Должностная инструкция ассистента: структура и правила составления

О чем речь? Должностная инструкция (ДИ) ассистента руководителя описывает функционал сотрудника, определяя его права и обязанности. Законодательство не обязывает (за некоторым исключением) работодателя составлять этот документ, но его пользу трудно переоценить.

На что обратить внимание? Работа ассистента разнопланова, и во многом определяется спецификой организации и конкретного руководителя. Поэтому для составления ДИ необходимо выработать портрет будущего сотрудника.

Роль помощника руководителя

Должность довольно сложная и разнообразная в предъявляемых требованиях. Деятельность, связанная с выполнением этой роли, включает в себя множество задач. Кроме того, часто возникает путаница между личными ассистентами и секретарями или менеджерами. Хотя между этими должностями и есть пересечения, все же это разные виды деятельности.

Источник: shutterstock.com

Примерные обязанности помощника руководителя:

• организация делового расписания начальника — встречи, документооборот, служебные командировки;

• обеспечение комфортной рабочей зоны руководителя — забота об атмосфере, чистоте и удобстве помещения;

• работа с документами, включая обработку входящей корреспонденции и звонков;

• обеспечение психологического комфорта деятельности руководителя;

• осуществление переговоров на начальных этапах;

• работы по переводу текстов;

• обеспечение руководителя офисными принадлежностями и прочее.

Этот перечень простирается далеко за рамки секретарских и административных задач. Все же, при выполнении обязанностей помощника руководителя, подход и нюансы работы могут значительно различаться у каждого работодателя.

Бывает, что должность связана в основном с обычными делами секретаря. Или помощник занимается исключительно обеспечением удобства и порядка для босса. Некоторые ассистенты действуют как полноправные заместители и имеют в прямом подчинении сотрудников.

Работа помощника включает в себя не только исполнение профессиональных обязанностей, но и выполнение персональных поручений руководства компании. Эти обязанности обычно включают:

• Управление делопроизводством руководителя и, в некоторых случаях, всей компании. На некоторых предприятиях ассистенты несут ответственность за работу секретариата фирмы.

• Организация и управление деятельностью руководителя. Планирование расписания деловых встреч, напоминание шефу о различных событиях.

• Ведение корреспонденции от лица компании.

• Прием и направление внутренних телефонных звонков.

• Предоставление руководителю всей запрошенной информации.

Личный помощник с расширенными обязанностями и функциями — одна из самых востребованных вакансий в этой сфере. Чаще всего руководитель ищет универсального сотрудника, способного адаптироваться и брать на себя дополнительные задачи.

Источник: shutterstock.com

Существует несколько дополнительных задач:

Перевод с иностранных языков

Включает как письменные работы, так и синхрон во время переговоров. Руководитель часто предпочитает доверять эту задачу проверенному сотруднику, владеющему, как минимум, английским языком.

Организация и сопровождение в поездках

Ассистент должен взять на себя все ее бытовые аспекты: планирование маршрутов, бронирование такси и гостиниц, организация питания и оформление необходимых документов.

А также:

• Сопровождение на официальные мероприятия и обеспечение присутствия руководителя на протокольных событиях.

• Выполнение бытовых задач.

Этот список не исчерпывающий. Вопрос об обязанностях помощника руководителя часто вызывает затруднения из-за разнообразия деятельности. Каждый начальник выдвигает свои требования, и главное, чтобы все они соответствовали трудовому законодательству РФ.

Источник: shutterstock.com

Одной из ключевых особенностей этой роли является зависимость времени занятости от графика руководителя. Несмотря на официально установленный восьмичасовой рабочий день, ассистенты часто подстраивают свой режим под расписание начальника.

«Размытость» трудового периода и необходимость постоянно быть на связи с руководством могут отпугивать некоторых соискателей, особенно выпускников. Но на практике нагрузка не превышает стандартные нормы, просто рабочее и свободное время становятся менее постоянны.

Когда требуется ассистент руководителя

Этот специалист становится необходимым, когда требуется повысить личную эффективность начальника. Делегирование обязанностей позволяет освободить топ-менеджера от долгих или неприятных задач, сосредоточив его внимание на вопросах, требующих именно его вмешательства.

Однако оно будет эффективным только при правильном подходе. Иногда предприниматели и топ-менеджеры нанимают помощников без реальной нужды, просто следуя моде. На самом деле, задачи должны передаваться ассистенту обоснованно.

Повышение прибыли

Делегирование задач освобождает время руководителя, которое можно использовать для увеличения дохода. Таким образом, предприниматель должен оценить потенциальную прибыль и сопоставить ее с затратами на помощника. Например, если за час руководитель может заключить сделку на 10 тыс. рублей, а этот же период работы ассистента стоит 400 руб., экономическая выгода очевидна.

Заполнение пробелов

Ни один руководитель не может быть экспертом во всем. Некие задачи требуют глубоких знаний в узких областях. Так, если у фирмы появляются партнеры из арабских стран, для успешного ведения дел необходимы знания их языка, культурной специфики. Не тратя время и деньги на изучение новой этники, директор может нанять знакомого с ней ассистента, что позволит сразу начать выгодное сотрудничество.

Избегание стресса

Некоторые задачи могут вызывать у руководителя тревогу и плохое настроение (отчетность, подача налоговых деклараций, проведение собеседования, увольнений). Эти задачи могут снизить мотивацию и вовлеченность в работу. Делегирование таких занятий позволяет сохранить эффективность труда, предотвращая снижение производительности из-за указанных выше обязанностей.

Если решено нанимать помощника, важно определить, какие именно задачи следует передать ему. Каждую из них можно оценить по следующим критериям:

Необходимость задачи

Некоторые бизнес-процессы могут существовать, не оказывая существенного влияния на конечный результат. Такие задачи можно исключить без передачи кому-либо.

Необходимость в помощи

Если руководитель не может справиться с задачей самостоятельно, ее следует делегировать. Однако если он способен выполнить ее сам, следует обдумать целесообразность передачи.

Последствия ошибок

Если неверно выполненная задача может привести к значительным финансовым потерям, например, аннулированию дорогостоящих контрактов, стоит тщательно обдумать, надо ли доверять ее решение другому или лучше взять на себя.

Источник: shutterstock.com

Для оценки экономической целесообразности найма важно учитывать то, за что руководитель готов платить деньги ассистенту. Экспертность, мотивация и время — все это факторы, которые влияют на размер дохода сотрудника.

Для понимания того, какие задачи можно передать помощнику, следует составить список обязанностей, которые:

• простые, технические или вспомогательные;

• рутинные и повторяющиеся;

• подготовительные;

• относятся к специфическим областям и требуют определенных знаний;

• отнимают много времени; задачи, которые не приносят удовольствия и затягиваются, также могут быть переданы помощнику для повышения общей эффективности.

Затем из этого списка нужно выбрать задания, делегирование которых наименее рискованно. Именно они и станут основой должностных обязанностей и ДИ ассистента.

Требования к навыкам ассистента

Они включают в себя следующие обязанности:

• систематизация и проверка поступающих писем и документов, информирование руководства о реализации его указаний;

• подготовка ответов на требования, направление приказов для исполнения, запрос информации;

• контроль выполнения указаний в установленные сроки;

• прием заявлений и других материалов от сотрудников для ознакомления руководства;

• подготовка и проверка документов, связанных с проектами, требующими утверждения начальника;

• сбор и обработка материалов для совещаний и заседаний, проводимых директором: ведение протокола, оповещение и регистрация участников, представление повестки дня;

• организация приема сотрудников в кабинете руководства;

• обеспечение сохранности документов и своевременная отправка их в архив;

• контроль за выполнением рабочего графика директора: напоминание о совещаниях, встречах или поездках, подготовка материалов, организация транспорта;

• обеспечение комфортных условий труда, включая поддержание чистоты, создание уюта в кабинете, поддержание исправности оргтехники и соблюдение тишины;

• уважительное отношение к психологическому комфорту директора путем составления графика встреч в соответствии с его пожеланиями, напоминания о важных событиях по его просьбе и предоставления информации в удобной форме.

В каждом предприятии задачи помощника руководителя имеют специфику, которая может быть и более обширной, и ограниченной. Важно учитывать индивидуальные особенности должности.

Однако основное требование к претенденту — наличие образования в сфере администрирования, предпочтительно — высшее. Возможно рассмотрение кандидатов с дипломами профильных вузов.

Источник: shutterstock.com

Кандидат, который имеет красный диплом одного из ведущих университетов страны, и проработал не менее трех лет на административной позиции, имеет преимущества при поиске места личного помощника руководителя.

Важно, чтобы соискатели обладали определенными профессиональными знаниями:

• должны быть хорошо знакомы с базовыми статьями законов РФ, касающимися сфер производства и управления предприятием;

• знать основы административной деятельности;

• необходимы навыки пользования техническим оборудованием (компьютер, принтер, факс, переговорные устройства), а также умение поддерживать их работоспособность;

• хорошо знакомы с документооборотом;

• уметь вести деловую переписку и переговоры, придерживаясь нормативных, корпоративных и профессионально-этических принципов и правил;

• необходимый уровень владения одним или несколькими иностранными языками;

• понимание специфики компании и ее основных бизнес-процессов на должном уровне.

Обязанности секретаря руководителя могут быть дополнены иными требованиями в зависимости от размера, сферы деятельности и особых условий организации. В некоторых случаях важным критерием в пользу кандидата могут быть предъявленные сертификаты об окончании образовательных программ по маркетингу, рекламе и другим направлениям.

Личные качества ассистента руководителя

Сотрудник, исполняющий задачи помощника, сталкивается с непростыми вызовами. Необходимо быть готовым к исполнению деятельности как эмоционально, так и физически. Проанализируем ключевые качества личности, которыми должен обладать ассистент руководителя.

Стрессоустойчивость.

Это обязательное качество из-за большого объема работы и обязанностей, которые влечет за собой роль персонального помощника. Отличительная черта успешного сотрудника — способность оставаться спокойным и рациональным, не позволяя внешним факторам или неожиданностям влиять на эффективность его деятельности. Важно, чтобы ассистент был готов как морально, так и физически к выполнению задач, и способен сохранять силы и концентрацию весь рабочий день.

Качество общения

В кабинете руководителя всегда ожидают посетители или звонит телефон, поэтому его помощник должен быть общительным и внимательным ко всем, кто приходит.

Важно уметь находить общий язык с разными людьми, завоевывать их доверие, ведь начальнику невыгодно иметь дело с разгневанными клиентами. Коммуникабельность помощника позволит избежать подобных ситуаций и поддерживать хорошие отношения с посетителями. Главное, чтобы общительность не переросла в излишнюю болтливость.

Источник: shutterstock.com

Внимательность

Отличительная черта для качественной работы с документами. Личный помощник должен быть способен мгновенно оценить правильность оформления и составления бумаг: ошибки обычно возникают из-за недостатка внимания.

Хорошая память

Еще один важный навык для работы с документами. Личный помощник должен быть знаком со множеством законов и нормативных актов, помнить огромный объем информации о партнерах и текущих делах. Ему приходится ежедневно обрабатывать большое количество звонков, не забывая о них. Все это требует отличной памяти и способности эффективно обрабатывать данные.

Один из ключевых аспектов работы в качестве помощника руководителя — это проявление инициативы. Проактивность позволяет принимать решения заранее, учитывать возможные сценарии развития событий и получать дополнительные данные. Такой подход требует таких отличных навыков, как любознательность, ответственность и креативность.

Необходимость должностной инструкции ассистента

Для достижения ясности и четкости в выполнении обязанностей помощника руководителя, нужно разработать регламент деятельности, учитывая особенности работы в каждой компании и требования начальства. Он будет включать в себя множество пунктов, определяющих полномочия и компетенции сотрудника.

Должностная инструкция бизнес-ассистента является важным внутренним документом, который регламентирует его работу. Она предоставляет более подробную информацию, чем трудовой договор, и определяет обязанности и права, устанавливает структуру его деятельности. ДИ подчеркивает важность выполнения поставленных задач и несения ответственности за свои действия.

Источник: shutterstock.com

Для работодателя инструкция является ключевым инструментом контроля выполнения специалистом его обязанностей. Прежде всего, необходимо учитывать, что ДИ должна соответствовать правовым установкам и не противоречить трудовому законодательству. Поэтому при ее составлении важно проконсультироваться с юристом. Обычно инструкция составляется в двух экземплярах: один хранится у руководителя, а другой — у работника.

Преимущества ДИ в контексте трудового договора:

• Полное описание требований к квалификации, иерархии в управлении, определение прав и обязанностей, а также уровня ответственности.

• Четкое понимание работником своих полномочий и функций. Например, если поручена задача, не предусмотренная ДИ, он вправе отказаться без негативных последствий.

• Если увольнение оспаривается в суде по причине несоответствия должности. Тогда наличие должностной инструкции будет важным аргументом для оценки эффективности работы сотрудника и защиты интересов компании.

• Благодаря данной системе, процесс обоснования экономической целесообразности затрат на работу сотрудников перед налоговой становится гораздо более простым. Теперь необходимость проведения мероприятий по повышению квалификации персонала, а также оплаты междугородних и международных телефонных звонков и других расходов легко можно объяснить и доказать.

Структура должностной инструкции ассистента

1. Типы описаний в ДИ помощника руководителя.

   В разделе «Общие условия» инструкции ассистента следует уточнить:

   • кто руководит назначением и снятием с должности и имеет эту возможность;

   • какие лица могут быть назначены на данное рабочее место;

   • какие знания должен иметь помощник руководителя;

   • кому подчиняется работник;

   • как действовать в период отсутствия специалиста и кто может заменить его.

2. Обязанности помощника руководителя согласно ДИ.

   Важный раздел инструкции фокусируется на описании трудовых обязанностей. Рекомендуется использовать точные формулировки для описания рутинных задач, которые решает ассистент руководителя, исходя из порядка взаимодействия с подчиненными.

   При этом учитываются важные факторы, влияющие на объем полномочий, такие как общее количество заместителей и принцип распределения обязанностей между ними.

   
   

   Источник: shutterstock.com

3. Помощник руководителя имеет привилегии в соответствии с ДИ. К ним относятся:

   • ознакомление с проектами управленческих решений, касающимися его работы;

   • предложение руководству идей по улучшению труда, связанных с его обязанностями;

   • получение информации и документов, необходимых для выполнения своих обязанностей, от руководителей и специалистов структурных подразделений;

   • требование поддержки со стороны управленческих структур предприятия для выполнения своих обязанностей и прав.

   Помощник управляющего несет ответственность за неверное выполнение или игнорирование своих обязанностей, согласно действующему законодательству РФ и трудовому договору.

4. Метод пересмотра и утверждения должностной инструкции ассистента руководителя.

   ДИ пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет. Все работники организации, на которых распространяется данная инструкция, знакомятся с редакциями (дополнениями) с помощью приказа, который требует их подписи.

KPI и продукт должности ассистента руководителя

Существует возможность оценить эффективность работы помощника руководителя с использованием следующих критериев:

• Точное и оперативное обслуживание информационной базы и обеспечение быстрого доступа к необходимым сведениям.

• Эффективная организация встреч, мероприятий и командировок руководства.

• Надежное и оперативное выполнение поручений и заданий с наивысшим качеством.

• Оценка точности и содержания отчетов, представлений и юридической документации.

• Обработка входящих телефонных вызовов и электронных сообщений без запозданий.

• Организация рабочего графика руководителя с высоким уровнем координации и управления.

Определение ожидаемых результатов труда осуществляется с использованием концепции «продукта должности». Много различных мыслей может возникнуть по его выявлению для помощника руководителя.

Один из основных результатов труда ассистента — время руководителя, высвобожденное для стратегически важных задач и принятия решений. Подсчет количества таких периодов представляет собой сложную задачу. Расчет количества выполненных задач — не объективный показатель. Рекомендуется для этой цели использовать метрику «Оценка руководителя».

Каждую неделю ассистенты обращаются к своему начальству с просьбой оценить качество их работы на шкале от 1 до 10. Если руководитель ставит 10 баллов — все идеально. Но если цифры ниже, то помощник обязан выяснить причину и получить пояснение.

Этот метод позволяет ассистентам всегда быть в курсе оценки работы и понимать, в каких областях им нужно улучшиться. Благодаря данной системе помощники могут оперативно реагировать на обратную связь и вносить коррективы в свою деятельность.

Поиск ассистента руководителя

Руководители компаний все чаще принимают активное участие в подборе кандидатов на позицию помощника. Зачастую это происходит с помощью объявлений на специализированных площадках, но также не исключено и привлечение знакомых, партнеров.

Специализированное агентство может взять на себя поиск кандидата на роль ассистента, что позволит заказчику сэкономить время. Использование услуг рекрутинговых компаний хоть и связано с дополнительными расходами, но гарантирует, что клиент будет удовлетворен результатом, так как фирмы заинтересованы в своей репутации.

Благодаря наличию баз данных у агентств, поиск подходящего помощника займет меньше времени, чем при обычном подходе, где процесс может продолжаться неделями или даже месяцами.

Лучше, если окончательное решение по выбору работника будет принято руководителем с учетом его личного впечатления от общения, в случае если есть несколько потенциальных кандидатов, соответствующих требованиям.

На собеседовании претендентам часто задаются сложные вопросы, вот несколько из них:

1. Что привлекает вас в работе ассистента руководителя?

   Это — вопрос с подвохом, так как работодателю важно услышать то, что соответствует его интересам, а не то, что волнует соискателя (например, вклад в развитие компании или возможность профессионального роста).

   Чтобы убедить в своих качествах, необходимо выразить заинтересованность в решении сложных задач и показать умение успешно их решать. Важно представить ответственность и стремление к достижению высоких результатов, но при этом не упасть в лесть и ложь.

2. Какие критерии выполнения работы считаете успешными?

   Это проверка на адекватность вашей самооценки. Нельзя просто стремиться к удовлетворению начальника, нужно демонстрировать высокие стандарты и стремление к профессиональному росту в разумных пределах.

3. Реакция в непредвиденных обстоятельствах (Пример: переговоры — через десять минут, а техника для демонстрации презентации выходит из строя. Ваши действия?).

   Важно проявить нестандартное мышление и находчивость, представить рациональное решение проблемы, вместо того чтобы признавать поражение или пытаться проявить сверхспособности. Умение быть изобретательным и адаптироваться к ситуации — ключ к успешной деятельности.

   
   

   Источник: shutterstock.com

4. Если предложенный начальником метод выполнения задания вам не подходит, важно высказать свои мысли и аргументировать мнение.

   Лучше дать оригинальный ответ с объяснением, чем просто молча соглашаться или возражать без веской причины. Важно быть искренним и аргументированным, даже если это означает не потакать начальнику.

   Само собой разумеется, для ассистента руководителя важно следовать инструкциям. Но даже самый упрямый и непокорный руководитель будет признавать вашу ценность, если вы умело предложите дельные и обоснованные идеи.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы по поводу помощника руководителя

Должностная инструкция закрепляет права и обязанности специалиста. Работник должен ознакомиться с документом, подписать его, получив свой экземпляр. Чтобы этот документ имел юридическую силу, руководство должно предварительно его одобрить.

Какое свойство характера считается основополагающим?

Из результатов независимого исследования среди предпринимателей и высшего руководства следует, что безоглядная преданность — главное качество, которым должен обладать ассистент. Эти начальники ценят порядочность, увлеченность в достижении целей и развитии бизнеса на основе личных ценностей, а не просто в поиске материальной выгоды.

На что фокусироваться на собеседовании?

На высокий уровень этикета. Освоение функционала и усвоение необходимых навыков — дело быстрое и доступное, а вот формирование культуры и становление личности — процесс, начинающийся с самого раннего детства и занимающий многие годы.

На примере московских работодателей можно видеть: они редко отдают предпочтение иногородним кандидатам. Их мировоззрение нередко окрашено предвзятыми суждениями: приезжие девушки, даже с превосходным образованием, часто ассоциируются с провинциальностью в поведении и речи (особый акцент, нестандартные ударения), выделяясь в обществе. Важность представительских функций ассистента — неотъемлемое условие трудоустройства, хотя есть и исключения.

Каков оптимальный возраст помощника?

В этих требованиях значительна доля субъективности. Некоторые руководствуются внешними критериями красоты и предпочитают молодость. Но чаще предпочтение отдается женщинам старшего возраста со значительным опытом. Большие компании всегда связаны с крупными финансовыми операциями и высоким уровнем правовой ответственности.

Важен их имидж стабильности и надежности для клиента. В этом отношении длинноногая красавица уступает опытной деловой женщине, которая способна проявить профессиональные качества в сложных и ответственных ситуациях.

Утверждение должностной инструкции ассистента начальника осуществляется по аналогии с визированием внутренних нормативных актов. Возможно издание отдельного приказа или проставление грифа «Одобряю» с подписью руководителя в верхней части документа.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать гарантированный подарок

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB