Табель учета рабочего времени: формы, правила заполнения

О чем речь? Табель учета рабочего времени — документ, фиксирующий отработанные часы, прогулы, отпуска и больничные сотрудников. Он служит основой для начисления зарплаты и контроля соблюдения трудового графика.

Как вести? Табель заполняют ежедневно, отмечая явку, отсутствие и отработанное время по каждому сотруднику. Данные можно фиксировать в бумажном или электронном виде, используя унифицированные формы (например, Т-12 или Т-13) или специализированные программы.

Понятие рабочего времени

Для учета рабочего времени нужно опираться не только на Трудовой кодекс, но и на производственный календарь, где указаны рабочие, выходные и праздничные дни. Документ составляется за 12 месяцев до начала действия. Если сотруднику нужно будет выйти на работу в день, который по календарю является нерабочим, он получит повышенную оплату либо будет отдыхать в другой день.

Учет также необходим и по другой причине. Есть мнение, что к рабочим часам нужно относить все время, проведенное сотрудником на месте труда. Однако сам факт нахождения человека на смене оплачивать невыгодно и такой подход может привести к потере продуктивности. Сотрудник может неэффективно тратить время, позже приходить, дольше обедать, потому что все равно оплатят.

Когда период занятости строго контролируется, между нанимателем и персоналом складываются прозрачные условия и у коллектива появляется мотивация работать эффективно.

Источник: shutterstock.com

График представляют сотруднику при трудоустройстве. Рабочие часы указывают в трудовом договоре или в должностной инструкции.

При формировании режима нужно учитывать следующие факторы:

• продолжительность рабочей недели; обычно она составляет 5 или 6 дней, но могут быть и другие варианты;

• перерыв на обед (если есть) и длительность, время отдыха;

• продолжительность смены в часах;

• время ее начала и окончания;

• число смен.

При составлении графика учитываются должности сотрудников и выполняемые ими обязанности, поскольку не всегда можно при пятидневной неделе успеть сделать работу за 8 часов. А в некоторых компаниях специфика такова, что приходится дольше оставаться на смене. В связи с этим выделяют конкретные форматы рабочих режимов.

Нормированный

В должностной инструкции специалиста четко указаны обязанности. И пятидневной недели с восьмичасовым рабочим днем достаточно для их выполнения. Если возникает необходимость трудиться в выходные или дольше 8 часов, человеку дополнительно оплачивают это время или дают компенсирующее свободное время.

Ненормированный

Используется в случаях, когда четкое распределение обязанностей по дням недели невозможно. При таком графике сверхурочные не выплачиваются, но сотрудники получают минимум три дополнительных дня к стандартному 28-дневному отпуску.

Гибкий

Работник сам может выбрать удобное время начала и окончания работы, согласовав график с руководителем. Например, некоторые смены в пятидневную неделю он может начинать с 8 часов утра, а некоторые — с 9.

Сменный

Такой график предусматривает четкое чередование трудовых и выходных смен (2/2, 3/3 и т. д.).

За работу в ночное время специалисты получают доплату минимум 20 % от дневного тарифа. Эти часы учитываются отдельно.

Продолжительность рабочей недели для разных должностей может отличаться и зависеть от специфики работы. Выделяют:

• стандартную рабочую неделю — 40 часов;

• сокращенную — для несовершеннолетних, беременных, сотрудников с ограниченными возможностями;

• неполную рабочую неделю — обычно бывает при совместительстве.

Даже на одном предприятии для разных должностей графики работы могут отличаться. Установленный режим отражается в учетной политике.

Виды учета рабочего времени

В законе говорится о том, что руководитель обязан учитывать отработанные сотрудниками часы, но конкретный способ не указан. Поэтому компании могут выбирать удобный для них метод.

По дням

Метод ведения табеля учета рабочего времени в днях удобно использовать при нормированном режиме. В документе фиксируется количество часов за сутки. На основе их суммарного объема за месяц рассчитывается заработная плата.

Такой вариант не подходит, если сотрудники работают по гибкому графику. Например, если в какой-то день человек занят до 22:00, а в другой — до 19:00, появятся сверхурочные часы, за которые — отдельная оплата. Но можно использовать перенос отработанного на другой период.

По неделям

Этот вариант можно использовать в случаях, когда в сутки отрабатывается разное количество часов. Тогда стандартное количество часов в неделю, то есть 40, распределяют по разным сменам по договоренности с руководством, а в конце недели все их суммируют.

Данный метод ведения табеля учета рабочего времени требует контроля за тем, чтобы суммарное время за неделю было не больше установленного лимита. Оплата тогда также начисляется по неделям.

Суммированно

Иногда в качестве отчетного периода берут квартал, месяц или год. Такой режим должен быть зафиксирован отдельным распоряжением руководителя. Время подсчитывается за каждую смену и по итогам установленного периода вычисляется общее число отработанных часов.

Оплата за месяц рассчитывается по фиксированной ставке. Сверхурочную работу финансируют по результатам отчетного периода. Для лиц, работающих на вредном и опасном производстве, он не может превышать три месяца.

Зачем нужен табель учета рабочего времени

Табель имеет большое значение для работы с кадрами организации. С помощью этого документа решаются многие задачи. В нем указывается, сколько времени отработал каждый сотрудник, благодаря чему видно, что наниматель соблюдает положения части 4 статьи 91 Трудового кодекса РФ. В документе видно кто и сколько был занят.

Это позволяет начислять оплату. Табель учета рабочего времени может быть полезен при судебных разбирательствах, трудовых спорах и т. д.

Работодатель заполняет табель по результатам календарного месяца. В документ вносятся следующие данные:

• порядковый номер строки, соответствующий конкретному сотруднику;

• ФИО работника, его должность (либо специальность) по штатному расписанию;

• учетный номер сотрудника;

• отметка о том, был или нет специалист на месте, по каждому числу;

• общее число часов и дней, которые человек отработал за половину и за целый месяц.

Цели ведения табеля:

• контроль за соблюдением норм законодательства в отношении рабочего времени или положений трудового договора;

• получение данных о том, сколько реально времени был занят человек (нужно для начисления различных выплат, в том числе оплаты);

• формирование статистики соблюдения правил трудового распорядка в компании.

Табель учета рабочего времени сотрудников помогает доказать правильность начисления зарплаты, правомерность применения дисциплинарных мер за прогулы при возникновении проблем. Суд может истребовать его, чтобы вынести объективное решение по трудовому спору.

Составленный ответственным лицом документ за месяц утверждается руководителем. Кроме того, табель могут дополнительно визировать начальники отделов, если это прописано во внутренних нормативных документах компании. На основании этого документа начисляются выплаты на каждого работника.

Если понадобится копия табеля, сотрудник может получить ее по личному заявлению. Ежемесячное представление дубликатов всем работникам в обязанности руководителя не входит.

Важно не допускать ошибок при заполнении документа, поскольку это отразится на правильности начисления выплат.

Организация учета рабочего времени

Чтобы в табель были внесены достоверные и объективные данные, нужно знать, когда сотрудники появлялись и не приходили на работу, по какой причине и как долго пропускали смены, когда были на больничном и т. д.

Когда штат компании состоит из сотен или тысяч человек, работники отдела кадров не могут контролировать каждого сотрудника на предмет соблюдения норм рабочего времени. Чтобы информация о соблюдении трудовой дисциплины была достоверной, необходимо грамотно организовать табельный учет. Организацию его можно проводить по направлениям:

• данные о том, был или нет сотрудник на работе, подают руководители структурных подразделений;

• в компании ведется электронный учет времени начала и окончания смены специалистами, и информация через определенные временные промежутки передается в службу, занимающуюся кадрами;

• источником данных для HR-менеджеров является внутренний документооборот предприятия — приказы руководителя или директоров отделов, заявления и объяснительные работников, больничные листы и т. д.

Чтобы кадровики вовремя получали информацию о рабочем времени специалистов, в отдел поступают все приказы, касающиеся штата. Это документы о трудоустройстве, увольнении, направлении в командировки, предоставлении отпуска, отгулов, неоплачиваемых дней отдыха.

Если сотрудник выходит на работу в смены, не соответствующие утвержденному графику, ему необходимо написать заявление. В таком случае эти дни будут отражены в табеле, и человеку произведут оплату занятости, например, в праздник, в повышенном размере.

Если компания работает по сменному графику, отработанные дни фиксируются в специальном порядке.

Прямая обязанность руководителя — правильно настроить работу с табелем учета рабочего времени в организации, поэтому и отвечать за результат этой деятельности будет тоже он.

Обычно руководитель издает распоряжение и передает эти обязанности младшим сотрудникам, назначая ответственных лиц. В небольшой компании это может делать один человек, а на крупном предприятии такой работой занимаются руководители структурных подразделений или несколько управляющих.

Источник: shutterstock.com

Ответственные лица ежемесячно заполняют табели, по завершению отчетного периода закрывают их и передают бухгалтерам. В приказе должны быть указаны конкретные сроки для расчета и сдачи этих документов.

Обязанности ответственного лица, осуществляющего учет рабочего времени:

• отмечать в табеле время занятости специалистов;

• контролировать нахождение сотрудников на рабочем месте; при отсутствии — проверять заявления, справки, повестки и т. д.;

• закрывать табель в конце отчетного периода, подписывать его и направлять в бухгалтерию.

Для назначения ответственного лица руководитель издает соответствующее распоряжение, с которым затем знакомят работника. Если его все устраивает, он ставит под документом подпись. Это единственный законный порядок назначения, все другие способы могут повлечь наложение штрафа на компанию.

Формы табеля учета рабочего времени

Компания может разработать собственный бланк для ведения документа либо воспользоваться унифицированными формами Т-12 и Т-13 от Госкомстата. Они могут использоваться по отдельности либо параллельно.

Например, для занятых на производстве сотрудников можно взять Т-12, а для специалистов управленческого звена — Т-13. При необходимости можно вводить другие столбцы или строки, и новым бланком это являться не будет.

Разница между формами Т-12 и Т-13 приведена в таблице:

Форма 0504421 табеля учета рабочего времени утверждена приказом Минфина России № 52н от 30.03.2015 года в составе Перечня унифицированных форм первичных документов и является типовой. Ее обязаны использовать:

• государственные органы;

• органы местного самоуправления;

• муниципальные и государственные учреждения;

• органы управления внебюджетными государственными фондами.

Также компания может использовать собственную форму табеля. Это разрешено статьей 9 Закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 года. За основу рекомендуется брать унифицированные бланки форм Т-12 и Т-13, убирать из них лишние строки и вводить нужные. В табеле обязательно должны быть:

• единицы измерения времени;

• название документа;

• дата создания;

• название компании или структурного подразделения;

• должности, ФИО и подписи ответственных сотрудников.

В основном табель формируется автоматически в программах для расчета заработной платы. Важно только вовремя заносить данные по больничным листам, пропускам по другим причинам, приказы на отпуск и т. д. Также табель можно заполнять вручную в Excel.

Коды в табеле учета рабочего времени

Коды для обозначения периода работы:

Коды для учета отпусков в табеле рабочего времени:

Коды для обозначения в табеле учета рабочего времени периодов отсутствия на рабочем месте:

Принципы заполнения табеля учета рабочего времени

Каждое действие, отражаемое в табеле, отмечается на выбор двумя вариантами кодов — числовым и буквенным. Компания может выбрать наиболее удобный для себя способ.

Табель можно также вести двумя способами:

• Ежедневное внесение всех данных, то есть документ заполняется ежедневно по каждому сотруднику независимо от явки/неявки.

• Внесение отклонений. В таком случае в табеле проставляются только отклонения. Например, если человек не пришел, опоздал или был простой в работе. Явка сотрудников не отражается, так как по умолчанию считается, что все находятся на местах. Этот вариант может использоваться при суммарном учете рабочего времени.

Табель нужно вести в течение всего периода учета, то есть ежедневно. Если рабочее время суммируется, то в документе отражаются дни, когда были отклонения.

Источник: shutterstock.com

Рекомендуется заполнять табель карандашом либо пользоваться черновиком, поскольку ситуации бывают разные. Например, сотрудник без предупреждения не появился на работе. В таком случае в табеле нужно будет проставить код НН.

Но, скорее всего, когда сотрудник придет, он объяснит, почему его не было, и запись придется исправлять. Если все сразу оформлять в чистовом варианте, табель придется многократно переделывать.

ТОП-7 кейсов
из разных ниш с ростом
от 89% до 1732%

Узнать подробнее

Правила заполнения форм табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени — это ключевой документ кадрового учета, от корректности заполнения которого зависит точность начисления заработной платы и соблюдение трудового законодательства. Грамотное оформление табеля позволяет избежать ошибок в расчетах и конфликтов с контролирующими органами.

Как заполняется форма табеля Т-12

Информация о рабочем времени вносится в первый раздел. Во втором отражаются расчеты с сотрудниками по зарплате. Все отработанные и нет дни вносятся в документ в минутах или часах.

Табель можно заполнять двумя путями:

• в одной ячейке указывать все явки/неявки, а также отклонения от графика работы;

• вносить в документ только сверхурочный труд, неявки и т. д., то есть отклонения от нормы.

В пятой и седьмой графах табеля учета рабочего времени указываются часы, которые отработаны за первую и вторую половины месяца. В восьмой проставляется общее число дней, которые сотрудник был на месте в месяце.

В девятой графе отмечают суммарное число часов, в том числе и сверхурочную работу, а расшифровку пишут в графах 10, 11 и 12.

Суммарная информация по неявкам пишется в 14 графе, а в 15 и 16 она расшифровывается, указывается код причины, по которой работник не был на месте. В 17 графу вносят количество праздничных и выходных дней в данном месяце.

Если зарплата на предприятии рассчитывается отдельно, второй раздел табеля заполнять необязательно.

Источник: shutterstock.com

Если сотрудник выходит на работу в праздник или выходной день по распоряжению нанимателя, его занятость оплачивается. Если в такие дни человек трудится по собственному желанию, оплату не производят.

Примеры расчета зарплаты в цифрах для сдельщиков, работников на смене и на окладе, а также при суммированном учете, есть в рекомендациях. Там же можно посмотреть, как учитывать премии, надбавки и компенсации.

Как заполняется форма табеля Т-13

Бланк Т-13 табеля учета рабочего времени занимает один лист формата А4. Данная форма заполняется аналогично Т-12.

В четвертой графе пишется информация о явках/неявках на работу. В пятой и шестой записывается суммарное число отработанных дней и часов за половину и весь месяц. Седьмую и девятую заполнять необязательно, в них вносятся корреспондирующие счета. Графы 10—13 предназначены для информации о неявках с кодовым обозначением причин.

Пример заполнения табеля учета рабочего времени

Шаг 1: Написать в таблице:

• порядковый номер работника (1);

• фамилия, имя, отчество, должность либо специальность (2);

• табельный номер (3).

Шаг 2: в четвертой и шестой графах ежедневно проставлять рабочее время каждого сотрудника. В верхней строчке ставить кодовое обозначение на конкретное число (4). В нижней писать отработанные либо нет часы и минуты (5).

Если граф не хватает, их можно добавить. Например, если сотрудники заняты по разному режиму. В верхних строках граф 5 и 7 ставится число отработанных дней (6). В нижних — суммарное количество часов занятости за полмесяца (7).

Шаг 3: В конце месяца по каждому сотруднику написать общее число отработанных дней (8), часов (9), а также суммарное число праздничных или выходных (10). Если человек был занят сверхурочно, эти часы также нужно проставить (11). Чтобы избежать ошибок, лучше придерживаться указанного порядка заполнения табеля.

Источник: shutterstock.com

К ночному рабочему времени относятся часы с 22:00 до 6:00. Их необходимо суммировать и внести в графу 11 (12). Если рабочий период выпал на праздничные или выходные дни, нужно также отметить количество часов (13).

Шаг 4: Указать неявки в графе 14. В верхней строке пишется число дней (14), а в нижней — число неотработанных часов (15). В 15 графе укажите код (16), а в 16 — число дней и часов, когда сотрудник не явился на работу, указав код (17).

Шаг 5: Табель подписывает лицо, ответственное за его заполнение (18), руководитель структурного подразделения (19), работник отдела кадров (20).

На бланке с документом обязательно указывается должность каждого из названных сотрудников и расшифровка подписи. На основании табеля проводится начисление заработной платы всем членам коллектива.

Табели учета хранятся 5 лет, а если они содержат данные специалистов, занятых на опасных или вредных производствах, срок хранения — 50 лет с момента завершения делопроизводства по ним.

Коснулись ли изменения 2023 года в Налоговом кодексе РФ ведения табеля учета рабочего времени

В 2023 году в статьи 223 и 226 Налогового кодекса России внесены изменения, касающиеся НДФЛ. Но в отношении учета рабочего времени и начисления зарплаты никаких новаций нет. По поводу НДФЛ нужно сказать, что порядок его определения остался прежним, изменился лишь расчетный период, сроки оплаты налога в бюджет.

А также НДФЛ теперь необходимо удерживать с аванса и с зарплаты, то есть два раза в месяц. То есть с 01.01.2023 года по НДФЛ следующие изменения:

• расчетный период;

• сроки уплаты;

• дата признания дохода.

Сейчас за расчетный период принимается интервал с 23 числа прошлого месяца по 22 число текущего месяца, а не с 1-го по 30-е (31-е), как было до этого.

С 2023 года:

• НДФЛ уплачивается 28 числа каждого месяца, и в сумму включается налог, начисленный с зарплаты, выплаченной в период с 23 числа прошлого месяца по 22 настоящего.

• Ежемесячно на день перечисления рассчитывается и удерживается налог с аванса и с расчета за месяц.

• Заработная платапо табелю учета рабочего времени, как и раньше, рассчитывается дважды в месяц: за первую и вторую половину.

Никаких изменений, влияющих на составление табеля (периодичность и т. д.) нет. В основном аванс рассчитывается бухгалтерией по времени, которое фактически отработал сотрудник, и этот документ уже давно составляется два раза в месяц.

Источник: shutterstock.com

Однако в некоторых компаниях аванс имеет фиксированный размер или рассчитывается как процент от оклада. Никаких изменений относительно того, что так делать нельзя, с января 2023 года принято не было.

Хотя Трудовой кодекс РФ вменяет в обязанность рассчитывать зарплату за первую половину месяца по времени, отработанному по факту. Данная норма введена еще 01.02.2002 года, и в 2023 году в этом отношении ничего не изменилось.

Если бухгалтер примет решение рассчитывать аванс по фактическому времени (в соответствии с Трудовым кодексом РФ), то табель нужно будет составлять дважды в месяц. Но это будет связано не изменениями в законодательстве. А с тем, что без этого документа не получится посчитать сумму аванса по фактически отработанному времени.

Табель учета составляется каждый месяц с 1-го по последнее число, как это делалось и ранее. Но если аванс определяется расчетами за фактически отработанное время, то документ придется формировать дважды в месяц. Один раз это можно делать только в тех компаниях, где выплачивается фиксированный аванс.

Инструменты для учета рабочего времени

Форма учета зависит от особенностей бизнеса. Рабочее время можно учитывать:

• в журналах учета;

• в Excel;

• с помощью съемки на видео;

• с использованием карт доступа;

• с помощью тайм-трекеров;

• в CRM-системе;

• в специальных программах.

Самый популярный вариант — ведение таблицы в Excel. Шаблон табеля учета рабочего времени можно скачать и ежемесячно его заполнять.

Недостатки данного способа:

• не подходит компаниям, где нужно учитывать не только время, но и качество работы;

• заполнение таблиц ведется вручную: не исключены ошибки из-за человеческого фактора.

Excel-таблицы можно использовать в небольших компаниях, где сотрудники работают по нормированному графику.

Если руководителям нужно знать не только то, сколько заняты сотрудники, но и время их прихода на смену и ухода домой, ведется журнал учета, в котором люди расписываются, приходя на работу и уходя с нее. Также для этого используют карты доступа. Они передают в систему информацию о времени прихода и ухода персонала.

Кроме того, в некоторых организациях ведется видеосъемка, чтобы контролировать качество работы. Однако не все специалисты могут спокойно и продуктивно трудиться, зная, что за ними ведется наблюдение. Это вызывается повышенное напряжение и беспокойство. Такой метод контроля рекомендуется использовать только в крайних случаях.

Источник: shutterstock.com

По закону камеры могут быть установлены только тогда, когда все сотрудники дают на это письменное согласие. К тому же, при внедрении видеонаблюдения нужно выделять отдельного работника, следящего за обстановкой и выявляющего факты нарушения трудовой дисциплины.

Также для точной фиксации времени начала и окончания деятельности используются CRM-системы. Открывая программу, сотрудник начинает рабочую смену, закрывая — завершает. Система автоматически фиксирует время.

Недостатком такого способа являются сложности с привыканием к новому порядку. Часто в первое время люди забывают включать/выключать программу, в результате рабочее время фиксируется ошибочно.

Удобными для учета рабочего времени являются специальные программы для бухгалтерии. Особенно ценна автоматизация для средних и крупных предприятий.

Достоинства метода:

• рабочее время и заработная плата рассчитываются автоматически;

• экономится время на заполнении документов;

• исключаются ошибки, характерные для ручного учета.

Также программы содержат все необходимые для работы формы документов, включая и табель учета рабочего времени. Недостатком является то, что на их внедрение и обучение людей требуются время и средства. Однако окупаемость таких затрат высокая, в дальнейшем компания избавляется от рутинной работы.

Еще один вариант учета времени работы — внедрение тайм-трекеров, специальных программ, которые ставятся сотрудникам на рабочие компьютеры. Время занятости фиксируется в отчете, и ответственное лицо указывает данные часы в табеле.

3 сервиса для учета рабочего времени

Эффективный учет рабочего времени — важная задача для любой компании, стремящейся к повышению продуктивности и прозрачности трудовых процессов. Современные цифровые сервисы значительно упрощают эту процедуру, автоматизируя контроль и анализ рабочих часов сотрудников.

Crocotime

Это программу можно связать с IP-телефонией, календарем и контроллером, позволяющим фиксировать вход и выход сотрудника. Для работы приложения подключение к Сети не требуется.

Программа отмечает вход человека в систему и время начала работы, а также выполняет анализ продуктивности сотрудников и автоматическое заполнение табелей.

Источник: shutterstock.com

ПО, например, может указать время, когда человек отвлекался от обязанностей на посторонние дела. С программой можно работать вручную либо использовать автономный режим.

Kickidler

Данное приложение работает по-другому. Оно может транслировать экран рабочего компьютера и обеспечивать удаленный доступ к ПК работников, позволяет в прямом эфире наблюдать за трудом подчиненных. Есть функция сохранения записей.

Руководители имеют возможность устанавливать ограничения. Например, можно указать список сайтов, которые нельзя открывать в рабочее время. И если человек перейдет на какой-либо из них, программа сразу отправит оповещение о нарушении. В приложении автоматически формируются табели учета занятости, а затем их передают в бухгалтерию.

Time Doctor

ПО может делать скриншоты с рабочих компьютеров сотрудников, благодаря чему руководители видят, на какие сайты подчиненные заходят в течение дня, и контролировать их деятельность. Табели можно заполнять вручную либо это автоматически делает программа.

Также она может объединять несколько документов в общий отчет. Приложение можно ставить не только на ПК, но и на смартфоны и ноутбуки сотрудников.

Все программы являются платными, однако для оценки эффективности и функций каждая из них имеет тестовый безвозмездный период. При последующей работе оплата за каждого сотрудника.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о табеле учета рабочего времени

Специалист отдела кадров должен знать, как правильно заполняется табель учета рабочего времени работников. Чтобы избежать ошибок, он должен следить за изменениями в законодательстве.

Сколько хранить эти документы?

Обычные табели — не менее пяти лет. А документы по сотрудникам, работающим в опасных и вредных условиях, хранятся 50 лет. За периоды до 2023 года табели по этим специалистам нужно складировать 75 лет.

Срок хранения начинают считать с 1 января года, который идет за годом оформления табеля. Например, для документов за 2025-й отсчет его начнется с 1 января 2026-го.

Что будет, если не вести табели учета рабочего времени?

Если в компании их не формируют, в соответствии со статьей 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях могут налагаться штрафы:

• на ИП — 1000—5000 рублей;

• на организацию — 30 000—50 000 руб.;

• на должностное лицо — 1000—5000 рублей либо предупреждение.

Если вы ведете учет рабочего времени в другом виде и у вас есть доказательства, штрафов можно избежать.

Как упростить и сделать эффективнее ведение этих документов?

Чтобы сделать учет более структурированным и облегчить управление кадрами, нужно придерживаться следующих рекомендаций о том, как заполнять табель учета рабочего времени:

• Указать реквизиты. При любой форме табеля реквизиты (номер, дату утверждения и каким документом она утверждена) всегда нужно ставить в верхнем углу справа. Благодаря этому вы будете пользоваться актуальными бланками и добьетесь унификации учета.

• Установить порядок составления списка сотрудников. В зависимости от потребностей компании можно использовать порядок размещения работников в документе по алфавиту, должности или табельному номеру.

• Определить принцип заполнения (сплошной или по отклонениям). При выборе первого варианта нужно указывать все явки/неявки. Если вы используете второй способ, отмечайте только больничные, прогулы, сверхурочную работу и другие специфические события. Чтобы все табели оформлялись одинаково, все ответственные лица должны быть в курсе того, какой метод выбран.

• Подтверждать отметки. Все записи о неявках должны подтверждаться правильно оформленными кадровыми документами. Если ставится отметка об отпуске, подтвердите ее соответствующим графиком; если о командировке — нужен приказ на сотрудника; о болезни — должен быть лист нетрудоспособности.

• Учитывать время. Если явки/неявки определяются в днях, то часы можно не указывать, а только ставить код в верхней графе. Но когда человек работает в ночное время, праздники и выходные дни, или направляется в командировку с выходом в этот же день на место труда, нужно ставить часы. Это чтобы в дальнейшем была правильно начислена зарплата.

Рабочее время необходимо учитывать в унифицированных формах Т-12 или Т-13 с помощью специальных кодов. Если режим предполагает выход человека на сутки, нужно указывать количество часов его занятости днем и ночью. В предпраздничный день время всех сотрудников, в том числе тех, кто работает неполный/сокращенный день, уменьшается на 1 час.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать ценные бизнес-подарки бесплатно

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB