10 ошибок тайм-менеджмента

Зачем нужен тайм-менеджмент Причины дефицита времени 3 распространенных мифа о тайм-менеджменте Главные принципы тайм-менеджмента Тайм-менеджмент как инструмент бизнеса Главные ошибки тайм-менеджмента 10 правил тайм-менеджмента 7 сервисов и программ для тайм-менеджмента ТОП-5 книг по тайм менеджменту 10 ошибок тайм-менеджмента
Время чтения: 9 минут
Отправим материал вам на:

Из этой статьи вы узнаете:

  • Зачем нужен тайм-менеджмент
  • Причины дефицита времени
  • 3 распространенных мифа о тайм-менеджменте
  • Главные принципы тайм-менеджмента
  • Тайм-менеджмент как инструмент бизнеса
  • Главные ошибки тайм-менеджмента
  • 10 правил тайм-менеджмента
  • 7 сервисов и программ для тайм-менеджмента
  • ТОП-5 книг по тайм менеджменту

Время, в отличие от денег, является ограниченным ресурсом, который нельзя накопить на будущее. Потому очень важно научиться инвестировать его с умом. Для этого разработана специальная система знаний, которая именуется тайм-менеджментом. Это целый комплекс принципов и техник, позволяющих существенно повысить эффективность деятельности.

Но, как и в любом другом направлении, существуют определенные ошибки тайм-менеджмента, из-за которых достичь желаемого результата практически невозможно. Предлагаем разобраться в этом вопросе подробнее, чтобы прокачать не только собственные профессиональные стороны, но и другие сферы жизни.

10 главных ошибок тайм-менеджмента

Если в течение всего дня вы бегаете как белка в колесе, но в то же время ни одно из начатых дел не выполнили до конца, это означает, что вы совершенно не умеете ставить цели. Нужно научиться выделять основное из всего потока поступающих задач. Вы уже не раз пробовали внедрить тайм-менеджмент в свою жизнь, но до сих пор что-то не получается. Вам стоит проверить, а не совершаете ли вы одну из распространенных ошибок тайм-менеджмента?

  1. Вы не составляете список дел

    Эксперты установили, что составление списка дел на день, на который вы потратите максимум 10 минут, поможет сэкономить целых два часа. Это позволит вам наглядно оценить свои задачи, ранжировать их по степени важности, а также разделить большие и сложные дела на более мелкие.

  2. Вы не расставляете приоритеты

    После составления общего списка дел, обязательно выделите самые важные из них (например, обведите маркером). Они и будут являться вашими приоритетами на предстоящий день. Чаще всего эти дела оказываются еще и самыми трудными. Но только через их выполнение вы растете как личность и как профессионал. До полного выполнения сложных и важных задач откладывайте реализацию простых.

  3. Цели имеют неопределенную формулировку

    Все ваши планы имеют неопределенную формулировку. Это является одной из самых частых ошибок. Для сравнения, цель "Послушать музыку" достаточно размытая, а вот эта же цель, но с формулировкой "Послушать музыку с друзьями вечером в ресторане" уже гораздо понятнее и четче определена.

  4. Вы пытаетесь одновременно решать несколько задач

    10 главных ошибок тайм-менеджментаКак ни грустно осознавать, но все же придется согласиться с тем фактом, что в истории известны всего лишь единицы людей, которые могут выполнять несколько задач одновременно, при этом четко осознавая, что именно они делают. Но это исключение из правил. В основной своей массе обычные люди не способны на такое, и могут делать что-то одно, сохраняя при этом высокую эффективность.

    Не выполняйте несколько дел в одно и то же время, иначе вы рискуете сделать плохо и то, и другое. Попытки свести годовой отчет и совершить одновременно звонки постоянным клиентам вряд ли будут иметь ожидаемый результат. Каждую задачу выполняйте в отведенное для нее время.

  5. У вас не получается концентрироваться на рабочих вопросах

    У психологов есть такое выражение: "Каждого из нас отвлекает своя собственная собачка". Это означает, что не важно, где вы находитесь, ваше внимание постоянно увлечено чем-то другим, но не делом. Если вы работаете дома, то вас отвлекает громкий звук телевизора. Если вы в офисе, то помехой станет разговор коллег, пролетающая за окном птица или новости в интернете.

  6. Вы «слишком заняты», чтобы навести порядок в своей жизни

    Многие руководители говорят своим подчиненным: "Если у тебя беспорядок на столе, значит беспорядок и в голове!" И они абсолютно правы. Посмотрите, а у вас как обстоят дела с порядком на рабочем месте, в документах? Вы вообще об этом задумываетесь? Или в вашем расписании слишком много "важных" дел, которые вы не можете отложить? Как показывает практика, эта ложная занятость мешает сфокусироваться на работе и снижает ее эффективность.

  7. Вы все откладываете «на завтра»

    Ничто не бывает столь постоянным, как временные вещи. Это выражение вполне применимо и в тайм-менеджменте. Имейте ввиду, что если выполнение какой-то задачи вы отложили "на завтра", то скорее всего это будет "навсегда". Составляйте расписание дел на день. Это поможет вам избавиться от вредной привычки под названием "займусь этим через пять минут".Вы все откладываете «на завтра»

    В помощь вам будут программы-планировщики, которые вовремя напомнят о каком-то важном мероприятии. Займитесь делом, и тогда желание залипнуть в социальных сетях моментально исчезнет.

  8. Вы не умеете говорить «нет»

    Некоторые люди каждое сказанное "нет" путают с грубостью и невоспитанностью. Но ситуации бывают разные. Если у вас итак дел "выше крыши", а коллега просит сделать что-то, что не вписывается в ваш сегодняшний график, то не бойтесь отказать ему. Для вас невыполнение обязательств в установленный срок может стать причиной сильнейшего стресса. А если вы все-таки хотите помочь приятелю, то спросите, может ли он подождать до завтра, и тогда вы ему точно поможете. В данной ситуации выиграют все.

  9. Вы не умеете отдыхать

    Прямым следствием неумения сказать "нет" является данная ошибка. У вас элементарно на отдых не остается свободного времени. А может быть вы со своей излишней ответственностью продолжаете и дома решать производственные вопросы? Учитесь отдыхать не только в свободное время, но и в течение рабочего дня делать себе мини-перерывы.

    Это может быть смена вида деятельности, прогулка по коридору, но точно не чай с печеньками. В конечном итоге вы повысите концентрацию и вернете себе способность находить нестандартные решения проблемы.

  10. Вы совсем не знаете свой организм

    Каждому ли известны его биологические ритмы? Во сколько лучше лечь спать/проснуться, чтобы быть максимально продуктивным? В этом вопросе стоит быть осведомленным, чтобы с большей эффективностью распланировать рабочий день, поставив выполнение самых сложных задач на период большей мозговой активности.

Тайм-менеджмент способен подарить вам возможность ощущать контроль над собственной жизнью, при этом работать без стресса и получать максимальную отдачу.

Это доступно каждому человеку. Достаточно выполнять комплекс простых действий. Научитесь управлять своим временем и свободно общайтесь с интересными людьми, найдите для себя полезное занятие, получайте удовольствие от работы.

10 правил тайм-менеджмента

Сейчас, когда вы уже знаете, что управление временем – это навык, который может развить в себе каждый человек, перейдем к практике. Еще раз повторим, что все правила, о которых будет рассказано ниже, стоит применять в комплексе. Сначала у вас могут возникать сложности с самоорганизацией. Также на начальном этапе вы можете допускать некоторые ошибки. Но только преодоление себя и выход из зоны комфорта позволит вам перейти на новый уровень и повысить личную эффективность.


Правило №1 – планирование действий

Планирование действий

Как говорил один известный предприниматель: "Без плана можно только бредить!" Трудно с ним не согласиться. Планирование применяется во многих областях. Хотя для развития личной эффективности этот метод используют не все руководители. Даже если выполнение рабочих задач строго регламентировано, стоит прописывать свой личный план.

При этом используйте следующие методики:

  • Записывайте все цели. Пока ваша цель подробно не будет зафиксирована на бумаге или в электронном сервисе, она так и останется в категории "мечта" или "желание". Для человеческого мозга ее просто не будет существовать.
  • Заранее позаботьтесь о составлении плана задач. В идеале это стоит проделать вечером предыдущего дня. Напишите все предполагаемые действия, проранжируйте их в порядке важности и срочности. В первую очередь приступайте к выполнению самых сложных и крупных задач. В этом вам поможет следующий метод.
  • Подразделяйте крупные задачи на более мелкие. Этот метод получил название «Съесть слона по кусочкам». Суть его состоит в том, чтобы большие дела разбить на маленькие шаги. С помощью использования этого метода вы легко сможете решить проблему откладывания начала работы "на завтра".

Планирование нужно выполнять ежедневно. Этот процесс должен стать вашей полезной привычкой. Попробуйте определить самое подходящее для вас время для этого занятия. Это может быть вечер предыдущего дня или утро наступившего. Не забывайте оставлять небольшой временной запас на случай возникновения форс-мажорных обстоятельств, если установлены конечные сроки выполнения задач. Вы в скором времени убедитесь, что план – это ваш помощник, позволяющий сэкономить рабочее время.


Правило №2 – точно формулируйте свои цели

Долгосрочное и краткосрочное планирование как раз строится на постановке целей. Вряд ли вам удастся точно обрисовать какую-то цель, если вы плохо представляете себе конечный результат. Чтобы избежать подобных ситуаций, стоит воспользоваться методом разделения крупной цели на мелкие этапы ее выполнения.

Согласно другому методу, который стоит использовать при постановке целей – SMART – цель должна быть максимально конкретной, измеримой, актуальной и ее реализация должна ограничиваться временными рамками. Проверьте имеющиеся цели на соответствие указанным требованиям, чтобы избежать распространенных ошибок.


Правило №3 – фиксирование плана действий

Простое переписывание цели на бумагу или придание ей вида электронного документа – не самый удачный вариант. В данном случае больше подойдут специальные методики фиксации своих планов.

Идеальным вариантом будет диаграмма Гранта. Суть ее состоит в том, что в заранее подготовленные поля таблицы вы вписываете этапы выполнения своей задачи. Также проставляете конечные сроки реализации, приоритетность, точный временной отрезок, в течение которого будет происходить ее осуществление. Также с помощью диаграммы Гранта вы сможете объединять несколько схожих задач в общий пункт. И, наоборот, слишком сложные и многоплановые по выполнению дела вы сможете разделять на несколько мелких. Большим плюсом использования такого метода является и то, что полученный план будет наглядно отображать весь предстоящий объем работы. Так вы легко сможете оценить, что уже выполнено, а что еще только предстоит сделать. Кроме этого можно определить, сколько времени потребуется на выполнение всего проекта в целом.


Правило №4 – расставляйте приоритеты

Когда в плане появляется слишком много задач, то вы можете столкнуться с еще одной проблемой –абсолютно не понятно, с чего стоит начать. Далее может возникать стресс, нервное напряжение, прокрастинация. Для облегчения задачи есть несколько полезных методик. Вот одна из них. Метод «АБВГД». Вы обозначаете буквами от "А" до "Д" приоритеты слева направо в убывающем порядке.

  • А – самые важные цели;
  • Б – цели со средней степенью важности;
  • В – менее значимые поручения;

Это означает, что буквами "Г" и "Д" в вашем плане будут обозначены наименее значимые задачи, к выполнению которых вы можете приступить в последнюю очередь. Также не стоит забывать о принципе Парето, который гласит: "20 % всех ваших усилий приносят 80 % результата, а оставшиеся 80 % усилий приносят 20 % результата". Нужно лишь найти эти 20 % усилий, которые гарантированно приведут вас к точному и своевременному решению вопроса.

Существует еще один не менее действенный способ расстановки приоритетов – матрица Эйзенхауэра. Она получила название по имени своего создателя – одного из президентов Соединенных Штатов Америки. Согласно данной матрице, все дела из общего списка подразделяются на следующие категории:

  • срочные и важные;
  • важные и несрочные;
  • срочные и неважные;
  • неважные и несрочные.

Матрица Эйзенхауэра

Конечно, наибольшие усилия вы будете прикладывать к выполнению дел, которые попали в первую категорию. Их, как правило, стоит выполнять в первой половине дня, когда ваша продуктивность высока. Не откладывайте выполнение этих дел, так как чаще будете получать отрицательные последствия: срыв сроков дедлайна, не выполнение данных руководству обещаний, пятно на служебной репутации, стресс и нервное напряжение и т.д. Интересно, что лидером по эффективности считается квадрат матрицы, где записаны важные, но несрочные дела. Для их выполнения требуется выделить больше времени и не отвлекаться на другие несрочные задания.

Задачи, вписанные в третий квадрат, могут быть делегированы подчиненному персоналу, при наличии возможности. Для вас, как для руководителя, они не принесут ценного результата. Дела неважные и несрочные вообще могут быть вычеркнуты из расписания.


Правило №5 – держать фокус на главном

Для того чтобы стать успешным и продуктивным управленцем, вы должны развить способность работать и не отвлекаться на неважные и сиюминутные факторы. Они лишь сбивают концентрацию и увеличивают время выполнения задачи.

В этом вам поможет использование следующих техник:

  • Делегирование. Оно является одним из классических направлений тайм-менеджмента. Поручая неважные, но срочные пункты своим подчиненным, вы тем самым высвобождаете свое время, которое смело можете использовать на решение самых значимых стратегических задач.
  • Перенос несрочных дел. Для них можно выделить наименее ресурсные часы рабочего дня. Решение их не требует участия здесь и сейчас.
  • Умение отказывать. Это совсем не означает, что теперь вы станете единоличником, отказывающим всем окружающим в помощи. Здесь речь идет о том, что если выполнение каких-то дел ведет к напрасной потере вашего времени, вредит вашим интересам и тормозит развитие компании в целом, то вы просто обязаны сказать веское "нет". Так вы избавите себя от ненужных переживаний и обязанностей.

Будет уместным еще один полезный совет – знайте меру в количестве устраиваемых перерывов. Данная проблема очень часто встречается, когда из-за пониженной концентрации внимания, сотрудник позволяет себе множественные перерывы в работе. В итоге вы рискуете сорвать срок выполнения важного задания. Поймите саму суть явления: работайте, не увеличивая количество перерывов на отдых без надобности, а приложите все усилия к повышению концентрации на выполняемом деле.


Правило №6 – анализ полученного опыта

В вопросе развития личной продуктивности руководителя, одним из важнейших пунктов является контроль. Отводите часть времени на то, чтобы оценить ваши предыдущие результаты, полученные в процессе применение тайм-менеджмента. Детально проработайте пройденные ситуации, на которые вам пришлось потратить немало сил и времени, но нужный результат вы так и не получили. Постарайтесь сделать правильные выводы, чтобы впредь не совершить подобных ошибок.

Будьте осознанными и держите максимальную концентрацию на выполнении одной конкретной задачи. Если вы замечаете, что начинаете отвлекаться на посторонние дела и ваше внимание постепенно рассеивается с одной задачи на несколько мелких, то сделайте непродолжительный перерыв. После этого снова возвращайтесь к рабочему процессу.


Правило №7 – не стоит забывать про отдых

Сейчас и врачи, и психологи настоятельно рекомендуют людям научиться отдыхать. В постоянной гонке за результатом мы забываем про свое здоровье и поддержание ресурсного состояния. Как следствие, зарабатываем себе нервозность, апатию и непредвиденные траты семейного бюджета на восстановление сил. Старайтесь чередовать интенсивную работу с отдыхом. Но не забывайте, что он должен быть максимально качественным. Игра за рабочим компьютером или чтение на нем же электронной версии книги отдыхом не считаются. После работы в офисе больше времени проводите на свежем воздухе. Отдавайте предпочтение пешим прогулкам.

Не стоит забывать про отдых

Не забывайте о правильном и здоровом сне. Уделяйте больше времени общению с близкими и друзьями. Найдите себе занятие, которое вас увлечет. Работа в режиме "максимум", направленная на достижение корпоративных сверхзадач – это конечно здорово, но не стоит на этом ограничивать свою жизнь. Чтобы постоянно с легкостью достигать поставленных целей, нужно уметь переключаться с рабочих вопросов на отдых. Научитесь радоваться жизни и регулярно восстанавливать свои ресурсы. Занятия спортом, безусловно, вам в этом помогут. В выборе вида ориентируйтесь на свои возможности и личные желания.


Правило №8 – ведение хронометража

Если вы в течение рабочего дня чувствуете упадок сил, но не понимаете, на что ушло все ваше время, то хронометраж в данном случае вам просто необходим. Пусть у вас войдет в привычку фиксировать все дела, которые вы делаете в течение рабочего дня. Пишите на бумаге или в электронном виде все ваши действия и время, затраченное на них. Затем вы можете оценить полученный результат, который вас явно удивит. Скорее всего, обнаружится, что большая часть драгоценного времени ушла на выполнение бесполезных занятий (серфинг в социальных сетях, просмотр развлекательных программ, новостной ленты, игры и др.). Основное преимущество методики хронометража в том и состоит, что она дает возможность увидеть реальных паразитов, "съедающих" ваше рабочее время. После этого вы начнете борьбу с ними.


Правило №9 – используйте время ожиданий

Много ли времени вы проводите в транспорте по пути на работу или домой, в очередях супермаркета? Занимаетесь ли вы тогда чем-то полезным? Скорее всего нет. В основном, время, затраченное на дорогу, люди проводят впустую, что является их ошибкой. А если в метро прослушать аудиокнигу, совершить деловой звонок или записать свои размышления на диктофон? Попробуйте! Это будет гораздо эффективнее, чем просто ничего не делать.


Правило №10 – принцип 15 минут и «Помодоро»

Этот принцип идеален для руководителей, которые склонны часто откладывать начало дела на "завтра".

Принцип 15 минут и «Помодоро»

Принцип очень прост: стоит всего лишь заставить себя 15 минут без отрыва выполнять какую-то задачу. Вы обнаружите, что после этого становится гораздо легче работать и совсем не хочется прерываться. Мозг будет воспринимать начатую, но не завершенную задачу как помеху, которую постарается устранить в кратчайшие сроки.

Если вы руководитель, но еще не научились концентрировать свое внимание на одной задаче, то техника «Помодоро» для вас будет оптимальна. Суть ее заключается в следующем: поставьте таймер на 25 минут, в течение этого времени, не отвлекаясь на посторонние факторы, выполняйте свою работу. После 25-минутного отрезка сделайте себе перерыв 5 минут. Далее снова приступайте к рабочей сессии на 25 минут. После четвертого повтора устройте отдых на 15 минут.

7 сервисов и программ для тайм-менеджмента

7 сервисов и программ для тайм-менеджмента

Вот список полезных приложений, которые помогут вам в процессе внедрения тайм-менеджмента в свою жизнь:

  • Google Keep

Google Keep – это электронный блокнот, который дает возможность создавать обычные записи и пронумерованные списки. Это достаточно простая программа, которая поддерживает все мобильные платформы. Преимуществом этого сервиса является возможность доступа ко всем записям с любого устройства, где выполнен вход в ваш Google-аккаунт. По дороге домой или на работу вы уже можете начать создавать или редактировать документ со своего мобильного устройства, а продолжить – дома или в офисе с компьютера.

  • Maniac Time

Как видно по названию программы, она преследует вас на протяжении всего дня как маньяк. После того, как вы произвели запуск, она осуществляет сбор информации обо всех открытых приложениях и времени работы с ними. В завершении дня эти данные можно проанализировать и посмотреть, сколько часов вы тратите на совершение различных действий (реальное время и процентное выражение).

  • Leader Task

Программа, совмещающая в себе несколько полезных функций: органайзер, планер, календарь, менеджер файлов. Достаточно широкий функционал дополнен также возможностью индивидуальной настройки (по приоритетам), способностью визуализировать ход выполнения проектов, синхронизировать свои данные между устройствами на разных платформах и с Outlook. Прежде чем приобретать программу, разработчики предоставляют отличную возможность бесплатного тестового использования в течение 45 дней.

  • Microsoft Outlook

Многие знакомы с этим сервисом как почтовым клиентом, но на самом деле это всего лишь одна из его функций. В Outlook представлена возможность работы с календарём и планером. Они достаточно удобны и понятны всем пользователям Office.

  • Microsoft OneNote

С недавнего времени этот сервис распространяется на бесплатной основе и входит в пакет Microsoft Office. Он не является мега революционным, хотя и предлагает сильный инструментарий. Основным его преимуществом является поддержка рукописного ввода для планшетов.

  • Remember TheMilk

Кроме списка дел, этот сервис предлагает целый ряд возможностей, позволяющих разгрузить память человека. Это и настройка E-mail и sms-оповещений о запланированных делах, и управление заметками Evernote, работа с приложением при отсутствии устойчивого Интернета, возможность синхронизации с Google календарём.

ТОП-5 книг по тайм менеджменту

Книга № 1. Автор — Брайан Трейси: «Тайм-менеджмент»

В этой книге говорится о том, как перестать копить важные дела и откладывать их в долгий ящик. Автор книги Брайан Трейси более 30 лет исследовал тему личной эффективности. Он считает, что она тесно переплетается с достижением успеха в бизнесе. Одна из основных мыслей, которую автор данной книги хочет донести до читателя — эффективное распоряжение и управление своим временным ресурсом незамедлительно приведет вас к росту уровня доходов и ускорит процесс достижения успеха в других областях жизни.

Книга № 2. Автор — Глеб Архангельский: «Тайм-драйв»

Эта книга станет настоящей палочкой-выручалочкой как для делового человека, так и для обычных парня или девушки. Она подойдет для тех, кто желает навести порядок в своей жизни. «Тайм-драйв», благодаря легкому и понятному языку написания, отсутствию лишнего пафоса и "воды", найдет отклик у широкого круга читателей.

ТОП-5 книг по тайм менеджменту

Книга № 3. Автор — Дэн Кеннеди: «Жесткий тайм-менеджмент: Возьмите свою жизнь под контроль»

В этой книге автор предлагает нам "выжимать до последней капли" каждый проживаемый день, чтобы достигать максимально возможной продуктивности. Для среднестатистического обывателя Дэн Кеннеди в прямолинейной форме приводит ряд советов, молниеносно поднимающих продуктивность. Автор предлагает безжалостно искоренять свои вредные привычки, мешающие развитию и тормозящие его, и встраивать новые, полезные.

Книга № 4. Автор — Керри Глинсон: «Работай меньше, успевай больше»

Это произведение станет по истине вашей настольной книгой, прочитав которую, вы избавитесь от привычки прокрастинировать, научитесь управлять стрессом в море постоянно возникающих и важных задач. Вы сможете находить баланс между работой и личной жизнью. Также на страницах этой книги вы познакомитесь с такими приемами — как, уделяя не более 10 минут планированию, успеть в 2-3 раза больше, чем вы могли до этого.

Книга № 5. Автор — Светлана Гончарова: «7 заповедей организованной мамы»

Эта книга подойдет как для мамочек в декрете, так и для женщин, чьи дети более взрослого возраста. Естественно, количество детей в семье удлиняет список дел на день, которые нужно успеть. А значит, должен быть грамотный подход к планированию. В этой суматохе также важно найти время для мужа, и конечно же, для себя любимой. Что и как следует учитывать, на что обратить внимание, если у вас большая и активная семья — это и многое другое вы узнаете из книги«7 заповедей организованной мамы».

Основополагающим принципом продуктивного тайм-менеджмента является комплексное соблюдение всех правил. Уделяйте внимание и находите время для планирования дня, грамотной расстановки приоритетов, формулирования целей. Невозможно удержать все в голове, поэтому доверьте свои мысли и планы ежедневнику. Бумажный это будет формат или электронный – только дело вашего вкуса. В первое время, скорее всего, будет сложно. Но ни в коем случае не останавливайтесь, а продолжайте соблюдать правила. Совсем скоро это войдет в привычку. Не секрет, что многие из известных личностей добились большого успеха и славы именно благодаря правильному управлению своим временем и жизнью. Одним из способов такого управления является тайм-менеджмент. Обязательно пробуйте и убедитесь в этом лично. При этом не бойтесь совершать ошибки.

article_banner.png

ошибки тайм менеджмента

Статья опубликована:

Читайте также

Генератор Продаж
Опубликовано
Генератор Продаж
г. Рязань, Куйбышевское шоссе, 25
Телефон: 8 (800) 775-43-06