Система 5S: шаги, этапы и ошибки внедрения

О чем речь? Система 5S – метод упорядочивания вещей на рабочем месте. Благодаря их правильному хранению, сортировке нужные всегда под рукой, а те, которыми пользуются редко, не мешают рабочему процессу.

Что учесть? Система применима на производстве, в офисе и даже личной жизни. Следуя базовым принципам японского подхода, получится навести порядок в работе и голове, чтобы не тратить драгоценное время на постоянные поиски, перекладывания и восстановление испорченного, то есть потери будут сведены к минимуму.

Что такое система 5S

Под этим термином понимают особую методику, направленную на организацию рабочего пространства с целью повышения эффективности производства и при этом снижения временных затрат. В данную систему входят следующие действия:

1. Сортировка (Seiri) – избавиться от всего лишнего на рабочем столе.

2. Соблюдение порядка (Seiton) – систематично расположить на нём все необходимые предметы.

3. Содержание в чистоте (Seiso) – поддержание порядка.

4. Стандартизация (Seiketsu) – создание собственных правил, которые помогут поддерживать три первых действия из этого списка.

5. Совершенствование (Shitsuke) – постоянное улучшение системы и в то же время превращение её в полезную жизненную привычку.

Идея системы рабочего места 5S заключается в создании функционального, комфортного и хорошо продуманного пространства для работы. И это не просто какая-то особенная уборка, это настоящая философия.

Система организации рабочего места 5S берет истоки в Японии 50-х годов XX-го века. Это было непростое послевоенное время для всей страны. Из-за чудовищного экономического кризиса предприятиям пришлось искать разнообразные способы для повышения производственной эффективности.

Источник: shutterstock.com

Однажды сотрудники всемирно известной компании Toyota обратили внимание на то, что хорошо организованное чистое рабочее место положительно влияет на производительность труда, да и, кстати, выглядит красиво. Именно в стенах заводов Toyota началось формирование такой методики.

Со временем система организации рабочего пространства 5S стала популярна и на других предприятиях Японии, а затем и во всем мире. Основным её плюсом принято считать универсальность: она используется в офисах, на заводах, учебных и медицинских заведениях и так далее.

Задачи системы 5S

Она имеет следующие цели:

• сокращение производственных затрат;

• минимизация рисков, ошибок, брака и несчастных случаев;

• улучшение общей дисциплины и концентрации сотрудников;

• повышение скорости и продуктивности;

• оптимизация управления рабочими процессами;

• повышение качества продукции;

• создание максимально комфортных и безопасных условий труда.

Стоит озвучить еще одно яркое преимущество её – это бережное отношение к ресурсам, экологичность.

Когда внедрять 5S

Эта производственная система будет полезна в любом рабочем пространстве: в офисе, на складе, заводе и дома. Её использование поможет развить свой бизнес: сделать его успешнее и эффективнее, при этом снизив затраты.

Показатели, которые буквально кричат о том, что нужно внедрять систему 5S, причем чем раньше, тем лучше:

• слишком много времени уходит на поиски и устранение проблем;

• сотрудникам сложно находить документы или другие нужные вещи;

• работники часто не понимают, что и на каких местах у них лежит;

• недостаточно рабочего места;

• в рабочем пространстве очень много вещей, которые попросту не используются;

• хаотичное передвижение;

• хаос, беспорядок, бардак, грязь.

Система 5S станет настоящим спасением для компаний, бизнес-процессы которых, откровенно говоря, хромают. Поможет она, и когда отсутствует порядок в документации, рабочих моментах и вещах.

7 главных потерь, которые устраняет система 5S

Она задает особый ритм и атмосферу, словно крича, что всё должно быть на своих местах (и все тоже). Что позволяет устранить такая система?

1. Ошибки, исправления и переделывания, которые отнимают время, силы и ресурсы, как материальные, так и человеческие.

2. Задержки и ожидание, которые возникают из-за того, что у сотрудников просто нет необходимой для работы информации.

3. Неэффективные, но отнимающие силы движения.

4. Излишки производства, которые приводят не только к потере времени и сил, но и к расточительству и проблемам с хранением.

5. Перемещение лишних документов, материалов, продукции из одного помещения в другое.

6. Сложности, связанные с инвентаризацией, которые пропадают сразу после того, как в помещениях перестает храниться то, что больше не имеет ценности.

7. Различные дефекты, например, в оформлении документов, которые нужно переделывать и вновь тратить драгоценное время.

Как видите, базовых проблем, которые решает система 5S, достаточно много, и все они влияют на рабочий процесс. Однако в этом списке представлены далеко не все неэффективные действия, которые наполняют производственную рутину офисов и предприятий.

Например, кто-то держится за старый принтер и не пытается заменить его на новый, хотя дряхлая техника сильно затормаживает работу в офисе, портит документы и чистую бумагу, не позволяет быстро решать срочные задачи.

Источник: shutterstock.com

А кому незнакомы «проверки перед проверками», которых в некоторых сферах просто в избытке? Такие мероприятия отнимают время и концентрируют внимание на прошлых ошибках вместо того, чтобы помочь предотвратить будущие. Часто просто фиксируется факт того или иного недочета, вместо того чтобы внести необходимые правки и в дальнейшем избежать подобной ситуации.

Улучшать рабочие процессы на любом предприятии нужно постепенно, шаг за шагом, сокращая издержки и увеличивая производительность.

Как внедрить систему 5S в организации

Сначала расставляем приоритеты. В первую очередь, важно понимать, зачем нужно внедрить систему рационализации рабочего места 5S на данном предприятии (снизить травматизм, сэкономить время, наладить рабочий процесс и так далее). Во-вторых, необходимо выбрать правильный подход для её внедрения.

Каждый из них имеет свои тонкости и нюансы. Например, европейский подразумевает то, что на предприятие будут приглашены специалисты, которые помогут внедрить сразу четыре шага системы 5S, а сотрудники затем будут просто поддерживать уже налаженные процессы. У такого подхода есть один существенный минус – это достаточно дорого, но и плюс – это очень быстро.

Существует и так называемый «восточный подход», который заключается в том, что работникам будет объяснена вся суть системы, а они уже самостоятельно должны будут организовывать своё рабочее пространство, менеджеры будут осуществлять контроль и раздавать поощрения. Конечно, при данном способе потребуется гораздо больше времени, однако это позволит сэкономить немалые средства, а также постепенно принесет устойчивый результат.

Создание рабочей группы

Конечно, руководителем её должен стать директор компании, а членами – те лица, которые возглавляют отделы, цеха, участки организации. Рекомендуется сначала ввести систему на отдельных пилотных площадках и только потом вводить её повсеместно. Какие функции должны выполнять участники рабочей группы?

• Сбор информации о проблемах: беспорядок, нерациональная трата времени сотрудниками, конфликты внутри коллектива, случаи травматизма и так далее.

• Составление графика запуска системы 5S на отдельных участках в соответствии с общим планом предприятия.

• Подготовка информационных материалов.

• Написание отчетов по итогам внедрения, подкрепленные фото- или видеосвидетельствами.

Разработка дорожной карты внедрения системы 5S в организации

Чаще всего она оформляется в виде годового плана, в котором указываются сроки, места и названия мероприятий по нижеперечисленным пунктам:

• объявление всем сотрудникам о внедрении системы 5S;

• написание базовых инструкций;

• назначение ответственных лиц и обучение всех сотрудников компании;

• реализация основных этапов;

• аудит на каждом этапе;

• подведение промежуточных итогов;

• составление плана на следующий год с учетом выявленных проблем и недочетов.

Объявление всем работникам, что на предприятии начинается внедрение системы 5S

Почему это так важно и выделяется в отдельный этап? Для каждого сотрудника фирмы необходимо понимать, для чего нужна эта самая система, какие преимущества она имеет и что даст конкретному работнику в перспективе.

Процесс обучения принципам системы

Данный этап может быть организован как только для сотрудников пилотных площадок, так и полностью для всей компании.

Источник: shutterstock.com

При ограниченном бюджете предприятия лучше воспользоваться так называемым «каскадным» методом обучения, то есть сначала обучение пройдут только участники рабочей группы и руководители подразделений, а затем они передадут полученную информацию своим подчиненным.

Только теперь, после всех предварительных этапов, можно переходить к самому внедрению этой методологии.

Шаги системы 5S

Ранее мы рассказывали, что этот способ организации и рационализации рабочего места появился в Японии, а это значит, что все термины изначально были на японском языке. Европейские компании очень быстро подстроили их под себя. В нашей стране принято пользоваться именно западной интерпретацией терминологии.

Итак, рассмотрим подробнее систему 5S: шаги, которые нужно предпринять для её организации:

Сортировка предметов (Sort)

В рабочем пространстве остаются только самые необходимые вещи, остальное просто убираем. Что подлежит сортировке:

• оборудование и инструменты;

• различные расходники и сырье;

• детали и уже готовая продукция.

Основное правило: убрать всё, что ни разу не понадобилось за последний месяц.

С чего начать сортировку? С разметки, определяющей положение вещей в рабочем пространстве. Всё, что не нужно, обозначается красными ярлыками, которыми, кстати, советуем запастись. Вы будете сильно удивлены тем, какое количество ненужных вещей вас окружает.

Источник: shutterstock.com

Если речь идет об офисном пространстве, то предлагаем воспользоваться цветными стикерами. Красные ярлыки лучше сделать большого размера, чтобы ненужные предметы сразу бросались в глаза. Многие сильно переживают, определяя предмет в категорию ненужных: «А что, если он мне еще пригодится?». Предлагаем поставить вопрос иначе: «Для чего мне эта вещь в повседневных рабочих делах?». Если ответа нет, убирайте предмет из вашего пространства.

Есть вещи, которые не нужны нам на постоянной основе, но в перспективе могут пригодиться. В таком случае выделите для них отдельное место, это может быть какая-то специальная коробка или ящик. Если есть возможность, то отнесите ее на склад.

Чрезмерное количество комплектующих говорит, что нужно пересмотреть то, как часто и в каких объемах их заказывают, а также то, как их расходуют сотрудники предприятия.

Большой объем документов на столе в офисе заставляет задуматься о том, что это за бумаги и почему они находятся в такой доступности для окружающих.

Это касается и той продукции, которая была изготовлена еще до того, как понадобилась:

• если нет необходимости, то зачем сотрудники продолжают изготавливать данную продукцию;

• кто управляет процессом запуска производства.

Порой именно так и раскрываются проблемы предприятия, лежащие в основе убытков, низкой эффективности и производительности, несогласованности между отделами и так далее.

ТОП-7 кейсов
из разных ниш с ростом
от 89% до 1732%

Узнать подробнее

Соблюдение порядка (Set in order)

У каждого предмета после сортировки должно быть свое определенное место, где его можно быстро найти и достать. Что для этого нужно сделать? Все вещи нужно разделить на категории и выделить для них отдельное пространство: полка, ящик, шкаф и так далее.

Кроме того, важно определить, сколько данных предметов максимально потребуется для работы. Это касается инструментов, техники, оборудования, расходных материалов и прочего.

На любом производстве, так же как и в офисе, должен быть порядок, а это значит, что у каждой вещи должно быть своё место. Полезно будет даже отследить то, как расположены папки на рабочем столе вашего компьютера. Всё, что требуется регулярно, – на видное место, то, что может еще долго не понадобиться, – на дальний план. Это же касается не только виртуальных папок, но и реальных.

Источник: shutterstock.com

Пусть у каждой вещи появится свой «адрес». Очень удобно нумеровать на складе стеллажи, полки, ячейки, обозначая места хранения.

То, как будут расположены предметы, выделяется при помощи маркировки: треугольник и название зоны. Это актуально не только для помещений, но и для шкафов, полок и ящиков. Можно также указать и максимальное количество предметов, которые могут здесь находиться.

Для инструментов оптимально их размещение на стенах с обозначением контуров. Так можно легко найти то, что нужно, а потом положить назад. Очень удобно выполнять разметку для перемещения между рабочими местами.

Содержание в чистоте (Shine)

Несомненно, всякое рабочее пространство должно быть аккуратным. Это правило относится ко всему: поверхностям, стенам, полам, инструментам и так далее. Человек, который держит в чистоте свое рабочее место, обычно сам сможет обнаружить проблемы и исправить их.

Многие вопросы на производствах можно решить элементарно поддержанием порядка, своевременной уборкой пыли и гари, чисткой станков и прочего оборудования.

Ну и еще один бонус: аккуратное рабочее место – залог позитивного настроя.

Стандартизация порядка (Standardize)

Специалисты говорят, что для достижения устойчивого положительного результата от системы 5S первые три шага должны выполняться регулярно. Для этого составляется стандарт поддержания порядка, с которым должны быть ознакомлены все работники.

Как его составить? Выписываются все ежедневные действия сотрудников, далее создаются соответствующие инструкции и листы для контроля порядка. Главное правило – документы должны быть максимально простыми и понятными для всех.

Оценки по контрольным листам следует вывешивать около рабочих мест сотрудников, чтобы каждый из них знал над, чем еще стоит поработать.

Самодисциплина (Sustain)

Система 5S, её принципы и стандарты должны быть понятны и известны каждому: будь то руководитель, начальник подразделения или разнорабочий. Чтобы добиться общего результата, каждый должен соблюдать порядок и правила.

Сложности внедрения системы 5S

Не будем скрывать, что многие люди не любят изменений в жизни и работе, стараются их избегать. Зачем что-то менять, когда всё и так устраивает? Важно показать сотрудникам, как система управления 5S сможет положительно повлиять на рабочий процесс.

Данная методика не терпит анархии, обязательно должен быть лидер и грамотный управляющий, за которым будут следовать остальные. Именно поэтому руководитель обязательно должен быть задействован во всех процессах системы 5S: внедрении, контроле, улучшениях и так далее.

Не стоит ждать, что положительные результаты появятся моментально. Упорство, труд и терпение обязательно приведут к успеху.

Ошибки внедрения системы 5S

Ранее мы подробно рассказали о выгодах такой методики. Но при этом еще важно понимать, какие ошибки может допустить руководство компании при внедрении данной системы.

1. Недостаточная вовлеченность руководства, которое само должно стать примером. Очень странно требовать от своих подчиненных то, что администрация сама не выполняет. В первую очередь нужно навести порядок на своем рабочем месте, а затем уже браться за рабочее пространство подчиненных.

2. Введение штрафных санкций вряд ли положительно отразится на принятии сотрудниками новой системы. И наоборот, премирование, как известно, очень хорошо мотивирует.

3. Неправильная реакция на возражения сотрудников. Да, многие будут говорить: «А мне так удобно», «Я так делаю для своего комфорта», «Мне необходим творческий беспорядок». Приказной характер в данной ситуации неуместен, нужно постараться грамотно и спокойно объяснить сотрудникам, почему вы выбрали систему 5S, каковы её преимущества. Порой самое сложное в работе со взрослыми людьми – изменить их стереотипы.

Источник: shutterstock.com

Не стоит удивляться тому, что поначалу многие будут делать всё для галочки или вовсе относиться небрежно к новым правилам. Возможно, вам придется столкнуться со следующими проблемами:

1. Не были учтены все необходимые для производственного процесса предметы, что вызвало дальнейшее неудобство.

2. При выполнении сортировки часто категорию «желаемого» переполняют разнообразными милыми сердцу, но совершенно ненужными для работы вещами, например, фотографиями, сувенирами, игрушками-антистресс и так далее.

3. Фраза «пусть пока полежит здесь» неприемлема для системы 5S, так как, если все временно ненужные предметы уносить в «отстойник», очень скоро он сильно переполнится. В таком случае должно быть четко оговорено время нахождения всего лишнего в нем, после чего занимаемое место следует освободить.

4. Когда чистка рабочего пространства проводится лишь для галочки, то рано или поздно возникнут явные функциональные неудобства. Такие зоны обычно называют «мертвыми».

5. Не всегда учитывается тот факт, что ненужные в одном месте предметы могут оказаться полезными в другом. Прежде чем избавиться от лишнего, нужно проанализировать их пользу для других рабочих зон.

6. Возлагать ответственность в поддержании порядка только на уборщиц недопустимо. Каждый сотрудник должен отвечать за свою рабочую зону.

Инструменты бережливого производства этой методики играют важную роль для ее введения и реализации.

Советы по внедрению системы 5S

Здесь специалисты дают еще несколько простых подсказок:

1. Регулярно проводите анализ объектов своего рабочего места: чем вы пользуетесь, а что, наоборот, уже давно не брали в руки.

2. Планируйте, посвятите системе 5S отдельный раздел в своем ежедневнике: прописывайте задачи и ставьте сроки.

3. Выделяйте отдельно время для внедрения системы, пусть это будет хотя бы 15 минут в день.

4. Не бойтесь экспериментировать и подходить к этому вопросу творчески.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о системе 5S

Что почитать про систему 5S на производстве, офисе и личной жизни?

Литературы по этой теме достаточно много, но, пожалуй, самыми полезными будут следующие:

• «5S для офиса» (Д. Тэппинг, Т. Фабрицио);

• «Производственная система Тойоты» (Тайити Оно);

• «Магическая уборка» (М. Кондо).

Какие инструменты используются для внедрения и реализации системы 5S?

Основными называют следующие:

• красные ярлыки, которые прикрепляются на вещи, ненужные в рабочем пространстве;

• различные средства визуализации: схемы, шаблоны, знаки и так далее;

• пространство для предметов, на которые накладываются ярлыки, называется зоной карантина;

• стикеры зеленого, желтого и красного цветов для обозначения того, что нужно постоянно, редко и тех вещей, которыми вообще не пользуются (техника «Светофор»);

• предварительный заказ на нужные предметы самими работниками компании (система супермаркета);

• максимально простой доступ ко всем нужным вещам, поэтому часто это отказ от дверей и ящиков в шкафах.

Для кого система 5S не подойдет?

Тем компаниям, где царит творческая атмосфера, высокая динамика и гибкие рабочие процессы эта методика будет бесполезна, так как строгие правила и четкие границы могут негативно сказаться на эффективности производства.

Кроме того, в легкой и тяжелой металлургии такая система тоже не приживется, так как на крупных предприятиях гораздо важнее следить за состоянием больших станков и крупного оборудования, чем за порядком на рабочем месте.

Не стоит жалеть сил и времени на внедрение и грамотную организацию системы 5S, ведь, приложив усилия, вы получите прекрасные результаты в виде эффективного производства, дисциплинированного коллектива и достижения общей для всех цели. А кстати, после успешного введения системы как следует отпразднуйте данное событие со своими сотрудниками. Только прибраться после этого не забудьте.

Источник изображения на шапке: shutterstock.com

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать ценные бизнес-подарки бесплатно

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB