

Управление удаленными сотрудниками: 6 лучших инструментов

  • Basecamp

Удаленные сотрудники_Basecamp

Basecamp – сервис, предоставляющий платформу для организации и обсуждения совместной работы. Здесь удаленный сотрудник найти может не только единомышленников и поддержку, но и инструменты, помогающие организовать работу: обмен файлами, задачи, контроль времени.

Бесплатное пользование не предусмотрено. Стоимость одного месяца использования – 29 долларов.

  • PivotalTracker

Удаленные сотрудники_PivotalTracker

PivotalTracker – сервис управления проектами. Он предназначен для планирования и контроля работы удаленных сотрудников, отслеживая эффективность каждого из них. Использование PivotalTracker позволяет следить за развитием проекта на каждом его этапе.

Сервис предлагает инструменты аналитики и визуализации, что помогает быстро выявить и оценить проблемные зоны, установить наиболее удачные моменты и этапы, опережающие график.

Бесплатно сервис может использовать команда, состоящая из трех человек. В других случаях придется оплачивать от 12,5 долларов.

  • Kanbanery

Удаленные сотрудники_Kanbanery

Kanbanery – сервис, используемый членами рабочих групп. Он представляет собой «доску задач», которую можно использовать для любого вида работ, требующего тесного взаимодействия сотрудников. С помощью данного сервиса можно выявлять проблемы и ошибки, формировать отчеты, искать информацию о любом этапе или разделе проекта.

Пробный период – 30 дней – предоставляется бесплатно.

  • Jell

Удаленные сотрудники_Jell

Jell – виртуальный офис. Использование сервиса позволяет наладить общение, здесь каждый удаленный сотрудник может поделиться планами, продемонстрировать свои успехи, спросить совета и определить долгосрочные цели. Jell помогает сотрудникам сэкономить время на обработку электронной почты, так как система синхронизирует каналы связи и мгновенно устанавливает обратную связь в реальном времени.

Пробный период – 14 дней – предоставляется бесплатно. Ежемесячный тариф – от 4 долларов.

  • Proofhub

Удаленные сотрудники_Proofhub

Proofhub – сервис, подходящий и для работы удалённых сотрудников, и для фрилансеров. У него довольно подвинутый функционал и есть возможность осуществления управленческих функций (управление задачами, контроль эффективности, учет времени). Proofhub позволяют осуществлять интеграцию других программ. Также есть мобильное приложение, благодаря которому удаленный сотрудник всегда может быть на связи.

Пробный период – 30 дней – предоставляется бесплатно. Наиболее выгодным является индивидуальный тариф, который позволяет одновременно вести 10 проектов с различным количеством участников. Ежемесячная стоимость использования сервиса – 18 долларов.

  • Jira

Удаленные сотрудники_Jira

Jira – инструмент, включающий в себя множество различных функций, позволяющих эффективно управлять проектами. Он подходит для команд с различным количеством удаленных работников (от нескольких человек до 50 тысяч сотрудников). С помощью Jira можно составить такой план, который подойдет каждому члену команды.

Среди всего многообразия инструментов есть функция точной оценки, благодаря которой удаленный сотрудник может работать «в такт» с остальными участниками команды. При помощи системы отчетов можно контролировать проект на любом этапе работы.

Бесплатного периода нет. Ежемесячная стоимость использования сервиса – от 10 долларов.

Как контролировать удаленных сотрудников

Удаленные сотрудники_контроль

Независимо от сферы деятельности и сложности задач каждый удаленный сотрудник должен соблюдать структуру процесса, а вы должны это контролировать. Только при налаженной системе управления можно знать о том, как ваш подчиненный решает поставленные перед ним задачи, насколько эффективна его деятельность, как продвигается работа над проектом и т.д.

Если перед каждым сотрудником будет стоять четко сформулированная задача (с описанием и дедлайном), то сделать что-либо не так будет довольно сложно. Создать наглядный план работы и упорядочить последовательность выполнения задач можно при помощи планировщика или CRM-системы.

Но важно «не перегнуть» со степенью контроля. Учтите, что удаленный сотрудник сознательно выбирает такую форму работы, он хочет чувствовать себя более-менее свободным в своих действиях. Такие работники готовы предоставить компании свои способности, предложить оригинальные решения, поэтому чрезмерный контроль может вызвать у них отрицательные эмоции, недовольство и подтолкнуть к увольнению.

Во многом именно характер решаемых задач определяет уровень контроля. Порой можно просто проверить ход процесса и запросить статистику. Проще, если сотрудник работает «на результат»: используйте дедлайн и проверьте соответствие установленным критериям. Вот и весь контроль.

Естественно, что многие руководители опасаются того, что удаленный сотрудник отлынивает от работы, много отдыхает и прочее. Но грамотные сотрудники так планируют свою работу, чтобы тратить на это поменьше времени. Так что не зацикливайтесь на том, СКОЛЬКО человек работает. Главное, КАК он это делает (соблюдает ли сроки, соответствует ли качество и т.п.).

Увольнение удаленного сотрудника

Увольнение удаленного сотрудника регламентировано главой 49.1 Трудового кодекса РФ. Процедура увольнения аналогична той, которую проходит сотрудник при обычном режиме работы: прежде всего, удаленный сотрудник должен написать соответствующее заявление в произвольной форме.

Удаленные сотрудники_заявление на увольнение

Структура заявления стандартная:

  • В правом верхнем углу работник пишет, кому предназначается документ (наименование компании и Ф.И.О. руководителя) и указывает свои данные (Ф.И.О. и должность).
  • По центру «Заявление».
  • Текст должен включать причину увольнения (собственное желание или обоюдное согласие сторон).
  • Внизу дата и подпись.

Во избежание спорных моментов, заявление заверяется нотариусом, делается цветное сканирование и пересылается работодателю.

Удаленный сотрудник должен проинформировать руководителя о своих намерениях не позднее, чем за 2-3 дня до подачи заявления и отработать две недели со дня его подачи (если это необходимо, и сотрудник увольняется без веских на то оснований).

Кроме этого, руководитель вправе отправить по почте трудовую книжку сотрудника только при наличии его заявления с указанием адреса доставки.

Случается, что инициатором расторжения трудового договора является работодатель (такой вариант должен быть предусмотрен условиями договора). В статье 312.5 Трудового кодекса гласит, что подобное увольнение будет законным в том случае, если трудовой договор подписали обе стороны. Этот факт учитывается в случае решения споров в суде.

Согласно статье 57 Трудового кодекса РФ, удаленный сотрудник не должен быть ущемлен в своих правах: он имеет право на защиту от произвольного увольнения и выплату компенсаций. Уволенному «удаленщику» полагается выходное пособие в размере месячного оклада (это позволит снизить риски судебных разбирательств и сохранить лояльное отношение к компании).

article_banner.png

Опубликовано Генератор Продаж