Эффективная система управления организацией: ключевые критерии, методы и этапы внедрения

О чем речь? Эффективная система управления организацией – комплекс методов и инструментов, которые обеспечивают слаженную работу всех структурных элементов для достижения стратегических целей. Она касается четкого распределения ролей, оптимизации процессов, контроля результатов и адаптации к внешним изменениям.

Как внедрять? В основе лежит диагностика текущих управленческих практик: выявление узких мест, определение зон роста, постановка измеримых KPI. Далее следуют поэтапная интеграция технологий, обучение сотрудников и создание обратной связи для оперативной корректировки решений.

Суть эффективной системы управления организацией

Чем отличается эффективное управление от неэффективного, и по каким критериям оценивается эффективность? Специалисты из разных сфер смотрят на понятие эффективности со своей точки зрения.

Отдельные мнения менеджеров, финансистов, маркетологов, экономистов, кадровиков отличаются и не создают полной картины, однако мы будем говорить об эффективности управления компанией относительно общего управления.

Источник: shutterstock.com

Любая организация – это управляема система, для которой характерны такие качества как производительность и эффективность, причем они обязательно должны сочетаться. Вся работа компании будет напрасной, если есть эффективность, но нет производительности, а производительность без эффективности тоже не даст результата.

Главным системным свойством предприятия является эффективный выпуск товара, и цель управления – поддержка этого свойства. При этом важно достигать не только качественных, но и финансовых целей, даже если предприятие работает в сфере, не предполагающей получения прибыли.

Оценить работу можно с помощью качественных и количественных характеристик, отражающих управленческую деятельность в отношении объекта управления. Эффективность управления оценивается по следующим направлениям:

• результативность труда управленческого звена;

• эффективность системы управления;

• качество процесса управления;

• действенность механизма управления.

Чтобы полноценно оценить продуктивность управления предприятием, необходимо рассматривать все стороны его работы.

Эффективная система управления позволяет организации развиваться и быть успешной при условии, что все механизмы настроены правильно. К ключевым элементам системы относятся планирование, стимулирование, коммуникация, контроль. Они имеют тесную связь друг с другом и должны находиться в балансе, чтобы система функционировала правильно.

Если деятельность предприятия можно оценить в денежном эквиваленте, то используются экономические показатели эффективности. Такая схема является более понятной и применяется в компаниях, где существуют нормы расхода финансов, материалов, времени (производственные предприятия).

Однако к экономическим показателям можно свести любой результат работы. В современных условиях производительность рекомендуется оценивать с помощью комплексных показателей.

Предприятие является сложным механизмом, на управление которым влияют различные факторы, поэтому разработка управленческой системы будет зависеть от особенностей конкретной организации. Если система не согласуется с задачами и целями компании, то развитие бизнеса тормозится, показатели падают, и он становится менее конкурентоспособным.

Поэтому при оценке эффективности управления нужно сначала определить цели, которые должны быть достигнуты компанией, а затем проверить, соответствует ли имеющаяся система будущим задачам. Таким образом, чтобы предприятие могло добиться поставленных целей, он должно иметь эффективную систему управления.

Методы повышения эффективности системы управления организацией

Оценка заслуг

Данный метод был разработан Уолтером Скоттом, взявшим за основу принципы тейлоризма. В результате он сформировал шкалу, по которой человека сравнивали с человеком. Первоначально по ней оценивали американских офицеров, а позднее ее стали использовать военные Великобритании.

Постепенно шкала преобразовалась в графическую оценочную шкалу, и ее в своей работе начали применять супервайзеры и менеджеры. С помощью данного инструмента рассчитывали качества сотрудника, необходимые для выполнения конкретной работы, в том числе определяли способность человека вызывать доверие у окружающих.

Недостаток метода состоит в том, что он является не совсем объективным, и часто полученная оценка воспринимается как оскорбление. В основе оценки лежат субъективные мнения, поэтому достоверную картину получить нельзя. Однако компании до сих пор используют этот метод, хотя специалисты считают, что в основе оценки должны лежать действия сотрудника, а не его личностные качества.

Управление по целям

Данную концепцию разработал Питер Друкер. Она основана на том, что формирование эффективной системы управления организацией должно быть нацелено на максимальное раскрытие потенциала работников. В свою очередь, повышение эффективности управленческой деятельности создает условия для развития коллектива. Таким образом, методика помогает достичь равновесия между целями компании и личностными целями сотрудников.

Данный подход базируется на принципе, что в основе эффективного управления лежит стремление достичь общих целей. Составляющими элементами концепции являются интеграция, то есть, согласование и объединение, а также самоконтроль, когда у сотрудников есть возможность самореализовываться.

Источник: shutterstock.com

Управление – это динамичный непрекращающийся процесс. Для него характерны:

• регулярный пересмотр тактики и стратегии;

• коллективное обсуждение возможностей оптимизации процессов;

• работа с командой с целью мотивации к достижению цели;

• создание благоприятных условий для достижения целей;

• регулярная переоценка работы, выполняемой для достижения результатов;

• составление планов и организация обучения менеджеров;

• поощрение и предоставление возможностей для карьерного роста с целью мотивации сотрудников.

Такая концепция подвергалась критике, поскольку часто специалисты считали, что она не учитывает потребности и личные качества работников при осуществлении процесса управления.

Кроме того, данный подход был больше нацелен на количество, а не на качество результата. А еще акцент в нем делался в основном на деятельность менеджеров, а другим членам коллектива внимания практически не уделялось.

Метод критических инцидентов

Данную концепцию разработал Джон Флананган с целью сместить акценты с личностных целей и качеств на анализ поведения сотрудников в критических обстоятельствах. Менеджерам предлагалось фиксировать нестандартные случаи, чтобы потом по этим записям смотреть, насколько эффективно действуют другие сотрудники.

Этот метод напоминал ведение списка, где фиксировались ошибки и провинности работников, носил субъективный характер и также активно критиковался, поскольку такие записи не позволяли объективно оценить деятельность сотрудников. Однако он оказал серьезное влияние на повышение эффективности управленческой деятельности и создание модели компетенций.Конец формы

Поведенческая рейтинговая шкала

Эта шкала содержит разнообразные критерии, которые помогают повысить эффективность управления. Например, они дают возможность описать различные варианты поведения и понять, эффективно ли действует персонал. Метод нацелен на устранение влияния субъективных представлений о поведении и личности сотрудника.

5 инструментов повышения эффективности системы управления организацией

Даже специалистам с большим опытом управления сложно одновременно вести несколько проектов, разрабатывать для них эффективные стратегии и контролировать сотрудников. За счет внедрения автоматизации можно облегчить работу и сэкономить время на выполнении рутинных задач. В настоящее время существуют разнообразные инструменты, которые позволяют не звонить и не писать сотрудникам по любому вопросу.

CRM-системы

Эти системы предполагают автоматизацию взаимодействия с клиентами, что позволяет сделать управление более эффективным. CRM-системы позволяют быстрее обрабатывать заявки, за счет чего конверсия становится выше, и продажи возрастают.

Источник: shutterstock.com

С помощью CRM можно:

• получать статистические данные в режиме реального времени;

• составлять прогнозы показателей с учетом поведения потребителей;

• контролировать эффективность рекламы;

• сохранять информацию о клиентах;

• проводить сделки согласно этапам воронки продаж;

• взаимодействовать с другими системами;

• следить за деятельностью отделов и конкретных работников.

Программы для бухгалтерии

Для упрощения финансового и управленческого учета разработано специальное программное обеспечение для бухгалтеров, позволяющее автоматизировать оборот документов, исключить большинство ошибок и сэкономить рабочее время специалистов.

Программы для автоматизации учета остатков на складе

Цель внедрения таких программ – облегчить деятельность, связанную с логистикой. Автоматизация охватывает следующие процессы:

• учет движения товара;

• оформление остатков на складе;

• сборка заказов;

• формирование сопроводительных документов.

Кроме того, подобное программное обеспечение способствует повышению эффективности торговли в оптовом и розничном звене.

Планировщики задач

Современный бизнес связан с большим потоком информации, которую необходимо обрабатывать. Запомнить ее всю невозможно, есть риск пропустить важную встречу, мероприятие и т.д. Чтобы этого избежать, можно, конечно, вести ежедневник, однако есть и более эффективные способы.

Источник: shutterstock.com

В настоящее время существуют удобные программы-планировщики, которые можно рассматривать как часть разработки эффективной системы управления организацией. Программы можно использовать и на стационарных, и на мобильных устройствах. Они позволяют:

• настраивать напоминания о событиях;

• отслеживать выполнение задач;

• контролировать результаты по отчетам;

• поддерживать контакт с сотрудниками;

• назначать лиц, ответственных за выполнение задач.

Корпоративные чаты

Чаты, созданные в мессенджерах, позволяют повысить эффективность управления коллективом. С помощью этого инструмента сотрудники могут обмениваться информацией по работе, отправлять файлы с документами и т.д. Также чаты можно использовать для общения с подрядчиками и партнерами. Корпоративные чаты могут иметь платный доступ.

ТОП-7 кейсов
из разных ниш с ростом
от 89% до 1732%

Узнать подробнее

Этапы внедрения эффективной системы управления

Эффективная система управления позволяет навести порядок в финансовой сфере организации, что способствует росту прибыли. Кроме того, материальное положение показывает, насколько успешно действует компания. Рассмотрим этапы внедрения системы.

Этап 1. Запуск автоматизированной системы финансового планирования

На данном этапе необходимо выполнить следующие действия:

• Каждый месяц рассчитывается точка безубыточности, то есть сумма, которую должна зарабатывать компания, чтобы не нести убытки. ТБ и плановые показатели продаж являются основой для формирования месячного бюджета.

• Рассчитанный бюджет вносится в 1С или размещается на облачной онлайн-платформе.

• Все перемещения денег по кассе или по банковским счетам собираются в единой системе учета, что дает понимание полной финансовой картины: видно, сколько средств и по каким статьям поступило, какие и куда прошли расходы и т.д.

• Запускается система подачи заявок на финансирование с помощью специального алгоритма и формы. Специалисты подают заявки через программу, и в ней сразу создается реестр платежей. Это позволяет контролировать расходы компании.

• Еженедельно осуществляется финансовое планирование, чтобы проанализировать, выполняется ли заложенный на месяц бюджет. В случае несоответствия разрабатываются меры по увеличению доходной части и принимаются решения по заказам (отклонить или одобрить).

• Если плановые показатели по недельному доходу не выполняются, то на следующие недели план автоматически пересчитывается, и программа равномерно распределяет недобор на период, оставшийся до конца месяца.

В результате к концу первого этапа в финансах образуется порядок, компания начинает выполнять план, сокращаются расходы, прибыль растет, а владелец бизнеса имеет стабильные дивиденды.

Источник: shutterstock.com

Дальше необходимо определить цель компании и разработать стратегию ее достижения. Это важно, поскольку сотрудники должны понимать, для чего ведется вся работа.

Этап 2. Формулирование миссии и разработка стратегии развития предприятия

На данном этапе выполняются следующие шаги:

• Предприниматель определяет, какая конкретно цель стоит перед компанией, и решает, каким путем он будет ее достигать.

• Прорабатываются все уровни и структуры управления, чтобы все отделы работали в одном направлении и стремились к достижению общей цели.

• Обозначаются основные ценности и принципы предприятия. Например, «личностное развитие работников», «соблюдение корпоративной этики», «постоянное обучение» и т.д.

В результате деятельность сотрудников становится более согласованной, они больше концентрируются на выполнении важных задач и меньше отвлекаются на второстепенную работу.

Теперь, когда известна цель и понятно, как ее достигать, нужно уделить внимание организованности. Следующий этап будет посвящен структурированию производственных процессов и распределению обязанностей.

Этап 3. Создание и внедрение организационной структуры

Выполняются следующие действия:

• создание схемы, включающей основные бизнес-процессы предприятия;

• четкое распределение обязанностей между сотрудниками (это позволяет обнаружить упущенные обязанности и исключить повторение);

• у сотрудников появляется понимание, кто и какие задачи должен решать и к кому обращаться, если появятся вопросы;

• определение руководящих должностей с указанием занимающих их лиц;

• наглядное представление организационной структуры (обычно ее в виде схемы размещают на самом видном месте).

В итоге каждый человек в компании знает свою зону ответственности, поэтому коллектив работает более организованно, а нагрузка на руководителей уменьшается. При таком подходе прежнее число сотрудников способно выполнять больше работы, и в целом в работе предприятия появляется больше порядка.

Источник: shutterstock.com

Итог третьего этапа: коллектив работает слаженно, хорошо разбирается в процессах компании и собственных функциях. На следующем этапе это закрепляется, благодаря формулированию правил обмена информацией.

Этап 4. Запуск системы управления посланиями и поручениями

Для этого в компании:

• Разрабатываются правила обмена данными в виде электронных или бумажных писем, за счет чего поток информации становится более упорядоченным, устраняются недопонимания и искажения. Внедрение системы требует подключения сотрудников к электронному сервису и обучения работе с ним.

• Для обращения к руководителям создается специальная форма, которая мотивирует сотрудников нести ответственность за свою работу и приходить не с проблемами, а с предложениями, как их решить.

В результате достигается еще больший порядок: сотрудники сами разбираются с проблемами, имеющими очевидные решения. Внедрение в организации эффективной системы управления персоналом дает возможность руководителям экономить время на разбирательствах с простыми типовыми ситуациями.

Поскольку сотрудники понимают цели компании и знают, какое место они занимают в производственном процессе, дальше нужно сделать точное описание работы для каждой должности.

Этап 5. Запуск системы описания должностных инструкций, обучения и ввода в должность

Процесс состоит из следующих элементов:

• На каждого работника заводится должностная папка, содержащая основную информацию, которая требуется для работы на конкретном посту. Например, в папке для секретаря находятся правила работы с курьерами, скрипты телефонных разговоров, порядок работы с корреспонденцией и т.д. Все данные и скрипты отражаются в программе, и назначается специалист, ответственный за ее работу.

• Создается отдел, который занимается обновлением и доработкой должностных инструкций.

• Внедряется система обучения сотрудников. Их не бросают по принципу «сами научатся», а объясняют, как нужно работать, контролируют усвоение информации.

• Периодически осуществляется проверка, насколько хорошо сотрудники понимают должностные инструкции. Обычно потребность в этом возникает, если показатели работы начинают снижаться.

• Новых работников быстро вводят в работу с помощью технологии прояснения обязанностей. На практике это выглядит как «прогон» новичков по чек-листам.

В результате люди начинают лучше разбираться в технологии работы и в собственных обязанностях. Такой подход позволяет быстро увеличить производительность, поскольку новым сотрудникам не требуется много времени, чтобы начать полноценно работать (всего 2-3 недели вместо нескольких месяцев). Кроме того, четкое описание всех обязанностей и технологии работы позволяет легко перемещать персонал внутри организации.

Источник: shutterstock.com

На следующем этапе нужно определить ключевые показатели оценки работы персонала и использовать их для создания системы управления.

Этап 6. Внедрение системы управления на основе показателей

Это происходит следующим образом:

• Для конкретного сотрудника или отдела устанавливается показатель, позволяющий оценить результаты работы. То есть, нужно решить, чем конкретно будет измеряться эффективность специалиста или подразделения.

• Каждый работник видит на автоматизированном рабочем столе результаты своей работы в форме конкретных показателей. Эти же показатели видит и руководитель, что позволяет ему понять, кто только создает видимость бурной деятельности, а кто действительно ответственно работает.

• Положение дел по предприятию в целом отражается на так называемой «приборной панели» (дашборде).

• Решения принимаются на основе анализа графиков и трендов, то есть на основе фактов, а не предположений и домыслов.

В результате руководители для принятия решений получают понятный и объективный инструмент – количественные показатели работы, а сотрудникам нецелесообразно имитировать бурную деятельность, они заинтересованы в том, чтобы реально эффективно работать.

На данном этапе в организации достигается еще больший порядок: выявляются слабые места, некомпетентные сотрудники, неэффективные отделы. Работники, не показывающие достойных результатов, увольняются, а у компании появляется необходимость в приеме на работу большего числа квалифицированных специалистов. Сложившаяся ситуация требует четкого функционирования системы найма работников, и эту проблему решает следующий этап.

Этап 7. Запуск системы быстрого найма

Может внедряться независимо от предыдущих систем.

Данный этап включает следующие шаги:

• Разработка технологии, в которой подробно описан процесс найма, начиная от размещения вакансии до организации стажировки и трудоустройства.

• Внедрение технологии оперативной оценки результатов. Это дает возможность работать с большим количеством кандидатов, находить специалистов, соответствующих критериям отбора и отсеивать неподходящих претендентов.

• Работа менеджера по персоналу, формирующего и поддерживающего непрерывный поток кандидатов на разные вакансии. В основном его работа касается подбора специалистов на основные должности (технический персонал, сотрудники отдела продаж), но при необходимости он может также быстро найти сотрудников и на другие позиции.

В результате у руководителей нет опасений потерять неэффективных сотрудников, что избавляет их от необходимости соглашаться с многочисленными отговорками, якобы объясняющими некачественную работу. В компании обеспечен постоянный приток новых людей, что мотивирует текущих сотрудников работать эффективнее. Приходят все более компетентные и грамотные специалисты, а вероятность упереться в «стеклянный потолок» исключается благодаря внедрению всех названных инструментов.

По статистике, большинство компаний (до 90 %) испытывает проблемы именно с персоналом. Это касается и некомпетентности руководящего звена, и отсутствия крепкой сплоченной команды.

Источник: shutterstock.com

Причина такого положения дел кроется в беспорядке, поскольку, когда в компании царит хаос, и нет четкого распределения обязанностей и ответственности, владелец не знает, за что браться в первую очередь, и совершает много ошибок, в том числе и в подборе сотрудников. К тому же он не всегда может увидеть, кто является источником основных проблем, и из-за неграмотной управленческой работы теряет ценных работников.

Для развития специалиста, как руководителя, нужно время, и иногда такая работа занимает больше года. Однако эти усилия не напрасны, поскольку, только имея сильных грамотных управленцев, владелец бизнеса может передать им оперативное руководство.

Какие ошибки снижают эффективность системы управления организацией

Руководитель уделяет слишком большое внимание тактическим вопросам

Есть мнение, что руководитель отдела продаж должен сам заниматься сбытом, а другие считают, что это абсолютно неверный подход. Конечно, руководитель должен знать основы работы своего подразделения и обладать соответствующими компетенциями в этой области, однако непосредственно продажами должны заниматься подчиненные.

Начальник отдела выполняет другую работу: он занимается планированием, распределением обязанностей, контролирует выполнение задач подчиненными, мотивирует их на высокие результаты. А навыки в продажах ему могут понадобиться в случае дефицита сотрудников. Тогда он самостоятельно будет работать с клиентами и доводить их до сделки.

Полностью отсутствует контроль

Некоторые полагают, что всесторонний контроль со стороны руководителей отрицательно сказывается на работе сотрудников, поскольку ощущение постоянного надзора не дает эффективно исполнять обязанности. Но иногда бизнес только выигрывает оттого, что руководитель контролирует работу сотрудников, выполняя роль надзирателя. Особенно важно контролировать достижение целей, поскольку это влияет на успешность компании.

Но такой результат возможен только тогда, когда выполняются все поставленные задачи. Можно провести аналогию с тем, как учатся ходить маленькие дети. Пока они шагают неуверенно, им помогают родители, контролируя каждый шаг. Как только ребенок приобретает необходимые навыки, родительский контроль не требуется.

Делегирование и постановка задач выполняется устно

Часто в маленьких компаниях руководители дают устные распоряжения сотрудникам, но так делать не стоит. Отсутствие письменной фиксации задач приводит к обсуждениям и спорам среди персонала.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы об эффективной системе управления организацией

Какие критерии указывают на эффективность системы управления организацией?

К основным критериям оценки эффективности относятся:

• Достижение целей. Предприятие выполняет все цели по городу, области, стране. Это касается количественных показателей: выполнение определенного плана продаж, открытие конкретного числа новых точек и т.д. В отношении клиентов это может быть заключение запланированного количества контрактов.

• Развитие производства, определяемое в количественных показателях. Например, выпуск большего объема продукции, чем в предыдущем периоде.

• Сокращение срока выполнения задач. Работники быстрее завершают производственный цикл с сохранением высокого качества продукции.

• Повышение качества товара. Товар стал более функциональным, безопасным и интересным, при этом себестоимость его осталась прежней.

• Уменьшение затрат. Новые технологии и оптимизация производства позволяют получать высокие результаты меньшим числом сотрудников, что означает сокращение расходов.

• Повышение удовлетворенности потребителей. По этому критерию можно оценить услуги, не имеющие количественных характеристик. В таком случае выводы делаются на основании отзывов клиентов или опросов.

• Увеличение капитала предприятия. В компании увеличиваются запасы денежных средств, размер капитала превышает первоначальное значение, которое было на старте.

• Увеличение рыночной стоимости предприятия. Если ценные бумаги компании участвуют в биржевых торгах, их цена возрастает.

• Повышение прибыли. Расходы остаются на прежнем уровне, а продажи и, как следствие, прибыль возрастают.

Следование каким принципам повышает эффективность системы управления организацией?

Четкая структура и распределение ролей:

• Определение, какие полномочия имеет сотрудник на конкретной должности и за что он отвечает.

• Оптимизация организационной структуры. Она может быть построена по принципу матрицы, иметь уровни подчиненности в соответствии с иерархией или быть гибкой.

Прозрачность процессов:

• Использование KPI, OKR, регламентов.

• Внедрение BI-инструментов для контроля эффективности.

Гибкость и адаптивность:

• Использование Agile-методов, позволяющих быстро реагировать на меняющиеся условия.

• Периодический анализ рисков и внесение изменений в стратегию.

Автоматизация и цифровизация:

• Внедрение ERP-систем (Oracle, SAP, 1C), чтобы управлять ресурсами.

• Использование CRM-систем (Bitrix24 или Salesforce), позволяющих увеличивать эффективность продаж.

Коммуникация и мотивация персонала:

• Формирование корпоративной культуры и развитие лидерства.

• Получение обратной связи от сотрудников и обучение.

Какие модели управления позволяют выстроить наиболее эффективную систему менеджмента в организации?

Для стабильного развития предприятия важен контроль за работой сотрудников со стороны руководителя. Управленческая деятельность состоит из трех этапов. Сначала нужно установить, к достижению каких стандартов будет идти предприятие, определить цели и время для их исполнения. После этого следует оценить проделанную работу и сравнить, совпадают ли показатели с изначально составленным планом. Если текущая цель уже стала неактуальной, на третьем этапе проводят перегруппировку задач.

Источник изображения на шапке: shutterstock.com

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать ценные бизнес-подарки бесплатно

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB