Методы управления проектами, которые еще никогда не подводили

Что это такое? Методы управления проектами (концептами) представляют собой последовательности шагов, которые необходимо совершить для достижения запланированного. Их еще называют способами, инструментами, подходами, концепциями, фреймворками, но сути это не меняет. Чтобы грамотно управлять проектом, нужен пошаговый план. К счастью, менеджерам ничего придумывать с нуля не нужно, сегодня уже есть много готовых методов, применимых в разных случаях: от разработки нового суперкара до выпуска вакцины.

Какой предпочтительнее? А вот для выбора того или иного метода придется приложить усилия: обозначить цели, определить команду, бюджет, сроки и риски своего замысла и только после этого начинать анализировать инструменты. Изучая плюсы и минусы каждого, удастся найти точки соприкосновения с вашим проектом. Вариант «Попробуем этот, а на полпути заменим» не сработает, даже и не думайте, так как присматриваться можно и несколько лет (например, в случае разработки нового спутника для запуска на Луну), так и не ощутив пользы от метода.

Задачи управления проектами

Автором идеи проектного управления принято считать сотрудника NASA Джорджа Мюллера, работавшего над программой «Аполлон». Но уже много веков назад люди успешно занимались конструированием: возводили египетские пирамиды и другие знаменитые чудеса света. До наших дней не дошло ни одного документального свидетельства того, к каким методам управления проектами прибегали в то время. По этой причине современные технологии не могут основываться на тысячелетнем опыте и знаниях.

При подготовке любого проекта важно определить этапы работы над ним, выбрать задачи. Принцип тот же, что и во время приготовления пищи: вы берете продукты, соединяете их в определенном соотношении и получаете вкусное блюдо.

Самым простым и проверенным инструментом в сфере управления проектами является чек-лист. Так называется перечень действий, успешное выполнение которых обеспечивает ожидаемый эффект и высокие результаты – после того как пункт выполнен, его отмечают галочкой.

Источник: shutterstock.com

Все совсем иначе, если создается сразу много разработок (концептов), причем каждая из них отличается высоким уровнем сложности и предполагает ряд этапов. Тогда важно подобрать метод управления проектами, позволяющий рассчитать время на реализацию каждой стадии. Благодаря этому подходу вы сможете достичь желаемого результата за отведенный на это срок.

Цели управления проектами

Вне зависимости от фирмы, применяемые ей методы управления проектами позволяют:

• эффективно управлять кадровыми, материальными, финансовыми ресурсами в условиях ограниченного времени, бюджета;

• оптимизировать вложения, снизив себестоимость продукции;

• сократить временны́е затраты на разработку и производство при помощи рационализации действий;

• привлечь дополнительные инвестиции;

• развить и активно задействовать научно-техническую базу организации;

• повысить оплату труда и степень вовлеченности персонала в проект, чтобы добиться высокого качества продукта;

• сократить управленческий аппарат компании благодаря достижению большей гибкости и оперативности работы менеджеров;

• применять современные технологии и методы ради более эффективного стратегического, тактического, оперативного управления;

• внедрить инновационные подходы с целью повышения конкурентоспособности на рынке.

Что такое методология управления проектами

Методология управления проектами представляет собой стандарт ведения проектов на всех этапах и содержит в себе:

• Способы оценки сроков и постановки задач, стандарты, принципы передачи заданий между отдельными членами команды и отделами.

• Инструменты (такие как диаграммы Ганта, Kanban-доски, планировщики и др.).

• Методы оценки результатов выполненных задач и всего проекта.

Менеджер единожды выбирает методологию с набором принципов и стандартов, создавая своеобразный конвейер. После чего он может проводить все свои концепты по одной схеме и добиваться предсказуемых результатов благодаря методу и инструментам управления проектами.

Сегодня подобные методологии применяются во всех сферах – от разработки приложений до создания кораблей для полетов в космос. Если есть проект и команда, всегда можно подобрать один из подходов либо их сочетание, или взять только некоторые компоненты.

Плюсы и минусы использования методов управления проектами

Любой метод управления проектами обладает достоинствами и недостатками – начнем с положительных характеристик. С помощью таких технологий удается:

• Разбить сложную задачу на более простые шаги, чтобы рассчитать временны́е и финансовые затраты, количество ресурсов, которые потребуются в процессе работы.

• Спланировать задачи, отслеживать все этапы и избавляться от ошибок по мере их появления.

  

  Источник: shutterstock.com

• Выявлять риски, находить способы их снижения или предотвращения, что достигается при помощи планирования и дробления проекта на шаги.

Оптимизировать коммуникацию по рабочим вопросам в рамках компании, ведь при отказе от бюрократии принятие решений занимает немного времени. Ускорить реализацию плана удастся, дополнив самостоятельное управление аутсорсингом услуг – это направление сегодня активно используется предпринимателями.

Передайте некоторые задачи специализированной компании, например, ведение бухгалтерии или юридические функции. Такой метод при управлении проектами позволяет отказаться от поиска и приема на работу некоторых специалистов.

• В короткие сроки реагировать на изменения, вносить поправки.

• Делегировать задачи для наиболее эффективного применения знаний и опыта, которыми обладают члены команды.

Недостатки методов управления проектами:

• Необходимость высокой квалификации у менеджера и сотрудников, лидерских качеств, коммуникабельности.

• Значительные временны́е затраты на подготовку плана работы, внесение поправок в документы. Есть вероятность, что потребуются сразу три сценария развития ситуации: оптимистичный, реалистичный и пессимистичный. При высоком уровне неопределенности нужно быть готовым к постоянным переменам в плане.

• Необходимость заранее четко видеть требуемый результат, несмотря на всю сложность ситуации. Менеджер должен понимать цель работы, принимать во внимание требования заказчика и заинтересованных участников.

Этапы классического метода управления проектами

Проще всего сделать концепт управляемым, разделив его на этапы – в основе традиционных методов управления проектами лежит эта линейная структура. Подобная работа близка по своей сути к прохождению компьютерной игры: вы попадете на новый уровень только тогда, когда выполните миссию на предыдущем.

Классический метод управления актуален для проектов со строгой последовательностью задач. В качестве примера можно привести строительство дома, где не поднять крышу без готовых стен.

Принято говорить о пяти стадиях классического управления проектами, однако при необходимости их может быть и больше:

1. Этап инициации. Руководитель и группа во время совещаний, мозговых штурмов выделяют требования к проекту и формируют представление об окончательном продукте.

2. Этап планирования. Команде нужно выбрать способ достижения поставленной цели. Для этого ее детализируют, подробно разбирают результаты проекта, предполагаемый набор действий. Вся собранная информация ложится в основу календарного плана и бюджета. Необходимо оценить риски и определить, кто относится к заинтересованным сторонам.

   

   Источник: shutterstock.com

3. Этап разработки. Этот шаг актуален не для каждого концепта и обычно включается во второй этап. Во время разработки в технологических проектах команда определяет конфигурацию продукта и технические способы реализации. В IT-сфере, например, данная стадия предполагает выбор языка программирования.

4. Этап реализации и тестирования. Это основная стадия работы, на которой пишется код, строится здание, пр. Иными словами: на основе плана формируется содержание, а все работы в соответствии с методом управления проектами подлежат контролю при помощи заранее выбранных метрик. Далее переходят к тестированию или проверке продукта на соответствие требованиям заказчика и заинтересованных сторон. Все минусы нужно найти и устранить.

5. Этап мониторинга и завершения работ. Теперь команда может просто передать клиенту результаты своего труда либо приступить к продолжительной совместной работе. Ее целью является улучшение концепта, повышение удовлетворенности заказчика, поддержка результатов. Последнюю предполагают проекты, осуществляемые в сфере клиентского сервиса и ПО.

Выше представлена основа для построения методов управления проектами. Конкретные фазы реализации зависят от самого замысла: если один будет успешно завершен уже после трех этапов, то другому потребуется значительно больше шагов.

В некоторых случаях прибегают к итеративному водопаду. При данном подходе каждый этап рассматривается как подпроект, а все задачи решаются по фиксированным итерациям. Но смысл при этом не меняется: вся схема состоит из этапов, идущих в определенном порядке.

Традиционный подход к управлению концептами не приемлет нарушения сроков, отведенных на задачи, поэтому хорошо сочетается с инструментами календарно-сетевого планирования.

Наиболее известным из них считается диаграмма Ганта. Для ее построения могут использоваться как простые таблицы Excel и Smartsheet, так и специализированные программные пакеты Microsoft Project и Primavera.

Преимущества классических методов управления проектами

Среди специалистов распространено мнение, что водопадный принцип устарел, однако это не мешает ему активно применяться на практике. Подобная ситуация объясняется достоинством подхода: он требует, чтобы заказчик и руководство компании уже при запуске проекта решили, какой результат им нужен. В результате обеспечивается стабильность работы, дополненная грамотным планированием. Обязательным условием является отслеживание показателей и тестирование, поскольку без них невозможно воплощение любого реального проекта вне зависимости от его масштаба.

Классический подход защищает команду от лишних стрессов, ведь на каждый этап закладывается запас времени на случай осложнений и рисков. Грамотное планирование позволяет руководителю представлять себе набор ресурсов, который он имеет в своем распоряжении, даже если эта оценка не всегда остается точной.

Источник: unsplash.com

Недостатки классических методов управления проектами

Главный минус классического подхода кроется в нетолерантности к изменениям. Например, несмотря на то, что руководство компании Toyota создало системы и методы управления проектами Lean и Kanban, его нередко критикуют за использование классического подхода в разработке софта, недостаточную гибкость.

На данный момент традиционный подход прочно обосновался в строительных, инженерных проектах, предполагающих практически неизменное содержание от начала до завершения работ. Если ресурсы и время не входят в число основных ограничений, а содержание постоянно корректируется, стоит подумать об использовании иных систем управления.

9 современных методов управления проектами

Теоретически может применяться любой метод, и не важно, какое ПО вы выбрали для работы. Практика показывает, что подавляющее количество систем управления задачами и проектами может использоваться в рамках сразу нескольких отличающихся методологий.

Поэтому важно представлять себе все доступные виды методов управления проектами, понимать их плюсы и минусы, случаи применения.

Существует девять основных методов управления проектами.

Waterfall

Подход также известен как каскадная модель (или «Водопад»), и появился одним из первых. Он был создан Уинстоном Уокером Ройсом, американским специалистом по информатике, в 1970 году. Тогда стала очевидна потребность в методе управления проектами для разработки программного обеспечения, так как эта сфера становилась только сложнее. Новинка быстро распространилась, став особенно популярной в области создания ПО.

В основе «Водопада» лежит последовательность и ориентация на предъявляемые требования. Не получится использовать данный метод планирования и управления проектами без четкого представления о том, что нужно для конкретной деятельности. Когда работа начата, уже не получится исправить выбранный курс.

Метод включает в себя три этапа:

1. сбор и анализ требований;

2. создание решения и подхода;

3. выполнение задачи и устранение проблем (при необходимости).

Все стадии проходят автономно, а чтобы приступить к новой, нужно полностью выполнить предыдущую. Для творческих проектов этапы будут отличаться, но принцип останется неизменным.

К достоинствам данного метода управления проектами относят:

• Простоту использования – деление на этапы происходит интуитивно, поэтому позволяет применять подход даже тем, у кого нет опыта работы с ним.

• Структуру и жесткость – эти особенности являются как преимуществом, так и минусом. При помощи деления на этапы удается организовать и распределить работу. А так как метод не позволяет вернуться к пройденной стадии, нужно сразу делать все идеально. В итоге удается прийти к наилучшим результатам.

• Активное использование документации, так как в Waterfall большое внимание уделяется сбору и пониманию требований. Это позволяет новым участникам проще вливаться в проект и начинать работу.

У данного метода управления проектами есть и недостатки:

• Высокий риск, связанный с жесткостью технологии – любая допущенная ошибка на любом этапе требует изменений, а значит, придется начинать проект с нуля. В итоге необходимый результат не будет достигнут в установленные сроки.

• Сложный первый этап – вся дальнейшая работа определяется тем, насколько верно члены команды поняли требования и провели их анализ в рамках метода управления проектами. Если что-то пошло не так либо изменились требования, к работе приступают заново и с нуля. По этой причине эту технологию стараются не использовать для воплощения сложных проектов, запланированных на продолжительный отрезок времени.

Waterfall активно применяется при разработке ПО и обеспечивает реализацию проектов:

• малой продолжительности, несложных;

• с четкими требованиями;

• в которых меняются ресурсы, зависящие от подробной документации.

Agile

Метод управления проектами Agile также создан для разработки ПО и был призван заменить Waterfall при реализации сложных проектов.

Идеи этой технологии известны давно и активно применяются в сфере программного обеспечения, но формально метод существует только с 2001 года. Именно тогда несколько представителей IT-сферы создали Agile-манифест.

По всем своим характеристикам Agile является полной противоположностью Waterfall; название метода переводится как «Гибкий» и говорит о применении быстрого и пластичного подхода. Эти проекты избавлены от тщательного сбора требований. Метод предполагает небольшие циклические изменения, являющиеся реакцией на корректировку условий.

Плюсы данного гибкого метода управления проектами:

• Свобода, так как нет необходимости выделять фиксированные этапы, делать упор на требования. В результате команда получает возможность экспериментировать, постепенно менять продукт, что позволяет применять Agile в творческой сфере.

• Сниженный уровень риска, который достигается благодаря регулярному получению обратной связи от заинтересованных участников с дальнейшими корректировками продукта. Таким образом рабочей группе проще прийти к цели.

Минусы метода:

• Отсутствие конкретного плана, ведь как только происходят изменения, команда должна на них реагировать. Без такого документа тяжело управлять ресурсами, приходится все время искать баланс между задачами.

• Сложность взаимодействия сторон, также связанная с отсутствием четкого плана. Это приводит к тому, что команда, заказчики, спонсоры должны сотрудничать более тесно. В противном случае не получится донести все изменения и задачи до каждого участника.

Благодаря своей гибкости метод может использоваться для реализации проектов разных типов. Он доказал свою эффективность в ситуациях, когда:

• нет уверенности в том, каким должен быть результат, но есть общее представление о продукте;

• проект нужно в короткие сроки скорректировать в соответствии с произошедшими изменениями;

• вы отлично справляетесь с взаимодействием и коммуникацией, но не сильны в построении планов.

Гибридный подход

Соединяет в себе лучшие черты двух описанных выше методов организации управления проектами. Гибридный подход гибкий, но хорошо структурирован, поэтому применим при разной направленности.

Здесь особое внимание уделяется первичному сбору и анализу требований, что роднит метод с «Водопадом». На следующем этапе ему свойственна гибкость Agile, быстрое изменение продукта.

Гибридный метод также известен как «Структурированный Agile», он дает возможность команде использовать сильные стороны сразу двух подходов.

Плюсы этого метода управления проектами:

• Гибкость. В сравнении с каскадной моделью данному методу присуща большая гибкость, если не принимать во внимание этап планирования. Поправки вносятся в проект по мере необходимости при условии, что требования остаются практически неизменными.

• Наличие структуры. Поскольку этап планирования был перенят у метода Waterfall, удалось справиться с ключевой проблемой Agile, связанной с низкой организованностью, отсутствием схемы деятельности.

Минусы гибридного подхода:

• Необходимость поиска компромисса между выполнением требований и гибкостью – в процессе работы с этим методом управления проектами важно сохранять золотую середину между противоположными подходами.

• Недостаток пластичности, присущей Agile, и стабильности Waterfall – все изменения в программе деятельности должны отвечать предварительно составленным бюджету и плану.

Данный подход наиболее актуален для программ с размытыми требованиями, для которых важными составляющими являются проектирование и гибкость. Под это описание подходят сложные проекты среднего объема с заранее установленным бюджетом. Чаще всего команда имеет представление о конечной цели, но не отказывается от экспериментов. Обязательным условием эффективной работы является тесное взаимодействие между всеми сторонами проекта, особенно после завершения этапа планирования.

Scrum

Данный метод управления проектами нельзя назвать полнофункциональным. Это вариант Agile, в котором сделан акцент на роль команды, важность спринтов и собраний, проводимых каждый день.

Хотя Scrum заимствует принципы и процессы Agile, он предполагает и отдельные технологии и методы управления проектами.

Можно сказать, что Agile — это философия, тогда как Scrum — метод. Хотя вторая реалия и является Agile, но Agile нельзя приравнять к ней.

В Scrum центральным объектом любого замысла считается команда, а менеджер может отсутствовать, поэтому обязательными навыками рабочей группы являются самоорганизация и самоуправление. Данный подход и метод управления проектами хорош только для опытных команд с высокой степенью мотивации.

Его плюсами являются:

• Спринты длиной в 30 дней. Команда делит все поставленные цели на небольшие задачи и занимается каждой из них в течение этого отрезка времени. Ежедневно проводятся собрания группы, что позволяет упростить работу над длительными и трудоемкими проектами.

• Динамичность. Данная характеристика достигается при помощи спринтов и собраний, так как они позволяют быстро разрабатывать и вносить поправки в продукт.

• Работа в команде. Самоорганизация группы предполагает, что ее члены отлично знают и понимают свои задачи и цели. Этот метод управления проектами дает возможность лидерам расставлять приоритеты, исходя из собственных знаний и возможностей.

Scrum перенял все преимущества Agile, а именно возможность внесения поправок в короткие сроки и регулярную обратную связь с заинтересованными лицами.

Среди его минусов выделяют:

• Отсутствие контроля над расширением. Нет менеджера и даты завершения проекта, некому заниматься планированием и бюджетом, поэтому всегда есть вероятность неконтролируемого увеличения масштабов замысла.

• Высокие риски. Принцип самоорганизации команды чреват провалом проекта, если ее члены лишены дисциплины и мотивации. Отсутствие опыта работы со Scrum также, скорее всего, станет причиной неудачного завершения совместной работы.

• Низкая степень гибкости. Поскольку данный метод управления проектами отводит основную роль команде, уход одного из ее членов сильно отражается на результатах. Кроме того, часто не удается выстроить совместную работу большого количество участников.

Scrum создан для дисциплинированных, мотивированных команд с опытом, способных расставлять приоритеты и точно знающих, какие требования предъявляются к проекту.

Этот подход вобрал в себя все сильные и слабые стороны гибкого метода. Он может использоваться для реализации крупных проектов, однако не подходит большим командам.

Если говорить кратко, данный метод управления проектами хорош для создания, например, опытной командой сложного ПО.

Метод критического пути

Все методы, о которых говорилось ранее, были созданы в сфере разработки ПО. Они могут использоваться для проектов из других областей, но лучше использовать для этих нужд особые технологии.

ytimg.com

В их число входит метод критического пути или Critical Path Method, также известный как CPM или МКП. Он предполагает классификацию всех действий на пути к цели в рамках иерархической структуры работ (или work breakdown structure). Далее нужно определить продолжительность задач и найти между ними зависимость. Благодаря этому становится очевидно, какие вопросы являются первостепенными, а какие могут быть решены позже и параллельно.

Сильные стороны этого метода управления проектами:

• Детальное планирование, предполагающее акцент на продолжительности действий и их взаимосвязях. Если для решения одной задачи нужно выполнить другую, CPM заранее это покажет и позволит все систематизировать.

• Расстановка приоритетов, от которой зависит результат работы. Команде предстоит разделить все задачи на критически важные и второстепенные, чтобы добиться наиболее грамотного распределения ресурсов.

Минусы подхода:

• Необходимость в опыте. Каждый специалист по менеджменту, успевший набить руку в сфере методов управления проектами, точно знает: на решение любых вопросов уходит больше времени, чем было заложено. Без реального опыта планирования высока вероятность ошибки при расчете времени на урегулирование задач.

• Отсутствие гибкости. Метод предполагает объемный первый этап, похожий на используемый в Waterfall, где важно все изначально спроектировать. Любые изменения сделают план бесполезным. Вот почему CPM не может применяться для достижения целей, предполагающих нестабильные требования.

Метод рассчитан на проекты, в которых присутствуют взаимозависимые компоненты. Он подойдет, если нужно выполнить сразу ряд задач, либо завершить одну задачу перед началом другой.

Подход прекрасно работает для сложных проектов, включающих в себя повторяющиеся действия. Обычно это актуально для сферы промышленности. Тогда как реализация динамичных, творческих целей с помощью данного метода будет иметь свои сложности.

Метод критической цепи

Critical Chain Project Management (или CCPM) входит в число сравнительно новых методов управления проектами. Он был создан как альтернатива технологии критического пути и делает акцент на управление ресурсами.

Команда действует в обратном направлении, то есть от конечной цели. Она выбирает необходимый результат работы, после чего, опираясь на свой опыт, планирует задачи для достижения целей. Помимо этого, нужно выявить взаимозависимость между ресурсами проекта и выделить их под каждую проблему.

Здесь важно уделить особое внимание использованию средств и не допустить сокращения производительности. Метод не приемлет многозадачности, ведь участники должны концентрироваться каждый раз только на одной проблеме. Он является отличным инструментом для команд, ограниченных в ресурсах, так как имеет следующие достоинства:

• Высокая эффективность использования ресурсов, которая достигается благодаря акценту на грамотном управлении ими. Специалисты считают метод критической цепи одним из наиболее ресурсоэффективных. А выбор в пользу концентрации на одной задаче основывается на современном восприятии многозадачности как источника неблагоприятных последствий для продукта.

• Сосредоточенность на цели. Данный метод управления организационными и другими проектами не требует поиска лучшего решения, а использует достаточно хорошие способы достижения конечной цели. Выстраивание работы от конечного ориентира позволяет достичь отличных результатов при создании сложных продуктов.

Минусы подхода:

• Не может использоваться для одновременной реализации сразу нескольких концептов. Многопроектная среда предполагает распределение ресурсов между несколькими подчас разноплановыми задачами, тогда как метод критической цепи не работает при таком сценарии.

• Высокая вероятность задержек. CCPM учитывает в общем времени, отведенном на задачи, буферы, то есть временны́е промежутки между задачами. Теоретически такой подход чреват переоценкой собственной эффективности, а на практике это вызывает неоправданные задержки.

Такие принципы и метод управления проектами лучше всего показывают себя, если все ресурсы направлены на реализацию одного концепта. В противном случае все процессы (а не только параллельные) сильно усложняются.

Метод создан для команд с ограниченными ресурсами. Если вы видите, что вам постоянно приходится работать сверх нормы, используйте данный подход, чтобы больше не срывать сроки.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Интегрированная система управления проектами

Integrated Project Management (или IPM), известная как «Реализация комплексных проектов», активно применяется в творческой сфере. В основе метода лежит стандартизация, унификация процедур для всей компании.

Метод появился, когда наметилась тенденция к переходу на интегрированный подход в креативных кампаниях. Стало очевидно, что мало просто подготовить рекламу, ее нужно интегрировать в микросайты, цифровой контент, пр. Креативные концепты часто превращаются в элементы более крупных кампаний.

Комплексный проект включает в себя следующие составляющие: устав → объем работ → план → выполнение → отслеживание → контроль происходящих изменений.

Благодаря активному внедрению процессов интегрированной системы управления, менеджеры лучше понимают суть всей работы и могут привлекать необходимые ресурсы.

IPM зарекомендовал себя как прекрасный метод управления сетевыми проектами и концептами креативных агентств.

Его плюсы:

• Прозрачность, достигаемая при помощи внедрения идентичных процессов во всей организации. Участники группы ведут документацию и проводят регулярные встречи, чтобы всегда иметь полное представление о ходе работы.

• Подотчетность: комплексный подход предполагает, что каждый член команды отвечает за весь проект. Сотрудники не работают изолированно от других, что дает возможность улучшить подотчетность.

Минус данного метода:

• Необходимость в составлении детального плана. Все действия проектируются заранее, далее нужно следить за правильной интеграцией процессов. В результате возрастает нагрузка на коллектив, что повышает вероятность задержки сроков.

Данная форма и метод управления проектами используются крупными агентствами, в которых существуют разноплановые команды и процессы. IPM подходит для реализации сложных творческих концептов, предполагающих применение ресурсов и взаимодействие разных отделов и групп.

Устойчивые методы интеграции проектов

Метод PRiSM, то есть Projects integration Sustainable Methods, создан Green Project Management (GPM) Global и является революционным методом управления проектами. Он отличается от традиционных подходов тем, что выходит за рамки данного концепта. Здесь рассматривается весь жизненный цикл проекта, в том числе и после его завершения – так повышается устойчивость готового продукта. С учетом этой особенности организуются все задачи и активности в рамках метода.

PRiSM относится к инновационным методам управления проектами, в которых успех во многом зависит от учета затрат на охрану окружающей среды и устойчивость. Речь идет о конкурентной идеологии управления, созданной для крупных проектов и предполагающих особое внимание к сокращению потребления энергии, утилизации отходов, снижению воздействия на природу. Если указанные факторы не рассматриваются как проблема, метод не будет работать – это актуально, например, для разработки ПО или реализации творческих идей.

Все участники команды, заказчики и заинтересованные стороны должны быть готовы следовать принципам устойчивости, однако на данный момент такая ситуация является редкостью.

PRiSM подходит для больших и сложных проектов в промышленной в сфере и недвижимости при условии, что для них основным фактором являются стабильность, надежность.

PRINCE2

Название этого метода управления проектами представляет собой акроним от PRojects IN Controlled Environments, что переводится как «Проекты в контролируемых средах». Это официальная технология управления концептами, используемая правительством Великобритании.

В ее основе лежат семь принципов и такое же количество тем и процессов.

Основные принципы PRINCE2:

• регулярная оценка целесообразности;

• учет полученного ранее опыта;

• четко определенные роли и обязанности;

• управление в соответствии с установленными этапами;

• сосредоточенность на итоговом продукте;

• управление по исключению;

• необходимость подстраиваться под внешние условия.

Подобная работа требует подробного документирования всех процессов и учета предыдущего опыта. Сочетание двух этих принципов приводит к сокращению рисков.

Из-за обязательного детального оформления каждого шага проект сложно адаптировать к изменениям. Если корректируются некоторые компоненты, приходится заново готовить все документы и распределять ресурсы, что негативно отражается на сроках.

Метод рассчитан на объемные и сложные проекты, для которых четко обозначены все требования. Он получил широкое распространение в Великобритании и является обязательным для работы на государственном уровне.

Критерии выбора метода управления проектами

Отдавая предпочтение определенному методу управления социальными или иными проектами, необходимо оценить все его сильные и слабые аспекты, понять, насколько он подходит в вашей ситуации. На эту сложную задачу обычно уходит немало времени, однако с ее помощью удается добиться цели и увеличить доходы предприятия.

Компания Project Management Institute (PMI) создала стандарт Organizational Project Management Maturity Model (OPM3), который сегодня применяется во всем мире. Эта модель позволяет определить, измерить и эффективно использовать возможности, которые имеет организация. С ее помощью удается управлять проектами, стандартизировать процессы, закреплять успехи, находить действенные подходы в сфере управления, налаживать связь между планированием и реализацией.

OPM3 призвана повысить эффективность фирмы в стратегической сфере и описывает методы управления проектами и программами, портфелями.

В открытом доступе выложен документ «Implementing Organizational Project Management: A Practice Guide», который в русскоязычном варианте называется «Реализация организационного управления проектами: практическое руководство». Он позволяет составить представление о высокоуровневых процессах адаптации методов и средств управления проектами. Ознакомьтесь с этим материалом перед тем, как выбирать один из описанных выше подходов – с его помощью вы сможете улучшить работу компании.

При оценке методов необходимо рассмотреть следующие характеристики:

• стратегические цели, основные ценности организации;

• ключевые факторы с точки зрения бизнеса;

• присутствующие ограничения;

• заинтересованные лица;

• вероятные риски;

• бюджет и масштаб проекта;

• возможные трудности в процессе работы;

• принципы оценки методов управления проектами.

Обычно работу выстраивают из таких этапов:

1. определение движущих сил концепта – здесь важно выделить ключевые цели, расставить приоритеты;

2. описание условий, оказывающих воздействие на структуру и метод управления проектами;

3. выявление подходов, которые могут использоваться в конкретном случае;

4. сравнение методов с учетом характеристик предприятия;

5. выбор наиболее эффективного подхода, который позволит при минимальных рисках добиться цели;

6. налаживание обратной связи;

7. составление документов, обоснование выбора;

8. реализация проекта;

9. внесение исправлений, если это требуется.

Риски могут объясняться определенным уровнем организационных возможностей и подготовки. Нарушение ключевых требований к проекту также чревато проблемами.

Невозможно решить, какой метод управления проектами позволит добиться успеха в любой ситуаций, даже если речь идет о конкретной фирме и ее целях. Один может оказаться удачным в данных обстоятельствах, но при их смене утратит свои достоинства. Тогда нужно будет менять выбранный подход или объединять несколько.

Руководитель должен сформировать и внедрить эффективную процедуру оценки методов управления проектами. Тогда у компании будет возможность подбирать наиболее подходящую технологию с учетом конкретной ситуации.

Управление концептами является небуквальной наукой, в которой отсутствуют незыблемые основы и универсальные решения. Если среди всех представленных методов управления проектами вы нашли тот, который идеально подходит в данном случае, то вам действительно повезло. Большинство управленцев вынуждено создавать и отлаживать собственные системы. Они могут быть составлены из элементов уже известных подходов либо разработаны без какой-либо основы, как это было сделано для миссии «Аполлон». Главная задача здесь состоит в том, чтобы обеспечить структуру и выделить принципиально важные аспекты в работе над проектом.

Автор статьи

Алексей Бояркин

Сооснователь компании «Генератор продаж»

Последние статьи этого автора:

• Бенчмаркинг компании: примеры из зарубежной и российской практики
• СTА-элементы, которые привлекут в 2 раза больше клиентов
• Формула рентабельности продаж: пример расчета

Забрать подарки
из закрытой базы

Скачать 7,4 MB

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB