Веха проекта: для чего нужна и как намечать

О чем речь? Вехи проекта — ключевые этапы, с помощью которых отслеживают прогресс и затраченное на него время. Также термин используют для отчетности перед заказчиками и топ-менеджерами, для мотивации команды.

На что обратить внимание? Вехи не назначаются произвольно — они должны наглядно показывать важные достижения, быть измеримыми и понятными. В зависимости от уровня над ними осуществляется контроль.

Понятие и задачи вехи проекта

Менеджеры пользуются множеством инструментов для отслеживания прогресса при реализации проектов. Чтобы понимать, на какой стадии находится работа, нужно создавать контрольные точки, их называют «вехи проекта».

Так, одной из них можно считать подписание контракта с партнером. Чтобы добиться этой вехи, менеджер проводил переговоры, показывал презентацию, согласовывал проект. После была создана контрольная точка, затем начинается следующий этап.

Источник: shutterstock.com

Понятие «вехи» пришло к нам из Древнего Рима. Этим словом называли столбы, которые служили дорожными указателями для путников. Их ставили на обочинах в виде колонн, чтобы ориентироваться в пространстве.

Если перенести смысл на сферу менеджмента, то вехи — это указатели. Они позволяют управлять проектом, фиксируя пройденный путь его реализации.

Вехи нужны для решения таких вопросов:

• Устанавливать дедлайны и следить за их соблюдением, понимать, в каком направлении движется проект, сможет ли команда довести его до конца к сроку.

• Отслеживать ошибки. Необходимо вовремя их устранять, пока они не повлияли на качество реализации проекта.

• Отчитываться перед начальством. Например, руководитель проекта хочет посмотреть все стадии, от заявки до переговоров с заказчиком, чтобы увидеть результаты в промежуточный этап. Если начальнику важно отслеживать прогресс, то у него должна быть такая возможность.

• Благодаря фиксации всех успехов можно поднимать командный дух. Каждый сотрудник вносит своеобразный вклад, оценить его можно благодаря отслеживанию прогресса. Таким образом коллектив будет стремиться выполнять работу качественно и в срок.

К тому же вехи проекта — это точки, они помогают концентрироваться на поставленных целях и задачах. Они позволяют выделить этапы, чтобы разбираться в каждом шаге и действовать точно.

Все проекты нацелены на решение какой-то проблемы. И вся команда работает над их реализацией. Например, проектом можно считать разработку мобильного приложения к работающему продукту. Или запуск сайт для приема заказов. Если результата удалось достичь, проект считают завершенным.

Чтобы дойти до цели в установленный срок, необходимо разбить ее на задачи и этапы. Вехи могут отмерять начало, окончание реализации определенных периодов: подписание договора или решение о создании продукта.

У этапов нет конкретных дат, это определенные точки. На них можно опираться, чтобы понять, как работает команда. А также видеть, что предстоит делать на следующем этапе. Каждая функция может выполняться от нескольких недель до месяцев. Задачи — это выполнение конкретных действий.

Они ведут к достижению целей. Внутри этапа может быть множество задач и исполнителей. Веха показывает, как команда справилась с этой группой действий, могут ли сотрудники переходить к следующему шагу реализации проекта.

Виды вех проекта в разных сферах деятельности

Вехи можно использовать в любой сфере. Разберем несколько примеров.

Вехи в IT-проектах

Современные технологии требует многозадачности, отслеживание прогресса позволяет сконцентрироваться на главных целях, чтобы своевременно реагировать на возникающие проблемы.

• Проектирование. Когда собрана вся информация по продукту, разработаны схемы, команда может начать работу над проектом, чтобы в него не были внесены новые изменения.

• Разработка минимально жизнеспособного продукта. Весь функционал утвержден, создана возможность для первого испытания продукта, чтобы получить обратную связь от тестовой группы.

• Запуск бета-версии. Продукт могут использовать первые пользователи, разработчики совершенствуют его, учитывая все пожелания, идет исправление ошибок.

• Полный релиз. Продукт можно презентовать, проект завершен. Начинается стадия продвижения и развития.

Вехи в строительстве

Чтобы реализовать архитектурный проект, необходимо четко соблюдать сроки. Этапы имеют определенные требования, чтобы объект был возведен в установленное время. Важно отслеживать контрольные точки перед началом каждой новой задачи.

• Проектные работы. Получение разрешительной документации. Когда чертежи утверждены, проект готов к началу строительства, важно минимизировать задержки.

• Закладка фундамента. Когда вбита первая свая, начинается основной этап строительства. Работа должна идти строго по плану без отставания от установленных сроков.

• Завершение строительства. Основной объект возведен, ведутся отделочные работы, установка оборудования.

• Финальная проверка. После сдачи объекта нужно принять его к эксплуатации и передать заказчику.

Контрольные вехи проекта в маркетинге

В сфере продвижения продукта тоже важно отслеживать все этапы, чтобы прогресс был заметен, также можно корректировать действия в случае ошибок для достижения поставленной цели.

• Изучение рынка и потенциальных клиентов. Важно провести исследования для понимания целевой аудитории, затем выделяются целевые сегменты. Тогда кампания будет опираться на статистику, что приводит к успешной реализации.

• Разработка стратегии и контента. Специалисты создают материалы для продвижения, находят каналы распространения, данные утверждаются.

• Запуск кампании: материалы размещаются на утвержденных площадках, важно оценивать промежуточные результаты, чтобы понимать, правильно ли выбрана политика работы.

• Оценка стратегии: после запуска кампании нужно подвести первые итоги, оценить ее эффективность, удалось ли добиться поставленных целей.

Каждый проект необходимо рассматривать индивидуально, этапы могут отличаться от приведенных выше примеров. Главное — определить вехи, которые позволят четко обозначить промежутки для отслеживания прогресса.

Пошаговое создание вехи проекта

Можно сформировать проект, прописав все его пункты на листах бумаги. Если используете специальные программы, то основные его вехи можно добавить с помощью имеющихся функций. Расскажем, как правильно составлять план.

Шаг 1. Описание проекта

Сначала нужно обозначить все основные пункты:

• цели;

• задачи;

• ресурсы: деньги, сотрудники, оборудование;

• сроки реализации.

В качестве примера рассмотрим кампанию, которая позволяет запустить новый товар после производства. Сначала следует прописать цели, которые помогут реализации продукта. Используем распространенную методику SMART.

Цель: увеличить прибыль на 30 % за год после выпуска нового продукта.

Для выпуска первой партии нужны: 30 человек, новая производственная линия, 3 миллиона рублей на сырьё, оборудование и зарплату сотрудникам.

За месяц необходимо настроить линию, за неделю — выпустить первую партию товара на пробу.

Источник: shutterstock.com

Это лишь сжатое описание проекта. Каждый раздел нужно расписать подробно, обязательно нужно поработать над бизнес-планом, указать расходы и планируемый уровень доходов.

Шаг 2. Распределяем задачи, разбиваем приоритеты на этапы

Для реализации проекта важно разложить основную цель на шаги. Важно описать планируемые результаты, при запуске товара выделяют такие возможные итоги:

• Запуск производства → Результат: работающая линия производства продукта.

• Выпуск пробной партии → Результат: образцы.

• Расчёт себестоимости → Результат: выгодный запуск товара в продажу.

Шаг 3. Формулируем задачи

Для каждого этапа нужно прописать их список. Напротив каждой задачи можно отметить ее исполнителей. Также важно описать ожидаемые результаты.

Для первого этапа определим такие задачи:

• выбор подходящей линии;

• настройка производства;

• первый запуск линии;

• устранение недочетов и ошибок;

• повторный запуск линии.

Шаг 4. Определяем вехи

Теперь можно сформировать вехи реализации проекта. Они помогут отследить промежуточные результаты при выпуске новой партии товара. В качестве примера определим такие точки:

• работающая производственная линия;

• первые образцы товара;

• статистический анализ рентабельности продукта.

Все вехи важно прописать отдельно. Если используете программу «GanttPro», там можно нажать на раздел «Добавить веху» — появится фиолетовый ромбик, отображающий задачу на карте.

Визуализация вех проекта

После того как нужный функционал задан, важно зафиксировать результаты планирования вех проекта. Его называют планом или графиком вех.

Каждый подбирает удобный шаблон под себя. Можно создать схему на бумаге, удобно обратиться к специальным сервисам и программам. Но в каждой работе важно отразить:

• Цель проекта. Пропишите желаемый результат.

• Промежуточные цели. Здесь нужно выделить в виде блоков и прописать те задачи, которые необходимо решить для достижения желаемого.

• KPI.

• Дедлайн. Необходимо указать конкретные сроки.

• Визуализация. Чтобы показать промежуточные результаты, можно использовать диаграммы, пользоваться канбан-доской. Это позволяет сделать материал наглядным.

Например, вы хотите разработать и запустить на рынке чат-бот помощника, который будет интегрироваться с сервисами умного дома и работать на основе искусственного интеллекта. Управлять им можно с телефона с помощью мессенджера. Составим список вех:

• Утвердить концепцию дизайна.

• Разработать тестовую версию.

• Подключить бота к действующей системе.

• Выпустить продукт и вывести пробную версию.

• Подключить маркетинговую кампанию.

• Начать продажи.

Контроль вех проекта

Вехи проекта — это не просто плюсы, которые вы ставите в блокноте. Это вклад, который можно оценить, когда мы реализуем проект. При этом опорные точки позволяют оперативно находить и исправлять ошибки.

Важно визуализировать свой план. В этом поможет диаграмма Ганта.

Поделитесь своим планом вех с сотрудниками команды

Важно, чтобы вся группа видела диаграмму, ознакомилась с вехами. Нужно убедиться, что планы каждого соответствуют представленным на графике. Например, если сроки реализации не совпадают, то их нужно привести в порядок, указать дату вехи, оповестив об этом всю команду.

Условно говоря, если группа планировала сдать проект до 25 апреля, а подрядчик ждет продукт до 15 апреля, нужно сдвинуть вехи, сообщив сотрудникам, что надо поторопиться.

Определить время проверки для вех

Выполнение необходимых задач контролирует менеджер или руководитель проекта, он же обеспечивает передачу результата начальству.

Рассмотрим пример: заказчику нужно получить и утвердить дизайн-проект продукта. Этот этап можно назвать вехой. Устанавливается дата: заказчик получает тестовую версию во вторник, в 10:00. Дальше идет неразбериха: менеджер не вовремя утвердил техзадание, с опозданием передал его дизайнеру. Но тот смог сдать проект вовремя.

Мог ли руководитель знать, что сдвиг вехи помешает реализации проекта? Способен был отдать задачи частями разным сотрудникам, чтобы они параллельно работали над их выполнением? Однозначного ответа нет.

Можно для каждого установить дедлайн, но это не означает, что все пройдет без сбоев. Конечно, важно получать обратную связь от каждого сотрудника. Также им необходимо сообщать о дедлайнах.

Лучше разделить задачу на части, назначить ответственных и уточнять, будет ли готова работа к определенному сроку. Ведь от этого зависит успех проекта.

Источник: shutterstock.com

Личные встречи и общение хорошо, но можно установить задачи в таск-трекер и отслеживать информацию там. Если задачу не взяли в работу в нужное время, в программе это будет отмечено, а проект перейдет другим исполнителям, готовым к его реализации.

Менеджеру следует быть вовлеченным во все этапы деятельности. Иначе он не сможет регулярно контролировать сотрудников и следить за прогрессом в реализации проекта. Если он не заметит, что кто-то застрял на одном из этапов, то может пропустить, что долгожданную веху так и не отметили для перехода на другой уровень.

Отмечать вехи проекта

Когда список задач выполнен, нужно фиксировать событие и поздравить команду с очередным пройденным этапом. Также следует обсудить следующие приоритетные задания. Но перед этим сотрудники должны передохнуть и оценить результаты своего труда. Нужно подбадривать всех в команде, чтобы они не теряли темп и действовали дружно.

Как отметить веху? Можно сделать «разбор полетов»: отметить плюсы и минусы, получить обратную связь, внести изменения, поделиться впечатлениями.

Проанализировать план-факт достижения вех

Иногда сроки кажутся слишком сжатыми, а уровень команды не дотягивает. Тогда именно отслеживание вех дает возможность сделать такие выводы, чтобы в дальнейшем корректировать свою работу для достижения желаемого. Такие наблюдения помогают правильно планировать и действовать с опережением событий.

В конце работы нужно создать отчет, где указать все результаты проделанной работы, поделиться мнением об улучшении и собрать обратную связь от всех участников проекта. Например: «Три последних месяца мы справлялись с поставленными задачами быстрее, раньше установленных сроков. Рассмотрим подробнее, что помогло добиться таких результатов.

Возможно, у нас есть гораздо больше ресурсов, поэтому мы можем ставить более амбициозные цели». Это искреннее и объективное мнение, основанное на фактах, которое поможет команде быть лучше, а заказчикам — сделать выводы по проекту.

ТОП-7 кейсов
из разных ниш с ростом
от 89% до 1632%

Узнать подробнее

Уровни контроля вех проекта

Контрольные точки показывают результаты, которые наступают при выполнении различных задач: согласование проекта, заключение контракта, запуск продукции. В связи с уровнем достигаемых результатов нужно выделить следующие вехи проекта.

Основные

Контрольные точки, которые обязательно нужно отметить после достижения определенных этапов. Они необходимы для продолжения работы над проектом.

Например, был заключен контракт с заказчиком, закуплено оборудование для запуска линии, получены результаты исследований, продукт принят в эксплуатацию.

Источник: shutterstock.com

За такими результатами нужен особый контроль. Отслеживает эти вехи обычно руководитель: гендиректор, его заместитель или руководящее звено в проектном офисе.

Критические

Важно отслеживать и промежуточные итоги. Некоторые из них являются критическими точками, которые крайне важны для успешного запуска проекта.

На этом этапе прогресс отслеживается для того, чтобы деятельность не забуксовала: отбор поставщика, утверждение прототипа, соблюдение законодательной базы, прохождение проверок контролирующих органов.

Отслеживает этапы сотрудник, занимающий руководящую должность. Важно избегать отклонения от сроков. Если это происходит, то решения принимает начальник или проектный комитет.

Ключевые

Это результаты, которые можно считать промежуточными, но они значимы для получения определенных данных:

• подготовка конкурсных процедур;

• разработка отдельных элементов;

• создание утвержденных макетов.

Эти контрольные точки прописывают в базовом плане работ. Его выполнение отслеживают в проектном офисе. Базовый план — это рабочий документ, который ведет руководитель, на его основании просчитываются риски, создаются контрольные точки для определения прогресса.

Оперативные

К нижним уровням относят оперативные результаты. Это ежедневные задачи, которые можно отследить на любом этапе. К ним относят разработку какой-то детали, согласование документа, настройка параметров.

Чтобы масштабные проекты были реализованы, важно отслеживать оперативные контрольные точки. Руководитель группы может открывать таск-трекер и в ежедневном режиме отмечать пройденные этапы, это экономит его ресурсы и время.

Каждый управленец должен разделять уровни, ведь каждый из них может ускорить или, напротив, затормозить запуск проекта. Распределение задач и закрепление их за конкретными сотрудниками позволит начальнику не погружаться в тонкости оперативных точек, а следить за общей нагрузкой и соблюдением единого дедлайна.

И исполнителям комфортнее работать, когда на каждом шагу не вмешиваются в процесс, оставляя место для свободы творчества и действий.

Роли:

• Руководитель, гендиректор.

Он контролирует запуск проекта, отклонение от принятых планов и дат, но не погружается в тонкости исполнения, следя за общей канвой. Ему нужно постоянно актуализировать данные, чтобы оперативно анализировать информацию для принятия конкретных решений.

• Руководитель планирования контрольных точек.

Он смотрит на работу сотрудников, которые отвечают за соблюдение этого параметра. Включается в процесс, если замечает серьезные отклонения, принимает управленческие решения, анализирует статистику, смотрит на результаты.

Именно он кладет на стол генерального директора подробный отчет, где прописаны необходимые вехи. Благодаря его работе у начальства есть представление о движении проекта, чтобы тот был выполнен в срок.

• Аналитик.

Он запускает процесс управления проектом, устанавливает контрольные точки и следит за редактированием при изменении задач или сдвиге сроков.

Пример постановки и отслеживания вехи проекта

Главное событие, которому предшествует цепочка задач, происходит мгновенно. Перед этим реализуется множество операций, действий, активностей, которые и приводят к указанному результату.

Например, перед тем как указать в качестве вехи проекта «договор подписан», приходится разрабатывать документ, согласовывать его с юридическим отделом обеих фирм, вести переговоры по отдельным пунктам, утверждать постановление.

Чтобы избежать недопонимания, важно правильно формулировать веху при указании ее в календарно-сетевом графике. Формулируя требования к разработке этих документов, особенно когда приходится регламентировать работу множества планировщиков в больших и мегапроектах, нелишним будет особое требование.

Источник: shutterstock.com

Важно, чтобы названия вех вводились в текст как отглагольные прилагательные в завершенной форме. То есть «что-то подписано», а не «подписание», «что-то согласовано», а не «согласование».

Например, у вас есть сотрудник, который редко справляется с порученным заданием вовремя. Вы дали ему две недели на задачу — это разработка бизнес-плана. Он не может передать задание другому специалисту, поэтому делает все сам.

Вы решили оценить его работу спустя какое-то время. Конечно, человек понимает, что справиться за две недели довольно трудно. Вы как руководитель являетесь заложником этой ситуации. Перед тем, как давать задачу, нужно создать специальный план, где будет отмечена веха «бизнес-план создан».

И к нему привязана конкретная дата. Если вы не получите нужный документ к установленному сроку, тогда уже можете задавать четкие вопросы, а сотрудник поймет, что не должен расслабляться две недели.

Особенности вех проекта в Agile

В менеджменте активно используются программы, где можно отмечать контрольные точки, которые принято называть вехами проекта. Среди приложений выделяют: Scrum, Kanban и XP (Extreme Programming). Проекты сохраняются и их можно адаптировать к изменениям в проекте.

Спринты как «мини-вехи» в «Scrum»

В программе выделяют так называемые спринты. Они занимают 2—4 недели, их можно называть мини-вехами. Они имеют собственную цель и спектр задач, которые можно включить в спринт.

Как работать в программе: в ней планируется спринт, определяются приоритет, задания и сроки. Успешное окончание спринта. Когда сотрудник завершает спринт, можно засчитать достижение мини-вехи.

Плюсы:

• оперативная обратная связь: каждый спринт дает возможность оценивать прогресс и вносить изменения;

• гибкость: если были внесены изменения, то вся команда увидит уведомление и сможет включиться на любом этапе мини-вехи;

• ценность для пользователей: в каждом спринте создан инкремент продукта, который работает, пользователи его ценят.

В качестве примера рассмотрим: цель спринта «Разработать функцию «Вход пользователя в сервис»». Успешным завершением и тестированием будет отмечена мини-веха. Ее вы укажете в своем спринте.

«Канбан» и цепочка действий

Суть: В программе Kanban визуализация стоит на первом месте. Это позволяет ограничивать незавершенную работу. Вехи могут не быть основными точками, но все равно играют важную роль для всей команды.

Рассмотрим, как работает программа. Создается канбан-доска, где отмечены самые важные этапы работы: «рассмотрение», «анализ», «разработка», «тестирование» и «запуск». Вехи можно ставить по окончании каждого этапа, например «Версия успешно протестирована и готовится к запуску».

Преимущества:

• Гибкость. Программа позволяет расставлять приоритеты и выбирать срочные цели и задания.

• Потоковая работа. Возможность трудиться в режиме «work in progress» позволяет замечать узкие места и адаптироваться для решения задач.

• Постоянная оптимизация. Программа мотивирует сотрудников работать лучше.

Пример: В «Канбан» точкой отчета может быть «Завершить разработку продукта для тестирования».

Отличия использования вех в Agile и традиционных методологиях

Преимущества применения вех проекта в Agile:

• Прозрачность: за счет визуализации можно наблюдать за спринтами в текущем моменте.

• Оперативное выявление проблем: оперативное внедрение дает возможность отслеживать ошибки и быстро их исправлять.

• Гибкость: адаптивность позволяет быстро подстраиваться под текущие задачи и требования.

• Все стороны вовлечены в процесс: каждый участник может отслеживать прогресс — вырастает число заинтересованных сторон, готовых участвовать в процессе.

• Более высокая ценность для клиентов: благодаря мониторингу спринтов клиент получает постоянную вовлеченность, что несет дополнительную ценность.

Какие моменты внедрения вех эффективно используются в Agile:

• Сконцентрируйтесь на ценностях: каждый спринт должен быть создан для того, чтобы быть полезным сотруднику или клиенту.

• Визуализируйте прогресс: для того, чтобы вся команда ориентировалась в процессе, хорошо использовать канбан-доску.

• Регулярно анализируйте прошлый опыт: благодаря отслеживанию контрольных точек можно стабильно работать над улучшением процесса.

• Будьте гибкими: если грядут изменения, нужно оперативно делать пометки об этом.

Ошибки при создании вех проекта

Чтобы грамотно управлять процессом, важно работать с контрольными вехами проекта, которые позволяют отслеживать текущие задачи и ставить правильные цели. Однако многие по незнанию допускают ряд недочетов.

• Ошибка 1. Задано слишком мало точек.

Конечно, не стоит ставить вехи по любому поводу, достаточно 5—7 задач, которые позволят сконцентрироваться на цели.

• Ошибка 2. Слишком размытые формулировки.

Все цели должны быть понятно прописаны. Например, вместо «Сделать продукт лучше» надо написать «Кнопка «Включить» должна быть по центру». Иначе сотрудники не смогут работать над конкретными пунктами плана.

• Ошибка 3. Задавать вехи без развития.

Любую задачу можно поменять в зависимости от приоритетов. Вехи нужно пересматривать раз в квартал, чтобы понимать, не потеряли ли они актуальность. Можно добавлять новые этапы, убирать ненужные части. Важно и сличать вехи с общим планом.

• Ошибка 4. Не привлекать сотрудников.

Вехи должны создавать специалисты, вовлеченные в процесс. Тогда они начинают чувствовать свою ценность и лучше работают. Можно мотивировать их тем, что они лично участвуют в постановке целей, ведь таким образом у них появится стимул реализовывать проект лучше и качественней.

• Ошибка 5. Использовать вехи только для галочки.

Это полноценный инструмент работы над проектом. Вехи нужно использовать для сбора данных, их анализа, выявления и устранения ошибок, принятия решений для внесения нужных изменений.

• Ошибка 6. Устанавливать слишком короткие или длинные сроки.

Если вы растянете проект или же установите сжатые дедлайны, то работать над ним будет очень трудно. Учитывайте то, сколько времени потребуется на каждую, даже самую маленькую задачу, а уже потом ставьте амбициозные цели для оперативной реализации всего плана.

• Ошибка 7. Игнорирование связи вех.

Некоторые этапы невозможно начать, пока не будет завершена текущая задача. Поэтому всегда учитывайте эти связи, чтобы не перескочить на этап, для которого еще не подготовлена почва.

• Ошибка 8. Рутинизировать процесс.

Команду нужно подбадривать после завершения каждого важного этапа. Необходимо подводить итоги, чтобы рабочий процесс воодушевлял сотрудников на нужные свершения. Так, можно собраться на корпоратив и отметить вместе достижение поставленных целей вместе.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о вехах проекта

Веха — это не просто крестик, поставленный в документе. Это полноценный инструмент, который помогает вовремя сдавать работу, планировать амбициозные цели и достигать их в срок.

Как часто следует перестраивать вехи проекта?

Если меняется цель, происходят трансформации структуры всего плана, вехи тоже нужно пересмотреть. Делать это нужно минимум раз в квартал, чтобы быть уверенным в том, что все необходимые этапы пройдены.

Можно ли пересматривать веху после ее утверждения?

Любую точку отчета можно поменять в зависимости от текущих изменений. При внесении новых данных следует переставить и вехи. Тогда сотрудники оперативно адаптируются к процессу.

Какие обстоятельства следует учитывать при создании вех?

При постановке задач ориентируйтесь на цель проекта, отслеживайте ключевые этапы, посчитайте ресурсы, определитесь с исполнителями, смотрите, какие внешние обстоятельства могут повлиять на ваши успехи.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать ценные бизнес-подарки бесплатно

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB