Должностная инструкция заместителя генерального директора – зачем нужна и как составить

О чем речь? Должностная инструкция заместителя генерального директора — документ, в котором перечислены права и обязанности работника, а также требования к должности. Она необязательна к составлению, но существенно облегчает взаимодействие руководителя с подчиненным, на которого он возлагает часть своей работы.

Что учесть? Должностная инструкция составляется хоть и в произвольной форме, но обязана сохранить стандартную структуру. Основные разделы документа — общие положения, требования, обязанности, права и ответственность. Не стоит бездумно использовать скачанный образец инструкции, нужно внести в него свои данные.

Кто такой заместитель генерального директора

В России должность заместителя директора остается одной из самых востребованных в управленческой среде. Круг обязанностей такого специалиста варьируется в зависимости от специфики отрасли, в которой он работает.

Заместитель директора — это ключевая фигура в структуре компании, обладающая широкими полномочиями. Он вправе принимать самостоятельные решения, отдавать распоряжения сотрудникам, а также представлять организацию на переговорах с партнерами и клиентами.

Источник: shutterstock.com

Фактически многие функции, которые традиционно возлагаются на руководителя, исполняет именно его правая рука. Кроме того, такой специалист в отсутствие руководителя может принимать решения от его имени.

Если дать точное определение, то заместитель директора — это топ-менеджер, участвующий в стратегическом планировании, управлении персоналом, подборе кадров и общем контроле за деятельностью предприятия. Однако конкретные задачи зависят от сферы ответственности: финансы, продажи, производство, маркетинг, HR, PR, региональное развитие, административные или хозяйственные вопросы, безопасность и другие направления.

Все задачи заместителя генерального директора фиксируются в должностной инструкции, но важно отличать их от функций. Если обязанности — это конкретные действия, то функции определяют общие векторы работы. Среди них:

• анализ данных и оценка эффективности деятельности;

• принятие стратегических и оперативных решений;

• координация рабочих процессов;

• контроль за исполнением задач подчиненными.

По завершении отчетного периода (месяца, квартала или года) заместитель готовит аналитическую отчетность и предоставляет ее на рассмотрение директору. При этом он несет персональную ответственность за последствия своих управленческих действий.

Зачем нужна должностная инструкция заместителя генерального директора

Должностная инструкция — это документ, который четко определяет круг обязанностей, полномочий и зону ответственности заместителя генерального директора. Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД ОК 011-93), утвержденному Постановлением Госстандарта № 299 от 30 декабря 1993 года, она относится к организационно-нормативным документам компании. В эту же категорию, например, входят правила внутреннего трудового распорядка, положения о подразделениях и штатное расписание.

Хотя Трудовой кодекс РФ (ст. 57) не обязывает работодателей разрабатывать должностные инструкции, в трудовом договоре обязательно должна быть прописана трудовая функция сотрудника — его должность, квалификация или конкретные задачи. Это значит, что формально компанию нельзя привлечь к ответственности за отсутствие инструкции.

Однако на практике именно этот документ поясняет обязанности работника, учитывая специфику предприятия, его производственных процессов и системы управления. Кроме того, должностная инструкция часто фиксирует квалификационные требования к должности (образование, опыт, навыки), а также права и меру ответственности.

Источник: shutterstock.com

Как отмечает Роструд в своих разъяснениях (Письмо № 3520-6-1 от 30 ноября 2009 года), инструкция помогает избежать недопонимания между работодателем и сотрудником. Она служит ориентиром как для действующих работников, так и для новых специалистов, а также для кандидатов при трудоустройстве.

Итак, должностная инструкция защищает интересы обеих сторон. Федеральная служба по труду и занятости выделяет несколько преимуществ данного документа:

• Оценка сотрудников в испытательный период. Четко прописанные обязанности позволяют объективно анализировать работу нового сотрудника во время испытательного срока.

• Прозрачность требований при отказе в трудоустройстве. Документ может содержать специальные требования к квалификации, что дает работодателю законные основания для отказа кандидатам, не соответствующим установленным критериям.

• Четкое распределение обязанностей. Инструкция помогает рационально разделить функции между сотрудниками, избегая дублирования задач или «слепых зон», за которые никто не несет ответственности.

• Легитимность временных переводов. При необходимости временного перевода работника на другую должность инструкция служит правовой основой для такого решения.

• Контроль качества работы. Руководство получает четкие критерии для оценки того, насколько добросовестно и полно сотрудник выполняет свои обязанности.

Именно поэтому разработка должностных инструкций, хотя и не является обязательной по закону, представляет собой разумный и практичный подход к управлению персоналом. Что касается юридического статуса документа, он может быть оформлен двумя способами: как неотъемлемое приложение к трудовому договору или как самостоятельный нормативный акт компании.

Как составляется должностная инструкция

Разработка должностных инструкций в организации осуществляется с опорой на несколько нормативных источников. Основой для создания таких документов традиционно служат квалификационные справочники, в частности, Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 года.

Этот документ содержит унифицированные требования к различным должностям и помогает работодателям формировать четкие критерии для каждой позиции.

Для рабочих профессий применяются специальные отраслевые тарифно-квалификационные справочники, которые детально описывают трудовые функции и требования к квалификации работников.

Хотя обычно инструкции для рабочих называются производственными, многие современные организации предпочитают использовать единое наименование «должностные инструкции» для всех категорий сотрудников, что упрощает документооборот и стандартизирует кадровые процедуры.

Также при составлении должностных инструкций учитываются профстандарты. Они помогают работодателям более точно формулировать требования к сотрудникам.

С юридической точки зрения должностная инструкция является важным внутренним документом организации. Согласно требованиям Трудового кодекса РФ (ч. 3 ст. 68), работодатель обязан ознакомить нового сотрудника с должностной инструкцией до подписания трудового договора, причем факт ознакомления должен быть подтвержден письменно.

Это правило распространяется на всех работников без исключения: от топ-менеджеров до рабочих специальностей.

Структура должностной инструкции заместителя генерального директора

Образец должностной инструкция заместителя гендиректора содержит четыре основных раздела, каждый из которых выполняет конкретную функцию:

• Общие положения, то есть вводная часть, определяющая место сотрудника в организационной структуре компании.

• Квалификационные требования — это раздел, устанавливающий необходимый уровень образования, профессионального опыта и специальных навыков для занятия должности.

• Функциональные обязанности. Подробное описание ежедневных задач и стратегических направлений работы.

• Права и ответственность. Четкое разграничение полномочий и зон персональной ответственности.

Работодатель вправе изменить стандартную структуру документа, исходя из специфики бизнеса. Например, он может добавить новые разделы («Критерии эффективности» или «Взаимодействие с подразделениями»), расписать детальнее отдельные подразделы или выделить особо значимые аспекты работы в самостоятельные блоки.

Источник: shutterstock.com

Главный принцип при разработке инструкции — это максимально полное и точное описание функционала с учетом профиля компании, масштабов деятельности и особенностей курируемых направлений.

Особое внимание следует уделить четкому разграничению зон ответственности между заместителями генерального директора. Это позволяет избежать дублирования функций, исключить пересечение полномочий и оптимизировать организационные процессы. Все это вместе повышает эффективность управления.

Общие положения должностной инструкции заместителя генерального директора

В разделе «Общие положения» должностной инструкции заместителя генерального директора предприятия отражаются ключевые организационные моменты.

Основные пункты раздела включают:

• Место в оргструктуре компании. Заместитель генерального директора относится к высшему руководящему составу компании.

• Порядок назначения и освобождения от должности. Назначение и увольнение сотрудника производится приказом генерального директора либо решением общего собрания участников (если это предусмотрено уставом организации). Рекомендуется установить для данной должности испытательный срок, позволяющий оценить профессиональные качества кандидата.

• Подчиненность. Непосредственным руководителем заместителя является генеральный директор, перед которым он отчитывается. В свою очередь, в подчинении у заместителя могут находиться определенные сотрудники — например, руководители отделов или ключевые специалисты. В документе следует указать конкретный перечень подчиненных должностей.

• Исполнение обязанностей в период отсутствия. Необходимо заранее определить, кому будут переданы функции в случае болезни, отпуска или командировки заместителя.

В этом же разделе перечисляются документы, регламентирующие деятельность заместителя: законодательные акты РФ, отраслевые стандарты и внутренние регламенты компании, устав организации, приказы и распоряжения руководства.

Такой структурированный подход позволяет четко определить статус, полномочия и зону ответственности заместителя генерального директора, обеспечивая прозрачность управленческих процессов.

Требования к заместителю генерального директора в должностной инструкции

Основой при разработке должностных инструкций служат профессиональные стандарты для руководителей и управленцев различных отраслей. Там можно найти основные квалификационные требования.

Кроме того, специализированные квалификационные справочники детализируют требования для конкретных направлений деятельности:

• коммерческий директор;

• директор по PR и связям с общественностью;

• финансовый директор;

• заместитель по научной работе;

• HR-директор;

• заместитель по капитальному строительству.

Работодатель имеет право дополнять стандартные требования с учетом особенностей своей компании. Как правило, обязательным условием является наличие управленческого опыта, даже если ранее кандидат занимал менее высокие должности.

Для позиции первого заместителя гендиректора часто требуется сочетание технических, экономических и финансовых компетенций.

Помимо профессиональных навыков, успешный заместитель генерального директора должен обладать рядом личностных качеств:

• способностью быстро анализировать ситуацию и принимать взвешенные решения;

• готовностью нести ответственность за свои действия;

• лидерскими качествами и харизмой;

• искусством делового общения и ведения переговоров;

• умением находить общий язык с разными людьми.

ТОП-7 кейсов
из разных ниш с ростом
от 89% до 1732%

Узнать подробнее

Обязанности заместителя генерального директора согласно должностной инструкции

Должность заместителя генерального директора может быть введена в штатное расписание любой компании, независимо от ее размера и сферы деятельности. Законодательство не устанавливает жестких требований к наименованию этой позиции. Она может называться вице-президентом, исполнительным директором, первым заместителем или иметь другое аналогичное название.

Функционал заместителя гендиректора формируется исходя из конкретных потребностей организации.

В крупных компаниях часто создается несколько заместительских позиций, каждая из которых курирует определенное направление: финансы, экономику, безопасность, развитие или другие ключевые сферы. При этом обязанности и полномочия разных заместителей могут существенно различаться.

Источник: shutterstock.com

Следовательно, при разработке должностной инструкции необходимо четко определить:

• квалификационные требования к кандидату;

• конкретные должностные обязанности;

• объем полномочий;

• зону ответственности.

Особое внимание следует уделить позиции первого заместителя. Руководитель может назначить его на должность по двум причинам:

• решение оперативных вопросов, позволяя генеральному директору сосредоточиться на стратегическом управлении;

• подготовку к возможной передаче управленческих полномочий в будущем.

Это будет влиять на объем полномочий и зону ответственности. Базовые же обязанности заместителя гендиректора обычно включают:

• контроль за деятельностью компании или курируемого направления;

• рациональное использование ресурсов (финансовых, материальных, кадровых);

• повышение эффективности бизнес-процессов и качества продукции;

• оптимизацию норм труда и расходования ресурсов;

• предотвращение простоев и порчи оборудования.

Важной функцией заместителя является обеспечение обратной связи между руководством и сотрудниками. Так, в его обязанности входит доведение распоряжений руководства до персонала, контроль исполнения приказов и распоряжений, а также оперативное информирование генерального директора о проблемах и нарушениях.

Важно! Заниматься составлением должностной инструкции должен сотрудник, который хорошо знает специфику деятельности компании, понимает систему распределения полномочий в организации, а также может адекватно отразить реальные управленческие процессы.

Грамотно составленная должностная инструкция помогает четко определить статус, полномочия и зону ответственности заместителя генерального директора, способствуя эффективному управлению компанией.

Права и ответственность заместителя генерального директора в должностной инструкции

Этот раздел должностной инструкции регламентирует ответственность и полномочия первого заместителя. Он содержит универсальные положения, применимые ко всем замам независимо от курируемого направления.

Ответственность заместителя генерального директора включает:

• Несвоевременное, неэффективное и некачественное выполнение возложенных обязанностей.

• Нарушение установленных в компании регламентов и внутренних нормативов.

В перечень полномочий заместителя гендиректора, как правило, входят следующие пункты:

• Право давать распоряжения подчиненным сотрудникам с последующим контролем их выполнения.

• Возможность требовать и получать отчетность по всем курируемым направлениям деятельности.

• Полномочия по оценке качества работы подотчетного персонала.

• Право принимать оперативные меры для устранения факторов, препятствующих эффективной работе подразделений.

• Возможность вносить на рассмотрение руководства предложения по оптимизации бизнес-процессов.

• Право инициировать мероприятия по повышению производительности труда.

Указанные полномочия должны быть сбалансированы с установленной ответственностью, что создает систему эффективного управления и контроля на предприятии.

Образец должностной инструкции заместителя генерального директора

Для скачивания есть:

Типичные ошибки, допущенные при составлении должностной инструкции замдиректора

При создании должностной инструкции для заместителя гендиректора важно избегать типичных ошибок, которые могут снизить эффективность этого документа. Рассмотрим наиболее распространенные недочеты:

• Использование типового образца должностной инструкции первого заместителя генерального директора. Применение шаблонов без адаптации к конкретной организации — это серьезная ошибка. Каждая компания имеет уникальную структуру и специфику деятельности, что должно находить отражение в должностной инструкции.

• Отсутствие четкого описания функционала. Это приводит к недопониманию. Необходимо максимально конкретно прописывать зоны ответственности, участки работы и ожидаемые результаты.

• Слишком общие формулировки. Инструкция должна содержать подробный перечень конкретных задач и показателей эффективности, а не общие фразы о «руководстве» и «контроле».

• Написание одной инструкции навсегда. Документ должен предусматривать порядок внесения изменений, так как со временем могут трансформироваться как бизнес-процессы компании, так и требования к должности.

Для разработки качественной должностной инструкции рекомендуется привлекать специалистов HR-отдела, сотрудников кадровой службы, представителей профсоюзной организации, а также юристов компании. Такой комплексный подход позволит избежать массы проблем в работе с топ-менеджментом.

Что делать с готовой инструкций заместителя директора

Для придания документу юридической значимости должностная инструкция заместителя генерального директора ООО (как других форм ведения бизнеса) должна пройти установленный порядок согласования и утверждения.

Шаг № 1. Виза согласования

На оборотной стороне последнего листа инструкции, в специально отведенном месте, ставятся визы согласования. Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.24), каждая виза должна содержать подпись, ее расшифровку (фамилия и инициалы), указание должности и дату подписания.

Для введения инструкции в действие необходимо издать соответствующий приказ. Исключения — случаи, когда документ не имеет ограниченного срока действия и не предусматривает особого порядка пересмотра.

Источник: shutterstock.com

В таких ситуациях можно использовать упрощенную процедуру утверждения: на первой или последней странице инструкции проставляется гриф «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек). После этого указывается:

• должность уполномоченного лица (генерального директора, директора по персоналу или иного руководителя);

• личная подпись с расшифровкой;

• дата утверждения.

Перед окончательным утверждением рекомендуется скачать и изучить образец аналогичной должностной инструкции заместителя генерального директора. Нужно сравнить свой документ с шаблоном и устранить все выявленные недочеты.

Шаг № 2. Официальное ознакомление с документом

Для этого нужно подготовить специальный лист ознакомления, который будет прикреплен к инструкции. После того как сотрудник прочитает и подпишет инструкцию, важно зафиксировать факт ознакомления в журнале учета локальных нормативных актов.

В случае отказа сотрудника от ознакомления следует составить соответствующий акт с указанием даты и времени предложения ознакомиться с документом, а также причины отказа (если сотрудник ее обозначил).

Такой акт будет служить доказательством выполнения работодателем требований трудового законодательства (ст. 22, 67, 68 Трудового кодекса РФ).

Шаг № 3. Перемещение документа в архив

Один экземпляр остается у заместителя директора, а второй — убирают в архив на хранение. Срок хранения должностной инструкции составляет пять лет с момента ее замены новой редакцией, увольнения сотрудника или иных изменений, делающих документ неактуальным.

Важно! В течение указанного срока сохраняйте все версии инструкций.

Соблюдение этих правил обеспечит юридическую защищенность работодателя в случае возможных трудовых споров и проверок.

Что делать, если замдиректора не хочет подписывать должностную инструкцию

В случае, когда заместитель генерального директора или другой сотрудник отказывается подписывать должностную инструкцию, работодателю следует предпринять следующие шаги:

1. Официально направить документ. Отправить инструкцию заказным письмом с описью вложения на адрес, указанный в трудовом договоре. При наличии договоренности об электронном документообороте допустимо направить скан-копию на корпоративную почту сотрудника.

2. Запросить письменные объяснения. Требуется письменно запросить у работника объяснительную записку с указанием причин отказа. Для предоставления объяснений устанавливается разумный срок, как правило, составляющий два рабочих дня.

3. Оформить акт об отказе. Составить соответствующий документ, оставить себе один экземпляр (обязательно его подписать). Дополнительно может быть оформлен отдельный акт об отказе дать объяснения.

4. Подписать документ у нескольких сотрудников компании. Необходимо привлечь не менее трех свидетелей из числа сотрудников организации.

Отказ от подписания документа не освобождает сотрудника от обязанности исполнять положения инструкции, если они не затрагивают существенные условия трудового договора.

Также важно учитывать, что работодатель не имеет права применять дисциплинарные взыскания за сам факт отказа подписать инструкцию. Допустимой мерой воздействия является объявление замечания.

В случаях, когда изменения в инструкции влекут изменение условий трудового договора, требуется соблюдение процедуры, предусмотренной ст. 72 или ст. 74 Трудового кодекса РФ (по соглашению сторон или в одностороннем порядке).

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о должностной инструкции заместителя генерального директора

Наличие четко прописанных прав и обязанностей, закрепленных в должностной инструкции, — залог эффективной работы и минимизации рисков. Эта документация служит не только руководством к действию, но и гарантией ответственности за выполняемую работу.

Как часто пересматривают должностную инструкцию заместителя генерального директора?

Должностная инструкция заместителя генерального директора подлежит пересмотру и корректировке по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет. Такой профилактический подход помогает обеспечивать актуальность документов, соответствующих современным требованиям и реальной практике работы.

При внесении изменений или дополнений в инструкцию составляется соответствующий приказ, который знакомит всех работников, на которых распространяется данное положение, и требует их подписи.

Это гарантирует, что каждый сотрудник осведомлен о своих обязанностях и полномочиях, а также понимает, какие требования к нему предъявляются.

Где хранится должностная инструкция?

Общее правило: должностные инструкции хранятся в отделе кадров. Такие документы также регистрируются в специальном журнале — например, журнале регистрации должностных инструкций и изменений к ним, что позволяет легко отслеживать актуальность и историю документации.

Копии инструкций могут быть выданы работникам, поскольку именно они обязаны хранить их у себя на рабочем месте, а в некоторых случаях — и непосредственным руководителям.

В случае сокращения должности, на которую распространяется данная инструкция, этот документ не уничтожается, а передается в архив организации для хранения, служа важным источником для последующих проверок или восстановления информации.

Какой срок действия у должностной инструкции?

На должностную инструкцию заместителя генерального директора прямо не установлен фиксированный срок действия. Работодатель сам определяет его, закрепляя в локальных нормативных документах организации. В большинстве случаев, чтобы обеспечить актуальность и соответствие текущим условиям, инструкцию пересматривают, изменяют и дополняют не реже одного раза в пять лет.

При этом в самой инструкции можно предусмотреть необходимость ее периодического пересмотра — например, ежегодно или после значимых изменений в компании.

Заместитель директора играет ключевую роль в управлении организацией, выполняя функции, аналогичные обязанностям генерального директора, и отвечая за выполнение своих задач.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать ценные бизнес-подарки бесплатно

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB