Система управления бизнесом: выбор программного продукта

Что это? Системы управления бизнесом (СУБ) подразумевают использование комплексных программных решений. Подобное ПО необходимо для синхронизации бизнес-процессов, удовлетворения потребностей клиентов, снижения расходов компании.

Как использовать? Существует множество видов СУБ. Прежде чем внедрять цифровой продукт, необходимо определиться с потребностями компании, учесть специфику бизнеса, его перспективы роста.

Основы управления бизнес-процессами

Деятельность любой организации состоит из нескольких направлений, которые можно сгруппировать по специализированным бизнес-процессам. Соответственно, под оперативным управлением предприятием подразумевается управление текущими процедурами. По определению, процесс – это упорядоченная последовательность действий, направленная на получение конкретных результатов, неизменных от количества повторений.

К основным группам бизнес-процессов относятся:

• Управление

Для этих процессов характерна деятельность, которая связана с непосредственным руководством, а также процедуры, направленные на сохранение функционирования организации: достижение запланированных целей, дальнейшее развитие и конкурентоспособность.

Для процессов, с помощью которых регулируется текущая деятельность, характерны такие особенности, как контроль и оперативное изменение производственных действий, а также организация, планирование и учет.

• Производство

У любой компании, чья деятельность связана с выпуском какой-либо продукции, основными являются производственные процессы. Это объясняется достаточно просто – именно благодаря им компания получает доход и прибыль.

Принято считать, что в составе производственного пакета должно быть от пяти до девяти главных процессов. Это связано с тем, что руководителю сложно координировать все информационные потоки, которые поступают из разных источников и все требуют каких-либо действий. Чтобы схематично понять производственные бизнес-процессы, лучше всего использовать схему жизненного цикла продукта.

• Обеспечение

Все производство делится на основное и вспомогательное. К первому относится непосредственный выпуск продукции. А для того, чтобы обеспечить его непрерывность, требуется вспомогательное производство, в чьи функции входит материально-техническое снабжение, решение кадровых вопросов и т. д.

Эффективное управление бизнес-процессами возможно только в том случае, если каждая производственная цепочка находится под руководством одного менеджера или руководителя. На этого человека возложена ответственность за конечный результат. В соответствии с этим ему даны полномочия для принятия решений, которые могут максимально удовлетворить потребности клиентов и привлечь новых клиентов для бизнеса.

Стандартный бизнес-процесс состоит из следующих этапов:

1. Моделирование и анализ. С помощью создания различных схем течения процесса и последующего анализа можно определить, сколько потребуется времени и ресурсов для его реализации, какие трудности и риски при этом могут возникнуть.

2. Описание. На этом этапе происходит дифференциация процессов и формальное определение деятельности с четким разграничением того, что входит в рамки каждого, а что остается в стороне. Помимо этого, в это время разрабатывают критерии, с помощью которых производится оценка системы управления эффективностью бизнеса, фиксирование информации о том, как именно будет реализовываться процесс.

   Логическим завершением описания является назначение исполнителей, которые будут отвечать за выполнение конкретной процедуры и за ее результаты. Используйте специальные фишки маркетинга, чтобы показать, что ваш продукт – лучший.

3. Разработка стратегии управления непрерывностью бизнеса. Заключается в обосновании как технических, так и организационных решений, с помощью которых будет осуществляться защита основных направлений деятельности организации от последствий возможных аварий и инцидентов.

   

4. Внедрение. На этом этапе реализовывается последовательность действий, посредством которых создаются необходимые условия для функционирования бизнес-процессов, в соответствии с описанием.

5. Мониторинг. С его помощью производится анализ и оценка эффективности проводимых процедур, а также насколько соответствует полученный результат заданным параметрам качества. Результаты мониторинга могут отбросить разработчиков на этап описания для внесения коррективов.

Что собой представляют системы управления бизнесом

Под процессом управления бизнесом понимают формирование и распределение всех ресурсов, которыми располагает компания, с целью достижения конечного результата. При этом финансовые показатели должны фиксировать прибыль, а не убыток.

Для такого течения событий должна быть разработана система развития, в которой будут тесно взаимодействовать административная деятельность и тотальный контроль.

Если организация небольшая и находится на стадии развития, то ее управление не особо сложно. Логистические и технологические связи может контролировать один руководитель, а пригодиться ему могут такие инструменты, как Google Docs и Google Sheets.

С ростом компании объем задач значительно возрастает, и владельцу бизнеса приходится с головой погружаться в решение рутинных задач. Выходом из этого может стать оцифровка значительной их части, а также стандартизация и автоматизация. При таком подходе к бизнесу, руководитель будет видеть все процессы, происходящие в компании, и сможет принимать стратегические решения. Обеспечить именно такой путь развития организации и призваны системы управления бизнесом.

Цели использования систем управления бизнесом

Современные системы управления бизнесом сопровождают исполнение бизнес-процессов с помощью таких инструментов, как моделирование, мониторинг и контроль.

Есть причины, которые стимулируют внедрение и активное использование данных систем:

• Повышение производительности

Бизнес-система организации состоит из множества составляющих, к которым, в том числе, относятся разработка и освоение планов развития, бизнес-процессов и стратегическое планирование. С помощью этих элементов системы управления бизнесом можно не только определить направление и конкретные цели движения компании, но и оптимизировать инструменты для их достижения. В результате реализации этих действий повышается производительность организации.

• Удовлетворение ожиданий клиента

При использовании компанией системного подхода существует возможность определения и анализа всех нужд потребителя. Благодаря этому появляется обратная связь, и владельцы организации узнают, как можно улучшить свой продукт, чтобы реализовать все неудовлетворенные желания клиентов.

• Согласующиеся результаты

Любая организация функционировала и выпускала продукцию или оказывала услуги и до внедрения системы управления бизнес-процессами. Однако ее использование позволяет получать эффективные, осязаемые и стабильные результаты.

• Вовлеченность сотрудников

Одной из целей внедрения системы управления бизнес-процессами организации является обеспечение возможности обучения и повышения квалификации каждого работника. Нужно, чтобы у сотрудников была возможность для беспрепятственной реализации своих идей, направленных на рост производительности, обеспечение безопасности. Это приводит к личной заинтересованности и повышению благосостояния работников.

Также с помощью бизнес-системы происходит быстрая адаптация новых сотрудников в коллективе, что позволяет им в сжатые сроки понять свою полезность для организации и начать работать в полную силу.

• Снижение затрат и увеличение прибыли

Доказанным фактом является то, что использование качественной системы управления бизнес-процессами компании помогает снизить ее расходы и увеличить прибыль. Надо отметить, что минимизация затрат происходит не в ущерб качеству продукции или услуг.

Виды систем управления бизнесом

Остановимся подробнее на системах управления бизнеса. Выбор и количество используемого софта зависит от размера компании, количества штатного персонала, а также персональных задач, которые необходимо решить бизнесу.

CPM

Corporate Performance Management (СРМ) в переводе на русский язык это – система управления эффективностью бизнес-процессов предприятия, с помощью которой можно проводить измерения показателей функционирования компании и осуществлять управление ими.

Можно встретить следующие, аналогичные по свойству и назначению, названия таких систем: Enterprise Performance Management (EPM), Strategic Enterprise Management (SEM) и Business Performance Management (BPM).

Чаще всего этим инструментом пользуются специалисты «денежной» вертикали, от финменеджера до директора по финансам и экономике, для выполнения следующих действий:

• составления бюджета организации, в котором будут отражены все источники доходной части и планируемые расходы;

• разработки и внедрения стратегии развития компании, с помощью инструментов моделирования и анализа финансовой отчетности;

• создания итоговых документов за период как в денежном, так и в управленческом направлении;

• формирования единого финансового отчета, который используется для аудита компании, изучения результатов ее деятельности и для отчетности в государственные структуры.

Наиболее часто СРМ применяются в крупном бизнесе, где хорошо развит денежный и управленческий учет, а также есть необходимость в углубленном финансовом менеджменте и анализе.

BRMS

Business Rule Management System (BRMS) – это система управления бизнес-правилами. С их помощью происходит упорядочивание логики принятия решений, но, в отличие от CRM, делается это по другому принципу. Сущность CRM основывается на бизнес-логике, а не заключается ней. Иными словами, разумность реализуется посредством программного кода системы.

В состав этого приложения, с программной точки зрения, входят: сервер, устройство для хранения информации, различные средства анализа исполнения условий, графический интерфейс создания бизнес-правил и их последующего редактирования. Чаще всего отдельно BRMS практически не применяется, а используется комплексно в составе BPMS, PM, CRM и СППР.

ECM

ECM – это система электронного документооборота или Enterprise Content Management. С помощью этих автоматизированных многопользовательских схем управления цифровыми документами и другими типами корпоративного контента, осуществляется накопление, хранение и распределение документов внутри организации, а в отдельных случаях, и вне ее.

В начальном функциональном активе этих систем доступны следующие действия: хранение и управление материалами, записями, базами знаний, журналами аудита, событиями, работами и т. д.

Чаще всего на российских предприятиях под системой электронного документооборота понимается создание, хранение и согласование различных документов. Системы ECM могут осуществлять регистрацию деловых бумаг и писем, выполнять какие-либо действия с ними, хранить их в свой базе, осуществлять их быстрый поиск, контролировать движение и согласование.

ERP

Enterprise Resource Planning (ERP), в переводе – планирование ресурсов предприятия. В практическом понимании – это программные системы, с помощью которых происходит автоматизация крупных бизнес-процессов в организациях по следующим направлениям: финансы, персонал, операционная деятельность, управление активами и производством.

Наиболее развитые ERP могут включать в себя функции бухгалтерского учёта, контроллинга, осуществлять управление бюджетированием, рассчитывать заработную плату, вести учёт кадров и рабочего времени и т. д.

Использование этих систем характерно для больших и территориально распределённых компаний, в приоритете которых цифровая трансформация и прозрачность бизнес-процессов. В качестве примера можно привести компанию «Металлоинвест», которая уже продолжительное время реализует программу цифровой трансформации Industru 4,0.

Порталы

Корпоративные порталы могут быть как самостоятельными, так и интегрированными в CRM- или ERP-системы. Их целью является организация работы внутри компаний. Порталы используются для поддержания списка персонала, общения, постановки задач, обсуждения вопросов, обучения и т. д.

Корпоративные ресурсы следует рассматривать не только с точки зрения бизнес-инструмента, но и как часть корпоративной культуры и этики. При грамотном и осознанном подходе порталы не превращаются развлекательные социальные сети организаций, а применяются именно для работы с информацией, а также для обучения персонала и адаптации новых сотрудников.

DSS

Система поддержки принятия решений (СППР, Decision Support Systems, DSS) представляет собой интерактивный программный продукт, с помощью которого происходит сбор и анализ информации для последующего принятия решения управленческого плана.

DSS позволяет проводить анализ бизнес-метрик в автоматическом режиме, прогнозировать результаты внедрения новых организационных и продуктовых идей. В этих системах применяется несколько методов из теории принятия решений, таких как метод проставления весов, среднее арифметическое, анализ факторов, дерево решений и т. д.

С точки зрения программной архитектуры система поддержки принятия решений состоит из трех частей:

• Хранилища информации, где осуществляется сбор и содержание данных, как из внешних, так и из внутренних источников.

• Графического интерфейса, с помощью которого пользователь может сообщить системе, какая информация ему нужна и в каком направлении следует ее трансформировать.

• Модели – методы и алгоритмы, посредством которых происходит обработка данных.

В настоящее время существует возможность интеграции отдельных элементов системы поддержки принятия решений в корпоративные схемы, или же можно использовать ее как самостоятельную единицу.

CRM

Customer Relationship Management (CRM) – это система, целью которой является автоматизация управления отношений с потребителями посредством сложных программных решений. Они имеют тесную взаимосвязь с ПО класса SFA, и заимствовали функционал других схем. Следствие – рост востребованности CRM разными по величине компаниями.

В этих системах происходит накопление информации о клиентах организации с подробными данными по каждому, работа с бизнес-процессами и лояльностью потребителей. В начале CRM-системы использовали в работе только высший менеджмент компании и ее коммерческая служба. На данный момент она может удовлетворить запросы практически всех сотрудников, не исключая и техническую поддержку.

У разных CRM функционал возможностей может отличаться, одни оперируют функциями записной книжки, а другие – уровнем ERP-системы. Как пример можно привести CRM, которая имеет множество редакций, направленных на удовлетворение потребностей любой компании. В продвинутом варианте кроме стандартного модуля управления производством, складом и проектами, система может настроить рабочий процесс на использование кассового оборудования, штрихкодов, карт лояльности, сформировать первичную отчетность, просчитать KPI различных категорий и т. д.

PM

PM (Project Management) – это решение, благодаря которому появляется возможность управления проектами и задачами, причем их можно разделить как по ответственным, так и по срокам выполнения.

Обычно такие системы производят финансовый учет проекта, а также материальные и людские ресурсы. PM может дополнительно включать метрики, параметры, по которым осуществляется контроль за исполнением задач, возможность планирования результатов.

Project Management разрабатываются для компаний разной величины, они могут иметь различные цели и задачи, и соответственно, свой функционал.

BPMS

Business Process Management System (BPMS) – это системы управления бизнес-процессами предприятия. С помощью программного обеспечения такого типа любой процесс, происходящий в компании, рассматривается как цепочка последовательных действий, каждое из которых имеет свои сроки, ответственных и т. д.

Системы управления позволяют моделировать, запускать и анализировать бизнес-процессы, разрабатывать их алгоритмы в определенных нотациях или нативных редакторах.

Call-Center

Call-center (кол-центры) – это системы, которые обрабатывают звонки и обращения клиентов.

Целью программно-аппаратного комплекса является обеспечение продаж, информирование и обслуживание покупателей. Кол-центры могут быть интегрированы в CRM, а могут и обладать их свойствами.

Этапы работы с системой управления бизнесом

Программы системы управления бизнесом разрабатывают специальную методологию, принципиальную систему построения нотаций организационной структуры управления. Нотация – это набор определенных правил и символов, с помощью которых производят моделирование или графическое описание.

Нотации могут быть исполняемыми и нет. С помощью первых осуществляют автоматизацию и запуск в работу, вторые работают как инструмент аналитики – изучают, тестируют, выявляют ошибки.

Функциональный подход к деятельности организации предполагает, что каждому подразделению компании присущ определенный набор ролей. При таком подходе наибольшим значением обладают объекты входа в бизнес-процесс и выхода из него. Суть функционального моделирования сводится к решению вопроса «Что делать?»

При процессном подходе компания рассматривается в разрезе системы взаимосвязанных технологических манипуляций, происходит улучшение управлением бизнес-процессов и дается ответ на вопрос «Что делать?»

Исходя из вышесказанного, становится ясно, что для решения задач по стратегическому планированию более эффективен функциональный подход, а для разработки тактических вариантов лучше всего использовать процессный.

Построение систем управления бизнесом заключается в последовательном исполнении следующих шагов: моделирование, исполнение, контроль и улучшение. Стоит отметить, что все эти этапы носят цикличный характер. В компании разрабатывается модель работы, затем запускают ее в исполнение. При получении определенных результатов, они подлежат тщательному анализу, после чего осуществляются операционные улучшения. Так достигается наибольшая эффективность деятельности компании.

1. Моделирование. Для создания любой схемы бизнес-процессов необходим простой визуальный редактор. Для этого применяется условное обозначение нотации BPMN0., которое понимают руководители и аналитики. Услуги программистов на этом этапе не потребуются.

2. Исполнение. Когда модель готова, она сразу становится исполнимой. Система начинает отправлять специалистам конкретные задачи и необходимую для их решения информацию. Персонал знакомится с поставленными проблемами в пользовательском интерфейсе, обрабатывает их, и может добавить свои комментарии.

3. Контроль. Выполнение задач отслеживается системой, после чего она формирует сводную отчетность. В нее включаются невыполненные задания, время решения проблем и их количество, KPI и т. д., с помощью аналитических инструментов выявляются проблемные участки и осуществляется контроль всех бизнес-процессов.

4. Улучшение. На основе полученных результатов, прямо по ходу работы, вероятно изменение моделей процессов. При этом существует возможность сравнения различных версий для наглядной проверки итогов реализуемых улучшений.

Не следует понимать суть процессного подхода как простое рисование чертежей. Это ошибочное мышление. Также и восприятие моделирования как простого схематичного рабочего процесса будет не совсем корректным. Существует определенная последовательность выполнения различных операций каждым исполнителем. Любая модель будет учитывать, какая информация станет доступной работнику для выполнения той или иной деятельности, какие шаги предстоит сделать и что получится в результате.

Система управления бизнесом включает весь спектр работ. Все понимают влияние своей деятельности на выполнение задач другими специалистами для достижения конечного результата.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Рекомендации по выбору системы управления бизнесом

В настоящее время достаточно затруднительно встретить сервис в том виде, в котором он создавался. Объясняется это довольно просто: программисты разрабатывают свою продукцию с учетом требований рынка, а компаниям нужны многофункциональные инструменты.

Любой организации проще приобрести и пользоваться одним продуктом, с помощью которого можно решать несколько задач одновременно, чем покупать несколько ПО, разбираться с ними, внедрять в работу, а потом полученные результаты сводить в единый отчет для дальнейшего анализа и последующей оптимизации.

Поэтому программное обеспечение тайм-менеджмента имеет отдельные чаты для общения сотрудников между собой, инструменты для увеличения эффективности бизнес-процессов, могут сохранять информацию прошлых периодов. А с помощью таск-трекеров можно осуществлять не только создание задач из составляющих, но и получать знаки, сигнализирующие о конце временного периода, отведенного на решение какого-либо вопроса, анализировать продолжительность выполнения операций и т. д.

Системы управления малым бизнесом могут иметь минимальный набор простых инструментов и этого будет достаточно для успешного функционирования компании. Но с последующим ростом организации и увеличением объема производства чаще всего приходится внедрять многофункциональные решения.

Наиболее приемлемый сегодня вариант подбора выглядит следующим образом:

1. необходимо определиться с потребностью в продуктах на текущий момент;

2. выбрать направление развития бизнеса и составить приблизительные стратегии развития;

3. продумать, какие инструменты могут быть востребованы на каждом этапе;

4. провести анализ всех представленных на рынке многофункциональных сервисов с учетом текущих потребностей и дальнейшего развития;

5. оформить подписку на тестовый вариант понравившихся продуктов и выбрать лучший из них.

В связи с этим напрашивается логическое предложение по приобретению стандартного многофункционального пакета, который впоследствии можно модернизировать по мере роста компании. При таком развитии событий будет налицо экономия времени на изучение новых инструментов и адаптацию сотрудников для работы с ними, и исчезнет возможность потери части информации при миграции данных из одной системы в другую.

Нюансы внедрения системы управления бизнесом

При всех достоинствах автоматизированных систем управления бизнесом, актуальны они не для всех организаций.

У небольшого предприятия, как правило, целевая аудитория неопределенная, а производственные инструменты не регламентированы, поэтому внедрение этих систем здесь может только навредить. На начальных этапах функционирования результаты работы компании во многом зависят от руководителя и его личностных качеств.

Но со временем предприятие разрастается, его организационная структура становится настолько объемной, что один руководитель просто не в состоянии все охватить. Тогда и вступает в работу команда менеджеров под четким централизованным управлением. Это и будет началом использования интеллектуальных систем управления бизнесом.

Существует пять основных этапов внедрения программного обеспечения:

1. Этап подготовки. Заключается в выборе процессов для первоначальной автоматизации и описания алгоритмов их работы. Происходит картирование операций, назначение ответственных, исполнителей, определяются необходимые объемы ресурсов и т. д. Иными словами, происходит теоретический процесс моделирования.

2. Прототипирование и начало собственно внедрения. В этот период создается испытательная модель системы управления бизнесом, и все процессы вышеописанного этапа начинают работать программно. Заказчик может наглядно просмотреть возможности ПО.

3. При необходимости в действующую систему интегрируют и другие инструменты для работы с бизнес-процессами.

4. После тестового запуска проводят анализ работы системы управления бизнес-процессами и устраняют возникающие замечания.

5. Ввод программного обеспечения в эксплуатацию с обучением сотрудников работе с ним.

При оптимизации деятельности предприятия нарушение отработанной технологии может привести к нежелательным последствиям, поэтому все изменения лучше всего производить не самостоятельно, а под руководством специалиста, имеющего большой опыт решения подобных вопросов. Для этого нужно обратиться в любую консалтинговую фирму.

Конечной целью приглашенного специалиста будет вовсе не внедрение автоматизации процессов, а консультирование руководства на предмет обучения необходимым навыкам, разбора ошибок, указания нужного направления действий и т. д. В случае, когда за реализацию бизнес-процессов отвечает владелец бизнеса, то на последующих этапах оптимизации ему будет легче, так как у него сформировано представление о том, в каком направлении нужно двигаться.

Автор статьи

Алексей Бояркин

Сооснователь компании «Генератор продаж»

Последние статьи этого автора:

• Бенчмаркинг компании: примеры из зарубежной и российской практики
• СTА-элементы, которые привлекут в 2 раза больше клиентов
• Формула рентабельности продаж: пример расчета

Забрать подарки
из закрытой базы

Скачать 7,4 MB

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB