Принципы тайм-менеджмента: правила, методы и популярные приложения

Принципы тайм-менеджмента, или искусства управления временем, на первый взгляд довольно просты. Вот только следовать им получается далеко не у каждого. Почему так происходит? Почему соблюдение, казалось бы, совсем несложных правил вызывает у некоторых непреодолимые трудности?

Дело в том, что, помимо острого желания упорядочить свое время, необходима ежедневная, иногда даже ежеминутная работа над собой. Подобная привычка вырабатывается не сразу. Но если она появится, то успевать можно гораздо больше. Ну и, конечно, без знания теории тоже не обойтись. С последним пунктом попробуем вам помочь.

Понятие тайм-менеджмента

В узком смысле тайм-менеджмент можно определить как организацию деятельности конкретного сотрудника на рабочем месте. В более широком – как личную продуктивность и высокую эффективность в самых разных сферах.

В переводе с английского тайм-менеджмент («time management») означает «управление временем». Конечно, управлять временем невозможно в принципе, т. е. в данном случае речь идет не об управлении, а о рациональном его использовании. Сегодня часто говорят не о тайм-, а о селф- (управлении собой) и лайф-менеджменте (управлении жизнью).

Для того чтобы добиваться результатов, современным людям необходимо придерживаться принципов тайм-менеджмента. А помогут им в этом различные программы и инструменты автоматизации работы, благодаря которым освобождается время для решения иных задач.

Важные причины использовать тайм-менеджмент

Давайте разберемся, для чего нужно использовать принципы тайм-менеджмента в работе и в жизни. Перечислим несколько основных причин:

• Возможность успевать больше

Современному человеку ежедневно приходится решать огромное количество как больших, так и мелких задач. У него есть обязанности на основной работе, домашние дела, бытовые вопросы и т. п. Это приводит к тому, что люди хватаются за все подряд, ничего толком не успевая. Благодаря управлению временем, они могут если уж не справиться со всем списком дел, то как минимум взять его под контроль. Принципы эффективного тайм-менеджмента позволяют правильно организовать время, быстрее решать текущие задачи, определять первостепенные дела и т. п.

• Возможность получать лучшие результаты

Решая важную задачу, человек хочет добиться максимального результата. В этом ему помогают принципы тайм-менеджмента.

Конкретные инструменты позволяют рациональнее использовать время, повышать производительность труда, грамотно управлять рабочими процессами, достигая максимальных результатов в разных сферах.

• Возможность добиваться поставленных целей

Несмотря на любовь к мечтам, далеко не все получают желаемое. Человек может хотеть открыть свое кафе, но при этом никак не может расстаться с нелюбимой офисной работой. Другой мечтает о путешествиях по миру, но ни разу не выезжал за пределы своего района или области. Очень часто люди не понимают, как реализовать свои мечты. Основные принципы тайм-менеджмента помогут им и в этом. Благодаря инструментам управления временем, абстрактные мечты можно и нужно превращать в конкретные цели, разбивать на задачи и находить кратчайшие пути их достижения.

• Возможность управлять собой

Несмотря на то, что большинство людей считают себя рациональными, это далеко не всегда так. Перепады настроения, прокрастинация, лень – спутники многих. А импульсивные поступки часто отвлекают от решения поставленных задач.

В основе принципов тайм-менеджмента лежит психология, которая позволяет человеку контролировать себя. Управление временем включает в себя инструменты, которые помогают бороться с ленью, прокрастинацией, импульсивностью, создают мотивацию. Они направлены на поддержание нужного уровня самодисциплины, без которого достичь поставленных целей невозможно.

• Возможность управлять своей жизнью

Немало современных людей предпочитает плыть по течению, не предпринимая активных действий, не влияя на собственную жизнь, не делая ее лучше. Это приводит к тому, что они занимаются непривлекательным делом, живут в нелюбимом месте, общаются с неинтересными людьми и пр.

Изменить жизнь также помогут принципы тайм-менеджмента, благодаря его инструментам можно влиять на внешние обстоятельства, самостоятельно строить свою жизнь.

7 главных принципов тайм-менеджмента

В основе time management лежат определенные принципы, о которых расскажем далее.

Постановка правильных целей

Любая деятельность должна приводить к определенной цели. Т. е. приступая к тому или иному занятию/проекту необходимо понимать, каким должен быть конечный результат. В таком случае проще прописать план его достижения и представлять, в каком направлении следует начинать действовать.

Человеку, который четко представляет себе цели, проще двигаться вперед, в его жизни и в его деятельности есть смысл, мотивация и воля к получению желаемого. Виктор Франкл, который прошел через фашистские концлагеря, говорил, что человек, у которого есть «зачем», вынесет любое «как».

Кроме того, говоря о достижении целей, мы думаем, по сути, об исполнении желаний. Человек, который не стремится получить нужное, в результате остается с тем, чего он не хочет.

Принципы и инструменты тайм-менеджмента в определенной степени позволяют достигать желаемого. Однако если у человека нет конкретных целей, то эти инструменты становятся просто набором ограничений и правил.

Для того, чтобы воплотить этот принцип тайм-менеджмента в жизнь, нужно:

• Формулировать цели и только потом начинать что-либо делать. При таком подходе сразу становится понятно, в каком направлении следует двигаться и какие шаги предпринимать.

• Ставить цели на день, неделю, месяц, год, 5 лет и т. д. И, отталкиваясь от них, составлять план действий. Для их определения можно использовать, например, технику SMART.

• Проверять цели на истинность, отказываться от неактуальных, устаревших, навязанных извне.

Выработка самодисциплины

Самодисциплина – способность человека действовать по заранее намеченному плану, отказываясь от сиюминутных желаний и потребностей. Отсутствие ее превращает личность в жертву обстоятельств и собственных страстей.

Например, человек решает, что с понедельника он будет начинать день с пробежки. Но утром обнаруживает, что такого настроя у него уже нет. Если у человека развита самодисциплина, то, несмотря на отсутствие желания, он все равно выйдет на пробежку. В противном случае будет ждать, когда эта мысль у него снова проявится.

Для того, чтобы воплотить этот принцип тайм-менеджмента в жизнь, нужно:

• Принять тот факт, что не всегда то, что человек делает, ему нравится. Даже занимаясь любимым делом, можно сталкиваться с периодами, когда активность и желание выполнять свою работу – на нуле, и приходится заставлять себя совершать определенные действия.

  

• Научиться самостоятельно себя мотивировать, изучить и применять на практике основные техники стимулирования.

• Понять, что на одном побуждении успеха не достигнуть. Помимо него потребуется также самодисциплина.

• Развивать самоконтроль.

• Выполнять сложные задачи в первой половине дня, поскольку это время наибольшей активности. Кроме того, невыполненные дела не будут отнимать энергию позже.

• Перестать заниматься лишними занятиями, уделяя максимум внимания тому, что действительно важно.

• Отказаться от «легких удовольствий» (компьютерных игр, сериалов, соцсетей и пр.), т. к. они убивают время и снижают уровень самодисциплины.

Выработка привычки к планированию

Основной принцип тайм-менеджмента заключается в планировании, т. е. в составлении списков дел, расписаний, графиков работ и т. п.

Планирование помогает человеку выполнять работу продуманно и, следовательно, более эффективно.

Также благодаря этой деятельности человек понимает, какие конкретные операции ему необходимо совершить, чтобы достичь своей цели. К примеру, какие шаги требуются для того, чтобы открыть свою кофейню.

Кроме того, планирование помогает определиться с теми действиями, благодаря которым сохраняется текущее положение дел и минимизируются сложности. К примеру, что необходимо делать для поддержания порядка в доме или для сохранения здоровья.

Без плана достижение целей и организация эффективной работы существенно усложняются. Если провести аналогию с путешествиями, то человек, отправившийся из одного города в другой без карты или навигатора, не зная дороги, вряд ли сможет достичь места назначения.

Для того, чтобы воплотить этот принцип тайм-менеджмента в жизнь, нужно:

• Составлять планы на год, месяц, неделю, день, а также прописывать цели, проекты, масштабные задачи. Это поможет иметь представление о том, что и в каком порядке необходимо выполнять.

• Фиксировать планы на бумаге или в специальных программах. О задачах, которые остались в голове, можно забыть или просто передумать их выполнять.

• Планировать регулярно, сделав организованность стилем жизни.

• Проявлять гибкость в разметке событий и дел, при изменении обстоятельств менять их сроки или последовательность.

• Использовать важнейший принцип тайм-менеджмента, который заключается в составлении плана на день, уделять внимание его исполнению.

Выстраивание иерархии планов

Следующий принцип тайм-менеджмента заключается в том, что планы нижнего уровня должны помогать осуществлять задачи верхнего. Т. е. план на день должен помогать выполнять работы на неделю, задача семидневного графика – помочь закрыть цели на месяц и т. д.

Благодаря этому принципу тайм-менеджмента, человеку проще придерживаться намеченного курса. Понимание того, как взаимосвязаны планы разных уровней, наполняет смыслом даже незначительные на первый взгляд дела.

В этом случае речь идет не о скучном изучении теории, а о получении образования, не о настройке рекламы, а о расширении бизнеса и т. п.

Если нет иерархии планов, то тайм-менеджмент становится инструментом разметки рутины, а жизнь при этом превращается в день сурка.

Для того, чтобы воплотить этот принцип тайм-менеджмента в жизнь, нужно:

• Планировать от общего к частному. Сначала ставить перед собой глобальные цели, а затем прорабатывать второстепенные и мелкие задачи.

• Использовать декомпозицию. Этот принцип заключается в том, чтобы разделить большие устремления на более мелкие, понятные и простые для выполнения. К примеру, поставьте цель на год, разбейте на отдельные этапы, которые будут выполняться по месяцам. Определенное на месяц делите на недельные задания, недельные – на ежедневные.

• Помнить о плане высокого уровня, составляя список задач более низкого. К примеру, при составлении списка дел на день, ориентируйтесь на цели недели. План должен не только решать повседневные задачи, но и приближать к более значимым свершениям.

• При планировании дня задаваться вопросом о том, как та или иная задача помогает достичь цели. Впрочем, не все дела нужны именно для этого, часть из них помогает в поддержании стабильности в жизни. Однако важно уделять внимание тем задачам, которые приближают к желаемым результатам.

Расстановка верных приоритетов

Важно помнить о том, что не все задачи одинаково важны. К примеру, протирание пыли хоть и способствует наведению чистоты в квартире, в глобальном плане для человека ничего не меняет. В то же время обучение новой специальности или повышение квалификации по старой окажет влияние на карьерный рост и, как следствие, на жизнь личности в целом. Соответственно, обучение будет иметь приоритет перед наведением порядка дома.

Все люди ограничены во времени и в физических/эмоциональных ресурсах. Пренебрегая приоритетами, человек может потратить свои силы на решение мелких задач, практически не улучшающих качество его жизни. А сфокусировавшись на важных делах, он будет эффективнее расходовать свои ресурсы, достигая желаемых целей.

Для того, чтобы воплотить этот принцип тайм-менеджмента в жизнь, нужно:

• Выделить в списке дел те, которые имеют наибольшее значение. Только расставив приоритеты, можно эффективно решать поставленные задачи и достигать намеченных целей, не скатываясь в рутину.

• Выполнять в первую очередь важные дела, постепенно переходя к менее значимым. Таким образом повышается эффективность, а также вероятность того, что в случае возникновения непредвиденных обстоятельств основные вопросы уже будут решены.

• Помнить о том, что все дела в списке не могут иметь одинаковый приоритет. Выделять порядка 20–30 % важных задач, остальные распределяя в порядке убывания значимости.

• Использовать техники расстановки приоритетов, такие как, к примеру, матрица Эйзенхауэра.

Фиксирование задач

Следующий принцип тайм-менеджмента, сформулированный впервые создателем системы GTD Дэвидом Алленом, заключается в том, чтобы фиксировать все предстоящие задачи письменно (в ежедневнике или специальных программах или приложениях).

Мозг пользуется одними и теми же ресурсами для мышления и краткосрочного запоминания информации. Когда человек пытается удержать список предстоящих дел в голове, он гарантированно получает больший стресс, а его работа становится менее эффективной, «оперативная память» начинает зависать.

К примеру, придя с утра в офис человек вспоминает, что дома у него закончился сахар. В течение дня он постоянно возвращается к этому, прокручивая в голове мысль о том, что надо не забыть по пути с работы зайти в магазин.

Одна и та же дума, приходя в голову, отвлекает от решения текущих задач. Однако, если записать ее в ежедневник, вспоминать о ней постоянно уже не придется.

Для того, чтобы воплотить этот принцип тайм-менеджмента в жизнь, нужно:

• Сразу записывать новые идеи и задачи в ежедневник или специальную программу/приложение, чтобы в дальнейшем спокойно выполнять работу, не отвлекаясь.

• Использовать инбоксы – инструменты, которые помогут зафиксировать пришедшую в голову мысль (стикеры, блокнот, диктофон, приложения и т. п.).

• Разбирать содержимое таких списков не менее одного раза в день, чтобы ничего не упустить.

Планирование отдыха

Полноценная работа возможна при условии эффективного отдыха. Последний необходим для снижения уровня стресса, восстановления умственной и физической активности и т. д.

Благодаря отдыху, человек на время отвлекается от решения стоящих перед ним задач, может оценить их со стороны. Поэтому многие интересные идеи приходят в голову именно в свободное от работы время. Этот принцип тайм-менеджмента имеет очень большое значение, поэтому игнорировать его нельзя.

Бывает так, что работоспособность человека, эффективность его деятельности в определенный момент значительно снижаются. Он начинает применять новые инструменты тайм-менеджмента, искать мотивацию и т. п. А в действительности оказывается, что ему просто был необходим покой.

Некоторые люди приравнивают отдых к слабости, лени. В то время как он является всего лишь неотъемлемой частью любой работы. К примеру, если поехать в автомобильное путешествие и не заполнять бензобак, рано или поздно топливо закончится, и машина встанет.

Для того, чтобы воплотить этот принцип тайм-менеджмента в жизнь, нужно:

• Планировать отдых заранее, вписывать его в список дел на день/неделю/месяц/год.

• Использовать различные виды передышек, начиная с пятиминутных перерывов в труде и заканчивая отпуском.

• Соблюдать ритмичность, т. е. отдыхать через определенное время, не дожидаясь усталости.

• Переключаться и менять деятельность для отдыха. Тем, кто занят умственным трудом, лучше подходит физическая активность в иное время, и наоборот.

• По возможности менять на период отдыха обстановку.

• Высыпаться.

15 эффективных методик тайм-менеджмента

Итак, мы рассказали об основных принципах тайм-менеджмента, теперь остановимся на методиках, с помощью которых эти принципы легко претворить в жизнь:

• Использование N минут на задачу

Метод борьбы с прокрастинацией, т. е. желанием отложить какое-либо дело на потом.

Когда каким-то делом совершенно не хочется заниматься, нужно заставить себя уделить ему 5 или 10 минут. Профессор университета в Лейпциге Джулия Мюллер считает, что такой подход оставляет у человека уверенность в том, что он может передумать, а также что он контролирует ситуацию. Действующий уже не думает, что делает что-либо по принуждению, а это в свою очередь облегчает процесс дальнейшей работы.

• Постановка дедлайнов

Для воплощения в жизнь принципов тайм-менеджмента важно ставить и придерживаться дедлайнов – четких сроков выполнения той или иной задачи. Чем понятнее срок, тем легче приступить к работе, тем меньше желания отложить ее на потом. Исследования, проведенные в Массачусетском технологическом институте, говорят о том, что даже если дедлайны определены человеком самостоятельно, ему проще начать выполнять стоящие перед ним задачи. Более эффективными при этом оказываются внешние установки, которые ставит руководитель или заказчик.

• Автофокусировка

Для претворения в жизнь принципов тайм-менеджмента подходит автофокус. Он особенно актуален для тех, в чьей работе отсутствуют дедлайны. Марк Форстер, автор этого метода, говорит о том, что надо перечислить все предстоящие дела списком, а затем медленно читать его, пока не появится желание остановиться на определенном пункте.

При этом масштабы задачи не важны, главное, что выполнить ее хочется прямо сейчас. Если дело было закончено в тот же день, его можно вычеркивать из списка, если нет – перенести в конец перечня на следующий.

• «Поедание лягушки»

Принцип лягушки в тайм-менеджменте, который придумал бизнес-тренер Брайан Трейси, заключается в том, чтобы съедать «лягушку», т. е. выполнять самую сложную и неприятную задачу, с утра.

Тогда в течение дня мысли об этом не будут отвлекать от других обязанностей. К тому же в это время мозг не так нагружен информацией, а значит ему будет проще решить трудный вопрос.

• Приоритетное решение мелких задач

Следующий метод противоположен предыдущему. Суть его заключается в том, чтобы выполнять в первую очередь мелкие задачи, которые занимают не больше 5 минут. Метод Getting Things Done (GTD) предлагает бизнес-тренер Дэвид Аллен.

• Ведение закрытых списков дел

Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер предлагает откладывать на завтра срочные задачи, а не кидаться их выполнять незамедлительно. Помогут в этом закрытые списки дел, в которые нельзя добавлять новые операции. Однако их можно вписывать в план на следующий день. Благодаря этому подходу можно сосредоточиться на текущих заданиях.

По мнению Форстера есть «настоящая работа» и «занятость». Благодаря первой человек продвигается по карьерной лестнице, применяет полученные навыки и знания, выходит из зоны комфорта, совершая те действия, которые не делал ранее. Такая, настоящая работа, может вызывать некоторое сопротивление, поскольку она не так легка, как хотелось бы.

Занятость – решение мелких задач. Деятельность не равна действиям. Простая работа, после которой остается ощущение перегруженности, вероятнее всего окажется занятостью. Выполнение настоящей деятельности не оставляет после себя чувства, что человек всего лишь белка в колесе.

• Деление большой задачи на мелкие

Техника «поедания слона по кусочкам» заключается в том, чтобы сложную и/или объемную задачу разделить не мелкие, декомпозировать. К примеру, открытие своего кафе – глобальный ответственный проект, к которому сложно подступиться.

Однако если его разделить на отдельные шаги, то станет легче: «провести исследование ЦА / прописать бизнес-план / просчитать начальный капитал / привлечь инвесторов / найти помещение и т. п.». Задачи становятся конкретными, цель перестает казаться недостижимой.

• Следование принципу Парето

Принцип Парето в тайм-менеджменте заключается в том, что примерно 20 % усилий приносят 80 % достижений. Т. е. меньшая часть прилагаемой энергии приносит большую часть результата.

К примеру, в интернет-магазинах основная часть прибыли приходит от продажи 20 % ассортимента товаров, 80 % дохода обеспечивает 20 % покупателей.

Почти 4/5 прилагаемых усилий никак не влияют на результат. Т. е. для успешной реализации принципов тайм-менеджмента необходимо найти те 20 % эффективных действий, которые ведут к цели, и уделить им максимум внимания.

• Решение одной задачи в данный промежуток времени

Многозадачность не слишком хорошо сочетается с мыслительным трудом. В 2009 году в университете Стенфорда провели исследование, в ходе которого оказалось, что несколько интеллектуальных дел, выполняемых человеком, мешают ему делать их эффективно.

• Использование принципа девяти дел

Помогает воплотить в жизнь принципы тайм-менеджмента метод 9 дел или иерархии задач. Он заключается в том, чтобы за день выполнить одно крупное дело, три – поменьше и пять мелких задач. Можно записывать в список и организацию встречи с партнерами, и поход в магазин за продуктами. Таким образом бытовые вопросы также учитываются при расчете собственной нагрузки.

Разновидность этого метода – «принцип трех дел». Крис Бейли, автор методики, говорит о том, что ежедневно необходимо выполнять три дела, которые приближают человека к достижению долгосрочных целей. Он особенно актуален для тех, кому сложно не погрязнуть в рутине и уделять внимание перспективным вопросам.

• Организация работы по системе Канбан

Канбан – метод организации деятельности, при помощи которого можно распределять нагрузку между несколькими сотрудниками, чтобы закончить работу к установленному сроку. Благодаря ему можно отмечать, как нарастает темп труда, и ничего не упустить из виду.

Классический канбан представляет собой таблицу, вертикали которой называются «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Количество столбцов можно увеличить при необходимости. К примеру, они могут равняться количеству этапов проекта. Названия также можно придумывать свои.

Первоначально все задачи прописываются в первом столбце. По мере того, как продвигается работа, они перемещаются во второй или третий. Такое перенесение задач позволяет оценить, как движется работа команды или конкретного ее члена, как быстро решаются проектные задачи и т. п.

Применение методов фиксированного времени

Принципы тайм-менеджмента можно воплощать в жизнь, используя методы фиксации времени или работы по таймеру. Привычка действовать по таймеру позволяет оценивает свое время, повышать продуктивность, тренировать силу воли, предотвращать выгорание.

1. Принцип Pomodoro (помидора) в тайм-менеджмента или «система 25 минут» Франческо Чирилло. В этой системе «помидор» – временной промежуток, равный 30 минутам, из которых 25 отводится для работы и 5 – для отдыха. Через четыре повтора необходим получасовой перерыв. Название метода – Pomodoro (Помидор) – произошло от того, что его автор Франческо Чирилло первоначально пользовался кухонным таймером в виде этого плода.

   

2. Аналогичные принципы используются в методах «90 на 30», который предложил Тони Шварц, «52 на 17», появившийся в результате исследований сервиса The Muse. В этих способах 90 и 52 – время в минутах, в течение которого необходимо выполнять работу, 30 и 17 – периоды отдыха.

Эти методы, которые помогают претворить в жизнь принципы тайм-менеджмента, можно отнести к разновидности дедлайнов, однако в них четко отграничивается время, в течение которого требуется работать. А непродолжительные перерывы способствуют разгрузке мозга, смене деятельности.

Использование хронометража

Глеб Архангельский, экономист и автор книг по тайм-менеджменту, полагает, что основу планирования составляет понимание моментов, в которые время расходуется эффективно. Он предлагает поделить планирование на три этапа:

1. Фиксация. Несколько недель необходимо раз в пару часов фиксировать, какие задачи были выполнены и сколько времени потребовалось для их выполнения. Отмечать необходимо максимальное количество дел, опустив те, для которых не требуется больше двух минут. Основная цель этого этапа заключается в том, чтобы со стороны понаблюдать за собой.

2. Поиск важного. Через несколько недель следует изучить результаты фиксации, отметив, какое время было потрачено с пользой, какое – впустую, какие задачи можно было решить быстрее.

3. Планирование. Основываясь на полученных данных, можно воплотить в жизнь принципы тайм-менеджмента и откорректировать список своих дел.

Распределение задач согласно матрице Эйзенхауэра

34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр – автор системы и приоритезации ведения дел. Согласно придуманному им методу все текущие и планируемые задачи следует отнести к одной из четырех категорий (матриц) в зависимости от того, насколько они срочные и важные. Постоянное использование матрицы может оказаться достаточно сложным, однако время от времени к ней прибегать не помешает. Особенно тем, кто погряз в рутине.

Принцип Эйзенхауэра в тайм-менеджменте используется следующим образом:

1. Важно и срочно – то, что необходимо сделать. В этот квадрат попадают задачи с дедлайнами (написание важных писем для клиентов, работа над проектом, отправка рукописи и т. п.). Т. е. это те цели, недостижение которых чревато негативными последствиями.

2. Важные и несрочные – то, что следует запланировать. У этих задач нет дедлайна, они призваны скорее влиять на развитие человека (занятия в спортзале, изучение английского, посещение нетворкинг-мероприятий и т. п.). Если такие проблемы не запланировать заранее, то о них легко можно забыть.

3. Неважные и срочные – то, что нужно делегировать. Рутинные задачи, не требующие специальных познаний (публикация готовых постов в блоге, приготовление пищи, рассылка писем, уборка и т. п.). Если делегировать эти дела, то можно высвободить время для решения самых нужных.

4. Неважные и несрочные – то, что можно удалить. К ним относятся занятия, которые не приводят к цели и не приносят пользы (бездумное листание ленты социальных сетей, поглощение всех подряд новостей, бесконтрольный просмотр сериалов и т. п.). Подобные дела отнимают время, никак не влияют на достижение результатов, поэтому их необходимо либо взять под жесткий контроль, либо вовсе от них отказаться.

Расчет времени по хронотипу

Метод оптимален для тех, кто мечтает об идеальном распорядке дня. Его автор – кандидат медицинских наук клинический психолог Майкл Бреус.

По мнению Бреуса, все люди относятся к одному из четырех хронотипов, для каждого из которых характерно свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

1. «Медведи» прекрасно себя ощущают, просыпаясь между 7 и 11 утра, пика своей продуктивности они достигают в период с 11 до 18, спать им следует ложиться не позже 23 часов.

2. «Львы» просыпаются даже без будильника между 5 час. 30 мин. и 10 час. утра, лучше всего им работается между 10 и 17, ложиться спать им рекомендуется не позднее 22 час. 30 мин.

3. «Волки» любят поспать, пробуждаются между 7 час. 30 мин. и 12 час., могут продуктивно трудиться до 20, а ложатся спать около полуночи.

4. «Дельфины» не могут похвастаться идеальным режимом, просыпаются они в период с 6 до 10, однако могут уснуть снова, пик работоспособности у них приходится на промежуток с 10 до 18. Засыпают около полуночи, однако за пару часов до этого им необходимо убрать гаджеты, отказаться от просмотра ТВ и т. п.

По мнению Бреуса, выстроив расписание в соответствии с собственными биоритмами, человек способен повысить качество жизни.

Методы тайм-менеджмента от известных консультантов по личной эффективности

Технология Стивена Кови

По сути, Стивен Кови предлагал общие стратегии самосовершенствования и личностного роста, он не занимался отдельно принципами тайм-менеджмента. Умение правильно распределять время выступает тут как элемент глобальной концепции. В седьмой главе своей книги «7 навыков высокоэффективных людей» автор говорит о расстановке приоритетов следующее:

• Сначала необходимо заниматься делами первостепенной важности, даже если они очень трудные, непонятные и неприятные. Соберите волю в кулак и направьте эмоции в нужное русло. Все люди в мире, даже очень богатые, время от времени делают то, что не хочется (но нужно). Именно так шаг за шагом и выстраивается путь к успеху.

• Ориентируетесь именно на те ценности, которые вы выбрали для себя в жизни, а не на минутные порывы. Цель следует выбирать действительно важную: тогда у вас хватит сил и мотивации для ее достижения.

• В тайм-менеджменте автор советует применять принцип распределения задач по приоритетам и, исходя из этого, планировать свои действия.

• Вместо того чтобы пытаться «управлять временем», Стивен Кови рекомендует научиться в первую очередь управлять собственными действиями.

• Важно соблюдать баланс Р/РС, то есть между Результатом и необходимыми для его достижения Ресурсами и Средствами. Необходимо сопоставлять намеченную цель и имеющиеся в вашем распоряжении ресурсы.

• Составьте матрицу управления временем, определите самые важные задачи и направьте все силы именно на них, потому что от этого будет в основном зависеть конечный результат.

• Находите возможности для оптимизации, старайтесь упрощать все и в личных, и в рабочих делах. Смелее пробуйте что-то новое — не исключено, что именно это станет толчком к изменениям в лучшую сторону.

Методика повышения личной эффективности Дэвида Аллена (GTD)

В своей книге Дэвид Аллен больше внимания уделяет не тайм-менеджменту как таковому, а организации рабочего места и использованию всевозможных вспомогательных средств вроде канцелярских принадлежностей и проч. Главную задачу он видит в том, чтобы освободить мозг от лишней, отвлекающей информации.

Основные рекомендации автора:

• Создать картотеку и собирать в ней информацию по проектам. Это могут быть самые простые папки, и пусть поначалу в них лежит лишь по одному листку бумаги — все равно такая упорядоченность поможет значительно экономить время.

• Использовать систему «43 папок». В данном случае папки заводятся для определенных промежутков времени. Всего 12 папок — по числу месяцев в году, плюс еще 31 штука — по числу дней в месяце. В этих папках собирается список дел либо напоминаний о них буквально по каждой дате. К примеру, вы обсуждали заказ с клиентом и договорились, что к концу мая выставите счет. Для этого еще за неделю до назначенного срока необходимо позвонить заказчику и обговорить детали. Значит, напоминалку кладете в папку «Май», и еще две — на 20 и 27 мая (чтобы не забыть созвониться и потом отправить счет). Рабочий день каждый раз начинайте с просмотра задач на соответствующую дату. Кто-то скажет, что электронный органайзер или простой ежедневник компактнее и удобнее в качестве инструмента тайм-менеджмента, но эти 43 паки всегда на виду, и вы уж точно не забудете в них заглянуть.

  

• Весь список дел разбить на четыре раздела, по которым распределить задачи по степени приоритетности. Получится примерно следующее:

  1. Раздел «Следующие действия». Здесь собираются задачи, намеченные на выполнение в ближайшее время. Сюда по мере надобности что-то добавляется, вносятся коррективы.

  2. Раздел «Проекты». Это сложные задачи, которые разбиваются на подпункты. Чтобы выполнить одно такое крупное дело, необходимо справиться с целым рядом других, более мелких. Данный список ежедневно следует держать под контролем, чтобы видеть, как продвигается работа по намеченному плану.

  3. Раздел «Отложенные». Задачи, выполнение которых делегировано другим исполнителям либо по каким-то причинам эти дела приходится откладывать на более поздние сроки. Обязательно регулярно проверяйте этот список (примерно раз в неделю).

  4. Раздел «Когда-нибудь / может быть». Здесь не ставятся конкретные задачи — это планы на будущее, какие-то задумки по проектам и т. д. (типа написания мемуаров или изучения китайского языка).

Система Джулии Моргенстерн

Джулия Моргенстерн училась управлению временем на собственном опыте, работая администратором. Во главу угла она ставит грамотное выстраивание организационных процессов. Автор рекомендует следующий подход к применению принципов тайм-менеджмента.

В первую очередь определить, сколько времени и усилий человек тратит на выполнение поставленных задач, почему погружается в прокрастинацию, когда работа еще не сделана. Сидит в соцсетях, или совершает личные звонки, или слишком часто проверяет почту (это причины технического плана). Или есть иные, внешние причины вроде слишком большого объема обязанностей, неудобного графика работы или очень сжатых сроков. Возможны задержки в работе и по психологическим причинам, когда человек не умеет приходить вовремя, любит откладывать дела на потом, все дотягивает до крайнего срока и т. д.

Далее рекомендуется обязательно устанавливать сроки для выполнения той или иной задачи. Джулия выяснила, что 90 % ее клиентов так не делали, а между тем это очень важно.

Автор предлагает использовать технику 4D. В ней описаны четыре действия для случаев, когда задача оказывается невыполнимой:

1. Снять задачу (удалить). Если на данный момент в этих действиях нет необходимости, они и позже не понадобятся. Чаще всего это бывает простая, низкоквалифицированная работа.

2. Отложите задачи не первостепенной значимости на потом, сначала делайте то, что важнее.

3. Поручите выполнение некоторых дел другим людям (подчиненным, друзьям, членам семьи).

4. Сокращение. Дало отличные результаты в компаниях, где продолжительность утренних часовых совещаний сократили до 15 минут. Результат — освободилось время для важных дел, а сотрудники на совещаниях стали активнее, внимательнее.

Далее уделите внимание расстановке приоритетов. Джулия рекомендует в три этапа прописать свою персональную карту по жизненным планам и целям. Сначала определить наиболее важные для себя сферы. Оптимальное количество — шесть. К примеру, работа, образование, личная жизнь и т. д.

Далее для каждой выделенной области сформулировать цели (например, продвинуться по карьерной лестнице до начальника департамента и проч.). Теперь остается выбрать, какой вид деятельности поможет в достижении этих целей. Например, инвестирование, ежемесячное откладывание некоторой суммы, сдача внаем недвижимости и т. д.

5 правил тайм-менеджмента для работы над несколькими проектами

1. Пишите график работы

   Например, вы занимаетесь торговлей: у вас интернет-магазин и еще три пункта продаж в офлайне. Вот и записывайте всю работу по ним в ежедневнике, в Google Таблицах (например). На понедельник — все дела по первому магазину, на вторник — по второму и т. д. Кроме этих основных задач, разумеется, каждый день будут и второстепенные. Их тоже впишите в график (встретиться с поставщиком, провести собрание с продавцами, согласовать макеты рекламных листовок и т. д.). Завершенные дела вычеркивайте (и почувствуйте, как это приятно).

2. Всех клиентов собирайте в одной общей базе

   Покупатель, к примеру, приобрел у вас что-то в одной точке, а вы тут же заманивайте его в другую, предлагайте бонусы, скидки, демонстрируйте качественный сервис. Тут задача не только удержать покупателя, но и сделать так, чтобы он потом привел к вам своих друзей.

3. Используйте перекрестную рекламу

   То есть на каждой из имеющихся интернет-площадок давайте информацию про все остальные. В социальных сетях создавайте общую группу и выкладывайте все свои новости там. Демонстрируйте энергичность, широту планов, желание работать, рассказывайте обо всех проектах, привлекайте к ним внимание пользователей.

4. Внедряйте инструменты автоматизации

   Освобождайте время и для себя, и для своих сотрудников. Используйте искусственные алгоритмы на основе нейросетей, которые давно уже стали частью современной жизни. К примеру, в поисковых системах это «Палех», в социальных сетях — «Прометей», «Немезида». В «Вайбере» и «Телеграме» — «Алиса» и другие чат-боты. Все это обучаемые системы, которые можно эффективно использовать в тайм-менеджменте, делать свою жизнь проще и успевать при этом больше.

   Читайте также!

   «Как создать чат-бот: рекомендации + 8 лучших сервисов» Подробнее

5. Привлекайте знакомую команду

   Старайтесь к разным проектам привлекать людей, с которыми вам уже довелось поработать раньше. Ведь вы уже хорошо их знаете, можете им доверять, вам известно, кто из них на что способен. С новыми людьми придется притираться заново, опять сколачивать команду, чтобы максимально эффективно поработать над поставленной задачей.

Основные ошибки в тайм-менеджменте

Бывает у вас такое, что вы целый день носитесь в бешеном темпе, а половина важных дел так и остается невыполненной? Если да, то пора учиться правильно ставить цели, выделять из всех задач самые значимые. А если вы уже пытались применять к себе принципы тайм-менеджмента, но это не помогло, то, возможно, вы делаете что-то не так, допускаете ошибки.

• Обязательно следует составлять список дел

По исследовательским данным, это позволяет высвобождать до двух часов времени каждый день (а на составление списка уйдет минут десять). Имея перед глазами перечень задач, проще определить их приоритетность и разделить крупные дела на подпункты (если нужно).

• Вы не ранжируете задачи по уровню важности

Например, можно самые серьезные дела прямо в списке подчеркнуть ярким цветом. Их нужно выполнять в первую очередь. Они же, как показывает жизнь, самые неприятные и сложные. Однако именно эти дела продвинут вас вперед на пути к профессиональному и личностному росту. Не приступайте к более простым задачам, пока не закончили со сложными.

• Вы формулируете цели недостаточно четко

Данная ошибка в тайм-менеджменте допускается чаще, чем другие. К примеру, цель «Встретиться с друзьями в ближайшее время» звучит довольно размыто. Куда больше конкретики в формулировке «Встретиться с друзьями в нашем баре вечером в эту субботу».

• Вы хватаетесь одновременно за несколько дел

Если говорить объективно, то можно назвать лишь несколько человек, прославившихся в истории способностью одновременно выполнять несколько дел, причем совершенно осознанно и продуктивно. Подобные личности — огромная редкость. Большинство же людей ничего такого делать не умеют и могут нормально выполнять лишь что-то одно.

Не хватайтесь за выполнение двух задач одновременно: вы накосячите и там, и там. Не нужно одной рукой составлять отчет, а другой дозваниваться до клиента — ничего хорошего из этого не выйдет. Выделите время для каждого дела и занимайтесь ими в порядке значимости.

• Вы не способны сконцентрироваться

Наверное, многие слышали такое выражение: «Каждого из нас отвлекает своя собственная собачка»? Психологи используют его для ситуаций, когда человек, где бы он ни находился и чем бы ни занимался, обязательно на что-то отвлекается. Дома вы вступаете в разговоры с членами семьи или идете гладить собаку, а на работе прислушиваетесь, о чем там болтают коллеги, листаете ленту новостей и т. д.

• У вас вечно «нет времени» на упорядочивание своих дел

Когда руководитель говорит: «По тому, что у вас творится на столе, можно судить и о том, что происходит в голове», он попадает в самую точку. Следите за тем, чтобы у вас не было завалов в делах (в документации, на рабочем месте). Не допускайте накапливания невыполненных задач: это мешает нормально работать и действительно двигаться к цели.

• То, что не очень хочется делать, вы переносите на потом

Вы думаете, что завтра уж точно сделаете то, за что не взялись сегодня. Но поверьте, это «завтра» может повторяться день за днем, а задача так и останется невыполненной. Тайм-менеджмент учит писать список дел на каждый день и не пытаться затем от них увиливать.

Чтобы упростить себе задачу, используйте специальные программы-планировщики. В них есть и функция напоминаний, благодаря которой вы не упустите ничего из намеченного.

• Вы все еще не научились отказывать

Запомните: отказ далеко не всегда означает, что вам придется грубить или демонстрировать свою невоспитанность. Не стоит из вежливости делать что-то по просьбе коллеги, если вы и своей работой загружены под потолок. Зачем вам лишние переживания из-за того, что вы ничего не успеваете? В крайнем случае не отказывайте категорично — спросите, может быть, у человека несрочное дело, которое потерпит день-другой. Тогда вы спокойно сделаете свою работу, а после поможете коллеге.

• Вы не умеете находить время на отдых

Эта ошибка тайм-менеджмента как раз вытекает из предыдущей. Вы загружаете себя так, что отдыхать уже попросту некогда. Небось еще и на дом берете работу? Это совершенно никуда не годится. Отдыхать обязательно нужно, причем не только дома и на выходных, но и в течение рабочего дня. Встаньте из-за стола, пройдитесь по офису, смените занятие (только усаживаться за полуторачасовое чаепитие не стоит). Такие перерывы в итоге положительно сказываются на продуктивности.

• Вы плохо знаете возможности своего организма

Что вам известно о ваших биологических ритмах? Какой режим дня лучше соблюдать, чтобы показывать максимальную продуктивность в работе? Задайтесь этим вопросом, чтобы потом эффективно распределять задачи на день и самые трудные из них назначать именно на то время суток, когда вы наиболее активны и сконцентрированы.

Благодаря тайм-менеджменту вы сможете сами выстраивать свой жизненный ритм, успевать выполнить большое количество даже очень сложных дел, причем не перегружаясь и не впадая в стресс.

Популярные приложения для тайм-менеджмента

Претворять в жизнь принципы тайм-менеджмента помогут многочисленные приложения. Ниже расскажем о самых распространенных:

• Clear – приложение, выпущенное еще в 2011 году. Его отличают минимализм, простой дизайн. Это своего рода электронный аналог обычного блокнота. Предполагает только составление списка задач, которые можно вычеркивать по мере выполнения.

• 1-3-5 List – приложение с более широким функционалом. Можно не просто составлять перечень дел, но и располагать задачи в порядке приоритетности. Ежедневно одну из них можно относить к big thing, т. е. к важным, все прочие будут со статусом средних или мелких. Приложение помогает помнить обо всех задачах, но при этом уделять максимум внимания основному делу дня.

• RescueTime – приложение, с помощью которого можно проанализировать день, определить те задачи, на которые тратится время. При нарушении графика программа напомнит об этом, составит подробный отчет, оценит эффективность работы. Благодаря RescueTime можно добиться большей результативности.

  

• Trello – приложение в виде виртуальной доски с карточками, разработанное еще в 2011 году. Благодаря наглядному интерфейсу сразу понятно, какие задачи решены, какие – находятся в процессе выполнения, а что следует запланировать на будущее.

• Loop Habit Tracker – приложение, которое помогает не только составлять списки дел, но способствует выработке полезных привычек. Несмотря на отсутствие лишних деталей, обладает функциональным дизайном. Отдельно следует отметить отслеживание прогресса в календаре и сведения об устойчивости привычек.

Эти и другие аналогичные приложения призваны воплотить в жизнь принципы тайм-менеджмента, повысить эффективность, научить управлять временем и достигать поставленных целей.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах

Распространенные мифы о тайм-менеджменте

И в наши дни есть люди, которые не считают управление временем чем-то важным. Это связано с различными мифами, которыми окутаны принципы тайм-менеджмента. Остановимся на них немного подробнее:

• Принципы тайм-менеджмента не работают!

Обычно к таким выводам приходят те, кто остановился только на одной технике, не получил результата и разочаровался в тайм-менеджменте как таковом.

Это часто случается с людьми, у которых не хватает мотивации, четко не поставлены и не прописаны цели.

• Для это придется очень много работать

Принципы тайм-менеджмента призваны не заставить человека выполнять больше задач, а выделять самые существенные дела и сосредотачиваться на них.

• Скучно, принципы тайм-менеджмента не оставляют места для спонтанности и творчества

Этот миф связан с тем, что в самом начале специалисты, обучающие планированию времени, предлагали задействовать каждую минуту. Т. е. запланировать необходимо что-то одно, сосредоточиться на выполнении этой задачи, не отвлекаясь ни на что другое. Однако ранее мы рассказали о многообразии методов управления временем, в которых есть место творчеству и спонтанным решениям.

• Это изобретение Запада, оно не работает в России

На самом деле и в нашей стране были и есть системы управления временем, просто никто раньше не давал им названия.

• Управление временем невозможно в принципе

Да, конечно, мы уже говорили о том, что такая формулировка не совсем корректна. Однако, по сути, тайм-менеджмент призван управлять не временем, а собой, своими действиями и решениями.

• Принципы тайм-менеджмента нужны людям, которые вечно опаздывают

Несмотря на название, техники направлены не на покорение времени, а на достижение поставленных целей. При этом устремления человека не настолько сильно связаны с наличием или отсутствием у него пунктуальности.

• Борьба с прокрастинацией заранее обречена на поражение

Конечно, есть люди, которые изначально более организованны, чем другие. Но все-таки прокрастинация – психологическое явление, которое вполне поддается проработке.

• Успешность зависит от управления временем

На результат влияют решения, принимаемые человеком в тот или иной момент времени. Даже очень организованные люди, отдающие приоритетное значение делам, не сильно влияющим на достижение целей, вряд ли добьются успеха.

• Есть универсальные техники, которыми может пользоваться любой и получать результат

Люди разные: то, что подходит одному, может не работать у другого. Однако принципы и техники тайм-менеджмента разнообразны, подобрать оптимально подходящую можно путем экспериментов.

• Принципы тайм-менеджмента нужны для экономии времени

Это всего лишь инструменты, помогающие достигать желаемого, а не волшебная таблетка. Поэтому все равно придется приложить определенные усилия, не отвлекаться на пустяки и т. п. От использования методик управления временем в сутках не станет больше часов. Хотя человек начнет успевать больше за тот же самый период.

ТОП-5 книг про тайм-менеджмент

• Максим Дорофеев «Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо»

Многие наверняка спрашивали себя: почему часто человек точно знает в теории, как быть максимально продуктивным, однако в реальной жизни это не применяет и делает все по накатанной? Книга Максима Дорофеева дает ответы на подобные вопросы. Здесь описано, как работает человеческий мозг, как он запоминает информацию, расходует свои ресурсы, как можно научиться эти ресурсы беречь, концентрироваться и включаться в активную работу тогда, когда это нужно. Плюс в книге есть конкретные советы и готовые приемы для практического применения.

• Глеб Архангельский «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»

Весьма популярная в России книга об искусстве тайм-менеджмента. Отличное пособие для деловых людей, время которых всегда расписано по минутам, задач много и все они требуют качественного исполнения. В книге есть готовые техники, подходящие для использования именно в российских условиях ведения бизнеса (что немаловажно).

• Нейл Фьоре «Лёгкий способ перестать откладывать дела на потом»

Все ведь знают, что такое горящие сроки и попытки за день сделать то, что было намечено на неделю, но почему-то все откладывалось? Из этой книги вы узнаете, как бороться с прокрастинацией, откуда у нее вообще растут ноги и как можно даже получить от нее выгоду.

• Яна Франк «Муза и чудовище. Как организовать творческий труд»

Книга для людей, занимающихся творчеством. Сама автор — художница. И она учит представителей творческих профессий планированию, объясняет, как это важно, нужно, совершенно не страшно и нисколько не мешает процессу созидания. Яна Франк объясняет, что творческие люди — не лентяи, они тоже делают свою работу, от которой непременно необходимо отдыхать (каждые 45 минут, например), писать списки дел, не отвлекаться на ерунду, нормально спать и не забывать про личную жизнь.

• Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»

Еще одно руководство по тайм-менеджменту, ставшее, кстати, невероятно популярным. Автор учит грамотно сочетать работу и отдых таким образом, чтобы это давало наилучшие результаты. Вы почувствуете себя свободно, когда ежедневные рутинные дела начнете выполнять автоматически, не задумываясь.

Пользоваться принципами тайм-менеджмента, планировать свои дела нужно не только занятым бизнесменам и руководителям компаний, но и творческим людям, и даже обычным домохозяйкам. Благодаря серьезному и ответственному подходу к решению задач, можно высвободить огромное количество времени, которое затем потратить не на листание соцсетей, а на собственное развитие, путешествия и т. п. Тайм-менеджмент поможет быстрее добиваться поставленных целей.

Время – главный ресурс человека, которые нельзя купить, накопить и восполнить. Не стоит тратить его впустую, лучше каждый день использовать по максимуму те возможности, которые предлагает жизнь. И – самое важное: принципы тайм-менеджмента как искусство управления временем призваны не ограничивать, а создавать свободу.

Автор статьи

Сергей Нежников

Ведущий специалист по аналитике

Последние статьи этого автора:

• CMS для сайта: обзор лучших движков
• Продвижение сайта в Интернете для новичков
• Редирект с http на https: повышаем безопасность сайта

Забрать подарки
из закрытой базы

Скачать 7,4 MB

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB