Инструменты BI: виды, популярные варианты и пошаговое внедрение

О чем речь? Инструменты BI созданы для облегчения работы с бизнес-аналитикой. Благодаря им больше не нужно собирать разрозненные данные из разных источников, касающихся маркетинга, продаж, логистики, финансов, — все это делают специальные системы, на выходе предоставляя лаконичные отчеты.

Что учесть? Внедрение инструмента BI — удовольствие не из дешевых, даже если выбирается готовое ПО. За покупку лицензии и настройку придется отдать немалые деньги. Еще дороже обойдется разработка Business Intelligence с нуля, но тогда больше шансов, что она станет частью бизнес-аналитики компании, а не ее пятым колесом.

Что такое Business Intelligence (BI)

Глубокий анализ ключевых показателей компании с целью выхода из кризиса и/или поиска путей для роста называют бизнес-аналитикой (Business Intelligence, или BI). На основании этой информации изучают текущее состояние бизнеса и разрабатывают стратегию развития. Топ-менеджеры используют инструменты BI-аналитики, когда необходимо принимать стратегические решения.

Источник: shutterstock.com

Основные задачи бизнес-аналитики:

• Собрать усредненные показатели: средний чек, количество продаж, процент возвратов.

• Привести информацию в порядок, чтобы ею было удобно пользоваться при необходимости.

• Проанализировать данные: выявить закономерности, определить тренды, заметить отклонения. Предложить решения проблем и спрогнозировать развитие компании.

Допустим, компания продает программное обеспечение по подписке и собирает информацию о количестве пользователей, средней продолжительности подписки, наиболее востребованных функциях. BI-инструменты для анализа данных позволяют определить, какие изменения нужно внести в продукт, чтобы стимулировать клиентов оплачивать ежемесячно подписку. Это, в свою очередь, способствует увеличению прибыли компании.

Сотрудники маленьких компаний часто используют разрозненные данные из таблиц Excel, CRM-систем и программ 1С. А в крупных компаниях для анализа данных применяются BI-системы.

Что такое BI-системы

Системы бизнес-аналитики представляют собой мощные программные инструменты BI, предназначенные для сбора и анализа информации о деятельности компании. BI-системы играют ключевую роль в выявлении закономерностей в данных и оптимизации рабочих процессов.

Например, отдел закупок в сети магазинов может использовать их для анализа продаж и популярности товаров, что позволяет эффективно управлять запасами. В свою очередь, коммерческий отдел может анализировать маржинальность различных товаров и устанавливать цены на них, основываясь на собранных данных.

В системе Business Intelligence можно создать дашборд (информационную панель), на которой данные представлены в виде графиков и диаграмм. Эту панель также называют графическим интерфейсом, поскольку пользователь видит на экране кнопки, видео и другие интерактивные элементы. Визуализация данных и введение в BI-инструменты упрощают анализ и помогают принимать обоснованные бизнес-решения.

В работе с системами Business Intelligence можно выделить две ключевые роли:

Разработчик информационной панели (дашборда)

Специалист, занимающийся разработкой дашбордов, обычно относится к категории аналитиков. Его основная задача — детально изучить данные компании и выявлять ключевые показатели, которые должны отслеживаться различными подразделениями. После этого он создает удобные для всех сотрудников информационные панели.

В крупных компаниях может быть несколько аналитических отделов, каждый из которых специализируется на своем направлении. Например, это может быть отдел контент-аналитиков или финансовый отдел.

Источник: shutterstock.com

Кроме того, в компании может быть нанят специалист по визуализации данных, или BI-аналитик. Часто он работает в команде с инженером данных, который создает витрину данных — своего рода срез необходимой информации из всей базы данных.

Для создания дашборда с ключевыми показателями эффективности (KPI) отдела продаж нужны два показателя. Это количество отработанных часов и обработанных заявок каждым менеджером. BI-инструменты визуализации дают возможность собрать всю информацию в отдельную сводную таблицу, сохранить в облаке или файле и использовать для создания дашборда.

Пользователь информационной панели

Это может быть как руководитель, так и любой другой сотрудник организации.

Чтобы получать из дашборда полезную информацию, пользователю не нужно быть экспертом в области анализа данных. Однако навыки работы с BI-системами и создания информационных панелей полезны и востребованы в любой современной компании.

Чем отличаются от сквозной аналитики

Системы бизнес-аналитики (BI) и системы сквозной аналитики — разные вещи.

Сквозная аналитика собирает данные из разных источников, но она работает только с маркетингом и продажами. Информация приходит из веб-аналитики, рекламных кабинетов и CRM-систем. Сквозная аналитика может показать расходы на рекламу в «Яндекс.Директ», сколько заказов было сделано после рекламы, а также выручку и прибыль от этих заказов.

В рамках BI-системы можно не только узнать о расходах на рекламу, заказах, доходах и прибыли, но и получить информацию о времени, затраченном различными отделами на выполнение заказов, а также о том, какие из них оказались наиболее эффективными для компании.

Таким образом, сквозная аналитика является неотъемлемой частью BI-систем.

Для чего нужны BI-системы

Для сбора, хранения, анализа и визуализации данных в системе может потребоваться специализированное оборудование и регулярная техническая поддержка.

BI-система позволяет подключать множество пользователей. Каждый из них получает доступ к главному окну программы — дашборду, на котором отображаются графики, таблицы и диаграммы с аналитической информацией о бизнесе. Доступ к определенным типам данных можно настроить индивидуально. Например, маркетолог сможет увидеть информацию о рекламе и динамике продаж, а логист — об остатках товара на складах в разных регионах.

Если пользователю нужен более детальный анализ, он может самостоятельно сформировать отчет. Однако для этого необходимо иметь полный доступ к системе и обладать достаточными навыками работы с инструментами.

Обычно данные хранятся в удобном формате. Например, в таблице с десятком столбцов. Но пользоваться этим крайне затруднительно. BI-система помогает собрать и представить информацию в комфортном для восприятия виде, что открывает множество преимуществ.

Система бизнес-аналитики — это мощный инструмент, который помогает выявлять проблемы в работе бизнеса и перспективные направления для развития.

На основе анализа данных компания может принимать обоснованные решения, способствующие улучшению бизнес-процессов. Например, инструменты BI-системы могут показать, что реклама в Telegram более эффективна, чем в «Дзен» и на YouTube. Это означает, что неэффективные рекламные кампании нужно скорректировать или отказаться в пользу других.

Источник: shutterstock.com

Система бизнес-аналитики предоставляет доступ к информации большому числу пользователей. Количество учетных записей зависит от финансовых возможностей компании и условий договора при покупке системы.

К системе платформе подключить как внутренние базы данных компании, так и внешние источники. Например, можно интегрировать метрики сайта или базы данных партнеров.

Представим, что у цветочного магазина есть внутренние источники данных: база с количеством цветов на торговых точках и остатками на складах. Также можно подключить внешние источники, такие как базы данных поставщиков с информацией о наличии и ценах.

Система бизнес-аналитики значительно экономит время получателей информации. Даже неспециалист может самостоятельно сформировать запрос и сразу получить ответ, не дожидаясь, пока аналитик составит и отправит отчет.

Вот пример: когда автор пишет статью для блога компании-застройщика и ему не хватает данных о строительстве и продажах, он использует специальную систему, которая называется BI. Она помогает найти нужные цифры. Без этой системы автору пришлось бы узнавать информацию в двух разных отделах. А это долго. BI же помогает работать быстрее. Она сама находит ответы на вопросы пользователей, а аналитики могут сосредоточиться на своей работе.

Инструменты Power BI помогают эффективно анализировать данные и создавать наглядные отчеты для бизнеса.

Кому нужны BI-системы

BI-системы — это мощный инструмент, который используют и в больших, и в средних компаниях. Они помогают обрабатывать большое количество информации из разных источников и анализировать базы данных.

Для маленьких компаний такие системы могут быть слишком сложными и дорогими. Специалисты сами могут проанализировать информацию из 2-3 источников вручную.

• Для агентств и маркетинговых отделов BI-системы выполняют сегментирование клиентской базы, определение наиболее эффективных каналов коммуникации, анализ рынка.

• Для предпринимателей BI-системы осуществляют мониторинг тенденций развития бизнеса и их коррекцию, в том числе в области продвижения товаров и услуг. Какие BI-инструменты лучше всего подходят для анализа данных и создания отчетов, зависит от потребностей компании.

Составляющие BI-системы

BI-системы можно разделить на три ключевых компонента:

1. Хранилище — это база, содержащая необработанные и агрегированные данные, которые служат источником для анализа (как для запросов к базе, так и для создания информационных панелей).

2. ETL-система (Extract, Transform, Load) отвечает за подготовку и сбор агрегированных данных в витрины. Обычно это набор программных скриптов, каждый из которых извлекает необработанную информацию из одних таблиц хранилища, анализирует ее и отправляет в другие. ETL-система также используется для административных задач, таких как резервное копирование или регулярное обновление информационных панелей. Она может отсутствовать, если в дашборд необходимо загружать небольшой объем данных и если нет необходимости использовать сложные запросы к базе данных.

3. BI-сервери BI-инструмент. Почему используется слеш?

   В работе с данными существует два основных подхода: использование BI-сервера или только BI-инструмента. BI-сервер — это хранилище дашбордов, инструмент для визуализации данных, а также система управления доступом и автоматического обновления. Сотрудники могут создавать дашборды на своих компьютерах, загружать их на сервер, настраивать расписание обновлений и определять права доступа к информации.

Затем эти панели загружаются в общее пространство, например, в Git, где они могут быть доступны для всех. Обновление панелей и отправка информации целевым пользователям могут быть настроены вручную или с помощью языков программирования.

Хранение отчетов и данных в единой BI-системе обеспечивает прозрачность инфраструктуры и упрощает поиск необходимой информации.

Виды BI-систем

Есть несколько способов разделить BI-системы:

По тому, где хранится информация

• Облачные системы (SaaS) — подходят тем, кто готов хранить данные на облачном сервере. Но это не всегда безопасно.

• Личные серверы (хранилища) — созданы для тех, кто не хочет потерять важные данные. Лучше хранить личную информацию на своем сервере.

• Арендованные серверы — идеальны для компаний, которые не хотят нанимать инженера и покупать дорогое оборудование. Если у компании много данных, можно арендовать дополнительную технику.

По стоимости

• Бесплатные BI-инструменты. Есть компании, которые предоставляют свои продукты бесплатно. Одним из таких поставщиков является Yandex Datalens.

• Условно платные. Стоимость использования продукта зависит от выбранного вами варианта. Если вы являетесь компанией или частным лицом, вам доступны серверная или облачная версия программы. В качестве примера BI-инструмента можно привести QlikView.

• Платные. Обычно компании-производители продают свои продукты, но иногда предлагают бесплатные пробные версии. Например, Klipfolio.

По функционалу

В зависимости от задач, которые они призваны решать, BI-системы можно классифицировать по трем категориям:

• Системы со стандартизированной отчетностью. Эти системы помогают делать подробные отчеты по готовым образцам. Они нужны, чтобы быстро решать простые задачи, например, составлять еженедельные планы или следить за ежедневными платежами.

  Это похоже на анализ информации в системах ERP и CRM. Но есть разница: BI-системы собирают данные из разных мест и показывают их в одном месте. Это упрощает создание и изучение отчетов.

• Системы бизнес-аналитики (BI), использующие технологию OLAP. Представляют собой мощный инструмент для оперативного анализа данных. Они помогают выявлять ключевые тенденции и закономерности в развитии бизнеса, основываясь на самой свежей информации.

  Одним из главных преимуществ таких систем является высокая скорость обработки данных. Например, владелец крупного интернет-магазина может одновременно запустить несколько рекламных кампаний. Чтобы определить, какая из них наиболее эффективна, необходимо быстро получить и проанализировать информацию. В этой ситуации системы бизнес-аналитики, использующие OLAP, демонстрируют свои сильные стороны.

• BI, использующие методы прогнозной аналитики (Advanced Analytics).BI позволяют моделировать поведение клиентов, прогнозировать результаты деятельности компании и анализировать конкурентов на рынке. Например, с помощью BI можно прогнозировать LTV (пожизненную ценность клиента), средний чек, количество касаний до покупки и время взаимодействия клиента с компанией.

Источник: shutterstock.com

BI не имеют четкого функционального разделения, и одна система может эффективно сочетать различные методы прогнозирования и анализа.

Популярные инструменты BI

Бизнес-аналитика (BI) предоставляет организациям мощные инструменты для сбора, анализа и визуализации данных, способствуя принятию обоснованных решений. Популярные BI-инструменты отличаются функциональностью, удобством использования и возможностью адаптации под конкретные бизнес-потребности, что делает их незаменимыми в современном управлении.

Коммерческие BI-системы

• BI-инструменты Tableau и Microsoft Power BI — это одни из ведущих решений для бизнес-анализа, предоставляющие обширные возможности для работы с данными. Однако с 2023 года продажа их лицензий на территории России приостановлена.

• Qlik Sense — это BI-решение с уникальной функцией ассоциативного поиска, которая упрощает работу с данными. Пользователи могут без труда находить и соединять информацию из разных источников, не затрачивая время на предварительную настройку таблиц. Это значительно ускоряет анализ и облегчает выявление связей между данными. Платформа также поддерживает работу на мобильных устройствах.

• 1C:BI — BI-платформа, которая имеет ключевое преимущество в виде интеграции с другими решениями 1C. Пользователи могут работать с данными, полученными из различных систем 1C, таких как 1C:Управление торговлей, 1C:ERP, 1C:Управление производством, и использовать их для анализа и отчетности.

Бесплатные BI-системы делятся на два типа — облачные и с открытым исходным кодом:

Облачные BI-системы

• Google Data Studio предоставляет возможность создавать настраиваемые интерактивные отчеты и дашборды, интегрируя данные из таких источников, как Google Analytics, Google Sheets и Google Ads. В инструменте имеются готовые шаблоны и визуальные элементы для отчетности, а также функция совместной работы с коллегами.

• DataLense — инструмент BI-аналитики, доступный в России, для работы с большими объемами данных. DataLense автоматически обновляет информацию, обеспечивая отслеживание изменений в режиме реального времени. Платформа предлагает множество функциональных возможностей, включая создание кастомных графиков с использованием JavaScript, настройку специфических метрик и формирование отчетов, адаптированных под уникальные задачи.

BI-системы с открытым доступом к коду

Часто они выглядят просто и не обладают большим набором функций. Однако, добавив немного кода, можно реализовать нужные возможности и адаптировать программу под бизнес-задачи:

• Apache Superset — это система бизнес-анализа на базе Python, которая предоставляет возможность подключения к множеству различных источников данных, включая SQL-базы данных, Hadoop, Spark, Cassandra и Druid. Платформа оснащена инструментами для создания интерактивных дашбордов, графиков, таблиц и отчетов. Кроме того, пользователи могут настроить визуализацию данных с помощью CSS и интегрировать собственные графики, использующие JavaScript для расширенной кастомизации.

• Metabase. Легкая в использовании BI-система для создания отчетов и визуализации данных на дашбордах. Несмотря на ограниченное количество функций, система предлагает удобный интерфейс, который облегчает создание отчетов и дашбордов.

• Pentaho. Платформа, оснащенная встроенными инструментами для ETL (извлечение, трансформация, загрузка) и анализа данных. Она позволяет подключать различные источники информации для их обработки и анализа.

• OpenAnalytics. Платформа для обработки и анализа больших объемов данных, поддерживающая язык запросов, машинное обучение и статистический анализ. Пользователи могут применять алгоритмы машинного обучения, такие как классификация, регрессия и кластеризация. OpenAnalytics можно интегрировать с другими системами и расширить функционал через подключение дополнительных приложений.

Существует еще один способ представления данных — использование библиотек Python, таких как Matplotlib. Хотя эти библиотеки не позволяют создавать информационные панели, они предоставляют возможность строить графики.

Как выбрать BI-систему

При выборе BI-системы важно учесть четыре основных критерия. Рассмотрим их:

1. Соответствие требованиям. Сначала определитесь, для чего вам нужна BI-система. Разберитесь, какие отчеты вы будете генерировать и с какими источниками информации будете работать. Большинство BI-систем ориентированы на работу с определенными базами данных, поэтому важно заранее убедиться, что система поддерживает нужные вам источники.

2. Функциональные возможности. Система должна предоставлять все необходимые инструменты для выполнения ваших задач. Например, если нужно проводить детализированный анализ, необходимо, чтобы она поддерживала такую опцию. Также важно, чтобы можно было создавать отчеты по индивидуальным настройкам и получать уведомления о возможных проблемах, например, для контроля за производственным процессом на расстоянии.

3. Простота в использовании. Интерфейс должен быть интуитивно понятным, чтобы пользователи не тратили много времени на освоение системы и не отказывались от ее использования. Для оценки удобства работы можно запросить пробный доступ и дать ключевым пользователям возможность протестировать функционал.

4. Цена. BI-системы могут быть дорогими. Если стоимость решения превышает ваш бюджет, стоит рассмотреть другие варианты, такие как бесплатные системы с открытым исходным кодом или решения для сквозной аналитики. Однако такие платформы часто требуют доработки под ваши нужды, что может потребовать дополнительных ресурсов — например, специалистов по разработке и BI-анализу.

Пошаговая разработка BI-системы

Итак, BI-инструменты, что это и зачем нужны? BI-системы — это программы, разработанные под нужды конкретной компании. Для создания выбирают платформу, например, Microsoft, Google или Oracle. Затем специалисты пишут код. Этот процесс может занять от одного месяца до двух лет.

Сроки разработки зависят от объема и сложности данных, их структуры, масштаба задач, числа пользователей и эффективности работы команды как заказчика, так и исполнителя. Чтобы избежать задержек и добиться хорошего результата, сосредоточьтесь на шести ключевых моментах:

Шаг 1. Определяем цели

Проблема: компания понимает задачу лишь в общих чертах. Она хочет наладить работу с данными и отчетами, но не знает, каким должен быть результат. Часто надеются найти «чудо-средство», которое решит все вопросы.

Источник: shutterstock.com

Решение: нужно конкретизировать цели, проанализировав BI-систему с двух точек зрения:

1. Формат использования:

   • Гибкая система: позволяет создавать отчеты самостоятельно, работать с данными без привлечения разработчиков.

   • Стандартизированная система: отправляет готовые отчеты автоматически, изменения невозможны.

   • Комбинированный подход: сочетание первых двух вариантов.

2. Области применения:

• Коммерция: отчеты о закупках, продажах, остатках, марже, товарах и торговых точках.

• Финансы: стандартные формы и кастомизированные управленческие отчеты.

• Производство: контроль и анализ производственных процессов.

• Общие сводки: данные по всем направлениям бизнеса.

• Прочие области: мониторинг экологии, охраны труда, строительных работ и других процессов.

Чтобы добиться результата, цели нужно формулировать по SMART. Это значит, что они должны быть четкими, измеримыми, реальными, важными и имеющими конкретные сроки.

Шаг 2. Определяем пользователей системы

Проблема: чаще всего внедрение изменений инициируют владельцы бизнеса или топ-менеджеры. Однако основной работой в системе займутся рядовые сотрудники, которым предстоит использовать ее ежедневно.

Решение: для успешного внедрения системы необходимо активно привлекать будущих пользователей на каждом этапе работы. Однако это требует четкой организации внутри компании:

1. Учет рабочего времени. Задачи сотрудников, участвующих в проекте, должны быть заранее включены в их рабочий график. Потребность в человеко-часах необходимо расписать по этапам.

2. Материальное стимулирование. Для мотивации сотрудников заказчика важно предусмотреть премии или другие бонусы. Выплаты должны быть привязаны к тем же этапам, что и оплата работы разработчиков.

3. Формирование команды. В проект включают только ключевых сотрудников, которые будут представлять интересы пользователей. Все их предложения проходят согласование с руководителями проекта. Только утвержденные идеи передаются на реализацию.

Шаг 3. Назначить ответственных за проект

Проблема: сотрудники компании-заказчика часто не вовлечены в проект. Они заняты текущими обязанностями, а для участия в разработке у них нет мотивации. Из-за этого проект задерживается уже на начальных этапах. Разработчики получают минимальные данные, описания процессов делаются поверхностно, без учета деталей.

Решение:

1. Определить сотрудников, которые будут заниматься проектом. Назначить их ответственными за выполнение конкретных задач.

2. Связать успешный запуск системы с их ключевыми показателями эффективности (KPI), чтобы участие стало для них важным.

3. Составить подробный план, где будут расписаны задачи, сроки и ответственные лица.

Практика показывает, что работа сотрудников заказчика занимает около 30 % от общего времени, которое тратят аналитики подрядчика. Это подчеркивает необходимость четкой организации и эффективного распределения задач.

Шаг 4. Подготовить источники данных

Проблема: BI-система черпает информацию из множества источников, включая учетные, бухгалтерские, управленческие и пр. Важное требование — эти источники должны быть заранее разработаны и внедрены, прежде чем начнется создание самой системы.

Если этот аспект упустить из виду, могут возникнуть серьезные осложнения: проект затянется, потребуется доработка источников данных, а в самом плохом случае проект может быть полностью отменен.

Некорректная последовательность запуска способна привести к значительным затратам ресурсов — как временных, так и финансовых.

Решение: необходимо завершить внедрение и настройку источников данных до того, как начнется интеграция их с BI-системой. Ответственный исполнитель не возьмется за проект, пока не будут завершены все работы по проектированию, согласованию макетов отчетов и определению требований к системе.

Шаг 5. Переход к промышленной эксплуатации

Проблема: сотрудники компании-заказчика часто не понимают, как должны выглядеть промежуточные версии BI-системы. Они не задают уточняющих вопросов, отвечают односложно и неохотно тестируют части продукта.

Источник: shutterstock.com

Решение: нужно быстрее переходить к промышленной эксплуатации. Это важный этап, когда начинается реальное тестирование. На этом этапе сотрудники заказчика могут дать более точную обратную связь. К моменту запуска системы она может быть еще не полностью готова, возможно, на 30-50 %.

Шаг 6. Согласовать все заранее

1. Заказчик одобряет методы работы команды исполнителя.

2. После завершения предпроектных этапов у обеих сторон есть ясное представление о конечных результатах проекта.

3. Оценка проекта, основанная на предпроектных материалах, устраивает как заказчика, так и исполнителя.

4. В контракте на оплату предусмотрены как стандартные, так и дополнительные задачи для сотрудников подрядчика, учтенные в системе отслеживания задач.

Такой подход требует от заказчика значительных вложений в проектирование и дополнительную мотивацию своих сотрудников. На первом этапе это вполне оправдано.

Однако благодаря этому компания сможет значительно снизить риски, связанные с временными и ресурсными затратами. Тщательно разработанное техническое задание и слаженная команда проекта, сформировавшаяся в процессе подготовки, позволят успешно реализовать его и сохранить бюджет в рамках рыночных условий. Это поможет избежать лишних расходов на доработку. Таким образом компания в кратчайшие сроки получит функционирующую систему бизнес-аналитики, которая будет выявлять скрытые резервы и способствовать развитию бизнеса.

Кому предстоит работать с Business Intelligence

Внедрение Business Intelligence затрагивает широкий круг специалистов, чья работа связана с анализом данных и принятием решений. BI-инструменты используются не только аналитиками и менеджерами, но и специалистами из других областей, включая маркетинг, продажи, финансы и IT, помогая им эффективно работать с информацией.

BI-аналитик

Профессионал, который работает с информацией о деятельности компании в системе бизнес-аналитики. Он занимается внедрением этой системы, организует сбор, обработку и хранение информации, а также создает дашборды и отчеты. Кроме того, он самостоятельно анализирует собранные данные.

Специалист по бизнес-аналитике

Этот эксперт помогает определить, какие изменения необходимо внести в процессы или систему управления, чтобы повысить эффективность бизнеса. Он также занимается внедрением аналитических систем и анализирует данные, но его работа не ограничивается только BI-системами. Однако он отвечает за их внедрение в компаниях, где отсутствует BI-аналитика.

Руководитель BI

Он отвечает за функционирование BI-систем в компании и руководит сотрудниками, которые с ними работают. Часто это опытный специалист, который умеет создавать дашборды, работать с хранилищами и базами данных, а также управлять процессом разработки. На эту должность часто переходят специалисты по бизнес-аналитике, бизнес-аналитики и инженеры BI, которые стремятся к карьерному росту.

Инженер BI

Инженер бизнес-аналитики (BI) — это высококвалифицированный профессионал, который занимается разработкой и настройкой систем бизнес-аналитики. Его ключевые навыки включают работу с базами данных, программирование и интеграцию различных источников информации. Если в компании нет штатного специалиста по BI, то ответственность за создание, настройку и внедрение систем бизнес-аналитики ложится на плечи разработчиков.

Кроме того, в компаниях могут быть пользователи, которые работают с системами бизнес-аналитики. Это могут быть сотрудники, нуждающиеся в отчетах, или аналитики данных, использующие систему как источник информации для своего анализа.

Преимущества и недостатки инструментов BI

Когда BI-системы используются правильно, они помогают улучшать процессы, выявлять неэффективные каналы лидогенерации и находить оптимальные решения для продвижения. Эти программы имеют множество достоинств, однако они также имеют и некоторые ограничения:

• Дороговизна. Для получения полноценной системы с широкими возможностями интеграции и масштабирования потребуется выделить бюджет на разработку, настройку и обучение персонала. Однако для небольших компаний с ограниченным объемом данных подойдут более простые и недорогие решения для формирования отчетности, которые не требуют больших затрат.

• Сложный для восприятия интерфейс. Одной из частых проблем является длительное привыкание сотрудников к интерфейсу и функционалу программы. Чтобы избежать этого, следует заранее оценить удобство интерфейса на этапе выбора решения.

• Нецелесообразность. BI-система — это не универсальное решение для всех проблем, а не всегда оправданная автоматизация. Если компания работает с несколькими каналами и использует данные только по меткам, внедрение такой программы может стать ненужным этапом в уже наладившихся процессах.

Источник: shutterstock.com

Основные недостатки BI-систем обычно возникают из-за неправильного выбора или применения программного обеспечения. Рассмотрим их плюсы:

• Удобство в использовании. Хранить данные можно в таблицах, но это неудобно и занимает много времени. BI-система собирает и обрабатывает большие объемы информации из разных источников без риска потери данных.

• Экономия времени. Система обрабатывает информацию и генерирует отчет в считанные секунды. Сотрудники не тратят время на поиски данных, а могут сосредоточиться на более важных задачах.

• Исключение ошибок. Все изменения, внесенные в систему, сразу отображаются в BI. Автоматический сбор данных минимизирует возможность ошибок и потери информации, а синхронизация позволяет получать актуальные данные по любому каналу или продукту.

• Доступность различных отчетов. Несмотря на значительные начальные затраты, компания получает программу с нужными функциями и возможностью настроек. Это исключает необходимость заказывать разработку новых отчетов и ожидать их реализации.

BI-система помогает выявить слабые стороны бизнеса и находит возможности для роста. Это делает компанию более эффективной, конкурентоспособной и способной оперативно реагировать на изменения на рынке.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы об инструментах BI

Инструменты BI для Data Science необходимы для анализа и визуализации данные, предоставляют важные инсайты для принятия решений. Понимание основных подходов и технологий бизнес-анализа поможет вам создать свою систему или выбрать готовую платформу.

Какие ошибки часто встречаются при внедрении?

Ошибки при внедрении:

• Начать внедрение без четкого понимания потребностей. Если неясно, что именно ожидается от системы, можно начать решать технические задачи, не учитывая конечную цель. В итоге система будет генерировать бесполезную информацию.

• Перегрузить внедрением только IT-отдел. Этот отдел всегда загружен и придерживается подхода «если все работает — не трогай». Поэтому сотрудники IT могут отложить внедрение. Чтобы этого избежать, необходимо назначить ответственного куратора для контроля процесса.

Что влияет на сложность внедрения BI-системы?

Сложность внедрения напрямую зависит от того, как компания управляла данными ранее:

• Если данные не собирались и не организовывались, внедрение потребует полной настройки системы. В этом случае нужно будет выбрать и внедрить решения для хранения, обработки, очистки, передачи и анализа информации.

• Если информация уже собиралась и хранилась, но не представлялась в удобной и понятной форме (например, только через Excel), для внедрения BI-системы достаточно будет программного обеспечения для аналитики, которое интегрируется с текущими источниками данных.

Как понять, что BI-система необходима компании?

Вот основные признаки, указывающие на необходимость внедрения BI-инструментов:

• Отчеты компании хранятся в отдельных Excel-файлах, что затрудняет получение полной картины происходящего.

• Нет единой базы данных: каждый руководитель работает со своими источниками информации.

• Для создания отчета по нестандартному запросу нужно обращаться к IT-отделу, что вызывает задержки.

• Данные не обновляются своевременно и не дают актуального представления о текущей ситуации.

• Возникает потребность улучшить оперативность и качество принятия управленческих решений.

Какие данные можно интегрировать в BI-систему?

В BI-системе могут быть представлены следующие виды данных:

• Продажи — данные о лучших продавцах, дебиторах и товарных категориях.

• HR — информация о текущем составе штата сотрудников и уровне их загруженности.

• Маркетинг — показатели стоимости лида, затрат на привлечение клиентов и результативности рекламных каналов.

• Финансы — данные об активах, чистой прибыли, выручке и рисках возникновения кассовых разрывов.

Это позволит формировать отчеты для формирования обоснованных подходов. Бизнес-аналитика уже не только для высшего руководства, она доступна всем сотрудникам для совместной работы. Выберите надежного поставщика и используйте все возможности системы, чтобы каждый сотрудник извлекал выгоду из бизнес-анализа.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать гарантированный подарок

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB