Как повысить эффективность деятельности организации: факторы, способы, стратегии

В чем проблема. Пандемия, СВО, чехарда с валютным курсом, проблемы с импортом – все эти события навалились на сферу предпринимательства одним огромным комом за каких-то три года, похоронив многие компании. Единицы пережили кризисы без особых последствий, кто-то остался на плаву, другие существуют на грани окупаемости. Остро встает вопрос – как повысить эффективность производства, деятельности организации, бизнес-процессов?

Что предлагаем. Бездумно резать расходы, увольнять половину сотруднику – это путь в никуда, к точке невозврата. Есть более эффективные решения. Простыми их не назовешь, но они реально работают и позволяют не только вести бизнес дальше, но и обрести существенные конкурентные преимущества.

Основа эффективности бизнеса

Любая компания в своей деятельности связана с другими организациями. Это объясняется необходимостью налаживать и поддерживать связи с клиентами, партнерами, поставщиками, различными государственными структурами и органами. Деятельность каждого сотрудника и отдела компании должна быть направлена на совместную реализацию стратегии фирмы. Руководителям необходимо знать, как повысить эффективность взаимодействия внутри коллектива и направлять его к общим целям, учитывая, в том числе, социальную ориентацию предприятия.

Грамотное разрешение конфликтов также играет большую роль в улучшении отношений среди сотрудников. Например, можно применять тактику win-win, при которой в спорных ситуациях находится компромисс, учитывающий интересы всех сторон. Открытые и доверительные отношения среди работников заметно способствуют эффективности в управлении. Отдельный департамент организации или сотрудник, даже самый квалифицированный, не имеют той ценности, которую они обретают при совместной деятельности.

Чтобы повысить эффективность работы организации, также важно учитывать то, как ее элементы влияют друг на друга.

Системный подход в менеджменте подразумевает непосредственное участие в обсуждении и принятии важных решений не только управленческого персонала, но и сотрудников среднего звена. Такая схема применяется сегодня практически во всех ведущих компаниях мира. Она формируется по следующим принципам:

1. Чтобы повысить эффективность работы, как ключевой фактор рассматривается создание благоприятной обстановки внутри коллектива: взаимная поддержка, симпатия, честность, инициативность и активность.

2. Все прогрессивные компании пришли к выводу, что прийти к такому результату сегодня позволит не наращивание материальных ресурсов, а внедрение принципиально новых методов деятельности и инновационных технологий. Для этого максимальное внимание уделяется повышению квалификации и обучению персонала.

3. Повысить эффективность бизнес-процессов можно за счет выстраивания горизонтального стиля управления, когда все члены команды имеют примерно одинаковый вес в принятии решений и выдвижении различных предложений. Менеджмент берет на себя задачу по организации более продуктивной работы в отдельных рабочих группах.

4. Повысить эффективность команды, а следовательно, и всей компании, в значительной мере помогает система поощрений, при которой прибыль компании напрямую влияет на объем премирования сотрудников.

5. Успешная фирма всегда движется вперед. Любая стагнация приводит к регрессу. В корне целенаправленного развития лежит высокая мотивация персонала и его деятельное участие в жизни организации.

Вектор развития компании, крепко стоящей на ногах, направлен на то, чтобы сохранять позитивные изменения. Судить об успешности этого процесса можно по уровню эффективности работы.

Факторы высокой эффективности деятельности организации

Прежде, чем задаваться вопросом, как повысить эффективность предприятия, разберемся, зачем мы обсуждаем это понятие.

Этот параметр отражает уровень экономического развития организации, а также КПД применения ресурсов, как материальных (деньги, сырье, земля, оборудование, энергия), так и нематериальных (рабочее время, информация, труд персонала). Речь идет как о производственных компаниях, так и о тех, которые оказывают услуги населению.

Определение эффективности предприятия становится отправной точкой в выстраивании дальнейшей стратегии развития. Оно также помогает определять параметры, по которым будет оцениваться успешность компании.

Структура компании формируется с учетом специфики ключевых направлений ее деятельности, производимой продукции и конечных целей развития. Решая задачу о том, как повысить эффективность организации, управленец должен определить, какие условия влияют на это в большей и в меньшей степени, разбить их на категории и выстроить иерархию. После этого остается назначить ответственных за каждое отдельное направление повышения эффективности. Это могут быть как отдельные сотрудники, так и департаменты целиком.

У крупной компании всегда несколько задачи или целей. По каждой из них необходимо разработать свою группу факторов, влияющих на эффективность. Добиться этого поможет более подробная классификация. Теория управления предприятием или персоналом предлагает несколько различных вариантов группировки критериев эффективности.

Один из методов классификации делит все факторы эффективности деятельности компании на внешние и внутренние. К первым относятся те, которые в ближайшем будущем невозможно проконтролировать и значительно скорректировать управленческими инструментами. Это все, что касается потребительского сервиса и формирования предложения в ответ на спрос. Внутренние факторы, наоборот, напрямую зависят от решений руководства и применяемых им мер. Речь идет непосредственно о росте производительности предприятия и его общей эффективности. Особое внимание необходимо уделять не только роли каждой группы факторов, но и их взаимному влиянию.

Согласно данным компании МсKinsey, 85 % параметров эффективности предприятия, исчисляемых количественно, относятся к внутренним и подконтрольны руководству. И лишь 15 % факторов являются внешними и не позволяют их ревизовать. Но даже эти проценты, влияющие на эффективность, необходимо держать в поле внимания. Их учет помогает менеджменту принимать решения, касательно долгосрочного прогнозирования и выстраивания стратегии развития.

Методы, направленные на рост эффективности работы фирмы, считаются действенными, если вы констатируете следующее:

• Компания имеете в запасе ресурсы и может себе позволить направить их на модернизацию и расширение.

• У нее уверенное положение на рынке среди конкурентов, подтверждаемое тем, что ваши показатели выше, чем их.

• Динамика экономического развития заметно превышает финансовый рост компаний того же сектора рынка.

Важнейшее условие для повышения эффективности предприятия: темпы развития, отвечающие динамичности современного мира, и гибкость в формировании предложения клиентам. Достичь такого уровня возможно при условии, что у каждой рабочей группы будут прописаны четкие цели и она будет мотивирована их достигать.

Внутренние факторы, влияющие на эффективность компании

Поговорим подробнее о внутренних и внешних факторах, от которых зависит эффективность деятельности компании. Начнем с внутренних.

Производственный процесс

Деятельность складывается из нескольких составляющих. Качественное улучшение показателей эффективности реализуемо, когда выделяются и оптимизируются ключевые компоненты производства.

Базируясь на модели входов-выходов, можно сказать, что данные рентабельности логически разбиваются на четыре группы:

• вход в процесс (факторы, определяющие стартовые возможности и средства);

• деятельность (изготовление конечного продукта из сырья);

• результат (готовые для представления потребителю услуги и товары);

• фидбэк (проверка отчетов и подведение итогов).

На развитии производства положительно сказывается умение менеджеров разрабатывать и внедрять методы воздействия на показатели эффективности. Обратная связь выступает в роли инструмента вычисления и контроля за рентабельностью организации.

В зоне контроля руководства обязательно должно быть соотношение изначальных затрат и цены на конечную продукцию. Анализируя эти данные, важно принимать во внимание: направление работы; уровень участия государственных структур в хозяйственной деятельности компании; контекст рынка; ценообразование на данный вид товара и другие условия. Грамотная интерпретация результатов играет важную роль в формировании наилучшей стратегии руководства.

Регулярная аналитика эффективности и доходности организации– проверенный способ установить корреляцию между уровнем рентабельности работы фирмы и объемом ее прибыли. Здесь приоритетная задача заключается в том, чтобы выявить факторы, позволяющие повысить эффективность производства и понять, как их регулировать с максимальной пользой.

Начальные ресурсы

Это одна из самых критичных групп факторов, так как напрямую связана с такими параметрами рентабельности производства, как капиталоотдача и производительность труда. Соотнося объем вложенных работы или капитала и эффективность компании, можно получить ответы на множество важных вопросов относительно качества создаваемой продукции, использования сырья и других ресурсов, а также способов их применения.

Рост параметров эффективности компании напрямую связан с грамотным отбором сырья для изготовления товара. От него же зависит и материалоотдача (количество продукции на единицу потребляемых ресурсов или энергоносителей). Выбор сырья будет также влиять на рыночную цену товара, объем его производства, ассортимент и качество. Чтобы повысить эффективность хозяйственной деятельности, необходимо вести правильный учет запасов и остатков, снижать накладные расходы и разумно потреблять энергоресурсы.

Модернизация производства, в частности, широкое внедрение автоматизации и применение информационных технологий – еще один значимый фактор повышения рентабельности предприятия. Это позволяет использовать различные маркетинговые технологии; делать бизнес более подконтрольным владельцам и руководителям, улучшать качество продукции, получая обратную связь; наращивать объем работы и принимать более обоснованные стратегические решения.

Человеческий фактор играет не менее важную роль в сохранении и повышении эффективной деятельности компании. Прием на работу профессионалов с достойным набором компетенций позволит фирме заметно сэкономить на внутреннем обучении и повышении квалификации.

Вывод товаров на рынок

Нас интересует в первую очередь конечная цена, которую платит потребитель. При ее формировании играют роль экономические факторы, но также конкурентные условия, законы маркетинга и данные исследований. Эффективность сбыта продукции обусловлена главным образом не ее ценой, а ее ценностью, которая складывается из нескольких составляющих, совпадающих по времени. Товар должен быть представлен в актуальное время, в удобном месте и по выгодной стоимости. Все эти факторы эффективности обязательно учитываются менеджментом компании на стадии разработки маркетинг-компании и схемы сбыта. Это нужно для уверенного вхождения на рынок, раскрутки товара и формирования лояльности клиентов.

Если говорить о долгосрочном планировании, здесь управленцам необходимо опираться на анализ рыночной ситуации и изучение отзывов потребителей.

Прочие факторы

Существуют и другие удобные варианты типологии факторов эффективности производства. Их делят в том числе на:

• моменты, позитивно отражающиеся на эффективности;

• факторы, отрицательно отражающиеся на рентабельности (по сути, это преграды, препятствующие росту).

Задача менеджеров заключается в том, чтобы положительные качества закреплялись и развивались, а отрицательные как можно меньше влияли на эффективность предприятия. К позитивным факторам относятся вовлеченность персонала в работу, высокий уровень мотивации, развитие новых технологий, инноваций и т. д.

Моменты, мешающие повышению эффективности, это: дефицит компетентных сотрудников, низкий уровень их сопричастности, отказ от технологического развития, ненадежная система безопасности и другие. Как правило, вопросы роста рентабельности обсуждаются на собраниях, где применяют метод мозгового штурма и собирают мнения о том, что препятствует росту эффективности, а что, наоборот, способствует.

Работа с внешними факторами для повышения эффективности предприятия

Это качества макроэкономики, которые влияют на эффективность работы организации как в позитивном, так и в отрицательном ключе. Ни для кого не секрет, что эти параметры (вместе с политическими, социальными и инфраструктурными) во многом регулируют не только рентабельность предприятия, но и характер управленческих решений топ-менеджеров, как оперативных, так и стратегических.

Иногда руководство организации не обладает достаточными полномочиями для управления ситуацией в долгосрочном планировании. Эти функции ложатся на плечи государственных и общественных организаций.

Фазы деловой активности и перестановки в структуре

Трансформации внешней схемы –это, в первую очередь, экономические и демографические перестройки в обществе. Если говорить о первых, то это изменения в конкурентной обстановке, а также в уровне занятости населения, характере капитала и технологических процессах, продиктованные ростом бизнеса.

Отдельно стоит упомянуть масштабный переход экономики от широкого развития производства к приоритету сферы услуг: страхованию, торговле, сделкам с недвижимостью, сервисам для предпринимателей и физических лиц.

Заметное влияние на эффективность предприятия оказывает система формирования капитала, тип и возраст ключевых фондов, а также относительная капиталоемкость. К росту бизнес-средств приводит размер инвестиций и сбережений. Инновации в производственные ресурсы влияют на возраст базовых фондов, который, в свою очередь, сказывается на использовании новых способов деятельности. Отметим, что повышение капитальных затрат на работу одного сотрудника не гарантирует рост его производительности труда.

Уровень конкурентоспособности каждого отдельного предприятия влияет не только на его эффективность, но и на рентабельность всей экономики. В секторе производства возможность противостоять соперникам базируется на потенциале компаний создавать продукцию, которая по соотношению цены и качества превосходит предложение других производителей с аналогичным товаром.

Преобразования могут касаться и структуры персонала. Его состав претерпевает изменения по социальным и демографическим параметрам:

• повышение качества оказания услуг и развитие медицины сделали возможным лечение многих заболеваний, которые раньше приводили к летальному исходу. Таким образом увеличилась продолжительность жизни и повысился уровень здоровья населения;

• на рабочем рынке РФ остается много пожилых людей, которые из-за финансовых соображений продолжают работать;

• россияне вынуждены делить рабочие места с мигрантами из бывших союзных республик;

• рынок труда перенасыщен из-за значительного числа молодых людей.

Ресурсы

К ключевым резервам относят энергоносители, рабочую силу, землю и сырье.

Предприятия, как производственные, торговые, так и оказывающие услуги, в своем развитии во многом зависят от компетенций персонала: заинтересованности в деле, ответственности, уровня образования и саморазвития и т. д.

Владение земельными участками – еще один весомый ресурс, грамотное использование которого во многом является залогом успешности. Эффективность этого фактора во многом обусловлена уровнем цен на территорию в черте города. Стоимость участков влияет и на изменение застройки как в жилых, так и в промышленных районах.

Что касается энергоносителей и сырья, цены на них заметно выросли за последние десять лет. Это привело к замедлению экономического развития. Многим компаниям пришлось направлять капиталовложения не на укрепление позиций на рынке и стабилизацию показателей эффективности, а на перестройку своей деятельности в связи с резкими изменениями стоимости этих ресурсов.

Ценовая политика в области сырья нестабильна. Сегодня происходит истощение давно вырабатываемых месторождений, находившихся на территориях, обустроенных для добычи и для проживания рабочих. Так возникает потребность в поиске и освоении новых подземных кладовых. Они могут быть менее доступными и более скудными. Для их разработки потребуется еще больше материальных вложений, технологические процессы усложнятся. При этом эффективность добывающей промышленности заметно снизится.

Все повышающаяся стоимость сырья приводит к неизбежной необходимости искать пути его восстановления и повторного применения. Рециркуляция переработанных материалов играет важнейшую роль в сохранении природы как места обитания животных и людей. Данный вопрос остро стоит на повестке во всех странах мира.

Влияние государства

На изменения в системе управления организацией и ее устройстве существенно воздействует и политика как на общегосударственном, так и на региональном уровне. Это касается различных изменений в законодательстве, выхода тех или иных нормативных актов, постановлений и т. д.

Текущая деятельность государственных органов всегда отражается на работе компаний. С одной стороны, нельзя обойтись без регулирования многих аспектов на высшем управленческом уровне, с другой – этот контроль необходимо осуществлять обдуманно и исходя из обстоятельств. Во многих странах наблюдаются общие тенденции: дерегулирование и приватизация крупных компаний и построение вектора развития с опорой на рыночную экономику. Это связано с тем, что технологические процессы стремительно обновляются, конкуренция растет, в государственном бюджете не хватает средств и, соответственно, многие общественные предприятия оказываются малорентабельными.

Невозможно повысить эффективность управления компании исключительно за счет ее собственных ресурсов. Это многозадачный процесс, на который влияют различные организационные, экономические, политические, социальные и законодательные параметры. Все они действуют как один механизм. Поэтому создание и применение общей программы повышения эффективности на региональном или федеральном уровне может оказывать стимулирующее действие на отдельно взятые организации.

Подобные разработки должны включать следующие аспекты:

• создание новой методологии измерения эффективности компаний, сбор данных и их интерпретация;

• осуществление практических исследований;

• предоставление оценок экспертов в ответ на потребность организации;

• сравнение уровней эффективности различных компаний и целых отраслей;

• консультационная помощь и внедрение программ повышения рентабельности;

• поддержка в сфере повышения квалификации и переобучения сотрудников.

7 классических способов повысить эффективность работы компании

1. Создание управленческой структуры

   Как правило, компании задумываются о наведении порядка, попав в кризис. В период, когда остро необходимы новые решения и их реализация, ресурсов на услуги коучей и внедрение их методов, как раз нет. Поэтому заниматься системой управления надо на пике стабильного развития организации, чтобы это состояние сохранить. Для ее выстраивания крайне важны следующие составляющие:

   • четкая постановка цели;

   • формирование дерева целей;

   • разработка дерева KPI;

   • планирование деятельности и бюджета;

   • прозрачность всех процессов для менеджеров.

   Чтобы руководству организации было легче пошагово следить за реализацией поставленных задач, все процессы должны быть автоматизированы и связаны в единую систему. Это поможет повысить эффективность контроля.

   

   В некоторых ситуациях у предприятия нет возможности тратить временной ресурс на организацию системы управления. В этом случае прибегают к более коротким по срокам методам повышения эффективности. Например, ищут способы снижения затрат.

   При этом можно параллельно работать над увеличением доходов. Но поднять уровень продаж за короткий срок без положительных изменений на рынке будет непросто. Остается лишь найти оптимальный баланс расходов и доходов для конкретной партии продукции. Внутри этого метода есть пространство для различных шагов по оперативному повышению эффективности.

2. Уменьшение постоянных расходов

   Большая часть современных предприятий успешно снижает переменные затраты при непрекращающемся росте постоянных. Они включают расходы на разработку и конструирование продукции, производство, рекламу, маркетинг, доставку и управление.

   Чтобы снизить постоянные траты, можно попробовать несколько способов:

   • Приостановить неэффективные производственные филиалы

     Если у организации несколько производств, при этом все они работают не на полную мощность, имеет смысл законсервировать одно или несколько из них и направить всю нагрузку на оставшиеся. Таким образом удастся получить значительную экономию на оплате коммунальных услуг, охраны, отопления на остановленных участках.

   • Наладить оптимальное соотношение мощностей взаимосвязанных производств

     Например, у агрофирмы есть свои поля для выращивания зерна, завод по производству комбикорма, животноводческая ферма, мясоперерабатывающий комбинат и магазины. Мощности завода значительно превышают объемы выращиваемого зерна. Содержать избыточное не эффективно. Здесь возможны два варианта. Первый: найти недостающее количество зерна (закупать или увеличить площадь посева и выращивать самим). Второй: перевести завод на более низкие мощности производства, соответствующие объему поступающего ресурса.

   • Уменьшить расходы на оплату труда

     На первый взгляд, это – один из самых несложных способов сократить постоянные затраты. Им пользуются многие фирмы в периоды кризиса или застоя. Кто-то сохраняет весь персонал, уменьшая, скажем, на 10 % оклад. Другой сокращает часть сотрудников. Минусы этого метода в том, что можно лишиться ценных специалистов, которые обеспечивали эффективность компании и привлекали клиентов. А также в том, что при непредвиденных обстоятельствах (больничные, форс-мажор) отсутствие одного-двух человек будет приводить к сбоям в работе всей структуры.

     Этот метод неплох, если его реализация будет грамотной. В офисах порой образуется излишек сотрудников. Возможно, стоит пристально пересмотреть штатное расписание и нагрузку конкретных работников. Тогда увольнение части персонала никак не скажется на деятельности всей компании.

   

   Целесообразно оставлять наиболее эффективных и компетентных специалистов. Также важно видеть потребности организации в конкретных трудовых ресурсах, понимать, какого человека стоит мотивировать остаться, какого можно спокойно уволить, а кому допустимо обоснованно сократить размер поощрений. Для этого менеджеры по персоналу пользуются WFM-системами для планирования численности персонала, специальными системами управления талантами в руководящем составе и т. д. Для определения размера заработной платы применяются технологии расчета себестоимости по различным видам деятельности. В частности, ABC-костинг, помогающий определять ценность того или иного вида деятельности.

3. Вертикальная интеграция

   Набирающий популярность метод повышения эффективности. При вертикальной интеграции компания максимально отсекает возможные внешние факторы влияния. Это происходит благодаря тому, что себестоимость формируется самой компанией: она полностью обеспечивает весь цикл производства, от добычи сырья до розничных продаж. Классический пример: нефтедобывающая и нефтеперерабатывающая отрасль в нашей стране. Вертикально интегрированные компании получают максимум прибыли от добычи. При этом мелким игрокам рынка остается довольствоваться невысокой рентабельностью от переработки продуктов и продажи на АЗС.

   Еще один пример: снижение себестоимости за счет организации производства в стране с дешевой рабочей силой. К вертикальной интеграции также относятся схемы, при которых крупные компании открывают собственные розничные точки торговли. Например, «От Палыча», «Белуга Групп», «Мираторг» и другие производители товаров широкого потребления (FMCG-производители).

4. Аутсорсинг неключевых операций

   Заказ у узкоспециализированных организаций выполнения тех или иных рабочих функций может повысить эффективность компании, так как вы экономите на заработной плате, необходимом оборудовании и расходных материалах. Например, вопросы создания сайта, его поддержки и раскрутки можно доверить профессиональной компании. Это не отменяет необходимости найма системного администратора, который на месте будет решать текущие проблемы с сетью и оргтехникой. При этом вы сэкономите, так как специалист с более высокими компетенциями потребует и гораздо большей оплаты труда.

   

5. Грамотное планирование закупок

   Главным образом, это касается материалоемких компаний. Для них крайне важно выстраивать процесс закупки сырья таким образом, чтобы максимально снизить потери и повысить эффективность. Продуманный подход освобождает от необходимости постоянно держать оборотный капитал. Эффективность при закупке материалов в первую очередь заключается в том, чтобы они приобретались в нужном объеме, не больше и не меньше, и доставлялись в срок. Пример обратного подхода: строительство, где при неправильном расчете после его завершения остается большое количество материалов. Чаще всего их невозможно перепродать или использовать на других объектах.

   Отдельно стоить отметить организацию закупок с точки зрения выбора лучших условий. Для этого нужно делать крупные заказы (организовывать приобретение сразу для всех отделов, например), устанавливать свои условия доставки и хранения и искать поставщиков, которые на них согласятся. На конкурентном рынке это довольно часто встречается. Уже не редкость, когда продавец хранит запас товаров на своих территориях.

6. Автоматизация бизнес-процессов

   Сегодня установка таких систем многим кажется волшебной палочкой, которая поможет решить сразу все проблемы. Но, во-первых, правильная автоматизация требует грамотного профессионального подхода. Во-вторых, имеет смысл оптимизировать процессы, которые уже идеально выстроены. Для начала надо позаботится о том, чтобы правильно наладить все операции и связь между ними, а уже затем внедрять автоматизацию. Для этого обращаются за помощью узких специалистов – методологов.

   Следующий важный шаг при введении автоматизации – это подбор подходящих систем. Многие предпочитают останавливаться на одной универсальной платформе. Надо понимать, что выбор инструмента зависит от специфики того или иного бизнес-процесса (планирование бюджета, клиентская служба, управление производством и т. д.), а также в общем от направления деятельности компании. Где-то можно ограничиться ERP-системой, а в другом случае она окажется неэффективной и ее отдельные модули будут уступать специализированной CRM. Найти правильное сочетание применения различных инструментов сможет только специалист, исходя из особенностей конкретной организации.

7. Привлечение сотрудников к управлению эффективностью

   Вопрос не в том, чтобы привлекать работников к исполнению функций руководства, а в том, чтобы грамотно применять их компетенции. Это одновременно позволит повысить эффективность сотрудников. Как пример: пришло время плановой замены оборудования, руководству надо принять решение, стоит ли сейчас тратить на это деньги. Главный инженер может помочь, предоставив объективные данные по внутренней норме доходности (IRR) и чистой приведенной стоимости (NPV). Для этого ему достаточно сравнить характеристики старого и нового оснащения по потреблению энергоресурсов, материалов и другим параметрам.

   

   Еще пример. При разработке нового месторождения инженерам горнорудного предприятия предложили выбрать один из нескольких вариантов обработки, исходя из его себестоимости. Специалистам рассчитать ее проще, при условии, что для вычислений им предлагается готовый инструментарий, в который они только заносят нужные данные.

Наличие подобных инструментов расчета эффективности помогает и в продажах. Чтобы не сбыть товар ниже себестоимости, при проведении переговоров реализатору полезно пользоваться специальным калькулятором эффективности контракта. В него вбиваются ключевые параметры: цена, размер партии, сроки поставки, условия оплаты. Это поможет при обсуждении сделки не упустить момент, когда ее условия перестанут оставаться экономически выгодными для продавца. Так у него будет возможность скорректировать нужные пункты и не упустить свою выгоду.

Эта проблема довольно актуальна. Даже менеджеры крупных поставщиков или дилеров нередко в переговорах ориентируются только на объем партии. В итоге они сбывают продукцию сетевым организациям по ценам ниже пороговых, делая при этом еще и дополнительные скидки, и опускаются ниже себестоимости. Избежать этого, не контролируя процесс в специальной программе, довольно непросто.

Стратегия повышения эффективности бизнеса с помощью роста производительности труда

Большинство руководителей и владельцев бизнеса оценивают эффективность своих компаний по получаемой прибыли. Для этого они берут цифры затрат, себестоимости, выручки и рассчитывают, сколько заработали за конкретный период. Но все не так просто. Если говорить именно об эффективности, для многих окажется сюрпризом, что нередко малый бизнес намного рентабельнее крупного.

Дело в том, что сопоставлять объемы выручки или прибыли различных компаний надо не в абсолютном выражении, а по производительности труда, то есть соотношению валового дохода и операционных расходов. Максимально конкурентоспособной и эффективной окажется фирма, у которой больше объем валовой прибыли на один рубль текущих затрат.

Ведущие компании мира (возможно, за исключением тех, кто занимается высокотехнологичными разработками или производством люксовых брендов) давно пришли к пониманию, что в повышении производительности труда кроется залог выживания на конкурентном рынке. Главной в любом бизнесе остается прибыль.

Чтобы было понятней, о чем идет речь, приведем пример с двумя компаниями-конкурентами, делящими примерно один и тот же рынок и клиентуру. Пусть это будут компании X и Y.

Валовая прибыль компании X составляет 10 млн рублей, а фирмы Y – целых 20 млн. Значит ли это, что вторая успешнее и ее деятельность более эффективна? Добавим, что основных расходов у X – на 7 млн, а у Y – на 18 млн рублей. Теперь становится понятней, кто из конкурентов эффективней работает.

Производительность компании Y – 1,11 рубля, а фирмы X – 1,25 рубля. Это свидетельствует о следующем: X, несмотря на то что ее валовая прибыль меньше, имеет гораздо более крепкие позиции на рынке. В случае кризиса она сможет его пережить благодаря пространству для маневров в ценовой политике. Кроме того, она преуспевает и по такому показателю как скорость генерации прибыли.

Немногие задумываются, что на уровень эффективности предприятия влияют так называемые мусорные процессы. То есть рабочие действия сотрудников с очень низким КПД.

Чтобы лучше представить, что это на деле, надо вспомнить ход одной из последних сделок, буквально пошагово. Сколько человек участвовали в ней и какие действия для этого предпринимали? На что тратили время? Поиск информации в Интернете, обзвоны, ожидания ответа, составление документации, исправления, поездки на встречи и т. д. Большую часть этих процессов можно было оптимизировать. Не приносящие результата работы в Японии называют термином «Му́да» (с ударением на первый слог). Работники, занятые ненужными действиями, получают зарплату в полном объеме. Так компания несет убытки. Оптимизировать рабочий процесс, повысить его эффективность – необходимые шаги улучшения продуктивности фирмы.

Разберем подробнее различные варианты проведения сделки в двух компаниях, в которых валовая прибыль на один рубль заметно отличается.

Компания Y. «Неэффективное предприятие»

Менеджер по продажам успешно провел переговоры и клиент готов заключить сделку. Для этого специалист взял его реквизиты, записал в одном из текстовых редакторов, отправил их юристу компании для составления договора. Тот тоже сохранил реквизиты клиента. С составлением договора он не торопится, так как выполняет все дела по мере поступления, в своем темпе. Менеджер в это время находится в «подвешенном» состоянии ожидания, не понимая, занимается юрист его документами или нет. Ему ничего не остается, кроме как периодически звонить коллеге и напоминать о составлении договора. Это яркий пример непрозрачности бизнеса: содержание занятости каждого сотрудника известно только ему самому, а для остальных эти процессы скрыты.

Наконец, юрист завершает составление договора и пересылает его менеджеру, тот, в свою очередь, отправляет его покупателю товаров/услуг. При проверке юристы клиента находят несколько ошибок. Например, в шаблоне оставили фамилию «Иванов», не изменив ее на данные клиента. После нескольких пересылок от менеджера к юристу и обратно договор все-таки переделывают и подписывают.

Пришло время оплаты. Менеджер отправляет реквизиты бухгалтеру и описывает, на что надо выставить счет. Коммуникации происходят по электронной почте.

Пока бухгалтерия занимается составлением платежных документов, менеджер решает узнать, есть ли в наличии товар, который по договору они должны поставить клиенту. Работнику склада необходимо дойти до нужного сектора и самому проверить. Сделать это сразу же он не может и обещает перезвонить. Но забывает. Менеджер напоминает. Еще через час он получает информацию, что товара достаточно и можно отгружать.

Бухгалтерия работает над составлением счета. Специалист ждет его почти полдня, периодически напоминая о себе и клиенте. В конце концов очередь доходит до документов этого менеджера, бухгалтерия их готовит и приносит/отправляет ему. Но проблема в том, что наименование товара указано неверно. Менеджер написал по памяти, что именно нужно оплатить клиенту, а в базе этот артикул вбит по-другому. Надо переделать. Таким образом, спустя два дня менеджер отправил клиенту договор и счет на оплату. При этом просит его перезвонить, когда будет произведен перевод, так как добиться этой информации от бухгалтера своей компании ему гораздо сложней.

Далее клиенту надо приехать на склад и забрать свой товар. Накладные и счета-фактуры составляет бухгалтерия и курьер ежедневно отвозит их на склад, чтобы к приезду покупателей все документы были готовы. Гарантии, что покупатель приедет в указанный срок и прибудет вообще, нет, тогда бумаги лежат без дела.

Клиент данного менеджера прибывает на склад за своим товаром. Но одну из позиций работники найти просто не могут. Опытный кладовщик, хорошо ориентирующийся в помещениях, ушел в отпуск. Сотрудники, находящиеся на месте, несколько часов прочесывали все здания, открытые и закрытые, но все безуспешно. Товар последний раз спрашивали не меньше месяца назад, никто не в курсе, где он лежит. Еще одну позицию искать не надо, где она лежит – все знают, но сейчас ее просто нет. Потому что с того времени, как менеджер уточнял наличие и до тех, пока клиент приехал забирать товар, ее уже кому-то отправили. Грузчик клиента ждет, время идет, результата нет.

Передать товар по накладной, которую уже подготовила бухгалтерия, нельзя, так как по факту двух наименований клиент так и не получил. Работники склада на ходу составляют новую и потом передают ее в бухгалтерию. Но одна ни к чему не относящаяся бумажка затерялась, так как сразу никто не положил ее к документам конкретного клиента. Все это время потребитель ждет от менеджера правильно оформленных документов, тот требует их от бухгалтерии. Ее специалисты уверены, что это не они потеряли новую накладную, а склад ничего им не передавал. Концов не найти, виноватых нет. Приходится привлекать к разрешению вопроса директора, который занимался этим уже не один раз.

Примерно неделя уходит на то, чтобы разобраться с происходящим и выслушать все версии от менеджера, бухгалтерии и неудовлетворенного клиента. Наконец, спустя еще два-три дня ситуация разрешается, клиенту переделали документы, возможно даже отгрузили недостающие позиции. Но качество сервиса вряд ли его устроило. Так компания потеряла потенциального постоянного потребителя и нанесла урон своей деловой репутации.

Кроме того, менеджер, деятельность которого превратилась в постоянное «пинание» коллег, напоминания и разборки, написал заявление на увольнение. Он перешел на работу в конкурирующую компанию. Базу клиентов он взял с собой. Она хранилась в Excel-формате на его компьютере. Фактически, компания потеряла значительную часть своего дохода.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Компания X. «Эффективное предприятие»

Менеджер договорился с клиентом о заключении сделки. Получил его реквизиты и внес их в систему ERP. На подготовку коммерческого предложения он потратил не больше 5 минут, так как оно составилось автоматически на готовом бланке, менеджер только выбрал из базы нужные позиции. На основании этого документа составляется и договор, который затем в системе проходит утверждение у необходимых должностных лиц. Просить об этом юриста и ждать помощи необходимости нет, что позволяет значительно повысить эффективность коммуникации. На основании согласованного с клиентом договора менеджер выставляет счет по реквизитам, которые уже сохранены в системе. По электронной почте будущий потребитель получает от него счет с печатью компании и нужными подписями.

После оплаты бухгалтер заносит в систему выписку из клиент-банка и все сотрудники, имеющие отношение к этой сделке, могут проверить наличие позиций, войдя в ERP со своего рабочего компьютера. Никому не придется докучать клиенту или бухгалтерии звонками с расспросами.

Убедившись, что оплата прошла, менеджер составляет электронную заявку на сбор и отгрузку товара или на доставку, которой будет заниматься логист. После оформления этого документа система автоматически создает бронь на данный товар на складе. Теперь продукция гарантированно дождется своего клиента. Печатать накладные заранее необходимости нет. Работники склада в той же ERM-системе отслеживают все этапы сделки.

Накануне приезда клиента или отгрузки на доставку персонал склада начинает комплектовать заказ. На складах практикуется адресное хранение товаров, есть своя система маркировки. Чтобы найти нужную позицию, достаточно уточнить адрес ее нахождения. После сборки заказа, статус которого виден в системе, менеджер говорит клиенту, что все готово к получению. Во время отгрузки товара клиенту оказывается, что тот не рассчитал вместительность машины и несколько позиций он не может увезти. Он забирает ровно столько продукции, сколько умещается. Сотрудник склада создает в системе накладную на отгруженные товары, распечатывает ее, ставить печать и подпись. Оставшиеся позиции клиент доберет завтра и сразу же получит на них новую документацию.

То, что в компании Y заняло несколько дней и закончилось потерей клиента, сотрудника и части клиентской базы, в компании X заняло 2–3 дня. Потребитель доволен и, вероятно, вернется за услугами. В данном случае мы видим, что автоматизация деятельности предприятия является одним из весомых методов.

Любого руководителя компании интересует, как повысить эффективность продаж. Начинать необходимо с диагностики существующей ситуации. Для этого необходимо подготовить систему критериев оценки. Поняв, на каком уровне находится эффективность компании, руководству будет проще выстраивать стратегию развития и следить за ее реализацией.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать гарантированный подарок

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB