Организация эффективной удаленной работы в компании

Что требуется? Организация удаленной работы требует знания юридических норм, грамотного использования технических средств, психологической работы с сотрудниками, а также контроля за результатами. Ошибки хотя бы в одном из пунктов могут обойтись бизнесу очень дорого.

На что обратить внимание? Эффективная удаленная работа основывается на четком соблюдении определенных принципов. Среди них корректная постановка целей, постоянная коммуникация, развитие корпоративной культуры. И в этих пунктах часто допускают ошибки.

Статистика по удаленной работе

На массовом уровне об удаленной работе заговорили в 2020 году. Это было время самоизоляции, когда пандемия коронавируса накрыла весь мир. Сегодня удаленка уже не кажется чем-то необычным, многие работают из дома или кафе.

Что в себя включает это понятие? Фактически человек выполняет все положенные дела без обязанности ходить в офис. Важно, чтобы у него были доступ к стабильной Сети, необходимая техника, средства связи. Некоторые справляются с задачами из дома, а кто-то сидит за работой прямо на берегу моря.

Источник: shutterstock.com

Статистика демонстрирует довольно любопытные цифры:

• 43 % российских компаний дают добро на удаленный труд.

• 70 % работодателей, поддерживающих данный формат, разрешают лишь 10 % специалистов выполнять задачи из дома.

• Удаленке отдают предпочтение молодые люди в возрасте от 18 до 36 лет.

• С 2022 года данный формат стал интереснее на 10 %, а гибридная работа — на 9 %.

Считается, что в нашей стране компании вновь пытаются «загнать» сотрудников в офисы. Однако на рынке вакансий ситуацию опровергают. Разберем данные об организации удаленной работы, которые предоставлены порталом SuperJob и сервисом «Авито Работа»:

• Около 900 тысяч вакансий, предлагающих эту форму организации труда, появилось на специализированных сайтах в 2025 году.

• Каждое десятое объявление о поиске работы разрешает уходить на удаленку.

• На 135 % выросло число редакторских вакансий для этого формата.

• На 40 % стало больше предложений для дистанционно занятых менеджеров проектов.

• На 30 % — выросло число логистов, которым не нужно сидеть в офисе.

• На 13 % стало больше менеджеров по работе с клиентами, которым достаточно хорошей связи для общения с клиентами.

• Каждый третий сотрудник будет готов уволиться, если его попытаются вернуть в офис.

Отметим, что такой формат — не для всех. Например, заводчанин вряд ли будет делать деталь в домашних условиях, а врач на вызовах физически не сможет удаленно вылечить пациента. Но некоторые направления малого и среднего бизнеса заинтересованы в такой организации труда.

Это включает разные сферы — от программистов до журналистов. Люди, мечтающие об удаленке, должны учитывать все плюсы и минусы такого формата, прежде чем соглашаться на него. Об этом же стоит задуматься и работодателю.

Плюсы организации удаленной работы

• Преимущества удаленной работы для сотрудника.

Можно смело сказать: многие люди поддерживают организацию удаленной работы сотрудников. Потому что этот формат имеет множество плюсов по сравнению с пребыванием в офисе:

Экономия времени. Зачастую до места работы приходится добираться не один час. Поэтому сотруднику надо рано вставать, а после смены ехать обратно в переполненном транспорте. В итоге человек чувствует себя уставшим, через какое-то время силы покидают его, что приводит к эмоциональному выгоранию. Никакие финансы не могут это исправить.

Удаленка позволяет сэкономить время и потратить его на себя. Можно выспаться, сходить в спортзал, переключиться между задачами на другие дела. Семьи с детьми получают возможность больше времени общаться со своими отпрысками.

Еще один плюс — доступ к разной работе. Человек может получать задачи из любой точки планеты при наличии связи и навыков. Многие работают прямо на пляже и путешествуют, параллельно выполняя поручения работодателя.

Источник: shutterstock.com

Дома решать задачи комфортно. Можно спокойно устроиться в мягком кресле, укутаться пледом и включить любимую музыку, чтобы настроиться на рабочий процесс. В офисе необходимо соблюдать ряд правил, одеваться по дресс-коду, не отвлекаться и следить за продуктивностью.

Экономия на проезде и еде. Огромным плюсом можно считать то, что сотруднику не нужно откладывать деньги на общественный транспорт и покупку питания. Многие сотрудники обедают в кафе и покупают кофе перед началом рабочего дня.

• Преимущества удаленной работы для работодателя.

Владельцы компаний могут получать множество плюсов при организации удаленной работы:

Не нужно контролировать посещаемость, потому что люди не торопятся в офис, не просят отгулы, не ходят на перекуры, не берут обеденный перерыв и даже реже оформляют больничные.

Сама организация работы намного дешевле: не нужно оплачивать создание места, закупать мебель и технику, платить за аренду, уборку, коммунальные услуги, покупать комплектующие.

Сотрудники более удовлетворены процессом. Они не устают от поездки на работу и обратно, не тратят время на общение с коллегами, которые не нравятся, не стрессуют от адаптации в команде.

К тому же легче найти сотрудника, потому что многие мечтают об удаленной работе. Кандидатов больше, ведь они находятся в любой точке планеты.

«Голодные игры» для бизнеса:
Как занять нишу за 3-4 месяца, пока конкуренты режут бюджеты

Рынок уже делят заново — и прямо сейчас вы либо забираете клиентов, либо отдаёте их. Пока одни компании сокращают штат и бюджеты, другие кратно наращивают продажи за счёт правильной системы роста.

Мы разработали стратегию, которая помогла 196 нашим клиентам стать №1 в своих нишах за 3–6 месяцев.

Что показали кейсы:

• стратегия сработала в 93%;
• средняя окупаемость инвестиций — 312%;
• в сложных нишах заявка в 7 раз дешевле, чем в Директе;
• клиенты в среднем увеличили прибыль на 217% за первые 3 месяца.

Мы уверены в результате, поэтому даём финансовую гарантию в договоре.
И да, вы можете внедрить стратегию сами (хотя мы будем немного ревновать).

Скачайте бесплатно нашу пошаговую стратегию с кейсами в 78 нишах и начните забирать в 3-5 раз больше клиентов, пока конкуренты продолжают терять рынок.

Скачать стратегию роста

PDF 2,3 MB

Минусы организации удаленной работы

• Минусы удаленной работы для сотрудника.

Дистанционный тип труда может выглядеть заманчиво, но это не отменяет его недостатков:

Проблемы с самоконтролем. Не каждый способен самостоятельно организовать рабочий процесс так, чтобы закрывать все задачи. Зачастую люди неправильно распределяют нагрузку, избегают контроля со стороны руководителя. Такие сотрудники могут теряться, не сдавать работу вовремя, отвлекаются и не выполняют важные поручения.

Ненормированный график. Кому-то может показаться, что человек на удаленке меньше работает, но это не так. Зачастую приходится балансировать между домашними делами и задачами фирмы, это приводит к серьезному перегрузу. Приходится включаться в работу в выходные или в отпуске.

Недостаток общения. Люди — социальные существа, поэтому им важно коммуницировать между собой. Если человек долго один находится в замкнутом пространстве, он начинает переживать по поводу своего психического состояния. Поэтому многие мечтают вернуться в офис, чтобы поболтать с коллегами.

Источник: shutterstock.com

Нет нужного оборудования дома. Иногда для выполнения определенных задач сотруднику важна офисная техника. В таких случаях приходится рассматривать гибридный формат работы.

Много отвлекающих моментов. Человек в квартире может отрываться на бытовые мелочи, детей, срочные проблемы. Он нередко зависает за просмотром передач, сериалов, листает ленту соцсети вместо того, чтобы трудиться.

• Минусы дистанционного типа занятости для работодателя.

У компаний тоже возникает множество проблем с организацией удаленной работы. Разберем самые распространенные недостатки:

Проблемы безопасности. Люди работают в кафе, иных общественных местах, где пользуются свободной Сетью, которая не защищена. Иногда это создает риски для серьезных компаний, заботящихся о своей безопасности. В руки недобросовестных людей утекают файлы, они могут злоупотреблять полученной информацией. Важно предупредить сотрудников и дать возможность пользоваться проверенным интернетом, чтобы данные компании не попали мошенникам.

Проблемы при найме сотрудников. HR-специалисты могут проводить собеседования на удаленной основе. Это грозит тем, что фирме будут предоставлять неполные данные, обманывать о навыках и способностях. Оценить компетенции человека на расстоянии довольно трудно, легко сделать неправильный выбор. Лучше перед наймом пообщаться с человеком лично, проверить достоверность его резюме.

Сложности при отслеживании. Конечно, при начальнике сотрудники ведут себя «как шелковые». Ведь руководитель может в любой момент оценить качество работы, запросить какие-то важные данные, проконтролировать дисциплину.

Удаленка создает лазейки для сотрудника. Он нередко пропадает с горизонта, может сослаться на проблемы со связью, большую нагрузку. При этом хороший руководитель найдет способы выстроить процесс мониторинга, к примеру, проверять качество и объем работы в удаленном формате.

Юридические нюансы организации удаленной работы

При принятии данной системы нужно учесть правовые особенности организации процесса.

Вопрос терминологии

Наши законы до сих пор не объяснили, что же скрывается под определением удаленного труда. Фактически в них есть понятие «дистанционная работа». Если мы хотим соблюдать юридические нормы, то пользоваться нужно только им. В 312 статье Трудового кодекса Российской Федерации прописано, что под дистанционной работой понимают «выполнение трудовых задач вне стационарного рабочего места работодателя с использованием интернет-технологий».

Источник: shutterstock.com

Необходимо разделять понятие временной удаленки от постоянной. Первый вариант принимают из-за карантина, производственных проблем или несчастного случая на предприятии. Такая форма труда подпадает под отдельные нормы права.

Регулирование деятельности специалистов

Если в трудовом договоре не прописаны правила построения рабочего графика, то сотрудник вправе сам определять, как выполнять поставленные задачи. Получается, владелец компании не контролирует, где находится его подчиненный, это может быть и кафе, и квартира, и коворкинг.

Между работником и начальником существуют договоренности о ведении коммуникаций. Они могут общаться через мессенджеры, приложения видеосвязи или по имейл. Также проводятся удаленные совещания и планерки, чаще всего их организуют через видеоконференции.

В остальном Трудовой кодекс РФ не выделяет каких-то различий между работой в офисе и дома. Сотрудник может брать отпуск, больничный, оформлять отгулы. А фирма обязана платить положенные налоги, взносы в страховую компанию по месту своей регистрации. Если сотрудник работает из другого города, это никак не влияет на взаимодействие компании с ФНС.

Уволить сотрудника фирма вправе только по Трудовому кодексу РФ. Это может быть расторжение договора по соглашению сторон, по желанию работодателя или работника. Очень трудно доказать прогул, потому что нужно собрать железные доказательства. Но если сотрудник не отвечает в течение двух дней и работает из места, где не способен в полной мере выполнять задачи, то владелец компании вправе расторгнуть с ним договор.

Трудовой договор со специалистом на удаленке

Дистанционную схему деятельности обязательно нужно прописать в трудовом договоре:

Укажите, что рабочее место будет удаленным. Следует прописать: «дистанционно». Можно добавить домашний адрес сотрудника, это будет нужно для налоговой, отправки писем и доставки необходимой техники.

При установленном рабочем расписании необходимо указать, в какие часы сотрудник будет выполнять задачи. В это же время человек должен находиться на связи с руководством.

Пропишите, кто дает технику для работы. Если человек использует свое оборудование, то ему положена компенсация по 188 статье Трудового кодекса РФ.

Алгоритм оформления трудоустройства

Перед организацией удаленной работы офиса нужно получить документы, которые позволят официально оформить сотрудника в компанию. Для этого нужны: паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, при необходимости военный билет и другие бумаги.

Источник: shutterstock.com

Иногда для налогового вычета работодатель запрашивает свидетельство о рождении ребенка. По сути, все эти справки и документы нужны и при оформлении в офис. Поэтому договоритесь, чтобы человек предоставил их в электронном виде или лично. Можно заключить договор с помощью системы обмена электронными документами (ЭДО).

В некоторых ситуациях запись в трудовую книжку при оформлении на удаленный режим не вносится. Что касается стажа, то его можно доказать с помощью договора и данных в электронном реестре. Рассмотрим, как регистрируется занятость в ЭДО:

1. Сотрудник отправляет в систему сканы документов.

2. Трудовой договор подписывают при помощи усиленной квалифицированной электронной подписи.

3. Если работник не оформил такую возможность, можно составить и подписать договор в бумажном виде и отправить обычной почтой (ст. 312.2 Трудового кодекса РФ).

Затем нужно определиться с внутренними нормативными актами. Лица заключают договор, где зафиксировано, что сотрудник будет работать дистанционно.

В положениях указывают, какие часы будут считаться рабочими, прописывают иные важные моменты. Затем компания принимает сотрудника в штат, выпуская приказ. Кадровая служба оформляет запись в трудовой книжке.

Основные принципы организации эффективной удаленной работы

Помимо юридических вопросов нужно разбираться и в том, какой формат подойдет для вашего вида деятельности. Компании необходимо учесть нюансы организации удаленной работы:

1. Постоянно оставаться в контакте. Важно, чтобы работник на удаленке получал обратную связь, ему передавали новые задачи. Для этого организуют онлайн-планерки, отправляют ему формы для сбора мнений. Деловая переписка ведется в рабочее время.

2. Давать задания. Компания должна раскидать задачи между сотрудниками, работающими в дистанционном формате. Каждый должен знать, что ему делать, как добиться нужного результата, на какие показатели ориентироваться.

3. Установить индикаторы эффективности и представьте проекты. Коллеги должны иметь возможность пользоваться планами, ориентироваться на сроки при выполнении задач. Важно, чтобы все было доступно и понятно, тогда рабочий процесс будет лучше организован.

4. Контролировать и оценивать. Начальник должен давать обратную связь на выполненную работу, чтобы сотрудник мог исправить ошибки и предотвратить конфликтные ситуации.

5. Развивать корпоративную культуру. Человек на удаленке не должен быть изолирован от компании. Поэтому важно проводить мероприятия на сплочение, организовывать конференции с участием других сотрудников, проводить встречи, корпоративы. Тогда работник будет чувствовать себя частью команды и стремиться к новым профессиональным высотам.

6. Обеспечить нужным оборудованием и программами. Когда человек обустраивает офис дома, то он составляет список необходимой техники. Кому-то потребуется ноутбук, оплата мобильной связи и интернета, иного устроит доступ к расширенным версиям рабочих программ и облаку хранения данных.

Выбор формата удаленной работы

В настоящее время количество людей, предпочитающих дистанционку, заметно растет. Рассмотрим, какие варианты организации удаленной работы существуют:

• Полностью удаленная работа.

Целые отделы функционируют на дистанте. Руководители общаются с сотрудниками удаленно, это позволяет не тратить средства на аренду помещения. Конечно, это комфортно, однако есть и недостатки. Важно подогнать все рабочие процессы под этот формат, иначе управлять людьми на расстоянии будет очень сложно.

• Remote-first.

Человеку предлагают трудиться в офисе, но он может отказаться. В приоритете удаленный формат, а посещать рабочее место разрешают по желанию. Например, когда кому-то важно коммуницировать с коллегами или какие-то процессы требуют личного присутствия. Все общение строится с помощью онлайн-инструментов, поэтому ходить в офис каждый день не нужно.

• Гибридный формат.

Люди посещают в офис в установленные дни. Например, когда проходит совещание или подводят итоги квартала. Остальное время сотрудник работает из дома. Этот вид деятельности подойдет тем, кто не хочет постоянно сидеть на удаленке.

Источник: shutterstock.com

К плюсам можно отнести развитие навыков общения, человек лично задает вопросы и решает проблемы на месте. Дома он выстраивает индивидуальный график и может выполнять задачи к установленному сроку без пустых разговоров с коллегами и бесконечных походов в курилку.

Как правило, число занятости в офисе устанавливают с учетом мнения сотрудника. Однако иногда работодатель требует посещать центр компании, чтобы спланировать график. Такой формат подходит, например, людям, которые живут в Подмосковье, а трудятся в столице.

• Распределение специалистов по рабочим локациям и тайм-зонам.

Некоторые сотрудники работают на компанию в России, а живут, например, в Турции. Они участвуют в созвоне с коллегами, которые находятся в офисах. Удаленка удобна тем, что можно выйти на связь из любой точки мира. Такой формат позволяет найти ценных сотрудников. Важно создать все условия для комфортного взаимодействия.

Не стоит забывать о разнице во времени. Потому что некоторые люди находятся в других часовых поясах и не могут участвовать в созвонах, когда в России день, а у них — глубокая ночь.

Данный вариант фактически предусматривает посменный график работы с дневными и ночными сменами. Чтобы избежать проблем, важно распределять нагрузку между сотрудниками.

• Удаленный формат для отдельных функций или проектов.

Если в компании более 30 человек, то можно настроить процесс так, чтобы 80 % работали из офиса, а остальные — на удаленке. Например, на дистант можно отправить бухгалтеров, маркетинговую службу и людей, отвечающих за документооборот.

Хороших специалистов такой формат обычно привлекает, ведь им позволяют трудиться из любой точки планеты. При этом владелец бизнеса экономит на обустройстве рабочих мест. Важно правильно распределить задачи и выбрать тех, кто все-таки останется в офисном пространстве.

ТОП-7 кейсов
из разных ниш с ростом
от 89% до 1732%

Узнать подробнее

Этапы организации удаленной работы

• Обеспечение коммуникаций.

При организации удаленной работы важно обратить внимание на тип коммуникации. Круглосуточное общение в чате раздражает большинство людей. Никто не хочет просыпаться в ночи и отвечать начальнику на сообщение.

Поэтому лучше выбрать формат таск-менеджера, где можно ставить задачи, устанавливать дедлайны, отслеживать прогресс. Люди будут заходить в программу и отчитываться о проделанной работе. Руководитель сможет контролировать все процессы и в нужное время получать необходимые данные по проекту.

К тому же в чатах постоянно появляются сообщения, не относящиеся к делу, люди высказывают личное мнение, за этим потоком теряются важные поручения. Если общаться исключительно в таск-менеджере, то нужные сообщения никто не пропустит.

• Внедрение системы управления задачами.

Чтобы контролировать работу людей на удаленке, необходимо подготовить пошаговый план. Его нужно актуализировать при смене задач. Однако держать план в голове или записать в блокнот недостаточно. Важно вносить каждый шаг в специальную систему и дать доступ к данным всем членам команды.

Источник: shutterstock.com

Конечно, методики управления проектами довольно сложны, хотя каждый хороший руководитель способен раскидать задачи и назначить по ним дедлайны. Это создаст четкую структуру управления и поможет удаленщикам влиться в работу на любом этапе. При создании плана очень пригодится системное мышление.

• Обеспечение техникой.

Не все компании готовы полностью оснастить оборудованием домашние офисы сотрудников. Но крупные игроки на рынке в этом заинтересованы. К примеру люди, занимающиеся телефонными переговорами, должны получить доступ к безлимитным звонкам и наушники с микрофонами.

Под некоторые задачи нужно установить программное обеспечение и дать доступ к внутренним документам компании. Важно, чтобы в процесс включился технический специалист, который удаленно сможет настроить компьютеры сотрудников, работающих из дома.

• Выстраивание процессов контроля и отчетности.

Выберите способ, которым вы будете пользоваться для инспекции сотрудников при организации удаленной работы. Можно созваниваться, но этого недостаточно, чтобы понять, что конкретно весь день делал специалист, выполнил ли он нужный объем задач.

Помимо соблюдения рабочего графика, важно обратить внимание на то, как сотрудники на удаленке справляются с заданиями. Что поможет отслеживать показатели:

• Давать понятные задачи. Удаленщикам нужно четко объяснить, что от них требуется. Все задачи должны соответствовать функционалу сотрудников, а руководитель обязан проверить, что задание им понятно и доступно.

• Установить дедлайны и промежуточный итог. Лучше контролировать задачи поэтапно, тогда можно отслеживать прогресс и исправлять ошибки по ходу работы.

• Обратная связь. Важно, чтобы она была подробной.

• Четко установленные сроки сдачи работы. Если специалист не справляется с поставленной задачей к дедлайну без объективных причин, его можно лишить премии или рассмотреть другие меры, которые мотивируют.

Регулярно общайтесь с удаленными сотрудниками с помощью онлайн-инструментов. Например, можно создавать видеоконференции, делать важные заявления в режиме совместных созвонов, собирать обратную связь во время сборов команды. Эти форматы позволят решать сложные проблемы, а сотрудник будет понимать, что сможет поделиться итогами работы с начальством и коллегами. Многим важно осознавать, что их труд оценили по достоинству.

• Создание единого хранилища с полезной информацией.

У удаленных сотрудников должен быть доступ к базе знаний компании. Там могут содержаться рабочие инструкции, полезная литература, документы и шаблоны договоров. К каждому важному проекту нужно создавать такой архив.

Источник: shutterstock.com

Важно систематизировать информацию, чтобы ее поиски не составили труда. Хранят ее на онлайн-дисках, а доступ дают только тем, кто имеет отношение к рабочему процессу. Это делается путем отправки ссылки к хранилищу с открытым доступом.

• Донесение правил корпоративной культуры.

Многие при организации удаленной работы сотрудников не уделяют этому пункту должного внимания. Обычно люди представляют себе такого специалиста как лодыря, который пьет кофе и всячески избегает рабочих задач. Если коллектив разбросан по разным городам, контролировать процесс будет довольно сложно. Особенно, когда сотрудников нужно сплотить на тимбилдингах или корпоративах.

• Меры, чтобы не допустить выгорания.

Новички быстро устают от удаленного формата занятости. Ведь они фактически не отдыхают, потому что считают дом рабочим местом. Чтобы избежать выгорания, важно следить за графиком сотрудников, не нагружать их в вечернее время и не звонить по пустякам.

Руководитель должен следить, чтобы сотрудник контролировал нагрузку. Больше 10 задач в день выполнить нормально невозможно. Обратите внимание на то, как человек на удаленке справляется с работой — возможно, он взял на себя много лишнего и банально не справляется.

Важный факт: одно интересное наблюдение из жизни удаленщиков не перестает удивлять. Многие люди неверно трактуют сообщения и интонации руководителя. К примеру, какой-то смайл в сообщении может насторожить или даже испугать удаленщика, ведь он не понимает, что этим хотел сказать начальник.

Важно следить за формулировками, не использовать лишние знаки и ясно выражаться. Иначе люди начнут искать смыслы, которые не были заложены в сообщениях. В будущем это может привести к выгоранию за счет накопившегося недовольства сотрудника.

• Правильное обучение новых специалистов.

Если вы переводите офисные сотрудников на удаленку, то не забывайте о правилах онбординга. Непросто привыкнуть к новому формату. Еще сложнее обучить совсем «зеленых» сотрудников. Им предстоит включаться во все рабочие процессы и общаться с коллегами, которых они совсем не знают. Сплотить такую группу для достижения общих целей будет довольно трудно.

Источник: shutterstock.com

Как адаптировать новичков при организации удаленной работы сотрудников:

1. На первом этапе предоставить необходимые данные о компании, рассказать ее историю, выдать обучающие материалы, инструкции, регламенты, списки специалистов и контакты.

2. Показать, как пользоваться рабочими программами и оборудованием.

3. Научить правилам общения и познакомить с коллегами.

4. Подключить онлайн-доступ ко всем площадкам, где общаются сотрудники. Дать возможность представиться и рассказать о себе, разместить информацию о человеке на ресурсах, где бывают коллеги, чтобы другие тоже познакомились с ним.

5. Четко объяснить задачи.

6. Предложить оставить обратную связь.

7. На первом этапе общаться с помощью голоса или по видеосвязи. Регулярно интересоваться, как новичок себя чувствует в период адаптации.

• Оценка качества удаленной работы.

Руководитель понимает, что дистант позволяет людям придумывать отговорки, чтобы откладывать выполнение работы. Поэтому и вводят жесткие критерии оценки, чтобы начальник в любой момент мог оценить занятость нерадивого сотрудника.

Конечно, многих эта система раздражает, потому что обычно метрики не имеют никакого отношения к реальной работе. Подробнее об этом поговорим дальше.

Необходимые инструменты для организации удаленной работы

Важно пользоваться инструментами, которые помогают общаться с сотрудниками регулярно и продуктивно.

На первом месте стоят сервисы-планировщики. Они дают возможность разбить цели на понятные задачи, отслеживать прогресс и организовать рабочие процессы для удаленки. Рассмотрим наиболее популярные:

• Яндекс Трекер. Позволяет ставить задачи разным командам, сортировать данные, получать отчеты по количеству рабочих часов.

• Kaiten. Доска, на которую можно поместить планы, задачи, отслеживать дедлайны и получать отчеты о рабочей деятельности.

Источник: shutterstock.com

В России работают приложения для созвонов, которые подойдут для общения команды:

• Яндекс Телемост. Можно общаться любое количество времени, записывать видео и включать режим демонстрации экрана для показа презентации.

• «Контур.Толк». Участники могут рисовать на общей доске, есть режим управления рабочим столом собеседника. Беседу легко расшифровать в текст после созвона.

Мессенджеры подойдут для ведения рабочих переписок. Рассмотрим актуальные форматы:

• MAX — в последнее время набирает все большую популярность.

• «Пачка» — дает возможность создавать каналы и чаты, созваниваться, добавлять гостевые аккаунты и приглашать на встречу коллег и партнеров.

• Telegram — позволяет создавать закрытые рабочие чаты для решения совместных задач.

Облачные хранилища нужны, чтобы давать удаленщикам доступ к документам. Если его предоставить, то любой сотрудник в нужное время сможет ознакомиться с важной информацией. Есть несколько видов дисков:

• Офисный пакет Google. Вы можете работать с документами одновременно с коллегами, создавать таблицы, презентации, редактировать их в режиме онлайн.

• Яндекс 360. В набор входят сервисы для работы с файлами, таблицами, документами и презентациями.

Базы знаний. Любая компания должна иметь архив данных, где содержатся инструкции, гайды, справки, шаблоны и документы. Где их можно создать:

• Teamly. Это сервис по созданию шаблонов для публичных библиотек, сайтов и таблиц.

• YoNote. Поможет в ведении инструкций и заметок на канбан-доске.

Вопрос объединения команды на удаленной работе

Люди на дистанте часто изолированы от остальных членов команды, они не чувствуют поддержки и не участвуют в общих делах. Поэтому быстро наступает выгорание и пропадает мотивация. Для сплочения сотрудников при организации удаленной работы используйте такие методы:

• Обсуждайте стратегию.

Каждый месяц нужно проводить созвоны, где стоит обсудить стратегию с коллегами. Расскажите, какие у компании планы, к чему она стремится, разберите задачи сотрудников, которые приблизят команду к цели. Важно, чтобы люди на удаленке осознавали, что их работа позволит добиться желаемого.

• Делитесь обратной связью.

Важно отмечать сотрудников, которые работают хорошо. Говорите не только о людях, но и об их достижениях, чтобы остальные стремились выполнять задачи лучше. Мотивируйте новичков к действиям, а их старших коллег — к самосовершенствованию ради достижения общих целей.

Источник: shutterstock.com

Если на созвоне вы заметили, что кто-то не справляется, поддержите его и предложите помощь. Только делать это нужно в личных сообщениях.

• Общайтесь в неформальных чатах.

Люди на удаленной работе мало контактируют друг с другом. Поэтому можно подтолкнуть их к неформальной коммуникации. Пусть в таком чате будут мемы, шутки, обмен опытом, смешными и интересными случаями. Это объединяет людей в команду.

Можно придумывать челлендж. Например, на тему спорта и личных достижений. Так вы сплотите людей из разных отделов. Не забывайте поздравлять сотрудников с днем рождения и профессиональными праздниками.

• Введите правила делового общения.

Чтобы люди в ходе личного общения уважительно общались друг с другом, надо создать правила переписки. Каждый должен с ними ознакомиться и принять. Что касается корпоративного чата, то там необходимо общаться по делу.

Методы оценки эффективности удаленной работы

Владельцы компаний нередко сталкиваются с проблемами при организации дистант-работы. Сотрудники не выходят на связь, игнорируют поручения, отвлекаются на домашние дела. Поэтому применяйте методы оценки эффективности каждого удаленщика.

Контроль времени занятости сотрудников

Сейчас есть программы, которые позволяют узнать, сколько времени человек работал за компьютером. Этот показатель трудно отследить самостоятельно. Хотя его можно измерить по тому, когда человек открывает рабочие программы и когда выходит из них. Для контроля рабочего времени рекомендуем использовать инструменты, которые нередко входят в пакеты управления проектами.

Например, программы от компаний ActiveTrak, Hivedesk, Teramind, Time Doctor, WorkExaminer надо предварительно установить на компьютеры сотрудников, чтобы видеть, чем они заняты в рабочее время.

Источник: shutterstock.com

Они помогают увидеть, какие клавиши нажимает человек, читать письма с бизнес-почты, видеть, какие файлы он передавал, сколько времени трудился в нужных программах. По каждому действию можно составить отчет, суммируя время, потраченное на выполнение задач. Таким образом менеджеры контролируют, что делает сотрудник в течение дня.

Программы позволяют делать скриншоты на рабочем столе. Например, Kickidler записывает видео с рабочего компьютера. И руководитель в любой момент может включить ролик и узнать, чем был занят удаленщик в служебное время.

Контроль результатов работы

Специалисты должны регулярно отчитываться о своей деятельности перед начальником. Один сотрудник весь день смотрит смешные видео в интернете, а другой — упорно трудится за двоих. Иногда человек делает все запланированное за пару часов, а остальное время отдыхает.

Важно учитывать рабочее время, если у вас почасовая оплата. Если же люди могут делать все быстро и качественно, их нужно награждать за результат, а не за проведенное за компьютером время.

Успешные команды фокусируются не на времени, проведенном на работе, а на способах быстро и качественно выполнять поставленные задачи. Поэтому важно установить программы, которые отслеживают результат. Это могут быть сервисы Jira, Notion, а также простые таблицы Excel или Google. Удаленные компании нередко задействуют Basecamp, Pivotal Tracker, Trello.

У каждого сотрудника — свой набор задач, поэтому важно оценивать их по индивидуальным показателям. Но метрики должны четко измерять полученный результат. К примеру, поставлена цель — добиться роста количества продаж через холодные звонки. Кроме контроля числа телефонных бесед важно отметить уровень удовлетворенности клиентов после общения.

Не забывайте использовать сервисы, чтобы делить задачи на более мелкие поручения. Это дает возможность отслеживать прогресс в процессе и вовремя исправлять ошибки. Установите дедлайны, контрольные точки, придумывайте способы, которые позволят объективно измерить результаты. Это даст возможность подключиться к работе менеджеру команды. Вместе вы установите показатели производительности для всех распространенных задач.

Дополнительные показатели продуктивности

Лаборатория MIT Human Dynamics изучала, насколько эффективны различные команды. Они исследовали и кол-центры, и больницы. Выяснилось, что продуктивно люди работают, когда социально вовлечены в командное дело. Эффективные сотрудники отлично общаются с руководителем, причем даже в неформальной обстановке.

Источник: shutterstock.com

В ходе онлайн-встреч можно вовлечь специалистов с удаленным режимом работы в командное дело. Нужно мотивировать их на совместное решение задач и проблем. Сейчас есть множество программ и сервисов для онлайн-созвона. Это Zoom, Webex, Microsoft Teams, Google Hangouts.

Еще один косвенный показатель продуктивности при организации удаленной работы — это уровень удовлетворенности специалиста.

Экономисты из университета Уорикса провели исследование, в ходе которого выяснилось, что счастливые сотрудники работали на 12 % лучше, а недовольные были на 10 % менее продуктивны. Если специалисты думают, что никому не нужны, не получают поддержки, начинают саботировать и выполняют задачи хуже и дольше.

Чтобы оценить уровень удовлетворенности сотрудников, нужно собирать от них обратную связь. Это могут быть негативные и позитивные сообщения.

Типичные ошибки в организации удаленной работы

1. Игнорирование введения отдельной стратегии перехода на дистанционный формат. Для начала нужно утвердить подробный план действий для удаленщиков, обеспечить их нужными условиями, а уже потом перестраивать работу бизнеса.

2. Нет четких правил. Утвердите график работы, установите цели, задачи, примите регламент по общению для удаленных сотрудников.

3. Игнорирование ведения планировщика. Чтобы сотрудники привыкли вести календарь, важно обучить их на собственном примере. Записали — поручили, это правило должно быть железным.

4. Нехватка каналов обратной связи. Можно использовать формы Google или Яндекс, которые сотрудники начнут заполнять, чтобы поделиться личным мнением или внести предложения.

5. Проблемы с тайм-менеджментом. Учите сотрудников грамотному распределению рабочего времени, чтобы они могли бороться с прокрастинацией.

Если будете учитывать эти ошибки, то скоро ваши сотрудники начнут показывать приличные результаты.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Источник изображения на шапке: shutterstock.com

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Как провести вебинар: правила, этапы, полезные инструменты
• Массовая рассылка email: задачи, виды, этапы создания

Забрать подарок