7 правил клиентского сервиса

Клиентский сервис — это то, что сопровождает ваших клиентов на всем пути их взаимодействия с компанией. От его качества зависит сохранение количества сотрудничающих с вами людей и развитие бизнеса, ведь, оставшись недовольным, никто больше не согласится иметь дела с вами. Более того, один недовольный клиент расскажет о своем негативном опыте еще нескольким людям и репутация фирмы окажется под угрозой.

Будет ошибочным думать, что клиентский сервис — это разговоры по телефону или переписка по почте. Ограничившись этими областями, вы упускаете гораздо более важные сферы взаимодействия с клиентами. Сервис — это не просто ответы на вопросы, это правила, выраженные через конкретные действия сотрудников. Подробнее об этом расскажет наша статья.

Важность клиентского сервиса для компании

Иногда владельцы бизнеса, руководители и управленцы считают, что “клиентоориентированная компания” и “клиентский сервис” — это одно и то же. В чем же разница? И каково значение каждого из этих терминов? Попробуем объяснить это простыми словами.

Разница очевидна: клиентоориентированность — это персонал и добровольная инициатива, а клиентский сервис — это стандарты и указания.

Создать отдел клиентского сервиса с помощью инструкций легко, но работа по алгоритму не гарантирует результата в непредвиденных обстоятельствах. В сложных ситуациях на помощь клиентскому сервису придут принципы клиентоориентированности.

Чтобы уровень клиентского сервиса был хорош в любой ситуации, применяйте в работе оба подхода.

Клиентский сервис зачастую определяет эффективность борьбы за клиента на рынке.

Современный потребитель уже не оценивает товар изолированно. Он смотрит на особенности обслуживания, оценивая их одновременно со свойствами и качеством продукции. Исходя из совокупности полученной информации, клиент делает свой выбор в пользу той или иной компании.

Исследование Gartner показало, что 89 % организаций нацелены на конкуренцию на уровне клиентского сервиса.

Комплексный и систематизированный подход к обслуживанию — гарантия качественной работы и ее высокой оценки потребителями. Стандарты клиентского сервиса способствуют правильной реакции сотрудников в случае возникновения нетипичных клиентских проблем.

В ноябре 2015 года издание HuffPost опубликовало результаты аналитического исследования. Один из выводов гласил: каждый новый клиент стоит организации в 6-7 раз дороже, чем все мероприятия по удержанию старого. Также там говорилось, что 71 % покупателей уходят из-за плохого обслуживания.

Чтобы не допускать потери клиентов, сделайте клиентский сервис приоритетом. Этот шаг увеличит прибыль и улучшит имидж организации — ваши покупатели больше не уйдут к конкурентам, а доходы организации не снизятся.

Запросы людей повышаются каждый год. Покупатель хочет получить товар или услугу в удобное время в удобном месте. Это также накладывает отпечаток на развитие клиентского сервиса.

Были опрошены крупные управленцы и руководители бизнеса. По итоговым данным, 82 % опрошенных посчитали, что ожидания потребителей существенно выросли за последние три года. Также стали популярными отзывы о компаниях в Интернете. Негативный отзыв за счёт большого охвата быстро портит репутацию компании, поэтому клиентский сервис необходим для адекватного удовлетворения потребностей покупателей.

7 правил клиентского сервиса

Компании становятся успешными, только если обеспечивают качество клиентского сервиса. Мы сформулировали семь принципов обслуживания клиентов и расположили их по степени значимости.

Принцип № 1 — сфокусируйте внимание на обычной жизни клиентов. Изучите аудиторию. Поймите, что для потребителей самое важное, как они себя ведут и что любят. Пусть ваш продукт станет для них жизненной ценностью.

Принцип № 2 — цените сотрудников. Работники — это не статья расходов, а ключ к качественному сервису. Мотивируйте персонал к работе, обеспечьте хорошие условия труда. Если человек заинтересован в работе, он трудится добросовестно.

Принцип № 3 — ваши сотрудники должны верить в то, что они делают. Бренд должен быть значим не только в рекламных роликах. Настоящая сила его в том, чтобы быть ценным для своих, внутри компании.

Принцип № 4 — будьте аккуратны, завершая диалог с клиентом. То, с каким настроением закончится ваше общение, ключевым образом повлияет на восприятие всего сотрудничества.

Принцип № 5 — прежде всего определите свою цель. Зачем вы занимаетесь этим делом? Ваши работники также должны иметь четкое представление об этой цели, чтобы она была понятна вашему покупателю.

Принцип № 6 — сделайте клиентский сервис мобильным. Организуйте обслуживание клиентов так, чтобы задействовать все возможности связи, имеющиеся у потребителей. Весь процесс должен быть максимально работающим, чтобы не упускать преимуществ разных устройств.

Принцип № 7 — задавайте вопросы клиентам только по существу. Если вы не планируете что-то менять в работе, учитывая общественное мнение и обратную связь, не занимайтесь анкетированием клиентов: не нужно тратить их время попусту.

Главный принцип успешного клиентского сервиса

Кратко этот принцип можно сформулировать так: делайте то, чего от вас ждут клиенты. Угадать ожидания бывает непросто: людям свойственно ждать того, чего им не обещали. Все это в итоге выливается в подобные претензии:

• «Здесь же кофейня, где розетка для моего ноутбука? У вас и вайфая нет?»
• «То есть вы хотите сказать, что я должен лететь в Берлин без багажа?! Как вы себе это представляете?»
• «У вас что, до сих пор нет безналичной оплаты? Я думал, это приличное место!»
• «Я записан на техобслуживание машины у вас, вы хотите, чтобы я ещё и доплачивал за мойку? Это немыслимо! Обычно это включено в сервис!»

Для посетителя не имеет значения, что на входе висела табличка о сломанном терминале, что на сайте авиакомпании при покупке билетов открывалось предупреждение о том, что багажных мест не запланировано. Покупатель не заметил предупреждений, но предъявляет претензии к вашей организации. Можно подумать, что клиент — дурак, но это не так. Проблема в том, что формирование ожиданий было организовано неправильно.

Вот гипотетическая ситуация. В городе существуют курсы риторики. И тут руководитель решает, что было бы неплохо выйти на онлайн-рынок. В три раза дешевле цены очного обучения можно купить возможность посещать занятия онлайн. При этом в регистрационной форме было указано, что в течение каждого урока будут проводиться разборы выступлений всех очных студентов, а также рандомно троих онлайн-студентов. Гарантий, что именно ваше выступление разберут, никто не даёт. Если нужен индивидуальный подход и обсуждение вашей речи, то нужно заниматься офлайн.

Поначалу все шло хорошо: преподаватель успевал за урок провести разбор работ указанных троих дистанционных студентов. Ученики принимали правила и были довольны малым. Программа получала хорошие отзывы и набирала обороты. Примерно после третьего набора часть слушателей стала предъявлять претензии к обучению. Они думали, что их выступления будут непременно разобраны, а указание на подписанные правила обучения их не охладило. Оказалось, что эти люди просто записались на курс, не читая условий. Таким образом, организация вовремя не провела коррекцию ожиданий потребителей.

Данная ситуация была решена просто. В регистрационную форму прописали элемент выбора формы обучения на курсе. При этом в офлайн-программе было указание «Разбор выступлений на каждом занятии», а в дистанционной — «Разбор выступлений студентов не гарантирован». Без постановки галочки в этой форме программа не давала зарегистрироваться.

Такая тактика сработала. Люди стали внимательнее относиться к выбору, их ожидания теперь совпадали с реальностью. При этом количество студентов на очном обучении увеличилось: ценность работы в классе выросла в глазах потребителей.

А теперь представим антипример:

«Работал сверхурочно, а они еще возмущались»

На курсах испанского языка учитель не разбирал домашние работы всех учеников во время урока. На жалобу учеников руководство школы отреагировало спокойно, показав договор, который был подписан при оформлении обучения. Согласно этому документу преподаватель не обязан был разбирать домашнюю работу. Аналогичные условия также были прописаны на интернет-странице учреждения. Инцидент был исчерпан, хотя студенты не были удовлетворены.

Учитель увидел, что студенты недовольны и решил провести ряд внеплановых занятий. С помощью онлайн-оповещения он организовал дополнительные встречи во внеурочное время и посвящал их разбору домашней работы. Разумеется, это было исключительно по личной инициативе преподавателя.

Но студенты не оценили такого расклада. Напротив, от них стали поступать жалобы. Ученики считали, что ходить на дополнительные занятия несправедливо, что это отнимает их время, к чему они не были готовы. Более того, доходило и до оскорблений в адрес педагога: его обвиняли в наличии любимчиков, задания которых проверяют на основных уроках.

Таким образом, стремление преподавателя исправить сложившуюся ситуацию привело к ухудшению атмосферы занятий.

В чем же была ошибка педагога? Ему нужно было продать эти внеурочные встречи, сделать их ценными для студентов, чтобы не возникло недопонимания и ученики не воспринимали эти уроки как то, что и так должно было быть, но проходящее в неудобное время.

Каким образом это можно было преподнести:

• Сначала сформировать ожидания студентов: «Ребята, мы занимаемся по методическому плану, в который не включена проверка домашней работы. Разумеется, я попробую успеть разобрать часть ваших вопросов, но на все времени точно не хватит».
• Следующий шаг — сделать дополнительные уроки ценными: «К сожалению, в мои обязанности не входит разбор всей домашней работы. Я могу понять ваши желания, но в учебный план это не вписывается».
• И наконец, позволить ученикам сделать осознанный выбор и почувствовать себя особенными: «У меня есть немного свободного времени, буквально один час в неделю. Можем попробовать встретиться на дополнительном уроке, посвятим его только домашним заданиям. Если кто-то из вас хочет разобрать работу, можете приходить на занятие. Кто согласен и придёт, те задания и разберём».
• Возможно, даже попробовать продать это время: «Такие дополнительные занятия не бесплатные, стоимость 1400 рублей с человека. Поскольку вы занимаетесь у меня, можно оформить его со скидкой за полцены».

Когда вы хотите корректировать ожидания клиента, обязательно назначать ценными дополнительные услуги и бонусы, продавать их. Если к покупке прилагается подарок, обязательно обозначьте его, акцентируйте на нем внимание. Потребитель должен осознать, что вы пытаетесь улучшить сервис, товар или услугу. Не отмалчивайтесь, превышение ожиданий должно быть ценным.

Например, рассмотрим ещё одну ситуацию. Существует служба такси. При заказе машины класса комфорт поисковая система ищет подходящие автомобили вокруг. Если поблизости есть только такси класса эконом и бизнес, то к клиенту автоматически направляется машина классом выше за ту же стоимость. При этом в сопроводительном сообщении указывается, что сервис благодарен потребителю за его выбор и бесплатно повышает класс его обслуживания. Клиенту приятно, ему кажется, что он ценный потребитель. Возможно, он напишет благодарность в службу. Если бы не сообщение, то ситуация была бы воспринята как само собой разумеющееся и клиент не был бы благодарен за улучшение условий.

Вот ещё одна ситуация. Сервис по тюнингу автомобилей осуществлял отделку автомобильных салонов натуральной кожей. И тут им пришла идея из остатков материала делать приятные мелочи вроде подушек на пассажирский диван. Себестоимость их была равна нулю: смысл был просто в комплиментах покупателям. Однако до тех пор, пока владельцы не стали акцентировать внимание на таком подарке, клиенты не задумывались об этом, а просто уезжали домой. Некоторые даже возвращались, думая, что мастера забыли подушечку у них в машине.

Тогда продавцы услуги придумали вручать подарок лично в руки автовладельцу с указанием, что это комплимент от салона и мастеров, чтобы пассажирам авто было удобно. Клиент осознавал наличие подарка и был благодарен.

Можно представить и антипример.

Служба доставки пиццы предоставляла в подарок домашний лимонад при заказе от 1500 рублей. Напиток наливали в бутылку и добавляли к заказу без каких-либо опознавательных знаков. Покупатель при получении заказа приходил в замешательство, потому что он не заказывал лимонад. Большинство думало, что служба доставки ошиблась, некоторые даже звонили в сервис и выясняли, все ли в порядке. В результате клиент не испытывал тех эмоций, на которые рассчитывал продавец.

5 типов сложных клиентов и стратегии работы с ними

Не знает, чего хочет, не может определиться с выбором. При этом, любые предложения продавца воспринимает отрицательно. Говорит, что предложенные варианты "не те". Хотя сформулировать пожелания не может.

Особенности работы с покупателем:

• специалист клиентского сервиса должен помочь покупателю определиться с примерными видами товаров, сформировать вилку цен;
• можно перебирать по порядку все имеющиеся товары и продукты;
• как можно подробнее и доскональное разбирать свойства товаров, попытаться увлечь клиента, чтобы он определился с выбором;
• быть терпеливыми и невозмутимыми;
• в итоге обязательно уточнить, действительно ли покупатель сделал окончательный выбор. Можно зафиксировать все письменно, чтобы не возникало вопросов и поводов для отказа.

Полная противоположность Нерешительному, он изучил все заранее и отлично разбирается в том, что пришел покупать. Иногда он преувеличивает свои знания, но считает, что менеджеры глупы и не в состоянии ему предложить ничего стоящего.

Особенности работы с покупателем:

• оперируйте фактами. Докажите Всезнающему, что вы профессионал и хорошо знаете свой продукт. Это произведет на него впечатление, хотя он точно не подаст виду;
• аргументируйте свою позицию с помощью статистики, ссылок на мнения специалистов, данных испытаний и тестов. Обязательно давайте ссылки;
• не стоит спешить с ответом. Если есть возможность подготовиться к беседе с клиентом, воспользуйтесь ею. Это позволит вам поразить его информацией.

Это наиболее неприятные клиенты. Они готовы оскорблять всех, кто попадется под руку: продавцов, официантов, менеджеров по продажам. Будьте готовы, что они станут хамить вашим консультантам, считая их обслуживающим персоналом.

Особенности работы с покупателем:

• разговаривать максимально корректно и вежливо, не оскорблять в ответ;
• акцентировать внимание на преимуществах продукта, которые выгодны покупателю. Это может его отвлечь и уменьшить агрессию;
• если ничего не помогает, специалист клиентского сервиса должен прибегнуть к помощи руководителя. Возможно, с таким покупателем не стоит иметь дела.

Есть известный анекдот об уточке. Маленькая и тщедушная, она приставала к лебедям, чтобы полететь с ними на юг. Лебеди соглашались принять ее в компанию, но она отказывалась с помощью разных отговорок. Некоторые клиенты очень похожи на таких уточек, которых обидели.

Стандартное общение с подобным покупателем происходит таким образом:

• Ох, почему у вас все такое дорогое?
• Наши цены находятся в среднем сегменте — вот, пожалуйста, можете ознакомиться со статистикой...
• А-а-а-а, ну да... вам лишь бы побольше содрать с покупателя.

• У вас все в Китае сшито, небось? Где же ещё!
• Нет, вот сертификат качества, пожалуйста. Наша продукция производится в Голландии.
• Ну да, ну да... Это вы мне лапшу на уши вешаете. А на самом деле все из Китая.

И так далее.

Особенности работы с покупателем:

• делать акцент на доказательствах. Столько, сколько потребуется;
• набраться терпения, быть готовым убеждать клиента, что вам невыгодно его обманывать;
• сделать специальное предложение, подарок, скидку. Такие клиенты это оценят.

Распространенные ошибки клиентского сервиса

Некоторые нюансы общения с сотрудниками организаций особенно раздражают потребителей. Их чаще всего легко поправить, если вовремя отследить и заметить.

Вот шесть наиболее неприятных для покупателя ошибок, которые допускает сотрудник клиентского сервиса:

Пути улучшения клиентского сервиса

Клиентский сервис зачастую бывает довольно сложно реализовать, да и не всегда приятно. Невзирая на качество товара или продукта, могут попасться сложные клиенты, которым не понравится или сам товар и его стоимость, или обслуживание. Полбеды будет, если они выместят свои отрицательные эмоции на ваших специалистах. Намного сложнее становится ситуация, когда негативные отзывы выкладываются в Интернете и их видит большое количество пользователей. Это может серьезно подпортить репутацию компании. Но без этих людей и без их отрицательных откликов невозможно эффективное развитие клиентского сервиса. Эта система поможет извлечь пользу из негативных историй с помощью отработанного подхода к таким инцидентам.

Необходимо сделать так, чтобы решение вопроса, возникшего перед клиентом, было максимально простым и не вызывало затруднений. Коммуникация с компанией не должна требовать от потребителя усилий. Для реализации этой стратегии предоставьте клиентам максимальное количество возможных каналов связи, не забывая обеспечивать должный уровень обслуживания по каждому. Вам на помощь могут прийти в том числе и технологии современных мессенджеров. С помощью WhatsApp, Telegram и Viber клиенту будет намного проще и быстрее связаться с вами для решения возникших вопросов.

Обязательно поддерживайте высокую скорость реагирования на запрос клиента независимо от способа, который он избрал для связи с вами. Для этого существуют специальные программы, например мультиканальная система поддержки Deskun. Кроме того, необходимо разместить на сайте основную информацию о продукте и сервисе, поддерживать в порядке страницу FAQ. По статистике, большая часть покупателей сначала пытается найти ответы на свои вопросы самостоятельно, предпочитая поиск по странице общению с менеджером.

Ни один способ коммуникации с потребителем не универсален. Несмотря на все усилия, любой клиент может столкнуться с возникшей проблемой. Будет полезно для совершенствования клиентского сервиса и собственно бизнеса собирать такую информацию.

Не нужно дожидаться обращений пользователей. Согласно статистическим данным только один человек из 26 жалуется на обслуживание или качество товара, если их что-то не устроило. Стимулируйте обратную связь от клиентов самостоятельно.

Опрашивайте клиентов, присылайте им анкеты, призывайте оставить отзывы после любой коммуникации с вашей компанией: покупки товаров и услуг, технической поддержки, гарантийного сервиса. Ваша инициатива в этом вопросе может помочь сгладить острые углы. Человеку будет приятно знать, что вам не наплевать на его мнение, даже если оно отрицательное.

Группируйте и проводите анализ отзывов. Важно отлавливать сообщения об одинаковых проблемах, чтобы вовремя принять меры по устранению причин конфликта и провести коррекцию ошибок.

Ни один покупатель не хочет ощущать себя ходячим кошельком. Каждый хочет, чтобы его понимали, чтобы ему действительно хотели помочь, а не механически выполняли свою работу. Клиентский сервис призван помочь вам показать потребителю свою искренность и доброжелательное отношение. Не забывайте, что помимо прочего вы можете поделиться с клиентом полезными ссылками и важной информацией.

Потребитель, обращаясь в компанию, рассчитывает, что с ним будет общаться вежливый и приятный менеджер или оператор, который разбирается в интересующем клиента вопросе. Именно от работы службы операторов зависит, обратится ли клиент к вам вновь, захочет ли продолжать контакт. Поэтому вы должны приложить максимум усилий, налаживая управление клиентского сервиса. Поддерживайте в работниках интерес к делу, разработайте схемы поощрений. Давайте сотрудникам четкие инструкции к работе, обеспечьте реализацию роста внутри компании. Если служба только формируется, обсудите с работниками стандарты клиентского сервиса. Сделайте каждого заинтересованным в продажах и репутации компании в целом. Это даст им стимул работать качественно, относиться к клиенту с душой и выкладываться во время решения клиентских проблем.

Потребитель нуждается в максимально возможном объеме информации о товаре или услуге. Чем больше сведений вы предоставите в открытом доступе, тем лучше.

Масштабное анкетирование Label Insight 2016 выявило, что 94 % потребителей с большей вероятностью отдадут предпочтение тому производителю, который будет максимально прозрачен. В случае, когда вы виноваты в проблеме, обязательно признайте её. Без лишних подробностей, но четко расскажите клиенту, что произошло, и держите его в курсе насчёт скорости решения вопроса, вариантов финансовой и моральной компенсации. Стабильные и длительные отношения с клиентами обеспечиваются за счёт всех средств общения и клиентского сервиса, которые должны быть честными и понятными.

Не забывайте, что бизнес не существует без потребителей. Уровень клиентского сервиса должен быть высоким, несмотря на периодические трудности в общении пусть даже не с самыми приятными клиентами. Это обеспечит вам и вашей компании длительные и стабильные отношения с потребителями. И это лучший итог работы, который даст вам клиентский сервис.

Тренды клиентского сервиса

Изучая рынок, вы обнаружите множество трендов, часть из которых можно и нужно использовать в своей работе. Итак, что же актуально сейчас в такой сфере, как клиентский сервис?