Самоменеджмент: правила, этапы, подводные камни

Самоменеджмент нередко путают с тайм-менеджментом, сводя его к простой организации рабочего времени. Однако это не совсем верно, ведь описываемое понятие более широкое, и, хоть тайм-менеджмент является его неотъемлемой частью, существуют и другие значимые составляющие, и методы.

В целом, самоменеджмент требуется в повседневной жизни, карьере, но наиболее ярких изменений с его помощью можно достичь именно в работе. В статье мы расскажем, что такое самоменджмент, из чего он состоит, и какие мифы и проблемы встречаются на пути тех, кто хочет упорядочить свою жизнь и достичь высоких целей.

Понятие самоменеджмента

Каждый человек является обладателем собственных ресурсов. Это время, финансы, личные отношения и профессиональное развитие. Научиться управлять ими так же необходимо, как и руководить производством. В этом поможет самоменеджмент, включающий в себя целый комплекс нужных мероприятий.

Хороший самоконтроль – залог успеха в любой сфере жизни. Умение управлять собой высоко ценится в деловых кругах. На качество личной жизни оказывает заметное влияние способность партнеров управлять своими эмоциями.

По отношению к собственной жизни люди условно разделяются на два типа: активные и созерцатели. Первыми применение самоменджмента происходит на уровне интуиции. К этому их подталкивает желание добиться больших успехов в жизни.

Вторые пассивно плывут по течению. Чаще всего они бывают хорошими ответственными исполнителями, но не более того. Конечно, познакомиться с основами самоменеджмента им не помешает.

Есть и такие, для которых самоорганизация и самоконтроль – пустые слова. Не обладающие этими навыками люди постоянно подводят остальных, везде опаздывают, не выполняют обещания. При попытке уличить их в проступке, они не признают вины, начинают оправдываться и лгать. Такие люди редко находят поддержку в коллективе, да и общаться с ними мало кто хочет.

Заниматься перевоспитанием взрослого человека – неблагодарное и бесполезное занятие. Тут никакие психологи не помогут. Поднять самоорганизацию может только тот, кто сам этого захочет. Работать над изменением привычного образа жизни очень трудно, не каждому такая задача по плечу, но результаты тех, кто справился, впечатляют. В данной ситуации самоменджмент – наиболее эффективный инструмент.

Функции самоменеджмента

Самоменеджмент нужен для того, чтобы:

• Понимать, насколько высок уровень своих ресурсов в той или иной области.

• Эффективно использовать их без вреда для окружающих.

• Если уровень недостаточно высок, развивать и усиливать ресурсы.

• Изучать варианты и приобретать новые средства, свойства и потенции.

Главные методы самоменеджмента:

• Целеполагание. Определение и постановка основных пределов, наблюдение за улучшением результатов по мере достижения запланированного, возможность корректировки ориентиров.

• Управление временем. Рациональное планирование и повышение эффективности использования временны́х ресурсов, качественное распределение деятельности по периодам, определение приоритетов.

• Принятие решений. Развитие аналитического мышления, умения составлять прогнозы и слушать свой «внутренний голос» в целом может повлиять на рациональность или нерациональность принятого решения.

• Самоконтроль. Управление собой в различных обстоятельствах, включая эмоциональную составляющую, умение видеть себя и положение дел со стороны.

• Саморазвитие. Повышение уровня ресурсов в различных областях жизни, от здоровья до карьеры, планирование их использования.

• Коммуникация. Работа над навыками общения, умением слушать и слышать собеседника или оппонента, способностью отстаивать и доносить до окружающих свое мнение, оказывать влияние.

Чтобы определить уровень самоменджмента человека, надо оценить, насколько он удовлетворен своей жизнью, чего сумел достичь в различных сферах, с какой динамикой двигался к промежуточным целям. А для начала понять, существуют ли эти самые цели.

Преимущества самоменеджмента

Наличие эффективного самоменеджмента существенно улучшает позиции не только руководителей организации, но и остальных людей, занимающихся какой-либо деятельностью.

Это связано с целым рядом положительных моментов:

• экономия временных и других ресурсов при решении разного рода задач;

• рациональная организация труда, при которой заметно увеличиваются экономические и иные результаты по сравнению с обычными условиями;

• защита от стресса, когда возникает страх не успеть или что-то не сделать вовремя;

• чувство гордости и морального удовлетворения, которое приносит хорошо и вовремя выполненное задание как исполнителю, так и его начальнику;

  

• мотивация человека к продолжению активных действий при наличии видимого результата работы;

• рост профессионализма и повышение квалификации при обеспечении четкого планирования своей деятельности;

• помощь самоменеджмента в поиске более коротких путей достижения поставленных целей, нежели тех, которыми приходилось пользоваться ранее и тратить на реализацию задуманного гораздо больше времени.

Время, которое пришлось использовать на подготовку и планирование работы, окупится не только хорошими результатами, но и приобретением полезных навыков управления собственными ресурсами.

4 мифа о самоменеджменте

1. «Самоменеджментом пусть пользуются руководители. Вот когда стану начальником, тогда и начну учиться».

   Не начнете, если не измените свое мнение. Основная цель самоменеджмента не в том, чтобы быть грамотным руководителем. Он нужен для того, чтобы научиться максимально эффективно использовать собственные таланты и возможности, не плыть по течению, а управлять своими действиями, бороться с внешними обстоятельствами, добиваться успеха в управлении собственной жизнью, тем самым улучшая ее качество.

   

   Вот почему данная возможность важна для любого человека, независимо от занимаемой должности. Умение управлять собой помогает добиваться высоких результатов и дарит понимание того, что жизнь удалась во всех отношениях. Самоменеджмент в работе необходим тем, кто настроен стать успешным в своей деятельности, особенно для топ-менеджеров. От их труда напрямую зависит успешное движение компании к поставленным целям.

2. «Самоменеджмент необходим лишь в особых случаях: когда надо завершить сложный проект или мобилизовать все силы для работы в авральном режиме. В другие дни он мне не нужен».

   Когда идет работа над сложным проектом, продуктивность поначалу падает. Если в этой ситуации пытаться использовать самоменеджмент, то вряд ли он улучшит положение. Идеальным считается вариант, когда управление своим временем и деятельностью входит в постоянную привычку и определяет стиль жизни. Но на такое способны далеко не все.

   С другой стороны, применение самоменеджмента в качестве эффективного инструмента при авралах и больших проектах вполне возможно. И если вы смогли с его помощью получить хорошие результаты в трудной ситуации, то почему бы не делать это постоянно?

   Имейте в виду, что навыки самоменеджмента невозможно приобрести непосредственно в тот момент, когда они понадобились. Они должны постоянно оттачиваться, как знание иностранного языка.

   Вы либо говорите на нем, либо нет, не надо думать, что нужные слова сами придут в голову при встрече с иностранцем. Как язык забывается без постоянной практики, так и умение управлять собой постепенно сойдет на нет, если его не использовать в повседневной жизни.

3. «Самоменеджменту никто не может научиться».

   В фильме «Служебный роман» секретарша (в исполнении Лии Ахеджаковой) уверенно заявляет: «Даже зайца можно научить курить, а уж для разумного человека тем более нет ничего невозможного». Специалисты подтверждают: самоменеджменту научиться можно или самостоятельно, или на специальных курсах.

   Если надо обучить сотрудников компании, то более эффективно использовать для этого курсы в корпоративном формате. Для самостоятельного обучения подойдут не только книги по теории самоменеджмента, где даны основные стандарты и технические приемы. Полезно будет также почитать биографии и автобиографии известных людей, где говорится о том, что именно сделало их великими.

4. «Я никак не могу заставить себя собраться и стать более организованным».

   Подумайте хорошо. Возможно, за словом «не могу» скрывается обычное «не хочу». Пока вас устраивает любимое платье, которое вы с трудом, но натягиваете, найдется множество причин для переноса диеты на очередной понедельник. Но как только оно лопнет по шву в самый неподходящий момент, ограничения в питании начнутся сразу же.

   Точно так же увольнение из-за срыва серьезного проекта станет мотивацией для того, чтобы заняться самоменеджментом. Но лучше до этого не доводить, а найти подходящую мотивацию чуть раньше.

4 концепции самоменеджмента

Основная цель самоменеджмента – реализация своих возможностей не только на работе, но и в личной жизни. Для этого необходимо преодолевать неблагоприятные обстоятельства и сознательно управлять своей жизнью. Ниже приведены основные концепции самоменеджмента.

Концепция Зайверта

Рассмотрим первую концепцию из приведенных в данной статье. Она разработана Л. Зайвертом и содержит те самые шесть функций, о которых говорилось выше – постановка целей, планирование, принятие решений, организация и реализация, контроль, информация и коммуникация. Автор предлагает методику, помогающую реализовать каждую из них.

Главным достоинством применения этой концепции Зайверт считает экономию и рациональное использование собственного времени – самого важного личного ресурса, которого часто не хватает.

Проблемы карьеры данная концепция самоменеджмента решить не поможет. Но ее функции окажут практическую пользу тем, кто хочет проявить себя на работе и добиться заметных успехов в своей сфере деятельности.

Концепция способна:

• дать представление о том, что такое самоменеджмент через его определение, обозначение его функций, цели, техники использования, заострить внимание на преимуществах;

• нацелить на индивидуальное управление деятельностью во всех сегментах самоменеджмента – постановке целей, планировании, принятии решений, реализации и организации, контроле в сочетании с информацией и коммуникацией в каждом из них, а по классической теории – это уже индивидуализация менеджмента;

• ориентировать на самооценку возможностей менеджера в каждой из функций, сравнивать полученный результат с тем, что заложено в норме, дать рекомендации по ее улучшению.

Можно утверждать, что концепция Зайверта и предлагаемая им техника менеджмента могут быть использованы для самоменеджмента деловой карьеры, но не полностью, а лишь в конкретной ее части.

Речь идет о самооценке собственных деловых навыков и их развитии для достижения успеха на каждом месте работы, о сокращении времени на то, чтобы освоиться на следующей ступени карьерной лестницы. А вообще управление деловой карьерой – это специальное направление менеджмента. Поэтому универсальные методы самоменджмента не помогут добиться эффективных результатов в данном случае, так как в них не предусмотрено данное понятие.

Концепция Вудкока и Френсиса

В основе этой концепции самоменджмента, разработанной М. Вудкоком и Д. Френсисом, лежит идея ограничений. Авторы предлагают осуществлять саморазвитие через изучение, осознание и преодоление разного рода ограничений, сдерживающих потенциал развития и мешающих личному росту и успешной деятельности как отдельного человека, так и организации в целом.

Саморазвитие помогает эффективно управлять своими действиями.

Для этого менеджер должен обладать:

• способностью управлять собой;

• адекватными личными ценностями;

• четко поставленными личными целями;

• стремлением к постоянному индивидуальному росту;

• привычкой решать проблемы;

• изобретательностью и способностью воспринимать новое;

• умением влиять на окружающих;

• знанием современных методов управления;

• способностью руководить;

• умением работать с подчиненными, обучать и развивать их;

• потенциалом создавать и продвигать эффективные рабочие группы.

Наличие перечисленных качеств помогает каждому работнику адекватно оценить свои возможности по отношению к тем требованиям, что предъявляет работодатель.

Концепция культуры деловой жизни

Очередная теория самоменеджмента принадлежит А. Хроленко и основана на идее культуры деловой жизни, которую необходимо понять и принять.

В таком ключе самоменеджмент предстает как свод полезных деловых советов и рассуждений, предназначенный для повышения уровня деловой культуры в различных сферах. Это касается методов личной работы, культуры делового письма, взаимоотношений с окружающими, умения вести деловой разговор, организации и проведения совещания, манеры выступления и всего образа жизни менеджера в целом.

Общим между самоменеджментом и деловой культурой можно считать то, что работа над улучшением своих деловых качеств приводит к расширению профессиональных возможностей и позволяет продвигаться по служебной лестнице.

Данная концепция также оказывает некоторое влияние на карьеру в части улучшения деловых возможностей. Но без блока самооценки методы самоменеджмента имеют слишком общее, универсальное значение, не учитывают потенциал конкретной личности. Да и основные механизмы и законы развития деловой карьеры остаются в стороне.

Концепция Бабеля и Швальбе

Завершающая концепция самоменеджмента, принадлежащая Бабелю и Хайнцу Швальбе, больше всех остальных ориентирована именно на карьеру, точнее, на связь карьеры с успехом.

Что понимать под успехом? Это результат деятельности человека, соответствующий его ожиданиям, системе ценностей, жизненным целям и получивший положительную оценку общества. Ориентация на успех служит основной мотивацией для продвижения по карьерной лестнице.

Когда человек нацелен на успех, он рассчитывает прежде всего на себя, личные деловые качества. Поэтому ему необходимо заниматься самопознанием, совершенствоваться в своих возможностях. Но это только половина дела.

Не менее важно результаты, полученные в процессе самосовершенствования, воплотить в профессиональные достижения. Для этого необходимо разработать собственную концепцию деловой карьеры, в которой объективно учесть свои достоинства, недостатки и сориентировать ее на собственное представление об успехе.

В создании такой концепции поможет анализ ответов на следующие вопросы:

• Сколько сил готов потратить работник для достижения успеха?

• Будет он работать самостоятельно или под опытным руководством?

• Готов ли специалист пойти на определенный риск ради успеха?

• Какую карьеру человек готов построить – предпринимательскую или служебную?

Предлагаются профессиональные советы по организации бизнеса в сложных рыночных условиях современной экономики.

Ключевые принципы самоменеджмента

Формулировка личной миссии

Когда дело приносит удовольствие, то очень легко потерять меру и большую часть времени тратить на работу, а для сна, занятий спортом, общения с друзьями и личной жизни оставлять лишь небольшое количество часов.

Самоменеджмент принесет ожидаемый результат, если вы определите долгосрочные цели на 10-20 лет. Они станут основой ваших трех жизненных направлений.

Для этого вам необходимо:

1. Определить свои личные ценности.

2. Составить собственное понятие идеального дня.

3. Найти формулировку индивидуального предназначения.

Формулировка личной миссии поможет выстроить каждый вид деятельности в соответствии с поставленными целями. Вам будет гораздо легче управлять собой, когда будут расставлены все приоритеты, включая время на сон, спорт, семью.

Выработка привычек

Базовый метод самоменеджмента – формирование привычного образа жизни. Привычки имеют большое значение для человека, помогая сэкономить время, необходимое для принятия решений.

Вы не задумываясь выполняете работу, которую смогли сделать своей привычкой – это может быть ежедневная утренняя пробежка или регулярный просмотр электронной почты по вечерам.

Создать привычку легко – надо начинать с чего-то простого, необременительного. Например, взять за правило раз в неделю после работы ходить в фитнес-центр. Легкая 15-минутная разминка, не требующая присутствия тренера, наполнит вас бодростью и поможет держаться в хорошей форме.

Создание ритуалов

Для того, чтобы привычка сохранилась надолго, нужна основа – ритуал. Если вы привыкли по выходным бегать в парке рядом с домом, то ритуалом будет то, что вы делаете до, во время и после пробежки:

• До: идете в ближний парк.

• Во время: слушаете любимые песни.

• После: на 15 минут «зависаете» в соцсетях.

Если окружить привычное занятие тем, что доставляет удовольствие, то вы быстрее сформируете привычку и надолго удержите ее в своем арсенале.

Попробуйте начинать день с записей в дневнике.

Сосредоточение на одной цели

Многозадачность – понятие не для вас. Распыляя свои силы по нескольким направлениям, вы не сможете качественно решить каждую из них.

Попытка одновременно решить все поставленные перед ним задачи не дает неопытному менеджеру сосредоточиться на стратегически важных проблемах.

Можно сказать, что стратегией должны заниматься владельцы бизнеса. Но ведь вы тоже собственник вашей жизни, поэтому стратегическое мышление – ключевой момент эффективного самоменеджмента.

Выбирайте по одной главной цели или задаче в день и все свои усилия сосредоточьте на ее успешном завершении. Либо найдите такую задачу, решение которой облегчает выполнение других задач из вашего списка или вовсе отменяет их за ненадобностью.

Подготовка к выполнению задания

Как говорил Авраам Линкольн, если ему дадут шесть часов на то, чтобы срубить дерево, то первые четыре часа он потратит на заточку топора.

В нашем случае «точить топор» означает провести качественную подготовку к выполнению задания. Это касается не только организации производственного процесса, но и подготовки к отдыху и сопутствующим неформальным мероприятиям.

Чтобы эффективно решать задачи, они должны быть реальными для выполнения (например, прочитать одну книгу за месяц). Надо лишь сосредоточиться на тех моментах, которые помогут достичь поставленной цели и личной миссии.

Умение говорить «нет»

Как ни странно, но довольно часто надо уметь отказываться. Тогда самоменеджмент станет еще эффективнее.

Все знать невозможно и не нужно. Поэтому не старайтесь помочь любому и бросаться на выполнение каждой просьбы. Иногда полезнее ответить, что вы этого не знаете и не собираетесь узнавать, чем проявлять внимание и говорить «я сейчас выясню и все сделаю».

Отказывать не всегда приятно, но тем самым вы экономите собственное время. А это – самый ценный ресурс, которым нельзя разбрасываться.

Подготовительный этап самоменеджмента

Прежде чем начинать внедрять самоменеджмент, необходимо проанализировать то, как вы работаете, на что тратите свое время. Анализ проводится в течение нескольких рабочих дней и помогает выяснить, почему образуется нехватка столь ценного ресурса.

Первый этап – составление инвентарной описи всех дел, в которых участвует человек в течение рабочего дня.

Второй этап — анализ затраченного на выполнение работ времени по его эффективности. Для этого надо охарактеризовать всю рабочую неделю по следующим критериям:

• А — была ли работа необходима? — Да. — Нет.

• Б — было ли оправдано потраченное на ее выполнение время? — Да. — Нет.

• В — было ли время, необходимое для выполнения работы, определено сознательно? — Да. — Нет.

Далее надо рассчитать:

1. общую продолжительность работы в течение каждого дня (ОПД);

2. продолжительность работ, по которым руководитель ответил «нет» (ПА, ПБ, ПВ);

3. вычислить соотношения:

4. ПА / ОПД * 100 %;

5. ПБ / ОПД * 100 %;

6. ПВ / ОПД * 100 %.

Если работа руководителя признана необязательной более, чем на 10 %, то причина кроется в делегировании дел и расстановке приоритетов.

Если расход времени превысил разумные пределы в более чем 10 % случаев, то причиной перерасхода могла стать слабая самодисциплина, некомпетентность и т. д.

Если в более чем 10 % случаев завершение работ определялось «на глазок», то руководителю следует обратить внимание на существующую проблему с планированием рабочего времени.

Третий этап — анализ данных, собранных в таблицу «Листок дневных помех». Необходимо установить пять основных причин потери времени, чаще других встречающихся в таблице.

Отметим наиболее существенные помехи для рационального использования столь ценного ресурса:

• расплывчатая постановка цели;

• отсутствие системы приоритетности дел;

• попытка выполнить слишком многое за один раз;

• непродуманное планирование трудового дня;

• отсутствие самоорганизации, заваленный документами стол;

• слабая мотивация (индифферентное отношение к работе);

• телефонные звонки, мешающие работать;

• случайные посетители;

• неполная или несвоевременно поступившая информация;

• неумение говорить «нет»;

• отсутствие самодисциплины;

• неоправданно длительные заседания;

• спешка, торопливость;

• отсутствие связи (коммуникации) или не налаженная обратная связь;

• пустые разговоры не по делу;

• неумение делегировать дела; и т. д.

5 основных этапов самоменеджмента

Чтобы четко определить ориентир, надо осознать три момента: где вы находитесь сейчас, куда в итоге хотите попасть и где не должны оказаться.

Этап 1. Постановка целей

Процесс временный, поскольку цели организации со временем могут меняться в зависимости от внешних и внутренних факторов.

Важно, чтобы краткосрочные цели соответствовали долгосрочным и были четко сформулированы. Правильно поставленные ориентиры помогают представить конечный результат. Цели – это не догма. Под воздействием различных обстоятельств их можно и нужно изменять, корректировать. Чаще всего на корректировку целей влияют события, происходящие вне организации.

Один из популярных методов для постановки базовых задач – SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time bound).

Этап 2. Планирование

Данный этап очень важен. От его выполнения зависит рациональное использование ценного временного ресурса. Грамотное планирование повышает качество выполнения задач и способствует скорейшему достижению целей. По своему значению планирование фактически служит подготовкой к действиям. Определять надо не только ежедневные дела, но и выполнение среднесрочных и долгосрочных задач.

Опытные менеджеры уверены, что тщательное планирование, входящее в самоменеджмент руководителя, заметно экономит время, помогает решить задачи и получить отличный результат в короткие сроки. Эта деятельность благотворно влияет не только на работу компаний, но и очень полезна для каждого человека.

Всегда должен работать принцип: регулярность – системность – последовательность. Это означает, что планирование должно быть регулярным, системным и последовательным. Тогда вся работа будет выполнена в срок.

Этап 3. Принятие решений

Здесь очень важно соблюдать приоритетность выполнения задач – какие из них требуют немедленного решения, а какие можно отложить на конец рабочего дня. Проблема многих руководителей заключается в том, что они пытаются работать в режиме многозадачности – делать все сразу. Это приводит к тому, что на выполнение множества незначительных проблем уходят все силы, а важные задачи остаются нерешенными.

Поэтому для самоменеджмента в работе управленцев были разработаны методы, помогающие в принятии правильного решения:

• Принцип Парето, или соотношение 80 : 20. Эта пропорция подтверждает правило: до 80 % всех задач можно решить за 20 % рабочего времени. Поэтому первыми к исполнению должны быть выбраны наиболее серьезные и важные проблемы.

• АБВ-анализ. Идея заключается в том, что все задачи – и важные, и не очень – в процентном соотношении между собой в сумме не изменяются. Буквами «А», «Б» и «В» обозначены три группы задач: наиважнейшие, просто важные и не очень важные. Выполнение распределяется следующим образом: задачи под буквой «А» должен выполнить сам руководитель, список дел под буквой «Б» делегируется, а под буквой «В» – перепоручается.

• Существует еще анализ по принципу Дуайта Эйзенхауэра. Это дополнительный метод для распределения задач по приоритетности.

Все дела в соответствии этому принципу сортируются по четырем признакам:

1. срочные – выполняет руководитель;

2. срочные, но менее важные – делегируются;

3. несрочные – должен выполнить руководитель, но можно на время отложить;

4. несрочные и менее важные задачи – выполняются по желанию.

4. Реализация и организация

Этот этап необходим для правильной организации своей деятельности на рабочем месте в течение всего дня. Расписание составляется по определенным правилам на каждую из трех частей: начало дня, его основная часть и конец.

Правила для начала дня:

• Начинайте день в хорошем настроении.

• Первые шаги к достижению цели совершайте каждый день строго в одно и то же время.

• Рабочий план на день составляйте накануне, а с утра обязательно просматривайте его.

• В число приоритетных включайте только самые важные задачи.

• Если считаете необходимым, можно согласовывать план с сотрудниками.

Правила для основной части дня:

• Подготовка к выполнению задач требует логического мышления.

• Отмечайте сроки выполнения задач так, как вам это удобно.

• Если постановка задачи того требует, перепроверяйте результаты ее решения.

• Не отклоняйтесь от пунктов плана из-за минутных желаний.

• Поддерживайте размеренный темп выполнения работ, используя небольшие перерывы.

  

• Старайтесь объединять схожие по исполнению задачи и решать их одновременно.

• Все задачи должны иметь логическое завершение. Если придется отвлечься от работы до ее окончания, то вернуться к ней будет сложно.

• Запас времени используйте для рутинной, повседневной деятельности.

• В течение дня следуйте принципу антицикличности. В первой половине решайте самые важные и сложные задачи, а ближе к концу дня разбирайтесь с теми, что попроще.

• Не забывайте контролировать время и те планы, что еще не выполнены.

Планы на конец дня:

• Все начатые в середине дня несложные задачи постарайтесь закончить к концу работы.

• Отслеживайте результаты, оценивайте их эффективность и контролируйте себя.

• Не забудьте составить план работ на следующий день.

• Конец рабочего времени должен быть ознаменован кульминацией всех запланированных дел.

Старайтесь придерживаться этих правил. И тогда вы полностью освоите главный принцип эффективного самоменеджмента – не вы будете зависеть от работы, а труд станет подчиняться исполнителю.

Контроль результатов

На последнем этапе работаем с полученными результатами, оцениваем их и, если потребуется, думаем над тем, как их улучшить.

Процесс контроля в самоменеджменте состоит из трех задач. Необходимо:

1. Оценить свои физические возможности.

2. Сравнить все пункты составленного плана с реально полученными результатами.

3. Скорректировать те пункты, где были отмечены отклонения от плана.

Рабочий процесс надо контролировать в течение всего дня через одинаковые промежутки времени. То, что не получилось, зафиксировать для последующего «разбора полетов».

Советы по выработке самоорганизованности

Умение управлять собой начинается с самоорганизации. Например, выработайте привычку всегда помнить о том, где лежит та или иная вещь. Если вы по каким-то причинам переложили предмет в другое место, то должны запомнить это, потому что он может вдруг понадобиться.

Стать организованным не так сложно.

Воспользуйтесь для этого следующими правилами:

• Заведите ежедневник и возьмите за правило записывать в него всю поступающую по работе информацию, а также задания, требующие выполнения, и те, которые уже завершены. В результате все необходимые сведения будут в одном месте и всегда под рукой, а не на отдельных листочках, лежащих в разных местах.

  

• Признак организованного человека – аккуратность. Выработайте это качество и у вас не будет проблем с поиском нужных предметов, что сделает работу более эффективной.

• Вещи, близкие по своему назначению, храните в одном месте. Тогда не надо будет, например, в поисках скобок для степлера перерывать все ящики с бумагами. Быстрое решение проблемы повышает уверенность в своих силах.

• Регулярная уборка обеспечит чистоту рабочего места, а расстановка предметов по местам поможет запомнить их местоположение.

• Возьмите за правило в конце рабочего дня наводить порядок на своем столе. Так вы покажете, что вся работа закончена, а результаты вполне удовлетворяют. Да и утром не надо будет отклоняться от плана, чтобы убрать заваленный бумагами стол.

• Работа с документами требует постоянного наличия канцелярских принадлежностей. Всегда имейте стратегический запас самого необходимого. Заранее рассчитайте, на какое время его хватит, и не забывайте пополнять.

• Предметы первой необходимости должны быть всегда под рукой. Это вас избавит от ненужного поиска и не даст ничего забыть, если, к примеру, вас неожиданно отправляют в командировку.

• Список заданий надо ежедневно проверять и вычеркивать те, что уже завершены. Не сто́ит постоянно держать в голове эту информацию. Не пытайтесь вспомнить, проверяли вы список вчера или нет, а просто ежедневно его просматривайте.

Рекомендации настолько просты, что даже не очень аккуратный человек сможет им следовать, чтобы успешно трудиться. Самоорганизованность заметно облегчает напряженный рабочий график и помогает добиться заметных положительных результатов.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах

Распространенные ошибки самоменеджмента

1. Чрезмерная ответственность

   Многие люди стараются взять на себя слишком много обязанностей, чтобы показать, как хорошо и много они умеют работать. Если у них получается, то окружающие с удовольствием навязывают им свои собственные задачи.

   Нужно понимать, что при большом количестве заданий просто не сможете их контролировать. Задайте себе вопросы: все ли взятые обязательства надо выполнять? Взяли задания сами в надежде, что вас заметят, или их кто-то навязал? Ответ на эти вопросы поможет понять, что придется выполнить, а от чего можно с легким сердцем отказаться.

Читайте также!

«Делегирование полномочий без досадных ошибок» Подробнее

2. Привычная колея

   Ежедневное выполнение знакомой работы вызывает у человека ощущение комфорта и покоя. На изменение ситуации у него не остается ни времени, ни желания. Он продолжает плыть по течению, не пытаясь что-либо сделать для полной самореализации.

   Но если вы вдруг заметили, что выполняете чужую работу, которая не зафиксирована в списке ваших обязанностей, то постарайтесь от нее отказаться.

3. Отсутствие навыков самоменеджмента

   Хорошо управлять собой могут далеко не все, но определить это самостоятельно практически невозможно. Если становится понятно, что выдаете желаемое за действительное, то вы на пути к развитию навыков самоменеджмента. А вот полная неорганизованность выдает их отсутствие.

4. Стресс

   Контролировать себя в стрессовой ситуации очень сложно. Если почувствовали, что управление процессом теряется – скорее всего, кто-то со стороны оказывает на вас давление. Постарайтесь изменить ситуацию, не давайте себя дезорганизовать.

   Но иногда бывает, что человек настолько чем-то обеспокоен, что ни о чем другом не может и думать. Заставить его заняться делом – лучший способ отвлечь от тревожных мыслей.

   Появление стрессовой ситуации не всегда можно предугадать и проконтролировать. Это может быть связано с добавлением новых обязанностей на работе, с внезапным ухудшением здоровья, с нападками в социальных сетях и т. п.

5. Ошибочные решения

   От неудач никто не застрахован. Порой, пытаясь решить задачу, мы не замечаем, как невольно усугубляем ситуацию, создавая еще больше проблем:

   • Не пытайтесь свою вину перекладывать на окружающих или делать из себя жертву обстоятельств – это самообман, от которого надо избавляться.

   • Игнорирование проблемы никак не заставит ее исчезнуть. А вот невыполнение задания может привести к еще большим затруднениям.

   • Рюмка-другая алкоголя помогут на время забыть о реальности. Но на трезвую голову ситуация выглядит еще хуже, и вы снова ищете решение в спиртном.

   • Увлечение фастфудом, отсутствие здорового рациона приводит к тому, что организм не получает нужного количества полезных веществ. При неполноценном питании начинают проявляться болезни, а вместе с ними проблемы, связанные с лечением.

   Все эти методы разрешения стрессовой ситуации приводят к еще большему ее углублению. Пристрастие к алкоголю или неправильное питание, например, могут вылиться в серьезное ухудшение самочувствия.

6. Отсутствие целей

   В жизни каждого обязательно должна быть цель. Человеку, не выработавшему высших смыслов, не к чему стремиться, он просто плывет по течению, решая текущие проблемы.

   Новое пугает, поэтому многие предпочитают «идти по накатанной дороге», даже не пытаясь проложить свою.

Программы, которые помогут в самоменджменте

• Any.do

При работе с этой программой каждую задачу можно дополнять тегами, вставлять напоминания, добавлять подзадачи и вложения. В Any.do есть функция приоритетов, благодаря которой видны наиболее важные дела, а возможность пересылать списки позволит работать над проектами вместе с друзьями и коллегами.

В приложении работает интересная опция Focus, способная дополнительно мотивировать пользователя. Если человек своевременно не выполнил поставленную задачу, то включенная опция уничтожит виртуальную елку. Помимо этого, в Any.do удобно составлять список покупок – программа сама распределяет их по категориям.

Платная версия приложения разрешает создавать одни и те же задачи, вставлять напоминания в конкретных местах, работать с файлами любого размера. Пользователям, осваивающим эффективный самоменеджмент, доступны индивидуальные темы, а теги и ярлыки можно выделять цветом.

Платформы: iOS, Android. Доступны версия для ПК и расширение для Chrome.

Цена: базовая версия — бесплатно, за платную версию приложения придется платить $ 5,99 в месяц.

• «Мои дела: Планировщик задач»

Простой удобный сервис без особых изысков, помогающий планировать деятельность. Функционал программы довольно ограничен: создание и распределение по дням недели задач, заполнение списка общих дел без привязки ко времени. Встроенный календарь помогает организовать работу на несколько месяцев. Приложение допускает перенос задач, копирование, рассылку коллегам.

Больше никаких функций сервисом не предусмотрено – нельзя отследить прогресс, расставить метки и теги, прикрепить файлы. Но для обычного тайм-менеджмента «Мои дела» прост и удобен в эксплуатации.

Версия PRO дополнена набором полезных функций: есть виджет, доступны синхронизация задач, автоперенос дел, повтор уведомления и новые темы.

Платформы: Android.

Цена: бесплатная версия; платная версия: подписка (150 рублей за три месяца) или покупка программы (599 рублей).

• Google Календарь

Простой и надежный планировщик задач, подходящий для самоменеджмента руководителя, способный синхронизироваться со всеми приложениями, о которых идет речь в этой статье. Программа постоянно обновляется, улучшая свой функционал. Сегодня, кроме сортировки задач по дням и времени, в Google Календаре можно задавать конкретные цели, а приложение уже само рассчитывает и предложит пользователю оптимальное время для их достижения.

Единственный серьезный минус планировщика – невозможно составить списки дел без фиксации конкретной даты.

Платформы: iOS и Android, все популярные браузеры.

Цена: бесплатно.

• Trello

Программа настроена для работы над задачами в небольших фирмах и компаниях, но может использоваться и для индивидуального планирования дел.

В Trello предусмотрена возможность создания виртуальной доски с карточками заданий. Можно изменить обложку, а к карточкам добавить исполнителей и участников проекта, различные метки, контрольный лист, срок исполнения.

Сервис обладает очень интересной и современной функцией – он способен использовать другие приложения и мессенджеры в качестве дополнительных инструментов. Это Dropbox, Slack, Evernote, Twitter и множество других. Для удобства поиска все они разбиты на категории.

Платформы: iOS и Android, все популярные браузеры.

Цена: бесплатная версия; платные тарифы: разновидность за $ 9,99 предназначена для фрилансеров и небольших фирм; модификация за $ 20,83 заинтересует крупные компании.

Платный вариант приложения обладает расширенным функционалом и предлагает пользователям следующие возможности: работать с вложениями до 250 Мб, получать пользовательские фоны и стикеры, приоритет в поддержке, пользоваться неограниченным количеством улучшений и т. д.

• MyLifeOrganized

Отличный планировщик задач с легким интерфейсом и основными функциями самоменеджмента. Приложение позволяет создавать списки целей с подпунктами, дополнять их заметками, тегами и напоминаниями.

От мультизадачности придется отказаться. Приложение не поддерживает создание нескольких todo-списков одновременно, поделиться мыслями с коллегами тоже не получится. Для этих целей подойдут другие приложения. Но если вам нужна программа без особых наворотов для планирования личных дел, то MyLifeOrganized будет вам полезна.

В приложении есть свои «фишки». Например, функция напоминания по месту расположения. Она сработает, когда вы окажетесь по заданному адресу. Или управление задачами при помощи жестов. Такого нет ни в одном из рассмотренных планировщиков.

Набор функций в базовой версии ограничен. Нет защиты паролем, выполнения задач в определенном порядке, создания повторяющихся задач, закладок и т. п.

Платформы: Windows, Android, iOS.

Цена: Базовая версия — бесплатно; платная версия для мобильных устройств — $ 26,99, для ПК —$ 71,94.

• Evernote

Приложение пользуется особой популярностью у пользователей для создания заметок и хранения информации. Многие собирают на основе Evernote практически личную базу данных с удобными функциями.

Чтобы не тратить много времени на создание и оформление заметок, приложение предлагает удобные шаблоны для самых разных целей.

Если на глаза попалась интересная статья, но читать ее в данный момент нет времени, а потом искать заново не хочется, то функция Web Clipper сохранит веб-страницу с информацией в Evernote.

Программа способна распознавать м анализировать рукописный текст на 11 языках, включая русский. Кроме того, Evernote умеет сканировать документы и взаимодействовать с приложениями Gmail, Slack, Google Drive и другими.

Платформы: ПК, Android и iOS.

Цена: Сервис платный, включает несколько тарифных планов. Премиум-тариф обойдется от 219 до 360 рублей в месяц.

• Google Keep

Незаменимое приложение для тех, кто уже пользуется планировщиком Google Календарь. Они отлично дополняют друг друга. В Google Keep можно делать то, что недоступно в Календаре – составлять списки задач, делать голосовые и рукописные заметки, вставлять в них изображения. Это очень удобно, когда на полноценное оформление задач не хватает времени. Только придется почаще заглядывать в приложение, чтобы ничего не забыть.

Платформы: ПК, Android и iOS.

Цена: бесплатно.

Самоменеджмент освобождает человека от необходимости держать в голове множество самой разнообразной информации, помогает соблюсти баланс между работой и обычной жизнью, получать удовольствие от повседневного общения. Душевное равновесие поможет быстрее справиться со стрессовой ситуацией.

Применение методов самоменеджмента улучшит качество жизни, повысит работоспособность и поможет наладить взаимодействие с коллегами. Вы научитесь добиваться успехов, станете примером дома и на работе.

Автор статьи

Алексей Бояркин

Сооснователь компании «Генератор продаж»

Последние статьи этого автора:

• Бенчмаркинг компании: примеры из зарубежной и российской практики
• СTА-элементы, которые привлекут в 2 раза больше клиентов
• Формула рентабельности продаж: пример расчета

Забрать подарки
из закрытой базы

Скачать 7,4 MB

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB