Регламент организации: правила разработки и внедрения

Что это? Регламент организации – это как рецепт блюда. Без него вроде можно и обойтись – ну борщ и борщ, что его там варить. На деле блюдо всегда будет получаться разным, вряд ли это понравится клиентам.

Что можно сделать? Бизнес-процессы компании и есть этот самый «борщ». Чтобы результат деятельности сотрудников получался предсказуемым, измеримым, стабильным, необходимо разрабатывать и внедрять регламенты.

Зачем нужен регламент организации

Регламент устанавливает требования, действующие в организации в целом и по отдельным направлениям ее деятельности, который либо содержит такие правила в своем тексте, либо формулирует их, отсылая к другому документу, к нормативно-правовым актам.

Значение этих положений гораздо больше, чем кажется. Это не просто набор никому не нужных правил. Грамотный регламент может сильно облегчить как управленческие процессы, так и стратегическое планирование.

Прежде всего, сформулируем определение слова «регламент организации»:

• В нем содержится описание порядка взаимодействия отделов и сотрудников организации в ходе выполнения какой-либо задачи.

• В регламенте указываются отдельные процедуры, которые необходимо выполнить в ходе определенного хозяйственного процесса, а также их сроки.

Обычно такой документ создается для соответствующей должности –управляющего, администратора, секретаря. Составление регламента работы организации – процесс длительный и сложный, в котором необходимо учесть множество нюансов, относящихся как к правам и обязанностям соответствующей должности, так и специфике деятельности фирмы в целом.

Иногда руководитель начинает работу по составлению регламента управления организацией только потому, что аналогичные документы есть у других фирм, или потому, что их наличие – общепризнанный тренд. При этом имеется весьма смутное представление о значении этого свода правил и задачах, которые он должен решать, хотя услуги консалтинговой фирмы по составлению его стоят достаточно дорого.

Также возможна ситуация, когда по причине неопределенности в обязанностях специалисты допускают ошибки в работе, а то и вовсе игнорируют предписания. Это вредит организации, снижает доходы. Необходимо принимать меры.

Регламенты призваны упорядочить и структурировать работу фирмы, четко определить круг обязанностей персонала, исключить дублирование одних и тех же функций несколькими сотрудниками и повысить эффективность деятельности предприятия.

Плюсы и минусы внедрения регламента

Структура регламентов организации

Выделяют несколько форм регламентов деятельности организации:

• общая стратегия фирмы;

• организационная схема предприятия;

• схемы взаимодействия различных элементов структуры фирмы;

• административный регламент организации;

• положения о подразделениях;

• должностные инструкции;

• рабочее расписание;

• организационно-штатная расстановка;

• правила внутреннего распорядка;

• концепция финансирования;

• положение о мотивации;

• технические регламенты (на продукцию);

• положение о разработке иных сводов правил.

Данные инструкции имеют вертикальную структуру, то есть каждый из нижестоящих документов принимается во исполнение вышестоящих. Основные регламенты организации включают стратегию и организационную систему предприятия. На нижнем уровне вертикали находятся своды правил для отдельных должностей. Особое место занимает технологический регламент организации на продукцию. Порядок разработки и принятия этих положений определяется отдельным процедурным документом.

Для регламента характерна системность и внутренняя согласованность.

Если организация имеет сложную структуру, то включение в один такой документ как общих норм, так и положений обо всех ее подразделениях может оказаться сложной и нецелесообразной задачей. В этом случае эффективнее будет разработать внутренний регламент организации, в котором будут содержаться инструкции для всей фирмы в целом, и несколько, касающихся деятельности отдельных частей предприятия.

То же относится и к подобным документам по отдельным должностям.

Желательно, чтобы положение по регламенту организации предусматривало возможность создавать особые инструкции для различных уровней структуры предприятия и их руководителей. В частности, могут составляться свод правил о работе департамента, филиала, отдела. Точно так же для руководителей должны быть положение о директоре департамента, руководителе филиала, начальнике отдела. При таком подходе действие общего документа распространяется на специальные, изменение основных норм будет действовать и на подчиненные им.

Регламенты, которые регулируют вопросы взаимодействия между подразделениями, составляются отдельно и описывают организационные моменты для всех подгрупп. Изменение их также будет иметь силу для нижестоящих отделов.

При составлении регламентов важно добиться их согласованности, исключить противоречие одних другим. В противном случае их применение может только снизить эффективность работы.

Чаще всего в регламент входят следующие части:

1. общие положения;

2. термины, определения, сокращения;

3. описание процедуры;

4. ответственность;

5. контроль.

Эти элементы подробнее рассмотрены в нижеследующей таблице:

Регламент имеет несколько обязательных реквизитов:

• название организации;

• дата, номер, место составления документа;

• отметка об утверждении;

• вид документа;

• текст;

• приложение;

• визы согласования.

Имеющиеся в регламенте реквизиты должны соответствовать положениям ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Особенности рабочего регламента организации

Рабочий регламент позволяет всем сотрудникам предприятия отчетливо понимать их назначение и работать в соответствии с ним, принося фирме максимальную пользу и избегая тех действий, которые должны выполнять другие сотрудники.

Благодаря этому регламенту компания может работать как единый организм, в котором деятельность организована таким образом, при котором достигается максимальная польза от каждого из сотрудников, и, в то же время, исключаются операции, которые не соответствуют действиям коллег и всего предприятия в целом, обеспечивается слаженность труда.

Источник: Billion Photos/ shutterstock.com

Понятие «Слаженность» включает в себя следующие аспекты:

• любой работник качественно выполняет свои функции, что влечет эффективную деятельность всего предприятия в целом;

• действия всех сотрудников согласованы;

• рабочие процессы не нарушаются, если кто-то из специалистов увольняется или приходит на работу новый.

Трудовой регламент позволяет людям не тратить время на поиск оптимального решения в стандартных ситуациях – варианты уже содержатся в инструкциях. При этом документы, действующие для всей организации в целом, обычно содержат наиболее общие положения, пределы компетенции департаментов, сотрудников.

Специальные регламенты определяют деятельность отдельных подразделений и должностных лиц. Наличие инструкций для решения повседневных задач позволяет сотрудникам направить силы на разрешение нестандартных ситуаций, рационально использовать их интеллектуальный и творческий потенциал.

В рабочем регламенте выделяются:

• процессы, которые должны быть урегулированы в соответствии с требованиями законов;

• стандартные процедуры, которые на постоянной основе реализуются в деятельности предприятия;

• мероприятия, в которых задействовано много сотрудников, от которых требуется согласованность действий;

• события, которые предполагают значительные расходы;

• процедуры, отражающиеся на клиентах предприятия;

• ситуации, которые необходимо контролировать.

Наиболее часто инструкции касаются следующих направлений деятельности предприятия:

• непосредственная работа с клиентами и повышение качества их обслуживания;

• обеспечение необходимыми материальными, финансовыми, кадровыми, технологическими ресурсами, от которых зависит способность предприятия вести экономическую деятельность;

• выстраивание организационных процессов, таких, как делопроизводство, безопасность труда, подготовка технических регламентов стандартов организации.

Пошаговая разработка и внедрение регламента организации

1. Определение круга отношений, подлежащих регулированию.

2. Назначение лица, ответственного за составление регламента. Это лицо, которое будет отчитываться перед руководством предприятия о создании свода правил и его использовании.

3. Консультации с участниками, деятельность которых будет регулировать регламент. Особое внимание этот момент требует, если документ разрабатывается для регулирования работы разных подразделений. Нужно учесть мнения всех заинтересованных сторон и не допустить ущемления одних сотрудников и подразделений другими. Ключевая задача в этом случае заключается в надлежащем разъяснении планируемых изменений.

4. Разработайте конкретные инструкции. Если сотрудник, для которого она предназначена, имеет достаточную квалификацию и опыт, то можно предложить ему самостоятельно составить проект регламента, который затем подлежит обязательному обсуждению и согласованию. Для групп сотрудников и целых подразделений этот документ должен составляться независимым лицом, участники соответствующего процесса могут внести собственные предложения.

   

5. Обсуждение проекта регламента. При этом учитываются замечания и пожелания, вносятся необходимые поправки в проект.

6. Утверждение регламента. Окончательный вариант документа проходит необходимые согласования, после чего он утверждается руководителем организации.

Можно утвердить регламент одним из двух способов:

1. руководитель ставит соответствующую отметку прямо на документе;

2. издается приказ о введении регламента в действие, после чего в нем указываются реквизиты этого указания.

Когда между участниками обсуждения достигнуто согласие о принятии данного документа, требуется разработать план его вступления в силу. Он также может быть оформлен отдельным приказом либо в виде приложения.

План регламента

• норма о признании недействующими прежних регламентов;

• указание на необходимость разработки иных подобных документов;

• установка на использование новых информационных систем и такого;

• формы бланков документов, необходимых для реализации положений регламента;

• изменения в кадровом составе предприятия;

• подбор лиц, подходящих для замещения новых вакансий;

• профессиональная подготовка новых сотрудников;

• проведение внутренних инструктажей;

• методическое сопровождение специальной группой, которая содействует применению регламента на практике;

• редактирование свода положений в случае обнаружения в нем недостатков;

• применение новой редакции регламента;

• контроль исполнения требований этого документа персоналом.

Когда все мероприятия, необходимые для внедрения регламента, нашли свое отражение в плане, издается приказ руководителя организации об его введении в действие. Поскольку практическая реализация положений этого документа – процесс длительный и трудоёмкий, то он, как правило, происходит позднее утверждения инструкций.

Регламент не является раз и навсегда определённой системой норм. В ходе его применения могут выявляться отдельные недочеты, которые не были приняты во внимание при разработке документа и его введении в действие. Это – нормальная ситуация, в которой требуется принимать решение о необходимости внесения в регламент изменений либо об отсутствии такой нужды. Если такие правки вносятся часто, они могут нарушить внутреннюю согласованность с другими регламентами и системность, поэтому в таком случае лучше издать новую редакцию документа и привести все его нормы в соответствие друг с другом и с иными локальными актами.

Изменения требуют владения не только изменяемым документом, но и остальными локальными актами предприятия. В противном случае трудно будет избежать неточностей и противоречий.

3 правила внедрения регламентов организации

Создание и введение в действие регламента не способно само по себе вызвать моментальные улучшения в работе предприятия.

Можно подумать, что ещё не все сотрудники успели изучить инструкцию. Однако затем оказывается, что многие и не собираются этого делать. Другие ознакомились с регламентом, но не поняли его. Более того, даже не все из тех, кому инструкции абсолютно ясны, стремятся им следовать.

Источник: Gorodenkoff / shutterstock.com

Чтобы не возникало такой ситуации, надо озаботиться тем, чтобы контроль за исполнением свода правил выполнялся кем-то из сотрудников организации, либо для этого нужно создать специальное подразделение. В противном случае уследить за тем, следуют ли работники инструкциям, будет затруднительно, особенно при большом штате.

Правило 1: Должностные папки

Инструкции – это средство управления. Проконтролируйте, чтобы регламенты были доведены до сведения всех сотрудников и подразделений, к деятельности которых они относятся. Ознакомить с ними можно как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Если в организации есть HR-подразделение, которое отвечает за кадровую работу, профессиональную подготовку сотрудников, коммуникации персонала с руководством и с другими службами, то на него следует возложить контроль изучения работниками регламента и разъяснения инструкций.

Правило 2: Проверка знаний

Если никто не контролирует восприятие документа сотрудниками, то заставить их выполнять инструкции также будет затруднительно. Конечно, ошибки в работе скажут об игнорировании установленных правил.

Однако эффективнее будет провести небольшое тестирование на знание регламента. В этом случае работникам придется изучить его, иначе они просто не смогут сдать этот экзамен. Подстегнут их также и разъяснения о финансовых санкциях при неудовлетворительном результате теста, например, лишении премии.

Правило 3: Контроль выполнения

Проводить анализ исполнения регламента можно прямо во время реализации процессов, на регулирование которых направлены инструкции. При этом кто-то из сотрудников должен фиксировать результаты такой проверки. При неудовлетворительном результате, при наличии нарушений регламента об этом нужно сообщать руководителю предприятия и HR-подразделению.

У сотрудников, работу которых регулирует свод правил, должна иметься возможность обратиться к руководству со своими предложениями об изменении инструкций. Следует к ним прислушаться. Такие пожелания далеко не всегда диктуются ленью или нежеланием выполнять свои обязанности так, как полагается. В этих обращениях вполне могут иметься здравые мысли, которые не были учтены при принятии документа.

Чтобы регламент действительно действовал, нужно придерживаться ряда правил:

• документ должен находиться в открытом доступе для сотрудников;

• сотрудники ознакомились с положениями регламента и прошли проверку на знание инструкций;

• соблюдение требований специалистами неуклонно контролируется.

Многое здесь зависит от мотивированности сотрудников. Если персонал выполняет свои обязанности заинтересованно, действительно беспокоится о результатах собственной работы, то вводить в действие регламенты будет намного легче. И все же, не стоит ограничиваться упованием на добросовестность сотрудников, лучше проводить целенаправленные мероприятия, направленные на то, чтобы свод правил как можно скорее начал реально выполняться.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Принципы создания системы регламентов в организации

Качество управленческих процессов в организации отчетливо иллюстрируется их системностью и упорядоченностью. В небольших организациях регламенты могут носить общий характер. В крупных же компаниях действует обычно целая система таких документов, количество которых может достигать нескольких десятков в год.

Эти инструкции необходимо постоянно поддерживать в актуальном состоянии, иногда изменения в одном регламенте требуют внести изменения и в другие, связанные с ним. Привести все эти документы в единую систему позволяет издание локального правового акта, который определяет порядок обращения с ними. Чаще всего создание его поручается отделу делопроизводства.

В этой работе опираться следует на следующие документы:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методические рекомендации по его применению. В них содержатся общие требования к содержанию и оформлению локальных правовых актов (ЛПА).

• Примерная инструкция по делопроизводству, в которой есть блок об ЛПА как элементе нормативной базы предприятия, о том, как должна проходить его разработка и процедура его согласования и утверждения.

• Словарь видов документации. Он позволяет отграничить один вид материалов от другого в зависимости от задач, которые он призван решать;

• Методические рекомендации по технико-юридическому оформлению законопроектов, которые позволяют добиться соответствия ЛПА требованиям права, а также оформить их в соответствии с принятыми стандартами.

Источник: PeopleImages.com - Yuri A/ shutterstock.com

В локальном правовом акте о регламентах указываются те документы, которыми пользуется предприятие. Чаще всего наиболее активно используется не более четырех таких документов, им и должно быть уделено особое внимание. Не имеет смысла помещать в ЛПА такие материалы, которые в момент его составления не используются. В случае необходимости в такой акт всегда можно внести изменения, добавив необходимый раздел.

Локальные правовые акты

• Положение. В нем устанавливается статус подразделения компании с указанием объема компетенции. Например, положение о департаменте, о филиале.

• Инструкция. В ней указывается последовательность действий, которых требует выполнение той или иной процедуры. Например, инструкция по делопроизводству, о проведении испытаний при приеме кандидата на работу.

• Правила. Они регламентируют порядок отдельных операций, которые выполняются в ходе хозяйственных процессов. Излагаются в форме кратких предписаний, которым та или иная процедура должна соответствовать полностью. Таковы правила отправки почтовой корреспонденции, внутреннего трудового распорядка и т. п.

• Методические рекомендации. В них отдельные процессы излагаются в виде последовательности действий, выполнение которых гарантированно обеспечивает получение нужного результата. Например, методические рекомендации по архивному хранению документов, по совершению валютных операций.

• Регламент. В нем содержатся указания по взаимодействию нескольких сотрудников или подразделений предприятия, также в них есть сроки, в течение которых должны быть совершены те или иные действия, меры контроля их исполнения. Таковы регламент по работе с обращениями граждан, контактам представительств с центральными органами управления и др.

9 распространенных ошибок при разработке и внедрении регламента

• Регламент не отражает реальных процессов

Разработкой и контролем исполнения документа должны заниматься лица, которые сами вовлечены в выполнение соответствующих процессов. Это позволит обеспечить при составлении инструкций детализацию реально имеющих значение операций, а не составлять предписания, которые делаются лишь для галочки.

В противном случае регламент нельзя будет применять на практике, он не сможет обеспечить повышение эффективности работы организации. Непосредственный исполнитель этих предписаний гораздо охотнее будет думать о том, как обойти требования инструкций, нежели о том, чтобы соблюсти их, потому что оно будет лишь мешать достижению целей, на которые должен быть направлен документ. Не нужно относиться к составлению регламента как к пустой формальности, не имеющей никакой пользы.

• Свод правил не адаптируется к изменениям

Регламент должен обеспечивать конкретность, определенность функций персонала, их контроль и ответственность, соответствие определенным корпоративным стандартам. Но невозможно предусмотреть абсолютно все возможные ситуации. Всегда какие-то процессы будут выходить за рамки регламента или соответствовать им не полностью.

Это вовсе не означает необходимости внести изменения в документ немедленно и по любому поводу. Например, если для какого-то действия предоставляется определенный срок, нет нужды прописывать, что соответствующее действие с учетом ситуации может быть совершено и в более ранний срок. Однако нередко возникают повторяющиеся события, которые в силу тех или иных причин не учли при составлении регламента. В этом случае необходимо вносить в инструкции соответствующие изменения. Иначе эффективность бизнес-процессов будет падать, поскольку их отдельные существенные аспекты не будут четко отлажены.

• Отсутствует система мотивации

Если у сотрудника нет стимулов выполнять требования регламента, он также не сможет обеспечить решение стоящих перед ним задач. Ведь для специалистов выполнение этих правил часто связано с изменением привычного порядка работы и на первых порах часто вызывает неудобства. До введения регламента в действие целесообразно продумать, как добиться того, чтобы у сотрудников возникло желание следовать ему. Наряду с планомерной разъяснительной работой стоит создать систему премирования за соблюдение требований, сокращение сроков выполнения отдельных процессов на основе данного документа.

• Слишком объемный текст

При большом объеме регламента его трудно будет использовать на практике. Не нужно включать в него все подряд, следует излагать в нем только те положения, которые имеют непосредственное отношение к решению стоящих задач.

• Сложность регламента для усвоения

Формулировки документа не должны быть двусмысленными, понимать их без труда должны все сотрудники, к которым он имеет отношение.

• Отсутствие единства терминологии в документе

Одни и те же явления и процессы должны называться одним и тем же понятием на протяжении всего текста регламента.

• Аббревиатуры не имеют пояснений

Есть общепринятые аббревиатуры (руб., млн, см и т. д.). Но если сокращения, используемые в регламенте, таковыми не являются, они требуют пояснений.

• Не указан исполнитель

Без ответственного за выполнение регламента лица сложно будет реализовать мероприятия по введению регламента в действие.

• Неполные инструкции

Отдельные процессы, которые общеприняты в организации, в силу своей очевидности не указываются в регламенте. Но если они составляют неотъемлемую часть соответствующего предмета регулирования, лучше не пренебрегать ими, чтобы не вызывать сложностей у новых для организации людей. Чтобы регламент соответствовал задачам, на решение которых он направлен, к разработке предписаний желательно привлекать непосредственных исполнителей.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Статья опубликована: 12.08.2022

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону