Онлайн-экскурсия в действующие бизнес-проекты с оборотом от 20 млн. рублей в год
Участвовать бесплатно
×
Чек-лист проверки работы отдела продаж
Вернуться к Блогу
26.05.2023
3879

Время чтения: 10 минут

Нет времени читать?
Отправить материалы на почту

Чек-лист проверки работы отдела продаж

Когда пора проверять! Если продажи падают или не выполняется план продаж. Когда вопросов больше, чем ответов. Когда возникают конфликты или наблюдается текучка кадров в отделе.

Что проверять? Рассказываем о 7 ключевых пунктах, по которым стоит оценивать работу отдела продаж. Если один из них проседает, автоматически начинает хромать работа всего отдела в целом.


Итак, для начала разберемся, насколько остро стоит вопрос проверки работы Вашего отдела продаж. Существует несколько основных причин, когда это просто необходимо:

Причины проверить отдел продаж

Даже если всего этого пока не наблюдается, стоит проходить по каждому из пунктов чек-листа хотя бы раз в месяц, чтобы менеджеры по продажам были в тонусе, а вы – в курсе того, насколько эффективно работает отдел в целом.

Для этого, во-первых, соберите данные: отчеты менеджеров по продажам, статистику продаж, отзывы клиентов и т.д. А во-вторых, проведите анализ, чтобы выявить слабые и сильные места, и наметить точки роста и пути развития.

Чек-лист проверки ОП

Чтобы ничего не упустить, и обеспечить повышение количества и качества сделок, проводите оценку отдела продаж по определенным ключевым показателям. Ниже подробнее остановимся на каждом из них.

Анализ объема продаж

Главная задача отдела продаж – продавать. Поэтому первое, на что смотрим – совпадают ли прогнозируемые продажи с реальными показателями.

Также стоит обратить внимание на следующие моменты:

  • динамика роста продаж в течение недели / месяца / года;

  • количество новых клиентов, которых удалось привлечь за последнее время;

  • увеличение среднего чека в целом по отделу, а также по каждому менеджеру;

  • количество продаж на клиента.

Анализ объема продаж

CRM-система

Есть ли у вас CRM-система? Установлены ли четкие регламенты по постановке задач и отчетности? Как быстро новый сотрудник сможет освоить вашу систему продаж?

Excel-таблицы давно ушли в прошлое. Без CRM эффективность работы отдела продаж будет под большим вопросом. Вся информация о клиенте должна заноситься в CRM-систему:

  • время созвонов;

  • зафиксированные договоренности;

  • напоминания о том, когда нужно перезвонить клиенту;

  • стоимость сделки.

Кроме того, CRM-система является отличным инструментом для анализа воронки продаж:

  • сколько лидов поступает в отдел продаж;

  • сколько из них превращаются в клиентов;

  • количество повторных клиентов;

  • сколько клиентов уходит, и как с ними работают менеджеры по продажам.

Наличие этой информации позволяет проанализировать работу каждого менеджера в отдельности и всего отдела продаж в целом. При необходимости корректировать стратегию продаж можно в режиме реального времени.

Квалификация менеджеров ОП и система мотиваций

Компетентность сотрудников отдела – один из первых шагов к эффективной работе отдела. Эти вопросы помогут вам оценить работу менеджеров по продажам:

  • Знают ли сотрудники уникальные конкурентные преимущества вашей компании и целевую аудиторию компании?

  • Как часто проводятся тестирования менеджеров?

  • Внедрена ли система KPI?

  • Есть ли система поощрений и наказаний за выполнение / невыполнение плана продаж?

  • Знают ли менеджеры, от чего зависит их зарплата, как заработать больше или подняться по карьерной лестнице?

  • Есть ли разработанные скрипты продаж?

Без мотивированных на результат менеджеров продажи расти не будут. Если сотрудники работают для галочки, грош цена такому отделу продаж.

Количество покупателей, система бонусов и премий за выполнение плана, объем выручки – выбирайте свои показатели kpi по каждому менеджеру для своего бизнеса. Оплата труда менеджеров по продажам должна зависеть от результатов их работы.

Важно! Система kpi должна быть прозрачной и открытой для каждого сотрудника ОП. Когда менеджер понимает, как достичь тех или иных показателей, чего от него ждет руководство, и он в курсе всех бонусов и поощрений, его работа будет более эффективной.

Внедрите регулярные тестирования, чтобы уровень подготовки сотрудников оставался на высоте. Проводите систематическое обучение менеджеров: тренинги, семинары, профильные конференции.

Хорошо зарекомендовали себя различные соревнования между менеджерами внутри отдела продаж. Главное, знать меру, чтобы у новичков тоже был шанс проявить себя.

Нормативная документация

Зачастую этот пункт проверки ОП оставляют без внимания. И очень зря. Поскольку зарплата сотрудников определяется системой KPI (в идеале, конечно же), у вас всегда есть риск возникновения конфликта на почве неправильно рассчитанных цифр или показателей.

Нормативная документация ОП

Чтобы этого избежать, проверьте, чтобы все трудовые отношения с персоналом были документально зафиксированы. Пропишите должностные инструкции, требования к выполнению планов, расчеты kpi и другие нормативы, и не забывайте регулярно обновлять эти документы.

Клиентская база

Клиентская база – святая святых вашей компании. Ее нужно наращивать, за ней нужно следить и охранять все данные от конкурентов и третьих лиц.

Что нужно проверить:

  • способы ведения клиентской базы (в идеале, посредством CRM-системы);

  • наличие правил ведения клиентской базы для менеджеров по продажам;

  • сегментация базы по видам клиентов (бывшие, потенциальные, а также те, с которыми ведутся переговоры в данный момент), а также географическому, ассортиментному и другим принципам;

  • есть ли у РОПа доступ к клиентской базе и как часто он проверяет ее ведение;

  • перечень лиц, имеющих доступ к базе клиентов;

  • подписаны ли документы о неразглашении коммерческой тайны;

  • разработаны ли правила общения с клиентами (способы корпоративной связи, tone of voice и пр.)

Наличие клиентской базы позволяет разрабатывать индивидуальные планы по каждому клиенту, анализировать воронки и планировать продажи. Более того, мотивация сотрудников тесно связана с работой с этой базой, что очень сильно влияет на продажи в целом.

Организационная структура и система отчетности

Цель – понять, насколько грамотно распределены задачи в отделе. Распространенная ошибка – работа по системе «один лидер и все все все». Подумайте, что будет, если вдруг ваша «звезда» решит уйти в отпуск или вовсе покинет компанию?

Проанализируйте, сколько менеджеров находится в подчинении у начальника отдела продаж. Какое количество обязанностей они выполняют, и нет ли такого, что один из них загружен, а второй ничем не занят. Как часто проводятся планерки и совещания?

Также проверьте наличие отлаженной системы отчетности. У РОПа должна быть перед глазами полная картина работы отдела продаж с ключевыми показателями по каждому из сотрудников. Это, кстати, касается и самого руководителя отдела продаж: он должен отчитываться о проделанной работе своему непосредственному руководителю.

Организационная структура ОП

Лояльность клиентов

Еще один показатель, оценка которого показывает, насколько хорошо работают ваши менеджеры. Что нужно проверять:

  • насколько клиенты довольны сотрудничеством;

  • есть ли жалобы на отдел продаж;

  • настроен ли процесс получения обратной связи от клиента (в виде опросов, интервью или анкетирования);

  • замеряется ли у показатель NPS;

  • собираются ли рекомендации от довольных покупателей.

При этом от ваших менеджеров не требуется проводить глубинное интервью с клиентом, достаточно задать всего два простых вопроса:

  1. Порекомендовали бы вы нашу компанию знакомым (от 1 до 10 баллов)?

  2. Что нужно сделать, чтобы получить от вас рекомендацию в 10 баллов?

Результат проверки отдела продаж

Проверка отдела продаж нужна для того, чтобы определить потенциальные точки роста и устранить недочеты в работе отдела продаж. Собранная информация позволит разработать четкую стратегию развития, в основе которой будет реальная статистика, а не общие рекомендации.

Результат проверки отдела продаж

Зная слабые места в работе отдела, вы будете четко понимать, где и что доработать. Вполне может быть, что менеджеры отдела работают прекрасно, а для увеличения количества входящих заявок требуется улучшить торговое предложение компании.

Как часто проверять ОП

Периодичность проводимых проверок зависит от особенностей бизнеса. В каких-то случаях будет достаточно контроля с помощью CRM-системы в режиме реального времени. Если бизнес крупный, желательно создавать план проверок:

  1. Ежедневные проверки для оценки эффективности сотрудников:

    • количество совершенных звонков;

    • число заключенных сделок;

    • количество отправленных коммерческих предложений и т.д.

    Анализ этих ежедневных показателей позволяет выявить проблемы в отделе продаж на начальном уровне. Кроме этого, так будет сразу видно, у какого конкретно менеджера есть трудности. Все это ускорит процесс устранения недочетов в работе.

  2. Еженедельный аудит для оценки движения по сделкам:

    • число потенциальных клиентов, которые продвинулись по воронке продаж;

    • количество клиентов, которые отказались от сотрудничества и т.д.

    Оценивайте динамику, как по каждому сотруднику, так и по отделу в целом.

  3. Ежемесячные проверки для оценки долгосрочных перспектив:

    • общее количество новых клиентов;

    • рост среднего чека;

    • число повторных продаж;

    • эффективность воронки продаж в целом.

    Не забывайте оценивать продуктивность работы команды отдела продаж и мотивацию менеджеров.

Резюмируем

Проверка и оценка работы отдела продаж – важный этап развития бизнеса. Предложенный чек-лист поможет определить общую эффективность работы отдела и менеджеров, а также выявить конкретные аспекты, которые могут потребовать дополнительного внимания и улучшения.

Читать далее: Топ-10 книг по искусству управления от крупнейших бизнесменов

Облако тегов
Понравилась статья? Поделитесь:
Забрать подарки
из закрытой базы
Скачать 7,4 MB
Полезные
материалы
для руководителей
Скачать 3,2 MB
Елена Койгородова
Елена Койгородова печатает ...