Диаграмма Ганта: как помогает в проектной деятельности

Что это? Диаграмма Ганта – один из инструментов визуализации проектной деятельности. Она позволяет синхронизировать рабочие процессы, отслеживать зависимости этапов разработки, а также время работы над задачами.

Где применяется? Использование диаграммы оправдано в любой сфере, предполагающей групповое решение параллельных задач – производство, банковский сектор, создание программных продуктов и т. д.

Что собой представляет диаграмма Ганта

Люди, занимающиеся проектной деятельностью, разработкой программного обеспечения, знают о существовании диаграммы Ганта. Дело в том, что она применима не только для сложных проектов, но и для небольших. Диаграмма Ганта помогает увеличить эффективность и производительность работы, а также способствует обеспечению своевременного выполнения поставленных задач.

В проектах график Ганта представляет собой параллельные прямоугольники. Они отображают одни и те же временны́е отрезки, но содержат информацию о разных составляющих проекта. В диаграмме также могут указывать время, когда стартовал проект, и точку, к которой он должен быть выполнен. Это делается для того, чтобы контролировать процессы выполнения работ: какие идут строго по плану, а какие немного отстают.

Следует заметить, что в диаграмме Ганта отображаются стадии проекта, которые были заданы лично вами, то есть самостоятельно спланированные сроки, дедлайн и прочее. Этот график не содержит инструменты, которые могли бы автоматически рассчитать время для проведения определённых работ в рамках одной программы действий.

Как люди справлялись до появления таких решений? – До появления диаграммы Ганта всё планировалось руководством на бумаге (многие делают так до сих пор).

Сегодня существует большое разнообразие инструментов, созданных для управления проектами. В основе многих из них лежит именно диаграмма Ганта.

История создания диаграммы Ганта

Основоположником диаграммы принято считать Карола Адамецки (1866–1933). Он был польским инженером, посвятившим большую часть своей жизни сталелитейной промышленности. Именно Каролу Адамецки первому пришла в голову мысль о том, что все процессы на производстве можно отразить в диаграмме. Уже в 1896 году польский инженер представил гармонограммы (от слова «гармония») научной и производственной общественности. Он выдвинул идею о некоем согласии, которое должно быть в управлении, и складываться из слаженности выбора, действия и духа.

Карол Адамецки учился в Санкт-Петербургском инженерно-техническом университете. За эти годы он хорошо выучил местный язык, поэтому в дальнейшем свои труды публиковал как на польском, так и на русском. Публикаций на английском Адамецки так и не сделал. Возможно, именно это стало причиной того, что идея не была замечена мировой общественностью. Несмотря на это, работы польского инженера остаются актуальными по сей день. Неоднократно они становились объектом исследований учёных нового поколения.

В 1910 году произошёл настоящий прорыв в разработке инструмента, призванного контролировать производственные процессы. Генри Гант (1861–1919), являясь не только британским инженером, но ещё и управленцем, выдвинул идею о ленточной диаграмме. Он считал, что такой вид схемы способен справиться с проблемой визуальной синхронизации, а также с упорядочением нескольких составляющих одного целого.

В своём труде «Work, wages and profits» (что в переводе означает «Труд, заработная плата и доход») Генри Гант попытался описать различные аспекты применения ленточной диаграммы. Позже, в книге «Industrial leadership» (с английского – «Промышленное руководство») он всё-таки смог развить свои идеи, касающиеся производственной сферы. Вышедшая в свет его работа «Organizing for Work» («Организация труда») показала общественности, насколько углублённо проводил исследования автор.

Стоит сказать, что метод применения диаграммы, предложенный Гантом, получил признание во всём мире. До сих пор люди, находящиеся в разных концах Земли, сводят данные, обобщают их посредством диаграммы Ганта, изобретённой более 100 лет назад.

Элементы диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта включает в себя следующие важные элементы:

• Временну́ю шкалу

Она проходит, как и полагается, слева направо, отображая даты выполнения проекта. Временна́я шкала измеряется в днях.

• Задачи

Прямоугольники, построенные в диаграмме, обозначают задачи (этапы), являющиеся частью проекта. Существует 2 их вида: последовательные и параллельные. В проекте с первым типом работа над каждой последующей задачей зависит от выполнения определённой деятельности. При параллельном типе другая ситуация – можно трудиться над одними вместе с другими.

• Продолжительность

В диаграмме Ганта она показывает, сколько потребуется времени на решение отдельной задачи.

• Ответственного

Нередко сервисы, в основе которых лежит график Ганта, обладают опцией назначения ведущих исполнителей по работам.

• Вехи

Указывают на общие задачи деятельности. Как показывает практика, они не имеют определённой продолжительности, соответственно, могут отмечать только завершение одной из частей проекта.

• Зависимости

Способность отображать зависимости задач (при последовательном их типе) – это одна из важнейших функций диаграммы Ганта. Проект, который был плохо спланирован, в котором не были учтены зависимости, может в дальнейшем потерпеть неудачу. Ключ к успеху – это чёткое понимание порядка задач и их продолжительности.

Не забывайте о существовании 3 типов задач:

1. start-to-start – это этапы, к выполнению которых нельзя приступать, пока не запустится предшествующий;

2. finish-to-finish – они не завершатся, если другая задача не была окончена.

3. finish-to-start – это этапы, к выполнению которых нельзя приступать, если не завершена предшествующая деятельность.

Понять, сколько времени потребуется на завершение отдельного этапа и на проект в целом, поможет определение линейных задач.

Построение диаграммы Ганта поможет вам найти ответы на самые частые вопросы:

• Какие задачи необходимо решить в рамках одного проекта?

• Сколько времени уйдёт на весь замысел (от начала и до окончания)?

• Когда именно можно приступить к решению конкретной задачи и когда её нужно будет завершить?

• Как связаны между собой пересекающиеся этапы?

• Кто выступает в роли ответственного за задачу?

В ходе реализации проекта диаграммы помогают руководителям выявлять критические точки, что сводит к минимуму задержки в выполнении ключевых этапов.

Преимущества и недостатки диаграммы Ганта

Как сделать так, чтобы диаграмма Ганта помогла добиться успехов в реализации проекта? Дело заключается исключительно в качественном планировании предстоящих работ.

Достоинства графика Ганта

• Наглядность.

• Прозрачная организация, а также упорядочивание – диаграмма удобна тем, что в ней отражён буквально каждый шаг. Особенно это актуально для команды, в которой в ходе реализации проекта все взаимодействуют между собой.

• Эффективные координация и управление – каждый сотрудник чётко знает, когда именно он должен приступить к работе над задачей. Менеджеры, в свою очередь, устанавливают для каждого дедлайн, а затем следят за качеством и своевременностью выполнения.

• Оценка трудозатрат – время и прочие ресурсы, необходимые для выполнения задач, помогает рассчитать диаграмма Ганта. Оценка трудозатрат позволяет свести к минимуму процент перегрузки работающих, а также не допускает выгорания сотрудников.

• Определение главных задач.

• Возможность редактировать.

Недостатки графика Ганта

• Сложности, возникающие при составлении диаграммы – обычно это связано с работой менеджеров, не набравшихся опыта. Они попросту могут не учесть все особенности проекта при составлении схемы.

• Корректировки графика – иногда требуется вносить правки в имеющуюся диаграмму. Здесь очень важно соблюсти баланс между начальным планированием и количеством вносимых изменений.

В Сети присутствует немало критики, касающейся диаграммы Ганта. В основном речь идёт о том, что данный график не в состоянии помочь синхронизировать все процессы. Отсюда выводят мнение, что успеть завершить проект к планируемой дате не получится.

Также описаны предпосылки полученных выводов: на выполнение задач, имеющих линейную зависимость, даётся от 3 до 7 дней, а это значит, что пока не будет выполнена одна работа, к выполнению другой приступать нельзя. Получается, что даже если в диаграмме будет усреднённый срок (к примеру, 5 суток), то незначительные сбои приведут к отставанию от графика.

В таком положении дел следует вспомнить функции, возложенные на диаграмму Ганта. Примером служит функция визуальной синхронизации и упорядочения нескольких составляющих одного целого. Ещё до того, как построить диаграмму Ганта, нужно самостоятельно рассчитать время, которое понадобится для каждого вида деятельности. Чем точнее будут сделаны расчеты, тем корректнее в дальнейшем будет работать график.

Сферы применения диаграммы Ганта

График Ганта можно применять для визуализации и упорядочения абсолютно любых проектов, которые будут состоять из нескольких задач, выполняемых параллельно.

Для примера, возьмём производство, на котором одновременно идёт:

• изготовление товаров;

• отгрузка готовой продукции;

• получение сырья, необходимого для производства;

• приобретение комплектующих;

• планирование работы на определённый период времени.

Если здесь применить диаграмму Ганта, то с лёгкостью можно будет:

• выяснить, на какой период времени хватает запасов сырья для производства;

• убедиться, что нет задержек с отгрузкой товаров;

• узнать, сколько производственных мощностей остаётся незагруженными и т. д.

Лучшим доказательством вышесказанного является книга «Цель. Процесс непрерывного совершенствования». Она повествует о буднях одного американского предприятия в начале 80-х годов XX века. Герои книги регулярно обращаются к методам визуализации бизнес-процессов, что в итоге помогает им вывести предприятие из глубокого кризиса. Всё дело в том, что они в прямом смысле слова увидели недостатки, присутствующие в сложившейся производственной цепочке, а также смогли понять, почему фирма не отвечает реалиям рынка.

Точно так же диаграмма Ганта может способствовать упорядочению процессов в IT-компаниях. Для примера возьмём разработку сайта, включающую следующие этапы:

1. исполнение дизайна веб-ресурса;

2. верстка;

3. наполнение страниц сайта контентом;

4. тестирование ресурса;

5. внесение корректировок, устранение неполадок.

Работа над этапами может идти параллельно (за исключением верстки, т. к. она возможна лишь после выполнения дизайна).

Упорядочить и синхронизировать эти процессы поможет диаграмма Ганта: в нее вносятся сроки дизайна, верстки, подготовки текстов и иллюстраций, назначаются исполнители и определяется конечная дата, когда нужно сдать готовый сайт.

На самом деле, сфера применения диаграммы Ганта в проектах широка:

• торговля;

• ритейл;

• IT-сфера;

• телекоммуникации;

• промышленное производство;

• сфера госуправления;

• здравоохранение;

• культура, искусство;

• наука;

• образовательная сфера;

• строительство и архитектура;

• банковская сфера.

Не нужно удивляться тому, что в этом списке есть образование и наука. Нужно сказать, что ленточные диаграммы в этих областях стали применять гораздо раньше, чем в промышленной сфере.

Применения диаграммы Ганта в разных моделях управления проектами

В зависимости от типа компаний и того, как в них построен производственный процесс, следует выбирать тут или иную модель управления проектами. Рассмотрим три самые распространенные модели, доказавшие свою эффективность.

Модель, именуемая «Waterfall»

Данную систему управления проектом иногда называют водопадной либо каскадной. Аналогию проводят с потоком воды, устремляющимся вниз, ведь его нельзя вернуть обратно. Так и в линейном планировании проекта: этапы работы идут один за одним, и возвратиться к предшествующему не получится. В каскадной модели есть основное правило: нельзя приступить к новой стадии деятельности, пока не завершится предыдущая. Этот график работ по проекту визуализируют с помощью диаграммы Ганта.

Каскадную модель управления применяют в компаниях, где в ходе производственного процесса все должны строго придерживаться последовательности этапов.

Модель управления проектом «Agile»

Отличительной чертой данной модели управления проектами является отсутствие линейного планирования, то есть сотрудники решают поставленные задачи за несколько итераций. Этапы работы могут проходить параллельно, не исключены изменения в требованиях к проекту на любом из этапов, соответственно, допускаются погрешности в сроках выполнения. Применяя диаграмму Ганта в модели управления проектом «Agile», удобно планировать спринты.

Эта модель применима в digital, в банковских, страховых и других сферах (т. к. им необходимо подстраиваться под требования заказчиков).

Гибридная модель

Принципы, которых придерживаются модели «Waterfall» и «Agile», нашли своё отражение и в гибридной. Диаграмма Ганта здесь используется для обозначения верхних точек и планирования стримов.

Компании, создающие большие объёмы контента, пользуются гибридной моделью управления проектами. Примером может служить известная фирма Netflix.

Примеры сценариев использования диаграммы Ганта

Как уже говорилось, диаграммы Ганта подходят практически для любых проектов. Они помогают:

• упростить управление задачами;

• увидеть полную картину деятельности;

• достичь поставленных целей.

Можно подробнее рассмотреть сценарии использования графика Ганта.

1. Нехватка одной из таблиц

   Иногда таблиц, предназначенных для ведения проекта, становится слишком много. Большое их количество усложняет работу, становится трудно ориентироваться в них и вам, и стейкхолдерам. Помимо этого, численность таблиц не позволяет задавать зависимости, гибко планировать задачи.

   Внести определённую ясность поможет визуализация накопившейся избыточной информации. Например, упростить координацию, рабочий процесс, принятие каких-либо решений и тому подобное поможет составление наглядной временно́й шкалы (с обозначениями, выделенными разными цветами).

   

2. Вовлечение в проект большего количества людей

   Работа, проводимая с диаграммами Ганта онлайн, является выгодной только в том случае, если требуется постоянно держать всех в курсе происходящих изменений. При необходимости можно создать в сети временну́ю шкалу. Она поможет достаточно быстро обмениваться с заинтересованными сторонами проекта задачами, а также другой важной информацией.

   Диаграмма Ганта, в отличие от Exсel, обладает теми функциями, которых нет в таблице. Например, одна из них – это возможность отслеживать зависимости, создавать расписание. Следует упомянуть не менее удобную функцию: внесение изменений в реальном времени (для быстрого управления версиями). Помимо этого, график Ганта имеет очень удобные встроенные инструменты. Один из них помогает пользователям автоматически создавать отчёты.

   Встречаются случаи, когда люди создают свои проектные планы в электронной таблице, но в дальнейшем понимают, что хотели бы работать с диаграммой. В данной ситуации импортировать всю информацию не составит труда.

Как создать диаграмму Ганта: пошаговый алгоритм

Диаграмма Ганта размещает блоки по двум осям: вертикальная линия представляет задачи (из них состоит проект), а горизонтальная представляет время, выделенное на их выполнение.

Обычно при создании диаграммы производится четыре основных шага:

1. Определение временны́х рамок

   Здесь определяются даты начала и окончания проекта. Временны́е рамки устанавливаются в начале и в конце временно́й линии. График состоит из столбцов: это могут быть часы, дни, недели, месяцы – в зависимости от продолжительности проекта. Для кого подходит: для всех абсолютно. Особенно полезно, когда нужно выполнять долгую, монотонную работу, например, составлять годовой отчёт, писать статью, изучить 100 билетов к экзамену.

2. Разбивка проекта на задачи и подзадачи

   Каждой из этих работ задается начальная и конечная дата и определяется их объём (обычно в часах). Затем задачи помещаются в график. Вы также можете назначить людей, ответственных за их выполнение.

   

3. Настройка зависимостей между задачами

   Например, вы не можете начать стратегическую сессию с представления концепций дизайна, если эти положения ещё не готовы. На диаграмме Ганта связи между задачами чаще всего отмечаются стрелками. Отношение следующей работы может быть показано от даты начала предшествующей деятельности (тогда они будут в диаграмме проходить параллельно) или от ее завершения.

4. Добавление вех

   Это факторы, отмечающие завершение основных этапов. Они показывают, какие задачи должны быть выполнены, и помогают определить их приоритеты. Обычно важные этапы подчеркиваются отдельным цветом или собственной цифрой.

Инструменты для построения диаграммы Ганта

Сегодня на рынке представлено великое множество программ для создания диаграмм Ганта. Отличаться они могут интерфейсом, сложностью управления и количеством возможных функций.

Программа для работы с электронными таблицами от Microsoft

Как создать диаграмму Ганта в Excel? Процедура создания одинакова для любой версии инструмента:

1. Сначала введите необходимую информацию о проекте.

2. Далее добавьте в документ линейную диаграмму с кратким изложением.

3. Наконец, сделайте настройки для отображения информации на созданном графике.

К сожалению, в Excel нет шаблона для создания диаграмм Ганта. Следовательно, создание диаграммы является неудобным, но интуитивно понятным. Кроме того, Excel затрудняет совместную работу над графиками.

Вам придется вносить все изменения самостоятельно и тратить много времени на частое обновление электронных таблиц и отправку их каждому, постоянно общаясь с клиентами и членами команды. Это особенно неудобно для групп с удаленной схемой организации деятельности, так как рабочий процесс становится беспорядочным.

LibreOffice Calc

Аналог MS Excel от некоммерческой компании The Document Foundation.

Как построить диаграмму Ганта? Сначала создайте таблицу с исходными данными. В трёх столбцах напишите названия задач, даты их начала, продолжительность в днях.

Затем выберите диапазон со значениями (вам не нужно выделять названия столбцов) и запустите мастер диаграмм, используя соответствующий значок или через меню «Вставка» → «Диаграмма».

Выберите линейный график с суммированием. Вы получите диаграмму с противоположным порядком выполнения задач.

Чтобы перевернуть вертикальную ось, щёлкните по ней и выберите «Формат оси…». Затем на вкладке «Масштабирование» щёлкните «В обратном направлении».

Во вкладке «Числа» найдите нужный формат даты. Затем во вкладке «Масштабирование» снимите галочки «Автоматически» для пунктов «Максимум», «Минимум» и «Основной интервал».

В появившихся полях проставьте значения:

• Минимум – дата начала первой задачи.

• Максимум – срок, когда была выполнена последняя деятельность.

• Основной интервал. Если задачи краткосрочные, вам нужен короткий период, чтобы увидеть точные даты начала и окончания на графике. А если каждая деятельность и сам проект долгосрочные, то лучше выбрать более длительный интервал, чтобы график не слишком растягивался.

Для удобства чтения установите «Ориентацию текста» на 90 градусов по оси Y на вкладке «Подпись» параметров.

Если вы хотите оставить отображаемыми только данные о продолжительности, щелкните правой кнопкой мыши на цвете ненужных строк и выберите «Формат рядов данных». На вкладке «Области» выберите в раскрывающемся меню пункт «Нет». В итоге вы получаете простую диаграмму Ганта.

Google Таблицы

Более удобной альтернативой Excel для создания групповых графиков являются Гугл-таблицы. Этот инструмент позволяет создавать диаграмму Ганта менее интуитивно понятным способом, но быстрее, чем вышеупомянутый «Эксель».

Введите информацию о проекте в таблицу и разделите ее на три столбца:

1. Задача.

2. Дата начала.

3. Срок завершения.

Далее в первой строке напишите количество рабочих дней с начала проекта до его завершения.

Выделите ниже строку, соответствующую первой задаче. Нажмите «Форматировать» в верхнем левом меню, а затем – «Условное форматирование». С правой стороны вы увидите окно, в котором вам нужно выбрать нижний пункт «Добавить правило».

В появившемся меню отметьте «Ваша формула» в самом низу. Будут использоваться данные из трёх ячеек:

1. Дата начала проекта.

2. Срок начала первой задачи.

3. Дата окончания этой деятельности.

Введите это значение в поле, и дни, необходимые для выполнения первой задачи, станут зелеными.

Чтобы автоматически применить формулу ко всем этапам проекта, выберите поле, в котором создается график.

Ваша диаграмма Ганта готова. Онлайн вам будет намного проще редактировать ее в команде и отслеживать изменения, внесенные вашими коллегами.

Текстовый процессор от Microsoft

Построение диаграммы Ганта в Word не должно быть слишком сложным. Однако стоит помнить, что основной целью этого приложения является создание текстовых документов и работа с ними. Поэтому работа с диаграммами в Word не совсем интуитивно понятна и отнимает довольно много времени, особенно если необходимо редактировать проект вручную.

Перед созданием графика измените ориентацию документа на альбомную («Макет» → «Ориентация» → «Альбомная»). Затем разместите схему: в правом верхнем углу выберите «Вставить», затем щелкните «Диаграмма» и выберите «Диаграмма через запятую с суммированием».

Перед вами откроется новое окно, в котором будет таблица. Введите в нее все данные о проекте: информацию о задачах, датах начала и окончания этапов.

Вы можете рассчитать продолжительность каждого этапа, используя формулу:

Расширьте формулу до каждой строки в столбце «Продолжительность задачи».

После того как введете все данные, можете закрыть таблицу, и перед вами появится нужный график. Выберите значок «Фильтры диаграммы» справа от него. В появившемся окне нажмите «Значения», снимите флажок «Даты завершения» и нажмите «Применить».

Чтобы график еще больше походил на диаграмму Ганта, щелкните правой кнопкой мыши синюю область задач, выберите «Заливка», а затем – «Нет заливки».

Чтобы задачи отображались в хронологическом порядке, выберите правой кнопкой мыши названия задач, затем – пункт «Формат оси» и установите флажок «Обратный порядок категорий».

Ваша диаграмма Ганта в Word готова.

Программа подготовки и просмотра презентаций от Microsoft

Для построения диаграммы Ганта в PowerPoint:

• Создайте новый проект и вставьте в него электронную таблицу. Для этого в верхнем меню слева выберите «Вставка», затем «Таблица». Она будет состоять из одной строки. Количество столбцов будет равно количеству дней, потраченных на проект, плюс колонка с задачами.

• После добавления таблицы сделайте первый столбец шире остальных. Это облегчит написание названий задач. Чтобы удалить цветовое заполнение таблицы, перейдите в раздел «Конструктор» и установите флажок «Нет заливки».

  

• Чтобы упростить ввод задач, выделите первый столбец, нажмите «Макет» в верхнем меню и выберите «Разделить ячейки». Введите столько строк, из скольких этапов состоит ваш проект.

• В каждом ряду первого столбца поочередно введите названия задач. И для того, чтобы дни отображались на слайде, выберите «Вставка» → «Надпись», вручную введите даты и выровняйте их над каждым столбцом.

• Затем перейдите к визуализации задач на временно́й шкале. Для этого перейдите по пути: «Вставка» → «Фигуры» → «Прямоугольник». Затем созданные четырехугольники вручную помещаются в каждую строку задач и распределяются в соответствии с крайними сроками.

Диаграмма Ганта в PowerPoint готова.

Вы можете сделать прямоугольники на временно́й шкале более прозрачными. Для этого щёлкните правой кнопкой мыши на фигуре и уменьшите прозрачность с правой стороны до 50 %.

Вы также можете добавить индикатор выполнения к своей диаграмме. Для этого выберите «Вставка» в верхнем меню, затем нажмите «Фигуры» и выберите прямоугольник со скругленными углами. Вручную разместите это изображение на временно́й шкале в соответствии с текущей датой. Затем сделайте такой же прямоугольник, расположив его внизу перпендикулярно первому и обозначив его в центре рисунка.

Построение диаграммы Ганта в PowerPoint не выглядит особенно сложным, но почти все данные придется добавлять вручную. Это может занять значительную часть рабочего времени, которое вы могли бы посвятить проекту.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Внедрение диаграммы Ганта

Первым шагом является информирование коллег и клиентов о том, как их работа благодаря этому инструменту изменится к лучшему, и почему для них важно использовать график проекта.

• Шаг 1: Отталкиваться от проблем, которые сейчас есть

В качестве решения предложите диаграмму Ганта. Например, проект затягивается, бюджет израсходован, долгое время нет никаких результатов. Диаграмма Ганта поможет сделать всё более эффективным и соблюдать сроки.

• Шаг 2: Подготовиться к отработке возражений

Соберите аргументы заранее. Например, мы предлагаем не записывать все задачи по еженедельным спринтам на диаграмме Ганта, а только отметить основные этапы. Покажите своему руководству график Ганта в качестве примера.

• Шаг 3: Строить разговор с точки зрения удобства команды

С помощью диаграммы Ганта общая цель достигается быстрее. График помогает снизить стресс, повысить прозрачность проектной работы. Это не контроль, не бюрократия, это – эффективный инструмент помощи.

Диаграмма Ганта принята в качестве управления проектами. Она проста в использовании и, прежде всего, визуально понятна. Если постоянно приходится перепланировать задачи вручную, то со временем работать становится труднее. Но если вы попробуете использовать инструменты автоматизации, то в разы облегчите свой труд.

Автор статьи

Алексей Бояркин

Сооснователь компании «Генератор продаж»

Последние статьи этого автора:

• Бенчмаркинг компании: примеры из зарубежной и российской практики
• СTА-элементы, которые привлекут в 2 раза больше клиентов
• Формула рентабельности продаж: пример расчета

Забрать подарки
из закрытой базы

Скачать 7,4 MB

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB