Как выглядит должностная инструкция: пример, виды, структура

О чем речь? Должностная инструкция — пример того, как нужно описывать обязанности и ответственность сотрудника. В этом документе нужно перечислить все, что должен делать специалист, а также что ему грозит за отказ выполнять работу.

Что учесть? Единого стандарта составления должностной инструкции нет, кадровик или руководитель компании в праве оформить документ на свое усмотрение. Однако придерживаться деловых правил для такого рода бумаг все-таки нужно.

Что собой представляет должностная инструкция

В данном документе указываются права и обязанности сотрудника, занимающего определенную должность, а также его полномочия, ответственность, требования к квалификации, перечисляются действия, за которые его можно поощрить или наказать.

Источник: shutterstock.com

Должностная инструкция составляется в соответствии с целями и задачами бизнеса и роли или под конкретного сотрудника. Название документа может быть разным, поскольку единых требований в этом отношении нет. Примеры: должностная инструкция, должностной регламент, должностные обязанности.

Функции должностной инструкции

Документ выполняет следующие функции:

• Описание требований к должности и квалификации. Например, опыт работы на аналогичном месте, образование, наличие специальной подготовки.

• Определение обязанностей. Сюда входит перечень и объем выполняемых работ, степень ответственности работника.

Цели создания инструкции:

• Основание для отказа в трудоустройстве. Если квалификация кандидата на должность не соответствует требованиям, указанным в инструкции, работодатель вправе не принять его на работу.

• Оценка качества труда персонала.

• Распределение обязанностей между членами коллектива.

• Оценка качества работы сотрудника во время испытательного срока.

• Определение несоответствия работника занимаемой должности.

К примеру, на основании должностной инструкции (или должностного регламента) руководитель может применить к сотруднику дисциплинарное взыскание, если он не выполняет функции, указанные в документе, или делает это ненадлежащим образом.

В каких организациях должны быть должностные инструкции

Государственные служащие, согласно статье 47 Федерального закона № 79-ФЗ от 27 июля 2004 года, обязаны работать на основании должностных регламентов. В обычных организациях инструкции писать не обязательно, можно все обязанности по конкретной должности указать в тексте трудового договора либо в приложении к нему. За отсутствие инструкций наказание не предусмотрено (письмо Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 года).

Однако часто работодатели добровольно используют должностные регламенты, поскольку они облегчают процедуру привлечения сотрудников к ответственности, когда те не исполняют свои обязанности или делают это некачественно.

Виды должностной инструкции

Различают индивидуальные (персонифицированные) и типовые должностные инструкции.

Первый тип документа предназначается для конкретного сотрудника и содержит название должности и ФИО человека.

Второй тип инструкций составляется под определенную должность либо категорию специалистов без конкретных ФИО.

Рассмотрим примеры, когда какая должностная инструкция работника нужна.

Предположим, что на предприятии есть два секретаря. Первый из них работает с запросами различных ведомств, поэтому в его инструкции указаны сроки подготовки ответов, способы отправки (например, заказное или электронное письмо), время, когда можно уйти с работы, чтобы отослать письма.

В обязанности второго секретаря входит работа с электронным документооборотом, что и отражено в его инструкции.

Источник: shutterstock.com

Получается, что хотя должность называется одинаково, но процессы выполняются разные. Поэтому для понимания конкретных обязанностей для каждого секретаря создается индивидуальная инструкция с указанием ФИО сотрудника и перечнем необходимых работ. Так делать разрешено.

Другой пример должностной инструкции специалиста: на предприятии работают маляры, выполняющие одну и ту же работу. В таком случае отдельный регламент для каждого работника не нужен, поскольку к ним нет индивидуальных требований. Можно составить типовой документ с указанием специальности и обязанностей и сопроводить его ведомостью, в которой сотрудники распишутся, что ознакомлены с инструкцией. Если кто-то из них уволится и на его место придет новый сотрудник, он также распишется в ведомости, прочитав регламент, и начнет работать.

В каком виде составляют должностную инструкцию

В соответствии с письмом Роструда № ПГ/13204-6-1 от 27 мая 2022 года, инструкция может быть оформлена как самостоятельный документ либо как приложение к трудовому договору.

Должностная инструкция как отдельный документ

Если работодатель оформляет регламент в таком виде, он должен сослаться на него в трудовом договоре. Например, можно написать так: «Обязанности сотрудника определяются в его должностной инструкции». Тогда в трудовом договоре не нужно будет называть все функции работника.

Инструкция, написанная как отдельный документ, является локальным нормативным актом предприятия, с которым работник должен быть ознакомлен под подпись.

Должностная инструкция детально описывает трудовые функции работника, но не является соглашением между ним и руководителем. Оформление инструкции в виде отдельного документа позволяет:

• Не перегружать трудовой договор.

• Прописать все документы, формы и регламенты для работника, которые при необходимости можно изменить без заключения дополнительного соглашения к трудовому договору. Корректировки можно не согласовывать с работником, поскольку они не касаются трудовых функций.

Должностная инструкция как приложение к трудовому договору

В таком случае документ составляется в двух экземплярах (один остается у работодателя, другой отдается сотруднику). Договор и инструкция оформляются единым документом, листы которого нумеруются, прошиваются, скрепляются подписью руководителя и печатью предприятия.

Кто разрабатывает должностную инструкцию

Инструкции могут разрабатывать руководители, сотрудники отдела кадров, секретари, юристы, а также сами работники. Рассмотрим на примере.

Станция техобслуживания (ООО) приняла на работу автослесаря, для которого нужно разработать должностную инструкцию. Это дело начальник поручает специалистам отдела кадров. Они мало знакомы с работой слесаря, поэтому находят пример заполнения должностной инструкции в интернете, скачивают шаблон, оформляют и дают сотруднику на подпись.

Он знакомится с инструкцией и видит, что она уже устарела, а указанное в ней оборудование давно не выпускается. Такой документ он, конечно, может подписать, однако сотруднику это невыгодно, так как некоторые пункты выполнить невозможно, а претензии по ним будут. Получается, что на составление документа напрасно потратили силы и время.

Источник: shutterstock.com

Если же составление должностной инструкции поручить, к примеру, юристам ООО, они, скорее всего, внесут пункты, касающиеся норм трудового законодательства, но о работе автослесаря там будет написано очень мало либо вообще ничего. Юристы — не специалисты в данной сфере.

Секретарь тоже обычно находит пример должностной инструкции в интернете или скачивает готовый документ, а когда дает его ознакомиться сотруднику, выявляются несоответствия. Например, оказывается, что работа автослесаря для грузовых и легковых автомобилей отличается, поэтому инструкция не подходит.

Если руководитель этого же автосервиса начинал свою работу с должности слесаря, он может написать хорошую инструкцию. Однако если начальник является только организатором процесса, то с работой автослесаря он не знаком.

Лучше всего привлекать к созданию инструкции нескольких человек, включая и самого специалиста. Он знает, в чем конкретно заключается работа, может прописать это в документе и согласовать с руководителем. Сотрудники отдела кадров проконтролируют соответствие инструкции трудовому законодательству, а юрист проверит все по своей части.

Как составить должностную инструкцию по ГОСТу

Рассмотрим пример составления должностной инструкции по ГОСТу.

Основные требования к оформлению

Единой формы документа, как и порядка его составления, не существует. Вы можете писать инструкцию так, как это принято на предприятии.

Порядок и правила составления

Когда работник подписывает инструкцию, он соглашается с тем, что будет добросовестно исполнять указанные обязанности. А работодатель прописывает, какие условия труда он гарантирует создать.

Источник: shutterstock.com

Виза утверждения обычно ставится работодателем на заглавной странице документа. Подпись от его имени обычно предоставляет работник, который уполномочен трудоустраивать людей. Руководитель письменным приказом может передать право утверждения должностной инструкции любому сотруднику.

Принятый работник обычно расписывается в конце документа, однако бывали случаи, когда для человека составлялась индивидуальная инструкция, и он подписывал каждую страницу. Это делалось, чтобы лишить работодателя возможности менять страницы документа, что-то вписывать туда, а потом применять наказание за неисполнение.

Форма и структура

Единой формы и структуры документа не разработано, поэтому можно составлять его как удобно. Пример должностной инструкции можно скачать в интернете, но нужно адаптировать образец под конкретную компанию.

Оформление титульного листа

Форма титульного листа также не указана в нормативных документах. На нем обычно указываются:

• наименование организации или ИП в соответствии с регистрационными документами;

• название документа (должностная инструкция);

• должность и ФИО сотрудника, который наделен полномочиями подписывать или утверждать такие регламенты;

• дата составления;

• регистрационный номер документа, если на предприятии ведется такой учет.

На первом листе обычно начинается текст документа (под визой и заголовком).

Особенности должностной инструкции

В документе указаны права и обязанности сотрудника, входящие в его трудовые функции. Благодаря должностной инструкции договор подряда также может быть признан трудовым.

Работнику это дает следующие преимущества:

• решение споров в соответствии с трудовым законодательством;

• отсутствие госпошлины в случае обращения в суд с иском в отношении работодателя;

• возможность выбрать судебный орган по месту проживания, а не по территории нахождения работодателя.

Для трудовых отношений характерны признаки:

• выполнение сотрудником обязанностей по конкретной специальности, должности или квалификации;

• достижение соглашения между сторонами о том, какую работу сотрудник будет выполнять в интересах и под контролем работодателя;

• обеспечение организацией определенных условий труда;

• наличие подчиненности между работником и руководителем;

• выполнение сотрудником определенных функций за плату.

Если должностная инструкция отсутствует, трудовые отношения все равно есть. Если же нет трудового договора или человек работает по договору ГПХ, инструкция помогает признать такие отношения трудовыми.

Разделы должностной инструкции

Рассмотрим пример оформления должностной инструкции. Документ содержит несколько разделов.

Общие положения

Данный раздел включает следующую информацию:

• Должность работника.

• Название подразделения.

• Подчиненность работника.

• Порядок приема на должность и отстранения.

• Особенности замещения постоянного специалиста временным.

• Требования к опыту, образованию и т. д.

Также нужно указать, на основании каких нормативных документов работает человек: приказы, акты, статьи Трудового кодекса.

Задачи

Данный раздел отражает задачи сотрудника, занимающего конкретную должность, а также участок работы.

Обязанности

Прописывается, какие обязанности должен исполнять сотрудник на данной должности. Они бывают универсальными, типовыми и специфическими. К первым относится соблюдение:

• сроков подготовки документов;

• правил внутреннего распорядка;

• норм взаимодействия в коллективе.

Для некоторых должностей предусмотрена обязанность по неразглашению конфиденциальной информации.

Права

В этом разделе указаны права работника, которыми он наделяется для исполнения обязанностей. Например, права на:

• принятие решений, входящих в рамки полномочий сотрудника;

• получение конфиденциальной информации, если она требуется для выполнения работы;

• согласование и утверждение документов.

В данном разделе также должен быть указан порядок реализации названных прав.

Ответственность

Здесь указано, какую ответственность несет сотрудник, если не исполняет положения и требования должностной инструкции. К работнику может быть применена материальная, административная и другие виды ответственности.

Взаимодействие

Описывается порядок взаимодействия работника с руководителем и другими подразделениями.

Примеры должностной инструкции

Шаблоны должностных инструкций:

• пример должностной инструкции для врача;

• для начальника отдела;

• для бухгалтера;

• пример должностной инструкции для администратора;

• для юриста;

• пример должностной инструкции для инженера-конструктора;

• для менеджера по продажам;

• пример должностной инструкции для продавца;

• для начальника отдела;

• пример должностной инструкции для экономиста.

Нужно ли применять профстандарты при составлении должностной инструкции

Использование профстандартов при разработке инструкций не является обязательным условием. В соответствии с частью 2 статьи 195.1 Трудового кодекса РФ, профстандарт — это характеристика квалификации, необходимая для выполнения конкретной деятельности и конкретной трудовой функции.

В профстандарте не стандартизируются обязанности работника. Он содержит описание профессиональной деятельности, требования к навыкам и знаниям, а также к опыту сотрудника. Должностной инструкцией он не является.

Работодатели должны обязательно применять профстандарты относительно требований, необходимых сотруднику для выполнения конкретной функции, если такие пункты установлены законами и Трудовым кодексом (согласно части 1 статьи 195.3 Трудового кодекса Российской Федерации).

Источник: shutterstock.com

В случае, когда название должности, профессии или специальности есть не только в профстандартах, но и в квалификационных справочниках, руководитель может самостоятельно выбирать НПА. Это указано в письме Минтруда № 14-2/ООГ-6465 от 6 июня 2016 года.

В соответствии с пунктом 1 Постановления Правительства № 584 от 27 июня 2016 года, применение профстандартов в части требований к квалификации персонала является обязательным для следующих организаций:

• муниципальные и государственные учреждения;

• государственные внебюджетные фонды;

• муниципальные и государственные унитарные предприятия;

• госкорпорации.

Они должны использовать новые профстандарты, учитывая Постановление № 584 пункт 4.

В случае, когда работодатель не должен обязательно применять профстандарты, он может с их помощью описывать трудовые функции сотрудников, требования к опыту и образованию.

Если профстандарт начал действовать после заключения трудового договора и согласования должностной инструкции, сотрудник не может быть уволен, а его обязанности не должны автоматически изменяться (письмо Минтруда № 14-0/10/В-2253 от 4 апреля 2016 года).

Если по должности профстандарта нет, работодатель не имеет права убирать ее из штатного расписания или менять на ту, для которой документ уже разработан (письмо Минтруда № 14-3/ООГ-9895 от 12 декабря 2018 года).

Утверждение должностной инструкции и ее подписание

Пример оформления должностной инструкции по рекомендации из ГОСТ Р 7.0.97-2016: в правом верхнем углу документа размещается гриф «Утверждаю», пишется должность руководителя и ставится подпись. Если гриф отсутствует, начальник может поставить подпись в любом месте.

Работник должен поставить свою подпись в подтверждение того, что он ознакомился с инструкцией. Если он это делать отказывается, необходимо составить акт об отказе, при этом исполнять свои обязанности он все равно должен.

Как ознакомить работника с должностной инструкцией

При трудоустройстве нового сотрудника его нужно ознакомить с коллективным договором, правилами внутреннего распорядка и другими актами, действующими в организации, до подписания трудового договора. Должностная инструкция также относится к локальным нормативным актам, и работник должен быть с ней ознакомлен под подпись (статьи 8, 22, 68 Трудового кодекса РФ).

Если инструкция к моменту подписания трудового договора еще не утверждена, работника необходимо ознакомить с ней сразу после утверждения.

Источник: shutterstock.com

Порядок ознакомления работодатель может закрепить локальным нормативным актом (например, ПВТР), поскольку официального порядка не предусмотрено. Можно использовать два варианта:

• Работник знакомится с инструкцией и ставит подпись в листе ознакомления, который подшивается к должностной инструкции.

• На предприятии ведется журнал ознакомления с локальными нормативными актами, в которые включаются и должностные инструкции. После ознакомления с документом сотрудник расписывается в этом журнале.

Если работник не хочет подтверждать, что его ознакомили с инструкцией, и не расписывается, оформляется акт отказа. В случае оформления инструкции в виде отдельного документа, работник имеет право на такой отказ.

Не ознакомленного с регламентом (в том числе отказавшегося) сотрудника нельзя наказать за его неисполнение.

Если должностная инструкция, к примеру, менеджера по продажам, является приложением к трудовому договору, один экземпляр он получает на руки. Если инструкция составлена в виде отдельного документа, работнику по запросу должна быть предоставлена копия. Чтобы получить ее, он должен подать заявление (часть 2 статьи 22, часть 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ).

Внесение изменений в должностную инструкцию

Инструкция должна быть изменена, если корректируются обязательные условия трудового договора (оплата, объем работы, обязанности, режим и т. д.). Порядок изменения определяется форматом рагламента (письмо Роструда № ПГ/13204-6-1 от 27 мая 2022 года):

• Если инструкция представлена отдельным документом, для внесения изменений издается приказ, с которым работника знакомят под подпись.

• Если регламент является приложением к договору, с сотрудником подписывается дополнительное соглашение.

Если из-за изменений в инструкции меняются также и условия трудового договора, работник должен быть уведомлен об этом не менее чем за два месяца (статьи 72 и 74 Трудового кодекса РФ). Когда изменения в инструкции меняют трудовые обязанности сотрудника, с него нужно брать письменное согласие (статья 72.1 Трудового кодекса РФ). Такая бумага не требуется при несчастных случаях, катастрофах и иных чрезвычайных ситуациях (части 2 и 3 статьи 72.2 Трудового кодекса РФ).

Примеры ошибок в должностных инструкциях

Рассмотрим типичные недостатки и недочеты, которые могут привести к неясности в распределении обязанностей и ответственности. Анализ этих ошибок поможет выявить ключевые моменты, на которые стоит обратить внимание при разработке и корректировке должностных инструкций, чтобы обеспечить их эффективность и соответствие текущим требованиям организации.

Гонка за объемом

Не нужно составлять слишком большую инструкцию. Она может вообще войти на один лист, но содержать конкретные четкие формулировки.

Показательным является пример: руководитель при утверждении должностных инструкций практически никогда их не читал, а пересчитывал количество листов и пунктов. Он полагал, что, если документ состоит из 15-20 листов, сотрудник будет хорошо работать, а если из 2-3 — он лентяй, и хорошей работы от него можно не ждать.

Это привело к тому, что подчиненные стали для увеличения объема вписывать в инструкцию ничего не значащие фразы («контролировать ситуацию в целом», «проводить мониторинг обстановки» и подобные).

Другой пример: руководители организации распорядились увеличить должностные инструкции перед проверкой, чтобы аудиторы не сочли их бездельниками. Подчиненные выполнили указание, однако при проверке были получены замечания по поводу того, что в инструкциях написана ерунда. Пришлось снова делать все, как было раньше.

Переписывание законов

Выше мы говорили о составных частях инструкции. Некоторые названия совпадают с заголовками статей Трудового кодексе РФ, но формулировки из 21 статьи в раздел о правах и обязанностях переписывать не нужно.

В Трудовом кодексе указаны общие права и обязанности сотрудников, и, если в инструкции не указать право на отдых, это не означает, что у сотрудника не будет отпуска или выходных. Приоритет здесь имеет Трудовой кодекс.

РИС 6

Источник: shutterstock.com

Часто при составлении регламентов идут по пути наименьшего сопротивления. К примеру, в должностной инструкции бухгалтера указывают, что он имеет право на отдых, не должен воровать денежные средства, может быть привлечен к ответственности за нарушения. Но даже если не прописать данные пункты в инструкции, они все равно действуют.

Использование общих фраз и выражений

Данная ошибка обычно встречается в ситуациях, когда нужно увеличить объем документа. Составители не знают, что написать, и добавляют в разделы общие фразы.

В таблице приведены слова, которые часто встречаются в инструкциях, и их перевод с канцелярского.

Правильно составленная должностная инструкция должна содержать ответ на вопрос, что делает сотрудник. Хорошие фразы: пилит доски, подметает тротуар, сажает деревья, ведет учет на складе. Если вы пишете про контроль, поясните, как он должен проводиться.

Например, разработайте график выездов сотрудника в подразделение, которое нужно проверять. Для ускорения работы напишите, что нужно предпринять (нанять еще работников, внедрить новую технологию).

Как и сколько хранить должностные инструкции

В законодательстве не указаны сроки действия должностных инструкций. Вы можете установить их самостоятельно и указать непосредственно в регламенте либо в локальных нормативных актах (часть 1 статья 8 Трудового кодекса РФ).

Инструкция должна храниться по месту применения весь период действия. Когда срок заканчивается, ее нужно держать в соответствии с нормами Приказа Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года как архивный документ.

Индивидуальные предприниматели и организации должны хранить архивные документы, включая и те, которые касаются личного состава (часть 1 статья 17 Закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года). Типовые должностные инструкции после их замены новыми документами хранят три года. Индивидуальные регламенты сотрудников лежат 50-75 лет (согласно статьям 442 и 443 Перечня из Приказа № 236).

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о примере должностной инструкции

Должностная инструкция не является обязательным документом для предприятия, однако она полезна и для сотрудников, и для работодателя, поскольку описывает порядок выполнения трудовых функций.

Необходимо ли составлять должностную инструкцию отдельно на каждого сотрудника или нужна одна инструкция на должность?

Документ составляется для должности, а не для отдельного сотрудника. К примеру, если на предприятии введены должностные инструкции, они должны быть составлены для каждой роли в соответствии со штатным расписанием.

Если же конкретный сотрудник исполняет дополнительные обязанности кроме тех, что предусмотрены его местом, на человека может быть составлена индивидуальная должностная инструкция. К примеру, это делается для лиц, отвечающих за электробезопасность.

Такие сотрудники назначаются приказом руководителя и, кроме своей основной работы, несут ответственность за электрохозяйство. Это указывается в должностной инструкции.

При работе по совместительству на двух и более ролях сотрудник должен быть ознакомлен со всеми соответствующими должностными инструкциями и выполнять требования, указанные в каждой из них.

При утверждении регламента работодатель обязан применять его для каждого сотрудника, работающего на данной роли. К примеру, при применении должностной инструкции для кассира не допустимо, чтобы сотрудники выполняли разные обязанности, и их работа оплачивалась по-разному (статьи 2, 22 и 132 Трудового кодекса РФ).

Для чего изучать примеры должностных инструкций?

Примеры должностных инструкций стоит изучать:

• Сотрудникам, потому что это помогает оценить свои знания, навыки и опыт на соответствие требованиям, при откликах на вакансии. А в процессе работы примеры позволяют понять, что можно улучшить, для получения более высокого результата. Кроме того, в спорных случаях инструкции помогают установить границы ответственности и обосновать свою позицию.

• Работодателям, потому что, изучив пример должностной инструкции, можно грамотно описать и распределить обязанности между сотрудниками, учесть потребности предприятия и избежать многих вопросов работников. На основе требований, указанных в регламенте, можно принимать на работу или увольнять сотрудников. Также инструкция позволяет дать объективную оценку деятельности человека, находящегося на испытательном сроке, а также его дальнейшей работы в соответствии с требованиями для конкретной должности.

• Для решения конфликтов. В трудовых спорах, конфликтах и судебных тяжбах положения должностного регламента являются серьезным аргументом.

Можно ли полностью копировать пример типовой должностной инструкции?

Да, это можно делать, но нужно учитывать особенности работы конкретной организации.

Не существует единой формы должностного регламента, как и порядка его составления, поэтому работодатель вправе самостоятельно решить, кто и как будет разрабатывать и оформлять такие документы в компании.

Готовые образцы и примеры должностных инструкций можно найти и скачать в системах «Консультант-плюс» или «Гарант». Документы можно изменять в зависимости от нюансов работы предприятия.

Кроме того, для создания должностных инструкций можно воспользоваться квалификационными справочниками, которые содержат конкретные характеристики для разных должностей. Если в источнике нет информации по должности, для которой нужно составить регламент, можно воспользоваться характеристиками смежных или похожих должностей.

Как в должностной инструкции отразить момент замещения коллеги?

Если человек выполняет работу другого сотрудника, для него не нужно писать новый документ, но его необходимо обязательно ознакомить под подпись с инструкцией работника, которого он замещает.

Чтобы такая возможность была, в должностной инструкции замещаемого работника нужно прописать соответствующую формулировку. К примеру, при замещении начальника отдела в должностной инструкции пишут: «На период больничного, отпуска, командировки начальника отдела его обязанности исполняет старший менеджер».

Как составить инструкцию для индивидуального предпринимателя?

Предприниматель является своим же руководителем, поэтому инструкцию составлять бессмысленно. Себя за неисполнение он наказывать не будет.

Для сотрудников индивидуального предпринимателя должностные инструкции составляются так же, как и для персонала организаций. Однако есть отличие: при изменениях в регламенте, касающихся трудовых обязанностей или других важных условий, сотрудников не нужно об этом предупреждать за два месяца.

Поэтому стоит знать, как составлять документ, изучать примеры должностных инструкций сотрудников, чтобы понимать, на что обратить внимание.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать ценные бизнес-подарки бесплатно

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB