Что такое референс-лист и как его составить

О чем речь? Референс-лист – относительное новый термин, суть которого пока понимают не все. Это документ со списком крупных клиентов, с которыми когда-то работали. В нем указано, что было сделано, на какую сумму, кому именно.

Зачем нужен? Подобная открытость играет только на руку бизнесу. Потенциальные клиенты могут связаться с компаниями из списка, чтобы поинтересоваться качеством товаров или выполненных работ. Даже сам перечень играет большую роль – показывает, сколько крупных сделок было совершено.

Что такое референс-лист

Далее мы будем описывать порядок составления референс-листа в его оригинальной трактовке. По сути, этот документ можно рассматривать как своего рода визитную карточку компании, поскольку ознакомление с ним дает возможность объективно взглянуть на текущее состояние бизнеса, охарактеризовать престижность бренда и даже выявить рыночные преимущества.

Источник: shutterstock.com

Референс-лист может включать:

• фрагменты объекта;

• видео/аудио;

• дизайнерские эскизы;

• инструменты, станки или отдельные узлы;

• материалы;

• статьи, заметки;

• художественные произведения.

Зачем и кому нужен референс-лист

Правильное оформление референс-листа позволяет сообщить ряд важных сведений:

• Как долго компания осуществляет торговлю?

• Каковы основные направления ее деятельности?

• Что входит в ассортимент фирмы?

• Какой объем продукции она может производить?

• Сколько крупных сделок было осуществлено в прошедшем периоде?

• Работает ли фирма с постоянными клиентами, какова их доля?

• Относятся ли к потребителям ее продукции известные бренды с хорошей репутацией?

Чаще всего референс-лист организации включает снимки выполненных проектов и контактные данные клиентов, чтобы с ними можно было связаться и уточнить подробности заключенной сделки, узнать мнение заказчиков напрямую.

Кому нужен референс-лист

Не стоит думать, что референс-лист необходим только тогда, когда фирма занимается промышленным производством или строительством. В действительно оформленный по всем правилам документ позволит увеличить продажи любого продукта.

Если вы реализуете исключительно товары, необязательно перечислять единичные сделки. Иначе документ будет перегружен, что помешает выделить ценные сведения и дать справедливую оценку фирме. Фиксируйте соглашения об оптовых поставках крупнейшим партнерам.

Преимущества наличия референс-листа

Плюсы наличия референс-листа:

• Пользователь может не тратить время и сразу получить ясное представление о фирме, вместо того чтобы собирать разрозненные данные из онлайн-источников.

• Исполнитель представляет наглядные доказательства своей компетентности, за счет чего повышается лояльность заказчика.

• Надежность содержащихся сведений. Документ включает информацию, которую легко подтвердить: местоположение, контакты и т. п. При таком подходе фирма повышает интерес к себе и, соответственно, получает больший доход.

• Обеспечение актуальности данных. Важной задачей является регулярное обновление информации о контрактах и величине дохода. С этой целью необходимо контролировать и изучать показатели бизнеса, добиваясь соответствия между цифрами и фактами.

  

  Источник: shutterstock.com

• Краткое изложение сведений. В документе представлена основная информация в сжатой форме, чтобы потенциальные заказчики могли быстро сориентироваться.

• Упрощается ведение переговоров, поскольку сведения заранее обобщены. Кроме того, референс-лист делает презентацию более содержательной.

• Менеджеры по продажам работают с большей отдачей, так как опираются на имеющиеся данные и знакомят с ними целевых клиентов.

• Удачно составленный лист способствует росту посещаемости сайта и повышению доли заявок, что, в свою очередь, обеспечивает высокий объем продаж.

• Растет вероятность победы в тендере.

• Формируется высокая репутация. Если документ производит впечатление на заказчика и не содержит ошибок, фирма получает признание участников рынка.

Структура референс-листа

Документ не имеет установленного образца, как и строгого регламента заполнения. И все же для лучшего понимания читателем в нем следует отметить:

1. Сроки оказания сервиса или дату продажи товара.

2. Какие продукты или услуги были реализованы.

3. В какой отрасли осуществлялось сотрудничество.

4. Место заключения сделки.

5. Отзыв, контакты и реквизиты заказчика.

Если деятельность фирмы осуществляется в различных областях, для каждой из них предусматривайте в референсе свой раздел, чтобы покупатели могли быстрее разобраться.

Пошаговое составление референс-листа

Далее рассмотрим, какие действия нужно предпринять в ходе составления референс-листа.

Отбор лучших кейсов

Лучший кейс означает получение результатов заказчиком. Так, при подготовке референс-листа для диджитал-агентства результатом считается количество прочтений или лидов. Кейс должен иметь следующую форму: Что и для кого ➡Задача ➡ Решение ➡Результат.

Здесь стоит отметить три условия:

1. Кейс оценивается по результатам, но его оформление и структура играют весомую роль.

2. Оптимальное число кейсов – три–восемь. Будет отлично, если удастся сформировать отдельные группы для разных категорий клиентов с учетом их специализации. Тогда всего несколько кейсов смогут произвести впечатляющий эффект.

3. Не нужно стремиться к безупречности: наличие ошибок вполне естественно, и если вы провели над ними работу, то такой вариант даже предпочтительнее.

Указание формата

Когда на руках имеются кейсы, можно изучить их содержание – объем текста, графики, числовых данных. Исходя из этого, можно выбрать подходящий способ представления документа:

• Word или GoogleDocs – если преобладает текст;

• Excel или GoogleSheets – если доминируют цифры и статистика;

• PDF, PowerPoint, Figma и т. п. – если упор делается на визуальной составляющей.

Структурирование кейсов

Итак, мы подготовили кейсы и определились с форматом – настало время разработать структуру документа. Для группировки используются критерии: тематика, характер услуги, сфера, период исполнения. Это позволяет лучше усвоить информацию.

Также можно упорядочить отзывы. Разумеется, отклики клиентов, касающиеся отдельного кейса, должны быть к нему привязаны, а общие оценки компании лучше дать в конце документа.

Источник: shutterstock.com

В заключительной части следует поместить контактные данные фирмы и побудить к совершению действия, например, визита, звонка или отправки сообщения. Это пригодится, если референс-лист попадется на глаза другому потенциальному клиенту.

Оформление в единообразном стиле и проверка на ошибки

Здесь соблюдаются принципы разработки презентаций – не более двух шрифтов, единый стиль, насыщенное оформление. Лучше придерживаться фирменного стиля бренда, поместить логотип.

По завершении работы ее нужно проверить на грамотность и читабельность. Для этого обратитесь к редактору или корректору, воспользуйтесь сервисами наподобие «Главреда».

Шаблон оформления референс-листа

Рассмотрим, как можно представить документ в форме таблицы. Вот образец референс-листа строительной компании:

Тренинговый центр может использовать такой шаблон референс-листа:

При табличной форме представления данных избегайте непосредственного добавления картинок. Для перехода к изображениям размещайте ссылки. Это обеспечит целостность структуры таблицы и даст возможность увидеть снимки в высоком разрешении.

Советы по разработке референс-листа

• Излагайте материал просто и доступно, чтобы читатель мог сразу же вникнуть во все детали, даже если ранее не просматривал референс-лист.

• Используйте для оформления бланк с логотипом компании, производите форматирование в соответствии с нормами делового стиля.

• Референс-лист поставщика должен настраивать на партнерские отношения. Подчеркните свою ценность, укажите порядок совместной работы и контактные сведения.

  

  Источник: shutterstock.com

• Не упоминайте про мелкие розничные операции, это не говорит об успешности бизнеса и затрудняет пользователям знакомство с фирмой. Приведите опыт заключения дорогих сделок и работы с популярными брендами.

• Сохраняйте файл в одном из форматов: doc; docx; xls; pdf. Тогда любой читатель сможет гарантированно его открыть.

• Включите запрет на копирование файла, чтобы никто не мог его использовать без вашего согласия.

Что делать с референс-листом после составления

Возможны такие варианты:

1. Передать отделу продаж. Дайте менеджерам указания отправлять клиентам по почте референс-лист поставок с добавлением кейсов.

2. Выложить на сайте. Посетители смогут ознакомиться с кейсами при просмотре ресурса.

3. Представлять на выставках в печатном виде. Так пройдет непосредственное знакомство целевых клиентов с брендом.

4. Включить в презентацию о фирме. Это послужит наглядной демонстрацией ее достижений и привлечет клиентов.

5. Прикреплять к рассылкам. Потенциальные клиенты скорее заинтересуются предложением.

Референс-лист в бумажном виде

Представление референс-листа в форме брошюры, буклета или журнала позволит доступно довести информацию до потребителей. Броские печатные издания привлекают внимание посетителей выставок и отлично служат продвижению бренда.

Источник: shutterstock.com

Важным атрибутом документа являются удачные фотографии. При взгляде на них необязательно изучать текстовое содержимое, чтобы представить себе масштабы вашего бизнеса. Фотографии реализованных проектов позволят оценить компетентность персонала. Ознакомление с итогами можно начать с карты проведения работ по регионам.

Создание буклета, брошюры или журнала доверьте опытному специалисту. Качественный дизайн способствует лучшему восприятию информации. Старайтесь добавлять инфографику, чтобы продемонстрировать основные тенденции развития бизнеса.

Типичные ошибки при составлении референс-листа

Чтобы правильно составить референс-лист, избегайте следующих ошибок:

• Устаревшая информация. Раз в полгода актуализируйте данные. Дайте понять, что бизнес продвигается, число клиентов растет.

• Излишняя краткость или развернутость. Нужно, чтобы читатель мог быстро изучить содержание и в то же время ознакомиться со всеми вашими достижениями.

• Отсутствие сведений о клиентах. Пусть постоянные партнеры дадут согласие на указание их контактных данных.

• Отказ от иллюстраций. Проявляйте креативность в оформлении с учетом специфики вашего бизнеса. Рисунки выступают наглядной демонстрацией успехов – если не хочется вставлять их в начало, то, как минимум, включите в приложения.

• Добавление списка товаров и прайс-листа. Презентация должна в первую очередь отражать важнейшие сведения о бизнесе, каталог продукции сюда не относится.

• Отсутствие контактных данных. Поместите готовый документ на сайте фирмы с указанием контактов – тогда клиенты смогут после прочтения выйти на связь с вами.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о референс-листе

Референс-лист служит для информирования о деятельности компании, что особенно важно при длительном цикле производства, масштабных работах и затягивании переговоров. С его помощью удается в сжатые сроки провести презентацию и избежать лишних трудностей.

Сколько проектов вписывать?

По возможности – как можно больше. Внимание следует заострить на выполнении масштабных и дорогих заказов. Именно с них лучше начать референс. Отдельный кейс с графикой должен занимать один лист. Многочисленные проекты следует представлять по два – четыре на листе – это позволит дольше удерживать читателей.

Что делать, если нет хороших фото проектов?

Ничего страшного, если вы не зафиксировали работу над объектом на фото. Вы можете снять уже законченный самостоятельно или с помощью специалиста.

Как добиться максимальной эффективности от референс-листа?

Сам по себе онне даст заметного результата. Референс-лист включает лишь выполненные заказы, но не характеристику фирмы и ее потенциала. В связи с этим документ чаще всего дополняет общую презентацию. Безусловно, референс-лист в любом случае произведет впечатление. Но без презентации трудно разобраться, какого рода услуги оказывает фирма. Когда потенциальный клиент не может понять, специализируется ли организация на строительстве конкретных объектов или возводит любые сооружения, он с меньшей вероятностью совершит нужное действие. Так что наибольший эффект дает включение референс-листа проектов в общую презентацию.

Автор статьи

Алексей Бояркин

Сооснователь компании «Генератор продаж»

Последние статьи этого автора:

• Бенчмаркинг компании: примеры из зарубежной и российской практики
• СTА-элементы, которые привлекут в 2 раза больше клиентов
• Формула рентабельности продаж: пример расчета

Забрать гарантированный подарок

Скачать 7,4 MB

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB