Горят дедлайны: как правильно управлять временем

О чем речь? Горят дедлайны — ситуация, знакомая каждому, кто сталкивался с необходимостью уложиться в жесткие временные рамки. Когда задачи накапливаются, а времени остается катастрофически мало, это провоцирует стресс и ощущение, что все вышло из-под контроля. Такие моменты часто возникают на работе и в личной жизни, становясь настоящим испытанием для организованности и эмоциональной устойчивости.

Что делать? Когда сроки поджимают, важно сохранять хладнокровие и действовать максимально эффективно. Правильная расстановка приоритетов, фокус на ключевых задачах и умение отсекать лишнее помогут уложиться в отведенное время и избежать выгорания. Главное — превратить давление дедлайна в источник энергии, а не в причину паники.

Суть и необходимость дедлайнов

Дедлайн — это точка, определяющая конец выполнения задачи или завершения проекта, после которой дальнейшие усилия не имеют смысла. В этом и кроется ключевое отличие от других сроков, которые по согласованию можно передвинуть.

Если дословно, то deadline можно перевести, как «линия смерти», а его синонимы: «крайний срок», «временное ограничение», «лимит», «рамки», «конец периода». Дедлайн является универсальным понятием, применимым в различных сферах деятельности, таких как бизнес и повседневная жизнь.

Источник: shutterstock.com

Этот концепт активно используется в различных областях, включая СМИ и менеджмент. Соблюдение дедлайнов также крайне важно при подготовке документов, отчетов и бухгалтерских сводок.

Достигается оптимальное рабочее состояние в том случае, если время завершения задания совпадает с установленным лимитом. В случае просрочки дедлайна происходит смещение фактического срока, что приводит к нарушению ходу работы и планам исполнения.

Сущность установки дедлайна заключается в ясном определении временных рамок для выполнения задачи, это поддерживает высокий уровень ответственности и приоритетности задания среди исполнителей. Важно помнить, что задача без четко установленных сроков может быть воспринята исполнителями как необязательная и неотложная.

Среди других целей обозначения сроков можно выделить:

• Возможность разбивки на более мелкие подзадачи.

Большие задания с длительным исполнительным периодом могут вызывать страх и увеличивать уровень напряжения у исполнителей.

Чтобы успешно решить крупную задачу, необходимо разбить ее на множество мелких подзадач с установлением индивидуальных сроков выполнения. Часто исполнители сталкиваются с проблемой неправильной расстановки приоритетов, что приводит к отсрочке важных дел.

• Назначение нескольких ответственных исполнителей.

После установления срока эффективным решением является назначение нескольких ответственных лиц с определением жестких временных рамок для каждого из них.

• Оптимизация рабочего времени.

Исполнители и постановщики задач способны более эффективно управлять своим рабочим временем, имея ясное представление о своих целях и установленных дедлайнах. Таким образом, они могут избежать рассеивания внимания на уточнении деталей, определении сроков и установлении приоритетов.

• Параллельное выполнение этапов и задач.

Имея ясное представление о конечном сроке выполнения задания, можно одновременно запускать несколько независимых друг от друга подзадач.

Источник: shutterstock.com

Для примера, представим, что компании необходимо подготовиться к выставке. Эта крупная задача включает множество вспомогательных, которые могут быть выполнены различными подразделениями организации. Для успешной реализации проекта необходимо провести ряд действий:

• отдел маркетинга отвечает за заказ и создание выставочных стендов;

• отдел дизайна разрабатывает дизайн POS-материалов;

• видеопродакшн занимается созданием рекламных роликов;

• производство изготавливает образцы продукции для демонстрации.

Каждый из этих процессов выполняется разными исполнителями, не взаимодействующими друг с другом, однако все они составляют часть одного крупного проекта и должны быть завершены к определенному сроку.

Например, новый руководитель установил искусственное ограничение по времени работы над проектом, чтобы проверить коллектив и укрепить внутренние связи. Для определения способностей к работе в команде, выявления лидеров и аутсайдеров, анализа реакции на стресс и оценки способности адаптироваться в сложных ситуациях есть эффективный метод — вступить в коллектив, обратить внимание на возможность справляться с неожиданностями и проявлять умение в планировании.

Необходимо быть гибкими в установлении сроков, принимать во внимание предложения по их коррекции и уметь слушать других участников команды для достижения общих целей.

Типы и сферы применения дедлайнов

Существует два вида дедлайнов: жесткие и гибкие.

Жесткие дедлайны можно встретить в различных сферах, таких как открытие магазина или проведение концерта. В этих случаях установлена конкретная дата, которая является непереносимой.

Гибкие дедлайны, напротив, относятся к задачам, которые имеют определенную дату завершения, но при необходимости этот срок можно немного сдвинуть.

Кроме того, дедлайны делятся на внешние и внутренние.

• Внешний устанавливается заказчиком. Например, сдача аудита компании 1 февраля.

• Внутренний определяется руководителем проекта или коллегами для завершения определенных этапов работы. Например, сдача документации и бухгалтерской отчетности до 25 января.

Для обеспечения эффективности работы важно определять внутренние дедлайны до внешних. Это позволяет выделить время на исправление ошибок, решение проблем и неожиданных препятствий, возникающих в процессе труда.

Источник: shutterstock.com

Различают несколько видов дедлайнов в зависимости от их назначения:

• Срочный дедлайн устанавливается в случае неправильного расчета времени на выполнение задачи.

• Одноразовый лимит для обсуждения времени выполнения работ дополнительно. Результат проверяется сразу после завершения задания.

• Поэтапный крайний срок разбивает основной заказ на этапы, что удобно при выполнении объемных работ пошагово.

• Повторяющийся и цикличный характер дедлайнов.

Дедлайны играют важную роль в различных областях и сферах жизнедеятельности. Что значит горят дедлайны, прекрасно понимают специалисты в следующих отраслях:

• В рекламе. Используются для создания срочности и увеличения прибыли компании. К примеру, предлагается специальная скидка на конкретную группу товаров до определенного срока, который является дедлайном. Завершение рекламы также выступает в качестве крайнего срока.

• В юридической сфере дедлайны, как правило, связаны с санкциями и сроками. Например, коммунальные платежи следует вносить до 10-го числа, штрафы ГИБДД можно уплатить со скидкой в течение первых 14 дней, а исковая давность по кредиту составляет 3 года. В политике также устанавливаются крайние сроки, например, для принятия законопроектов депутатами.

• Для успеха в журналистике необходимо строго придерживаться дедлайнов. Невыполнение сроков может привести к убыткам для компании и увольнению сотрудников. Например, редакция журнала устанавливает жесткий график: издание выходит еженедельно в 10 утра по понедельникам. Окончательное время для сдачи материалов — в субботу, для печати — вечером воскресенья, для поставки в киоски — утром понедельника.

• Также важно соблюдать дедлайны в конкурсах. Установленные даты начала и завершения приема работ позволяют всем желающим принять участие и отсеять несерьезных участников.

• В сфере фриланса активно применяются строгие временные рамки, которые являются основным атрибутом работы. Особенно это касается проектов, в которых задействованы внешние сотрудники, так как важно соблюдать установленные сроки. При официальном партнерстве все условия нарушения дедлайнов фиксируются в контракте.

• В области образования учителя применяют понятие «дедлайн» для обозначения дат проведения различных контрольных мероприятий, таких как диктанты, сочинения или экзамены за период четверти или семестра. Это помогает студентам строить учебный процесс и планировать свою работу.

• Строительная отрасль также не обходится без установления конкретных временных рамок на возведение различных конструкций. Строителям необходимо соблюдать установленные сроки, чтобы успешно завершить проекты и предоставить клиентам качественные услуги.

• В медицине важно определить дедлайн для проведения операций. Врачам нужно быть вовремя на процедурах, так как от этого может зависеть жизнь пациента. Соблюдение сроков в медицине имеет критическое значение и требует ответственного отношения со стороны медицинского персонала.

• От спортсменов до актеров и моделей — каждому необходимо выполнять свои обязательства в строго установленные сроки. Например, в спорте дедлайн используется для подачи заявок на участие в соревнованиях, а также для быстрого снижения или увеличения веса.

• В программировании также не обходится без дедлайнов. Заказчик, обращаясь к программистам, ожидает получить в конце проекта полностью функциональное программное обеспечение, сайт или приложение. Поэтому в данной области важно не только написать код к дедлайну, но и выполнить верстку, провести тестирование и исправить все ошибки.

• Стремление к собственному росту за счет дедлайнов. Влияние метода на организацию личности грандиозно. Дисциплинирование и выполнение задач в установленный условиями срок позволят взять контроль над обстоятельствами, а не стать заложником ситуации.

Почему горят дедлайны

По какой причине так происходит?

Главные задачи, решаемые менеджером в рамках управления проектом, включают в себя четыре фундаментальных:

• Подготовка плана.

• Структурирование работы.

• Мотивация и поддержание сплоченности команды.

• Контроль достигнутых результатов.

Эти факторы оказывают взаимное влияние и создают слаженную систему, которая определяет успех в управлении проектом и итоговый результат.

Источник: shutterstock.com

Проблемы, как правило, возникают, если менеджер ошибается в планировании или организации процессов, не уделяет должного внимания мотивации и контролю итогов. По большому счету, корень проблем горящих сроков чаще всего заключается именно в первых двух этапах.

Планирование

При подготовке плана ориентируетесь на опыт предыдущих проектов и информацию от команды или клиента, чтобы учесть возможные риски. Однако, несмотря на это, план может оказаться неэффективным.

Это происходит из-за того, что на этапе планирования часто ошибочно оценивают имеющиеся данные. Сложно предугадать, кто заболеет, кто столкнется с личными проблемами или какие технические проблемы возникнут в процессе работы.

Поэтому важно понимать, что существуют факторы, о которых мы даже не подозреваем на стадии планирования и поэтому не можем их учесть. Это естественно. Основное — замечать возможные изменения, влияющие на сроки, и оперативно реагировать на них, избегая паники.

Важность организации

На данном этапе уже не удастся принимать стратегические решения, однако мы можем оперативно реагировать на текущее состояние в коллективе.

Для определения причин задержек на этой фазе и проверки всех аспектов необходимо ответить на ключевые вопросы:

• Какова динамика движения проекта? Успеваем ли справляться с поставленными задачами вовремя на каждом этапе?

• У всех ли членов команды комфортные условия работы?

• Обеспечены ли все инструментами и сервисами, необходимыми для своей работы?

• Налажена ли эффективная коммуникация? Все ли обладают взаимопониманием и реагируют своевременно?

• Равномерно ли распределены задачи между сотрудниками и не выполняет ли кто-то больше обязанностей?

• Взаимоотношения между коллегами гладкие или существуют тайные разногласия, мешающие нормальной работе?

Один из ключевых инструментов для эффективного планирования — это проектный треугольник. Множество стратегий управления проектами базируется на трех основных ограничениях:

• времени;

• бюджете;

• качестве.

Как жидкость взаимосвязанных сосудов, уровень каждого ограничения в треугольнике зависит от двух других. Изменение любого аспекта — бюджета, времени или качества — автоматически влияет хотя бы на одно из оставшихся ограничений. Это принципиально важно учитывать при планировании и реализации проектов.

Источник: shutterstock.com

Важно закрепить сроки и бюджет на начальном этапе, чтобы иметь возможность вносить изменения в объем работ и задачи в дальнейшем. Допустим, вам необходим сайт к определенной дате, однако по ходу работы вы осознаете, что не успеваете соблюсти дедлайн.

В таком случае совместно с командой вы решаете изменить план таким образом, чтобы к указанной дате у вас был готов дизайн-макет и прототип с кликабельными иконками, не доделывая некоторые функции и контент.

Каждый проект требует своего подхода, который можно менять по мере необходимости. Иногда целесообразнее отойти от жестких временных ограничений в ущерб качеству конечного продукта, а иногда лучше выполнить меньше, но соблюсти обозначенные сроки выполнения.

Как поступить, если уже дедлайн горит?

При возникновении ограниченности времени необходимо одновременно заняться организацией рабочего процесса и стимулированием трудовой деятельности команды.

Мотивация для сотрудников

В первую очередь требуется оперативно реагировать на различные сигналы и факторы, оказывающие влияние на проект. Если, например, кто-то заболел или профессионально выгорел, возник конфликт внутри коллектива или проблемы с корпоративным сервисом, необходимо решать проблемы, переносить сроки выполнения задач или перераспределять обязанности. Наивно полагать, что все сложности решатся сами собой.

Для достижения успеха на работе нужно создать благоприятную обстановку, а не просто мотивировать сотрудников, предлагая реальную помощь или даже возможность взять выходной, если это необходимо.

Важно не умалчивать о возникающих конфликтах, а вместе искать пути их разрешения и понимать, как можно преодолеть подобные препятствия. Результат, на который нацелены любой ценой, не всегда является победой; победа на короткой дистанции не гарантирует успешного прохождения марафона.

Как можно извлечь выгоду из ситуаций, требующих немедленного решения?

Здесь возникает важная задача управления процессами — контроль результатов.

Контроль за результатами

С одной стороны, важно достигнуть поставленных целей, чтобы все усилия не пропали даром. С другой стороны, необходимо помнить, что результаты — это не просто цифры, но и ценный опыт, который приобретается на пути к успеху.

Можно использовать горящие сроки для улучшения ситуации, например для объединения команды, перераспределения обязанностей и взаимопомощи либо для поощрения к поиску новых путей решения проблем.

Это позволяет придать дополнительный толчок к действиям, поскольку при коллективном принятии решений и успешном преодолении препятствий результат оказывается более значимым для каждого участника.

Источник: shutterstock.com

Важно избегать негатива, не давить на коллег, не критиковать без повода. Таким образом, повышенный ритм работы грозит привести к значительному совершенствованию проекта и всей группы. Самое главное — извлечь полезные уроки на будущее коллективными усилиями, и после исчезновения спешности тщательно проанализировать этот опыт.

Принципы работы с дедлайнами

Для того чтобы успешно справиться с дедлайнами, необходимо последовать определенным принципам работы. Разберемся, как правильно действовать и на что обратить внимание, чтобы успеть завершить проект до установленного срока:

• Никогда не оставляйте на завтра то, что можно сделать сегодня. Будьте проактивны и не откладывайте выполнение задачи, даже если кажется, что на нее можно потратить меньше времени.

• Учитывайте индивидуальные особенности каждого члена команды при расстановке сроков. Разные люди работают по-разному, поэтому необходимо устанавливать дедлайн, учитывая специфику их работы и возможностей.

• Не распыляйтесь. Если вы получили заманчивое предложение, не торопитесь соглашаться, а обдумайте все его плюсы и минусы. При попытке ухватить две возможности сразу, вы рискуете упустить обе.

• Определите время, наиболее подходящее для реализации задачи, чтобы рабочие часы не пересекались с бытовыми делами и семейными обязанностями.

• Важен принцип осознания важности заданных сроков. Иногда мы не до конца понимаем значимость дедлайна и думаем, что все можно решить позже. Относитесь ответственно к временным рамкам, чтобы избежать неожиданных ситуаций.

• Даже если заказчик не требует жестких сроков и готов ждать год, необходимо установить точную дату завершения работ. Предложите эту дату самостоятельно клиенту и партнерам, чтобы избежать возможности того, что процесс растянется на целый год.

• Не бойтесь начинать выполнение крупных проектов из-за объема работы. Не откладывайте старт на потом из-за психологических барьеров. Определите сразу, с каким фронтом работ столкнетесь, какие шаги нужно предпринять и какие этапы пройти. Это сделает цель более реальной, и вы сможете постепенно разрешать все рабочие моменты.

• Начните с составления списка всех мелких деталей вашего проекта, затем по мере выполнения задач вычеркивайте уже выполненные. Это позволит вам иметь ясный план и делать цель более конкретной с каждым днем.

• Установите дедлайн для правок, чтобы избежать необходимости внесения изменений через месяц после завершения проекта. Предложите вашему заказчику дату и время для предоставления замечаний и корректировок после окончания работы.

Что делать, чтобы дедлайны не горели

Для того чтобы избежать срыва дедлайнов, необходимо соблюдать комплексный подход.

Сосредоточьте внимание на эффективном управлении временем

Один из признанных методов — метод помидора, предложенный Франческо Чирилло. Суть его заключается в разделении рабочего времени на интервалы по 25 минут работы и 5 минут отдыха, после четырех таких интервалов предусмотрен короткий перерыв на 15—30 минут. Это помогает справиться с задачами вовремя и избежать постоянного чувства спешки. Главное — научиться эффективно управлять своим временем.

Можно сосредоточиться на промежуток в 25 минут, даже когда нет желания работать очень сильно. Отдых в течение 5 минут как позитивное поощрение позволяет набраться сил для дальнейшего движения.

Помощь в соблюдении сроков окажут планировщики и приложения для управления временем. Вы можете использовать графический дневник с красивыми стикерами и рукописным шрифтом, если это приносит вам вдохновение. Также можете загрузить на свой телефон удобное и практичное онлайн-приложение для планирования, например TickTick, SingularityApp или «ЛидерТаск».

Планируйте свои цели реалистично

Учитывая возможность непредвиденных обстоятельств, не надо стремиться рассчитать время секунда в секунду. Это может привести к «сгоранию» вашего дедлайна.

Источник: shutterstock.com

Метод декомпозиции поможет в достижении амбициозных целей. Если задача кажется огромной, разбейте ее на более мелкие подзадачи. Например, вместо «написать статью про дедлайны» можно сосредоточиться на создании плана, поиске материалов, общении с интересными людьми и составлении первого абзаца.

Для соблюдения сроков выполнения работы существует два приближенных подхода: «хороший» и «плохой». Хороший метод заключается в том, чтобы разделить задачу на части и регулярно работать над ней.

В отличие от этого, плохой подход предполагает детальное ознакомление с техническим заданием, оценку затрат времени и внезапно за N часов до истечения срока (где N — объем затрат) начало работы. При этом упорно игнорируются сон и питание, но не кофе. В такие моменты мы утешаем себя мыслью, что мозг работал над проектом бессознательно весь этот промежуток между заданием и дедлайном, стремясь к нахождению лучшего решения.

На деле подобный принцип эффективен для гуманитарных и творческих задач, где мысли требуется время, чтобы дозреть.

Мотивируйте себя

Для достижения высоких результатов важно иметь мотивацию, ведь если вам не нравится делать что-то, это будет сложно. Лучше сфокусироваться на том, что приносит удовольствие. Если это не помогает, можно провести обман мозга. Считайте выполнение неприятной задачи упражнением для воли, доставляющим полезность в будущем.

Поиск элемента в работе, который приносит удовлетворение, является ключевым. Важно задать себе вопрос, зачем заниматься тем, что не доставляет радости. Переживание хронической прокрастинации и отсутствие удовольствия от труда — это сигналы изменений. Не стоит бояться новых начинаний, которыми никогда раньше не занимались.

Делегируйте обязанности и общайтесь с коллегами

Важны беседы с коллегами и поддержка друг друга в работе над проектом. Не стесняйтесь попросить помощи там, где не успеваете, это позволит вам двигаться вперед:

• Обратитесь к коллеге, обладающему пониманием ваших обязанностей.

• Узнайте о его свободном времени, если такое имеется.

• Кратко и четко изложите суть проблемы с уважением к собеседнику.

• Предложите свою помощь на будущее.

Лучше заранее предупредить руководителя о возможности не уложиться в срок, чем сообщить об этом в последний момент.

Учитесь на ошибках

Важно извлечь урок из ситуации с нарушением сроков, а не впадать в самокритику, и понять, где были допущены ошибки.

Если задерживаетесь с выполнением работ не только из-за лени, возможно, будет полезно обсудить эту проблему с руководителем или коллегами.

Последствия срыва дедлайнов

Для многих работников, будь то фрилансеры, менеджеры или маркетологи, ключевым аспектом выполнения проекта является укладывание в установленные временные рамки. Их жесткий контроль важен для точного планирования и развития дисциплины.

Однако, несмотря на это, четверть рабочих офиса или фрилансеров склонны к хронической прокрастинации. Они постоянно переносят сроки, оправдываясь обещаниями выполнить задание в последний момент.

Источник: shutterstock.com

Для некоторых людей дедлайны становятся стимулом для быстрого выполнения работы, приносящим удовлетворение и адреналин. Тем не менее для прокрастинаторов это становится привычным ритуалом — постоянные задержки и просрочки. Таким людям присущи много характерных черт:

• они вносят плату за услуги в последний момент, вернее — в последний час;

• закупают подарки к Новому году в предпоследний день декабря;

• в оставшиеся минуты они сдают отчеты за квартал, перенося сроки изо дня в день;

• спешат на работу, так как привыкли вставать поздно, и так далее.

Чтобы компенсировать потерянное время, прокрастинаторы начинают трудиться в стрессовом режиме, не обращая внимания на качество работы. Они идут в магазин, но не упускают из виду время.

Если они срывают дедлайны, это приводит к различным последствиям. Посмотрим на них в порядке возрастания от легких к критическим:

• Расстройство и разочарование в своих силах, напряжение.

• Неприятная беседа с верховным или конечным потребителем.

• Упущенное время.

• Потеря денег одновременно и для выполняющего обязанности, и для потребителя.

• Ущерб репутации, отказ от дальнейшего долгосрочного сотрудничества, включая увольнение.

Для эффективного управления своими делами и временем психологи рекомендуют уделять особое внимание учету желаний. Запись целей и соблюдение календаря позволят избежать опрометчивости и строго соблюдать дедлайны.

Частые ошибки при работе с дедлайнами

Важно устанавливать реалистичные сроки, чтобы избежать спешки и стресса. Например, нельзя запланировать выполнение трудной задачи на срок, который не соответствует ее сложности. Существует несколько типовых ошибок, которые часто делают при определении дедлайнов:

• Попытка мотивировать себя долгосрочным периодом может привести к отсрочке выполнения работы и спешке перед крайним сроком. Для решения этой проблемы можно использовать краткосрочные отчеты о ходе выполнения задачи.

• Еще одна распространенная ошибка — постановка нереалистичных сроков. Нельзя ожидать выполнения задачи, которая требует недели работы, за один день. Важно реалистично оценивать свои возможности и планировать время выполнения задач с учетом этого.

• Стоит учитывать своевременность работ и не накладывать временные ограничения в неподходящие моменты. Например, срочный ремонт крыши возможен только при температуре выше +5 градусов, тогда как на улице морозный декабрь. Поэтому нет смысла требовать немедленного исполнения плана, если это не соответствует условиям.

• Также важно оговаривать явные временные рамки для задач, чтобы не забывать об обязательствах или не упускать сроки. Планирование работ до конца недели только в своих мыслях может привести к невыполнению поставленной цели. Поэтому для контроля времени использование календарей, CRM-систем и других инструментов становится необходимостью.

• Установление периода до определения объема работ и методов проведения — ключевой момент, схожий с заданием недостижимых целей. Нужно внимательно оценить не только сроки, но и возможности оптимизации процесса, необходимые временные затраты на выполнение, недопустимые ускорения аспектов и другие детали.

• В маркетинге часто встречаются ошибки, связанные с использованием дедлайна. Неопытные специалисты, предприниматели допускают следующие недочеты:

1. отсутствие конкретики. В сообщениях и рекламе часто преобладают размытость и нечеткость. Например, в рекламных предложениях можно лишь упомянуть, что товар остался в ограниченном количестве, но не указать точные цифры, процент изменения цены, сроки действия акции и прочие детали;

2. не следует напрямую указывать на ограниченность товара, используя тактику негативного влияния на покупателя и создавая искусственное чувство срочности;

3. необходимо начать с выяснения, действительно ли клиенту нужен товар, прежде чем предлагать его.

Важно использовать законы дедлайна в продажах, так как они могут принести дополнительные 10—15 % выручки магазину.

10 книг, которые помогут решить проблему с горящими дедлайнами

Постоянные авралы и горящие дедлайны могут стать источником стресса и снизить продуктивность. Чтобы научиться эффективно управлять временем, расставлять приоритеты и минимизировать прокрастинацию, важно освоить проверенные стратегии планирования и самоорганизации.

Книги по тайм-менеджменту, продуктивности и психологии помогут выработать системный подход к работе и справляться с задачами без лишнего напряжения.

«Deadline. Роман об управлении проектами», Том ДеМарко

Этот труд представляет практические примеры и ясные рекомендации по управлению проектами, оформленные в форме художественного повествования. Он научит оценивать команду, эффективно управлять ею, поддерживать мотивацию, управлять рисками и разрешать конфликты.

«Сделано. Проектный менеджмент на практике», Скотт Беркун

Эта книга основана на собственном опыте управления IT-проектами. В ней содержатся ценные советы о превращении идей в реальность, ключевых шагах для достижения успеха, способах избежать конфликтов и умело реагировать на непредвиденные обстоятельства.

«Прокрастинация. Первая помощь», Таня ван Эссен и Хенри Шувенбург

В издании детально анализируют процесс прокрастинации, объясняют его причины и предлагают полезные способы управления задачами без напряжения. Научитесь работать без стресса благодаря этой книге.

«Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен

Писатель и бизнес-консультант Дэвид Аллен разработал уникальную методику управления временем. Он предлагает действенные стратегии, которые помогут вам планировать задачи, эффективно контролировать рабочий процесс, быстро отделять важное от второстепенного и достичь порядка не только в работе, но и в своем мышлении.

«Scrum. Революционный метод управления проектами», Джефф Сазерленд

Данная книга написана автором, который является одним из создателей Scrum. Этот метод ведения проектов обеспечивает командную гибкость и сплоченность. Она помогает научиться эффективно работать с краткими сроками, контролировать выполнение задач каждым участником и совместно принимать решения.

«Канбан и «точно вовремя» на Toyota. Менеджмент начинается на рабочем месте»

Это сборник статей специалистов компании Toyota, посвященных внедрению системы Kanban и совмещению американского и японского подходов. Первый отличается гибкостью и демократичностью, в то время как второй знаменует неукоснительную точность и строгую иерархию.

«Блистательный Agile. Гибкое управление проектами с помощью Agile, Scrum и Kanban», Роб Коул и Эдвард Скотчер

В книге представлены ключевые методики гибкого управления проектами в рамках Agile. Этот метод позволяет адаптировать задачи, сроки и конечный результат в соответствии с изменяющимися обстоятельствами в процессе выполнения работы.

«Agile: оценка и планирование проектов», Майк Кон

Автор рассматривает практический подход к планированию проектов, который позволяет реалистично определить сроки и вносить корректировки в задачи в зависимости от текущих обстоятельств. Книга также содержит примеры готовых планов и графиков, которые могут быть использованы при работе над проектами.

«Pixar. Перезагрузка. Гениальная книга по антикризисному управлению», Лоуренс Леви

Автор обсуждает внутренние процессы и взаимоотношения в творческих сферах, таких как дизайн и анимация, напоминает о важности управления проектами в этих областях и предлагает методы преодоления творческого кризиса, а также обработки ярких личностей в команде.

«Управление проектами по созданию программного обеспечения», Уокер Ройс

Издание представляет информацию о деятельности в команде разработчиков. Освещает сложности, с которыми они сталкиваются в процессе, и способы их преодоления в сроки. Автор подчеркивает необходимость соблюдения дедлайнов и правильного управления задачами для успешного завершения работы.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о горящих дедлайнах

Что значит горящий дедлайн? Иначе можно сформулировать, как окончательный срок завершения задачи, просто точка, к которой нужно стремиться. Успех в бизнесе зависит от того, насколько тщательно вы планируете время для достижения целей, будь то на долгосрочной или краткосрочной основе. Произвольные дедлайны не способствуют успешной реализации проектов в деловом мире.

Что делать, если коллега срывает дедлайны?

Постоянное несоблюдение дедлайнов со стороны коллеги может сорвать продуктивность всей команды. Если такая ситуация имеет место, необходимо немедленно принимать меры:

• Не исключайте возможность, что у сотрудника есть объективные причины для задержек.Проведите разговор, попытайтесь выяснить суть проблемы. Рассмотрите вариант перераспределения обязанностей или попросите руководство о назначении дополнительного работника.

• Постарайтесь установить, есть ли конфликтные моменты в вашем взаимодействии, которые могли вызвать сложности. Попробуйте улучшить отношения: предложите коллеге пообщаться после выполнения задачи или поблагодарите его за предыдущие усилия в работе над проектом.

• Вежливость и внимание, уделенные важным моментам, могут привести к положительным результатам.

• При определении целей важно оценить время, затрачиваемое на анализ ТЗ и комментариев, чтобы избежать неожиданных задержек в работе.

• Объясните своему коллеге, почему ставите сроки выполнения задач раньше, чем просит руководитель. Это необходимо для того, чтобы иметь возможность провести редактирование и внести необходимые изменения до дедлайна.

Если обсуждение не приводит к результату, вежливо предоставьте коллеге информацию о влиянии его действий на работу всей команды и оповестите об этом руководство.

Как правильно построить работу, когда горят дедлайны?

Для успешного выполнения задач, когда горят дедлайны, специалисты рекомендуют применять следующие методики:

• Консультируйтесь со специалистами, имеющими опыт в данной области. Если работа новая и вы не знаете, сколько времени на нее потребуется, важно обратиться к профессионалам, уже занимавшимся подобными проектами. Используя их опыт, можно решить множество проблем.

• Воспользуйтесь искусственным интеллектом. Запишите свои цели и задачи, загрузите их в чат с системой GPT и дайте ей задание: «Определите приоритеты и составьте график задач на основе мировой практики». Этот метод значительно упрощает рабочий процесс и освобождает ваше время.

• Для того чтобы быть профессиональным в работе, важно учитывать индивидуальные особенности каждого человека. Некоторые люди настолько мотивируются дедлайнами, что становятся более продуктивными и активными. В то же время для других временные рамки могут стать причиной стресса и демотивации. Следовательно, необходимо учитывать индивидуальные особенности каждого члена команды, чтобы оптимизировать работу.

Есть ли возможность научиться успевать все в срок?

Да, каждый может научиться этому. Есть три ключевых метода:

• взятие на себя ответственности за выполнение задач;

• объективная оценка собственных способностей;

• установление конкретных сроков и дедлайнов.

Стратегически обоснованные и точные временные рамки позволяют добиваться маленьких побед, которые поддерживают мотивацию команды и способствуют продвижению вперед. Кроме того, заранее ясно выраженные ожидания по срокам предотвращают падение качества выполнения задач.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать ценные бизнес-подарки бесплатно

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB