Дорожная карта проекта: роль в жизни бизнеса и отличия от других инструментов планирования

Дорожная карта проекта – это один из инструментов стратегического планирования, с помощью которого можно визуализировать необходимые этапы. Он позволяет отследить эволюцию как всей компании, так и отдельного продукта, а также показать связь отделов внутри фирмы.

Также дорожная карта является отличным подспорьем в переговорах с инвесторами, но для эффективности необходимо соблюсти при ее создании ряд правил. В данной статье мы расскажем, из чего состоит этот инструмент, как его лучше использовать, а также разберем лучшие помогающие сервисы.

Суть дорожной карты проекта

Roadmap, или дорожная карта проекта, демонстрирует план действий по реализации стратегии компании, акцентируя внимание на важной информации. Взглянув на нее, ответственные сотрудники или важные клиенты должны видеть все задуманные для реализации идеи, а также прогресс в этой деятельности. Все участники проекта видят конкретную цель, фокусируются на ее скорейшем достижении – и всё благодаря дорожной карте.

Дорожная карта необходима на стадии идеи возможного проекта, не говоря уже о всем последующем жизненном цикле продукта. Благодаря ей можно грамотно распределить и время, и денежные затраты, и ресурсы, получив наибольшую выгоду и успех достижения задуманного.

Не нужно думать, что карта должна демонстрировать сроки работ, какие-то детали выполнения. Ее главная миссия – четко отображать цели, задачи и преимущества проекта. При ее составлении нужно держать в голове финальный результат, а не этапы выполнения. Только в этом случае карта будет содержать по-настоящему полезную информацию.

Плюсы и минусы дорожной карты проекта

У дорожной карты как инструмента имеются плюсы и минусы.

Выделим основные плюсы дорожных карт:

• Она помогает не отступать от продуманного плана, в котором для всего установлены четкие сроки, определены ресурсы и возможности.

• Она позволяет руководству следить за всеми этапами выполнения, подмечать возможные изменения и докладывать о них вышестоящему начальству, инвесторам и заказчикам, умело управляя ожиданиями заинтересованных лиц. Также она помогает принимать быстрые решения о реорганизации рабочего процесса.

• Благодаря карте можно отмечать наиболее важные моменты работы на определенном этапе проекта и эффективнее распределять нагрузку между всеми участниками.

Среди основных минусов можно отметить:

• Требуется постоянное обновление карты, чтобы не упускать возможных проблем на том или ином этапе деятельности и не выходить за рамки установленного времени на их выполнение.

• Руководителям команды нельзя тратить много времени на детальный разбор любого из этапов рабочего процесса. Только это поможет избежать системных проблем в ходе решения краткосрочных задач и уложиться в сроки их решения.

• Придется уделить больше времени точным оценкам всевозможных задач еще на самом первом этапе проекта. В противном случае могут возникнуть траты сверх установленного на выполнение задания бюджета.

Отличия дорожной карты от плана проекта

Roadmap и план проекта имеют похожие черты. И то, и другое образует некую схему реализации идеи. Отличия заметны при разборе деталей – они представлены в таблице ниже.

И дорожная карта, и план проекта прекрасно работают в паре. Эффективная деятельность возможна при грамотном использовании этих двух инструментов.

Задачи дорожной карты проекта

Перед началом реализации проекта может возникнуть опасение упустить какую-то важную деталь, что разрушит всю работу в самый ответственный момент. Карта поможет справиться с этой фобией. Она четко покажет, кто и чем занимается, отобразит многочисленные задачи, идеи и ресурсы. Поможет не увязнуть в деталях.

С ее помощью всегда можно дать общее представление о проекте даже тем, кто далёк от понимания специфики работы. Это очень поможет менеджерам, которым нужно представить точную, но интересную, «вкусную» информацию сторонним, заинтересованным проектом лицам.

Для того, чтобы работа устраивала обе стороны, и заказчиков, и исполнителей, необходимо разработать дорожную карту по реализации проекта. Она отразит общее видение финального результата. Также карта зафиксирует все действия, выполняемые на каждой стадии реализации.

Виды дорожных карт проекта

Нет определенного макета, как должна выглядеть дорожная карта. Можно лишь опираться на сферы деятельности, для исполнения задач которых составлялись Roadmap:

• Продуктовая сфера. Карта необходима для стратегий разработки (нового продукта или магазина), для усовершенствования (какого-либо товара или услуги). С ее помощью потребитель сразу поймет планы компании.

• Технологическая сфера (IT). Карта отразит перспективы усовершенствования материально-технической базы, расскажет о текущем положении дел и планируемых изменениях.

• Маркетинговая сфера. Roadmap продемонстрирует стремления команды по продвижению.

• Для отдела кадров. Карта необходима HR-менеджеру. Используя ее, можно доказать руководству необходимость расширения штата сотрудников.

• Для клиентской сферы. Демонстрирует доступные услуги и продукты, перспективы развития, выгоды от постоянного сотрудничества.

• Для сферы увеличения продаж. Дорожная карта нужна менеджерам по продажам. Она даёт четкое представление о том, чего от них ожидают к установленным срокам в рамках текущей стратегии.

• Для сферы бизнеса. Содержание дорожной карты продемонстрирует все задачи, которые стоят перед отделами фирмы.

Для составления Roadmap нет шаблонов, поскольку вся информация будет зависеть от сферы деятельности, от целей, от задач. От людей, которым она будет показана. Главное, чтобы она была предельно ясной и понятной для выполнения.

Она не имеет ничего общего с бэклогом, системой управления проектами или списком, где перечисляются мероприятия.

Составить дорожную карту проекта можно исходя из детализации:

1. В виде календарного графика, в котором будут указаны все сроки, все исполнители, контрольные показатели.

2. В виде экспертного анализа, прогнозирующего развитие проекта на самых разных стадиях. Требуется указать ключевые точки и их взаимосвязь. Чаще всего такая Roadmap имеет вид многослойной диаграммы.

3. В виде изложенной концепции. Например, сценарии развития популярности какого-то продукта, вывода его на прилавки. Схема состоит из множества диаграмм и выполняет одновременно планирующую, маркетинговую и коммуникативную функции.

4. В виде схемы управления. Она составляется на основе генерального плана проекта, отражает промежуточные результаты и координирует действия работников.

Целевая аудитория дорожной карты проекта

Формирование дорожной карты проекта будет полезно и для руководителей, и для исполнителей поставленных задач. Ведь Roadmap доступно и наглядно объясняет работникам их задачи, помогает в улучшении коммуникации между отделами. Еще они устраняют возможное недопонимание в ходе выполнения задания.

Дорожные карты успешно помогают в работе и руководству, и сотрудникам отделов продаж, и маркетологам, и рекламщикам.

С помощью таких карт можно донести до сторонних лиц эксклюзивность деятельности вашей компании. Это поможет привлечь инвесторов, подключить к работе заинтересованных лиц, спонсоров. Она покажет все плюсы вашей деятельности и даст возможность заручиться поддержкой контрагентов.

Содержание карты будет отличаться из-за целевой аудитории. Работникам важно видеть сроки, функции, задачи. Руководителей интересуют финансовые затраты, скорость получения результата, видение стратегии и прочее. Инвесторам важна исключительно прибыль, а потому именно на ней нужно делать упор в Roadmap.

Дорожная карта проекта на основе каналов продвижения

Roadmap строится на основе каналов продвижения. Ее используют при разработке текущей стратегии. На что важно обратить внимание:

• Источник трафика

Карты должны отображать сведения о каналах трафика. Это могут быть любые платформы. Главное, чтобы с их помощью стало ясно, среди какой аудитории и с какой успешностью можно привлечь внимание к товару или услуге.

• Стратегия коммуникации

Нужно постоянно быть в контакте с целевой аудиторией. Подогрев интереса очень важен для успешной реализации задуманного. Нужно определить, какие стороны товара или услуги будут открыто продемонстрированы, а что лучше оставить в тайне, так сказать, для внутренней разработки.

• Контент-план

Контент-план очень поможет в работе отделу маркетинга. С его помощью можно наметить грамотный контакт с потребителем, основанный на понимании и лояльности.

• Команда

Подбор команды зависит от стратегии построения дорожной карты. На первом же этапе нужно определиться, какую работу выполняет тот или иной сотрудник. Полностью ли на нем лежит ответственность за выполнение задачи? Может ли он разделить некоторые этапы выполнения с коллегами? Каждый сценарий требует тщательной проработки, продуманности. В этом и поможет карта.

• Анализ

Анализ зависит от показателей на текущий момент работы. К примеру, исследование лидов покажет процент конверсий, количество заявок. После внедрения нового инструмента нужно обязательно проводить анализ для понимания пользы, которую он приносит организации.

Этапы разработки дорожной карты проекта

Этап 1 – Постановка целей и задач

Перед началом проекта нужно обязательно определить главную цель, на достижение которой будет направлена вся деятельность. В соответствии с ней нужно определить несколько общих задач. Не стоит особо вдаваться в детали на этом этапе. Нужно лишь наметить те действия, которые нужно предпринять для достижения основной цели.

Необходимо продумать и сроки выполнения. Тщательно определяйте дедлайны, чтобы избегать задержек и финансовых перерасходов.

Этап 2 – Выбор формата

Как только вы поймете, для кого и для каких целей следует готовить Roadmap, сразу станет очевиден необходимый формат ее исполнения.

Это может быть:

• таймлайн в виде вертикальной или горизонтальной хронологической линии;

• список задач в простой таблице;

• kanban-доска с разноцветными карточками;

• презентация;

• диаграммы;

• комбинированный вариант.

Этап 3 – Назначение исполнителей и расстановка приоритетов

Работа будет продуктивной, если каждый из исполнителей будет четко понимать свой фронт работы, отвечая именно за него. Нужно выяснить, кому доступна карта и обозначить, какие из задач выполняются в групповом формате, а какие – в индивидуальном. Не забудьте о распределении задач между сотрудниками или сторонними специалистами.

Нужно четко обозначить принцип внесения корректировок и продумать план действий при форс-мажорных обстоятельствах.

Этап 4 – Определение ключевых метрик и хронологических рамок

Хронологические рамки могут оказать самое серьезное влияние на весь проект. Чрезмерная спешка, как и затягивание сдачи, отражаются на репутации компании.

Нужно обозначить дедлайны на ключевые этапы выполнения проекта. На короткие задачи отведите до 2 недель, на выполнение сложных потребуется примерно месяц. Все зависит от специфики работы и возможностей в рамках конкретного дела.

Этап 5 – Планирование бюджета

Бюджет должен быть распланирован на первоначальном этапе. Рассчитывать можно только на те ресурсы, которые укладываются в рамки бюджета.

Остаётся сделать выбор наиболее подходящего метода реализации.

Реализация дорожной карты проекта

На данной стадии пересматривается, публично оглашается и реализуется дорожная карта.

Анализируются необходимые процессы и компетенции, которые помогут успешно реализовать Roadmap. Происходит стратегический портфельный анализ, обзор ключевых процессов и выявление проблем реализации дорожной карты. Они будут критически важными деталями для достижения соответствия Roadmap и имеющегося бюджета и ресурсов.

Очень важно обратить внимание на следующие пункты в процессе реализации дорожной карты:

• грамотная расстановка приоритетов;

• поиск точных критериев ответственности за реализацию карты;

• установление надежной постоянной коммуникации по проблемам и потребностям организации и ее членов;

• проверка надлежащего уровня инициативности сотрудников;

• контроль за возможностью людей принимать участие в создании стратегии и стратегическом выборе; и т. д.;

Сервисы для создания дорожной карты проекта

Дорожная карта в Excel или аналогичной программе

Без финансовых затрат и с минимальным владением программами можно составить отличную дорожную карту в Excel, Google Таблицах или аналогичном приложении. Если в ваших планах только зарождается мысль о внедрении Roadmap в деятельность компании, тогда можно начать работать именно в них.

Их преимущества:

• В доступности пользователям интернета.

• В возможности просматривать изменения (в облачном сервисе).

Их недостатки:

• В интерфейсе, который достаточно долго редактируется.

• Решение не отличается хорошей наглядностью, как аналогичные программы.

Roadmunk

Эта программа позволяет выбрать нужный из множества шаблонов, размещенных на сайте. Сферы самые разные: от маркетинговой до технологической. Две недели можно пользоваться услугами сервиса абсолютно бесплатно.

Преимущества сайта:

• Наглядность.

• Наличие готовых шаблонов.

• Два варианта отображения Roadmap.

• Возможность проводить диалог в чате.

• Наличие отдельного блока с идеями.

Недостаток сайта:

• Необходимость платной подписки, которая составляет от $ 49 за месяц использования.

ProductPlan

По своему функционалу данное приложение немного схоже с Roadmunk. Тут нет готовых шаблонов, но прилично развита интеграция с такими известными сервисами, как Jira, GitHub, Slack, PivotalTracker, Trello, Azure DevOps, Confluence, Microsoft Teams.

Преимущества программы:

• Понятная демонстрация преимуществ.

• Несколько вариантов отображения Roadmap.

• Возможность проводить диалог в чате.

• Существование отдельного блока с идеями.

• Синхронизация с популярными сервисами.

Недостатки программы:

• Необходимость платной подписки, которая составляет от $ 39 за месяц.

• Отсутствие шаблонов.

GanttPRO

В этой программе успешно объединены дорожная карта и менеджмент-трекер. При желании ее можно интегрировать со сторонними сервисами через API. Есть возможность воспользоваться бесплатным пробным периодом.

Преимущества GanttPRO:

• Невысокая стоимость – от $ 6,5 за пользователя (в месяц)

• Возможность использовать дорожную карту и менеджер проектов совместно.

• API-интеграция.

Недостаток GanttPRO:

• Непростой для понимания интерфейс программы.

Jira Roadmap

Дорожные карты доступны в разных версиях для каждой из предлагаемых подписок Jira Software Cloud. Очевидно, что в качестве преимущества для пользователей выступает простая интеграция.

Преимущества программы:

• Существенная экономия: программа входит в стоимость пакета Jira Software Cloud.

• Наличие широких возможностей настройки Roadmap.

Недостатки программы:

• Довольно скудное схематичное отображение карты.

• Необычайно сложный интерфейс для простых пользователей.

Aha!

Большим плюсом приложения Aha!, выгодно отличающим его от конкурентов, является бесплатная версия для стартапов. Увы, только интерфейс программы подкачал. Он довольно посредственный, перегружен ненужными деталями.

Преимущество приложения:

• Имеющиеся широкие возможности настройки дорожных карт.

Недостатки приложения:

• Схематичное отображение Roadmap.

• Не самый понятный интерфейс.

• Дорогое обслуживание: стоимость начинается с $ 59 за пользователя (в месяц).

Hygger

Интересная альтернатива стандартным дорожным картам. Она была создана конкретно для разработчиков. Приложение состоит из project tracker и roadmap. Существует достаточно эффективная бесплатная версия. Самая дорогая подписка — $ 14 за пользователя (в месяц).

Преимущества этого сайта:

• Стоимость.

• Возможность интеграции с проджект-трекером.

• Осуществление интеграции со сторонними сервисами.

Недостатки этого сайта:

• Не очень наглядное отображение карты.

• Непростой интерфейс программы.

Рекомендации по созданию дорожной карты проекта

Чтобы создать грамотную, удобную, полезную Roadmap, необходимо соблюдать следующие требования:

• Не пугайтесь использования графики. Изображения, диаграммы, иконки, другие визуальные элементы сделают дорожную карту еще нагляднее, приятней для восприятия. Наш мозг очень хорошо запоминает условные знаки, поэтому попробуйте прибегнуть к этой стратегии.

• Привлеките к работе сотрудников. Пусть все, кто задействован в проекте, примут участие в разработке Roadmap. Одна голова хорошо, а две – лучше. Кто-то сможет заметить ошибку, которую вы проглядели. Или дать ценный совет по улучшению.

• Не опасайтесь перемен. Дорожная карта вполне может корректироваться по ходу разработки проекта. Все предугадать заранее не представляется возможным. Главное, чтобы о каждом изменении были оповещены все, кто принимает участие в работе.

  

• Задумайтесь о страховке. Бывают ситуации, в которых потребуется заменить одного сотрудника другим. Работа не должна из-за этого приостанавливаться. Нужно заранее прописать в схеме лиц, способных заменить ответственных.

• Не стремитесь к детализации. Не наполняйте карту лишней информацией. Детали будут уместны в проектной документации, но не в технической карте. Тут объясняется лишь общая концепция.

Пункты и задачи будут исполняться, это следует отмечать, тем самым стимулируя сотрудников на покорение новых высот в рабочем процессе.

Сложности реализации дорожных карт в некоторых проектах

Как и в любой другой деятельности возможны проблемы, так и с реализацией дорожных карт могут произойти заминки. Например, составленная Roadmap, которая устроила и исполнителей, и спонсоров, и выполнена была точно в срок, увы, не решила проблемы пользователей.

Такое могло произойти, если:

• Потребитель не получает ценности от товара.

• Функционал чрезвычайно сложен для потребителей.

• Возникли разногласия с технической реализацией заявленных качеств или опций.

Для производства грамотной карты в нее нужно обязательно включить последовательность бизнес-проблем и запросов пользователей. И строить ее функционал, опираясь на решение этих задач. Для выстраивания целеполагания и системы реперных точек надо провести продуктовое исследование, продумать возможные варианты решения трудностей и определить разумные сроки на выполнение.

Статистика работы с Roadmap позволяет сделать вывод о том, что подход к дорожной карте через проблемы более предпочтителен для исполнения, так как специалисты:

• укладываются в обозначенные сроки, потому что уже приступили к работе на стадии изучения, сами того не осознавая;

• выполняют задачи более ответственно, так как понимают, что избавляют людей от проблем, а не просто реализуют эфемерный проект;

• проявляют креатив, придумывают какие-то интересные идеи и решения для сложных ситуаций.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Секреты деловой переписки

Примеры дорожных карт проектов

Поиск в глобальной сети может выдать по запросу тысячи удачных и неудачных дорожных карт. Далее будут продемонстрированы наиболее успешные варианты исполнения:

• Дорожная карта «Образование 2030» от «Агентства стратегических инициатив»

• Дорожная карта цифровой экономики РФ – 2024 год

Идея сформировать Roadmap в виде схемы московского метро понравилась очень многим.

• Дорожная карта «Образование 2018–2024» от гимназии им. В. А. Надькина

Нетривиальный подход и замечательное исполнение, такую Roadmap следует делать каждому образовательному учреждению.

• Дорожная карта развития ИТ от Ульяновского автомобильного завода

Это те самые УАЗики. Информация на дорожной карте предоставлена доступно и грамотно.

• Дорожная карта программы перевода набора решений с одной на другую ИТ-платформу

Эта группа проектов успешно завершилась в 2018 году. Всё несколько упрощено. Сделано это для соблюдения конфиденциальности.

Дорожные карты необходимы каждой компании. Они помогут отслеживать динамику развития фирмы, обозначать цели и промежуточные итоги. Карты могут отличаться уровнем детализации, задачами и моделями. В любом случае они адаптивны и гибки, поддаются реконструкции в зависимости от ситуации. Их значение высоко оценивают и сотрудники, и руководители компаний.

Автор статьи

Алексей Бояркин

Сооснователь компании «Генератор продаж»

Последние статьи этого автора:

• Бенчмаркинг компании: примеры из зарубежной и российской практики
• СTА-элементы, которые привлекут в 2 раза больше клиентов
• Формула рентабельности продаж: пример расчета

Забрать подарки
из закрытой базы

Скачать 7,4 MB

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB