Перевод работника на другую должность: пошаговый порядок оформления в 2025 году

Зачем нужно знать правила перевода сотрудников? Неправильное оформление перевода работника на другую должность может обернуться штрафами до 50 000 рублей для организации и судебными разбирательствами с уволенными сотрудниками. В 2024 году трудовые споры по незаконным переводам составили 23% от всех обращений в суд согласно статистике органов власти.

Кому поможет это руководство? HR-специалистам, руководителям и юристам, которые хотят избежать нарушений трудового законодательства и правильно оформить все этапы перевода - от уведомления сотрудника до записи в трудовой книжке. Материалы подготовлены с учетом актуальной практики и требований инспекции.

Что считается переводом работника и когда он необходим

Перевод работника на другую должность – это постоянное или временное изменение трудовой функции либо поручение ему работы на другом рабочем месте. В соответствии с Трудовым кодексом РФ изменение трудовой функции сотрудника допускается только с письменного согласия.

Источник: shutterstock.com

Многие HR-специалисты путают понятия «перевод» и «перемещение». Эта ошибка приводит к нарушениям и конфликтам. Разберем основные различия и случаи применения каждой процедуры.

Виды перевода по Трудовому кодексу РФ

Согласно статье 72.1 ТК РФ существует три основных вида перевода:

• Постоянный перевод – бессрочное изменение трудовой функции, структурного подразделения в котором работает сотрудник, или рабочего места в другое подразделение того же работодателя.

• Временный перевод – временное изменение трудовой функции на определенный срок до одного года с последующим возвращением на постоянную работу.

• Обязательный перевод – поручение сотруднику другой работы по медицинским показаниям или в случае простоя, когда работодатель обязан предложить подходящую работу.

Отличие перевода от перемещения сотрудника

Важно помнить: если сотруднику поручается другая работа, которая не была указана в трудовом договоре, это считается переводом и требует согласия.

Основания для перевода: по инициативе работодателя и работника

На практике инициатором перевода может выступать как работодатель, так и сотрудник.

Инициатива работодателя возникает при:

• Реорганизации компании или изменении штатного расписания.

• Сокращении численности персонала или структурных изменениях.

• Медицинских показаниях у работника или противопоказаниях.

• Нарушении трудовой дисциплины или невыполнении должностных обязанностей.

• Производственной необходимости или технологических изменений.

Инициатива работника проявляется в случаях:

• Желания сменить сферу деятельности внутри организации.

• Семейных обстоятельств или переезда в другой регион.

• Состояния здоровья или получения дополнительного образования.

• Профессионального роста или повышения квалификации.

Процедура перевода работника на другую должность одинакова независимо от того, кто является инициатором изменений.

Можно ли перевести сотрудника без его согласия

Общее правило Трудового кодекса РФ четкое - другую работу допускается поручать сотруднику только с письменного согласия. Однако закон предусматривает исключения, когда работодатель может переводить персонал на другое рабочее место в одностороннем порядке.

Когда согласие работника обязательно

Согласно статье 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон.

Источник: shutterstock.com

Если сотрудник работает в структурном подразделении, которое было указано в трудовом договоре, изменение функций требует письменного согласия при изменении:

• Трудовой функции (должности, профессии, специальности).

• Структурного подразделения.

• Местности выполнения работы.

• Размера заработной платы.

• Режима рабочего времени.

Работодатель обязан уведомить сотрудника о предстоящем переводе заранее и получить его согласие в письменной форме.

Исключения: чрезвычайные ситуации и временный перевод

Статья 72.2 ТК РФ допускает временный перевод сотрудника на другое рабочее место без его согласия на срок до одного месяца в следующих случаях:

• Катастрофы природного или техногенного характера, угрозу безопасности.

• Производственная авария или поломка оборудования.

• Несчастный случай на производстве или чрезвычайные ситуации.

• Пожар, наводнение, голод, землетрясение, эпидемия или эпизоотии.

• Простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника.

• Необходимость предотвращения уничтожения или порчи имущества предприятия.

• Замещение временно отсутствующего работника или выполнение срочных работ.

Важно помнить: поручение другой работы должно соответствовать квалификации сотрудника, а оплата не может быть ниже среднего заработка по прежней работе у того же работодателя.

Обязательный перевод по медицинским показаниям

Особую категорию составляет перевод по состоянию здоровья. Работодатель обязан перевести сотрудника на более легкую работу в соответствии с медицинским заключением.

Беременные женщины имеют право на перевод на работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка.

На практике такие переводы требуют особого внимания к документообороту и соблюдению прав работника. Бухгалтерия должна правильно рассчитать выплаты, а кадровая служба - оформить все необходимые документы.

Какие документы нужны для перевода работника

Правильное документальное оформление перевода - ключевой момент процедуры. Недостаток или неточность в документах может привести к признанию перевода незаконным и восстановлению работника в должности через суд. Рекомендуется использовать проверенные образцы и бланки документов.

Уведомление о переводе и согласие работника

Уведомление сотрудника должно быть направлено не позднее чем за два месяца до планируемого перевода. В уведомлении указывается:

• Причина перевода.

• Новая должность и структурное подразделение.

• Условия оплаты труда.

• Дата перевода.

Согласие оформляется в письменной форме. Сотрудник может выразить согласие непосредственно на уведомлении или подать отдельное заявление. Согласие должно содержать четкое выражение воли на изменение условий трудового договора.

Срок получения согласия не ограничен законом, но на практике рекомендуется получать ответ в течение 10 рабочих дней с момента уведомления.

Дополнительное соглашение к трудовому договору

После получения согласия работника заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. Соглашение должно содержать:

• Новую трудовую функцию (должность).

• Структурное подразделение.

• Место выполнения работы.

• Размер заработной платы.

• Режим рабочего времени (при изменении).

• Дату начала работы в новой должности.

Дополнительное соглашение составляется в двух экземплярах - по одному для каждой стороны. Работник должен расписаться в получении своего экземпляра.

Приказ о переводе на другую должность

Основанием для перевода служит приказ работодателя. Рекомендуется использовать унифицированные формы Т-5 (для одного работника) или Т-5а (для группы работников).

Источник: shutterstock.com

Обязательные реквизиты приказа:

• Дата и номер приказа.

• Фамилия, имя, отчество работника.

• Прежняя и новая должность.

• Основание перевода.

• Дата начала работы в новой должности.

• Подпись руководителя.

Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись в день его издания.

ТОП-7 кейсов
из разных ниш с ростом
от 89% до 1732%

Узнать подробнее

Пошаговый порядок оформления перевода

Процедура перевода работника на другую должность включает несколько последовательных этапов. Соблюдение правильного порядка действий поможет избежать ошибок и обеспечить законность процедуры.

Шаг 1: уведомление работника и получение согласия

• Составление уведомления. Работодатель готовит письменное уведомление с указанием причин перевода, новых условий работы и предполагаемой даты перевода с учетом всех изменяемых условий трудового договора.

• Направление уведомления. Документ вручается работнику лично под подпись или направляется почтой с уведомлением о вручении для фиксации даты получения.

• Получение ответа. Работник может дать согласие, отказаться от перевода или запросить дополнительную информацию в письменной форме.

Шаг 2: оформление документов и приказа

После получения согласия кадровая служба приступает к оформлению документов на сотрудника:

• Подготовка дополнительного соглашения. Документ составляется на основании согласия работника и содержит все изменяемые условия трудового договора. Соглашение подписывается обеими сторонами в двух экземплярах.

• Издание приказа о переводе. Приказ издается не ранее даты подписания дополнительного соглашения. В приказе указывается основание перевода - дополнительное соглашение к трудовому договору.

• Ознакомление сотрудника. Персонал знакомится с приказом под подпись и получает свой экземпляр дополнительного соглашения. Подпись подтверждает ознакомление с документами и согласие с переводом. Рекомендуется фиксировать дату ознакомления для избежания споров.

Шаг 3: запись в трудовую книжку и отчет в СФР

Завершающий этап включает внесение сведений в документы и отчетность:

• Запись в трудовую книжку. Сведения о переводе вносятся в раздел «Сведения о работе» с указанием наименования новой должности и структурного подразделения. Запись должна соответствовать штатному расписанию организации.

• Подача сведений в СФР. Работодатель подает форму ЕФС-1 с отчетными сведениями о переводе не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В случае изменения тарифа страховых взносов подаются дополнительные сведения. Бухгалтерские расчеты должны учитывать все изменения в оплате труда.

На практике весь процесс от уведомления до внесения записей занимает от двух недель до двух месяцев в зависимости от сложности перевода и ответа работника.

Что делать, если работник отказывается от перевода

Отказ сотрудника от перевода ставит работодателя в сложную ситуацию. Действия руководства зависят от причин перевода и обстоятельств конкретного случая. Рассмотрим законные варианты решения проблемы.

Действия работодателя при отказе от перевода

При инициативе работодателя отказ означает невозможность изменения условий трудового договора. Работодатель должен:

• Зафиксировать отказ в письменной форме.

• Сохранить прежние условия работы при их наличии.

• Рассмотреть альтернативные варианты перевода.

• При отсутствии возможности сохранить работу уведомить об увольнении.

При производственной необходимости работодатель может предложить другие варианты работы, соответствующие квалификации сотрудника. Если подходящая работа отсутствует на предприятии, трудовой договор может быть расторгнут по соответствующим основаниям трудового законодательства.

Источник: shutterstock.com

При медицинских показаниях отказ от перевода на более легкую работу является основанием для прекращения трудового договора согласно статье 77 ТК РФ.

Когда можно уволить за отказ от перевода

Трудовое законодательство предусматривает случаи правомерного увольнения при отказе от перевода:

• Статья 81 ТК РФ – отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора.

• Статья 77 ТК РФ – отказ от перевода на другую работу, необходимого по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением.

• Статья 81 ТК РФ – отказ от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем.

Увольнение возможно только при соблюдении процедуры уведомления и отсутствии подходящей работы в организации. Важно учесть все нормативные требования и получить консультации специалистов при необходимости.

Компенсации и выходные пособия

Размер компенсаций зависит от основания увольнения и определяется трудовым законодательством:

• При сокращении штата - выходное пособие в размере среднего месячного заработка.

• При отказе от перевода по медицинским показаниям - выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка.

• При ликвидации организации - выходное пособие в размере среднего месячного заработка плюс компенсация на период трудоустройства.

• При отказе от перевода в другую местность - компенсация расходов, связанных с увольнением.

Образцы документов для перевода работника

Правильно составленные документы – основа законного перевода. Приведем образцы основных документов с пояснениями по их заполнению для практического использования.

Образец уведомления о переводе на другую должность

Уведомление составляется в произвольной форме с обязательным указанием:

• Причины перевода и правового основания.

• Новой должности и структурного подразделения.

• Изменений в условиях оплаты труда.

• Даты начала работы в новой должности.

• Срока для предоставления ответа.

Пояснения по заполнению: документ должен содержать все изменяемые условия трудового договора и четкое указание срока для получения ответа работника.

Образец дополнительного соглашения к трудовому договору

Дополнительное соглашение оформляется после получения согласия работника и должно содержать:

• Номер и дату заключения основного трудового договора.

• Конкретные изменения в трудовой функции.

• Новые условия оплаты труда.

• Дату вступления изменений в силу.

• Подписи обеих сторон.

Источник: shutterstock.com

Пояснения: соглашение составляется в двух экземплярах с обязательным получением подписи работника и указанием даты подписания.

Образец приказа о переводе сотрудника

Приказ о переводе должен включать следующие обязательные элементы:

• Дату и номер приказа.

• Полные данные работника.

• Прежнюю и новую должность.

• Основание для перевода.

• Дату начала работы в новой должности.

• Подпись руководителя и работника.

Пояснения: приказ издается после подписания дополнительного соглашения и является основанием для внесения записи в трудовую книжку работника.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о переводе работников

Практика показывает, что у специалистов возникают типовые вопросы при оформлении перевода. Рассмотрим самые частые ситуации и дадим конкретные ответы.

Можно ли снизить зарплату при переводе?

Снижение заработной платы при переводе возможно только с согласия сотрудника. Согласно статье 72 ТК РФ любое изменение условий оплаты труда требует письменного соглашения сторон. Бухгалтерия должна правильно оформить все расчеты и выплаты.

Исключения составляют случаи:

• Перевод по медицинским показаниям с сохранением среднего заработка.

• Временный перевод без согласия работника с гарантией сохранения среднего заработка.

• Перевод на нижеоплачиваемую работу при сокращении штата.

Работодатель не может в одностороннем порядке уменьшить размер заработной платы работника. Такие действия являются нарушением трудового законодательства.

Как оформить временный перевод работника?

Временное изменение трудовой функции оформляется приказом работодателя без внесения изменений в трудовой договор. По окончании срока сотрудник автоматически возвращается на постоянную работу.

Какие штрафы за неправильное оформление перевода?

Нарушения при переводе работников влекут административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ согласно действующему законодательству:

• Для должностных лиц - штраф от 1 000 до 5 000 рублей.

• Для индивидуальных предпринимателей - штраф от 1 000 до 5 000 рублей.

• Для юридических лиц - штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

• При повторном нарушении - дисквалификация должностных лиц на срок от 1 года до 3 лет.

Дополнительно работодатель может понести расходы на восстановление нарушенных прав работника и выплату компенсации морального вреда. Поэтому важно соблюдать все требования и получать консультации экспертов при сложных ситуациях.

Нужно ли согласие при переводе в другой отдел?

Согласие сотрудника необходимо, если перевод в другой отдел сопровождается изменением трудовой функции или существенных условий трудового договора.

Согласие не требуется при:

• Перемещении в другое структурное подразделение без изменения трудовой функции.

• Сохранении всех условий трудового договора.

• Работе в пределах той же местности.

Согласие обязательно при:

• Изменении должности или профессии.

• Изменении условий оплаты труда.

• Изменении режима рабочего времени.

• Возложении дополнительных обязанностей.

На практике рекомендуется получать согласие сотрудника в любом случае для того, чтобы избежать возникновение споров.

Как перевести работника в другой город?

Перевод в другую местность требует обязательного согласия сотрудника согласно статье 72.1 ТК РФ. Процедура включает особенности:

Уведомление должно содержать информацию о новом месте работы, условиях переезда и компенсациях.

Дополнительное соглашение указывает новое место выполнения работы и порядок возмещения расходов на переезд.

Компенсации включают:

• Расходы на переезд сотрудника и членов семьи.

• Расходы по обустройству на новом месте жительства.

• Суточные за время нахождения в пути и период адаптации.

При отказе от перевода в другую местность трудовой договор прекращается с выплатой выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка. Все расчеты должны быть произведены в установленные сроки согласно требованиям трудового законодательства.

Источник изображения на шапке: shutterstock.com

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону