Благодарственное письмо: лучший способ для бизнеса сказать спасибо

Благодарственное письмо — это самый недооцененный маркетинговый инструмент. Многие относятся к нему как к чисто формальному явлению. Если и возникает необходимость написать такое письмо, выбирают соответствующий подход — формальный, сухой, заштампованный.

Благодарственные письма необходимо рассматривать под другим углом — не как какую-то официальщину, составленную на фирменном бланке и никому не нужную, а как способ сказать спасибо и укрепить свои позиции в бизнесе, подтвердить репутацию надежного поставщика, да и просто приятного в общении партнера. О том, кому писать такие письма, как правильно их составлять, а главное, что в них писать, вы узнаете из нашего материала.

Польза благодарственных писем

Цель любой компании — производить товары, доставлять их или оказывать услуги клиентам. Но если покупателей нет, то у компании нет будущего, исчезает смысл ее существования.

Сегодня мы поговорим о том, что такое благодарственное письмо, в чем его важность и значимость для укрепления бизнес-связей. И это не то бюрократическое послание, что обычно начинается словами: «Настоящим уведомляем… и т. д.».

В первую очередь вы должны уяснить, что письмо — это один из инструментов, который помогает построить и укрепить партнерские взаимоотношения. Недопустимо относиться к составлению писем как к формальной обязанности.

Скорее всего, многие по долгу службы занимались составлением рекомендательных, сопроводительных и поздравительных писем. Однако благодарственные письма используются не так часто. И это вызывает удивление…

Сразу стоит отметить, что благодарственное письмо компании чаще всего представляет собой специально оформленный фирменный бланк, заверенный печатью и подписями руководства. Поэтому воспринимается оно в качестве официального документа. Благодаря такому подсознательному эффекту воздействие на потенциальных клиентов писем такого рода гораздо выше, чем обычных отзывов.

Если речь зашла о психологическом влиянии, то важно упомянуть следующие триггеры:

• Подтверждение социальной значимости. Полученные вами благодарности доказывают клиентам, что ваша деятельность положительно оценивается другими, значит, с вами можно работать.

• Рост авторитета. Если благодарственные письма получены от крупных и солидных компаний, это еще больше повышает вашу значимость в глазах клиентов.

• Показатель правильных ценностей. С помощью отправки благодарственного письма можно быстро добиться расположения клиента/партнера/сотрудника, завязать или усилить деловые контакты.

Что дает благодарственное письмо? Если кратко, то выражение благодарности, оформленное официально, оказывает большую пользу и той, и другой стороне. Этот инструмент маркетинга можно использовать, не беспокоясь о последствиях и противопоказаниях.

Есть ли ограничения для применения благодарственных писем?

Конечно, нет. Благодарить можно и нужно за все действия человека или компании, которые оказались вам полезны. Даже за самые маленькие.

Слова благодарности всегда уместны и приятны, тем более если человек не ставил цели получить что-то за свои действия.

В классическом понимании бизнеса благодарить клиента необходимо в следующих случаях:

• после совершения покупки;

• оформления сделки;

• регистрации;

• после получения письма с обращением;

• после оформления подписки на рассылку;

• если клиент вас рекомендует;

• если оставляет о вас отзывы, делает публичные положительные заявления.

Итак, еще раз подтвердим, что ограничения отсутствуют — действуйте смело в соответствии с вашей спецификой.

5 принципов составления благодарственного письма

Отправка благодарственных писем решает несколько задач: мы напоминаем о нашем существовании, доставляем положительные эмоции, выказываем уважительное отношение и демонстрируем хорошее воспитание. Цель письма будет достигнута, и адресат останется доволен, если не забыть о важных моментах.

1. Срочность

   

   «Дорога ложка к обеду» — не откладывайте составление благодарственного письма в долгий ящик. Сделайте это сразу, как произошло событие. Исключением является формат вручения благодарственных писем коллегам/работникам/клиентам/партнерам в конце года на праздничном мероприятии.

2. Подходящий формат и дизайн

   

   Необходимо выбрать соответствующий стиль оформления благодарственного письма, если только вы не хотите поблагодарить друга — в этом случае можете использовать яркие цвета, непринужденную тональность и просто написать рукой. Официальность предусматривает лаконичное и строгое оформление, использование сдержанных цветов и фирменного стиля.

   Вручение благодарственных писем обычно производится на деловой встрече, совместном мероприятии или его отправляют по почте. Письмо, адресованное конкретному человеку, можно вручить лично, допускается также отправка с помощью мессенджера.

3. Простой и понятный язык

   При составлении писем желательно не использовать сухой канцелярский язык. Даже если необходимо составить несколько посланий, постарайтесь придать каждому тексту индивидуальный характер. Не допускайте исправлений, ошибок и опечаток, обязательно отредактируйте письмо, перед тем как отправить. В особенности, если письмо составлено на английском языке.

4. Позитивный настрой

   В тексте с благодарностью не должно быть упоминаний о неприятных моментах и сложностях проекта. Кроме того, адресат вряд ли буден доволен вашими намеками на то, что в дальнейшем вы надеетесь видеть более качественную работу с его стороны.

5. Конкретика

   Расплывчатость формулировок в тексте снижает его благоприятное воздействие. А получение благодарственного письма за сотрудничество, которое еще предстоит, или за несовершенное действие (покупка, регистрация, участие в мероприятии) вообще выглядит как подкуп. Также не стоит копировать одно и то же письмо — использование образца должно быть разумным.

   Упоминание конкретных деталей взаимодействия сделает письмо более личным. К примеру, собираясь благодарить родителей ученика, добавьте в текст предложение, отражающее их позитивную роль в получении ребенком образования.

Текст благодарственного письма: базовые правила

Благодарственное письмо хоть и можно отнести к официальным документам, однако стандартов его написания не существует. Обычно используется свободная форма, но соблюдать определенные нормы и правила все же считается необходимым.

• Во-первых, в тексте непременно должна быть информация о том, кто благодарит и кого. Если получатель является конкретной личностью, то в письме нужно указать его имя и отчество.

• Основная часть посвящается перечислению конкретных заслуг и достижений, за которые человек/компания получает благодарность.

• Также следует учесть, что без проставленной в завершающей части письма даты составления и подписей (с расшифровкой) одного или нескольких ответственных лиц документ будет считаться незаконченным.

• Печать, удостоверяющая подписи руководителей, придаст письму солидности.

Получатель обязательно оценит презентабельность и элегантность внешнего вида самого письма и конверта.

Допускаются разные варианты оформления благодарственных писем: можно взять обычный лист формата А4 или фирменный бланк предприятия, что, безусловно, предпочтительней. Особенно привлекательно выглядят стильные цветные благодарственные письма, специально заказанные в типографии. Такие экземпляры приобретают высокую значимость для получателя, и обычно их выставляют на всеобщее обозрение.

Благодарственный текст, написанный собственноручно, да еще и с применением каллиграфического стиля, ценится больше, чем напечатанный обычным техническим способом. В первом случае письмо наполняется особой энергетикой, сердечным теплом и душевностью, что, безусловно, передает настроение и почтительное отношение отправителя к тому, кто заслужил благодарность.

Избегайте фамильярности, излишнего пафоса, лицемерного преувеличения, пошлых шуток. И конечно, неуместен чрезмерный сухой официоз. Письмо должно быть лаконичным, даже кратким, точным, конкретным. Для выражения ваших искренних чувств достаточно всего нескольких предложений.

Обратите внимание на то, как НЕ должно выглядеть письмо:

• Достопочтимый и многоуважаемый коллега, Петров Константин Алексеевич! От лица руководства и всего нашего огромного коллектива примите нашу благодарность за ваш доблестный труд, бесконечное терпение, трудолюбие и т. д. и т. п.

И вот еще:

• Константин Алексеевич, братуха! Нет слов, ты для нас всех пример, столько лет на одном месте — это подвиг!

А таков правильный пример благодарственного письма.

• Константин Алексеевич!

Руководство компании «Каменный цветок» в лице директора ФИО и весь коллектив выражают Вам благодарность за высокий профессионализм, активное участие в жизни коллектива и подготовке новых кадров.

Важно учитывать, что текст благодарности пишут от всей организации, а не от себя лично. Даже если в коллективе принято общаться на «ты», просто, непринужденно и без формальностей, в тексте нельзя допускать фамильярных выражений, чтобы получатель не обиделся на столь несерьезное отношение к его трудовому вкладу.

Однако напоминаем, что написание благодарностей не подчиняется жестким требованиям и вы можете использовать тот вариант, который вас устраивает.

Инструкция по созданию лучшего благодарственного письма

Разберем подробнее, как написать благодарственное письмо. При составлении и оформлении текста необходимо помнить о соблюдении четкой последовательности, имеющей целью сохранение структуры и логики послания, чтобы смысл его был максимально понятен адресату.

Обращение к получателю

Когда благодарность предназначена работнику компании, письмо начинается со слова «Уважаемая (-ый)». Такое обращение носит официальный характер и непосредственно указывает на уважительное отношение к человеку. Не прижились в нашем обществе такие виды обращений, как «Господин…» или «Госпожа…». А «Дорогая (-ой)» в официальном документе выглядит не совсем естественно. Впрочем, последнее может быть применено, если вы испытываете к человеку давние теплые чувства и особое расположение.

Если вы готовите письмо с благодарностью работникам своей компании, то можно обратиться так: «Уважаемые коллеги!» В основной части следует указать, кому именно адресовано обращение. Если благодарность составляется в адрес компании-партнера или инвестора проекта, то текст можно начать обращением к руководителям, далее указать название компании, упомянуть тех, кто принял наибольшее участие в работе.

Укажите лицо, ставшее инициатором

Важно отметить/назвать конкретного человека, группу лиц или компанию, от имени кого отправляется благодарность. Примеры:

• «ООО Зеленая волна» благодарит»;

• «Руководство предприятия «Звезда» выражает благодарность»;

• «Коллектив предприятия «Стройка века» и лично директор ФИО благодарят».

Нестандартно и вполне торжественно выглядит следующий вариант начала текста: «Я, как руководитель ОАО «Система плюс», выражаю искреннюю благодарность…». Такую форму можно использовать в случае, если хотят отблагодарить за услугу, ставшую существенным вкладом в развитие компании.

Укажите получателя письма

Адресатом благодарственного письма может выступать отдельный человек (сотрудник), группа (отдел), коллектив или компания в целом. Индивидуализация позволяет вынести благодарность конкретному лицу за оказанные услуги, выполнение определенной работы, проявленную инициативу. В этом случае необходимо обратиться на «Вы». К примеру, «Руководство в моем лице благодарит Вас» или «Хотим выразить Вам благодарность и т. д.».

Если текст составляется в отношении партнеров или коллектива, соблюдайте следующие правила:

• укажите название организации или фирмы: «Благодарим весь ваш коллектив за …», «Компания «Страйк» выражает благодарность фирме «Приоритет» за…»;

• если благодарность предназначается группе сотрудников или коллективу, то желательно перечислить тех, кто отличился больше других (достаточно назвать пять — семь фамилий): «Уважаемые коллеги! Руководство компании благодарит отдел маркетинга, а именно…»;

• само собой разумеется, что нет необходимости приводить в тексте весь список сотрудников при составлении благодарности большому коллективу — можно ограничиться фамилией начальника отдела/филиала/подразделения.

Отметьте, за что благодарите

Получая благодарность, адресат должен ясно увидеть причину вашего действия. Обязательно укажите, за что вы ему благодарны. «Уважаемый ФИО, от имени компании благодарим Вас за всё…» — такая расплывчатая формулировка выглядит безлико и шаблонно. Постарайтесь составлять предложения конкретно, указывая заслуги получателя.

Итак, за что можно благодарить? По большому счету поводов может быть много. Составляете благодарственное письмо сотруднику фирмы — отметьте его профессиональный уровень, стремление повышать квалификацию. Если речь идет о партнерах и инвесторах, то можно поблагодарить за вовремя оказанную поддержку или высказанное экспертное мнение, предоставление технического оснащения, аренды и прочее. Правильный вариант письма может выглядеть так: «Уважаемый ФИО! Компания «Слово и Дело» благодарит Вас, как директора фирмы «Прогресс», за выделение помещения и технических средств для проведения обучающего мероприятия».

Детализируйте основную часть письма

Ценность благодарственного письма заключается в определенности, указании конкретных деталей и фактов, послуживших поводом для его составления. Этой части текста следует уделить больше внимания, проработать ее с учетом особенностей ситуации, чтобы адресат почувствовал искренность ваших слов и осознал важность своего вклада.

Благодарность благодарностью, но не стоит использовать слишком возвеличивающие и льстивые выражения типа «лучший среди лучших», «превосходный», «несравненный», «бесподобный» и прочих. Человеку будет более понятно и приятно, что какое-то его конкретное действие принесло положительный результат, его заметили и оценили по заслугам. Читать же шаблонные выражения и формулировки не доставляет особого удовольствия.

Напишите пожелания получателю на будущее

Важно закончить благодарственный текст в позитивном ключе. Вдохновите адресата на достижение новых целей, развитие творческих способностей. Примерный вариант: «Уверен, что новые креативные идеи и неиссякаемый оптимизм обеспечат Вашему творчеству небывалый подъем». Здесь же будет уместно отметить, насколько важно для вас продолжение сотрудничества. Таким образом вы ясно даете понять, что не планируете завершить ваши отношения, а напротив, видите в совместной деятельности большие перспективы. Закончите письмо примерно так: «Надеемся и в будущем продолжать совместную работу».

Проверьте и откорректируйте благодарственное письмо

После составления письма очень важно проверить написанное с целью выявления и исправления разного рода ошибок и неточностей. На данном этапе:

• оценивается объем документа: он не должен превышать половину листа формата А4;

• текст вычитывают, чтобы устранить стилистические погрешности и ошибки в орфографии или пунктуации — недопустимо, чтобы неграмотное составление портило общее впечатление от письма;

• помните, что «краткость — сестра таланта», — уберите ненужные многословные обороты, а предложение с выражением благодарности лучше выделить отдельным абзацем;

• проверяется стилистическое соответствие — поэтому подкорректируйте фразы для придания письму единого делового стиля;

• после проверки и исправления письмо можно отправлять адресату — важно, чтобы благодарность была получена своевременно.

Важно! Основные ошибки при написании благодарственных писем:

• Использование фамильярных оборотов — в деловом документе, которым является благодарственное письмо, это недопустимо. Текст составляется в деловом стиле.

• Чрезмерная детализация, подкрепление текста данными статистики и числовыми показателями. Благодарность — это прежде всего эмоции и настроение, оставьте цифры для других документов.

• Упоминание нарушений и недостатков, возникавших в работе. Текст письма должен отражать только положительные стороны и результаты совместной деятельности.

• Наличие погрешностей стиля, ошибок в орфографии и пунктуации.

Несколько рекомендаций, которые помогут сделать благодарственное письмо еще лучше

Для написания хороших благодарственных писем требуются определенные навыки. Первые варианты могут вам совсем не понравиться, придется немного потренироваться. Предлагаем воспользоваться следующими простыми советами, чтобы благодарственное письмо организации или отдельному человеку выглядело наилучшим образом:

• Заведите традицию — для оформления благодарственных писем использовать фирменные бланки компании. Если бланков пока нет, то разработайте макет или закажите его дизайнеру: это необходимый элемент фирменного стиля предприятия.

• Лучший вариант — заполнить строки бланка вручную. Это покажет ваше искреннее расположение. Если вследствие загруженности вы не можете этим заниматься, то достаточно будет подписи, чтобы человек почувствовал вашу заинтересованность.

• Практика показала, что большие шаблоны выбирать не стоит. Идеально подходят карточки нейтральных оттенков (белые или кремовые), имеющие готовое тиснение «Благодарность» и «Спасибо» с лицевой стороны.

• Почерк также имеет большое значение для оформления письма. Немногие могут похвастать каллиграфическим или просто красивым почерком, поэтому лучше доверить этот процесс тому, кто сможет это сделать. А вот подписать бланк желательно самостоятельно.

  Читайте также!

  «Индивидуальный план развития: разработка для сотрудника и руководителя» Подробнее

• Нет возможности узнать почтовый адрес для отправки благодарственного письма? Тогда для вручения можно встретиться лично или воспользоваться электронной почтой. Чаще всего бизнес-партнеры предпочитают именно второе, особенно если большая часть коммуникаций проходит в онлайн-пространстве. Напоминаем, что при составлении благодарственных писем как никогда важен индивидуальный подход. Правда, имейте в виду, что такие отправления нередко попадают в папку со спамом.

СТОП-ЛИСТ слов, фраз и способов оформления благодарственного письма

Безусловно, у каждого руководителя может быть свой стиль составления благодарственных писем. Однако считаем необходимым напомнить о некоторых распространенных ошибках, которых нужно избегать при написании писем. К ним относятся:

• фамильярное обращение. Важно придерживаться делового стиля;

• цифровые показатели, делающие текст сухим и казенным (поэтому их лучше не использовать);

• упоминания о недочетах и промахах, допущенных респондентом;

• орфографические ошибки. Их наличие свидетельствует о недостаточной ответственности составителей письма;

• использование обращений типа «Дамы и господа», «Дорогая» или «Любимая», которые не соответствуют деловому характеру отношений;

• абстрактные формулировки. Получатель не должен гадать, по какой причине его благодарят;

• многословие и «вода» в тексте. Увеличение объема письма не имеет никакого смысла. Выразить благодарность можно несколькими короткими предложениями, наполненными искренними чувствами;

• введение в текст статистических данных и лишних деталей, которые только усложняют восприятие;

• наполнение текста шаблонными фразами. Безусловно, трудно составить полностью оригинальное письмо, но все же постарайтесь допускать меньше стандартных слов и выражений;

• слишком длинное письмо. Благодарность — это короткий, но емкий по смыслу документ, который служит предметом гордости получателя. Обычно имеет формат А4 и стильный дизайн, чтобы человек мог разместить его в рамке рядом с рабочим местом или дома;

• ненужная информация. Не перегружайте благодарственное письмо лишними сведениями и данными, которые не относятся к делу;

• отсутствие обращения к получателю. При написании благодарности обратите внимание на соответствие обращения. Когда в тексте часто встречаются слова «Наша», «Нам», то это выглядит, как рассказ о самом отправителе. Используйте обращения к адресату. Например, «Благодарим Вас…»;

• написание обращения с маленькой буквы. Правильно будет так: «Вы», «Ваш».

Канцелярские магазины сегодня предлагают множество вариантов готовых бланков для оформления благодарностей. Однако благодарственное письмо, составленное на фирменном бланке, выглядит более выигрышно.

В настоящее время партнеры по бизнесу могут работать, находясь в разных городах и даже странах. Поэтому не всегда есть возможность лично поблагодарить за оказанную услугу или помощь. В этом случае доставку благодарственного письма можно доверить курьерской службе или отправить на электронную почту. Да, это не лучший вариант, но иногда другого просто нет. Если благодарность составлена в адрес клиента или сотрудника, то вручение желательно проводить на торжественном мероприятии. Друзья и коллеги смогут поздравить человека лично, что добавит еще положительных эмоций.

3 примера формальных благодарственных писем

Наверняка вы видели множество формальных благодарственных писем, они сегодня достаточно распространены. Используемый в них текст можно назвать абстрактным и универсальным по смыслу. Эти письма обычно составляются официально и по-деловому. Как правило, с применением шаблонов. В качестве заголовка используется словосочетание «Благодарственное письмо» или просто «Благодарность».

Образец благодарственного письма состоит из следующих частей:

• Составитель + непосредственно сами слова благодарности + ФИО или название компании-адресата + причина благодарности.

Все достаточно просто. Посмотрите, как это выглядит на примере:

Разберем, как применить универсальную структуру шаблона в разных практических ситуациях. Составленное в итоге благодарственное письмо может быть размером в две строки или занять целую страницу формата А4 (конечно, если в этом есть необходимость). Обычно все ограничиваются одним или двумя абзацами текста.

Пример № 1. Благодарственное письмо за сотрудничество

• Предприятие ООО «Новый мост» благодарит компанию «Сталь-конструкция» за соблюдение сроков поставок и надежное сотрудничество.

В подобном формате может быть составлено письмо не только в адрес делового партнера, но и для выражения благодарности в сфере общественных и личных отношений. Можно поблагодарить воспитателя, тренера, педагога или активного родителя.

Пример № 2. Благодарственное письмо сотруднику

• Руководство и коллектив компании «Технологии NEXT» выражают благодарность ведущему инженеру Лушникову Андрею Петровичу за достойное представление проекта на областной выставке «Инвестиции и бизнес».

Благодарственное письмо может служить укреплению связей и отношений. В этом случае используется усиленная формула шаблона, примерно такая:

• Составитель + выражение благодарности + адресат (получатель) + причина благодарности. Слова, отражающие надежду на дальнейшее сотрудничество (взаимодействие, отношения).

Принцип составления текста остается практически неизменным, но в конце добавляют предложение, отражающее желание продолжить сотрудничество.

Пример № 3. Благодарственное письмо руководителю

• Компания «Линия жизни» благодарит руководителя филиала в г. Иваново-Вознесенск за оперативную и грамотную организацию рабочего процесса, качественный подбор кадров и хорошие показатели продаж за 1 квартал. Надеемся на дальнейшую плодотворную работу.

Очевидно, что формальные благодарственные письма за работу в большей части однообразны и типичны по содержанию. Везде используются одни и те же слова и выражения. Никто не ожидает от них креатива. Но от этого их значимость и важность не уменьшаются. По сути, благодарности являются одним из видов маркетинговых инструментов, помогающим выстраивать и укреплять деловые связи.

Надо прямо сказать — благодарственное письмо значимо само по себе, смысл его заведомо понятен. Особенно если компания или человек получает благодарность от высших должностных лиц, правительственных чиновников, руководителей международных корпораций, то не имеет большого значения, за что она получена и как написана. Даже если текст составлен формально, с использованием шаблонов.

Рекомендации по составлению благодарственного письма работнику

Как бы ни было приятно получать благодарность от руководства, но вручение благодарственных писем не должно быть единственным способом поощрить сотрудника. Гораздо лучше выглядит вариант, когда отличившиеся работники получают материальное вознаграждение в любой форме (денежная выплата, дополнительные дни отпуска) и плюс их официально благодарят на корпоративном мероприятии. Традиционно используются следующие формулировки благодарственных писем.

Скачайте полезный документ по теме:

Деловая переписка: Чек-лист для составления идеального письма

Принято выражать благодарность за:

• профессиональные успехи — «За высокий профессионализм и стремление повышать квалификацию»;

• лояльное отношение — «За неизменный интерес к делам компании, инициативу, преданность и ответственное выполнение всех обязанностей»;

• результативность — «За целеустремленность и умение добиваться поставленной цели»;

• креативное мышление — «За открытия, генерацию новых идей, реализацию творческих решений»;

• ориентированность на клиентов — «За понимание тенденций современного бизнеса, внимание к потребностям клиента»;

• командную работу — «За умение строить отношения в команде, грамотно решать конфликты, оказывать поддержку, вдохновлять на развитие и повышение качества работы».

И, как уже сказали, моральное поощрение следует усилить материальной формой благодарности: вручением подарка, денежной премии, оформлением записи в трудовой книжке. Стильный бланк благодарственного письма работник может поместить в рамочку и повесить около рабочего места. Кстати, в такого рода деловых документах немного юмора не повредит.

2 примера благодарственного письма-кейса

Теперь поговорим о более сложном, но одновременно более эффективном формате. Особенно это касается тех, кому выражают благодарность. Заметим, впрочем, что эта форма требует от составителя более индивидуального подхода. В тексте необходимо указать, результаты какой деятельности послужили поводом для благодарности. Структура письма следующая:

• Составитель или автор письма + выражение благодарности + получатель. Краткая формулировка кейса с конкретными данными. Предложение дальнейшего сотрудничества.

Пример № 1. Благодарственное письмо за помощь

• Частный детский сад «Чудо-чадо» выражает благодарность ИП Константинову А. А. за помощь в создании с нуля собственного сайта и его продвижение, за классное оформление страниц в соцсетях «ВКонтакте» и «Одноклассники». Это позволило выполнить план набора детей в группы на 100 %. Надеемся на дальнейшую плодотворную работу.

Хорошей новостью является то, что, составляя кейсы, можно отойти от шаблонов и жесткого регламента. Можно использовать свободный стиль — от официально-делового и нейтрального до разговорного. В основном, конечно, письма пишут в нейтральной манере, излишняя креативность здесь ни к чему. Впрочем, одно требование есть — благодарственное письмо за помощь должно подкрепляться конкретными фактами и цифрами. Практически это выглядит таким образом:

Кейсы, по сути, являются готовыми маркетинговыми инструментами, которые ясно указывают на то, что специалист, заслуживший благодарность, способен справляться с поставленной задачей и получать нужные результаты. Это звучит убедительней слов. Также подобным образом можно выразить благодарность за помощь в решении обычных житейских проблем.

При составлении такого рода писем совсем необязательно использовать шаблоны. Текст, написанный на эмоциональном подъеме, обычно выглядит более привлекательно и естественно. Примерно так:

Пример № 2. Живая благодарность

• От всего сердца выражаю признательность администратору плавательного бассейна «Арена» Коробовой Ольге. После занятий я забыл пакет с важными документами. Причем после этого я был еще в разных местах, включая общественный транспорт. Через пару часов, обнаружив пропажу, был жутко расстроен, так как не знал, где искать. Но меня нашла сама Ольга! Она позвонила, чтобы договориться о том, куда доставить пакет. Несомненно, это показывает ее профессионализм, а также высокие моральные качества. Еще раз благодарю!

Таким же образом можно отметить качественную работу курьера, сантехника, воспитателя или компании — не имеет значения.

Благодарственное письмо по типу кейса можно отправить личным сообщением или по почте. Только надо иметь в виду: чтобы демонстрировать его другим людям, требуется согласие отправителя.

Использование благодарственного письма как косвенной рекламы

Такой вариант благодарности напоминает кейс, но отличается одной особенностью. В основной части дается предметное описание результата действия, за которое благодарят. Причем здесь указывается коммерческая выгода, полученная непосредственно автором письма-благодарности. Посмотрите на примере.

Пример № 1. Благодарственное письмо учителю

• Я безмерно благодарен преподавателю основ информатики школы № 3 Павлову К. И. который, благодаря своим авторским методам и творческому подходу, смог обучить меня навыкам программирования, разбудить интерес к этой науке. Считаю, что именно его заслуга в том, что я стал создателем компании «Компьютер будущего» и моими информационными продуктами заинтересовались и пользуются десятки фирм в Германии и Италии. Считаю Павлова К. И. лучшим учителем информатики.

Итак, мы видим, что письмо объединило благодарность и рекламу себя как специалиста. Главное — помнить, что упоминание своих достоинств не должно выходить за рамки приличия. В идеале следует указать на заслуги того, кому полагается благодарность, а в качестве подтверждения взять свои продукты. Приводим ниже пример такого письма.

В этом письме удалось очень изящно соединить выражение благодарности и рекламу собственных услуг.

7 крутых шаблонов благодарственных писем на все случаи жизни

1. Шаблон благодарственного письма за сотрудничество, адресованного сотруднику

   Уважаемый коллега ___________________________!

   Не секрет, что у нашей молодой компании пока нет большого опыта работы и обширной клиентской базы. Но это непременно будет благодаря таким замечательным сотрудникам, как Вы!

   От всей души хотим Вас поблагодарить и выражаем признательность за то, что Вы добросовестно и ответственно исполняете свои профессиональные обязанности. Вы один из тех, кто был с нами с момента организации, трудился, преодолевая преграды и трудности периода становления компании. Мы ценим ваши мудрые советы и слова поддержки в трудный момент.

   Именно такие люди, как Вы, оказывают неоценимый вклад в компанию, повышают ее престиж и значимость. Благодаря вашим профессиональным и человеческим качествам мы растем и развиваемся.

   Надеемся на дальнейшее сотрудничество! Желаем оптимизма, счастья и благоденствия!

2. Шаблон текста благодарственного письма за сотрудничество, адресованного персоналу

   Дорогие сотрудники и коллеги!

   Я, как директор компании «Прагматик», от лица всего руководства хочу поздравить вас с замечательной победой! Мы завершаем год с великолепными финансовыми результатами! И эта победа — ваша!

   Год был непростым, а временами очень трудным, но благодаря вашему мужеству, стойкости и самоотверженному труду нам удалось не просто выстоять, а даже стать более сильной, стабильной и процветающей компанией.

   Выражаю вам искреннюю благодарность за ваши общие усилия, сплоченность и дух коллективизма. Это очень ценно для всех нас.

   Примите мои искренние пожелания добра, исполнения заветных желаний и материальных благ!

   С уважением, директор компании «Прагматик»

3. Шаблон текста письма с благодарностью за сотрудничество, адресованного партнерам

   Уважаемые партнеры!

   Искренне благодарю за ваш вклад в развитие нашего совместного проекта! Только благодаря общим усилиям нам удалось проделать эту гигантскую работу и выполнить обязательства в поставленные сроки. Надеюсь, что наше сотрудничество продолжится.

   Примите пожелания здоровья, личного процветания, новых достижений и расширения бизнеса!

4. Шаблон благодарственного письма о сотрудничестве партнеру

   Уважаемый______________!

   Любой бизнес основан на взаимовыгодном сотрудничестве. И наш коллектив очень ценит партнерство с вашим предприятием.

   Скажу больше, иметь такого надежного, грамотного, понимающего и лояльного партнера — это большая честь и высокая ответственность. Вместе мы смогли достигнуть очень больших успехов. Предстоит еще много работы, но благодаря вашему профессионализму, доброжелательности, стремлению к открытому и честному взаимодействию, вниманию к деталям легко поверить, что нам удастся преодолеть любые трудности.

   Позвольте выразить благодарность за Ваш вклад в нашу совместную деятельность. Рассчитываем на продолжение сотрудничества и партнерства на общее благо.

   Высоких Вам достижений, стабильного роста и успехов!

   С уважением…

5. Шаблон текста благодарности за сотрудничество коллективу партнера

   Уважаемые партнеры!

   Компания «_________» благодарит коллектив фирмы «______» за совместную работу и помощь в организации и проведении массовых мероприятий рекламного характера. Особенно хотим отметить инициативность, трудолюбие, самоотдачу и неиссякаемый оптимизм, которые проявили сотрудники фирмы. Благодаря их упорству и настойчивости нам удалось получить великолепные результаты и выйти на новые рынки сбыта продукции.

   Хочется надеяться, что полученные результаты совместной деятельности были полезны обеим сторонам, что позволит рассчитывать на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

   С уважением, директор компании_____________

6. Шаблон официального благодарственного письма о сотрудничестве партнеру

   Уважаемые коллеги _________!

   Компания «_______» и совет директоров выражают благодарность членам коллектива и руководителям ООО «__________» за успешную многолетнюю работу. Совместная деятельность в течение многих лет укрепила взаимные связи между коллективами и отдельными людьми, а общность интересов помогла достичь лучших результатов. Надеемся, что в будущем наше сотрудничество станет еще более тесным и взаимовыгодным.

   С уважением, Председатель совета директоров

7. Шаблон благодарственного письма поставщику за сотрудничество

   От лица строительной компании «_______» выражаем благодарность ИП Стрелкову А. А. за осуществление бесперебойных поставок песка, гравия и других материалов. Благодаря Вашему профессионализму и ответственному подходу к делу наша компания смогла сократить сроки строительства 2 очереди дома.

   Сложившиеся надежные отношения между нашими предприятиями позволяют рассчитывать на продолжение партнерской работы.

   С уважением, директор СК «______» _____________

При составлении благодарственного письма действуют те же законы, что и для других видов текстов копирайтинга. Задачу продаж решают письма-кейсы. Получить взаимную выгоду можно, составляя кейс, использующий косвенную рекламу. Если ваша цель — только поблагодарить, достаточно выбрать подходящий шаблон и придать ему немного личной окраски.

Автор статьи

Сергей Нежников

Ведущий специалист по аналитике

Последние статьи этого автора:

• CMS для сайта: обзор лучших движков
• Продвижение сайта в Интернете для новичков
• Редирект с http на https: повышаем безопасность сайта

Забрать подарки
из закрытой базы

Скачать 7,4 MB

Полезные
материалы
для руководителей

Скачать 3,2 MB