Бэк-офис: что собой представляет, кому нужен

О чем речь? Бэк-офис — подразделение компании, которое напрямую не контактирует с клиентами. Для разных сфер бизнеса его сотрудникам могут отдавать разные функции, например, ведение бухгалтерии, подготовка отчетной документации, IT-сопровождение.

Зачем нужен? Не каждому бизнесу нужно выносить отдельные бизнес-процессы за рамки деятельности основного офиса. Как правило, такую необходимость испытывают средние и крупные компании, которые нуждаются в повышении имиджа, сохранении коммерческой тайны, сокращении затрат.

Что такое бэк-офис простыми словами

Бэк-офис — это структурное подразделение предприятия, которое включает в себя службу административного обеспечения и помощи. Функции бэк-офиса могут варьироваться, включая финансовые расчеты, процедуры клиринга, ведение отчетности, соблюдение нормативных стандартов, бухгалтерский учет, а также предоставление информационно-технологических сервисов.

Понятие «бэк-офис» возникло из структуры старых офисных помещений, где сотрудники, взаимодействующие с клиентами, располагались впереди, а те, кто не вовлечен в прямое обслуживание клиентов, — в задней части.

Источник: shutterstock.com

Бэк-офис можно рассматривать как ключевую часть организации, ответственную за выполнение всех административных функций, необходимых для эффективного ведения бизнеса. Вопреки невидимому для глаз присутствию, сотрудники бэк-офиса выполняют неотъемлемые функции, приносящие огромную пользу компании.

Должности, связанные с бэк-офисом, часто включают в себя раздел «Операции» и играют решающую роль в обеспечении эффективной работы фронт-офиса с клиентами. Он может быть представлен как место, где труд не всегда напрямую приносит доход.

Сегодня множество рабочих позиций в бэк-офисе находятся в отдалении от головного офиса компании, часто в городах с доступной арендой офисных помещений, низкими затратами на персонал и большим запасом рабочей силы.

Для уменьшения расходов многие организации приняли решение передать свои операционные задачи на аутсорсинг или перенести их за рубеж для снижения издержек. С использованием современных технологий компании стали практиковать дистанционную работу, где сотрудники могут трудиться, не покидая свои дома. Данный подход помогает сократить расходы на аренду помещений и повысить эффективность работы. Удаленный найм сотрудников операционной части дает организациям возможность получить доступ к высококвалифицированным специалистам в различных областях и привлечь разнообразный круг кандидатов.

Когда компании необходим бэк-офис

Наиболее часто бэк-офис выделяют, чтобы:

Увеличить привлекательность компании

Подобная практика подразумевает снятие дорогого офиса в престижном районе для фронт-офиса компании, где работают сотрудники, взаимодействующие с клиентами и партнерами. Такой ход позволяет повысить репутацию организации в глазах партнеров и контрагентов. В то же время сотрудники бэк-офиса могут оставаться в прежнем помещении, которое может выглядеть менее презентабельно.

Оптимизировать затраты

Эта цель совпадает с увеличением привлекательности компании, когда та имеет офис для ключевых встреч и переговоров, а также отдельное помещение для повседневной работы. Более того, часть сотрудников бэк-офиса можно перевести на удаленную работу из дома, что позволит сэкономить на аренде лишние средства.

Найти квалифицированные рабочие кадры

Их поиск может представлять проблему для предприятий в маленьких населенных пунктах из-за ограниченного количества специалистов определенного профиля. Один из вариантов решения — учреждение отделения в соседнем регионе и привлечение кадров оттуда.

Защитить конфиденциальность бизнес-информации

Для сохранения коммерческой тайны в компаниях, занимающихся разработкой программного обеспечения, целесообразно избегать прямого контакта с посетителями, будь то партнеры или конкуренты.

Источник: shutterstock.com

Это позволит предотвратить утечку информации и отвлечение сотрудников от основных задач. Важно выделить определенную группу сотрудников в отдельный офис, что обеспечит им конфиденциальность и защитит от нежелательного вмешательства.

Этапы создания бэк-офиса

Большое количество компаний в России из разных отраслей экономики, начиная от добычи полезных ископаемых и телекоммуникационных технологий, заканчивая розничной торговлей и сферой туризма, решают централизовать свои офисные процессы. Например, в организациях «ОЦО Норникель», «Сибур ЦОБ», «Центр корпоративных решений НМЛК», «ЕЦО МТС» работает по несколько тысяч сотрудников.

Источник: shutterstock.com

Такие централизованные структуры могут называться по-разному, но их суть одна — это специализированные подразделения, объединяющие все вспомогательные функции предприятия: бухгалтерский учет, закупки, логистика, управление персоналом, IT-инфраструктура, маркетинг. Все эти аспекты вместе и составляют функционал офисной работы.

Централизация данных возможностей приносит бизнесу три значимых плюса:

• значительное уменьшение (до 30 %) затрат на выполнение поддерживающих функций;

• улучшение производительности бэк-офиса;

• эффективный механизм мониторинга его работы.

Принимается во внимание, что чем масштабнее организация, тем больше пользы она извлечет из централизации поддерживающих функций. Однако на основе нашего опыта создания и внедрения управленческой системы GANDIVA для заднего офиса можно утверждать, что видимые результаты от объединения сервисных центров могут быть достигнуты даже средними и небольшими предприятиями.

Что необходимо сделать для этого?

Шаг 1: Проанализируйте необходимость изменений

Сначала определите все поддерживающие функции, которые осуществляются на фирме и необходимы для обеспечения ее основной деятельности. У каждой компании этот список будет индивидуальным. Однако чаще всего в него включаются:

• организация бухгалтерского и налогового обслуживания, контроль над финансами;

• проведение закупок и снабжение;

• управление активами и объектами недвижимости;

• разработка и поддержка IT-структур;

• управление персоналом и кадровая деятельность;

• маркетинговые и рекламные стратегии;

• обеспечение клиентской поддержки и обслуживания.

Необходимо внимательно рассмотреть динамику расходов на поддержку этих основных функций. Растущие расходы на обеспечение работы бэк-офиса могут стать сигналом о необходимости внесения изменений. Если затраты возрастают быстрее, чем общий объем бизнеса, то наступает момент перемен.

Ситуация, когда объем выручки растет, но прибыль не увеличивается, свидетельствует о неэффективном использовании ресурсов предприятия. Особенно это характерно для компаний, которые расширяют свою сеть филиалов или запускают новые бизнес-направления.

Следующий критерий заключается в наличии у филиалов собственных бэк-офисов или подразделений. Это может послужить стимулом для пересмотра общей структуры компании, особенно в случае, если каждый бэк-офис имеет уникальные бизнес-процессы (например, подбор персонала, администрирование IT-инфраструктуры), отличающиеся от подобных процедур в других частях организации.

Источник: shutterstock.com

Один из важных показателей — увеличение недовольства основных сотрудников качеством или скоростью выполнения задач персоналом бэк-офиса. Необходимо проанализировать количество жалоб на работу сотрудников, занимающихся вспомогательными функциями, даже если они не всегда обоснованы. Если вы заметите увеличение этого показателя, это говорит о необходимости внести изменения. Сотрудники, занятые прямыми обязанностями компании, должны быть уверены в сроках выполнения своих задач и в качестве работы персонала бэк-офиса.

Кроме того, общая потребность бизнеса в повышении эффективности использования ресурсов и в улучшении управляемости также указывает на необходимость изменений. При необходимости компания готова к созданию централизованного бэк-офиса даже частично. Возможно, нет необходимости выделять его в отдельное юридическое лицо, если бизнес невелик. В таком случае объединение вспомогательных функций в уже существующем подразделении будет достаточным. Экономическая логика этих изменений сохранится.

Шаг 2: Стандартизация бизнес-процессов

При работе над централизованным бэк-офисом необходимо пересмотреть все бизнес-процессы и добиться их единства. Например, если обслуживание IT-инфраструктуры различно в филиалах компании, при создании общей IT-службы необходимо сделать алгоритмы однородными.

Стандартизация предоставляет возможность избавиться от излишних операций в бизнесе и оптимизировать те, которые действительно важны. Это позволит существенно снизить расходы на административную деятельность и улучшить качество ее выполнения. Кроме того, хорошо организованные бизнес-процессы будут легче сосредоточить и автоматизировать. Впрочем, для проведения аудита всех операций, возможно, потребуется подключение квалифицированного специалиста.

Шаг 3: Подберите диджитал-платформу для офисных нужд

Любые серьезные изменения, включая централизацию офисных задач, в наши дни нельзя осуществить без применения цифровых технологий. От успеха предприятия во многом зависит качество и функциональность таких решений.

Чем обусловлена значимость диджитал-платформы для компании?

• Пользовательская простота и удобство. Поскольку централизация офисных процессов зависит от программного обеспечения, это решение должно быть приспособлено для сотрудников, не имеющих высокой цифровой компетенции. Для тех, кто обращается к бэк-офису с запросами, важно, чтобы процесс был прозрачным и понятным: как подать заявку для решения проблемы, как отследить ее статус. Например, через единую службу можно подать заявление на отпуск, отгул или увольнение, запросить справку или получить копию трудовой книжки, зная точные данные для предоставления и временные рамки выполнения запроса.

• Возможность доступа к системе через различные каналы. Основной способ общения с бэк-офисом — интернет-портал. Чаще всего запросы поступают через этот канал. Важно также предоставить дополнительные способы связи для удобства сотрудников основных отделов: звонок, мессенджер, электронная почта. Все эти каналы должны быть объединены на единой платформе для совместного доступа. Таким образом, можно просмотреть всю историю запросов и, при необходимости, переключиться на другой удобный способ связи.

• Эффективное взаимодействие между отделами. Это играет ключевую роль при реализации сложных проектов с участием множества сотрудников и офисных служб. При наличии программного продукта, позволяющего выделить отдельные бизнес-процессы в рамках проекта, определить ответственных за их выполнение и сроки задач, выполнение сложных запросов станет гораздо проще.

• Интеграция счетчиков в систему и генерация отчетности. Для объективной оценки эффективности деятельности обслуживающих структур необходимо иметь грамотные инструменты контроля. Платформа обеспечивает встроенные счетчики для этой цели и автоматически формирует отчеты о продуктивности каждого подразделения, сотрудника, а также отдельных операций.

• Важность сопряжения с другими программными продуктами нарастает. Организации, принимающие решение о централизации своего бэк-офиса, уже могут использовать базовые программы типа «1С». Итак, необходимо, чтобы платформа для эффективного управления рабочим пространством обеспечивала совместимость с самыми популярными программами, а лучше всего — с любыми. Было бы идеально, если данная цифровая система смогла бы заменить некоторые из этих IT-продуктов на свою функциональность.

Шаг 4: Проведение анализа динамики изменений

Прохождение трех предыдущих этапов позволит получить первые позитивные результаты. При изучении сначала текущей ситуации с расходами на обеспечение работы бэк-офиса в компании (как было указано на этапе 1) вы сможете сопоставить эти данные с показателями, полученными после объединения вспомогательных функций. Через цифры станет явно видно, как существенно сократились расходы на поддержку бэк-офиса.

Источник: shutterstock.com

Если же изначальные затраты не были рассчитаны (что довольно часто встречается в среднем бизнесе), финансовую успешность централизации бэк-офиса можно будет оценить только приблизительно. Из-за этой причины будет сложнее определить изменения в качестве работы, а также в части общего повышения управляемости бизнеса.

С момента внедрения централизованной системы управления бэк-офиса компания сможет оперировать надежной информацией: благодаря передовому программному обеспечению можно отслеживать точные финансовые данные по каждой офисной единице. Имея информацию о стоимости определенной служебной функции и ее качестве, возможно детально настраивать операции центрального офиса и увеличивать его продуктивность.

Организационная структура бэк-офиса на примере интернет-магазина

Анализ организационной структуры предприятия, численности и профессиональных навыков каждого работника зависит от стратегии работы компании. В онлайн-пространстве можно увидеть как компании с многочисленным штатом сотрудников, так и фирмы, состоящие из небольшого количества людей, которые активно используют услуги внешнего аутсорсинга. Тем не менее, следует отметить, что подавляющее большинство интернет-магазинов формировалось в период становления Рунета, продолжают они развиваться в соответствии с традиционной для сетевого бизнеса моделью.

В виртуальном мире предпринимательства увеличение объема продаж до 100 единиц в месяц влечет за собой необходимость формирования оптимального состава персонала для интернет-магазина. До этого момента можно обходиться минимальным штатом, включающим в себя руководителя проекта, программиста, дизайнера и оператора контакт-центра.

Организационное устройство административной части интернет-магазина с объемом продаж, превышающим 100 покупок в месяц, представляет собой следующую структуру:

Руководство интернет-магазина

• Руководитель интернет-магазина (директор).

  Это важнейший сотрудник в сфере интернет-торговли. От его стратегического видения зависит развитие проекта. Он отвечает за подбор персонала, распределение обязанностей, контроль за эффективностью работы в каждом отделе. Совместно с командой стремится к достижению целей и задач.

  Необходимо, чтобы руководитель интернет-магазина обладал глубоким пониманием не только интернета, но и объемов продаж, а также перспективной организационной структуры, ориентированной на год, три года и даже пять лет вперед.

  
  

  Источник: shutterstock.com

  В его обязанности входят разработка бюджета, структурирование бизнес-процессов, стратегическое планирование, определение ассортимента, подбор ключевых кадров и контроль эффективности работы отделов интернет-магазина. Он несет ответственность за каждый аспект проекта, находящийся в его ведении, а также за общий успех. В связи с этим ему необходимо обладать широкими знаниями в области IT-технологий, SEO, WEB-дизайна, а также быть знакомым с особенностями интернет-эквайринга, работой контент-менеджеров и логистов.

• Учет и финансы.

  Хотя многие думают, что в онлайн пространстве нет никакого порядка, интернет-платформы соблюдают все установленные правила бухгалтерского учета. Онлайн-магазин, как и любой другой розничный магазин, заключает сделки с клиентами, оформляет соответствующие документы и представляет свою финансовую отчетность контролирующим органам.

• Правовая поддержка.

  Помощь юриста в онлайн-бизнесе обычно требуется на более поздних этапах, когда становится критически важным взаимодействие с поставщиками товаров. Чаще всего это происходит при превышении объема продаж в 500 заказов за месяц. При достижении этого порога необходимо уже поддерживать определенный запас товара, что влечет за собой заключение контрактов поздней оплаты или соглашений о возврате непроданного товара или бракованного. Вследствие этого, услуги юриста становятся обязательными для снижения подобных рисков.

Отдел технической поддержки

• Инженер по программному обеспечению.

  Основная задача такого специалиста заключается в разработке и обеспечении бесперебойной работы существующих онлайн-сервисов, а также в противодействии различным экстремальным ситуациям, таким как отключение серверов, кибератака.

• IT-специалисты.

  IT-специалисты занимаются настройкой серверов, периферийного оборудования, автоматизированных телефонных станций, программного обеспечения для бухгалтерского учета (например, 1С). Чаще всего одному специалисту трудно справиться с таким объемом работы, поэтому либо привлекают несколько профессионалов, либо передают эти функции на аутсорсинг.

• Веб-дизайн.

  Аналогично программированию дизайн интернет-ресурсов требует постоянного совершенствования. Задачи дизайнера включают в себя создание дизайна веб-сайта, баннеров и рассылок, согласованных с единой концепцией проекта.

Отдел сбыта

• SЕО (Оптимизация для поисковых систем).

  Специалисты по оптимизации для поисковых систем представляют один из ключевых отделов для интернет-магазина. Основной целью SЕО-специалистов является увеличение целевого трафика и, как следствие, повышение продаж путем оптимизации внутренней и внешней структур сайта.

  
  

  Источник: shutterstock.com

  Специалисты по поисковой оптимизации формулируют конкретные рекомендации по контенту, а также укрепляют авторитетность текстового наполнения ресурса через размещение ссылок на него. Эти гиперссылки в конечном итоге приводят к увеличению потока посетителей и выручки. Поэтому специалистам по поисковой оптимизации удается создать значительный долгожданный трафик и, следовательно, увеличить количество продаж.

• SMO (Социальная оптимизация медиа).

  Это новое и перспективное направление в онлайн-сфере. Здесь активно трудятся авторы блогов, маркетологи, а также специалисты социальных медиа. Для успешного продвижения через SMO необходимо иметь сотрудников, имеющих глубокие знания товара, целевой аудитории и умение создавать интересный контент. Одним из эффективных способов продвижения через SMO является ведение корпоративного блога.

  Эта сфера в наши дни приобретает все большую релевантность. Не секрет, что стратегия «вирусного маркетинга» считается одним из самых эффективных способов создания общественного мнения о продукте и бренде в целом, а также эффективным инструментом для увеличения объемов продаж, включая интернет-продажи.

  Отдел интернет-маркетинга

  Эксперты данного отдела сочетают в себе профессионализм классического маркетинга с уникальными навыками продвижения онлайн-проектов. Их обязанности включают в себя комплексный анализ внешнего окружения веб-сайта (с особым вниманием к изучению конкурентов), разработку стратегии цифрового продвижения интернет-ресурса, планирование трафика и объема продаж, назначение бюджета на маркетинг, использование мощных инструментов для стимулирования продаж через внутреннюю и внешнюю среду сайта, а также постоянный мониторинг результативности работы сайта бэк-офиса в плане юзабилити.

  
  

  Источник: shutterstock.com

  Соединение между интернет-маркетологом и удобством использования сайта может сначала показаться запутанным. Однако интернет-маркетолог, обладающий статистической информацией о сайте, играет ключевую роль в оптимизации пользовательского опыта.

  Маркетолог наблюдает за откликом аудитории на каждое изменение или добавление новых страниц на сайте. Владея глубокими знаниями об аудитории, он выясняет, сколько посетителей сайта совершили покупки, и анализирует причины их действий на сайте. Он выявляет страницы, которые привлекают внимание пользователей, а также те, которые вызывают негативную реакцию, разрабатывая стратегии улучшения пользовательского опыта и удержания клиентов.

  Применяя свои навыки, интернет-маркетолог направляет пользователей по сайту и использует разнообразные стратегии, способные вдохновить клиентов на приобретение нужных продуктов.

Служба контент-менеджмента

Работа контент-менеджера включает в себя ответственность за наполнение внутренних страниц сайта. Эта должность играет важную роль в деятельности интернет-магазина, поскольку успех бизнеса в интернете зависит от качества контента — текстов и изображений. Контент является привлекательным для посещений пользователей и одним из основных факторов, влияющих на превращение посетителя в покупателя.

Контент-менеджер должен иметь безупречную грамотность и следовать указаниям SEO-специалиста и руководителя по продажам. Обязанности контент-менеджера включают в себя детальное описание продукции и последующее размещение на сайте в соответствии с установленными процедурами.

Опытные специалисты по контенту в иностранных онлайн-магазинах считаются ключевым звеном успеха в сфере электронной торговли, поэтому в мировых бестселлерах, посвященных развитию платформы Amazon.com (знаменитого интернет-магазина с мировым признанием), большое внимание уделяется труду контент-менеджеров и редакторов.

Организация складской деятельности

В случае, если бизнес-модель онлайн-магазина предусматривает наличие больших складов, необходимо грамотно организовать работу складской службы.

Стратегическое расположение склада поблизости от пункта продаж и курьерской службы — это необходимый элемент для оперативного контроля над наличием товара и обеспечения моментального ответа на запросы клиентов. Важно, чтобы менеджеры могли быстро осмотреть товары и удовлетворить потребности покупателей, а также обеспечить быструю доставку или вручение заказов прямо на месте.

Эффективное управление и контроль за отгрузкой товаров являются жизненно важной составляющей работы склада. Систематизированный учет не только предотвращает кражи и обеспечивает планирование закупок, но и способствует управлению остатками, их реализации и, в конечном итоге, финансовым показателям интернет-магазина.

В случае неустановки эффективной системы учета риск возникновения проблем с недостатком или избытком товаров неизбежно увеличится, что отразится на конечном результате деятельности онлайн-платформы.

Источник: shutterstock.com

В России на сегодняшний день наиболее широко используемой системой учета на складах является 1С. Необходимо отметить, что значимость других информационных систем не стоит недооценивать.

Поэтому важно, чтобы складские работники в интернет-магазине обладали опытом работы на складе, умением работать с системой 1С, а также были надежными и оперативными специалистами.

Со временем развития интернет-магазина его склад, изначально занимающий комнату в 20 м², расширяется до помещения площадью 200 м² в пределах 1-2 лет. Для эффективного контроля над таким объемом продаж существенное значение имеет организация учёта товаров.

Отдел закупок

Формирование специализированного отдела закупок становится приоритетным на стадии достижения уровня продаж в 5-7 единиц в день (100 в месяц). Для обеспечения оперативного процесса продаж необходимо строго планировать закупки и следить за наличием ходового товара на складе, который обязательно должен храниться для обеспечения конкурентных преимуществ интернет-магазина, в частности, быстрой доставки. Необходимо непрерывно следить за наличием товара у поставщиков и затем обновлять ассортимент магазина. Продавцы, в конце концов, играют ключевую роль в проведении переговоров с целью добиться снижения цен и улучшения условий поставок.

Пошаговый перевод бэк-офиса на удаленку

Для сотрудников бэк-офиса удаленная работа становится необычным, непривычным образом трудовой деятельности, многие из них не имеют установленных показателей производительности и личной эффективности, влияние различных отделов и работников на процессы до сих пор малоизучено.

И если быть честными, для многих сотрудников переход на удаленную работу может показаться как неожиданный оплачиваемый отдых — ведь никто не следит. Однако бэк-офис — истинное сердце компании, и от того, насколько успешно он будет продолжать свою работу в условиях удаленки, зависит способность организации сохранить свою жизнеспособность.

Какие действия необходимо предпринять?

Обеспечение прозрачности в операциях персонала (visibility)

Эффективное решение этой задачи представляет собой применение инновационной технологии аналитики процессов на рабочем столе — Desktop and Process Analytics (DPA). Абсолютная ясность в действиях не только способствует сокращению непродуктивного времени, но и обеспечивает контроль исполнения всех необходимых действий, а также верную последовательность шагов в корпоративных процессах.

Однако потенциал DPA выходит за рамки наблюдения за экраном и реестра действий сотрудников — существует возможность настройки автоматической реакции на определенные действия. Для повышения эффективности работы рекомендуется регулярно проверять правильность вводимых данных, таким образом уменьшая вероятность ошибок. Возможно использование интерактивных подсказок для персонала о последующих шагах, а также реализация «интеграции без интеграции» между различными приложениями.

Иначе говоря, всё, что удалённый сотрудник делает на своём компьютере, может быть проанализировано, контролировано и автоматизировано. Кроме того, важно визуализировать эту информацию в системе отчётности для оперативной реакции на возникающие ситуации.

Помимо этого, исследование действий персонала позволяет создать схему бизнес-процессов (многие из которых сложные и требуют участия сотрудников из различных отделов), что позволяет выявить как оптимальные практики, так и типичные ошибки персонала, а также даже явные нарушения.

Замечательный результат из психологии указывает на то, что знание сотрудниками о мониторинге рабочих приложений способно увеличить производительность труда на 20 %.

Обеспечение непрерывности операций предприятия и поддержание эффективности работы

В этом контексте WFM (управление рабочей силой) напрашивается как оптимальное решение, популярное и успешно применяемое в сфере контакт-центров. WFM позволяет создавать реальные графики работы для каждого сотрудника на основе прогнозирования рабочей нагрузки, чтобы исключить простои и перегрузки, учитывая разнообразные виды деятельности, роль на различных этапах бизнес-процессов, уровень квалификации и даже индивидуальные предпочтения.

Организация теперь имеет возможность предвидеть временные рамки для разнообразных задач и оценивать загрузку и эффективность как конкретных сотрудников, так и целых отделов. Вместо установки задач и ожидания наступления срока-дедлайна появляется возможность контролировать процент готовности. Все это осуществляется без необходимости создания огромного объема отчетов вручную и проведения бесконечных статусных совещаний, хоть и в удаленном формате.

В сложных бизнес-процессах участвуют несколько подразделений одновременно, включая контактные центры, отделы продаж и сотрудников бэк-офиса. Применение технологии WFM значительно облегчает долгосрочное планирование, особенно в режиме «что, если?», что является критически важным в условиях эпидемии, когда происходит перераспределение потоков и изменение обстановки.

Упомянутые инновации не только способствуют сохранению, но и увеличению эффективности деятельности предприятия как в области клиентского обслуживания, так и во внутренних процессах, как в условиях принудительной изоляции и перехода на удаленную форму работы, так и после завершения периода кризиса.

Опыт внедрения технологий WFM показывает, что оптимизация рабочего процесса сотрудников в среднем увеличивает производительность труда на 8-12 %. Кроме того, уровень удовлетворенности клиентов компании повышается за счет оперативного решения их запросов. Сбалансированность между работой и личной жизнью персонала гармонизирует рабочий коллектив и снижает текучесть кадров.

Эскалация важности обеспечения безопасности данных

Постановка вопроса об обеспечении информационной безопасности становится актуальной и насыщенной значимостью в условиях дистанционной работы. Недостаточно организовать безопасное удаленное подключение для персонала компании — критически важно установить контроль за действиями пользователей в соответствии с политикой информационной безопасности и гарантировать защиту конфиденциальных данных.

Решение такой сложной проблемы возможно путем комплексного подхода, который включает в себя совокупность нескольких инструментов: технологии для мониторинга недопустимых действий, контроль утечек данных (DLP) и использование системы многофакторной аутентификации.

Защитные механизмы, такие как необычный Cyber Secure Lab, обеспечивают контроль доступа к компьютеру через внешние устройства, особенно для хранения конфиденциальных файлов. Помимо этого, отслеживается любое изменение или изъятие аппаратного обеспечения из персонального компьютера. Современные DLP-технологии решают проблему мониторинга передачи конфиденциальной информации через незаконные каналы связи, выявляют недобросовестных сотрудников и предотвращают утечку данных.

Дополнительным плюсом в современных DLP-системах является контроль пользовательской активности на компьютере (время использования конкретного приложения, простой), а также посещенные в рабочее время веб-ресурсы (например, развлекательные сайты, социальные платформы).

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Часто задаваемые вопросы о бэк-офисе

Работники бэк-офиса играют ключевую роль в поддержании эффективности бизнеса, обеспечивают устойчивый рост доходов, выявляют и устраняют неэффективные процессы. Задачи сотрудников этого подразделения могут сильно отличаться в зависимости от сферы деятельности компании, поэтому необходимо тщательно изучить особенности и придерживаться внутренних правил.

Какие возможности предоставляет бэк-офис банка?

Бэк-офис обеспечивает реализацию разнообразных функций, в числе которых контроль полномочий банковского учреждения и выполнение требований с должной ответственностью. Он является центром управления клиентскими отношениями, управления жалобами и соблюдения стандартов, что делает этот орган банка ключевым для успешного функционирования компании.

Каковы способы увеличения эффективности деятельности бэк-офиса?

Для достижения максимальной производительности работы бэк-офиса следует придерживаться определенных принципов, по мнению экспертов. Неукоснительное соблюдение первого правила является необходимостью — устранение цейтнота в рабочем процессе осуществляется максимальными усилиями. Операционная деятельность бэк-офиса отличается непостоянством, в зависимости от текущей рыночной ситуации нагрузка может быть как невероятно низкой, так и излишне высокой.

Следует придерживаться второго правила — не предаваться «самодеятельности» в осуществлении операций, даже в случае заманчивых инноваций, которые, казалось бы, могут сэкономить время.

Нельзя допускать необузданного увеличения оборота бумаг, по возможности, иначе перед бэк-офисом стоит реальная угроза затеряться в документах, что серьезно затруднит его деятельность. Еще один пункт заключается в необходимости для бэк-офиса соблюдать принцип «стенки». Это не означает отчуждения и игнорирования внешних сигналов, а скорее подчеркивает необходимость формализации взаимодействия с другими подразделениями.

Где чаще всего располагаются бэк-офисы?

Часто компании предпочитают размещать бэк-офис за пределами своего региона или даже страны, что обусловлено поиском мест с более низкими зарплатами по сравнению с фронт-офисом.

Успех компании напрямую зависит от профессионализма каждого сотрудника бэк-офиса и его способности выполнять поставленные задачи на высоком уровне.

Автор статьи

Дмитрий Свистунов

Руководитель SEO-отдела и разработки

Последние статьи этого автора:

• Адаптивная верстка сайта: гайд для начинающих
• Анкор ссылки: виды, правила составления, влияние на продвижение
• Белая раскрутка сайта без перехода на темную сторону

Забрать гарантированный подарок

Скачать 7,4 MB

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB